Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования Республики Беларусь

Белорусский национальный технический университет

Энергетический факультет

Кафедра экономики и организации энергетики

Пояснительная записка по курсовой работе по дисциплине

"Сетевые технологии и базы данных"

Минск

2009



Содержание

Введение

1. Реляционные СУБД. Принципы и этапы проектирования. Основные понятия реляционных БД (запись, поле, отношение, ключевое поле, запрос и т.д.)

1.1 Реляционная модель

1.2 Принципы и этапы проектирования СУБД

1.3 Основные понятия реляционных БД (запись, поле, отношение, ключевое поле, запрос и т.д.)

2. Понятие отчета. Структура отчета. Назначение

3. Анализ и постановка задачи в EXCEL

3.1 Введение

3.2 Постановка задачи

3.3 Математическая формулировка задачи

3.4 Решение задачи средствами MS EXCEL

3.5 Ввод данных при помощи VBA

3.6 Результаты расчетов, графики и диаграммы

3.7 Анализ полученных результатов

4. Проектирование Базы Данных

4.1 Создание таблиц

4.2 Схема данных

4.3 Создание форм

4.4 Создание запросов

4.5 Создание отчетов

Заключение

Список литературы



Введение

база реляционный отчет запрос

Мы знаем, что понятие информация и данные это взаимосвязанные понятия, но не тождественные. Хотя можно заметить следующее:

В те годы, когда формировалось понятие база данных, то в ней действительно хранились данные и только данные. Однако в современных системах управления базами данных имеется возможность не только хранить данные в своих структурах, но и хранить программный код, т.е. методы , с помощью которых происходит взаимодействие с потребителем или с другим программно - аппаратным комплексом.

В деловой или личной сфере часто приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых связан с определенным видом деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определенные знания и организационные навыки. Исходя из этого, актуальность темы курсовой работы, на мой взгляд, очевидна.

Microsoft Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые формы, запросы и отчеты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать отчеты, диаграммы и почтовые наклейки.

В базе данных сведения из каждого источника сохраняются в отдельной таблице. При работе с данными из нескольких таблиц устанавливаются связи между таблицами. Для поиска и отбора данных, удовлетворяющих определенным условиям, создается запрос. Запросы позволяют также обновить или удалить одновременно несколько записей, выполнить встроенные или специальные вычисления. Для просмотра, ввода или изменения данных прямо в таблице применяются формы. Форма позволяет отобрать данные из одной или нескольких таблиц и вывести их на экран, используя стандартный или созданный пользователем макет. Для анализа данных или распечатки их определенным образом используется отчет. Например, можно создать и напечатать отчет, группирующий данные и вычисляющий итоги, или отчет для распечатки почтовых наклеек

Таким образом, можно утверждать, что в современных базах данных хранятся не только данные, но и информация.



1. Реляционные СУБД. Принципы и этапы проектирования. Основные понятия реляционных БД (запись, поле, отношение, ключевое поле, запрос и т.д.).

1.1 Реляционная модель

Основа информационной системы, объект ее обработки - база данных. Что такое база данных (БД)?

В широком смысле слова можно сказать, что БД - это совокупность сведений о конкретных объектах реального мира в какой-либо предметной области. Синоним термина "база данных" - "банк данных".

Чтобы обеспечить быстроту и качество поиска данных в базе, этот процесс должен быть автоматизирован. Компьютерную базу данных можно создать несколькими способами:

С помощью алгоритмических языков программирования, таких как Basic, Pascal и т.д. Данный способ применяется для создания уникальных баз данных.

С помощью прикладной среды, например Visual Basic. С его помощью можно создавать базы данных, требующие каких-то индивидуальных особенностей построения.

С помощью специальных программных сред, которые называются системами управления базами данных.

В настоящее время существует несколько видов СУБД. Наиболее известными и популярными СУБД являются Access, FoxPro и Paradox.

БД может быть основана на одной модели или на совокупности нескольких моделей. Любую модель данных можно рассматривать как объект, который характеризуется своими свойствами (параметрами), и над ней, как над объектом, можно производить какие-либо действия.

Существуют три основных типа моделей данных: реляционная, иерархическая и сетевая.

Термин "реляционный" (от латинского relatio - отношение) указывает, прежде всего на то, что такая модель хранения данных построена на взаимоотношении составляющих ее частей. В простейшем случае она представляет собой двухмерный массив или двухмерную таблицу, а при создании сложных информационных моделей составит совокупность взаимосвязанных таблиц. Каждая строка такой таблицы называется записью, а столбец - полем.

Сразу поясним, что если в базе нет никаких данных (пустая база), то это все равно полноценная база данных. Этот факт имеет методическое значение. Хотя данных в базе и нет, но информация в ней все-таки есть -- это структура базы. Она определяет методы занесения данных и хранения их в базе. Простейший "некомпьютерный" вариант базы данных -- деловой ежедневник, в котором каждому календарному дню выделено по странице. Даже если в нем не записано ни строки, он не перестает быть ежедневником, поскольку имеет структуру, четко отличающую его от записных книжек, рабочих тетрадей и прочей писчебумажной продукции. Базы данных могут содержать различные объекты, но основными объектами любой базы данных являются ее таблицы. Простейшая база данных имеет одну таблицу, тогда структура такой базы данных тождественно равна структуре ее таблицы. А если записей в таблице нет, ее структура образована только набором полей. Изменив состав полей базовой таблицы (или их свойства), мы изменяем структуру базы данных и, соответственно, получаем новую базу данных.

Реляционная модель данных имеет следующие свойства:

Каждый элемент таблицы - один элемент данных.

Все поля в таблице являются однородными, т.е. имеют один тип.

Каждое поле имеет уникальное имя.

Одинаковые записи в таблице отсутствуют.

Порядок записей в таблице может быть произвольным и может характеризоваться количеством полей, типом данных.

Однако могут возникать некоторые проблемы при реляционном подходе.

Любую структуру данных можно преобразовать в простую двухмерную таблицу. Такое представление является наиболее удобным и для пользователя, и для машины, - подавляющее большинство современных информационных систем работает именно с такими таблицами, т.е. с реляционными базами данных.

Основная идея реляционного подхода состоит в том, чтобы представить произвольную структуру данных в виде двухмерной таблицы, т.е. нормализовать структуру.

Каждая запись в таблице должна иметь первичный ключ, т.е. идентификатор (или адрес), значение которого однозначно определяет эту и только эту запись. В противном случае невозможно отличить одну запись от другой.

Кроме первичного, могут использоваться так называемые простые (или вторичные) ключи таблицы. Простых ключей может быть множество. Они используются при упорядочивании (индексировании) таблиц.

Мы уже говорили, что процесс превращения иерархической или сетевой структуры данных в реляционную называется нормализацией. Внешне эта операция очень проста, но содержит некоторые нюансы, игнорирование которых может привести к неприятностям. Нюансы эти заключаются в том, что даже для простых двухмерных структур приходится подправлять состав полей.

Например, мы включим в таблицу поле, значение которого не зависит от первичного ключа. В таком случае появляется возможность утери информации. Однако важнее другое: повторяя многократно одни и те же данные, мы не только переделаем массу лишней работы, но и неминуемо ошибемся. Поэтому следует стремиться к исключению из таблицы полей, которые не связаны непосредственно с первичным ключом таблицы. Для этого, кроме оперативной, можно создать несколько справочных таблиц. Оперативная таблица меняется часто, а справочники - редко, их легко выправить раз и навсегда, внося в дальнейшем лишь небольшие изменения.

При проектировании таблиц рекомендуются следующие "золотые правила":

· Надо уяснить себе, что есть первичный ключ таблицы (т.е. убедиться, что двух записей с одинаковым значением ключа в таблице быть не может)

· Если первичный ключ не просматривается, подумать, правильно ли подобран состав полей

· Если первичный ключ безупречен, к нему можно дописывать любые атрибуты, зависящие только от ключа.

Если при просмотре подготовленной БД в паре таблиц обнаружится одноименное поле, которое не входит в первичный ключ ни одной из этих таблиц, - это ошибка нормализации. Система не сможет контролировать согласованность значений таких полей.

1.2 Принципы и этапы проектирования СУБД

Прежде чем приступать к работе с базой данных, в первую очередь необходимо выбрать модель представления данных. Она должна отвечать следующим требованиям:

Наглядность представления информации;

Простота ввода информации;

Удобство поиска и отбора информации;

Возможность использования информации, введенной в другую базу;

Возможность быстрой перенастройки базы данных (добавление новых полей, новых записей, их удаление).

При разработке БД можно выделить следующие этапы работы.

I этап. Постановка проблемы

На этом этапе формируется задание по созданию БД. В нем подробно описывается состав базы, назначение и цели ее создания, а также перечисляется, какие виды работ предполагается осуществлять в этой базе данных (отбор, дополнение, изменение данных, печать или вывод отчета, др.)

II этап. Анализ объекта

На этом этапе необходимо рассмотреть, из каких объектов может состоять ваша БД, каковы свойства этих объектов. После разбиения БД на отдельные объекты необходимо рассмотреть свойства каждого из этих объектов, другими словами, установить, какими параметрами описывается каждый объект. Все эти сведения можно располагать в виде отдельных записей и таблиц. Далее необходимо рассмотреть тип данных каждой отдельной единицы записи (текстовый, числовой и т.д.). Сведения о типах данных также следует занести в составляемую таблицу.

III этап. Синтез модели

На этом этапе по проведенному выше анализу необходимо выбрать определенную модель БД. Далее рассматриваются достоинства и недостатки каждой модели, сопоставить их с требованиями и задачами вашей БД и выбрать ту модель, которая сможет максимально обеспечить реализацию поставленной задачи. После выбора модели необходимо нарисовать ее схему с указанием связей между таблицами или узлами.

IV этап. Способы представления информации, программный инструментарий

После создания модели необходимо, в зависимости от выбранного программного продукта, определить форму представления информации. В большинстве СУБД данные можно хранить в двух видах:

С использованием форм;

Без использования форм.

Форма - созданный пользователем графический интерфейс для ввода данных в базу.

V этап. Синтез компьютерной модели объекта и технология его создания

После рассмотрения инструментальных возможностей выбранного программного продукта можно приступить к реализации БД на компьютере. В процессе создания компьютерной модели можно выделить некоторые стадии, типичные для любой СУБД.

Стадия 1. Запуск СУБД. В процессе выполнения данной стадии необходимо запустить СУБД, создать новый файл, открыть существующую.

Стадия 2. Создание исходной таблицы или таблиц.

Создавая исходную таблицу, необходимо указать имя и тип каждого поля. Имена полей не должны повторяться внутри одной таблицы. В процессе работы с БД можно дополнять таблицу новыми полями. Созданную таблицу необходимо сохранить, дав ей имя, уникальное в пределах создаваемой базы.

Стадия 3. Создание экранных форм.

Первоначально необходимо указать таблицу, на базе которой будет создаваться форма. Ее можно создавать при помощи Мастера форм или самостоятельно, указав, какой вид она должна иметь (например, в виде столбца или таблицы). Имя формы может совпадать с именем таблицы, на базе которой она создана. На основе одной таблицы можно создать несколько форм, которые могут отличаться видом или количеством используемых из данной таблицы полей. После создания форму необходимо сохранить. Созданную форму можно редактировать, изменяя местоположение, размеры и формат полей.

Стадия 4. Заполнение БД.

Процесс заполнения БД может проводиться в двух видах: в виде таблицы и в виде формы. Числовые и текстовые поля можно заполнять в виде таблицы, а поля типа МЕМО и OLE - в виде формы.

VI этап. Работа с созданной базой данных

Работа с БД включает в себя такие действия, как:

Поиск необходимых сведений;

Сортировка данных;

Отбор данных;

Вывод на печать;

Изменение и дополнение данных.

1.3 Основные понятия реляционных БД (запись, поле, отношение, ключевое поле, запрос и т.д.)

Как и все остальное программное обеспечение баз данных, Access представляет каждый набор структурированных данных в виде таблицы. В таблице имеются строки, каждая из которых соответствует одному блоку (скажем, отдельному лицу, компании, продукции, части или заказу). Такие блоки называют записями.

В таблице есть также и столбцы, в каждом из которых перечисляются отдельные детали о каждой записи. Если, к примеру, записи представляют информацию о людях, в таблице могут быть столбцы для имени, адреса улицы и другой информации различного содержания. Каждая деталь, представленная в столбце, занимает одно из полей записи.

В каждой базе данных может быть (и, обычно, должно быть) несколько таблиц. Если, к примеру, создается база данных поступления заказов, потребуется одна таблица для информации о потребителях, одна таблица для размещения их заказов и одна для заказанных товаров (это минимум). В качестве альтернативы можно смешивать все виды информации в одной таблице, но такой метод, как правило, довольно сильно снижает эффективность работы. (Представьте, что потребуется дублировать всю информацию о заказчике и о каждом заказанном продукте во всех записях, добавляемых в базу данных.) С учетом использования Access, информацию о клиенте потребуется сохранять только один раз в отдельной таблице. При размещении заказа потребителем сразу же определяется связь записи потребителя с этим заказом, что позволяет легко проследить, кто и когда покупает продукцию. Такая возможность связывать отдельные таблицы позволяет создавать в Access реляционные базы данных (прежде всего, связь между таблицами является одним из видов зависимости).

Мощь реляционных баз данных заключается в том, что с их помощью можно быстро найти и связать данные из разных таблиц при помощи запросов; форм и отчетов. Для этого каждая таблица должна содержать одно или несколько полей, однозначно идентифицирующих каждую запись в таблице. Эти поля называются ключевыми полями таблицы. Если для таблицы обозначены ключевые поля, то процессор базы данных (в Access - Microsoft Jet) предотвращает дублирование или ввод пустых значений в ключевое поле.

Ключевым полем в таблице заказов является Код заказа -- он однозначно идентифицирует, кто, когда, что заказал и на какую сумму. Здесь же можно узнать какой сотрудник принял заказ к исполнению. Поскольку один сотрудник может принять множество заказов, поле Код сотрудника в таблице заказов не является ни уникальным, ни ключевым, зато в таблице Сотрудники это поле уникально.

Про подобные таблицы говорят, что они связаны реляционными отношениями. Соответственно, системы управления, способные работать со связанными таблицами, называют системами управления реляционными базами данных, а схему данных в технической литературе могут называть схемой реляционных отношений.

Запросы представляют собой команды, используемые для извлечения специфических данных из таблиц Access. Самый распространенный тип --запрос на выборку. Он собирает записи, содержащие поля, в которых сопоставляются заданные критерии. Запрос представляет результат поисков в собственной таблице, где информация расположена в удобном для просмотра виде. После проектирования запроса его можно использовать повторно в любое время для получения доступа к информации в базе данных, которая сопоставляет заданные критерии. Для определения того, какая информация должна появиться в этом блоке, в запросе можно размещать форму, отчет или страницу доступа к данным.

Для более удобного представления на экране необработанной информации предоставленной таблицами и запросами, используются формы. С помощью форм можно выделять особые поля, которые требуется отобразить, использовать такие средства управления, как раскрывающиеся списки, флажки, а также форму, в которой осуществляется расчет на основе другой информации. Можно также добавлять и другие элементы управления. Например, кнопки, которые позволяют управлять отображаемой информацией.

В случае необходимости в распечатке информации из базы данных используются отчеты. Подобно форме, отображаемой на экране, отчет позволяет выбирать критерии, согласно которым извлекается информация, а также предоставляет возможность добавлять текст и графические элементы для описания и выделения информации. Копии отчета позволяют распределять отчеты Access в электронной форме для просмотра другими пользователями, в том числе и теми, у которых не установлена программа Access.

Все элементы, обсуждаемые выше (таблицы, формы, запросы и др.), являются, выражаясь терминологией Access, объектами баз данных. Этот термин очень удобен для описания различных элементов баз данных Access.



2. Понятие отчета. Структура отчета. Назначение

Одной из основных задач создания и использования баз данных является предоставление пользователям необходимой информации на основе существующих данных. В Access 2002 для этих целей предназначены формы и отчеты. Отчеты позволяют выбрать из базы данных требуемую пользователем информацию и оформить ее в виде документов, которые можно просмотреть и напечатать. Источником данных для отчета может быть таблица или запрос. Кроме данных, полученных из таблиц, в отчете могут отображаться вычисленные по исходным данным значения, например итоговые суммы. Отчеты и формы Access имеют много общего. Однако, в отличие от форм, отчеты не предназначены для ввода и правки данных в таблицах. Они позволяют лишь просматривать и печатать данные. В отчете невозможно изменить исходные данные с помощью элементов управления, как это можно сделать с помощью форм. Хотя в отчетах можно использовать такие же элементы управления для указания состояния переключателей, флажков и списков. Отчет, как и форма, может быть создан с помощью мастера. Разделы отчета подобны разделам формы и включают заголовок и примечание отчета, область данных, а также верхний и нижний колонтитулы. В примечание отчета часто помещают поля с итоговыми значениями. Элементы управления могут быть добавлены в отчет с помощью панели инструментов Панель элементов (Toolbox), идентичной той, что используется в режиме Конструктора форм. Форматирование и группировка элементов управления в отчете выполняются аналогично форматированию и группировке элементов управления в форме. Формы могут содержать подчиненные формы, а отчеты могут содержать подчиненные отчеты.

Отчет -- это объект базы данных, который предназначен для вывода информации из баз данных, прежде всего на принтер. Отчеты позволяют выбрать из баз данных нужную пользователю информацию, оформить ее в виде документа, перед выводом на печать просмотреть на экране. Источником данных для отчета может служить таблица или запрос. Кроме данных, полученных из таблиц, в отчете могут отображаться вычисляемые поля, например, итоговые суммы. Access предлагает несколько способов создания отчетов. Наиболее простым из них является использование средств автоматического создания отчета. Автоматически создаваемый на основе таблицы или запроса отчет называется автоотчетом. Access позволяет автоматически создавать отчеты двух форматов: в столбец и ленточный.

Чтобы создать автоотчет:

1. На панели объектов окна База данных (Database) щелкните по ярлыку Отчеты (Reports) и нажмите кнопку Создать (New). Появится диалоговое окно Новый отчет (New Report), представленное на рис. 2.1.

Рис. 2.1. Диалоговое окно Новый отчет

2. В списке диалогового окна Новый отчет (New Report) выделите один из элементов: Автоотчет: в столбец (AutoReport: Columnar) или Автоотчет: ленточный (AutoReport: Tabular).

3. В поле со списком, находящемся в нижней части диалогового окна Новый отчет (New Report), содержатся имена всех таблиц и запросов базы данных, которые могут быть использованы в качестве источника данных для отчета. Щелкните левой кнопкой мыши по кнопке со стрелкой для открытия списка, а затем выделите в списке необходимый элемент.

4. Нажмите кнопку ОК.

В результате Access автоматически создаст отчет на основе выбранного источника данных, используя ленточный формат или формат в столбец. Ленточный формат располагает поля выводимых записей в строку. Формат в столбец располагает поля выводимых записей в столбец. Автоотчет, созданный с использованием любого из этих двух форматов, будет включать все поля и записи, имеющиеся в выбранном источнике данных. Чтобы созданный отчет можно было использовать в дальнейшем, его необходимо сохранить. Для этого выберите команду Файл, Сохранить (File, Save) или нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов. Затем, в текстовое поле появившегося диалогового окна Сохранение (Save As) введите название нового отчета (например: Мой отчет) и нажмите кнопку ОК.

Рис. 2.2. Диалоговое окно Сохранение

Создание отчета с помощью Мастера отчетов

Еще одним простым и быстрым способом создания отчетов является использование Мастера отчетов. С его помощью можно создавать отчеты (от самых простых до включающих подчиненные отчеты), содержащие поля из одной или более таблиц или запросов. Использование Мастера отчетов позволяет очень быстро познакомиться со многими основными средствами разработки отчетов, предоставляемыми Access 2002. Чтобы более наглядно представить процесс создания отчета с помощью мастера, опишем процедуру создания отчета на основе сразу нескольких таблиц: "Товары" (Products), "Поставщики" (Suppliers) и "Типы" (Categories) базы данных "Борей" (Northwind). В отчете будет представлено текущее количество товаров на складе по категориям.

Чтобы создать простой отчет:

1. На панели объектов окна базы данных щелкните по ярлыку Отчеты (Reports) и нажмите кнопку Создать (New). Появится диалоговое окно Новый отчет (New Report) (см. рис. 2.1).

2. В списке диалогового окна Новый отчет (New Report) выделите элемент Мастер отчетов (Report Wizard). В поле со списком, находящемся в нижней части диалогового окна Новый отчет (New Report), содержатся имена всех таблиц и запросов базы данных, которые могут быть использованы в качестве источника данных для отчета. Раскройте этот список и выделите в нем таблицу "Товары". Нажмите кнопку ОК. Появится первое диалоговое окно Мастера отчетов (рис. 2.3).

Рис. 2.3. Первое диалоговое окно Мастера отчетов



3. Прежде всего нужно определить, какие поля включить в отчет. Из таблицы "Товары" в отчете будут использоваться следующие поля: "КодТовара" (ProductID), "Марка" (ProductName), "Цена" (UnitPrice), "НаСкладе" (UnitsInStock). С помощью кнопки ">" (или дважды щелкнув по элементу списка) поочередно переместите эти поля из списка Доступные поля (Available Fields) в список Выбранные поля (Selected Fields). В отчете поля появляются слева направо, в соответствии с последовательностью их расположения в списке Выбранные поля.

4. Кроме того, чтобы видеть поставщиков товара и категории, в создаваемый отчет необходимо добавить поле "Название" (CompanyName) из таблицы "Поставщики" (Suppliers) и "Категория" (CategoryName) из таблицы "Типы" (Categories). Для добавления первого недостающего поля раскройте список Таблицы и запросы (Tables/Queries) и выберите элемент Таблица: Поставщики (Table: Suppliers). Имя поставщика не должно отображаться в конце отчета. Чтобы столбец "Название" выводился сразу за столбцом "Марка", в списке Выбранные поля (Selected Fields) выделите поле "Марка", затем в списке Доступные поля (Available Fields) выделите поле "Название" и нажмите кнопку ">". Access переместит поле "Название" из списка Доступные поля (Available Fields) и вставит его в список Выбранные поля (Selected Fields) после поля "Марка", перед полем "Цена".

5. Аналогично добавьте в конец списка поле "Категория" из таблицы "Типы". Чтобы перейти ко второму диалоговому окну Мастера отчетов, изображенному на рис. 2.4, нажмите кнопку Далее.



Рис. 2.4. Второе диалоговое окно Мастера отчетов

6. Во втором диалоговом окне необходимо указать, каким образом будут структурированы данные в отчете. Мастер проверяет связи между таблицами и в зависимости от выбранного представления предлагает несколько вариантов группировки записи в отчете. Чтобы осуществить группировку по товарам, выделите в списке элемент Товары (by Products).

7. Нажмите на кнопку Вывести дополнительные сведения (Show Me More Information) в левой части диалогового окна для отображения одного из вспомогательных диалоговых окон Мастера отчетов. Если в этом диалоговом окне нажать кнопку Показать примеры (Show Me Examples), то Access выведет дополнительные вспомогательные диалоговые окна, в которых используются "примеры из таблиц "Продажи" (Sales Reps), "Клиенты" (Customers) и "Заказы" (Orders), позволяющие продемонстрировать различные способы группировки, которые Мастер отчетов может автоматически применить к создаваемому отчету. Закройте все вспомогательные диалоговые окна и вернитесь к диалоговому окну Мастера отчетов, изображенному на рис. 2.4. Нажмите кнопку Далее (Next) для перехода к третьему диалоговому окну Мастера отчетов.



Рис. 2.5. Предупреждение Мастера отчетов

8. В третьем диалоговом окне Мастера отчетов необходимо определить дополнительные уровни группировки в отчете. Выделите в списке поле "Категория" (Category) и нажмите кнопку ">" (или просто дважды щелкните по этому полю в списке), чтобы установить группировку по категории товаров (рис. 2.6).

9. Мастер отчетов позволяет задать интервалы значений, по которым группируются данные. Чтобы изменить их в этом же (третьем) диалоговом окне Мастера отчетов, нажмите кнопку Группировка (Grouping Options). На экране появится диалоговое окно Интервалы группировки (Grouping Intervals), изображенное на рис. 2.7. Изменяя интервал группировки, можно влиять на способ группировки данных в отчете. Для числовых полей можно задать группировку по десяткам, сотням и прочим значениям. Для текстовых полей возможна группировка по первой букве, первым трем буквам и т. д.

Рис. 2.6. Третье диалоговое окно Мастера отчетов



Рис. 2.7. Диалоговое окно Интервалы группировки

10. Для создаваемого отчета выберите из списка Интервалы группировки (Grouping Intervals) вариант Обычный (Normal) и нажмите кнопку ОК. Для перехода к четвертому диалоговому окну Мастера отчетов нажмите кнопку Далее (Next).

11. Access 2002 позволяет сортировать записи в пределах группы по значению произвольного поля, при этом сортировка проводится не более чем по четырем полям (рис. 2.8). Выберите в первом раскрывающемся списке поле "КодТовара" (ProductID). По умолчанию принят порядок сортировки по возрастанию; если вы хотите выбрать порядок сортировки по убыванию, то нажмите на кнопку справа от раскрывающегося списка. Для возврата к сортировке по возрастанию снова нажмите на эту кнопку.

12. Чтобы указать для столбца отчета итоговую информацию, нажмите" на кнопку Итоги (Summary Options). В появившемся диалоговом окне Итоги (Summary Options), изображенном на рис. 2.9, можно задать параметры для выбранного столбца. Выбрать можно среди всех числовых полей отчета, не являющихся счетчиками, которые Мастер отчетов перечислит в этом диалоговом окне и позволит установить для любого из них флажки Sum, Avg, Min и Мах. В зависимости от установленных флажков Мастер отчетов добавит соответствующие итоговые поля в конец отчета, вычисляющие итоговую сумму, среднее значение, минимальное или максимальное значение данного поля по всем записям. Группа переключателей Показать (Show) позволяет выбрать, следует ли в отчете указывать только итоги или необходимо выдавать полный отчет, добавляя поля с промежуточными итогами в конце каждой группы и поля с полными итогами в конце отчета. Для создаваемого отчета установите флажки Sum для поля "НаСкладе" и Avg для поля "Цена", переключатель данные и итоги (Detail and Summary) и флажок Вычислить проценты (Calculate Percent of Total for Sum), который позволяет выводить долю группы (в процентах) в общем итоге для всех групп (рис. 2.9). Для возврата к диалоговому окну Мастера отчетов нажмите кнопку ОК.

Рис. 2.8. Четвертое диалоговое окно Мастера отчетов

13. Нажмите кнопку Далее (Next), чтобы перейти к пятому диалоговому окну Мастера отчетов, изображенному на рис. 2.10. Мастер отчетов предложит на выбор шесть вариантов оформления сгруппированных данных (вариантов макета отчета). В левой части диалогового окна Мастера отображается эскиз выбранного макета. Выберите в группе Макет (Layout) переключатель ступенчатый (Stepped). По умолчанию Мастер отчетов устанавливает флажок Настроить ширину полей для размещения на одной странице (Adjust the field width so all fields fit on a page), что позволяет сэкономить бумагу и сделать отчет более удобным для чтения. В группе Ориентация (Orientation) можно выбрать расположение страницы отчета при печати. Широким отчетам, в которых отображается много полей в одной строке, удобно задавать ориентацию альбомная (Landscape). Для отчета же из нашего примера оставьте выбранным переключатель книжная (Portrait). Чтобы перейти к шестому диалоговому окну Мастера отчетов, нажмите кнопку Далее (Next).

Рис. 2.9. Диалоговое окно Итоги

Рис. 2.10. Пятое диалоговое окно Мастера отчетов

14. В шестом диалоговом окне Мастера отчетов выберите один из предложенных стилей оформления отчета. В левой части диалогового окна Мастера отображается эскиз отчета выбранного стиля (рис. 2.11). Для создаваемого отчета выберите стиль Сжатый (Compact), а затем нажмите кнопку Далее (Next) для перехода к последнему диалоговому окну Мастера отчетов.

Рис. 2.11. Шестое диалоговое окно Мастера отчетов

15. В последнем диалоговом окне Мастера отчетов (рис. 2.12) в качестве заголовка отчета введите: Товары на складе. Мастер отчетов сохранит созданный отчет под этим же именем. Выберите переключатель Просмотреть отчет (Preview the Report) и нажмите кнопку Готово (Finish) для завершения создания отчета. Мастер отчетов создаст отчет и отобразит его в режиме Предварительного просмотра. Если при этом необходимо получить справку по работе с отчетом, предварительно установите флажок Вывести справку по работе с отчетом? (Display Help on Working with the Report?).

На рис. 2.13 изображен отчет, созданный мастером. Для просмотра всех частей отчета воспользуйтесь вертикальной и горизонтальной полосами прокрутки. Этот отчет можно использовать непосредственно в том виде, как его создал мастер, или применить его как основу для разработки более сложного отчета.



Рис. 2.12. Последнее диалоговое окно Мастера отчетов

Рис. 2.13. Отчет "Товары на складе", созданный Мастером отчетов

Структура отчета

Отчет состоит из нескольких частей, называемых разделами. Рассмотрим их назначение. Разделы (sections) отчета включают заголовок отчета, примечание отчета, область данных отчета, а также верхний и нижний колонтитулы страниц отчета. Заголовок и примечание отчета, верхний и нижний колонтитулы страницы не являются обязательными элементами структуры отчета. Эти разделы можно добавить или удалить из отчета с помощью соответствующей команды меню Вид (View) в режиме Конструктора. Раздел заголовка отчета определяет высоту области заголовка отчета. Этот раздел может содержать текст, графику и другие элементы управления, которые будут выводиться в верхней части отчета. В многостраничном отчете раздел заголовка отображается только на первой странице. Раздел области данных предназначен для отображения записей источника данных отчета. Этот раздел может содержать элементы управления для отображения данных из каждой записи в источнике -- таблице и запросе. Раздел примечаний отчета определяет высоту области примечания отчета и добавляется вместе с разделом заголовка отчета. При печати многостраничного отчета примечание будет отображено только внизу последней страницы. Для добавления областей заголовка и примечания отчета выберите команду Вид, Заголовок/примечание отчета (View, Report Header/Footer). Если отчет уже содержит данные области, то команда меню Заголовок/примечание отчета (Report Header/Footer) будет отмечена флажком. При печати многостраничного отчета содержимое разделов верхнего и нижнего колонтитулов страниц отчета выводится на каждой странице. Чтобы добавить к отчету верхний и нижний колонтитулы, выберите команду Вид, Колонтитулы (View, Page Header/Footer). Если отчет уже содержит эти области, то команда меню Колонтитулы (Page Header/Footer) будет отмечена флажком. Для удаления областей верхнего и нижнего колонтитулов страниц отчета снова выберите команду Вид, Колонтитулы (View, Page Header/Footer). Поскольку отчеты, как правило, включают группировку записей и вывод промежуточных итогов, в них могут присутствовать дополнительные разделы Заголовок группы (Group Header) и Примечание группы (Group Footer). В зависимости от количества уровней группировки в отчете может быть разное количество таких разделов.



3. Анализ и постановка задачи в EXCEL

3.1 Введение

Решение статистических задач - очень важная вещь для экономистов, да и не только. Ведь каждый человек сталкивается с этой необходимостью каждый день.

Всякую задачу, в которой нужно сделать прогноз числовой функции можно отнести к статистической задаче. Суть этих задач состоит в том, что необходимо сделать прогноз какого-либо заданного критерия при условии, что сколь угодно большое количество других параметров находится в определённых пределах.

3.2 Постановка задачи

По представленной в таблице информации о суммарном объеме продаж автомобилей:

1. Построить график суммарного объема продаж.

2. Получить уравнение регрессии.

3. Спрогнозировать объем продаж за 7,8,9 недели.

Таблица суммарного объема продаж
Недели	1	2	3	4	5	6	7	8	9
Количество	7	9	12	13	14	17

3.3 Математическая формулировка задачи

Уравнение регрессии вычисляется по формуле y=a₀+a₁*t

Где a₀; a₁ определяются путем решения аналитического уравнения методам наименьших квадратов



a₀= a₁=

t - период времени, при этом сумма t должна равняться нулю

3.4 Решение задачи средствами MS EXCEL

Следующим шагом является расчет, т. е. введение в ячейки формул для расчета искомых данных.

Уравнение регрессии имеет вид y=12+1,463*t

Тогда исходная таблица примет вид:

Таблица суммарного объема продаж
Недели	1	2	3	4	5	6	7	8	9
Количество	7	9	12	13	14	17	17,86	19,32	20,79
коэффициент t	-3	-2	-1	1	2	3	4	5	6
коэффициент t^2	9	4	1	1	4	9	16	25	36
произведение	-21	-18	-12	13	28	51

3.5 Ввод данных при помощи VBA

Ввод и вывод данных можно произвести и при помощи VBA. Для этого вызываем программу VBA, создаём форму, в которой вводим поля ввода данных и кнопки расчёта. Форма выглядит следующим образом



Рис. 3.2. Форма

3.6 Результаты расчетов, графики и диаграммы

В задании необходимо построить график, отражающий суммарный объем продаж

Рис. 3.1. График суммарного объема продаж



3.7 Анализ полученных результатов

Таким образом, решением задачи является что:

В конце 7-ой недели суммарный объем продаж равен 17

В конце 8-ой недели суммарный объем продаж равен 19

В конце 9-ой недели суммарный объем продаж равен 20



4. Проектирование базы данных

Для выполнения этого задания необходимо создать базу данных "Магазин автомобильных запасных частей". Здесь должна содержаться информация о деталях к разным автомобилям, информация о состояние деталей, серийный номер запчастей и год выпуска. Покажу свою базу данных поэтапно, то есть постараюсь описать каждый шаг.

4.1 Создание таблицы с информацией о деталях и их характеристиках

В окне базы данных необходимо выбрать тип создаваемого документа, в данном случае это будет таблица. Затем следует щелкнуть "Создать", потом выбрать режим конструктора и в появившемся окне конструктора ввести имя поля и тип данных.

Рисунок 4.1- Сведения о деталях в режиме конструктор.



Перейдя в режим таблицы, следует ввести информацию по каждому из полей. После проделанной работы, таблица будет выглядеть следующим образом.

Рисунок 4.2 - Сведения о деталях в режиме таблица.

Следующим шагом будет создание еще одной таблицы, отражающей данные детали, которые показывают главным образом страну производитель и марку автомобиля.

В режиме конструктор она будут выглядеть так:

Рис 4.3 - создание таблицы



Рисунок 4.4- Сведения о запчастях и автомобилях в режиме конструктор.

4.2 Создание схемы данных между таблицами

Для создания схемы данных между таблицами нужно нажать на кнопку Схема Данных. Щелкнуть по кнопке Добавить таблицу.

После добавления закрываем окно и создаём связь один-к-одному.

Рис 4.5. Создание схемы данных между таблицами

4.3 Создание форм для ввода данных

Для создания форм следует щелкнуть "Формы", "Создать" и в окне Новая форма поставить функцию Мастер форм. Источник данных выбираешь таблицу, которая нужна для создания формы.



Рисунок 4.6- Выбор режима формы

После настроек формы имеют следующий вид:

Рисунок 4.7- Готовая форма год выпуска деталей

Таким же образом создаем форму "Общая":



Рисунок 4.8- Форма Общая

Рисунок 4.9 - Кнопочная форма.

4.4 Создание запросов в базе данных

Для того, чтобы создать запрос в базе данных нужно нажать кнопку Запросы, Создать. Появится диалоговое окно:



Рисунок 4.10- Выбор режима запроса

Где можно выбрать вид запроса и щелкнуть по кнопке ОК. В появившемся окне выбираем нужные таблицы. Далее следует выбрать нужные поля для создания данного запроса. В результате получается новая таблица с другим набором полей. Условие отбора можно включить аналогично включению фильтра.

Рисунок 4.11- Запрос на выборку в режиме простой запрос

Таким образом, получается следующий запрос.



Рисунок 4.12- Готовый запрос Страна производитель

Я также создал запрос Год выпуска.

Рисунок 4.13- Готовый запрос Год выпуска

4.5 Создание отчетов в базе данных

Для того, чтобы создать отчет нужно открыть закладку Создать, щелкнуть по кнопке Отчет. Он будет иметь следующий вид.

Рисунок 4.14 - Отчет



Заключение

При разработке курсового проекта, я изучил весь основной пакет Microsoft Office на практике. В ходе выполнения получила навыки управления с основными функциями программ входящих в данный пакет, таких как

· Microsoft Word

· Microsoft Excel

· Microsoft Access

Microsoft Access - самая популярная в мире база данных для операционной системы Microsoft Windows. Кроме того, система управления базами данных Access - также мощная платформа разработки с чрезвычайно гибкой и функциональной интегрированной средой. Access - это инструмент, предназначенный для разработки и развертывания широкопредметных информационных бизнес-систем.

Среда Access может с успехом использоваться начинающими пользователями для познания секретов реляционных баз данных и увлекательных занятий по созданию несложных приложений и в то же время предоставляет мощные инструменты разработки опытным программистам. Чрезвычайно развитые справочная система, средства обучения, мастера и программы-надстройки позволяют при построении приложения и работе в Access найти выход из любой ситуации и получить ответ на любой вопрос. Начинать работать с Access можно практически с любым уровнем подготовки. Создаваемые прикладные решения могут легко расширяться для реализации новых деловых задач и управления данными.

В конечном итоге я могу сделать вывод о полезности использования данного программного продукта, так как в век высокой компьютеризации необходимо применять все достижения компьютерных технологий.



Список литературы

1. Справка Microsoft.

2. Лабораторный практикум по курсу Access.

3. Джон Кауфельд, Access 2002 для "Чайников". : Пер.с англ. - М. : Издательский дом "Вильямс", 2002. - 304 с.: ил. - Парал. тит. англ.

4. Microsoft Access 2000. Шаг за шагом: Практ. пособ. / Пер. с англ. МОСКВА : Издательство ЭКОМ, 2002. -- 352 с.: илл.

Размещено на Allbest.ru