Информационные системы маркетинга

Размещено на http://www.allbest.ru/

Информационные материалы для подготовки к екзамену «информационные системы маркетинга» 5-семестр, 3 курс, МГУПИ, филиал в г. Чехов

информационный система мультимедиа

Предмет информационных систем маркетинга

Информационные системы маркетинга - предмет и его содержание. Информатизация как новый фактор производства и глобализации экономики. Цели и задачи информационных систем маркетинга в условиях рыночной экономики. Содержание понятий информация, экономическая информация и маркетинговая информация. Роль маркетинговой информации в коммерческой деятельности.

Структура и состав информационной системы маркетинга

Уровни и структура экономической информации. Синтаксический, семантический и прагматический уровни экономической информации. Структурные элементы экономической информации - реквизиты, показатели, составные единицы информации (СЕИ), документы, массивы и базы данных.

Системы классификации и кодирования технико-экономической информации. Унифицированные системы документации. Понятие о стандартах предприятия.

Структура информационной системы как совокупность обеспечивающих подсистем (информационное, техническое, программное, лингвистическое, и правовое обеспечение). Составные части информационных систем. Функциональные компоненты, организационные компоненты и компоненты системы обработки данных. Особенности информационной системы маркетинга.

Виды информационных систем, их создание и оптимизация

Классификация информационных систем по сфере применения, по степени автоматизации, по способу организации, по масштабу и другим признакам. Модели жизненного цикла информационной системы - каскадная, итерационная, спиральная и этапы цикла - инициирование, проектирование (разработка), эксплуатация, модификация, утилизация. Роль и место специалиста-маркетолога на стадиях жизненного цикла создания, развития и эксплуатации информационной системы.

Последовательность разработки и оптимизации информационных систем. Разработка информационного обеспечения задачи: информационный анализ предметной области, построение информационно-логической модели. Постановка задачи: формулировка организационно-экономической сущности задачи, описание входной и выходной информации. Разработка алгоритмов и технологии решения задачи.

Основные сведения о системах управления базами данных (СУБД). Применение СУБД для создания информационной модели экономической системы, хранения, поиска и анализа необходимых данных, расчета и выдачи отчетных материалов и т.п. СУБД MS Access. Структура базы данных MS Access и основные типы ее объектов: Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты, Макросы, Модули. Экспорт и импорт данных. Организация связи с другими приложениями Microsoft Office.

Тенденции развития информационных систем и мультимедийных технологий

Современное состояние информационных систем и динамика их развития. Влияние научно- технического прогресса и развития мультимедийных технологий на эволюцию информационных систем маркетинга. Программные продукты в маркетинге. Национальные и международные базы данных и базы знаний.

Характеристика и назначение технических средств информационных систем маркетинга. Компьютерные сети. Защита информации

Классификация и структура средств обработки данных. Организационно-технические и периферийные средства. Технические средства для поиска и сбора данных, средства составления и размножения документов, средства хранения и передачи информации, средства автоматизации денежных расчетов. Назначение и классификация компьютерных сетей. Защита информации в информационных системах и компьютерных сетях.

Функциональное назначение и ресурсы Интернет. Виртуальное маркетинговое пространство и технологии Интернет в маркетинге

Функции, принципы построения и структура глобальной сети Интернет. Понятие и виды информационных ресурсов. Ресурсы Интернет и их использование в маркетинговой деятельности. Виртуальное маркетинговое пространство как составная часть глобального маркетингового пространства. Технологии Интернет в маркетинге. Их содержание и применение.

Электронная коммерция как тенденция глобализации коммерческой деятельности

Понятие об электронной коммерции. Ее содержание и сущность. Платежные системы электронной коммерции. Организация электронной торговли. Виды и услуги компьютерных сетей. Юридические и правовые аспекты электронной коммерции.

Эффективность информационных систем

Понятие эффективности применительно к информационным системам. Методики расчетов эффективности применения информационных систем.

1. Предмет информационных систем маркетинга

1.1 Информатизация как новый фактор производства и глобализации экономики. Роль информационного обеспечения в системе управления маркетингом

Важным фактором экономического и технологического развития общества является информатизация различных сфер деятельности человека. Также как и информатизация глобализация технологического развития неизбежно ведет к обострению межфирменной конкуренции в глобальном масштабе. В итоге, промышленные компании и предприятия самых разных стран мира вынуждены ориентироваться при организации производства на лучшие технические решения, приспосабливая их к условиям и потребностям локальных рынков. Это создает мощные стимулы для торговли технологиями и углубления международной научно-технической кооперации на принципах стратегического партнерства. По отношению к предприятиям стран с переходной экономикой, то включаясь через такие партнерства в международное разделение труда, они могут снизить входные барьеры для своей продукции на внешних более конкурентных рынках. Все это способствует как скорейшему удовлетворению формирующихся под воздействием технологического прогресса новых потребностей населения, так и повышению эффективности использования имеющихся общественных ресурсов, а, в конечном итоге, повышению темпов экономического роста во многих странах. Вместе с тем, широкий обмен научной и технологической информацией создает мощные предпосылки для дальнейшего развития международного разделения труда и углубления отраслевой специализации в масштабах одного или нескольких государств. Это обстоятельство будет иметь в перспективе важное значение с учетом неравномерного распределения и использования природных, материальных, финансовых, интеллектуальных и иных производительных ресурсов.

Прогнозируется, что процесс технологической интеграции продолжится еще более высокими темпами и превратится из устойчивой тенденции в глобальное экономическое явление. Этому будут способствовать многие причины, среди которых зарубежные исследователи ставят на передний план:

1) формирование глобального финансового и фондового рынка;

2) обострение международной конкуренции и усиление ее глобального характера;

3) рост масштабов экономической деятельности транснациональных корпораций;

4) совершенствование и дальнейшее развитие средств связи, в том числе, глобальной сети “ИНТЕРНЕТ”, применение оптоволоконных линий и запуск специальных искусственных спутников Земли.

Наличие технологических возможностей для быстрого перемещения потоков капитала, экономической и научно-технической информации в режиме реального времени, в сочетании с имеющимися в различных регионах ресурсами человеческого капитала, приведет к концентрации инвестиций в наиболее перспективных с экономической точки зрения направлениях и повышению темпов экономического роста в целом.

В этой связи резко возрастает роль маркетинга в целом, и отдельных направлений маркетинга в частности. Теория управления социально-экономическими системами выделяет управление маркетингом как системную функцию в управлении отдельными элементами экономической системы государства.

Управление маркетингом -- одна из важнейших функций общей системы управления предприятием, согласующая его внутренние возможности с требованиями внешней среды для обеспечения прибыли. Управление маркетингом рассматривается в трех направлениях: управление деятельностью (маркетинговое управление), управление функцией, управление спросом.

Управление деятельностью подчинено требованиям рынка и основано на концепции открытых систем.

Управление функцией маркетинга направлено на формирование теснейших связей между ней и традиционными функциями предприятия (производственной, снабженческо-сбытовой, финансовой, административной и т.д.). Маркетинговая функция формируется из-за перестройки системы управления предприятием при переходе от принципа «покупают то, что производим», к.принципу «производим то, что покупают».

Управление спросом -- это формирование механизма, основанного на использовании следующих средств и инструментов: продукт, продажная цена, позиция, продвижение. Определенную комбинацию средств маркетинга, направленную на достижение поставленных целей по управлению спросом, называют маркетинг-микс.

Таким образом, маркетинг как объект управления -- это своего рода технология взаимоотношений людей на рынке. Одни производят, другие потребляют. И все должны быть довольны.

1.2 Цели и задачи информационных систем маркетинга в условиях рыночной экономики

Принятие правильных маркетинговых решений предполагает наличие соответствующей информации, которую собирает и обрабатывает маркетинговая информационная система (МИС). Она является составной частью корпоративной (интегрированной) информационной системы предприятия. Отличительной особенностью МИС является обеспечение развития связей предприятия с рынком путем использования внешних и внутренних источников информации.

Основной задачей МИС является постоянное накопление данных, необходимых для уменьшения неопределенности при принятии маркетинговых решений. Система включает в себя следующие элементы:

информация о внутренних возможностях предприятия для эффективного их использования при формировании маркетинговых усилий
(внутренняя отчетность предприятия); информация о развитии внешних условий для выработки стратегических и оперативных решений маркетинговой деятельности предприятия на рынке (внешняя информация);

маркетинговые исследования -- систематическое определение
данных, необходимых для принятия решений; система обработки маркетинговой информации на базе современных информационных технологий.

Внутренняя информация основывается на системе учета движения потоков материальных и финансовых средств, управленческой отчетности предприятия. Она раскрывает внутреннее состояние предприятия (его производственные, финансовые, сбытовые, трудовые и другие возможности). Наиболее важной является информация, содержащаяся:

1) в управленческом учете: нормативная себестоимость продукции, постоянные и переменные затраты, прямые и косвенные затраты, точка безубыточности, калькуляция себестоимости по предельным затратам, предельная прибыль, ценовые скидки и др.;

2) в отчетах о финансовой деятельности: балансовый отчет, отчет о прибылях и убытках, ликвидность, платежеспособность, прибыльность и др.;

3) в планах и отчетах о продажах (число выполненных и невыполненных заказов, замечания и пожелания покупателей, рыночные тенденции и др.).

Информация о внешних условиях позволяет определять: состояние рынка и его инфраструктуру; поведение покупателей и посредников; поставщиков и конкурентов; меры государственного регулирования и др.. Для получения этой информации отслеживаются следующие направления: сканирование среды и снятие уже имеющейся информации; мониторинг среды путем изучения сложившейся конъюнктуры, процессов и тенденций; прогнозирование среды и оценка перспектив ее развития. В современных условиях важнейшим инструментом поиска информации о внешней среде являются компьютерные информационные сети и Интернет.

В процессе проведения маркетинговых исследований сбор и анализ первичной информации, осуществляется самим предприятием. Внутренняя и внешняя информация составляют блок вторичной информации, т.е. той, которая уже была собрана кем-то ранее. Маркетинговые исследования неизбежно связаны с затратами, которые должны быть оправданы в результате роста эффективности хозяйственной деятельности. Это обусловливает тщательный выбор направлений и характера исследований, методически грамотный подход к планированию и проведению маркетинговых исследований. Все исследования в маркетинге условно можно разделить на три группы: исследование конъюнктуры (анализ спроса, предложения, цен и конъюктурообразующих факторов), исследование контрагентов и конкурентов предприятия (клиентов, торговых посредников, поставщиков, конкурентов), исследование собственных потенциальных возможностей предприятия (конкурентоспособности товара и предприятия).

Для обработки накапливаемой маркетинговой информации формируется аналитическая маркетинговая подсистема, содержащая банки данных и моделей. Аналитическая маркетинговая подсистема поддерживается необходимым для этого математическими методами и моделями и соответствующим программным обеспечением, что служит для анализа, прогнозирования и принятия маркетинговых решений.

1.3 Понятие и особенности экономической информации

Совокупность сложных человеко-машинных информационных систем является важнейшей составляющей инфраструктуры общества, где информация выступает одним из главных ресурсов жизнедеятельности. Являясь связующим звеном между разными видами интеллектуальной и материальной деятельности коллективов людей, между управлением и производством, информация в отличие от других видов ресурсов, в частности природных ресурсов, не убывает со временем, а наоборот, ее объем постоянно увеличивается, тем самым создаются условия для ее накопления и обобщения, способствуя появлению новых знаний и выработке обоснованных управленческих решений.

Понятие «информация» произошло от латинского слова «informatio», что означает изложение, разъяснение какого-либо факта, события, явления. В широком смысле информация определяется как сведения о той или иной стороне материального мира и происходящих в нем процессах. При изучении информации учитываются закономерности ее создания, преобразования и использования в различных сферах человеческой деятельности.

Информация - это совокупность сведений (данных), которая:

· воспринимается из окружающей среды (входная информация);

· выдается в окружающую среду (выходная информация);

· сохраняется внутри определенной системы.

Информация существует в виде документов, чертежей, рисунков, текстов, звуковых и световых сигналов, электрических импульсов и т.п..

Информацию, как продукт производства и применения в различных сферах, отличает прежде всего предметное содержание. Информация подразделяется по связи с деятельностью человека. По этому признаку классификации, информацию выделяют в следующие группы: научная, техническая, производственная, управленческая, экономическая, маркетинговая, социальная, правовая и другие. Каждый из видов информации имеет свои особенности технологии обработки, смысловую ценность, формы представления и отображения, требования к точности, достоверности, оперативности отражения фактов, явлений, и процессов.

Информацию классифицируют, также по следующим признакам:

по месту возникновения информации

1.1 входная информация - информация, поступающая в предприятие (структурное подразделение) извне и используемая как первичная информация для реализации экономических и управленческих задач

1.2 выходная информация - информация, поступающая из одной системы управления в другую. Одна и та же информация является входной для одного структурного подразделения и выходной для другого.

По стадиям в процессе обработки

2.1 первичная информация -- это информация, которая возникает непосредственно в процессе деятельности объекта и регистрируется на начальной стадии

2.2 вторичная информация -- это информация, которая получается в результате обработки первичной информации и может быть промежуточной и результатной

2.3 промежуточная информация используется в качестве исходных данных для последующих расчетов.

2.4 результатная информация получается в процессе обработки первичной и промежуточной информации и используется для выработки управленческих решений.

По отношению к функциям управления

3.1 плановая - включает в себя директивные значения планируемых и контролируемых показателей бизнес-планирования на некоторый период в будущем

3.2 учетная - отражает фактические значения запланированных показателей за определенный период времени

3.3 нормативно-справочная - содержит различные справочные и нормативные данные, связанные с производственными процессами и отношениями

3.4 отчетно-статистическая - отражает результаты фактической деятельности для вышестоящих органов управления, органов налоговой инспекции и статистики

4. По стабильности

4.1 постоянная - справочные сведения, нормативы, расценки и т.д.

4.2 переменная

5. По отношению к внешней среде

5.1. внутренняя

5.2 внешняя

2. Уровни и структура экономической информации. Синтаксический, семантический и прагматический уровни экономической информации. Структурные элементы экономической информации - реквизиты, показатели, составные единицы информации (СЕИ), документы, массивы и базы данных

2.1 Уровни и структура экономической информации. Синтаксический, семантический и прагматический уровни экономической информации

Предметом рассмотрения настоящего курса является маркетинговая информация как составная часть экономической информации.

Экономическая информация - это совокупность сведений, характеризующих производственные отношения в обществе. Эти сведения можно фиксировать, хранить, передавать, обрабатывать и использовать в процессах планирования, учета, контроля и анализа экономической системы или процесса.

Экономическая информация включает различные сведения о составе и значениях трудовых, материальных и финансовых ресурсов и состоянии объекта управления на некоторый момент времени. Экономическая информация позволяет получить сведения о деятельности предприятий и организаций через различные экономические показатели. Сведения из любой предметной области обладают рядом характерных свойств.

Отметим особенности экономической информации:

Многомерность - большое количество и объем данных, без которых невозможно качественное управление экономическими процессами.

Численное отображение - экономическая информация, как правило, отражает производственно-хозяйственную деятельность с помощью системы натуральных и стоимостных показателей. Они выражаются с помощью числовых данных, поэтому при работе с экономической информацией очень широко используются числовые типы данных и методы работы с этими типами.

Периодичность - для большинства производственных и хозяйственных процессов характерна циклическая повторяемость составляющих их стадий (месяц, квартал, год), и соответственно характерна повторяемость информации, отражающей на этих стадиях процессы.

Графическое и табличное представление экономической информации. Экономические документы имеют чаще всего вид таблиц и графиков, поэтому для обработки экономической информации очень широко используются табличные процессоры.

Многообразие источников и потребителей.

Эти особенности экономической информации предопределяют научно-техническую необходимость и экономическую целесообразность использования средств информационных технологий при ее сборе, накоплении, передаче и обработке, что в свою очередь требует от специалистов умения определять структуру и объемы перерабатываемой информации.

В процессе использования в экономических и управленческих системах информация проходит несколько фаз существования [4]:

ассимилированная информация - представление сообщений в сознании человека, наложенное на систему его понятий и оценок;

документированная информация - сведения, зафиксированные в знаковой форме на каком-либо физическом носителе;

передаваемая информация - сведения, рассматриваемые в момент их передачи от источника к приемнику получения. В процессе передачи информация проходит через ряд преобразователей: кодирующие и декодирующие устройства, вычислительные машины, ведущие обработку информации, коммуникационные системы, вычислительные сети и т. п.

Информация представляет собой данные, которые циркулируют между отдельными структурными элементами экономической системы или между самими системами. Выделяют различные уровни рассмотрения информации: синтаксический, семантический и прагматический.

Синтаксический уровень изучает структуру знаков и отношений между ними в информационных сообщениях. На этом уровне анализируется структура символов и знаков в документах, форматах реквизитов, структуре массивов информации и т. п. На синтаксическом уровне используют термин «данные» и объем данных связан с количеством экземпляров документов, числом записей в базе данных и т. п. Полученные входные данные являются основой для обработки информации, получения выходных данных, служащих основой для принятия решения.

Семантический уровень определяет общее смысловое содержание информации, и дает возможность установить взаимосвязи между отдельными элементами информации. Семантика изучает отношения между знаками и обозначаемыми ими объектами, не касаясь получателя знаков. Она изучает общие закономерности построения любых знаковых систем, рассматриваемых в синтактике. Различают семантику логическую и структурную. Логическая семантика рассматривает знаковые системы как средства выражения смысла, установление зависимости между структурой знакосочетаний и их выразительными возможностями. Структурная семантика -- раздел структурной лингвистики, посвященный описанию смысла языковых выражений и операций над ним. Семантический анализ -- совокупность операций, служащих для представления смысла текста на естественном языке в виде записи на некотором формализованном семантическом (смысловом) языке. Семантический анализ моделирует процесс понимания текста человеком. Информативность сообщения тем выше, чем более определенной становится состояние системы для получателя информации. На семантическом уровне содержательность информации основана на тезаурусе системы.

Тезаурус (словарь) включает в себя набор основных понятий, терминов, определений, согласованных структур данных логического уровня представления в базах данных и т. п. При этом информативность сообщений во многом зависит от способности получателя расширить свой тезаурус.

Прагматический уровень определяет ценность информации для принятия управленческого решения, для системы управления в целом. Прагматика изучает восприятие осмысленных выражений знаковой системы в соответствии с разрешающими способностями воспринимающего. Теоретическая прагматика рассматривает некоторые гипотезы о свойствах и строении интеллекта, которые формулируются на основе данных нейрофизиологии, экспериментальной психологии, бионики, теории персептронов и т.д. Прикладная прагматика включает в себя исследования, посвященные эмпирическому анализу понимания людьми различных языковых выражений, изучению ритмики и стихосложения, а также разработке информационно-поисковых систем.

Таким образом, выделяют три уровня рассмотрения любого информационного сообщения, три уровня абстрагирования от особенностей конкретных актов обмена информацией. На прагматическом уровне для выявления полезности информации рассматривают все элементы информационного обмена. На семантическом уровне, отвлекаясь от получателя информации, конечной целью изучения является смысловое значение сообщения, его адекватность описываемым объектам. Наиболее узким является синтактический уровень -- уровень изучения только самих знаков и соотношений между ними.

Задача экономической информации - давать адекватное описание некоторого состояния рассматриваемой экономической системы или объекта. Поэтому к экономической информации предъявляется ряд требований.

Полнота информации для принятия решений и реализации функций управления. Полнота определяется по отношению к управленческим функциям. Информация может быть неполной по объему и составу сведений. Недостаток информации не позволяет выработать верного управленческого решения. Полнота информации означает ее достаточность для понимания и принятия решений.

Точность и достоверность информации. Данные характеристики определяют степень приближения значения информации к истинному значению. Достоверность отражает вероятностную оценку информации. Существуют определенные уровни точности использовании получаемых данных.

Ценность информации зависит от того, какие задачи решаются с ее помощью.

Актуальность и оперативность. Актуальность показывает степень соответствия реального состояния экономического объекта и состояния информационной системы. Отсутствие своевременных изменений в информации, отражаемой в информационной системе, приводит к нарушению процессов управления. Оперативность определяет скорость внесения в информационную систему изменений информации о состоянии предметной области. Актуальную информацию важно иметь при работе в постоянно изменяющихся условиях.

Воспринимаемость - информация становится ясной и понятной, если она выражена языком, понятным тем объектам, которым она предназначена.

2.2 Структурные элементы экономической информации - реквизиты, показатели, составные единицы информации (СЕИ), документы, массивы и базы данных

Структура экономической информации достаточно сложна и может включать различные комбинации информационных совокупностей, обладающих определенным содержанием. Под информационной совокупностью понимается группа данных, характеризующих объект, процесс, операцию, По структурному составу информационные совокупности можно разделить на реквизиты, показатели, составные единицы информации (СЕИ), массивы и базы данных.

Элементарными неделимыми единицами экономической информации являются реквизиты, выражающие определенные свойства объекта. Реквизиты подразделяются на реквизиты-признаки и реквизиты-основания. Реквизиты-признаки характеризуют качественные свойства описываемого объекта (время и место действия, фамилия, имя, отчество исполнителя, наименование работы и т.д.)- Реквизиты-основания дают количественную характеристику явлений, выраженную в определенных единицах измерения (сумма вклада в рублях, ставка налога 8 процентах и т.д.).

Как правило, отдельные значения реквизитов не имеют самостоятельного смысла и используются в более сложных информационных структурах - составных единицах информации (СЕИ). Реквизиты-основания подразделяются по типу алгоритмов получения на количественные, стоимостные, проценты и др. Реквизиты-признаки по степени формализации делятся на справочные и группировочные.

В качестве примера СЕИ рассмотрим показатель - совокупность связанных между собой реквизита-признака, однозначно определяющего качество объекта, и количественных реквизитов-оснований.

Экономические показатели играют важную роль при описании экономической системы, при формализации данных в информационных системах. На основе показателей строятся документы. Документы, используемые в процессе управления, планирования и учета, могут включать один или несколько показателей с обязательным указанием лица, ответственного за содержание показателей.

Документ- это основной носитель информации в информационной системе, связывающий электронную и бумажную формы представления информации. Макет документа определяет взаимное расположение и формат включенных реквизитов. Типовая форма документа состоит из следующих частей:

заголовочной части, включающей постоянные реквизиты, идентифицирующие форму и экземпляр документа (название, код или номер документа);

содержательной части, представляющей собой текст, табличную
структуру или комбинированную форму, где хранятся значения реквизитов;

* оформляющей части, включающей реквизиты, придающие документу правовую силу (подпись ответственного лица, дата составления документа и т. п.).

Наиболее традиционным является разделение документов на документы ручного заполнения и документы машинного заполнения, оформленные с помощью средств компьютерной техники и программ.

Жизненный цикл документа - это интервал времени от момента создания документа до его утилизации. Промежуток между этими моментами представляет собой время движения документа - его документооборот. Документооборот играет важную роль при функционировании экономической информационной системы и рассматривается более подробно в следующих разделах.

Для решения задач хранения, обработки и передачи информации в информационных системах используется внутримашинное информационное обеспечение. Основной формой организации хранения информации на машинных носителях (магнитных дисках, CD-ROM, иных устройствах) является база данных. База данных в информационной системе представляет собой интегрированную совокупность данных многоцелевого использования, обеспечивающую решение задач по поиску и обработке необходимой информации. База данных имеет существенное значение при рассмотрении информационной системы, и рассмотрению баз данных будет посвящен отдельный раздел.

3. Системы классификации и кодирования технико-экономической информации. Унифицированные системы документации. Понятие о стандартах предприятия

3.1 Системы классификации и кодирования технико-экономической информации

Основным объектом исследования для маркетолога является информация, которую он в начале собирает, затем обрабатывает и анализирует. Поэтому маркетолог должен иметь представление о таком важном понятии при работе с информацией каким является классификация объектов.

Классификация -- система распределения объектов (предметов, явлений, процессов, понятий) по классам в соответствии с определенным признаком.

Под объектом понимается любой предмет, процесс, явление материального или нематериального свойства. Система классификации позволяет сгруппировать объекты и выделить определенные классы, которые будут характеризоваться рядом общих свойств. Классификация объектов -- это процедура группировки на качественном уровне, направленная на выделение однородных свойств. Применительно к информации как к объекту классификации выделенные классы называют информационными объектами.

Рассмотрим следующий пример, отражающий образовательную деятельность высшего учебного заведения. Всю информацию об университете можно классифицировать по многочисленным информационным объектам, которые будут характеризоваться общими свойствами:

* информация о студентах -- в виде информационного объекта "Студент";

* информация о преподавателях -- в виде информационного объекта "Преподаватель";

* информация о факультетах -- в виде информационного объекта "Факультет". Свойства информационного объекта определяются информационными параметрами, называемыми реквизитами. Реквизиты представляются либо числовыми данными, например вес, стоимость, год, либо признаками, например цвет, марка машины, фамилия.

Реквизит -- логически неделимый информационный элемент, описывающий определенное свойство объекта, процесса, явления и т.п.

Информация о каждом студенте университета систематизирована и представлена посредством одинаковых реквизитов (хранится в виде картотеки и базы данных на факультетах):

фамилия, имя, отчество;

пол;

год рождения;

место рождения;

адрес проживания;

факультет.

Все перечисленные реквизиты характеризуют свойства информационного объекта "Студент".

Кроме выявления общих свойств информационного объекта классификация нужна для разработки правил (алгоритмов) и процедур обработки информации, представленной совокупностью реквизитов.

Например, алгоритм обработки информационных объектов библиотечного фонда позволяет получить информацию о всех книгах по определенной тематике, об авторах, абонентах и т.д.

Алгоритм обработки информационных объектов фирмы позволяет получить информацию об объемах продаж, о прибыли, заказчиках, видах производимой продукции и т.д.. Алгоритмы обработки в том и другом случае преследуют разные цели, обрабатывают разную информацию, реализуются разными способами.

При любой классификации желательно, чтобы соблюдались следующие требования:

* полнота охвата объектов рассматриваемой области;

* однозначность реквизитов;

* возможность включения новых объектов.

В нашей стране разработаны и применяются государственные, отраслевые, региональные классификаторы. Например, классифицированы отрасли промышленности, оборудование, профессии, единицы измерения, статьи затрат и т.д.

Классификатор -- систематизированный свод наименований и кодов классификационных группировок.

При классификации широко используются понятия классификационный признак и значение классификационного признака, которые позволяют установить сходство или различие объектов. Возможен подход к классификации с объединением этих двух понятий в одно, названное как признак классификации. Признак классификации имеет также синоним основание деления.

Разработаны три метода классификации объектов: иерархический, фасетный, дескрипторный. Эти методы различаются разной стратегией применения классификационных признаков. Рассмотрим основные идеи этих методов для создания систем классификации.

Иерархическая система классификации.

* исходное множество элементов составляет 0-й уровень и делится в зависимости от выбранного классификационного признака на классы (группировки), которые образуют 1-й уровень;

* каждый класс 1 -го уровня в соответствии со своим, характерным для него классификационным признаком делится на подклассы, которые образуют 2-й уровень;

* каждый класс 2-го уровня аналогично делится на группы, которые образуют 3-й уровень, и т.д.

Учитывая достаточно жесткую процедуру построения структуры классификации, необходимо перед началом работы определить ее цель, т.е. какими свойствами должны обладать объединяемые в классы объекты. Эти свойства принимаются в дальнейшем за признаки классификации.

Следует обратить внимание на то, что в иерархической системе классификации из-за жесткой структуры особое внимание следует уделить выбору классификационных признаков.

В иерархической системе классификации каждый объект на любом уровне должен быть отнесен к одному классу, который характеризуется конкретным значением выбранного классификационного признака. Для последующей группировки в каждом новом классе необходимо задать свои классификационные признаки и их значения. Таким образом, выбор классификационных признаков будет зависеть от семантического содержания того класса, для которого необходима группировка на последующем уровне иерархии.

Количество уровней классификации, соответствующее числу признаков, выбранных в качестве основания деления, характеризует глубину классификации.

Достоинства иерархической системы классификации:

* простота построения;

* использование независимых классификационных признаков в различных ветвях иерархической структуры. Недостатки иерархической системы классификации:

* жесткая структура, которая приводит к сложности внесения изменений, так как приходится перераспределять все классификационные группировки;

* невозможность группировать объекты по заранее не предусмотренным сочетаниям признаков.

Рассмотрим следующий пример. Поставлена задача -- создать иерархическую систему классификации для информационного объекта "Факультет", которая позволит классифицировать информацию обо всех студентах по следующим классификационным признакам: факультет, на котором он учится, возрастной состав студентов, пол студента, для женщин -- наличие детей. Система классификации представлена на рис.3.2. и будет иметь следующие уровни:

0-й уровень. Информационный объект "Факультет";

1-й уровень. Выбирается классификационный признак -- название факультета, что позволяет выделить несколько классов с разными названиями факультетов, в которых хранится информация обо всех студентах.

2-й уровень. Выбирается классификационный признак -- возраст, который имеет три градации: до 20 лет, от 20 до 30 лет, свыше 30 лет. По каждому факультету выделяются три возрастных подкласса студентов.

3-й уровень. Выбирается классификационный признак -- пол. Каждый подкласс 2-го уровня разбивается на две группы. Таким образом, информация о студентах каждого факультета в каждом возрастном подклассе разделяется на две группы -- мужчин и женщин.

4-й уровень. Выбирается классификационный признак -- наличие детей у женщин: есть, нет.

Построенная таким образом иерархическая система классификации имеет глубину классификации, равную четырем.

Рис. Пример иерархической системы классификации для информационного объекта "Факультет"

Фасетная система классификации.

Фасетная система классификации в отличие от иерархической позволяет выбирать признаки классификации независимо как друг от друга, так и от семантического содержания классифицируемого объекта. Признаки классификации называются ф а с е т а -м и (facet -- рамка). Каждый фасет (Ф/) содержит совокупность однородных значений данного классификационного признака. Причем значения в фасете могут располагаться в произвольном порядке, хотя предпочтительнее их упорядочение.

Например, фасет цвет содержит значения: красный, белый, зеленый, черный,желтый.

Фасет специальность содержит названия специальностей.

Фасет образование содержит значения: среднее, среднее специальное, высшее.

Схема построения фасетной системы классификации в виде таблицы отображена на рис.3.3. Названия столбцов соответствуют выделенным классификационным признакам

(фасетам), обозначенным Ф\, Ф2, ..., Ф'\, ..., Фп- Например, цвет, размер одежды, вес и т.д. Произведена нумерация строк таблицы. В каждой клетке таблицы хранится конкретное значение фасета. Например, фасет цвет, обозначенный Ф2, содержит значения: красный, белый, зеленый, черный, желтый.

Рис. Фасетная система классификации

Процедура классификации состоит в присвоении каждому объекту соответствующих значений из фасетов. При этом могут быть использованы не все фасеты. Для каждого объекта задается конкретная группировка фасетов структурной формулой, в которой отражается их порядок следования.

При построении фасетной системы классификации необходимо, чтобы значения, используемые в различных фасетах, не повторялись. Фасетную систему легко можно модифицировать, внося изменения в конкретные значения любого фасета.

Перечислим достоинства фасетной системы классификации:

* возможность создания большой емкости классификации, т.е. использования большого числа признаков классификации и их значений для создания группировок;

* возможность простой модификации всей системы классификации без изменения структуры существующих группировок.

Недостатком фасетной системы классификации является сложность ее построения, так как необходимо учитывать все многообразие классификационных признаков.

Рассмотрим пример разработки фасетной системы классификации для информационного объекта факультет.

Сгруппируем и представим в виде таблицы все классификационные признаки по фасетам:

* фасет - название факультета с пятью названиями факультетов;

* фасет - возраст с тремя возрастными группами;

* фасет - пол с двумя градациями;

* фасет - дети с двумя градациями.

Структурную формулу любого класса можно представить в виде:

Ks = (Факультет, Возраст, Пол, Дети). Присваивая конкретные значения каждому фасету, получим следующие классы:

* К1 = (Радиотехнический факультет, возраст до 20 лет, мужчина, есть дети);

* К3= (Коммерческий факультет, возраст от 20 до 30 лет, мужчина, детей нет);

* К5 = (Математический факультет, возраст до 20 лет, женщина, детей нет) и т.д.

Название факультета	Возраст	Пол	Дети
Радиотехнический	До 20 лет	М	Есть
Машиностроительный	20 -- 30 лет	Ж	Нет
Коммерческий	Свыше 30 лет
Информационные системы
Математический

Дескрипторная система классификации.

Для организации поиска информации, для ведения тезаурусов (словарей) эффективно используется дескрипторная (описательная) система классификации, язык которой приближается к естественному языку описания информационных объектов. Особенно широко она используется в библиотечной системе поиска.

Суть дескрипторного метода классификации заключается в следующем:

* отбирается совокупность ключевых слов или словосочетаний, описывающих определенную предметную область или совокупность однородных объектов, причем среди ключевых слов могут находиться синонимы;

* выбранные ключевые слова и словосочетания подвергаются нормализации, т.е. из совокупности синонимов выбирается один или несколько наиболее употребляемых;

* создается словарь в дескрипторе, т.е. словарь ключевых слов и словосочетаний, отобранных в результате процедуры нормализации.

Рассмотрим в качестве объекта классификации успеваемость студентов. Ключевыми словами могут быть выбраны: оценка, экзамен, зачет, преподаватель, студент, семестр, название предмета. Здесь нет синонимов, и поэтому указанные ключевые слова можно использовать как словарь дескрипторов. В качестве предметной области выбирается учебная деятельность в высшем учебном заведении. Ключевыми словами могут быть выбраны: студент, обучаемый, учащийся, преподаватель, учитель, педагог, лектор, ассистент, доцент, профессор, коллега, факультет, подразделение университета, аудитория, комната, лекция, практическое занятие; занятие и т.д. Среди указанных ключевых слов встречаются синонимы, например: студент, обучаемый, учащийся; преподаватель, учитель, педагог; факультет, подразделение университета и т.д. После нормализации словарь дескрипторов будет состоять из следующих слов: студент, преподаватель, лектор, ассистент, доцент, профессор, факультет, аудитория, лекция, практическое занятие и т.д.

Между дескрипторами устанавливаются связи, которые позволяют расширить область поиска информации. Связи могут быть трех видов:

* синонимические, указывающие некоторую совокупность ключевых слов как синонимы;

* родо-видовые, отражающие включение некоторого класса объектов в более представительный класс;

* ассоциативные, соединяющие дескрипторы, обладающие общими свойствами.

Пример синонимической связи: студент -- учащийся -- обучаемый.

Пример родо-видовой связи: университет -- факультет -- кафедра.

Пример ассоциативной связи: студент -- экзамен -- профессор -- аудитория.

3.2 Унифицированные системы документации. Понятие о стандартах предприятия

Унифицированные системы документации создаются на государственном, республиканском, отраслевом и региональном уровнях. Главная цель -- это обеспечение сопоставимости показателей различных сфер общественного производства. Разработаны стандарты, где устанавливаются требования:

* к унифицированным системам документации;

* к унифицированным формам документов различных уровней управления;

* к составу и структуре реквизитов и показателей;

* к порядку внедрения, ведения и регистрации унифицированных форм документов.

Однако, несмотря на существование унифицированной системы документации, при обследовании большинства организаций постоянно выявляется целый комплекс типичных недостатков:

* чрезвычайно большой объем документов для ручной обработки;

* одни и те же показатели часто дублируются в разных документах;

* работа с большим количеством документов отвлекает специалистов от решения непосредственных задач;

* имеются показатели, которые создаются, но не используются, и др.

Поэтому устранение указанных недостатков является одной из задач, стоящих при создании информационного обеспечения.

Например, стандарт предприятия МГУПИ - СТП МГУПИ 2068752-5-06 устанавливает единые требования к правилам оформления выпускных квалификационных работ, а также единые требования к правилам оформления курсовых проектов и работ для всех специальностей Московского государственного университета приборостроения и информатики. Выполнение требований этого стандарта обязательно для всех преподавателей МГУПИ, ведущих выпускные и курсовые проекты (работы), и всех студентов, выполняющих проекты (работы).

4. Структура информационной системы как совокупность обеспечивающих подсистем (информационное, техническое, программное, лингвистическое, и правовое обеспечение). Составные части информационных систем. Функциональные компоненты, организационные компоненты и компоненты системы обработки данных.

4.1 Понятие информационной системы

Экономическая информационная система (ЭИС) представляет собой совокупность внутренних и внешних информационных потоков экономического объекта, методов, средств и специалистов, участвующих в процессе обработки информации и выработке управленческих решений. ЭИС связывает объект и систему управления между собой и с внешней средой через информационные потоки [1].

Понятие системы включает в себя совокупность нескольких частей, взаимодействующих между собой и с внешней средой и функционирующих в целях получения некоторого результата. Для системы необходимо соблюдение следующих принципов:

целостность системы на основе существования общей структуры (поведение отдельных элементов или частей системы рассматривается
с позиции функционирования всей системы);

обеспечение устойчивого функционирования всей системы и достижения общей цели;

4.2 Структура информационной системы как совокупность обеспечивающих подсистем

Структуру информационной системы составляет совокупность отдельных ее частей, называемых подсистемами.

Подсистема -- это часть системы, выделенная по какому-либо признаку.

Общую структуру информационной системы можно рассматривать как совокупность подсистем независимо от сферы применения. В этом случае говорят о структурном признаке классификации, а подсистемы называют обеспечивающими. Таким образом, структура любой информационной системы может быть представлена совокупностью обеспечивающих подсистем (рис.4.1). Среди обеспечивающих подсистем обычно выделяют информационное, техническое, математическое, программное, организационное и правовое обеспечение.

Рис. Структура информационной системы как совокупность обеспечивающих подсистем.

Назначение подсистемы информационного обеспечения состоит в своевременном формировании и выдаче достоверной информации для принятия управленческих решений.

Информационное обеспечение -- совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных.

Схемы информационных потоков отражают маршруты движения информации и ее объемы, места возникновения первичной информации и использования результатной информации. За счет анализа структуры подобных схем можно выработать меры по совершенствованию всей системы управления.

В качестве примера простейшей схемы потоков данных можно привести схему, где отражены все этапы прохождения служебной записки или записи в базе данных о приеме на работу сотрудника -- от момента ее создания до выхода приказа о его зачислении на работу.

Построение схем информационных потоков, позволяющих выявить объемы информации и провести ее детальный анализ, обеспечивает:

* исключение дублирующей и неиспользуемой информации;

* классификацию и рациональное представление информации.

При этом подробно должны рассматриваться вопросы взаимосвязи движения информации по уровням управления. Следует выявить, какие показатели необходимы для принятия управленческих решений, а какие нет. К каждому исполнителю должна поступать только та информация, которая используется.

Методология анализа и разработки информационного обеспечения маркетинговой деятельности базируется на базовых идеях. Для понимания концепции методологии приведем основные ее идеи в виде двух последовательно реализуемых на практике этапов:

1-й этап -- обследование всех функциональных подразделений фирмы с целью:

* понять специфику и структуру ее деятельности;

* построить схему информационных потоков;

* проанализировать существующую систему документооборота;

* определить информационные объекты и соответствующий состав реквизитов (параметров, характеристик), описывающих их свойства и назначение.

2-й этап -- построение концептуальной информационно-логической модели данных для обследованной на 1-м этапе сферы деятельности. В этой модели должны быть установлены и оптимизированы все связи между объектами и их реквизитами. Информационно-логическая модель является фундаментом, на котором будет создана база данных.

Для создания информационного обеспечения необходимо:

* ясное понимание целей, задач, функций всей системы управления организацией;

* выявление движения информации от момента возникновения и до ее использования на различных уровнях управления, представленной для анализа в виде схем информационных потоков;

* совершенствование системы документооборота;

* наличие и использование системы классификации и кодирования;

* владение методологией создания концептуальных информационно-логических моделей, отражающих взаимосвязь информации;

* создание массивов информации на машинных носителях, что требует наличия современного технического обеспечения.

Техническое обеспечение -- комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы.

Комплекс технических средств составляют:

- компьютеры любых моделей;

- устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации;

- устройства передачи данных и линий связи;

- оргтехника и устройства автоматического съема информации;

- эксплуатационные материалы и др.

Документацией оформляются предварительный выбор технических средств, организация их эксплуатации, технологический процесс обработки данных, технологическое оснащение. Документацию можно условно разделить на три группы:

* общесистемную, включающую государственные и отраслевые стандарты по техническому обеспечению;

* специализированную, содержащую комплекс методик по всем этапам разработки технического обеспечения;