Базы данных и знаний

Размещено на http://www.allbest.ru/

Курс лабораторных работ

"Базы данных и знаний"



ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 1. Введение в СУБД Access

1. Введение

Первая часть цикла лабораторных работ к курсу "Базы данных и знаний" изучению основных принципов работы с СУБД Access.

Для исполнения этого цикла пригодна операционная среда Windows 95/98/ME или Windows NT/2000.

Целью лабораторной работа №1 является:

· Знакомство с интерфейсом СУБД Access

· Создание БД при помощи мастера БД.

В лабораторной работе №1 все студенты выполняют одну и ту же последовательность действий.

2. Порядок выполнения лабораторных работ

2.1. Подготовка к выполнению

Так как первое занятие является ознакомительным, предварительной подготовки к работе не требуется.

2.2. Выполнение задания.

Запустить на выполнение приложение Microsoft Access (Пуск->Программы->Microsoft Access или любым другим способом). Выбрать строку Мастера, страницы и проекты базы данных, выполнить щелчок по кнопке . В окне Создание при выбранной вкладке Базы данных отображается галерея шаблонов для создания БД, используемых в различных прикладных областях: Главная книга, Заказы на работы, Контакты, Мероприятия, Основные фонды, Прием заказов, Проекты, Расходы, Ресурсы, Склад.

Выбрать шаблон Прием заказов, выполнить щелчок по кнопке .

В появившемся на экране диалоговом окне Файл новой базы данных выбрать диск и папку, в которых будет сохраняться создаваемая БД, в разделе Имя файла будет предложено имя файла для создаваемой БД Библиотека.mdb, выполнить щелчок по кнопке .

Через небольшой промежуток времени появится окно Создание баз данных, в котором будет указано какие сведения будет содержать создаваемая БД. В частности БД Прием заказов будет содержать:

· Сведения о клиентах

· Сведения о заказе

· Сведения об оплате

Для продолжения выполнить щелчок по кнопке .

Появившееся на экране следующее окно содержит в левом части имена таблиц, которые будут созданы, в правой части список обязательных и необязательных полей для выбранной таблицы. Выполнить щелчок по кнопке .

В следующем окне выбрать вид оформления экрана, просмотрев все предлагаемые варианты заставок для фона, затем выполнить щелчок по кнопке . <P.

В следующем окне ввести название базы данных или воспользоваться предложенным - "Прием заказов". Если необходимо использовать рисунок для оформления отчетов, включить параметр Да в разделе Добавить рисунок во все отчеты? При этом станет активной кнопка , позволяющая получить доступ к дискам и папкам для выбора нужного для вставки рисунка. Затем щелчок по кнопке , а в следующем окне по кнопке .

Для создания всех объектов базы данных потребуется некоторое количество времени. После завершения процесса создания БД будет предложено ввести необходимые данные об организации. В появившейся форме заполнить поля произвольными значениями и закрыть форму. На экране появится кнопочная форма для работы с БД "Прием заказов".

Выполнить щелчок мышью по кнопке "Ввод/просмотр других сведений" - "Ввод/просмотр формы "Сотрудники". Откроется форма Сотрудники, содержащая информацию о сотрудниках. В нижнем левом углу окна расположены кнопки, используемые для перемещения по записям в таблице: к первой записи в таблице, к предыдущей записи в таблице, к следующей записи в таблице, к последней записи в таблице, в текстовом окне цифрой указывается номер текущей записи.

После просмотра закрыть окно формы.

Аналогично познакомиться с остальными пунктами.

В левом нижнем углу экрана будет расположена свернутое до размеров пиктограммы окно самой базы данных. Восстановить размер окна щелчком по соответствующей кнопке. Выбрать вкладку Таблицы. Выбрать первую таблицу из списка таблиц.

Выполнить щелчок по кнопке . Информация будет представлена в режиме Таблицы. В верхней строке в качестве заголовков столбцов представлены имена полей. Каждая следующая строка представляет собой запись в таблице. Закрыть окно.

Выполнить щелчок по кнопке . В окне будет представлена структура выбранной таблицы. В верхней части окна конструктора представлены имена полей и типы, в разделе Свойства поля - свойства выбранного поля. Слева от имени первого поля расположен символ ключ, обозначающий, что данное поле является ключевым. Завершив знакомство со структурой таблицы, закрыть окно конструктора. Свернуть окно базы данных.

Ознакомиться с пиктограммами на стандартной панели инструментов.

Закрыть БД, выполнив щелчок по кнопке .

Закончить работу с приложением Access, закрыв его окно.

3. Отчет к лабораторной работе

Отчет к лабораторной работе должен содержать:

· Тему работы

· Краткое описание последовательности выполнения задания.

В методических указаниях к отдельным лабораторным работам приведены примеры выполнения лабораторных работ, которые могут так же быть и примерами формирования отчетов. Разрешается в отчетах делать описание менее детальными, чем это сделано в примерах.



ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №2. Основы работы с таблицами

1. Цель работы

Получение навыков работы по созданию структуры таблиц, модификации структуры таблиц, заполнению таблиц. Создание ключевых полей, индексированных полей, установка связей между таблицами. Удаление информации из связанных таблиц и восстановление этой информации.

2. Темы для предварительного изучения.

Перед выполнением лабораторной работы №2 необходимо ознакомиться со следующими темами: Проектирование реляционных баз данных, Создание новой базы данных, Создание таблиц, Типы полей, используемые СУБД Access, Сохранение таблиц, Создание ключевого поля, Изменение структуры таблицы, добавление данных в таблицу, Редактирование и удаление данных, Изменение внешнего вида таблицы, Печать таблицы, Поиск данных в таблице, Добавление индексов в таблицу, Установка связей между таблицами.

3. Задание.

Создать структуры таблиц, ключевые и индексные поля. Заполнить таблицы данными, установить связи, удалить данные, восстановить их.

Предметная область базы данных выбирается в соответствии с вариантом индивидуального задания по номеру:

1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
11	12	13	14	15	16	17	18	19	20
21	22	23	24	25	26	27	28	29	30

3.1. Выполнение задания

3.1.1. Разработка структуры БД

Выполнение начинается с разработки структуры БД. На этом этапе должны быть детально проанализированы условия задания и, на их основе, определено количество таблиц, необходимых для описания всех характеристик анализируемой предметной области. Кроме того, необходимо определить какие поля в таблицах будут использованы в качестве ключевых, а также определить каким образом будет осуществляться связь между таблицами. Если невозможно установить связи посредством использования ключевых полей, определить таблицы, которые будут использоваться только для связи между другими таблицами.

3.1.2. Создание таблиц.

Для каждого поля конкретной таблицы необходимо определить его тип и размер и тщательно проверить, удовлетворяет ли диапазон значений выбранного типа тем значениям, которые может реально принимать данное поле. При необходимости, для некоторых полей можно установить Условие на значение и задать сообщение, выдаваемое на экран в случае несоответствия введенного значения заданному условию или присвоить значения, принимаемые по умолчанию. Можно также определить формат вводимой информации для конкретных полей.

Заполнить соответствующей информацией каждый из разделов создаваемой структуры таблицы: Имя поля, Тип данных и Описание.

Раздел описаний необязателен для заполнения, но информация, введенная в данный раздел отображается в строке состояния при вводе данных для конкретного поля, облегчая процесс ввода.

3.1.3. Создание индексов и ключевых полей.

Информацию в таблицах можно упорядочить, создав индекс для конкретного поля или нескольких полей. Желательно, чтобы для таблиц были созданы ключевые поля. Для установления связей между таблицами наличие таких полей обязательно. Ключевое поле может быть простым или составным, т.е. состоять из нескольких полей для однозначной идентификации каждой записи в таблице.

3.1.4. Сохранение таблиц

По окончании создания структуры таблицы ее необходимо сохранить. Для сохранения выполнить: Файл -> Сохранить как/экспорт. В окне Сохранение объекта должен быть выбран параметр в текущей базе данных. Ввести имя созданной таблицы. Выполнить щелчок по кнопке . После сохранения закрыть окно Конструктора таблиц.

3.1.5. Заполнение таблиц.

Открыть таблицу в режиме таблицы. Заполнить необходимой информацией, подготовив для заполнения не менее десяти записей для основной таблицы. Сохранение не требуется, т.к. сохранение производиться сразу при переходе к следующей записи. Закрыть заполненную таблицу. Аналогично поступить с остальными таблицами.

3.1.6. Установка связей между таблицами.

Выполнить команду Сервис -> Схема данных.

1. Появится окно Схема данных. Если связи устанавливаются впервые, оно будет содержать диалоговое окно Добавление таблицы. Если окно Добавление таблицы отсутствует, его можно открыть, выбрав Связи -> Добавить таблицу или выбрать пиктограмму Добавить таблицу.

2. Выбрать таблицу, которая будет использоваться для установки связей, затем выполнить щелчок на кнопке , для добавления таблицы в окно Схема данных.

3. Повторить действия, описанные в п.2 для каждой таблицы, участвующей в установке связи.

4. Для создания связей между таблицами переместить поле (или поля), которое необходимо связать на соответствующее поле другой таблицы. В большинстве связей ключевое поле первой таблицы связывается с аналогичным полем второй таблицы. После перемещения поля появится диалоговое окно Связи.

5. В диалоговом окне представлены названия таблиц, между которыми устанавливаются связи и имена полей для связи. Полям, на основе которых создаются связи между таблицами, не обязательно иметь одинаковые имена, однако они должны быть одного типа. Исключение составляют поля счетчиков, которые можно связывать с числовыми полями.

6. Для автоматической поддержки целостности БД установить флажок Обеспечение целостности данных. Кроме этого флажка в окне представлены и другие:

o Каскадное обновление связанных полей. При включении данного режима изменения, сделанные в связанном поле первой таблицы, автоматически вносятся в поля связанной таблицы, содержащей те же данные.

o Каскадное удаление связанных полей. При включении данного режима удаление записей в первой таблице приводит к удалению соответствующих записей связанной таблицы.

7. Выполнить щелчок на кнопке . Затем закрыть окно Связи. При запросе о сохранeнии связи выполнить щелчок на кнопке .

3.1.7. Завершение работы с БД.

Для завершения работы с БД необходимо закрыть окно БД, затем закрыть окно приложения.

3.2. Пример выполнения лабораторной работы вариант 30.

ТЕМА: Создание БД. Создание таблиц.

Цель работы: Приобретение навыков в работе с ACCESS по созданию таблиц.

Постановка задачи: Создать базу данных ОТДЕЛ КАДРОВ, поместив в нее три таблицы: СОТРУДНИК, СОСТАВ СЕМЬИ и ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ, содержащие информацию о сотрудниках предприятия.

Описание прикладной области Отдел кадров предприятия.

Анализ предметной области показывает, что для автоматизации работы Отдела кадров целесообразно создать БД ОТДЕЛ КАДРОВ, состоящую из трех таблиц: СОТРУДНИК, СОСТАВ СЕМЬИ, ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ. Таблицы будут связаны между собой следующим образом:

Таблица СОТРУДНИК с таблицей СОСТАВ СЕМЬИ связываются по полю Идент код, а с таблицей ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ - по полю Должн.

Характеристики таблицы-объекта СОТРУДНИК:

· идентификационный код Идент код (10 символов - тип текстовый);

· фамилия Фамилия ( 20 символов - тип текстовый);

· имя Имя ( 15 символов - тип текстовый);

· отчество Отчество ( 15 символов - тип текстовый);

· пол Пол (1 символ - тип текстовый);

· дата рождения Дата рожд ( поле типа дата );

· место рождения Место рожд ( 15 символов - тип текстовый );

· образование Образов (15 символов - тип текстовый);

· должность Должн (15 символов - тип Мастер подстановок);

· стаж работы Стаж работы (длинное целое - тип числовой );

· семейное положение Сем полож (7 символов - тип текстовый) ;

· дата зачисления на работу Дата зач (поле типа дата/время);

· телефон Тел (8 символов - тип текстовый);

· домашний адрес Адрес (поле-МЕМО).

Характеристики таблицы-объекта СОСТАВ СЕМЬИ:

· идентификационный код Идент код (10 символов - тип Мастер подстановок );

· отношение Отношение (10 символов - тип текстовый);

· фамилия Фамилия (20 символов - тип текстовый);

· имя Имя (15 символов - тип текстовый);

· отчество Отчество (15 символов - тип текстовый);

· год рождения Дата рожд (поле типа дата/время).

Характеристики таблицы-объекта ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ:

· № п/п НПП (длинное целое - тип числовой);

· название подразделения Назв подр (30 символов - тип текстовый);

· должность Должн (15 символов - тип текстовый);

· количество штатных единиц Кол ед (длинное целое - тип числовой);

· должностной оклад Оклад (длинное целое - тип числовой);

· фонд заработной платы за месяц ФЗПМ (длинное целое - тип числовой);

· фонд заработной платы на год ФЗПГ (длинное целое - тип числовой);

Описание работы.

Загрузить Microsoft Access, выполнив действия: Пуск-> Программы -> Microsoft Access (или выполнив щелчок на соответствующей пиктограмме на панели Microsoft Office).

Для создания новой базы данных выполнить следующее:

· В окне Microsoft Access выбрать переключатель Новая база данных, затем - кнопка .

· В появившемся окне Новая База данных выбрать диск и открыть папку в которой будет создаваться новая БД. Затем в разделе Имя файла ввести имя создаваемой БД ОТДЕЛ КАДРОВ, выполнить щелчок по кнопке .

· В появившемся на экране окне БД ОТДЕЛ КАДРОВ выбрать вкладку Таблицы, затем - кнопку .

· В окне Новая таблица выбрать режим создания таблицы Конструктор, затем щелчок по кнопке .

· Создать структуру таблицы СОТРУДНИК: В окне Конструктора таблиц заполнить соответствующие разделы: Имя поля, Тип данных, Описание. Для перехода от раздела к разделу использовать клавишу .

· В разделе Тип данных для изменения типа раскрыть окно выбора типа, выполнив щелчок по кнопке раскрытия списка, затем выполнить щелчок в строке, содержащей соответствующий тип.

· При этом в нижней части экрана в разделе Свойства поля появляется информация о данном типе поля. При необходимости туда можно вносить изменения, выполнив щелчок в соответствующей строке, удалив предыдущее значение, введя новое. Дополнительно можно задать формат поля, условие на значение и т.д.

· После создания структуры таблицы необходимо задать ключевое поле. Обычно, поле, используемое в качестве ключевого, располагается в таблице первым. Для создания ключевого поля выделить поле, выполнив щелчок слева от имени поля на полосе выделения. Выполнить Правка -> Ключевое поле или выполнить щелчок по пиктограмме Ключевое поле. Слева от имени поля появится изображение ключа.

· Поле Должн выбрать в качестве индексированного. Для этого в разделе Свойство поля выбрать строку Индексированное поле. Выполнить щелчок по кнопке раскрытия списка и выбрать строку Да (Допускаются совпадения).

· После создания структуры таблицы сохранить ее. Выбрать Файл -> Сохранить или Сохранить как... В окне Сохранение объекта выбрать В текущей базе данных, затем ввести имя для сохранения созданной таблицы: СОТРУДНИК, затем - .

· Аналогичным образом создать структуру таблицы СОСТАВ СЕМЬИ.

· Для поля Идент код целесообразно выбрать тип Мастер подстановок. Это позволит облегчить заполнение данными этого поля. После выбора типа Мастер подстановок откроется первое диалоговое окно Создание подстановки. В этом окне выбирается способ, которым столбец подстановки получит свои значения: из таблицы или запроса. Затем щелчок по кнопке . В следующем диалоговом окне выбирается таблица, содержащая столбец подстановки. Затем щелчок по кнопке .

· В следующем окне выбирается поле, используемое в качестве столбца подстановки и щелчком по кнопке переносится в окно Выбранные поля. Щелчок по кнопке .

· Следующее окно содержит сообщения о том, какие действия выполнить со столбцом в случае необходимости. Затем щелчок по кнопке .

· В следующем окне выполнить щелчок по кнопке . Появится сообщение о том, что перед созданием связи необходимо сохранить таблицу. Для этого выполнить щелчок по кнопке .

· В разделе Тип данных будет указан тип Текстовый, т.е. тип, соответствующий типу поля подстановки из таблицы СОТРУДНИК.

· В таблице СОСТАВ СЕМЬИ необходимо выбрать поле Идент код в качестве индексированного поля. Для этого в разделе Свойство поля выбрать строку Индексированное поле. Выполнить щелчок по кнопке раскрытия списка и выбрать строку Да (Допускаются совпадения).

· При сохранении таблицы отказаться от создания ключевого поля.

Создать структуру таблицы ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ, включив в нее указанные поля и выбрав для них соответствующие типы.

· В качестве ключевого поля выбрать поле Должн.

Заполнение таблиц.

Заполнение таблиц целесообразно начинать с таблицы ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ, так как поле Должн этой таблицы используется в качестве столбца подстановки для заполнения соответствующего поля таблицы СОТРУДНИК.

· В окне Базы данных выбрать нужную таблицу

· Выполнить щелчок по кнопке

· На экране появится структура БД в табличном виде

· Заполнение производится по записям, т.е. вводится информация для всей строки целиком

· Переход к следующему полю осуществляется нажатием клавиши <Tab>.

· При заполнении первой строки следом за ней появится новая пустая строка.

Для заполнения поля МЕМО в таблице СОТРУДНИК нажать комбинацию клавиш <Shif+F2>, предварительно установив курсор в поле МЕМО. После ввода или редактирования данных в этом окне щелкнуть по кнопке . Для заполнения данными поля Должн в таблице СОТРУДНИК использовать список поля подстановки, раскрывая его щелчком мыши по кнопке раскрытия списка. Выбор нужной должности производится щелчком мыши в соответствующей строке. Аналогично заполняется данными поле Идент код в таблице СОСТАВ СЕМЬИ.

После заполнения таблиц данными установить связь между таблицами:

· Выбрать команду Сервис -> Схема данных или выбрать пиктограмму Схема данных. Появится окно Схема данных, содержащее диалоговое окно Добавление таблицы. Выбрать таблицу СОТРУДНИК, затем выполнить щелчок на кнопке , для добавления таблицы в окно Схема данных. Повторить действие для каждой таблицы, участвующей в установке связи. Для создания связей между таблицами СОТРУДНИК и СОСТАВ СЕМЬИ поместить поле Идент код из таблицы СОТРУДНИК, на соответствующее поле таблицы СОСТАВ СЕМЬИ, появится диалоговое окно Связи. Для автоматической поддержки целостности БД установить флажок Обеспечение целостности данных. Установить также флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных полей. Выполнить щелчок на кнопке . В окне Тип отношений будет указан тип один-ко-многим. Соответствующим образом связать таблицы СОТРУДНИК и ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ, выбрав для связи поле Должн и установив те же флажки. Затем закрыть окно Связи. При запросе на сохранeние связи выполнить щелчок на кнопке . В окне БД выбрать таблицу ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ, открыть ее в режиме Таблицы. Удалить должность "статистик". Открыть таблицы СОТРУДНИК и СОСТАВ СЕМЬИ и убедиться в том, что из таблиц исчез сотрудник, занимавший эту должность, а также сведения о его семье.

Восстановить удаленную информацию во всех таблицах.

Таблица 1 Таблица-объект СОТРУДНИК

МЕМО-поле Таблицы СОТРУДНИК

Адрес
ул.Гв.Широнинцев 21,кв.30
пер.Хрустальный 8
ул.Светлая 14,кв.55
ул.Артема 24, кв.1
ул.Героев труда 28-Б,кв.76
пр.Правды 44, кв.55
пер.Короленко 2, кв.1
ул. Революции 6, кв.2
ул.Пушкинская 54,кв2
ул.Иванова 5, кв.2
пр. Косиора 162, кв161
пр.Гагарина 117, кв.20

Таблица 2 Таблица-объект СОСТАВ СЕМЬИ

Идент код	Отношение	Фамилия	Имя	Отчество	Дата рожд
1314152347	отец	Старченко	Николай	Иванович	12/01/1917
1314152347	мать	Старченко	Людмила	Яковлевна	25/12/1920
1545678990	сын	Архипов	Дмитрий	Сергеевич	01/091988
1748576413	муж	Царев	Петр	Алексеевич	14/11/1948
1934789231	муж	Каменев	Александр	Иванович	15/02/1952
1955443781	дочь	Безродная	Алла	Владимировна	24/06/1991
2014654788	мать	Садчикова	Мария	Ивановна	29/04/1930
2055894321	дочь	Бронзова	Инна	Станиславовна	15/12/1998
2178943214	сын	Мапошенко	Игорь	Юрьевич	22/06/1992
2178943214	сын	Мапошенко	Владимир	Юрьевич	23/08/1995
2233668943	дочь	Строкова	Юлия	Олеговна	28/07/1985
2233668943	дочь	Строкова	Наталия	Олеговна	14/03/1990

Таблица 3 Таблица-объект ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ

Нпп	Назв подр	Должн	Кол ед	Оклад	ФЗПМ	ФЗПГ
1	Дирекция	бухгалтер	2	230	460	5520
2	Дирекция	гл.бухгалтер	1	430	430	5160
3	Дирекция	директор	1	530	530	6360
4	уч.кафедра	диспетчер	1	100	100	1200
5	уч.кафедра	доцент	1	500	500	6000
6	уч.кафедра	зав.кафедрой	1	430	430	5160
7	Дирекция	зам.директора	1	500	500	6000
8	уч.кафедра	методист	2	200	400	4800
9	Дирекция	начальник ОК	1	150	150	1800
1800	уч.кафедра	преподпватель	4	350	1800	21600
11	уч.кафедра	статистик	1	100	100	1200
12	уч.кафедра	Специалист	2	150	300	3600

4. Выводы

При выполнении лабораторной работы были изучены следующие вопросы:

o Создание БД

o Создание структуры таблиц

o Создание индексных и ключевых полей

o Заполнение таблиц

o Установка связей между таблицами

o Каскадное удаление



ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №3 Работа с запросами

1. Цель работы

Получение навыков работы по созданию запросов

2. Темы для предварительного изучения.

Назначение запросов, типы запросов, создание запросов на выборку из одной или нескольких таблиц, типы запросов на изменение и технология их разработки.

3. Задание.

Создать запрос на выборку информации из основной таблицы, из связанных таблиц, создать параметрический запрос, запрос для выбора информации для создания сложного отчета.

Используется базы данных, созданная по индивидуального заданию в работе №2:

1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
11	12	13	14	15	16	17	18	19	20
21	22	23	24	25	26	27	28	29	30

4. Пример выполнения задания (вариант 30).

Создание запроса-выборки

Создать запрос, содержащий поля: Идент. код, Фамилия, Имя, Отчество, Дата рождения, включающий только тех сотрудников, фамилии которых начинаются с буквы "С". Список должен быть отсортирован по дате рождения по возрастанию. Для этого необходимо выполнить следующую последовательность действий:

· При выбранной вкладке Запросы выполнить щелчок по кнопке . Открывается окно Новый запрос, в котором выбрать режим создания запроса Конструктор, затем - ;

· Открывается окно Запрос1: запрос на выборку, а затем активизируется окно Добавление таблицы, в котором выбрать из списка таблиц таблицу Сотрудник щелчком мыши по имени таблицы, а затем выполнить щелчок по кнопке , после чего закрыть окно Добавление таблицы;

· Окно Запрос1: запрос на выборку, состоит из 2-х частей:

· В верхней части размещаются выбранные таблицы или запросы, на базе которых строится запрос;

· В нижней части расположен бланк построения запроса QBE (Query by example - запрос по образцу);

· При помощи мыши переместить нужные поля из выбранной таблицы и задать способы сортировки и условия отбора из таблицы. Для этого:

o выделить поля для запроса при помощи мыши в комбинации с клавишами Shift или Ctrl и отбуксировать на бланк построения запроса QBE. Поля можно перемещать в бланк QBE и по одному.

o в строке Поле поля размещаются по столбцам слева направо.;

o в строке Имя таблицы отображается имя таблицы, из которой выбрано поле;

o в строке Сортировка в столбце поля Дата рождения установить сортировку по возрастанию. Для этого выполнить щелчок мышью в строке Сортировка в столбце поля Дата рождения, при этом появляется кнопка со стрелкой, нажатие на которую раскрывает окно выбора типа сортировки. Выбрать тип сортировки по возрастанию;

o В строке Вывод на экран можно отключить вывод поля на экран, убрав флажок для соответствующего поля;

o В строке Условие отбора в столбце Фамилия ввести условие Like "C*". Перед вводом буквы С перейти на русский шрифт;

o Окончательный вид окна конструктора запросов будет иметь вид представленный на Рисунке 1



· Закрыть окно конструктора запроса и ввести имя запроса fam_c в ответ на вопрос сохранить изменения или нет. В окне базы данных при выбранной вкладке Запросы появится запрос с именем fam_c.

Выполнить запрос на выборку.

· Выполнить щелчок мышью по запросу fam_c, затем по кнопке . На экран выводится таблица, в которой должны отображаться 3 записи с фамилиями, начинающимися на букву С, записи отсортированы по дате рождения по возрастанию.

· В случае, если не получен ожидаемый результат, внести изменения в запрос fam_c. Выполнить щелчок мышью по запросу fam_c, затем по кнопке . Внести необходимые изменения, сохранить запрос, повторить его выполнение.

Создать параметрический запрос.

Запросы, представляющие собой варианты базового запроса и незначительно отличающиеся друг от друга, называются параметрическими.

Создать запрос, в результате выполнения которого будет выводиться Фамилия, Имя, Отчество и Идентификационный код определенного сотрудника.

· При выбранной вкладке Запрос выполнить щелчок по кнопке

o Открывается окно Новый запрос, в котором выбрать режим создания запроса Конструктор, затем - ;

o Открывается окно Запрос2: запрос на выборку, а затем активизируется окно Добавление таблицы, в котором выбрать из списка таблиц таблицу Сотрудник щелчком мыши по имени таблицы, а затем выполнить щелчок по кнопке , после чего закрыть окно Добавление таблицы;

o При помощи мыши переместить нужные поля из выбранной таблицы.

o В столбце Фамилия в строке Условие отбора ввести в квадратных скобках [Введите фамилию] (сообщение, которое будет выводиться на экран при выполнении запроса).

o Выбрать из меню Запрос подпункт Параметры. В появившемся окне Параметры запроса в столбце Параметр ввести то же сообщение без квадратных скобок. В столбце Тип данных выбрать тип Текстовый, выполнить щелчок по кнопке .

o Закрыть запрос, на вопрос о сохранении ответить положительно, сохранить запрос с именем Идент код.

o Созданный запрос будет иметь вид представленный на Рисунке 2.



o Выполнить запрос, выполнив щелчок по кнопке . В появившемся на экране окне Введите значение параметра ввести фамилию сотрудника, информацию о котором необходимо получить, выполнить щелчок по кнопке .

o На экране появится таблица с данными о выбранном сотруднике. Завершив просмотр, закрыть окно.

Создать запрос, используемый для создания сложного отчета.

· При выбранной вкладке Запрос выполнить щелчок по кнопке

o Открывается окно Новый запрос, в котором выбрать режим создания запроса Конструктор, затем - ;

o Открывается окно Запрос3: запрос на выборку, а затем активизируется окно Добавление таблицы, в котором выбрать из списка таблиц таблицу Сотрудник щелчком мыши по имени таблицы, а затем выполнить щелчок по кнопке , аналогично добавить таблицы Состав семьи и Штатное расписание, после чего закрыть окно Добавление таблицы;

o Из первой таблицы выбрать поля Фамилия, Имя, Отчество, Должность. При помощи мыши переместить на бланк запроса.

o Из второй таблицы выбрать поле Идент код, поместить его на бланк запроса.

o Из третьей таблицы выбрать поля Назв Подр и Оклад и также поместить их на бланк.

o Добавить в бланк раздел Групповая операция (Вид -> Групповые операции) или выполнив щелчок по соответствующей пиктограмме .

o В столбце Идент код выполнить щелчок мышью в строке Групповая операция, появится кнопка раскрытия списка. Выполнить по ней щелчок мышью и выбрать из списка функцию Сount (количество записей с одинаковыми значениями для данного поля).

o Окно запроса будет иметь вид, представленный на Рисунке 3.

o Закрыть запрос, выполнив его сохранение под именем Запрос для отчета.

o Выполнить запрос.

Результат выполнения представлен на Рисунке 4.



ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №4 Создание отчетов

Цель работы

Получение навыков работы по созданию отчетов.

Темы для предварительного изучения.

Назначение отчетов. Порядок создания отчетов. Разделы бланка отчетов. Элементы управления. Форматирование элементов управления. Сортировка и группировка. Сохранение и печать отчета.

Задание.

Создать простой отчет, отображающий результаты обработки информации для Прикладной области, выбранной в соответствии с вариантом задания. Создать сложный отчет на основе ранее созданного запроса.

Предметная область базы данных выбирается в соответствии с вариантом индивидуального задания по номеру:

1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
11	12	13	14	15	16	17	18	19	20
21	22	23	24	25	26	27	28	29	30

Пример выполнения задания (вариант 30).

I Создать простой отчет, содержащий:

· список сотрудников предприятия с полями: Идент код, Фамилия, Имя, Отчество, Телефон;

· Сгруппировать данные по 1-ой букве фамилии;

· Вычислить количество фамилий в каждой группе.

Вид отчета представлен на Рисунке 1.



Для создания такого отчета выполнить:

1. Открыть базу данных, для которой создается отчет ;

2. Начать создание отчета в режиме Конструктор:

Выбрать вкладку Отчеты, нажать кнопку . Появляется окно Новый отчет, в котором выбрать Конструктор (для самостоятельного создания отчета), указать источник данных - таблицу Сотрудник (выбрать таблицу из раскрывающегося списка с перечнем таблиц и запросов). Нажать .

На экран выводятся окна, представленные на Рисуноке 2:



a) Окно отчета в режиме конструктора с заголовком Отчет1: отчет и со следующими областями: Верхний колонтитул; Область данных; Нижний колонтитул.

b) Панель элементов, содержащая кнопки для создания элементов управления, которые можно включить в отчет. Панель элементов можно закрыть или вывести, выполнив щелчок по кнопке на панели инструментов или выполнив команду Вид -> Панель элементов;

c) Список полей базовой таблицы или запроса (список полей таблицы Сотрудник). Список полей можно вывести или закрыть, выполнив команду Вид -> Список полей или выполнив щелчок по кнопке на панели инструментов.

Перемещая окна (отбуксировав мышкой за заголовок) можно расположить их в удобном для работы порядке, например: Окно отчета - слева, Список полей в правой области экрана, ниже -Панель элементов.

Дополнительно можно вывести окно свойств создаваемого отчета (Вид -> Свойства) или выполнив щелчок по пиктограмме Свойства.

3. Установить размеры отчета

· Переместить правую границу окна создания отчета с помощью указателя мыши так, чтобы на верхней линейке было видно число 19 (размер отчета 18 см);

· Выполнить Файл -> Параметры страницы:

· При выбранной вкладке Страница установить книжную ориентацию листа и размер А4 (210х297);

· При выбранной вкладке Поля установить размеры левого и правого поля по 10 мм;

· При выбранной вкладке Столбцы установить: количество столбцов-1; ширина столбца-18 см; высота - 3 см; ;

· Переместить правую границу области данных отчета до значения 18 на верхней линейке;

4. Добавить в бланк отчета области Заголовок отчета и Примечание отчета:

· Для этого выполнить Вид -> Заголовок/Примечание отчета.

5. Переместить из таблицы в Область данных список нужных полей.

· В окне таблицы Сотрудник выделить в комбинации с клавишей Ctrl поля Идент код, Фамилия, Имя, Отчество, Телефон и отбуксировать их в Область данных. В Области данных появятся связанные элементы управления, т.е. элементы, связанные с полями таблицы Сотрудник (слева - подпись, справа - значение поля). Выполнить щелчок мышью на свободном пространстве в области данных, чтобы убрать выделение вставленных элементов управления;

· Можно просмотреть содержимое отчета на данном этапе, выбрав Файл -> Предварительный просмотр. В дальнейшем можно использовать эту команду для просмотра содержимого отчета после внесения каких-либо изменений;

· Переместить заголовки столбцов в область Верхний колонтитул для этого:

· Выделить подписи элементов управления (слева) в Области данных, для чего нажать клавишу Shift и выполнить щелчок на каждой подписи (или обвести их слева направо с нажатой левой кнопкой мыши). Выполнить команду Вырезать;

· Активизировать Верхний колонтитул щелчком мыши по заголовку и выполнить команду Вставить. Подписи будут вставлены в область Верхнего колонтитула;

· Расставить заголовки столбцов следующим образом: подпись Идент код переместить в левый верхний угол области. Остальные подписи расставить так, чтобы расстояние между левыми границами подписей было равно 3см;

· Выполнить редактирование и форматирование заголовков столбцов (в соответствии с Рисунком 1). Для этого выделить все подписи в строке (поместить курсор мыши слева от строки, чтобы курсор принял форму стрелки, направленной вправо и выполнить щелчок мышью), щелкнуть правой кнопкой мыши на выделении, в появившемся окне выбрать команду Свойства и установить во вкладке Макет следующие значения: Ширина 3см, Высота 1см, Тип границы Сплошная, Размер шрифта 12см. Для редактирования подписи выделить элемент, выполнить щелчок мышью на подписи и внести нужные изменения. Замечания: Форматировать можно и отдельный элемент, выделив только его. При форматировании можно использовать пиктограммы панели форматирования на панели инструментов, или команды меню Формат -> Выровнять, Формат -> Размер, или установить соответствующие свойства для данного элемента.

· Уменьшить размер области Верхний колонтитул по размеру высоты заголовков столбцов, добавив приблизительно 0,5 см, переместив границу следующей области Область данных вверх;

· Разместить поля в Области данных в ряд под заголовками соответствующих столбцов. Уменьшить размер Области данных мышкой переместив нижнюю границу области вверх. Отформатировать каждое поле в соответствии с Рисунком.1;

· Просмотреть содержимое отчета на данном этапе, выбрав Файл -> Предварительный просмотр. Внести изменения, если есть несоответствия Рисунку.1 или ошибки.

6.Определить поля, по которым будет производиться группировка и сортировка данных:

· Выполнить щелчок по пиктограмме Сортировка и группировка панели инструментов или выбрать Вид -> Сортировка и группировка. Открывается окно Сортировка и группировка;

· в столбце Поле/выражение (левый столбец) открыть список полей и выбрать поле Фамилия;

· в столбце Порядок сортировки установить порядок сортировки (по возрастанию)

· Выполнить установку свойств в области Свойства группы:

o Для Заголовок группы и Примечание группы установить значение Да. При этом в окне отчета появляется дополнительная область Заголовок группы "Фамилия" перед Областью данных и Примечание группы после Области данных;

o Для группировки по первому символу установить в строке Группировка значение По первым символам;

o В строке Интервал установить число начальных символов, по которым хотим образовывать группы, для группировки по одному первому символу это значение равно 1;

o В строке Не разрывать установить значение Полную группу;

o Закрыть окно Сортировка и группировка.

7. Вставить в область Заголовок группы бланка отчета текст "Группа фамилий, начинающихся на букву ", а затем должна выводиться буква, по которой создавалась очередная группа:

· Выделить область Заголовок группы в бланке отчета (щелкнуть на заголовке области);

· Из окна Список полей перетащить поле Фамилия в бланк отчета в область Заголовок группы.. Поместить указатель с изображением руки с вытянутым указательным пальцем на маркер, расположенный в левом верхнем углу левого поля (подпись) и отбуксировать это поле в левый верхний угол области Заголовка группы, отступив 0,25см слева. Аналогично переместить правое поле вправо на 8см от левой границы области.

· В левом поле набрать текст "Группа фамилий, начинающихся на букву" и нажать клавишу Enter. Установить параметры форматирования: курсив, размер 10. Затем выполнить действия: Формат -> Размер -> По размеру данных. Изменить размеры правого поля, перемещая маркер правой границы влево так, чтобы видна была одна буква Ф и немного следующая.

· В окне Панель элементов щелкнуть по кнопке , переместить курсор в область Заголовок группы под набранный текст и провести линию, подчеркнув оба поля;

· Просмотреть отчет, выбрав Файл -> Просмотр. Если видны 2 буквы фамилии, то уменьшить поле Фамилия, если где-либо не видно буквы, то поле Фамилия увеличить (как описано предыдущем пункте).

9. Вставить в область Примечание группы бланка отчета текст "Количество в группе ", а затем должно выводиться количество фамилий, относящихся к данной группе:

· Создать элемент управления. Для этого выполнить щелчок на Панели элементов по кнопке , а затем в области Примечание группы в месте расположения элемента. Появляется элемент, состоящий из 2-х частей. Переместить правую часть элемента вправо. В левую часть поля (подпись) ввести текст "Количество в группе". В правую часть элемента ввести формулу =Count([Фамилия]). Произвести форматирование.

10.Вставить рисунок в заголовок отчета:

· Вставка -> Рисунок -> Из файла. В открывшемся окне выбрать подходящий графический файл, выполнить щелчок по кнопке .

11.Вставить текст заголовка отчета и рядом дату создания отчета:

· На панели элементов выбрать кнопку , переместить курсор в область Заголовок отчета справа от рисунка. Отодвинуть правое поле ближе к правой границе области. В левое поле ввести текст заголовка. В правом поле с надписью Свободный ввести формулу =Date(). Отформатировать поля. Вставить номер страницы в области Нижний колонтитул:

· Аналогично добавить элемент Номер страницы: в левое поле ввести текст "Страница", а в правое =Page. Сохранить отчет.

II Создать сложный отчет, содержащий:

· список сотрудников по подразделениям, имеющих в составе семьи более 1 человека;

· суммарный оклад и средний по подразделениям;

· суммарный оклад по всему предприятию.

· Вид отчета представлен на Рисунке 3.



· В связи с тем, что создаваемый отчет использует информацию из всех трех таблиц базы данных, будем строить отчет на базовом запросе Запрос для отчета, созданном в предыдущей лабораторной работе.

Действия аналогичны действиям, описанным в п. I данной лабораторной работы при создании простого отчета.

1. Начать создание отчета в режиме Конструктор:

Выбрать вкладку Отчеты, нажать кнопку . Появляется окно Новый отчет, в котором выбрать Конструктор (для самостоятельного создания отчета), указать источник данных -запрос Запрос для отчета. Нажать Оk.

Вид экрана - как и при создании отчета по п I.2.

2. Установить размеры отчета.

3. Добавить в бланк отчета области Заголовок отчета и Примечание отчета.

4. Определить поля, по которым будем группировать и сортировать данные:

· Установить группировку по полю Назв подр (название подразделения), порядок сортировки по возрастанию.

5. Добавить области Заголовок группы и Примечание группы;

6. Выбрать из окна запроса Запрос для отчета в Область данных список всех полей, кроме Назв подр и перенести заголовки колонок таблицы в Верхний колонтитул. Выполнить размещение и форматирование всех полей в областях Верхний колонтитул и Область данных в соответствии с Рисунком 3.

7. Заполнить область Заголовок группы:

8. Выбрать из окна запроса Запрос для отчета в Заголовок группы поле Назв подр и изменить содержимое поля подпись (левое поле) на Название подразделения. Выполнить форматирование полей в соответствии с Рисунком 3.

9. Заполнить область Примечание группы:

· Переместить из списка полей запроса Запрос для отчета в Примечание группы поле Назв подр 2 раза, расположив связанные поля друг под другом. Изменить название полей подпись (левое поле) на Суммарный оклад по подразделению для первой строки и Средний оклад по подразделению для второй строки;

· Рядом с 1-ой и 2-ой строками создать по одному не заполненному полю, щелкнув сначала на Панели элементов по кнопке , а затем в области Примечание группы в соответствующей строке. Убрать левые поля (подписи), выделив их и затем, щелкнув на кнопке на панели элементов. В верхней строке в поле с надписью Свободный набрать формулу =Sum([Оклад]) (для вычисления суммарного оклада по подразделению) , в нижней - =Avg([Оклад]) (для вычисления среднего оклада по подразделению). Разместить поля с формулами под заголовками соответствующих столбцов;

· Аналогично создать строку для вывода в отчет Суммарного оклада по предприятию в разделе Примечание отчета, создав сначала связанное поле и введя соответствующую подпись и формулу. Для поля с формулой в качестве значения свойства Сумма с накоплением установить значение, отличное Отсутствует.

10. Вставить в раздел Заголовок отчета текст заголовка отчета, а рядом дату и время создания отчета, вставить номер страницы. Для вывода даты и времени использовать в формуле функцию Now().

11. Выполнить форматирование полей в соответствии с Рисунком 3. Просмотреть отчет. Сохранить отчет.



ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №5 Работа с формами

интерфейс таблица запрос отчет

1. Цель работы

Получение навыков работы по созданию экранных форм.

2. Темы для предварительного изучения.

Назначение форм. Создание формы с помощью мастера форм. Создание простой формы в режиме Конструктора. Работа с элементами управления. Создание сложной формы на основе ранее созданных простых форм. Задание выражения для элементов управления.

3. Задание

Создать форму для ввода информации в таблицы в удобном для пользователя формате. Создать сложную форму, объединив формы, созданные для разных таблиц.

Предметная область базы данных выбирается в соответствии с вариантом индивидуального задания по номеру:

1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
11	12	13	14	15	16	17	18	19	20
21	22	23	24	25	26	27	28	29	30

Пример выполнения задания (вариант 30).

Постановка задачи: Создать формы для заполнения таблиц: Сотрудник, Состав семьи, Штатное расписание. Содержание отчета:

· Тема лабораторной работы.

· Цель работы.

· Применяемые средства.

· Описание последовательности действий при создании форм.

Описание работы:

4.1. Для создания формы Сотрудник выполнить следующие действия:

· В окне БД выбрать вкладку Формы. Выполнить щелчок по кнопке . Появится диалоговое окно Новая форма.

· Выбрать из списка пункт Конструктор. Затем в списке Выберите в качестве источника данных таблицу или запрос выбрать имя таблицы Сотрудник. Выполнить щелчок по кнопке .

· Если на экране отсутствует список полей выбранной для построения формы таблицы, выбрать пункт меню Вид -> Список полей.

· Поля из списка переместить на форму (по одному или предварительно выделив с использованием клавиши Shift и мыши, для выделения всех полей выполнить двойной щелчок мышью на заголовке окна Список полей.

· Разместить поля на форме в нужных местах по прилагаемому образцу Рисунок 1.

· Перемещение полей и их имен по форме производиться следующим образом: Выделяется объект (поле с именем) щелчком мыши. Вокруг него появятся маркеры перемещения и изменения размеров. Перемещать поле можно вместе с привязанным к нему именем или отдельно от него. Для перемещения поместить указатель мыши на квадратик, находящийся в левом верхнем углу элемента. Указатель мыши в виде ладони позволяет перемещать объект вместе с привязанным к нему именем, в виде ладони с вытянутым указательным пальцем - перемещает один объект. Нажать кнопку мыши и, удерживая ее, буксировать поле или его имя в нужное место в форме. Затем отпустить кнопку мыши. Для изменения надписи, связанной с полем необходимо выполнить на ней двойной щелчок мышью. В открывшемся диалоговом окне Надпись выбрать вкладку Макет, изменить значение у свойства Подпись. Затем закрыть окно. Для изменения размеров поместить курсор на размерные маркеры, при этом курсор примет вид двунаправленной стрелки. Нажать кнопку мыши, буксировать в нужном направлении, затем отпустить кнопку мыши. Для удаления поля выделить его, нажать клавишу Delete или выбрать команду Правка ->Удалить.

· Сохранить форму, выбрав из меню Файл -> Сохранить как... в открывшемся окне выбрать режим сохранения в текущей базе данных, затем щелчок по кнопке .

· Просмотреть форму в режиме Формы, выполнив щелчок по кнопке .

· Если вид формы не удовлетворяет, открыть форму в режиме Конструктор и внести необходимые изменения, затем сохранить форму Файл -> Сохранить или выполнить щелчок по пиктограмме Сохранить.

4.2. Аналогичным образом создать формы: Состав семьи и Штатное расписание. 4.3. Создать объединенную форму, включающую две ранее созданные: Сотрудник и Состав семьи.

· В окне БД, при выбранной вкладке Формы, выбрать форму Сотрудник. Она будет основной. Выполнить щелчок по кнопке .

· Расположить окна БД и Конструктора с открытой формой Сотрудник таким образом, чтобы они не перекрывали друг друга.

· В окне БД выбрать форму Состав семьи. Переместить ее в окно формы Сотрудник на свободное место в правой части формы.

· Закрыть форму Сотрудник. Подтвердить сохранение в появившемся на экране окне.

4.4. Перейти к вкладке Таблицы, выбрать таблицу Состав семьи, удалить все записи из таблицы. 4.5. Заполнить таблицу Состав семьи, используя для заполнения созданную форму Сотрудник.

· В окне БД выбрать вкладку Формы, выбрать форму Сотрудник, выполнить щелчок по кнопке .

· В открывшемся окне появится форма Сотрудник, содержащая первую запись таблицы Сотрудник - Рисунок 2.

· Раздел формы Состав семьи будет незаполненным. Для заполнения выполнить щелчок в окне ввода первого элемента формы Состав семьи. Информацию брать из Таблицы.1. Для перехода к следующему полю используется клавиша Enter. Ввести информацию в следующее поле и.т. д.

· Если в составе семьи сотрудника несколько человек, для перехода к следующей записи Состав семьи использовать кнопки, расположенные в нижней части формы. Кнопка со стрелкой вправо - движение вперед, со стрелкой влево - в обратном направлении. Заполнив информацию о всех членах семьи сотрудника, перейти к следующей записи таблицы Сотрудник, используя аналогичные кнопки в окне формы Сотрудник. Заполнить для него информацию о составе семьи и т.д., пока не будут внесена информация о составе семьи для всех сотрудников. Закрыть форму Сотрудник.

4.6. Просмотреть заполненную таблицу Состав семьи в режиме Таблица. Убедиться, что все записи, помещенные в таблицу верны. При необходимости внести изменения в данные таблицы. Закрыть таблицу. Подтвердить сохранение произведенных изменений.

Таблица.2



ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №6 Кнопочные формы

1. Цель работы

Получение навыков работы по созданию кнопочных форм.

2. Темы для предварительного изучения.

Необходимость создания кнопочных форм. Создание кнопочной формы с помощью диспетчера кнопочных форм. Создание новой кнопочной формы, которая открывается из стартовой кнопочной формы. Изменение существующей кнопочной формы. Выбор кнопочной формы, автоматически открываемой при открытии БД. Удаление кнопочной формы

3. Задание.

Создать кнопочную форму для работы с созданными объектами базы данных (таблицы, формы, отчеты). Предусмотреть выход из БД.

4. Пример выполнения задания (вариант 30).

Выбрать в меню Сервис команду Служебные программы и подкоманду Диспетчер кнопочных форм.

Если выводится приглашение подтвердить создание кнопочной формы, выполнить щелчок по кнопке (Рисунок 1).

В диалоговом окне Диспетчер кнопочных форм выполнить щелчок по кнопке (Рисунок 2).



В диалоговом окне Создание (Рисунок 3) в поле Имя страницы кнопочной формы ввести имя кнопочной формы для ввода информации (например, Ввод и редактирование). Выполнить щелчок по кнопке .

Аналогично создать кнопочные формы для просмотра документов и кнопку для выхода из БД. Выбрать строку Ввод и редактирование выполнить щелчок по кнопке . В диалоговом окне Изменение страницы кнопочной формы (Рисунок 4) выполнить щелчок по кнопке .

Рисунок 4



В диалоговом окне Изменение элемента кнопочной формы (Рисунок 5) ввести текст подписи для первой кнопки (Ввод информации) выбрать команду в поле со списком Команда. (Открытие формы в режиме добавления.) Если выбрана одна из команд работы с формами, то в поле со списком Форма следует выбрать имя открываемой формы (Ввод информации). Выполнить щелчок по кнопке .

Рисунок 5

Повторить эти действия для создания всех нужных кнопок кнопочной формы. Имена всех созданных элементов (кнопок) появятся в разделе Элементы данной кнопочной формы.Чтобы изменить или удалить какую-либо из созданных кнопок, выбрать имя этой кнопки в списке и нажать кнопку или . При необходимости изменить порядок кнопок в списке выбрать элемент и нажать кнопку или .

Закончив создание кнопочной формы, выполнить щелчок по кнопке .

Размещено на Allbest.ru