• 1. Базы данных
• 1.1 Понятие базы данных
• 1.2 Основные термины для работы с базами данных
• 2. Постановка задачи
• 2.1 Структуры базовых таблиц
• 2.2 Определение связей между таблицами
• 3. Описание выполнения работы
• 3.1 Создание таблицы в базе данных
• 3.2 Создание новой БД в режиме Конструктор
• 3.3 Установка связей между таблицами
• 3.4 Запросы
• 3.4.1 Создание запроса с помощью Конструктора
• 3.4.2 Описание созданных запросов
• 3.4.3 Запросы с параметрами
• 3.4.4 Итоговые запросы
• 3.4.5 Запрос с вычисляемым полем
• 3.4.6 Перекрестный запрос
• 3.4.7 Запрос на Обновление
• 3.5 Создание отчетов
• 3.6 Создание форм
• 3.7 Создание Подчиненных форм
• 3.8 Создание кнопочной формы
• 4. Инструкция по использованию базы данных
• 5. Заключение
• Список литературы

1. Базы данных

1.1 Понятие базы данных

Основа информационной системы, объект ее разработки - база данных.

База данных (БД) - набор данных, содержательно связанных между собой общей темой или назначением. Карточки сотрудников предприятия в картотеке - набор данных, является базой данных. Обычно БД создается для одной конкретной прикладной задачи.

Любую структуру данных можно преобразовать в простую двумерную таблицу. Такое представление является наиболее удобным для пользователя и для машины. Таблицы данных, которые состоят из двумерных таблиц, называют реляционными.

Индекс - средство автоматической сортировки записей в таблице по значению индексируемого поля. Существуют два вида индексов: допускающие и не допускающие повторение значений поля.

Область выделения записи - прямоугольная зона слева от строки, которая позволяет выделить строку целиком.

Область выделения поля - зона заголовка поля. Щелчок в этом месте позволяет выделить поле целиком.

база таблица агентство недвижимость

Полоса прокрутки - объект с двумя кнопками и бегунком, позволяющий сдвигать данные в окне или списке.

Вкладка - объект, позволяющий увеличить информационную емкость окна диалога, используемого для ввода параметров. Внешне она похожа на карточку из обычной картотеки и снабжена именем. Вкладки расположены в окне диалога таким образом, что полностью видна только одна из них. Щелчок на имени вкладки позволяет сделать ее доступной для просмотра и редактирования. Параметры распределены по вкладкам тематически, в соответствии с их назначением.

Конструктор - режим определения свойств объектов базы данных (таблиц, запросов, форм, отчетов, макросов, модулей). Конструктор имеет свое окно, в котором расположена таблица для задания свойств объекта - бланк. Режим конструктора является альтернативой режиму просмотра данных.

Указатель (мыши) - подвижный значок, связанный с мышью. В процессе работы он принимает самые разные виды, что облегчает пользователю обращение с объектами и служит своего рода подсказкой.

Переключатель - элемент управления, который позволяет выбирать один и только один из нескольких вариантов установки параметров.

Флажок - элемент управления, который может находиться в одном из двух положений: установлен или сброшен.

Контекстное меню - меню, связанное с объектом. Оно раскрывается после щелчка правой кнопкой мыши на объекте и содержит команды, относящиеся только к данному объекту.

Мастер - программа, нацеленная на решение определенной, узкой задачи. Мастера ведут диалог с пользователем, в процессе которого приложение получает необходимые для решения задачи сведения. Для удобства работа Мастера состоит из нескольких этапов или шагов. Пользователь, при необходимости, может вернуться к предыдущему шагу или пропустить ненужный.

2. Постановка задачи

Наша БД содержит информацию:

· сведения о недвижимости;

· сведения о клиентах: фамилия, имя и отчество, адрес, телефон, стоимость недвижимости или аренды недвижимости;

· сведения о сотрудниках: фамилия, имя и отчество сотрудника;

· сведения об операциях с недвижимостью.

Распределим эту информацию по трем таблицам: Клиенты, Недвижимость, Операции, Сотрудники.

Структуры таблиц базы данных показаны в таблицах 2.1, 2.2, 2.3, 2.4, 2.5.

Таблица 2.1 Структура таблицы Операции.

Таблица 2.2 Структура таблицы Недвижимость.

Таблица 2.3 Структура таблицы Клиенты.

Таблица 2.4 Структура таблицы Договора.

Таблица 2.5 Структура таблицы Сотрудники.

2.2 Определение связей между таблицами

Поле Код Недвижимости таблицы Недвижимость и поле Код Недвижимости в таблице Клиенты имеют своим значением Код Недвижимости. Так как один и тот же вид недвижимости может принадлежать разным клиентам, то и между этими таблицами имеем тип связи Один - ко - многим.

Сразу после запуска Ассеss открывает два окна диалога. В первом окне Файл новой базы данных нужно выбрать диск и указать путь, где мы будем хранить нашу базу данных. В другом, Создание файла - пользователю предлагается выбрать один из следующих вариантов:

· Открытие файла - открыть существующую базу данных;

· Создание новой базы данных;

· Создание из имеющегося файла;

· Создание с помощью шаблона - запустить Мастер по созданию базы данных.

В окне Создание файла выбираю Новая база данных пункта Создание, а затем указываю место хранения в окне Файл новой базы данных и набираю имя файла Агентство недвижимости и нажимаем Enter, программа откроет окно базы данных (рис.1). Оно содержит вкладки Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты, Макросы, Модули. Выбираю Таблицы. После нажатия на кнопку Создать программа откроет окно диалога Новая таблица, предлагающее несколько способов ее создания. Выбираю Конструктор и щелкаю по кнопке Ok.

Рис.1. Окно базы данных.

3.2 Создание новой БД в режиме Конструктор

Описание создания таблицы Сотрудники

Установка связи начинается с открытия окна Схема данных и выбора таблиц или запросов, между которыми следует установить связь. Для этого находясь в окне базы данных, выбираем опцию Схема данных в меню Сервис (или нажимаем кнопку Схема данных на панели инструментов).

Рис.3 Окно установки связи между таблицами

Если вы ранее просматривали или изменяли связи, то диалоговое окно будет содержать последнюю сохраненную вами схему данных. При первом открытии этого окна для текущей базы данных, оно будет пусто, откроется диалоговое окно Добавление таблицы. Щелкаю кнопкой мыши по имени первой таблицы Операции, а затем по кнопке Добавить. В окне Схемы данных отображается выбранная таблица со всеми своими полями. Также выбираю остальные таблицы Клиенты, Договора, Сотрудники, Недвижимость. После выбора таблиц щелкаю по кнопке Закрыть.

На экране появится диалоговое окно Схемы данных. Мы видим выбранные таблицы со своими полями, ключевые поля выделяются полужирным начертанием.

Щелкаю в таблице Операции по полю Код Операции и, не отпуская кнопки мыши, подвожу курсор мыши к полю операция таблицы Клиенты. Затем отпускаю кнопку мыши. На экране появится диалоговое окно Связи. Для того чтобы поддерживать целостность данных для связи, следует установить флажок Обеспечение целостности данных. В нижней части окна выводится тип связи Один - ко - многим. Щелкаю по кнопке Создать. Программа установит указанную связь и проведет линию между связанными полями в списках полей.

Аналогично устанавливаю связь между таблицами Клиенты и Недвижимость, Сотрудники и Клиенты. Результат показан на рис.3.

3.4 Запросы

3.4.1 Создание запроса с помощью Конструктора

Чтобы создать запрос с помощью Конструктора надо выполнить следующее:

1. Находясь в окне базы данных, выбрать вкладку Запрос.

2. Нажать кнопку Создать. На экране появится диалоговое окно Новый запрос (рис.4).

3. Выбрать создание запроса с помощью Конструктора и щелкнуть кнопку ОК. На экране появится окно Запрос на выборку, а поверх него - диалоговое окно Добавление таблицы со списком таблиц и запросов, хранящихся в текущей базе данных (рис.5.).

4. Выбрать таблицу, содержащую данные, которые следует включить в запрос, и нажать кнопку Добавить.

В окне запроса появится список полей для каждой из выбранных таблиц.

5. Нажать кнопку Закрыть.

Затем появится окно Запрос на выборку как на рис.6. Это основное средство для работы с запросами. В верхней половине окна показаны связи между таблицами, а нижняя часть - бланк запроса - содержит описание запроса в табличной форме. Каждая колонка в нем отвечает одному полю.

Рис.5. Окно создания запроса с помощью Конструктора

Рис.6. Окно создания запроса с помощью Конструктора

Строки Поле и Имя таблицы содержат списки, определяющие нужное поле. Щелкнуть левой кнопкой мыши на имени выбираемого поля и перенести в строку Поле бланка запроса. В строке Имя таблицы программа внесет имя таблицы, откуда выбрали поле для создания запроса.

Сохранение запроса

1. Запрос на выборку

Для его создания выполняю:

выбираю в окне Добавление таблицы поочередно все таблицы как на рис.6;

Поля в таблице располагаю в последовательности: Название Недвижимости, ФИО, Адрес, Телефон, Название операции, стоимость, ФИО Сотрудника как на рис.6:

Рис.7. Запрос на выборку

Название недвижимости из таблицы Недвижимость;

ФИО, Адрес, Телефон, Стоимость из таблицы Клиенты;

Перекрестный запрос - это операция построения таблицы для вычисления итоговых значений на основе существующей таблицы или запроса. Для запуска Мастера перекрестного запроса надо нажать кнопку Создать на вкладке Запросы. Выбираем из списка Перекрестный запрос и нажимаем Ok.

Описание создания Перекрестного запроса.

Самый простой способ создать отчет - поручить сделать это программе, так называемые автоотчеты (то есть отчеты, создаваемые автоматически). Для того чтобы построить автоотчет необходимо:

Нажать кнопку Создать на вкладке Отчеты.

В тех случаях, когда пользователей не удовлетворяет представление данных в виде таблицы, они могут построить форму, которая позволяет расположить данные на экране так, как это требуется.

На вкладке Формы нажмем кнопку Создать, затем Автоформа. Выбираю в столбец в окне Новая форма.

Все поля такой таблицы выстроены на ней "в столбец". На экран выводится одна из записей таблицы.

Ленточная форма это и есть обычная таблица, имеющая статус формы. Каждая запись занимает отдельную строку - "ленту" (рис. 19).

Для форм, создаваемых автоматически, программа сама выбирает новый рисунок.

Рис 19. Автоформа "Обороты сотрудников"

3.7 Создание Подчиненных форм

Рис. 20. Создание форм с помощью Мастера

1. В окне базы данных в списке Объекты выбрать Формы.

2. На панели инструментов окна базы данных нажать кнопку Создать.

3. В диалоговом окне Новая форма дважды щелкните строку Мастер форм.

4. В 1-м шаге мастера выбираю Запрос - сортировка (рис. 20).

5. Дважды щелкаю по всем полям этого запроса, которые затем включатся в форму - щелкаю Далее.

6. На втором шаге выбираю вид представления данных и устанавливаю переключатель Подчиненные формы - щелкаю Далее (рис.21).

Рис.21. Окно создания подчиненных форм

Рис 22. Окно создания подчиненных форм: выбор стиля

Рис 23. Окно создания подчиненных форм: Выбор названия форм.

7. На третьем шаге выбираю вид Подчиненной формы - устанавливаю переключатель на табличный.

Рис.24. Вид подчиненной формы.

8. На четвертом шаге выбираю стиль Промышленный - щелкаю Далее (Рис.22).

9. Программа предлагает задать имена двум формам: Недвижимость и Клиенты подчинённая форма, щелкаю кнопку Готово (Рис.23).

Подчиненная форма имеет вид, представленный на рисунке 24.

3.8 Создание кнопочной формы

· Нажимаю кнопку ОК.

8. Далее добавляем остальные данные для подкнопочной формы "Добавление данных в таблицу".

9. Аналогично создаём подкнопочные формы "Изменение данных таблицы" и "Отчёты". При создании подкнопочной формы "Отчёты", выбираем команду "Открыть отчёт".

10. После того как мы создали все страницы кнопочной формы: "Добавление данных в таблицу", "Изменение данных таблицы", "Отчёты", Переходим к главной кнопочной форме, которая будет запускаться при загрузке нашей базы данных:

· Нажимаю кнопку Создать.

· Откроется окно Изменение элемента кнопочной формы.

· Выбираю в поле Команда "перейти к кнопочной форме", а в поле Кнопочная Форма - поочерёдно все созданные нами формы.

· Нажимаю кнопку ОК

· Для того чтобы можно было выйти из БД через главную кнопочную форму создаю ещё один элемент, в поле команды выбираю "Выйти из приложения", а в поле Текст ввожу Выход.

Чтобы Главная кнопочная форма запускалась при загрузке Базы данных "Сборка и реализация компьютеров" Выберем команду Сервис > Параметры запуска. В списке Форма найдем имя созданной кнопочной формы.

4. Инструкция по использованию базы данных

Пополненные записи в таблицах отразятся в созданных формах и отчетах.

5. Чтобы перейти в основное меню Главной кнопочной формы нужно выполнить щелчок на пункте НАЗАД.

Рис.26. Подкнопочная форма Таблицы для добавления

Рис.27. Окно ввода данных таблицы Недвижимость

Рис.28. Изменение данных таблицы Недвижимость базы данных

6. Чтобы изменить или посмотреть значения таблиц базы данных, нужно выбрать пункт Изменение данных на Главной кнопочной форме. Если мы откроем таблицу Недвижимость, то увидим, что наша таблица пополнилась (рис.28).

7. Чтобы посмотреть полученные отчеты, выбираем пункт Отчеты на Главной кнопочной форме.

8. Для печати отчетов нужно после открытия самого отчета выполнить щелчок на кнопке Печать панели инструментов Access.

9. Для выхода из программы щелкнуть на кнопке Закрыть в заголовочной строке программы Access.

5. Заключение