Особливості інформаційного забезпечення

Размещено на http://www.allbest.ru/

Міністерство освіти і науки,молоді та спорту України

Тернопільський національний технічний університет імені Івана Пулюя

Кафедра економічної кібернетики

Реферат

на тему : ”Особливості інформаційного забезпечення”

Тернопіль 2011

Зміст

Вступ

Сутність, значення і особливості інформаційного забезпечення

Склад, зміст і якість інформації

Машинні джерела інформації

Використана література

Вступ

Для прийняття ефективних управлінських рішень в умовах динамічного розвитку ринкової економіки підприємству потрібна доцільна система інформаційного забезпечення, об'єктивно відображає сформовану економічну ситуацію.

Інформаційне забезпечення управління - це зв'язок інформації з системами управління підприємством та управлінським процесом в цілому. Воно може розглядатися не тільки в цілому, охоплюючи всі функції управління,але й по окремим функціональним управлінським роботам, наприклад прогнозування та планування, обліку і аналізу. Це дає можливість відтінити специфічні моменти, притаманні інформаційному забезпеченню функціонального управління, розкривши в той же самий час його загальні властивості,що дозволяє направити дослідження вглиб.

У сучасних умовах важливою областю стало інформаційне забезпечення, яке полягає в зборі та переробці інформації, необхідної для прийняття обґрунтованих управлінських рішень. Передача інформації про становище і діяльності фірми на вищий рівень управління і взаємний обмін інформацією між усіма взаємопов'язаними підрозділами фірми здійснюються на базі сучасної електронно-обчислювальної техніки і інших технічних засобів зв'язку.

Мета даної роботи становлення якісного інформаційного забезпечення підрозділів усіх рівнів, так як це основа ефективного управління підприємством. Використання для цього автоматизованих систем, безумовно, найкращий (якщо не єдино організації необхідно вирішити взаємопов'язаний комплекс завдань, що дозволяють побудувати інформаційну систему, побудовану на основі моделі реально існуючих і взаємодіючих бізнес-процесів всіх структурних підрозділів, а не окремих груп користувачів.

Науково - технічний прогрес і динаміка зовнішнього середовища змушують сучасні підприємства перетворюватися в усі більш складні системи, для яких необхідні нові методи для забезпечення керованості. Тому можна стверджувати, що ефективна діяльність сучасного підприємства можлива тільки при наявності єдиної корпоративної (комплексної) системи, що поєднує управління фінансами, персоналом, постачанням, збутом і процес управління виробництвом. Такі системи стали розглядатися як засіб досягнення основних цілей бізнесу - поліпшення якості вироблюваних товарів і послуг,збільшення обсягу виробництва, заняття стійких позицій на ринку і перемоги в конкурентній боротьбі. Вимоги, пропоновані до корпоративної інформаційній системі, не залежать від форми власності та сфери діяльності підприємства, а її програмні модулі повинні відповідати бізнес-процесам, функції автоматизованих робочих місць - посадовим обов'язків співробітників.

Інформація потрібна всім: керуючим структурам, колективам підприємств, громадським організаціям, всім працюючим. Неможливо спиратися тільки на інтуїцію, на свій життєвий і практичний досвід,необхідно одержувати і освоювати всі розширюється інформацію, що допомагає вирішувати виникаючі питання. Інформація виступає сьогодні як один з першорядних ресурсів, значення якого не менше, ніж значення матеріальних, сировинних та інших ресурсів. До речі, використання останніх значною мірою залежить саме від стану і використання інформації. На відміну від більшості ресурсів, які здатні виснажуватися,інформаційний потенціал може використовуватися багаторазово як колективами,так і індивідуальними працівниками. При цьому він постійно збільшується і збагачується.

Інформація потрібна всім: керуючим структурам, колективам підприємств, громадським організаціям, всім працюючим. Неможливо спиратися тільки на інтуїцію, на свій життєвий і практичний досвід,необхідно одержувати і освоювати всі розширюється інформацію, що допомагає вирішувати виникаючі питання. Інформація виступає сьогодні як один з першорядних ресурсів, значення якого не менше, ніж значення матеріальних, сировинних та інших ресурсів. До речі, використання останніх і значною мірою залежить саме від стану і використання інформації. На відміну від більшості ресурсів, які здатні виснажуватися,інформаційний потенціал може використовуватися багаторазово як колективами,так і індивідуальними працівниками. При цьому він постійно збільшується і збагачується.

інформація машинограма диск комп'ютер

Сутність, значення і особливості інформаційного забезпечення

Найважливіший фактор підвищення ефективності виробництва в будь-якій галузі є поліпшення управління. Удосконалення форм і методів управління відбувається на основі досягнень науково-технічного прогресу,подальшого розвитку інформатики, що займається вивченням законів, методів і способів накопичення, обробки і передачі інформації за допомогою різних технічних засобів.

Різні інформаційно-технічні нововведення слід сприймати як засіб скорочення і здешевлення апарату управління. Так, наприклад,поява телефону, радіо, телебачення, персональних комп'ютерів, локальних комп'ютерних мереж і глобальної мережі Інтернет в свою чергу призводило до вдосконалення системи інформаційного забезпечення управління підприємством. У кінцевому результаті роль інформації в організаційному управлінні фірмою постійно зростає, що пов'язано зі змінами соціально - економічного характеру, появою новітніх досягнень в області техніки і технологій, результатами наукових досліджень. Науково-технічна революція висунула інформацію в якості найважливішого чинника виробничого процесу. Інформаційний процес необхідний як неодмінна умова роботи сучасної техніки, як засіб підвищення якості робочої сили, як передумова успішної організації самого процесу виробництва.

Від вдосконалення інформаційного забезпечення можливі наступні позитивні результати:

1) Можлива економія витрат за рахунок зниження фонду заробітної плати, комунальних послуг, вартості програмного забезпечення, витрат на пошту, витрат на оформлення договорів , витрат на перерозподіл сировини.

2) Усунення можливих витрат у майбутньому уникнути майбутнього зростання чисельності персоналу, зменшення вимог до обробки даних, зниження вартості обслуговування

3) Можливі нематеріальні вигоди: поліпшення якості інформації, підвищення продуктивності, поліпшення і прискорення обслуговування, нові виробничі потужності, впевненіші рішення, поліпшення контролю, зменшення прострочених платежів, повне використання програмного забезпечення.

Склад, зміст і якість інформації

Суть інформації становлять тільки ті дані, які зменшують невизначеність цікавлять менеджера подій. Інформація в менеджменті - сума потрібних, сприйнятих та усвідомлених відомостей, необхідних для аналізу конкретної ситуації, що дає можливість комплексної оцінки причин її виникнення та розвитку, що дозволяє визначити ряд альтернативних рішень, з яких реально (виходячи з конкретної ситуації) знайти оптимальне управлінське рішення, здійснити контроль за його виконанням. Інформація, отже - необхідна передумова з'єднання і подальшого органічного зрощення процесів праці та розвитку особистості.

Склад, зміст і якість інформації, яка притягається до керівникові, мають визначальну роль у забезпеченні дієвості управління. Аналіз інформації не обмежується тільки економічними даними, а широко використовує технічну, технологічну та іншу інформацію. Всі джерела даних поділяються на планові, облікові та поза учотні.

До планових джерел відносяться всі типи планів, які розробляються на підприємстві (перспективні, поточні, оперативні,госпрозрахункові завдання, технологічні карти), а також нормативні матеріали, кошториси, цінники, проектні завдання й інші.

Джерела інформації облікового характеру - це всі дані, які містять документи бухгалтерського, статистичного і оперативного обліку, а також усі види звітності, первинна облікова документація.

Провідна роль в інформаційному забезпеченні аналізу належить бухгалтерського обліку та звітності, де найбільше повно відбиваються господарські явища, процеси, їх результати. Своєчасний і повний аналіз даних, які є в облікових документах (первинних і зведених) і звітності, забезпечує прийняття необхідних заходів, спрямованих на поліпшення виконання планів, досягнення кращих результатів господарювання.

Машинні джерела інформації

З розширенням комп'ютерної техніки з'явилися і нові машинні джерела інформації. До них відносяться дані, що містяться в оперативній пам'яті комп'ютера, на гнучких дисках, а також видаються у вигляді різноманітних машинограм. До поза учотних джерел інформації відносяться документи, що регулюють господарську діяльність, а також дані,які не належать до перерахованих раніше. В їх число входять наступні документи:

1) Офіційні документи, якими зобов'язаний користуватися суб'єкт господарювання у своїй діяльності: закони держави, укази президента, постанови уряду і місцевих органів влади, накази вищих органів управління, акти ревізій і перевірок, накази і розпорядження керівників підприємства.

2) Господарсько-правові документи: договори, угоди, рішення арбітражу і судових органів, рекламації.

3) Рішення загальних зборів колективу, ради трудового колективу підприємства в цілому або окремих її підвідділів.

4) Матеріали вивчення передового досвіду, отримані з різних джерел інформації (Інтернет, радіо, телебачення, газети і т.д.).

5) Технічна і технологічна документація .

6) Матеріали спеціальних обстежень стану виробництва на окремих робочих місцях (хронометраж, фотографія і т.п.).

7) Усна інформація, яка отримана під час зустрічей з членами свого колективу або представниками інших підприємств.

По відношенню до об'єкту дослідження інформація буває внутрішньої і зовнішньої. Система внутрішньої інформації - це дані статистичного бухгалтерського, оперативного обліку та звітності, планові дані,нормативні дані, розроблені на підприємстві і т.д. Система зовнішньої інформації - це дані статистичних збірників, періодичних і спеціальних видань, конференцій, ділових зустрічей, офіційні, господарсько-правові документи і т.д.

За періодичністю надходження аналітична інформація підрозділяється на регулярну і епізодичну. До джерел регулярної інформації відносяться планові і облікові дані. Епізодична інформація формується в міру необхідності, наприклад відомості про нового конкурента. Регулярна інформація в свою чергу класифікується на постійну,зберігає своє значення тривалий час (коди, шифри, план рахунків бухгалтерського обліку та ін), умовно-постійну, що зберігає своє значення протягом певного періоду часу (показники плану, нормативи) і змінну, що характеризує часту змінюваність подій (звітні дані про стан і аналізованого об'єкта на певну дату).

У діяльності великих фірм передача інформації є неодмінною і першорядним фактором нормального функціонування фірми. При цьому особливого значення набуває забезпечення оперативності та достовірності відомостей. Для багатьох фірм внутріфірмова система інформації вирішує завдання організації технологічного процесу і носить виробничий характер.

Це стосується, перш за все, процесів забезпечення підприємств коопероване продукцією, що поступає з спеціалізованих підприємств по внутріфірмових каналах. Тут інформація відіграє важливу роль у надання відомостей для прийняття управлінських рішень і є одним з факторів, що забезпечують зниження витрат виробництва і підвищення його ефективності. Особливу роль відіграє прогнозування ринкових процесів.

Важливе значення має інформація про виникнення в ході виробництва відхилень від планових показників, що вимагають прийняття оперативних рішень.

Суттєву роль у прийнятті рішень відіграє науково-технічна інформація, що містить нові наукові знання, відомості про винаходи,технічні новинки своєї фірми і фірм-конкурентів. Це безперервно поповнюваний загального фонду і потенціал знань і технічних рішень,практичне і своєчасне використання якого забезпечує фірмі високий рівень конкурентоспроможності.

Використання обчислювальної техніки та інформаційних технологій у сфері управління відкриває можливості більш економічною і раціональної організації інформаційних процесів, підвищення їх гнучкості і динамічності,розширення діапазону аналізованих факторів при прийнятті рішень і чинників їх обґрунтувань. В кінцевому підсумку вся маса переваг використання електронно-обчислювальної техніки дозволяє багаторазово підвищити рівень управління.

Ефективне застосування ЕОМ залежить від наступних умов:

- створення самих обчислювальних машин;

- створення для них програмного забезпечення;

- підготовленості середовища застосування.

ЕОМ використовуються, перш за все, для обробки даних і рішення розрахункових завдань. У сучасних умовах ЕОМ стали все частіше застосовувати для нечислової обробки інформації (текстової, графічної) і термін "обчислювальна техніка" перестав відповідати характеру завдань, що вирішуються за допомогою комп'ютера.

Використана література

Закон України. Про захист інформації в автоматизованих системах: Затверджено 5 лип. 1994 р. // Відомості ВРУ. - 1994.- № 31. - Ст. 286.

Управління персоналом організації: Підручник/Пол ред. А.Я. Кибанова. - М.: ИНФРА-М, 1998. - 512с.

Економічна інформатика і обчислювальна техніка: Учеб./Л.В. Єрьомін, А.Ю. Корольов, В.П. Косарєв та ін М.: Фінанси і статистика, 1993

Размещено на Allbest.ru