Изображение информации при помощи диаграмм и графиков

Размещено на http://www.allbest.ru/

Назначение диаграмм и графиков

Графики - это чертежи, отображающие количественные взаимосвязи параметров изучаемых явлений и процессов с помощью условных геометрических образов и знаков.

Диаграмма -- это средство наглядного графического изображения информации, предназначенное для сравнения нескольких величин или нескольких значений одной величины, слежения за изменением их значений и т.п.

С помощью диаграмм и графиков в Мicrosoft Ехсеl можно представить табличные данные в наглядной графической форме -- одной из наиболее воспринимаемых человеком форм передачи информации. Графические методы представления числовой информации помогают описанию, а затем анализу данных. С помощью диаграмм легко выяснить и наглядно представить закономерности, которые трудно бывает уловить в таблицах. Использование диаграмм для изложения показателей позволяет придать последним наглядность и выразительность, облегчает их восприятие, а во многих случаях помогает уяснить изучаемые явления, их закономерности и особенности, увидеть тенденции развития, различные соотношения, прирост, взаимосвязь различных процессов. Использование диаграмм и графиков позволяет улучшить понимание рассматриваемой проблемы в среднем на 25%, повысить уровень запоминания информации на 35% и сократить время представления информации на 20-25%. Умение строить диаграммы является неотъемлемой частью любой профессиональной деятельности специалиста.

Программные средства, которые используются для создания диаграмм и графиков

Для создания диаграмм и графиков широко используются такие средства программы Мicrosoft Ехсеl 2003, как Мастер диаграмм, автоматическое построение диаграмм.

Мастер диаграмм

Мастер диаграмм позволяет упростить построение диаграмм и графиков. Он разбивает процесс создания диаграммы на 4 шага.

Прежде всего при создании диаграммы следует убедиться в том, что данные в таблице структурированы, т.е. заголовки отображаются в первом столбце, а названия категорий -- в первой строке. Ячейки с заголовками и названиями категорий необходимо включить в выделяемый диапазон, на основе которого строится диаграмма. Ячейки с итоговыми значениями включать в диапазон значений нельзя, иначе они будут отображены как часть от общей суммы, т.е. в виде столбца или сектора, который будет существенно больше остальных.

Данные для диаграммы не обязательно должны быть расположены в одном смежном диапазоне. При выделении нескольких несмежных диапазонов необходимо удерживать клавишу Сtrl. Чтобы Ехсеl при создании диаграмм не воспринимала в качестве данных заголовки строк и столбцов, верхнюю левую ячейку необходимо оставить пустой.

Чтобы построить диаграмму, необходимо выделить диапазон ячеек с исходными данными, нажать кнопку Мастера диаграмм - на панели инструментов Стандартная или выбрать команду Диаграмма в меню Вставка.

1) Мастер диаграмм (шаг 1 из 4): тип диаграммы.

В открывшемся диалоговом окне имеются две вкладки: Стандартные и Нестандартные. Во вкладке Стандартные необходимо выбрать сначала тип диаграммы в группе Тип, а затем разновидность в группе Вид. Во второй вкладке Нестандартные предоставляются дополнительные возможности по выбору типа диаграммы.

Ехсеl предлагает 14 типов диаграмм, каждый из которых рекомендуется для эффективного представления данных определенного класса:

Гистограмма

Показывает изменение данных на протяжении отрезка времени. Для наглядного сравнения различных величин используются вертикальные столбцы, которые могут быть объемными и плоскими. Высота столбца пропорциональна значению, представленному в таблице. Трехмерная гистограмма показывает раскладку значении по категориям и рядам данных. Ось категорий в гистограмме располагается по горизонтали, ось значений -- по вертикали. Такое расположение осей подчеркивает характер изменения значений во времени. На объемной гистограмме с перспективой сравниваемые значения располагаются в плоскости (вдоль двух осей). Гистограмма с накоплением позволяет представить отношение отдельных составляющих к их совокупному значению. Гистограмма может быть нормированной на 100%, т.е. диаграмма с накоплением отображает вклад каждой категории в общую сумму.

Линейчатая

Дает возможность сравнивать значения различных показателей. Внешне столбцы напоминают повернутые на 90 градусов гистограммы. Ось категорий расположена по вертикали, ось значений -- по горизонтали. Это позволяет обратить большее внимание на сравниваемые значения, чем на время. Может быть построена с накоплением, чтобы показать вклад отдельных элементов в общую сумму, и нормированной на 100% (Диаграмма, нормированная на 100%, отражает долю каждой категории в общей сумме).

График

Показывает, как меняется один из показателей; (Y) при изменении другого показателя (X) с заданным шагом. Ехсеl позволяет построить объемные графики и ленточные диаграммы. График с накоплением отображает изменение общей суммы по времени или по категории.

Круговая диаграмма

Показывает соотношения между различными частями одного ряда данных, составляющего в сумме 100%. Обычно используется в докладах и презентациях, когда необходимо выделить главный элемент и для отображения вклада в процентах каждого источника. Для облегчения отображения маленьких секторов в основной диаграмме их можно объединить в один элемент, а затем показать на отдельной диаграмме рядом с основной.

Точечная диаграмма

Показывает изменение численных значений нескольких рядов данных (ось Y) через неравные промежутки (ось X), или отображает две группы чисел как один ряд координат X и Y. Обычно используется для научных данных.

Диаграмма с областями

Показывает изменения, происходящие с течением времени. Отличается от графиков тем, что позволяет показывать изменение суммы значений всех рядов данных и вклад каждого ряда.

Кольцевая диаграмма

Позволяет показывать отношение частей к целому. Может включать несколько рядов данных. Каждое кольцо кольцевой диаграммы соответствует одному ряду данных.

Лепестковая диаграмма Вводит для каждой категории собственные оси координат, расходящиеся лучами из начала координат. Линии соединяют значения, относящиеся к одному ряду. Позволяет сравнивать совокупные значения нескольких рядов данных. Например, при сопоставлении количества витаминов в разных соках образец, охватывающий наибольшую площадь, содержит максимальное количество витаминов.

Поверхность

Используется для поиска наилучшего сочетания в двух наборах данных. Отображает натянутую на точки поверхность, зависящую от двух переменных. Как на топографической карте области, относящиеся к одному диапазону значений, выделяются одинаковым цветом или узором. Диаграмму можно поворачивать и оценивать с разных точек зрения.

Пузырьковая диаграмма Отображает на плоскости наборы из трех значений. Является разновидностью точечной диаграммы. Размер маркера данных показывает значение третьей переменной. Значения, которые откладываются по оси X, должны располагаться в одной строке или в одном столбце. Соответствующие значения оси У и значения, которые определяют размеры маркеров данных, располагаются в соседних строках или столбцах.

Биржевая диаграмма Обычно применяется для демонстрации цен на акции. Диаграмму можно использовать для демонстрации научных данных,например для отображения изменении температуры.

Биржевая диаграмма, которая измеряет объемы, имеет две оси значений: одну для столбцов, которые измеряют объем, и другую -- для цен на акции. Для построения биржевых диаграмм необходимо расположить данные в правильном порядке.

Цилиндрическая, коническая и пирамидальная диаграммы.

Имеют вид гистограммы со столбцами цилиндрической, конической и пирамидальной формы. Позволяют существенно улучшить внешний вид и наглядность объемной диаграммы.

Чтобы посмотреть, какая диаграмма получится, следует нажать на кнопку Просмотр результата. Если построенная диаграмма устраивает, то следует нажать кнопку Готово. Для продолжения построения диаграммы нажать на кнопку Далее>.

2) Мастер диаграмм (Шаг 2 из 4): источник данных диаграммы.

Во втором диалоговом окне указывается, какие данные используются при построении диаграммы. Это окно содержит две вкладки: Диапазон данных и Ряд.

На вкладке Диапазон данных будет указан адрес выделенного интервала ячеек. Кнопка свертывания диалогового окна, находящаяся справа от поля Диапазон позволяет временно свернуть окно и выбрать мышью новый диапазон ячеек.

На вкладке Ряд содержатся адреса и названия рядов данных, которые при желании можно изменить. Если исходная таблица не содержала названий строк и столбцов, то Ехсе1 присвоит каждому ряду стандартное имя: первой строке - Ряд 1, второй - Ряд 2 и т.д. Чтобы изменить стандартное имя, следует в поле Имя ввести нужный текст. В том случае, когда исходная таблица содержит заголовки строк или столбцов, в поле Имя отображается ссылка на ячейку, в которой содержится это имя. Для перехода в следующее окно Мастера диаграмм нужно нажать на кнопку Далее>.

3) Мастер диаграмм (Шаг 3 из 4): параметры диаграммы.

Третье окно содержит шесть вкладок, в которых содержатся команды, позволяющие задавать характеристики осей, название диаграмм, заголовки для осей, легенду, названия меток на осях, подписи значений на осях и т.д.

На этом шаге можно выбрать лучший вид диаграммы. Например, в некоторых случаях можно убрать одну из осей диаграммы. Для этого во вкладке Оси следует отменить галочку для одной из осей.

Линии сетки располагаются на диаграмме параллельно осям. Чтобы показать на диаграмме линии сетки, необходимо открыть вкладку Линии сетки. В зависимости от установленных флажков на экране вдоль каждой оси могут быть отображены основные линии и промежуточные линии. Промежуточные линии расположены чаще основных линий. Следует учитывать, что слишком большое количество линий сетки затрудняет восприятие диаграммы.

Во вкладке Заголовки можно задать заголовок диаграммы. Текст заголовка можно перемещать, редактировать, форматировать после создания диаграммы.

Во вкладке Подписи данных Мастер диаграмм может присоединять к маркерам данных различные надписи. Например, в секторах круговых диаграмм можно добавить надписи долей (в процентах).

Вкладка Таблица данных позволяет добавить к диаграмме таблицу значений, которые использовались при построении диаграммы.

Чтобы отобразить легенду диаграммы, на вкладке Легенда необходимо установить флажок Добавить легенду. Легенда - это расшифровка цветовых кодов, используемых в диаграмме для обозначения соответствующих столбцов таблицы. Расположение легенды задаётся в рамке Размещение. В зависимости от положения переключателя легенда будет находиться внизу, вверху, справа, слева. Программа автоматически предлагает в качестве легенды выделенный крайний левый ряд. Для перехода в последнее окно Мастера диаграмм -- нажать на кнопку Далее>.

4) Мастер диаграмм (Шаг 4 из 4): размещение диаграммы.

В последнем окне Мастера диаграмм можно выбрать место размещения диаграммы: на отдельном листе или на имеющемся. По умолчанию Ехсе1 помещает диаграмму на лист с данными. Она сохраняется вместе с данными и печатается вместе с этим листом. Ею удобно пользоваться в отчетах и презентациях, так как диаграмма располагается рядом с данными, на основании которых она построена. После щелчка на кнопке Готово будет создана диаграмма с набором выбранных параметров.

Автоматическое построение диаграммы

Для автоматического построения диаграммы необходимо выделить ячейки, содержащие данные и подписи к ним, а затем нажать клавишу F11. По умолчанию Ехсеl создает на отдельном листе плоскую гистограмму. Ее можно отформатировать и изменить. Для этого необходимо выделить готовую диаграмму и войти в меню Диаграмма -- Тип диаграммы. В появившемся диалоговом окне, выбрать в списке Тип необходимую диаграмму и щелкнуть по кнопке ОК.

Редактирование и форматирование элементов диаграммы

В диаграмму можно добавлять данные, форматировать, перемещать и изменять размеры большинства входящих в него объектов. Для перехода к режиму редактирования диаграммы, необходимо дважды щелкнуть по диаграмме. В этом режиме при перемещении указателя мыши по диаграмме отображаются всплывающие подсказки с названием элемента диаграммы. Для редактирования какого-либо элемента (координатной оси, заголовка диаграммы, отдельных рядов данных, легенды), необходимо щелкнуть выбранный элемент. Вокруг него появится рамка с квадратиками. Выделенный элемент можно переместить, удерживая нажатой кнопку мыши, а для области диаграммы можно изменить размер, перемещая мышью курсор, принявший вид двунаправленной стрелки.

Для форматирования свойств объектов диаграммы используется диалоговое окно команд, выбранных в меню Формат (либо через контекстное меню, щелкнув правой кнопкой мыши на элементе диаграммы, либо двойным щелчком по элементу диаграммы). Названия команд меняются в зависимости от объекта, выбранного для форматирования. Для каждого элемента можно задать тип линии рамки, ее цвет и толщину, указать цвет заливки и выбрать в раскрывающемся списке текстуру, параметры шрифта, выравнивание текста, расположение элемента на диаграмме: снизу, сверху, слева справа и т.п. Для создания эффекта стен и пола для объемных диаграмм, а также для полос и столбцов можно использовать эффект заливки текстурой или изображением. Объемную диаграмму можно повернуть с помощью мыши, путем перетаскивания одного из концов осей. Для этого диаграмму необходимо выделить щелчком мыши и перетащить красный маркер одной из ее восьми вершин в том направлении, в котором требуется повернуть диаграмму

Чтобы изменить заголовок диаграммы -- дважды щелкнуть по существующему тексту заголовка. Вокруг текста появляется серая окантовка, а в середине курсор. Для вставки новой строки -- нажать клавишу Еп1ег. Если отсутствует текст заголовка, выбрать меню Вставка - Заголовок и ввести текст в диалоговом окне.

Для выхода из текущего режима редактирования, щелкнуть за пределами диаграммы.

Изображение экономической или бухгалтерской информации при помощи диаграмм и графиков на данном предприятии (организации, учреждении)

Свердловское районное потребительское общество имеет большую сеть торговых, производственных, заготовительных и других предприятий, поэтому отчеты содержат большое количество информации, чисел. Для более наглядного представления информационных данных часто используют графики и диаграммы. Графические методы представления числовой информации помогают описанию, позволяют придать показателям наглядность и выразительность, облегчают их восприятие, помогают увидеть тенденции развития, взаимосвязь показателей, а также позволяют проанализировать данные, уровень производительности, торговли и, при необходимости, проинформировать о результатах деятельности заинтересованную аудиторию.

Например, необходимо сравнить расходы по командировках по четырем отделам за период с 2003 по 2007 гг. (см. Приложение № 2). Выделив необходимый диапазон данных из этой таблицы, с помощью Мастера диаграмм была построена гистограмма (см. Приложение № 3). Проанализировав гистограмму, можно увидеть, что самые большие расходы на командировки были в 4 отделе в 2004 г.

Техника безопасности, которая используется на рабочем месте оператора компьютерного набора

информация диаграмма график

Организация рабочего места оператора компьютерного набора позволят не только уменьшить вредное воздействие при работе за компьютером, но и помогает в организации рабочего времени.

Приступая к работе на компьютере, необходимо осмотреть рабочее место (расположение системных блоков и их состояние).

Подобрать по высоте стул или кресло (оно должно обеспечивать физиологически рациональную рабочую позу, при которой не нарушается циркуляция крови).

Монитор должен располагаться на уровне глаз и перпендикулярно углу зрения, расстояние до экрана 40-50 сантиметров.

Экран монитора должен быть чистым.

Не рекомендуется располагать монитор около яркого источника света.

При работе с компьютером частота вертикальной развертки монитора

должна быть не ниже 75 Гц (не заметно мерцание изображения, которое ведет к быстрому уставанию глаз).

Не рекомендуется располагать мониторы встречно или близко друг к другу.

Использовать энергосберегающий режим с низким энергопотреблением, отключающий монитор компьютера, если им долгое время не пользуются.

9.Обеспечить применение средств защиты от поражения электрическим током: надежного защитного заземления (зануления), защитного отключения, использование устройств бесперебойного питания.

10.Провода и разъемы должны быть недоступными для случайного касания.

11 .Не касаться токоведущих частей под напряжением.

12.Категорически запрещается переносить, передвигать блоки компьютера во включенном состоянии.

13.Обеспечить вентиляционный и тепловой режимы блоков и мониторов (не загромождать вентиляционные отверстия блоков бумагой и другими канцелярскими принадлежностями).

14. Для предотвращения потери информации использовать только сертифицированные программы, антивирусный контроль.

15.Категорически запрещается принимать пищу и напитки во время работы за компьютером.

16.Рекомендуется проводить 30 минутный перерыв после каждых двух часов непрерывной работы или 15 минутный перерыв на каждый час работы.

17.Во время регламентированных перерывов с целью снижения нервно-эмоционального напряжения, утомления зрительного анализатора, устранения влияния гиподинамии и гипокинезии, предотвращения развития утомления, целесообразно выполнять комплексы упражнений.

18.Для предотвращения накопления пыли и грязи, способствующих выведению из строя компьютера и внешних устройств, рекомендуется проводить ежедневную влажную уборку.

Основи классификации счетов и ее значение

Под классификацией счетов понимают их группировку по определенным однородным признакам.

Счета бухгалтерского учета классифицируют по двум признакам: по экономическому содержанию и по назначению и структуре.

Классификация счетов по экономическому содержанию определяет, что именно учитывается на данном счете, какие конкретно обьекты на нем отражаются в зависимости от их экономического содержания. Эта классификация позволяет определить систему счетов, которые требуется использовать на предприятиях той или иной отрасли.

Классификация счетов по назначению и структуре показывает, для чего, для получения какой информации предназначены те или иные счета и какое их строение, т.е. содержание дебета, кредита и характер остатка.

Классификация счетов по экономическому содержанию

Классификация счетов по экономическому содержанию отвечает содержанию предмета бухгалтерского учета и его обьектов, т.е. хозяйственных средств (активов) предприятия и источников их формирования.

Отсюда по экономическому содержанию счета бухгалтерского учета подразделяются на две группы:

счета учета хозяйственных средств и процессов;

счета учета источников хозяйственных средств.

Классификацня счетов учета хозяйственных средств (активов) и процессов.

В зависимости от функционального участия в процессе деятельности хозяйственные средства (активы) предприятия подразделяются на необоротные активы и оборотные активы.

Для учета необоротных активов, их наличия, движения, износа в процессе деятельности и восстановления используют:

счета учета необоротних активов: "Основные средства", "Прочие необоротные активы", "Нематериальные активы", " и др.

Для учета наличия и движения оборотних активов используются счета таких групп (классов): счета учета запасов: "Производственные запасы", "Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы", "Полуфабрикаты", "Готовая продукция", "Товары"; счета учета денежных средств, расчетов и других активов: "Касса", "Счета в банках", "Прочие средства", "Расчеты с покупателями и заказчиками", "Расчеты с разными дебиторами".

Классификация счетов учета источников формирования хозяйственных средств (активов) предприятия.

Счета бухгалтерского учета, используемые для учета источников образования активов предприятия, подразделяются на две группы:

-- счета учета источников собственних средств;

-- счета учета источников привлеченных (заемных) средств. Для учета источников собственных средств предприятия используют: счета учета собственного капитала. "Уставний капитал", "Паевой капитал", "Дополнительный капитал", "Резервный капитал", "Неоплаченный капитал", "Изьятый капитал", "Нераспределенная прибыль (непокрытые убытки)", "Целевое финансирование и целевые поступления"; счета учета обеспечения будущих расходов и платежей: "Обеспечение оплаты отпусков", "Дополнительное пенсионное обеспечение", "Обеспечение гарантированных обязательств", "Обеспечение других расходов и платежей"; счета учета доходов и результатов деятельности: "Доход от участия в капитале", "Прочие финансовые доходы", "Доходы будущих периодов" и др.

Для учета источников привлеченных (заемных) средств используют: счета учета долгосрочных обязательств: "Долгосрочные ссуды", "Долгосрочные векселя выданные", "Долгосрочные обязательства по облигациям", "Долгосрочные обязательства по аренде", "Прочие долгосрочные обязательства";

счета учета текущих обязательств: "Краткосрочные ссуды", "Краткосрочные векселя выданные", "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", "Расчеты по оплате труда", "Расчеты по налогам и платежам", "Расчеты по страхованию", "Расчеты по прочим операциям" и др.

Таким образом, приведенная классификацня, раскрывая экономическое содержание счетов, позволяет определить систему счетов, необходимых для учета необоротных и оборотных активов, источников их образования, хозяйственных процессов и результатов деятельности на предприятиях той или иной отрасли народного хозяйства, исходя из специфики их деятельности.

Классификацня счетов по экономическому содержанию составляет основу построения национального Плана счетов бухгалтерского учета активов, капитала, обязательств и хозяйственных операций предприятий и организаций

С помощью необоротных и оборотных активов предприятия обеспечивают осуществление хозяйственных процессов (снабжения, производства, реализации), а поэтому при классификации хозяйственные средства группируют в зависимости от того, в каком процессе они функционируют. Кроме того, хозяйственные процессы взаимосвязаны между собой. Так, процесс производственного потребления осуществляется одновременно с процессом производства; процесс производства и обращения сопровождаетея процессом реализации, возникновением расчетных отношений и поступлением денежных средств на счета предприятия и пр. Поэтому в классификации счетов не всегда можно выделить в самостоятельные группы сопроводительные процессы, поскольку они учитываются на тех же счетах, что и основные процессы.

Классификация счетов по назначению и структуре

По назначению и структуре счета бухгалтерского учета группируются в зависимости от их учетно-технических качеств, т.е. как именно учитываются те или иные средства, их источники и хозяйственные процессы на счетах, что отражается на дебете, кредите счета, что характеризует остаток со-ответствующего счета. Такая группировка позволяет определить порядок учета хозяйственньк операций на счетах для получения необходимой информации.

Счета бухгалтерского учета по назначению и структуре подразделяются на группы: счета основные, регулирующие, операционные, финансово-результатные и забалансовые.

Основные счета

Основные счета в бухгалтерском учете используются для контроля за наличием и изменениями хозяйственных средств и источников их образования. Они назьваются основными потому, что учитываемые на них обьекты, т.е. хозяйственные средства и их источники составляют основу хозяйственной деятельности и в своей совокупности характеризуют имущественное состояние предприятия. По своим показателям (остаткам) эти счета служат основой для составления баланса.

Основные счета подразделяются на группы: счета материальные, денежные, счета собственного капитала и расчетные.

Материальные счета предназначены для учета наличия и движения (поступлення, расходования) материальных ценностей предприятия. К ним относятся счета: "Основные средства", "Нематериальные активы", "Производственные запасы", "Готовая продукция", "Товары" и др.

Счета денежных средств предназначены для учета и контроля за наличием и движением денежных средств и денежных документов предприятия. К ним относятся счета: "Касса", "Счета в банках", "Прочие средства" и др.

Строение счетов денежных средств аналогично строению материальных счетов: счета -- активные; дебетовое сальдо показьшает наличие денежных средств на отчетную дату; оборот по дебету показывает увеличение денежных средств, оборот по кредиту -- их уменьшение.

Остаток материальных ценностей или денежных средств, показанными в учете на соответствуюшем счете, всегда можно уточнить с помощью инвентаризации.

Счета собственного капитала предназначены для учета источников собственных средств. Они показывают формы их создания и целевое назначение, а также изменения в процессе хозяйственной деятельности. К ним относятся счета: "Уставной капитал", "Паевой капитал", "Дополнительный капитал", "Резервный капитал", "Целевое финансирование и целевые поступленыя" и др.

Все счета собственного капитала -- пассивные. Кредитовое сальдо этих счетов показывает наличие соответствующего источника средств, оборот по кредиту -- возникновение или увеличение источников, а оборот по дебету -- их уменьшение

Учет хозяйственннх операций на счетах собственного капитала осуществляется только в денежном виражении. Аналитический учет источников средств ведут по их видам и целевому назначению.

Расчетные счета предназначены для учета и контроля за расчетными отношениями данного предприятия с другими предприятиями, организациями и лицами. Поскольку задолженность может быть как в пользу данного предприятия (дебиторская), так и в пользу других предприятий и лиц (кредиторская), то расчетные счета подразделяются на: активные, пассивные и активно-пассивные.

Активные расчетные счета предназначены для учета дебиторской задолженности и расчетов по ней .К таким счетам относятся счета: "Расчеты с покупателями и заказчиками", "Долгосрочная дебиторская задолженность", "Расчеты с разными дебиторами" , "Векселя полученные" и др.

Сальдо активних расчетннх счетов -- дебетовое, показывает остаток дебиторской задолженности на начало отчетного периода, увеличение этой задолженности отражается по дебету, уменьшение -- по кредиту.

В аналитическом учете активные расчетные счета детализируются по каждому отдельному дебитору (предприятию, организации, лицу).

Пассивные расчетные счета предназначены для учета расчетных отношений с кредиторами, т.е. по обязательствам данного предприятия перед другими предприятиями, организациями и лицами. К ним относятся счета: "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", "Расчеты по страхованию", "Расчеты по оплате труда", "Краткосрочные ссуды" и др.

Кредитовое сальдо этих счетов показьвает остаток кредиторскоы задолженности на отчетную дату, увеличение этой задолженности отражается по кредиту, уменьшение -- по дебету счета.

В аналитическом учете пассивные расчетные счета детализируются по каждому отдельному кредитору.

Активно-пассивные расчетные счета предназначены для учета раечетов с такими предприятиями, организациями и лицами, характер задолженности которых изменяетея, те. по отношению к данному предприятию они могут выступать то как дебиторы, то как кредиторы. К ним относятся счета: "Расчеты по налогам и платежам", "Расчеты по прочим операциям" и др.

Обороты по дебету и кредиту таких синтетических активно-пассивних ечетов отражают расчетные операции разного содержания: дебет в одних случаях показывает увеличение дебиторской задолженности, в других -- уменьшение кредиторской задолженности; кредит счета, наоборот, -- увеличение креди-горской задолженности и уменьшение дебиторской задолженности. Поэтому для отражения действительного состояния расчетных отношений сальдо на активно-пассивных расчетных сетах показывают розвернуто: остаток дебиторской задолженности записывают по дебету счета, кредиторской -- по кредиту. Это сальдо можно получить только с помощью аналитических счетов, открываемых к соответствующему синтетическому счету.

Отдельные аналитические счета, открываемые для учета расчетов с каждым дебитором и кредитором, могут иметь дебетовое или кредитовое сальдо. Поскольку из остатков отдельных аналитических счетов складывается остаток синтетического счета, то активно-пассивные расчетные счета имеют одновременно дебетовое и кредитовое сальдо. Этот остаток можно получить, с помощью оборотной ведомости по аналитическим счетам, открытым и данному счету.

При составлении бухгалтерского баланса остаток дебиторской задолженности записывают в активе, а остаток кредиторской задолженности в пассиве баланса.

Регулирующие счета

Регулирующие счета предназначены для регулирования (уточнення) оценки хозяйственных средств или источников их образования, учитываемых на основних счетах. Используются эти счета в тех случаях, когда по отдельным обьектам учета требуется получить дополнительную информацию, необходимую для управлення .

Эти счета могут быть как синтетическими, так и аналитическими, и также субсчетами.

Самостоятельного значения регулирующие счета не имеют, поэтому каждый из них рассматривается только вместе с регулируемым счетом.

В зависимости от того увеличивают или уменьшают регулирующие счета остаток регулируемого счета, они подразделяются на: дополняющие, контрарные и контрарно-дополняющие.

Дополняющие регулирующие счета всегда увеличивают сумму остатка регулируемого счета.

Из приведенной схемы видно, что остаток регулирующего дополняющего активного счета показывает, на какую сумму должна бьггь увеличена стоимость материальных ценностей, учитываемых на активном основном счете.

Следовательно, регулирующие дополняющие активные счета используются в тех случаях, когда хозяйственные средства на основных регулируемых счетах учитываются в оценке, меньшей фактической себестоимости их приобретения.

Контрарные регулирующие счета в отличие от дополняющих, уменьшают оценку остатка средств или их источников, учитываемых на соответствующих рсгулируемых счетах. Они подраздсляются на: контрактивные (т.е. противопоставление активным счетам) и контрпассивные (т.е. противопоставление пассивным счетам).

Контрактивные регулирующие счета предназначены для уточнения оценки остатка на отдельньгх счетах материальных ценностей в тех случаях, когда эти ценности учитываются в сумме, превышающей их фактическую (реальную) стоимость. В зтом случае фактическую стоимость учитываемого объекта определяют вычитанием из суммы его остатка суммы, учтенной на пассивном (контрактивном) регулирующем счете.

К контрактивным регулирующим счетам (субсчетам) относятся:

счет "Износ необоротньгх активов" (субсчета: "Износ основных средств", "Износ других необоротных материальных активов", "Износ нематериальных активов") соответственно к счетам "Основные средства", "Другие необоротные материальные активи", "Нематериальные активи"; субсчет "Торговая наценка" к субсчетам: "Товары на складе", "Товары в торговле" (счета "Товары"); счет "Резерв сомнительных долгов" к счету "Расчеты с покупателями и заказчиками".

Субсчет "Торговая наценка" торговыми предприятиями используется в том случае, когда учет товаров на субсчете "Товары в торговле" (розничные торговые предприятия) ведется по продажным ценам. Для определения покупной (реальной) стоимости остатка товаров на отчетную дату из их стоимости по продажным ценам (дебетовое сальдо субсчета "Товары в торговле") вычитают сумму торговой наценки (кредитовое сальдо регулирующего счета "Торговая наценка").

Регулирующий счет "Резерв сомнительных долгов" предназначен для уточнения суммы дебиторской задолженности покупателей и заказчиков, числящейся на счете "Расчеты с покупателями и заказчиками". При составлении баланса сумма, отраженная по статье "Дебиторская задолженность за товари, работы и услуги" в итог баланса включается по чистой реализационной стоимости, которая определяется путем вычитания из суммы дебиторской задолженности суммы резерва сомнительных долгов.

Из приведенной схемы видно, что кредитовый остаток регулирующего контрактивного счета показывает, на какую сумму должна быть уменьшена оценка остатка, значащаяся на регулируемом счете, чтобы иметь представление о реальной стоимости обьекта.

Регулирующие контрпассивные счета предназначены для уточнення суммы остатков отдельных источников средств, учет которых ведется на пассивных счетах.

К регулирующим контрпассивным относятся счета (субсчета): субсчет "Прибыль, использованная в отчетном периоде" к субсчету "Прибыль нераспределенная" (счета "Нераспределенная прибыль (непокритые убытки"); счета "Изьятый капитал", "Неоплаченный капитал" (к счету "Уставной капитал").

Необходимость использования в бухгалтерском учете субсчета "Прибыль, использованная в отчетном периоде" обусловлена тем, что согласно действующему положенню полученная предприятием прибыль на субсчете "Прибыль нераспределенная" должна учитываться нарастающим итогом с начала года -- до ее распределения и списания в конце отчетного года. Это необходимо для контроля за вьшолнением плана по прибыли, определения рентабельности деятельности, контроля за правильностью расчетов с бюджетом по налогу из прибыли и получения другой деловой информации.

Исходя из изложенного, использование прибыли в отчетном периоде (начисление дивидендов участникам, отчисления на увеличение резервного, уставного капитала и др.) отражается на дебете регулирующего субсчета "Прибыль, использованная в отчетном периоде" (в корреспонденции с кредитом соответствующих счетов -- "Резервный капитал", "Расчеты с участниками" и др.). Указанный субсчет представляет информацию о сумме прибыли, отвлеченной из хозяйственного оборота предприятия. Чтобы определить сумму неиспользованной прибыли на отчетную дату, следует из суммы полученной прибыли (кредитовое сальдо субсчета "Прибыль нераспределенная") вычесть сумму, учтенную на дебете регулирующего субсчета "Прибыль использованная в отчетном периоде".

Функцию регулирующих контрпассивных счетов выполняют так же счета «Изъятый капитал» и «Неоплаченный капитал», предназначенные для уточнения величины собственного капитала. Сальдо эти счетов показывает, на какую сумму следует уменьшить сумму собственного капитала, а поэтому при определении итога собственного капитала в балансе вычитается.

Следовательно, регулирующие контрпассивные счета используются в тех случаях, когда остатки соответствующих источников средств отражаются в сумме, превышающих их фактическую величину.

Операционные счета

Операционные счета предназначены для отражения расходов, доходов и результатов деятельности предприятия.

В отличие от материального на операрационном счете отражаетея движение не одного, а всех видов средств (активов), принимающих участив в осущеетвлении того или иного хозяйственного процесса.

По назначению и структуре операционные счета подразделяютея на: собирательно-распределительные, собирательные, бюджетно-распределительные, калькуляционные, сопоставительные.

Собирательно-распределительные счета предназначены для предварительного учета (собирания) расходов, связанных с осуществлением того или иного хозяйственного процесса с целью последующего распределения их между соответствующими обьектами. Необходимость использования собирательно-распределительных счетов обусловлена тем, что отдельные расходы в момент их осуществления невозможно прямо отнести на себестоимость соответствующих обьектов, поскольку они связаны с управлением и обслуживанием производственных участков основного и вспомогательных производств (например, общепроизводственные расходы). Поэтому такие расходы в течение отчетного периода (как правило, месяца) предварительно учитывают (собирают) на дебете собирательно-распре-делительных счетов, а в конце месяца списывают с кредита этих счетов и распределяют между обьектами калькулирования пропорционально установленному базису. По данным этих счетов, кроме того, обеспечиваетея контроль за соблюдением сметы расходов. После списання учтены расходов собирательно-распределительные счета закрываются, остатка не имеют, поэому в балансе не отражаются.

Собирательные счета от собирательно-распределительных отличаютея тем, что собранные на дебете таких счетов расходы в последующем не распределяются между отдельными обьектами, а полностью списываются на финансовые результаты. К таким относятся счета: "Административные расходы", "Расходы на сбыт", "Прочие расходы операционной деятельности".

Так, на дебете счета "Административные расходы" в течение отчетного периода предприятия отражают расходы, связанные с управлением и обслуживанием предприятия в целом (на содержание административно-управленческого персоналы, расходы на служебные командировки, аренду, ремонт необоротных активов, почтово-телеграфные и другие расходы). В конце отчетного периода учтенные (собранные) расходы списываются с кредита этого счета на счет "Финансовые результаты". Счет "Расходы на сбыт" предназначен для учета расходов, связанных со сбытом (реализацией) продукции, товаров, работ, услуг. По дебету этого счета в течение отчетного периода учитывают (собирают) расходы, связанные со сбьггом, а с кредита учтенные расходы списывают на счет "Финансовые результаты".

Бюджетно-распределительные счета используются для разграничения расходов и доходов между смежными отчетными периодами (месяцами, годами) с целью равномерного их включения в результаты деятельности того отчетного периода, к которому они относятся (независимо от времени их фактического осуществления).

Бюджетно-распредедительные счета могут быть активными и пассивньши. К активным относится счет "Расходы будущих периодов", к пассивннм -- "Доходы будущих периодов".

На счете "Расходы будущих периодов" отражают расходы, осуществленные в отчетном периоде, но которые подлежат включению в издержки производства или обращения в будущие периоды (например, расходы по освоению новых видов продукции; уплаченная наперед арендная плата; суммы подписки на периодические издания и др.). Все эти расходы в момент их осуществления отражают на дебете счета "Расходы будущих периодов". С кредита этого счета учтенные расходы постепенно равными суммами списывают на соответствующие счета издержек производства (обращения) по мере наступления тех периодов, к которым они относятся. Остаток (дебетовый) счета "Расходы будущих периодов" показывает сумму ранее произведенных расходов, подлежащих списанню в будущие отчетные периоды.

Счет "Доходы будущих периодов" предназначен для учета доходов, полученных в отчетном периоде или предыдущих отчетных периодах, но относящихся к будущим периодам . По кредиту этого счета в корреспонденции с дебетом счетов по учету денежных средств (сч. "Касса", "Счета в банках" и др.) отражают сумму полученных доходов, относящихся к будущим периодам, а по дебету -- зачисление полученных доходов в меру наступления тех периодов, к которым они относятся, на соответствующие счета доходов ("Доходы от реализации", "Прочие доходы"). Сальдо (кредитовое) счета "Доходы будущих периодов" показывает сумму доходов, полученннх в предыдущие периоды, но относящихся к будущим периодам.

Калькуляционные счета предназначены для учета совокупности расходов, связанных с производственным процессом, и определения фактической себестоимости изготовленной продукции (выполненных работ, оказанных услуг). Поскольку по данным этих счетов составляют калькуляцию (определяют себестоимость), то сами счета получили название калькуляцион-ных. Качество составления калькуляции в значительной степени зависит от правильности учета произведенных расходов на калькуляционных счетах.

К калькуляционным относятся счета: "Производство", "Капитальные инвестиции" и др. На дебете калькуляционных счетов отражают все расходы на производство продукции (работ, услуг), а с кредита этих счетов списывают те затраты, которые включены в себестоимость выпущенной из производства готовой продукции (выполненных работ, услуг). Сальдо (дебетовое) калькуляционных счетов показывает затраты в незавершенное производство.

Аналитический учет по калькуляционным счетам ведут по отдельным обьектам и статьям расходов. Для исчисления фактической себестоимости выпущенной из производства готовой продукции (выполненных работ, услуг) к затратам в незавершенное производство на начало отчетного периода прибавляют затраты за отчетний период и вычитают затраты в незавершенное производство на конец отчетного периода.

Сопоставительные счета предназначены для учета соответствующих хозяйственннх процессов и выявления результатов по ним.

К сопоставительным относятся счета: "Финансовые результаты", "Брак в производстве".

Счет "Финансовыие результаты" предназначен для обобщения информации о доходах, расходах предприятия за отчетний период и определения финансовых результатов деятельности -- полученной прибыли или убьггка. На кредит этого счета в конце отчетного периода списывают суммы полученных доходов (от реализации готовой продукции, товаров, работ, услуг и другой деятельности); на дебет -- себестоимость реализации, суммы административных расходов, расходов на сбьгг и других расходов деятельности, а также начисленную сумму налога на прибыль. Путем сопоставления на счете "Финансовые результаты" кредитового оборота (обшая сумма полученных доходов) с дебетовим оборотом (общая сумма расходов с учетом налога на прибыль) определяют финансовый результат деятельности (прибыль или убыток) за отчетный период, который списывают на счет "Нераспределенная прибыль (непокрытые убытки)". После списания финансового результата деятельности счет "Финансовые результаты" закрывается.

Счет "Брак в производстве" предзназначен для отражения операций, связанных с производственным браком, и определения невозмещенных потерь от брака. На дебете этого счета отражают себестоимость забракованной продукции (деталей, узлов, работ), а также расходы на исправление (если брак исправимый), а на кредите -- суммы, относящиеся к уменьшению потерь от брака (стоимость полученных полезных отходов, удержання из заработка виновников брака и др.) Путем сопоставления дебетового и кредитового оборотов на счете "Брак в производстве" определяют невозмещенные потери от брака, которые списывают на дебет счета "Производство" и включают в себестоимость годной продукции, по которой был допущен брак.

Функции сопоставительных счетов выполняют также счета доходов деятельности предприятия ("Доходы от реализации", "Доходы от участия в капитале", "Чрезвычайные доходы" и др.). Эти счета предназначены для обобщения информации о доходах, полученных от операционной, инвестиционной и финансовой деятельности предприятия и определения чистого дохода от этих видов деятельности.

Финансово-результатные счета

Планом счетов бухгалтерского учета для учета финансовых результатов деятельности предусмотрен счет "Нераспределенная прибыль (непокрытие убытки)". Счет -- активно-пассивный: на кредите отражают сумму полученной прибыли, на дебете -- сумму убытков. Для раздельного отражения полученной прибыли, ее использования, а также учета непокрытых убытков указаными счет ведется по субсчетам: "Прибыль нераспределенная", "Непокрытые убытки", "Прибыль, использованная в отчетном периоде". На субсчете "Прибыль нераспределенная" предприятия учитывают всю сумму прибыли, полученную с начала отчетного года,^- на субсчете "Прибыль, использованная в отчетном периоде" -- использование полученной прибыли.

Путем сопоставления записей (сальдо) на указанных субсчетах опеределяют сумму неиспользованной прибыли, оставшейся в хозяйственном обороте предприятия. В конце года сумма использованной прибыли списывается в уменьшение нераспределенной прибли. Сумма непокрытых убытков, которая учитываетея на отдельном субсчете такого же наименования, по решению руководителя (собственника) списываетея или за счет нераспределенной прибыли, или же за счет резервного капитала.

Рассмотренные счета бухгалтерского учета -- основные, регулирующие, операционнне, финансово-результатные -- составляют систему счетов, охватывающую все средства предприятия, источники их образования, хозяйственные процессы и результаты деятельности. Эти счета взаимно корреспондируют между собой и при наличии остатков отражаются в балансе. Поэтому такие счета называются балансовыми.

Забалансовые счета

Забалансовые счета предназначены для учета хозяйственных средств не принадлежащих данному предприятию, но временно находящихъся у него в пользовании или на хранении. К ним относятся арендованние основные средства, товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение или в переработку, оборудование, принятое для монтажа, и пр. Эти средства учитываются на балансе предприятий, которым они принадлежат. Предприятие, которое приняло эти средства во временное пользование или на хранение, учитывает их на забалансовых счетах. При составлении баланса остатки этих счетов отражают за итогом баланса. В противном случае при сводке балансов по объединениям, отраслям или всему народному хозяйству эти средства были бы учтены дважды: одни раз на балансе предприятия, которому они принадлежат, а второй -- на балансе предприятия, где они временно пребьвают. Это привело бы к превышению действительной величины средств в народном хозяйстве.

Кроме того, на забалансовых счетах учитывают бланки строгого учета (чековие книжки, векселя, акции и др), условные права и обязательства предприятия (залоги, гарантии, обязательства и пр.), списанную на убытки задолженность неплатежеспособных дебиторов (для наблюдения за возможностью ее взыскания в течение трех лет) и другие обьекты, не требующие в учете двойной записи.

К группе забалансовые относятся счета: "Арендованные необоротные активы, "Активы на ответственном хранении", "Контрактные обязательства", "Гарантии и обязательства представленные", "Списанные активы", "Бланки строгого учета" и др.

Размещено на Allbest.ru