Табличні процесори

Размещено на http://www.allbest.ru/

Контрольна робота з теми:

Табличні процесори

1. Призначення електронних таблиць

При розв'язуванні економічних, фінансових та інших задач в управлінні доводиться представляти і обробляти інформацію у вигляді таблиць, бланків відомостей, форм, списків. Ще до широкого застосування електронних таблиць створення і обробка табличних документів засобами обчислювальної техніки відбувалось двома способами:

дані розміщувались в таблиці на папері і оброблялись за допомогою електронного калькулятора;

дані розміщувались в пам'яті комп'ютера, а для їх обробки створювалась програма.

Перший спосіб розрахований на рядового користувача, наочний, легко перевіряється, але розрахунки виконуються повільно. Другий спосіб дозволяв обробляти дані набагато швидше, але для створення і відлагодження програми потрібні були навики програмування, яких не мали рядові користувачі. Ці протиріччя були розв'язані з появою стандартних програмних засобів, створених для обробки даних, представлених в табличній формі, так званих електронних таблиць або табличних процесорів. Програмні продукти цього класу поєднали традиційне для користувача представлення даних (таблиці, бланки, форми) з простотою і універсальністю їх обробки.

Електронні таблиця - це двовимірна матриця, в рядках і стовпцях якої розташовані клітини, в кожній з яких може зберігатися деяка інформація. В клітини електронної таблиці можна занести текст, числа, формули. Програмні засоби для проектування електронних таблиць називають табличними процесорами. Вони дозволяють не тільки створювати електронні таблиці, але й автоматизувати обробку даних, занесених в ці таблиці. Електронні таблиці - це документи, підготовлені табличними процесорами. Іноді цим терміном називають і самі табличні процесори.

Організація підготовки документів електронних таблиць базується на двох основних принципах:

дані представляються на екрані монітора у вигляді таблиці практично необмеженого розміру (власне електронна таблиця як об'єкт розробки);

інструментом обробки цих даних є табличний процесор, засоби якого дозволяють користувачу розв'язати поставлену задачу.

Табличні процесори ввійшли в набір основних прикладних програм для тих працівників, які розв'язують обліково-аналітичні задачі, даними для яких є різноманітні таблиці, фінансові звіти, статистичні довідки. На основі електронних таблиць можуть будуватися дуже складні моделі, що відображають господарську діяльність підприємств, бухгалтерський облік і т.д. Оскільки персональні комп'ютери, як правило, мають хороші можливості для роботи з графічною інформацією, в табличні процесори вбудовуються засоби підтримки ділової графіки. Можливість представлення даних у вигляді різноманітних графіків та гістограм забезпечує наочність та зручність для візуального аналізу.

Сучасні табличні процесори дозволяють не тільки безпомилково проводити арифметичні операції над числами в стовпцях і рядках, але і будувати за табличними даними діаграми, проводити складний фінансово-економічний чи статистичний аналіз, автоматизувати різноманітні сфери бухгалтерської і економічної діяльності, знаходити оптимальні по певних критеріях варіанти вирішення конкретних економічних задач.

2. Розвиток електронних таблиць

Першим програмним продуктом цього класу була програма VisiCalc (Visible Calculator), розроблена Доном Бріккліном в 1979 р. для комп'ютерів Аpple ІІ. Ідея розробки табличних процесорів була підхоплена фірмами - виробниками програмних продуктів і на протязі декількох років з'явилась низка пакетів цього класу. В 1981 р. фірма Computer Associates випустила табличний процесор SuperCalc (Super Calculator), який був популярним протягом тривалого часу. Програмні продукти цього сімейства були найпоширенішими на території колишнього Радянського Союзу. Були розроблені русифіковані версії АБАК, ДРАКОН, ВАРИТАБ-86.

В 1982 р. фірма Microsoft випустила свій перший програмній продукт цього класу - табличний процесор Multiplan, що став прототипом табличних процесорів нового покоління. Цей пакет планувався як прикладна програма для роботи на Apple ІІ, IBM, PC та інших платформах. Табличний процесор Multiplan переважав сучасні йому програмні продукти цього класу за обсягом можливостей та рівнем сервісу.

Значний вплив на розвиток табличних процесорів зробив пакет LOTUS 1-2-3, розроблений фірмою Lotus Development. Довгий час цей програмний продукт був найпоширенішим серед табличних процесорів.

В травні 1985 р. в Нью-Йорку був офіційно представлений табличний процесор Excel, розроблений фірмою Miсrosoft для комп'ютерів Macintosh. Пізніше ця програма з'явилася у версії призначеній для використання на IBM PC. Розробка цього пакету йшла паралельно з розробкою першої версії операційної оболонки Windows, в основі побудови якої лежить принцип GUI (Graphical User Interface - графічний інтерфейс користувача). Цей принцип був застосований і при розробці інтерфейсу табличного процесору Excel 2.1. В наступних версіях табличного процесору Excel фірма Miсrosoft нарощувала можливості пакету і робила його зручнішим у використанні. Були розроблені версії для операційної системи Windows-95 і пізніших її модифікацій. З'явились також версії табличного процесора для Macintosh і OS/2.

Фірмою Borland для роботи під Windows 3.1 був розроблений табличний процесор Quattro-Pro 6.0. Особливістю цієї системи були ширші можливості для проведення технічних розрахунків. В зв'язку з тим, що Borland продали свої права на подальшу розробку цього програмного продукту фірми Corel Ca, його пізніші версії мають ім'я Corel Quattro.

Сьогодні табличний процесор є обов'язковою складовою будь-якого інтегрованого пакету або офісної системи. Прикладами таких систем є:

Corel Office Professional фірми Corel;

Word Perfect Suite 7.0 for Windows 95 фірми Corel;

Works for Windows 95 фірми Microsoft;

MS Office 4.21 for MAC фірми Microsoft;

Office Professional for Windows 95 фірми Microsoft;

Smart Suite 96 for Windows 95 фірми Lotus.

З появою операційної системи Windows 95 були розроблені версії тепер популярних табличних процесорів, орієнтованих на роботу в цьому середовищі:

Excel 7.0 та Excel 97 фірми Microsoft;

Lotus 1-2-3 5.0 фірми Lotus Development Corporation;

Corel Quattro 6.0 фірми Corel Corporation.

Безумовним лідером по обсягу продаж, а отже і по популярності у користувачів серед табличних процесорів є Excel. Понад 80% користувачів віддають перевагу цьому програмному продукту. На другому місці - Lotus 1-2-3, за ним - Corel Quattro.

3. Базові функції табличних процесорів

Основні функціональні можливості електронних таблиць.

Електронні таблиці складаються із стовпців і рядків. Стовпці ідентифікуються літерами латинського алфавіту (A, B, … Z, AA, AB, …), рядки - цілими числами (1, 2, …). Кількість рядків і стовпців в різних електронний таблицях різна. На перетині рядка і стовпця таблиці знаходиться клітина. Кожна клітина має адресу, що складається з імені стовпця і номера рядка, наприклад, A3, F22. Електронні таблиці можуть містити декілька робочих листів, які називають книгою. В книгу можна помістити декілька різних типів листів, наприклад, лист з електронною таблицею, лист з діаграмою, лист макросів. В електронній таблиці можна працювати як з окремою клітиною, так і з групою клітин, які утворюють блок. Блоком (діапазоном) стовпців (рядків) називається послідовність кількох суміжних стовпців (рядків) таблиці. У більшості випадків діапазон позначається іменами (номерами) першого і останнього елементів розділених двокрапкою. Наприклад, D:DF - для діапазону стовпців, 6:24 - для діапазону рядків. Блок клітинок - це прямокутний фрагмент таблиці, що знаходиться на перетині заданої послідовності стовпців та послідовності рядків. Позначається адресами верхньої лівої та правої нижньої клітинок, між якими ставиться двокрапка. Наприклад, B2:F11.

В електронних таблицях використовуються такі типи даних:

Текст - це довільна послідовність символів. Дані текстового типу використовуються в заголовках таблиць, заголовках рядків і стовпців таблиць а також для коментаріїв.

Число - це числова константа.

Формула - це вираз, який складається з чисел, імен клітин та знаків операцій.

Функції, які дозволяють виконувати деякі, зарезервовані операції, що часто зустрічаються.

Дата, яка може відображатись у різних форматах і з якою можна виконувати різні арифметичні і логічні операції.

Кожна клітинка електронної таблиці описується такими параметрами:

адреса клітинки;

місце клітинки;

значення клітинки;

формат клітинки.

Вмістом клітинки може бути: число, текст або формула. Значення клітинки - це виведення на екран представлення чисел, текстових констант, а також результатів обчислення формул. Під формулою розуміють сукупність операндів, з'єднаних знаком операцій. Операндами можуть бути: числові і текстові константи , адреси клітин та функцій. В ході обчислень числові та текстові константи використовуються безпосередньо, а замість адресів клітин підставляються їх значення, замість функцій - обчислені ними значення. Адреси клітинок, що відіграють роль операндів і аргументів функцій, можуть бути абсолютними і відносними. Відносна адреса вказує на положення (зміщення) адресованої клітинки відносно тієї клітинки у вмістимому якої вона використовується. Абсолютна адреса вказує на точне місце знаходження клітинки в таблиці і записується зі знаком “$“ перед іменем стовпця і іменем рядка. Наприклад, $С $9. При редагуванні об'єктів електронної таблиці (копіювання, вставка, знищення, перенос) відносні адреси відповідним чином корегуються, а абсолютні адреси не змінюються.

Функції мають те ж призначення, що й в мовах програмування високого рівня. Можна виділити такі групи функцій:

1. Функції для роботи з базами даних і списками.

2. Функції для роботи із значеннями дат і часу;

3. Функції для інженерних розрахунків;

4. Функції перевірки властивостей і значень;

5. Логічні функції;

6. Функції для роботи з вказівниками і масивами;

7. Математичні функції;

8. Функції для статистичних розрахунків;

9. Текстові функції

10. Фінансові функції.

Формули автоматично перераховуються при внесенні змін в клітини, на які вони посилаються. Якщо в книзі утримується велика кількість формул, замість автоматичного перерахунку можна встановити перерахунок вручну. Автоматичне обчислення формули, що посилається на клітину, що містить іншу формулу, неможливо. Якщо формула, прямо або побічно, посилається сама на себе, необхідно визначити число ітерацій або відносну похибку обчислень.

Розширені функціональні можливості сучасних електронних таблиць.

Використовуючи зв'язування або зовнішні посилання, можна обмінюватися даними, розташованими в різних листах і книгах. Зв'язування особливо корисно в тих випадках, коли відсутня практика збереження великих моделей і систем розрахунків в одній книзі. Зв'язування не обмежене зв'язуванням двох книг. Можна створювати ієрархії пов'язаних книг.

Зовнішні посилання можна використовувати для:

злиття даних декількох книг. За допомогою зв'язування книг окремих користувачів або колективів розподілені дані можна інтегрувати в одну підсумкову книгу. Вихідні книги як і раніше можуть змінюватися незалежно від підсумкової книги;

створення різноманітних представлень тих самих даних. Всі дані і формули можна ввести в одну книгу або декілька книг і потім, створити книгу звітів за даними вихідних книг;

послідовної розробки великих і складних моделей обробки даних. Якщо розділити складну модель обробки даних на послідовність взаємозалежних книг, можна працювати з окремими частинами моделі без відкриття всіх складових модель книг. При роботі з невеличкими книгами легше вносити зміни, відчиняти і зберігати файли, виконувати перерахунок листів, при цьому, розмір пам'яті, запитуваної в комп'ютера для виконання зазначених дій, може бути незначним.

Для зручного подання підсумкової інформації використовують зведені таблиці. Зведена таблиця - це таблиця, що використовується для швидкого підведення результатів або об'єднання великих обсягів даних. Міняючи місцями рядки і стовпчики, можна створити нові підсумкові результати вихідних даних; відображаючи різні сторінки можна здійснити фільтрацію даних, а також відобразити детальні дані області.

Таблицею підстановки даних називається діапазон клітин, що показує, як зміна значень підстановки впливає на обчислений формулою результат. Таблиці підстановки забезпечують швидкий доступ до виконання однієї операції різними засобами, а також можливість перегляду і порівняння отриманих результатів.

Сценарієм називають набір значень підстановки, використовуваний для прогнозування поводження моделі. Існує можливість створення і зберігання в листі різноманітних сценаріїв і переключення на будь-який із цих сценаріїв для перегляду результатів. Так, якщо потрібно сформувати бюджет, але річний прибуток точно не відомий, те для прибутку визначаються різноманітні значення, а потім для кожного сценарію виконується аналіз «что-если».

Якщо результат для однієї формули відомий, а значення аргументу цієї формули немає, то використовують функцію Добір параметра. При доборі параметра означення клітини, що впливає, (параметра) змінюється доти, поки формула, що залежить від цієї клітини, не поверне задане значення. Крім того є можливість визначення значення клітини, коли необхідно змінити значення в декількох клітинах і задовольнити декілька граничних умов.

До складу сучасних табличних процесорів входять засоби аналізу даних (пакет аналізу), призначені для рішення складних статистичних і інженерних задач. Для проведення аналізу даних за допомогою цих інструментів слід зазначити вхідні дані і вибрати параметри; аналіз буде проведений за допомогою відповідної статистичної або інженерної макрофункції, а результат буде поміщений у вихідний діапазон. Інші інструменти дозволяють подати результати аналізу в графічному вигляді. Кореляційний аналіз використовується для кількісної оцінки взаємозв'язку двох наборів даних, поданих у безрозмірному вигляді. Коефіцієнт кореляції вибірки являє собою коваріацію двох наборів даних, ділену на добуток їхніх стандартних відхилень. Кореляційний аналіз дає можливість встановити, чи асоційовані набори даних по величині, тобто, великі значення з одного набору даних пов'язані з великими значеннями іншого набору (позитивна кореляція), або, навпаки, малі значення одного набору пов'язані з великими значеннями іншого (негативна кореляція), або дані двох діапазонів ніяк не пов'язані (кореляція близька до нуля). Дисперсійний аналіз використовується для перевірки гіпотези про подібність середніх значень двох або більш вибірок, що належать одній і тієї ж генеральної сукупності. Цей метод поширюється також на тести для двох середніх (до яких ставиться, наприклад, t-критерій).

Коваріаційний аналіз використовується для обчислення середнього добутку відхилень точок даних від відносних середніх. Коваріація є мірою зв'язку між двома діапазонами даних. Коваріаційний аналіз дає можливість встановити, чи асоційовані набори даних по величині, тобто, великі значення з одного набору даних пов'язані з великими значеннями іншого набору (позитивна коваріація), або, навпаки, малі значення одного набору пов'язані з великими значеннями іншого (негативна коваріація), або дані двох діапазонів ніяк не пов'язані (коваріація близька до нуля).

Описова статистика служить для генерації одномірного статистичного звіту, що містить інформацію про центральну тенденцію і мінливість вхідних даних.

Експоненціальне згладжування призначається для передбачення значення на основі прогнозу для попереднього періоду, скоригованого з врахуванням похибок у цьому прогнозі. Використовує константу згладжування, по величині якої визначає, наскільки сильно впливають на прогнози похибки в попередньому прогнозі.

Генерація випадкових чисел використовується для заповнення діапазону випадковими числами, витягнутими з одного або декількох розподілів. За допомогою даної процедури можна моделювати об'єкти, що мають випадкову природу, по відомому розподілі можливостей. Наприклад, можна використовувати нормальний розподіл для моделювання сукупності даних по росту індивідуумів, або використовувати розподіл Бернуллі для двох ймовірних виходів, щоб описати сукупність результатів кидання монетки.

Лінійний регресійний аналіз полягає в підборі графіка для набору спостережень за допомогою методу найменших квадратів. Регресія використовується для аналізу впливу на окрему залежну ціну значень однієї або кількох незалежних змінних. Наприклад, на спортивні якості атлета впливають декілька чинників, включаючи вік, ріст і вага. Регресія пропорційно розподіляє міру якості по цим трьом чинниках на основі даних функціонування атлета. Результати регресії згодом можуть бути використані для передбачення якостей нового, неперевіреного атлета.

електронний таблиця процесор

4. Функціональні можливості табличних процесорів

Табличні процесори призначені для створення, оформлення і забезпечення функціонування електронних таблиць. З електронними таблицями можна працювати тільки в середовищі табличного процесора. Сучасні табличні процесори мають дуже широкі функціональні і допоміжні можливості, що забезпечують зручну і ефективну роботу користувача. Основними, спільними для всіх систем цього класу, є наступні риси:

1. Контекстна підказка (Help). Викликається з контекстного меню або натисканням відповідної кнопки в піктографічному меню.

2. Довідкова система. Організована у вигляді гіпертексту і дозволяє легко і швидко знаходити потрібну тему.

3. Багатоваріантність виконання операцій. Практично всі операції можуть бути виконані одним з трьох-чотирьох способів. Користувач вибирає найзручніший для нього.

4. Контекстне меню (Shortcut menu). Розгортається після натискання правої кнопки миші на об'єкті. В ньому зібрані функції, які найчастіше використовуються для обробки цього об'єкта. Контекстна підготовка (HELP). Викликається з контекстного меню або натисненням відповідної кнопки в піктографічному меню;

5. Піктографічне меню. (Панель інструментів). Найчастіше вживаним командам відповідають піктограми, розташовані під лінійкою меню. Вони утворюють піктографічне меню (Інша назва - панель інструментів, Toolbar). Після натискання лівої кнопки миші на піктограмі виконується відповідна команда. Піктографічне меню може формуватися користувачем;

6. Робочі групи або робочі папки (Work book). Документи можна об'єднувати в робочі папки, так що вони розглядаються, як одне ціле при копіюванні, завантаженні, зміні або інших процедурах. В нижній частині електронної таблиці розташований алфавітний вказівник, який забезпечує доступ до робочих листів. Користувач може задавати назви листам у папці, що робить вказівник зрозумілішим і змістовнішим, а отже полегшує пошук і перехід від документу до документу.

7. Засоби для оформлення і модифікації екрану і таблиць. Вигляд робочого вікна і решти елементів екранного інтерфейсу можна змінити за бажанням користувача. Серед таких можливостей - створення екрану на кілька вікон, фіксація заголовків, рядків і стовпців і т.д.

8. Засоби оформлення і виводи таблиці на друк. Для зручності користування передбачені всі функції, що забезпечують друк таблиць, такі як вибір розміру сторінки, розбиття на сторінки, встановлення розміру полів сторінки, оформлення колонтитулів, а також попередній перегляд сторінки перед друком.

9. Засоби оформлення робочих листів. Сучасні табличні процесори дають широкі можливості по форматуванню таблиць, такі як: вибір шрифту і стилю, вирівнювання даних всередині клітки, можливість вибору кольору шрифту і фону клітки, можливість змінити висоти рядка і ширини стовпця, рамки різного вигляду, можливість задання формату даних всередині клітки. (наприклад, числовий, тестовий, фінансовий, дата ї т.д.), а також автоформатування - вбудовані можливості оформлення таблиць з яких користувач може вибрати найзручніший для нього формат.

10. Шаблони. Табличні процесори, як і текстові, дозволяють створювати шаблони робочих листів, які застосовуються для створення документів однакової форми.

11. Зв'язування даних. Абсолютна і відносна адресація дозволяють працювати одночасно з кількома таблицями, які можуть бути якимось чином зв'язані одна з одною. Наприклад, тривимірні зв'язки, що дозволяють працювати з кількома листами, розташованими підряд; консолідація робочих листів, з допомогою якої можна обробляти суми, середні значення і вести статистику обробки, використовуючи дані різних областей одного робочого листа, кількох робочих листів і навіть кількох робочих книг; зв'язана консолідація дозволяє не тільки отримати результат обчислень по декількох таблицях, але і динамічно його перерахувати в залежності від зміни вихідних даних.

12. Стандартизація обчислень. Для зручності обчислення в табличних процесорах вбудовуються найбільш вживані стандартні функції, наприклад, математичні, статистичні фінансові, функції дати і часу, логічні та інші.

13. Ділова графіка. В сучасному табличному процесорі нараховується більше ніж 20 різних типів й підтипів діаграм, які можна побудувати. Можливості оформлення діаграм також різноманітні і доступні, наприклад вставка і оформлення легенди (пояснюючих надписів), міток даних; оформлення осей - можливість вставки ліній сіток та інші. Сучасні системи роботи з електронними таблицями мають такі потужні засоби побудови і аналізу ділової графіки, як вставка планок похибок, можливість побудови тренду і вибір функцій лінії тренду.

14. Виконання табличними процесорами функцій баз даних. Ці можливості забезпечують заповнення таблиць аналогічно до заповнення баз даних, тобто екранну форму; захист даних, сортування по ключу або по декількох ключах, обробки записів до бази даних, створення звідних таблиць. Всі сучасні таблиці процесори включають засоби обробки зовнішніх баз даних, які дозволяють працювати з файлами, створеними, наприклад, у формати dBase, або PARADOX чи інших форматах.

15. Моделювання. Підбір параметрів і моделювання - одна з найважливіших можливостей табличних процесорів. З допомогою простих прийомів можна знаходити оптимальні розв'язки багатьох задач. Методи оптимізації. в сучасному табличному процесорі.

16. Засоби макропрограмування. Для автоматизації виконання дій, що часто повторюються, можна скористатися вбудованою мовою макропрограмування. Розрізняють макрокоманди і макрофункції. Застосовуючи команди, можна спростити роботу з табличним процесором і розширити список його власних команд. За допомогою макрофункцій можна задати власні формули і функції, розширивши таким чином набір функцій, запропонований табличним процесором. В найпростішому випадку макрос - це записана послідовність натиснення клавіш, переміщень курсору і натиснення кнопок миші. Це послідовність може бути відтворена. Її можна повторювати і якимось чином змінювати. Наприклад, організувати цикл, перехід, підпрограму, сучасні програми обробки електронних таблиць дозволяють користувачу створювати і використовувати діалогові вікна, які по своєму зовнішньому вигляді і зручністю роботи нічим не відрізняється від існуючих в системі.

Опис засобів робочого вікна табличного процесора.

Робоче вікно сучасного табличного процесора містить такі елементи:

1. Лінійка заголовку. Лінійка заголовку містить ім'я програми, ім'я завантаженого файлу та набір кнопок керування вікном.

2. Лінійка меню. На панелі лінійки меню розташовані імена основних груп та інструментальних засобів табличного процесора, кожна з яких може розгортатися у власному випадаючому меню, що деталізує можливості керування електронними таблицями.

3. Панелі інструментів. Панелі інструментів містять кнопки які призначаються для виклику найчастіше використовуваних команд. Кількість і склад панелей інструментів визначається користувачем.

4. Лінійка вводу (редагування). Лінійка вводу використовується для вводу і зміни даних в клітинках електронної таблиці. мітить ім'я робочого листа і адресу активної клітини. Вказівник може переміщатися по робочому листу за допомогою миші або клавіш управління курсором.

Размещено на Allbest.ru