Методические аспекты работы в Word

МЕТОДИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ работы в Word

Содержание

1.Запуск Word. Окно Word

2.Создание документа и ввод текста

3.Представление документа на экране

4.Сохранение документа

5.Печать документа

1. Запуск Word. Окно Word

Общие сведения и запуск текстового редактора

Текстовый редактор Word является одним из наиболее распространённых текстовых редакторов. Это обуславливается в первую очередь его многочисленными преимуществами. К таковым в первую очередь принадлежат широкие функциональные возможности. Тяжело найти такую задачу при работе с текстами, которую невозможно было бы решить средствами Word.

Существует несколько версий Word для Windows, каждая следующая версия совместима, как правило, с предыдущими версиями и имеет дополнительные возможности.

Для запуска Word следует выполнить команду Пуск - Программы - Microsoft Word, после чего на экране появится окно редактора.

Структура окна Word типична для приложений Windows. В неё входят элементы, необходимые для редактирования и форматирования текстов. В верхней части окна располагаются панели команд, к которым относятся строка меню и панели инструментов.

Под панелями инструментов располагается линейка, проградуированная в сантиметрах или дюймах. Она помогает контролировать размещение элементов страницы и управлять операциями форматирования.

Основную часть окна занимает рабочая область, содержащая окно редактируемого документа. Если окно документа развёрнуто на всю рабочую область, то оно совпадает с окном программы. Поэтому в окне присутствуют два набора кнопок управления размером. Верхние кнопки относятся к программе, а нижние - к документу, и путать их не надо.

Вертикальная полоса прокрутки программы Word имеет особенность. Под ней расположены три дополнительные кнопки перехода: на страницу вверх и вниз или к избранному объекту, в качестве которого может выступать страница, раздел, таблица, сноска, заголовок, рисунок и т. п.

В самой нижней части окна располагается строка состояния. Она содержит справочную информацию о документе и индикаторы, указывающие на текущий режим работы.

2. Создание документа и ввод текста

Итак, после запуска Word с помощью Главного меню или двойного щелчка по пиктограмме Word, в окне процессора открывается пустой Документ 1. Этот документ создаётся по умолчанию на основе шаблона Новый документ (файл Normal.dot).

Если вы хотите создать документ не на основе шаблона, предложенного по умолчанию, а выбрать иной шаблон, щелкните по пиктограмме Создать на панели инструментов или выберите команду меню Файл - Создать. В ответ откроется диалог, в котором вы можете выбрать устраивающий вас шаблон, пользуясь любой из предложенных вкладок.

Возможно, что тот шаблон, который вы выбрали, вас не вполне устраивает. Некоторые общие параметры документа вы сможете откорректировать в диалоге Параметры страницы, который вызывается из меню Файл одноимённой командой. Диалоговое окно Параметры страницы состоит из четырёх вкладок, названия которых говорят сами за себя.

? Вкладка Размера бумаги позволяет задать размер листа, на который будет при печати выводиться документ, а также определить ориентацию листа - книжную или альбомную.

? С помощью вкладки Поля определяются размеры полей, т.е. пустых областей, примыкающих к краям листа, между которыми располагается основной текст. Значения полей вводятся в счётчики Верхнее, Нижнее и т.д. Ниже этих счётчиков группа других счётчиков, называемых От края колонтитула - в них устанавливаются расстояния от края листа до верхнего и нижнего колонтитулов. Если вы предполагаете работать с документом с разворотом страниц, установите флажок Зеркальные поля.

? Вкладка Макет используется для задания некоторых параметров макета страницы.

? На вкладке Источник бумаги можете пока принять установки по умолчанию. Лазерные принтеры имеют несколько источников бумаги: лотки для автоматической подачи и приёмник для ручной подачи. Рассматриваемая вкладка позволяет для различных разделов определить свой источник бумаги.

Все установленные параметры страниц можно сделать используемыми по умолчанию, то есть применить к последующим создаваемым документам. Для этого после настройки страницы, находясь на любой из вкладок окна Параметры страниц, щелкните по кнопке По умолчанию.

Если вы намереваетесь работать с документом, который уже существует, вам нужно этот документ просто открыть. Щелкните по кнопке Открыть на панели инструментов (или выберите команду меню Файл - Открыть). В появившемся окне найдите папку, в которой расположен документ, и щелкните дважды по нужному файлу (либо выделите файл и щелкните по кнопке Открыть).

Место, в которое будет вводиться символ с клавиатуры, отмечается на экране мигающим курсором. В новом создаваемом документе курсор занимает левую верхнюю позицию на листе.

Проверьте для начала, какая раскладка клавиатуры включена( русская или английская, а, может быть, какая либо другая ) - она высвечивается на индикаторе в углу панели задач.

Набор текста удобно выполнять в режиме отображения Во весь экран, при котором на экран не выводятся панели инструментов, полосы прокрутки и другие элементы интерфейса Word. Для перехода к этому режиму выберите команду меню Вид - Во весь экран. Обратный переход выполняется щелчком по кнопке Вернуть обычный режим, которая находится на небольшой панели Во весь экран.

В процессе набора и редактирования нужно перемещаться по тексту. Для этого в Word предусмотрен ряд средств, которые условно можно разбить на следующие группы.

? Щелчок мыши по месту, в которое нужно вставить курсор.

? Полосы прокрутки, которые допускают следующие манипуляции:

нажатие на кнопки стрелок;

перетаскивание ползунка, расположенного на полосе прокрутки (при щелчке по ползунку появляется всплывающая подсказка с указанием текущей страницы и заголовка раздела);

щелчки по промежутку между ползунком и стрелками (этот способ перемещения более быстрый, чем щелчки по кнопкам со стрелками).

? Одноклавишные команды, задаваемые клавишами управления курсором (<, ^, >, v), клавишами Page Up и Page Dn (перемещение на один экран вверх и вниз), а также клавиши End (перемещение в конец строки) и Home (в начало строки).

3. Представление документа на экране

Режимы редактирования документов

Вид документа на экране задаётся режимом его отображения. Последние версии процессора Word, в том числе и Word XP, позволяют отображать документ в том или ином режиме. Ваше право - выбирать, какой из режимов удобен для выполняемой работы. Назначается режим отображения с помощью меню Вид (например, Вид - Обычный режим) либо щелчком по соответствующей пиктограмме слева от горизонтальной полосы прокрутки (рис.1).

Среди всех режимов отображения документов мы будем различать те режимы, в которых производится редактирование, и те, которые предназначены в основном для просмотра. Редактирование документов можно выполнять в следующих режимах:

Обычный режим предназначен для ввода, редактирования и форматирования текста. Признаки форматов текста при этом отображаются полностью, а разметка страниц (разрывы, поля, и т.д.) показывается в упрощенном виде. Поскольку макет страницы отсутствует, этот режим применяется исключительно для ввода и редактирования текста. Границы страниц, колонтитулы, фон, графические объекты и рисунки в обычном режиме не отображаются.

Режим разметки можно назвать также режимом макетирования, поскольку отображается действительное положение текста, колонтитулов, рисунков и других элементов на печатной странице. Работу с колонками, рисунками и другими встроенными объектами удобно выполнять именно в режиме разметки.

Режим Web-документа удобен для отображения Web-страниц и документов, предназначенных для просмотра на экране. В этом режиме отображается фон. Кроме того, текст сдвигается к границам рабочей области окна, а рисунки занимают те же позиции, что и в окне Web-обозревателя (например, Internet Explorer).

Режим структуры позволяет видеть структуру документа, то есть схему заголовков, показанную на рисунке В этом режиме реорганизовать текст посредством перетаскивания заголовков. Можно также свернуть документ, оставив только основные заголовки, или развернуть его, отобразив все заголовки и основной текст. Кроме того, в режиме структуры удобно работать с документами большого объёма.

Во всех перечисленных режимах, кроме режима структуры, возможен вывод в левую часть окна Word заголовков документа - так называемой схемы документа. Для этого нужно выполнить команду меню Вид - Схема документа.

Схема документа оказывается чрезвычайно удобной в работе, поскольку она позволяет видеть структуру документа одновременно с текстом. Заголовки документа можно просматривать, пользуясь полосой прокрутки. Если вы щёлкните мышью по какому-либо заголовку, в правую часть окна будет выведен соответствующий фрагмент документа.

Выйти из режима Схема документа можно так же, как вы в него вошли: щелкнуть по опции меню Вид-Схема документа.

Простейшие приёмы перемещения курсора, а также изменения отображаемой области документа уже рассматривались выше. Теперь мы остановимся на ещё не рассмотренных приёмах, которые можно отнести к переходам между объектами документа: страницами, заголовками, сносками, рисунками, таблицами и проч.

Переходы с помощью окна Перейти:

Выберите команду меню Правка - Перейти, или нажмите клавиши Ctrl-G, или нажмите клавишу F5. Появится диалог Найти и заменить (рис.3), состоящий из трёх вкладок, причём по умолчанию открыта вкладка Перейти. В левой части диалога в списке Объект перехода вы должны указать тип элемента, к которому желаете перейти (Страница, Заголовок, Рисунок и т.д.), а в правой части диалога в текстовое поле - ввести номер или имя элемента (если таковые имеются). Например, для страниц нужно вводить номера, а для закладок имена. Введя идентификатор объекта, нажмите кнопку Перейти. Если в текстовое поле вы ничего не ввели, переход будет выполнятся к следующему или предыдущему объекту в зависимости от того, какую кнопку вы затем нажмёте - Далее или Назад.

Помимо указанных возможностей перехода, с помощью вкладки Перейти вы можете выполнить так называемый относительный переход. Например, сместиться на пять страниц вниз по тексту или перейти на три заголовка выше. Для этого нужно после выбора объекта ввести в текстовое поле справа цифру со знаком + или -, указывающими знак приращения номера объекта (в данном случае +5 или -3).

Переходы с помощью панели выбора объекта: Внизу вертикальной полосы прокрутки в окне Word 2000 имеются три пиктограммы, показанные на рисунке 3 а. Если вы щёлкните на средней из них, появится панель выбора объекта перехода (рис.3 б). На этой панели вы можете щелчком мыши выбрать вид объектов (страницы, заголовки, сноски и т.д.), между которыми вы хотите произвести переход. После этого переход «вверх» или «вниз» между указанными объектами выполняется щелчком по верхней или нижней пиктограмме, которые показаны на рисунке 4 а.

Использование панели выбора приводит к тем же результатам, что и применение вкладки Перейти (см. выше). Но список объектов на панели выбора короче: не предусмотрены переходы между строками, закладками, формулами; нет относительных переходов. Однако имеется переход между исправлениями, которого нет в списке вкладки Перейти.

Переходы между заголовками с помощью структуры документа.

Если вам предстоит работа с заголовками, то есть со структурой документа, то лучше воспользоваться не теми средствами перехода, которые описаны выше, а непосредственно возможностями режима Структура или схемой документа. При щелчке мышью по нужному заголовку вы переходите в соответствующий раздел. Этот раздел отображается либо в правой части окна, либо при переключении из режима Структура в другие режимы редактирования.

Работа с несколькими окнами.

Вывод нескольких окон на экран и управление их размерами.

Вы можете одновременно вывести все открытые окна документов на экран. Для этого нужно выполнить команду меню Окна - Упорядочить всё.

Для вызова системного меню щелкните правой кнопкой мыши по пиктограмме процессора Word в правой части заголовка окна. В появившемся меню выберете команду Размер. После этого указатель мыши примет форму перекрестия со стрелками. Действуя клавишами управления курсором , , , и , вы можете изменить размер.

4. Сохранение документа

В процессе набора текста нужно периодически сохранять создаваемый вами документ. Это приходиться делать, чтобы выполненная работа не была пустой тратой времени в случаях возможных перебоев в работе программ и оборудования, неправильных действий с вашей стороны и со стороны вашего ближайшего окружения.

Если вы сохраняете документ под прежним именем, то для этого нужно нажать клавиши Shift+F12 или щелкнуть по кнопке. Сохранить на панели инструментов. Если же вы хотите сохранить документ в виде нового файла, то поступите следующим образом.

Войдите в меню Файл-Сохранить как (или щелкните по кнопке Сохранить на панели инструментов Стандартная, или нажмите клавишу F12).

В диалоге Сохранение документа откройте папку, в которую будет помещен документ.

Вам предлагаются в левом списке диалога папки Журнал, Мои документы, Рабочий стол, Избранное и Web-папки. В правом списке Папки вы можете выбрать нужную папку, передвигаясь по их иерархической структуре. Если подходящей для сохранения папки нет, то ее можно создать с помощью кнопки Создать папку на панели инструментов диалога.

Введите имя файла в одноименное поле. При этом вы можете пользоваться всеми возможностями задания длинных имен.

Задайте формат сохраняемого файла. По умолчанию вам предлагается формат Microsoft Word. В большинстве случаев с этим предложением можно согласиться.

Щелкните по кнопке Сохранить или нажмите Enter.

Помимо создания нового документа команду Файл - Сохранить как вы можете использовать для сохранения файла под новым именем. При этом сохраняется предыдущая копия документа.

Чтобы не забывать сохранять изредка документ, установите режим автоматического сохранения. Для этого выберите команду Сервис - Параметры и откройте вкладку Сохранение (рис.2). Установите флажок, автосохранение каждые, а в счетчике справа от флажка - интервал времени, через который должно производиться автосохранение.

Сохранение без переименования

При сохранении документа под оригинальным именем программа создает на диске новый файл. Однако при продолжительной работе с одним и тем же файлом его часто приходиться сохранять под существующим именем. При этом поверх существующего файла всякий раз будет записываться новый файл. Чтобы сохранить файл без переименования, нужно просто выбрать команду меню Файл_Сохранить, либо щелкнуть по кнопке Сохранить на панели инструментов, либо нажать клавиши Shift+F1

Если в текстовом процессоре открыто несколько документов, то все их сразу можно сохранить одной командой. Нажмите клавишу Shift и выберите команду Сохранить все в меню Файл. Все открытые документы будут сохранены одновременно. Для открытых вновь созданных документов автоматически появиться диалог Сохранение документа, в котором нужно указать необходимые данные для каждого нового документа.

Возможно, что вы или ваши коллеги неоднократно будете обращаться к созданному вами документу. Тогда вам может пригодиться описание документа, включающее дату его создания, тему, автора и т.д. Такая информация может облегчить задачу организации и поиска нужных документов среди большого числа подобных файлов. Описание документа можно составить на любом этапе работы с ним, вплоть до операции сохранения. Чтобы сделать такое описание, выполните команду Файл - Свойства. Затем в появившемся окне перейдите на вкладку Документ и введите необходимые данные.

Остальные вкладки окна свойств документа содержат также полезную информацию. Например, на вкладке Статистика вы можете посмотреть, когда был создан документ, когда был сохранен в последний раз, сколько в нем страниц, абзацев, строк, слов, символов.

Задание пароля - сохранение с защитой.

В Word 2000 имеются две степени защиты документов от действий со стороны других пользователей, а именно: защита от несанкционированного доступа к файлу документа и защита от несанкционированных изменений. Обе степени защиты обеспечиваются отдельными паролями и устанавливаются следующим образом.

Откройте окно документа, для которого собираетесь установить защиту.

Выберите команду меню Сервис - Параметры и перейдите на вкладку Сохранение.

В появившемся диалоге наберите пароли в полях Пароль для открытия файла и Пароль для разрешения записи. Если вы решили вводить один пароль, то введите только его в соответствующем поле.

Щелкните по кнопке ОК и в следующем диалоге подтвердите пароль повторным его набором. Если задали два пароля, то появится друг за другом два диалога. В этих диалогах нужно набрать пароль и нажать кнопку ОК.

Задать пароли можно и на стадии сохранения документа. Для этого в диалоге Сохранение документа щелкните по кнопке Сервис и в выпавшем меню выберите опцию Параметры. В результате появиться диалог, в котором нужно выполнить то, о чем только что шла речь.

Теперь всякий раз при открытии документа программа будет запрашивать у вас пароль. Без ввода пароля документ невозможно будет загрузить. Помните, что, создав пароль, вы защитили документ не только от других лиц, но и от себя ( в случае если забыли пароль). Поэтому запишите его на всякий случай и запомните то место, где его храните.

В качестве пароля может использоваться произвольное сочетание букв, цифр, символов и пробелов. Длина пароля не должна превышать 15 символов. Пароли, состоящие из одних и тех же символов, но набранные в разных регистрах (прописные и строчные буквы), считаются разными паролями. То есть при вводе пароля нужно набирать точно те же буквы, что были набраны и при назначении пароля.

Чтобы изменить или удалить пароль, нужно повторить описанную выше процедуру. При этом в поле пароля введите новое значение пароля или удалите пароль с помощью клавиши Del. В заключении закройте окно Параметры щелчком по кнопке ОК. Новый пароль (или его отсутствие) будет учитываться после сохранения файла.

5. Печать документа

Предварительный просмотр перед печатью

Когда документ готов, вам остается дать всего лишь одну команду Печать (процедура печати в Word 2000 не сложнее сохранения документа). Однако перед тем, как это делать, не мешает просмотреть документ на экране приближенно в том виде, который он будет иметь в результате печати. Для этого в Word существует режим предварительного просмотра, который вызывается из меню Файл - Предварительный просмотр или нажатием на кнопку Предварительный просмотр, расположенную на панели инструментов Стандартная.

В окне предварительного просмотра (рис.4) вы можете выполнить следующие действия:

Задать нужный масштаб отображения документа (с помощью окошка Масштаб и пиктограммы Увеличение на панели инструментов);

Выбрать отображение одной или нескольких страниц (кнопки Одна страница и Несколько страниц на панели); число страниц задается в панели, выпадающей при щелчке по кнопке Несколько страниц;

Уменьшить количество страниц на одну с тем, чтобы последняя страница была полностью заполнена (кнопка Подгонка страниц); это достигается благодаря сжатию текста, например, за счет выбора более мелкого шрифта;

Вывести или убрать линейки из окна просмотра (кнопка Линейка);

Перейти к отображению Во весь экран (одноименная кнопка на панели инструментов);

Вызвать контекстную справку (одноименная кнопка на панели инструментов);

Послать документ на печать (кнопка Печать).

Выйти из режима предварительного просмотра можно двумя способами: щелчком по кнопке Печать, либо щелчком по кнопке Закрыть. Последнее действие переводит Word в обычный режим редактирования.

Аналогично просмотру документа можно просмотреть Web-документ в таком виде, в каком он будет отображаться в окне обозревателя Internet Explorer. Такой просмотр выполняется по команде Файл - Предварительный просмотр Web-страницы. Эта команда сначала запустит программу Internet Explorer, а затем загрузит активный документ.

Программа Word 2000 способна печатать документ на любом принтере, установленном в Windows 95/98. Для перехода к режиму печати войдите в меню Файл - Печать или нажмите клавиши Ctrl+P. В ответ появиться диалог с возможностями настройки параметров печати. Этот диалог позволяет:

Выбрать из списка установленных принтеров тот, на котором будет выполняться печать (разрывающийся список Имя);

Задать страницы, которые нужно отпечатать (группа Страницы, в которой назначается печать всех страниц, или только текущей страницы, или диапазона страниц, заданного в текстовом окне справа);

Если был выделен фрагмент текста, то будет печататься только этот фрагмент при установленном переключателе выделенный фрагмент; Задать число печатаемых копий (счетчик число копий);

Распределить наборы листов в правильном порядке по копиям (флажок разобрать по копиям);

Выводить печать только четные или только нечетные страницы (раскрывающийся список Напечатать);

Установить масштаб печатаемых страниц и число страниц на листе (группа списков Масштаб);

Задать другие параметры печати с помощью диалога, вызываемого щелчком по кнопке Параметры.

Если вы не будете задавать специально никаких параметров в диалоге Печать, а сразу нажмете кнопку ОК (то есть примете установки по умолчанию), то будут отпечатаны все страницы текущего документа в одном экземпляре на принтер, используемый по умолчанию.

Чтобы прервать печать, когда в строке состояния находится значок принтера, нужно нажать клавишу Esc. Когда значок принтера появиться на панели задач Windows, можете щелкнуть по нему и в окне состояния принтера выделите документ, печать которого нужно прекратить. Выберите команду на прекращение печати, если значка на панели задач нет, то это означает, что задание на печать уже послано.