Аннотация

В данном дипломном проекте рассматриваются вопросы разработки системы автоматизации ТОО «Сибметро» ,которое является подразделением «Алматыметросрой» занимающегося проходкой тоннелей метро в г. Алматы.

Приведена характеристика предприятия, выполнен анализ финансово-хозяйственной деятельности на основе бухгалтерского баланса за 1998, 1999 годы.

В специальной части приведены назначение и цель создания системы автоматизации, определена структура системы, состав основных подсистем и комплексов задач, требования к функциям, реализуемым системой. Разработан комплекс задач автоматизации работы отдела кадров. Приведено описание информационного и программного обеспечения разработанного комплекса задач.

Выполнены расчеты экономической эффективности системы автоматизации и рассмотрены вопросы охраны труда и техники безопасности.

Содержание

• Введение
• 1. Производственно-экономическая часть
• 1.1 Краткая характеристика деятельности ТОО «Сибметро»
• 1.2 Отделы кадров предприятий
• 1.2.1 Положение о кадровой службе
• 1.2.2 Должностные инструкции работников кадровой службы
• 1.2.3 Документирование процесса движения кадров
• 1.3 Анализ финансово-хозяйственной деятельности ТОО «Сибметро»
• 1.3.1 Финансово-экономический анализ хозяйственной деятельности предприятия
• 1.3.2 Анализ финансового состояния предприятия
• 1.3.3 Анализ финансово-хозяйственной деятельности ТОО «Сибметро» по данным балансового отчета
• 1.3.4 Анализ показателей деятельности на основе финансовых коэффициентов
• 2 Специальная часть
• 2.1 Характеристика отдела кадров как объекта автоматизации
• 2.1.1 Состав и виды кадровой документации
• 2.1.2 Документы, регламентирующие управление персоналом
• 2.2 Современные информационные технологии в автоматизации деятельности организационо-экономических структур
• 2.2.1 Содержание и требования, предъявляемые к информации
• 2.2.2 Значение внутрифирменной системы информации
• 2.2.3 Основные принципы, цели, задачи и функции внутрифирменной системы информации
• 2.2.4 Технические средства, используемые во внутрифирменной системе информации
• 2.2.5 Формы как носители информации
• 2.2.6 Применение информационных баз данных
• 2.2.6.1 Реляционные базы данных
• 2.2.6.2 Реляционная модель: одни таблицы
• 2.2.6.3 Независимость
• 2.2.6.4 Язык высокого уровня
• 2.2.6.5 Реляционные операции
• 2.2.6.6 Проектирование
• 2.2.6.7 Объединение
• 2.2.6.8 Альтернативный способ просмотра данных
• 2.2.6.9 Нули
• 2.2.6.10 Безопасность
• 2.2.6.11 Целостность
• 2.2.6.12 Проектирование баз данных
• 2.2.6.13 Подход к проектированию базы данных
• 2.2.6.14 Структура базы данных
• 2.2.6.15 Нормализация
• 2.3 Общее описание базы данных
• 2.3.1 Технические требования, предъявляемые к базе данных
• 2.3.2 Выбор системы проектирования и реализации
• 2.3.3 Структура базы данных
• 2.3.4 Использование программы
• 3 Организационно-экономическая часть
• 3.1 План распределения работ и сроки их выполнения
• 3.2 Расчет стоимости машинного времени
• 3.3 Расчет затрат на материалы и покупные изделия
• 3.4 Расчет основной заработной платы
• 3.5 Отчисления на социальные нужды
• 3.6 Итоговая таблица расходов
• 3.7 Оценка экономической эффективности
• 4 Охрана труда и техника безопасности
• 4.1 Анализ условий труда пользователя
• 4.2 Постановка задачи
• 4.3 Расчет вентиляции
• 4.3.1 Анализ микроклимата
• 4.3.2 Определение потребного воздухообмена
• 4.4 Проектирование системы вентиляции
• 4.5 Расчёт освещения рабочего места оператора
• 4.6 Aкустические факторы
• 4.7 Пожарная безопасность
• Заключение
• Список литературы

Введение

В любой организации, как большой, так и маленькой, возникает проблема такой организации управления данными, которая обеспечила бы наиболее эффективную работу. Небольшие организации используют для этого шкафы с папками, однако крупные корпоративные предприятия используют компьютеризированные системы автоматизации, позволяющие эффективно хранить, извлекать информацию и управлять большими объемами данных.

Темпы внедрения новых технологий в компьютерной отрасли вызывают изумление. Компании, конкурирующие за рынки и прибыли, стремятся моментально реализовать технические новшества в аппаратных средствах, программном обеспечении и парадигмах вычислений, стимулирующих развитие всей технологии управления информацией. Однако для успешной реализации крупных систем управления требуется применить нестандартный подход, творческое решение. Использование основ эргономики при проектировании, реализации и внедрении системы управления позволит решить многие «психологические» и «технологические» проблемы предприятий.

Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы отдела кадров, нельзя не отметить, что эффективная работа его всецело зависит от уровня оснащения электронным оборудованием, таким, как компьютеры, программным обеспечением, средствами связи, копировальными устройствами. В этом ряду особое место занимают базы данных и другое программное обеспечение, связанное с их использованием в качестве инструмента для хранения и обработки личных дел сотрудников и всех сопутствующих документов. Целью данного дипломного проекта является разработка системы автоматизации ведения кадровой документации для ТОО «Сибметро».

1 Производственно-экономическая часть

1.1 Краткая характеристика деятельности ТОО «Сибметро»

ТОО "Сибметро" является одним из производственных подразделений объединения "Алматыметрокурылыс" (Алматыметрострой) и непосредственно занимается строительством метрополитена в г. Алматы. Располагая необходимым оборудованием (проходческие комплексы, укладчики и пр.) ТОО "Сибметро" осуществляет проходку горизонтальных подземных тоннелей метро, установку железобетонных колец (тьюбингов) и их гидроизоляцию, укладку железнодорожного полотна. Исторически предприятие "Сибметро" было сформировано в г. Новосибирске, затем входило в состав "БАМтонельстроя", осуществляя проходку тоннелей Байкало-Амурской железнодорожной магистрали, и начале 80-х годов прошлого века со всем проходческим оборудованием было переведено в г. Алматы для строительства городского метрополитена (отсюда и название "Сибметро").

В состав ТОО "Сибметро" входят производственные участки с соответствующим оборудованием и проходческими бригадами. Административно-управленческий аппарат (АУП) ТОО "Сибметро" относительно небольшой и включает директора, главного инженера с подчиненной ему маркшейдерской службой, заместителя директора по административно-хозяйственной части, отдел кадров и бухгалтерию. Это связано с тем, что ТОО "Сибметро", являясь юридическим лицом, входит в состав объединения "Алматыметрокурылыс", которое решает вопросы перспективного планирования горнопроходческих работ, материально-технического снабжения, эксплуатации механического и энергетического оборудования (отделы главного механика и энергетика) и др. Организационно-управленческая структура ТОО "Сибметро" приведена на рисунке 1.

ТОО «Сибметро» возглавляет директор, который организует всю работу предприятия и несет полную ответственность за его состояние и деятельность перед государством, и трудовым коллективом. Директор представляет организации во всех учреждениях и организациях, распоряжается имуществом предприятия, заключает договора, издает приказы по предприятию, в соответствии с трудовым законодательством принимает и увольняет работников, применяет меры поощрения и налагает взыскания на работников предприятия, открывает в банках счета фирмы.

Главный инженер руководит работой технических служб предприятия, несет ответственность за выполнение работ с использованием новейшей техники и технологии. Главному инженеру непосредственно подчиняются маркшейдерская служба и производственные участки, которые выполняют весь комплекс горных работ по строительству метро.

Бухгалтерия осуществляет учет средств предприятия и хозяйственных операций с материальными и денежными ресурсами устанавливает результаты финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Кроме того, бухгалтерия производит финансовые расчеты с заказчиками и поставщиками, связанные с выполнением работ, приобретением необходимых материалов, топлива и т.п. В задачи бухгалтерии входит также получение кредитов в банке, своевременный возврат ссуд, взаимоотношение с государственным бюджетом.

Заместитель директора по административно-хозяйственной части отвечает за различные хозяйственные вопросы, обеспечивает текущее материально-техническое снабжение и обеспечение необходимым инвентарем, средствами оргтехники и пр.

Отдел кадров обеспечивает подбор и расстановку кадров в соответствии с утвержденным штатным расписанием, осуществляет прием и увольнение сотрудников, соблюдение распорядка дня и др.

Автоматизация деятельности кадровой службы является разработки настоящего дипломного проекта. Поэтому в следующем разделе приводится основные сведения о работе отделов кадров предприятий.

1.2 Отделы кадров предприятий

1.2.1 Положение о кадровой службе

Как правило, каждая организация, за исключением самых небольших по штатной численности, имеет производственные и функциональные структурные подразделения. Обеспечить четкое взаимодействие всех структурных подразделений очень сложно, если отсутствуют организационные документы, описывающие их задачи и функции, права и обязанности, ответственность и организацию деятельности. В связи с этим важное значение имеет разработка положений о структурных подразделениях.

Положение о кадровой службе занимает особое место среди документов данного вида: оно должно быть образцом при подготовке положений о других структурных подразделениях организации. Поэтому работники кадровой службы должны позаботиться не только о качестве текста данного многостраничного документа, но и о правильном оформлении всех его реквизитов, необходимых для придания юридической силы этому документу.

Текст положения о структурном подразделении включает следующие основные разделы:

«Общие положения»

Определяется правовой статус структурного подразделения, его подчиненность, порядок назначения и освобождения от должности руководителя структурного подразделения, квалификационные требования, предъявляемые к руководителю, порядок замещения руководителя в его отсутствия. В разделе перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должно руководствоваться структурное подразделение в своей деятельности.

«Основные задачи»

Излагаются направления деятельности данного структурного подразделения.

«Функции»

Перечисляются основные виду производственно-хозяйственной деятельности, закрепленные за данным подразделением.

«Права и обязанности»

Указываются права подразделения, необходимые для выполнения возложенных на него функций, и обязанности, которые подразделения выполняют по отношении к другим подразделениям предприятия и сторонним организациям.

«Ответственность»

Устанавливается в соответствии с действующим законодательством. Ответственность руководителя структурного подразделения за несвоевременное и некачественное выполнение подразделением возложенных на него функций, неиспользования предоставленных прав.

«Взаимоотношения. Связи»

Определяются служебные взаимоотношения подразделения с другими подразделениями предприятия и сторонними организациями по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, согласования документов, совместного выполнения работ и т.д.

«Организация работы»

Определяется порядок деятельности подразделения, организации контроля и проверки деятельности подразделения, его реорганизации и ликвидации.

Положение о структурном подразделении организации разрабатывается руководителем подразделения и им подписывается. Согласование текста проводится по усмотрению администрации. Этот документ относится к группе документов, подлежащих утверждению. Оно доводится до работников под расписку. Изменения и дополнения отражаются в соответствующем приказе руководителя организации. Приказ доводится до работников под расписку.

1.2.2 Должностные инструкции работников кадровой службы

Правовое положение работника организации регламентируется должностной инструкцией, устанавливающей функции, права и обязанности и ответственность должностных лиц .Унифицированная структура текста данного документа включает следующие разделы:

«Общие положения»

Устанавливается сфера деятельности данного специалиста, порядок его назначения и освобождения от занимаемой должности, замещение по должности в момент отсутствия, определяются квалификационные требования, подчиненность специалиста и должностные лица, которыми он руководит. В разделе перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться специалист в свое деятельности.

«Функции»

Определяются направления деятельности специалиста.

«Должностные обязанности»

Перечисляются конкретные задачи, возложенные на специалиста; указывается форма его участия в управленческом процессе - руководит, утверждает, обеспечивает, контролирует и т.д.

«Права»

Определяются права, предоставляемые специалисту для выполнения возложенных на него функций и обязанностей.

«Ответственность»

Устанавливаются виды ответственности за несвоевременное и некачественное выполнение должностных обязанностей и неиспользование предоставленных ему прав.

«Взаимоотношения. Связи по должности»

Перечислятся круг должностных лиц, с которыми специалист вступает в служебные взаимоотношения и обменивается информацией, указываются сроки ее получения и предоставления, определяется порядок подписания согласования и утверждения документов.

Должностные инструкции разрабатываются руководителями структурных подразделений и ими подписываются. Обязательно утверждаются первым руководителем предприятия и доводятся до сотрудников под расписку. Изменения в них вносятся при наличии соответствующего приказа руководителя предприятия.

1.2.3 Документирование процесса движения кадров

Одной из наиболее важных функций кадровой службы организации является документирование трудовых правоотношений.

Наиболее многочисленной является документация, сопровождающая процессы движения кадров в организации. Под движением кадров условно понимается:

- Прием, перевод, перемещение и увольнение работников;

- Предоставление отпусков;

- Командирование.

При приеме на работу фиксируются основные анкетно-биографические данные работника, условия его приема и оплаты труда. Вся эта информация может в дальнейшем меняться, поэтому к документации, оформляющей процессы движения кадров, можно отнести документы об изменении анкетно-биографических данных и об изменении условий и оплаты труда.

Прием на работу не допускается без предъявления трудовой книжки и паспорта, а для военнообязанных- военного билета. Основание приема на работу - заключенный письменно трудовой договор и личное заявление. Прием на работу оформляется приказом по личному составу. В дальнейшем заполняется личная карточка Т-2 и вносится соответствующая запись в трудовую книжку работника.

Личная карточка заполняется работником кадровой службы в одном экземпляре, после подписания руководителем предприятия приказа о приеме на работу. В ней отражаются все изменения учетных данных работника. Основанием для записей являются:

- Паспорт

- Трудовая книжка

- Военный билет

- Документы об образовании и др.

При увольнении работника в Т-2 указывается дата и причина .Личные карточки уволенных хранятся в течение года в отдельной картотеке в алфавитном порядке. Основание для увольнения: личное заявление, истечение срока действия контракта, наличие акта о нарушении трудовой дисциплины и т. д.

Предоставление отпусков и командирование осуществляется в соответствии с предварительно утвержденным графиком отпусков. При необходимости переноса отпускного периода работником должно быть составлено заявление с указанием причины переноса. При составлении графика отпусков учитываются:

- Действующее законодательство

- Особенности работы организации

- Личные пожелания сотрудников и т. д.

Командирование сотрудников предприятия, как правило, обосновывается в докладной записке руководителя структурного подразделения (ведущего специалиста) и оформляется приказом по личному составу.

Ведение трудовых книжек работников. Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника. Они ведутся на всех работников, проработавших больше 5 дней, в т. ч. на сезонных и временных, а также на нештатных.

Заполнение трудовой книжки впервые производится администрацией предприятия в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. Все записи вносятся при наличии соответствующего приказа и заверяются подписью руководителя предприятия.

Для учета заполненных трудовых книжек на предприятии должны вестись:

- Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним;

- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Формирование и ведение личных дел. Личное дело-это совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности. Оно оформляется после издания приказа о приеме на работу и имеет следующий состав:

- Внутренняя опись документов дела;

- Дополнение к личному листку по учету кадров;

- Личный листок по учету кадров;

- Автобиография;

- Копии документов об образовании;

- Копия документа (или выписка из него) об утверждении в должности;

- Характеристики или рекомендательные письма;

- Заявление о приеме на работу;

- Трудовой договор;

- Копия приказа о приеме на работу.

Наряду с перечисленными документами в личное дело включаются некоторые специфические виды документов:

Список научных трудов и изобретений, выписка из протокола заседания совета института;

- Выписка из протокола собрания трудового коллектива и др.

- В дальнейшем в личное дело включаются документы:

- Подтверждающие изменения анкетных данных работника;

- Характеризующие деловые, политические и личные качества работника.

Все документы личного дела хранятся в хронологическом порядке.

Для сохранности личных дел их регистрируют в специальной книге (журнале) учета. Личные дела могу выдаваться во временное пользование определенным должностным лицам, круг которых определяется руководителем организации.

Для контроля за своевременным возвратом выданных дел и предотвращения их утраты используется контрольная карточка, которая заполняется на каждое выданное дело.

Личные дела работающих сотрудников хранятся в отделе кадров, в сейфах или специальных шкафах, как документы строгой отчетности , отдельно от трудовых книжек и располагаются по порядку номеров.

Личные дела уволенных работников оформляются в соответствии с требованиями архивных органов и хранятся в архиве по алфавиту фамилий работавших (75 лет).

1.3 Анализ финансово-хозяйственной деятельности ТОО «Сибметро»

1.3.1 Финансово-экономический анализ хозяйственной деятельности предприятия.

Анализом хозяйственной деятельности называется научно разработанная система методов и приемов, посредством которых изучается экономика предприятия, выявляются резервы производства на основе учетных и отчетных данных, разрабатываются пути их наиболее эффективного использования.

Сами предприятия анализируют свою работу для улучшения показателей своей деятельности по основным показателям статистического учета:

- производительность труда;

- численный состав работающих;

- среднюю заработную плату;

- использование оборудования;

- текучесть рабочей силы;

- подготовку кадров;

- сдачу готовой продукции (объектов);

- себестоимость (затраты на выполнение работ);

- фонд заработной платы;

- материальное снабжение;

- рентабельность;

- финансовое состояние.

Источниками анализа являются стандартные формы статистической и бухгалтерской отчетности.

Исходными материалами для анализа служат месячные и квартальные планы, суточные и сменные задания, акты ревизии.

Методы экономического анализа отличаются большим разнообразием, но для них характерны следующие общие черты: оценка деятельности предприятия с позиции роста эффективности производства, определение влияния отдельных факторов на конечные результаты деятельности.

Классическими методами анализа являются наблюдение, сравнение, детализация, подстановки, корреляция, экономико-математические методы анализа и др.

По времени анализ бывает ежедневный, месячный, квартальный, годовой. При ежедневном анализе ограничиваются данными подразделений, которые представляют диспетчеру или бухгалтерию без письменной текстовой формы.

При месячных и годовых анализах составляются текстовые документы, объяснительные записки, доклады, заключения. В выводах и предложениях указываются пути и сроки устранения имеющихся недостатков в работе и конкретные мероприятия, обеспечивающие повышение эффективности производства.

Финансовое состояние является комплексным понятием, которое зависит от многих факторов и характеризуется системой показателей, отражающих наличие и размещение средств, реальные и потенциальные финансовые возможности.

Основными показателями, характеризующими финансовое состояние предприятия, являются: обеспеченность собственными оборотными средствами и их сохранность; состояние нормируемых запасов материальных ценностей; эффективность использования банковского кредита и его материальное обеспечение; оценка устойчивости платежеспособности предприятия. Анализ факторов, определяющих финансовое состояние, способствует выявлению резервов и росту эффективности производства.

Финансовое состояние зависит от всех сторон деятельности предприятий: от выполнения производственных планов, снижения себестоимости продукции и увеличения прибыли, роста эффективности производства, а также от факторов, действующих в сфере обращения и связанных с организацией оборота товарных и денежных фондов - улучшения взаимосвязей с поставщиками сырья и материалов, покупателями продукции, совершенствования процессов реализации и расчетов. При анализе необходимо выявить причины неустойчивого состояния предприятия и наметить пути его улучшения (устранения).

1.3.2 Анализ финансового состояния предприятия

Основным источником информации для анализа финансового состояния служит баланс предприятия.

Баланс предприятия - система показателей характеризующая поступление и расходование средств путем их сравнения.

Бухгалтерский баланс - сводная ведомость отражающая в денежной форме средства предприятия по их состоянию, размещению, использованию и источникам образования. Состоит из актива и пассива.

Все подлежащее учету рассматривается с двух позиций:

1) Что представляет собой данный объект учета

2) За счет каких источников он был приобретен

Это и положено в основу балансового метода (приема). Он реализуется следующим образом. Составляется таблица, которая имеет две части: актив (левая часть) и пассив (правая часть). В активе записываются - объекты учета (хозяйственные средства), а в пассиве - источники их приобретения или образования. Итог актива равен итогу пассива. Величина этих итогов называется «валюта баланса». Эта таблица является также формой отчетности предприятий перед его участниками, перед налоговой инспекцией и т.д., поскольку показывает в обобщенном виде его финансовое состояние.

Баланс составляется на определенную дату, как правило на начало года (квартала), что обусловлено требованиями, предъявляемые к отчетности.

Баланс показывает состояние хозяйственных средств и их источников на данный момент. Они постоянно изменяются и находятся в движении. Это движение отражается на счетах с помощью двойной записи.

В первом разделе актива баланса: отражаются хозяйственные средства длительного использования, сюда входят: нематериальные активы (программы для ЭВМ, товарные знаки, патенты и т.д.); основные средства (здания, сооружения, машины, оборудование, производственный и хозяйственный инвентарь и т.д.). Здесь же даны долгосрочные финансовые вложения, например в акции и облигации по которым намечается получение дохода длительное время (больше года).

Во втором разделе актива баланса: отражается состояние оборотных средств, т.е. тех хозяйственных средств предприятия, которые используются в течении 1 производственного цикла.

В третьем разделе актива баланса: отражаются денежные средства, расчеты и прочие активы.

В подразделе «Расчеты с дебиторами» показываются суммы дебиторской задолженности. Например: наше предприятие выполнило работу для другого предприятия, а ее оплата еще не произведена. В этом случае при составлении квартального или годового баланса мы покажем дебиторскую задолженность нашему предприятию по строке: «за товары, работы, услуги»

Краткосрочные финансовые вложения в третьем разделе - это акции, облигации и т.д., которые приобретены на короткое время ( до года). За итогом третьего раздела отражаются убытки предприятия.

В первом разделе пассива баланса: приводятся источники собственных средств. Это уставный капитал, резервные фонды, фонды накопления, прибыль.

Во втором разделе пассива баланса: представлены заемные средства; долгосрочные (на срок более одного года) и краткосрочные. В расчетах с кредиторами отражены суммы, начисленные но еще не перечисленные в бюджет, органам социального страхования и обеспечения, задолженность поставщикам за материалы и т.д. Наше предприятие временно использует эти средства в своем обороте (до перечисления), хотя реально они ему не принадлежат.

Те суммы которые даны в балансе по статьям, используются для открытия счетов и ведения в них текущего счета.

Рассмотрим кратко содержание основных разделов баланса.

АКТИВ БАЛАНСА как основной источник информации для анализа финансового состояния предприятия.

«Внеоборотные активы (основные средства и нематериальные активы)».

Под основными средствами понимается денежное выражение основных фондов (средства труда) предприятия. Особенностью основных фондов является их длительное действие и постепенное изнашивание в процессе производства, при сохранении своей первоначальной натуральной формы. Стоимость износа, так называемая амортизация, входит как один из видов затрат на изготовление готовой продукции или оказанных услуг в (по строительству) ее себестоимость и после сдачи объектов возвращается предприятию. Следовательно, в части, составляющей сумму амортизации, основные средства принимают участие в каждом производственном цикле. Часть амортизационных отчислений остается в распоряжении предприятий на капитальный ремонт основных фондов и в фонд развития производства, а другая передается в Стройбанк для финансирования нового капитального строительства.

Внеоборотные активы - это часть средств, которые не участвуют в обороте. Это, во - первых, отвлеченные средства, которые представляют собой внесенные предприятием в бюджет отчисления от прибылей, взносы от прибылей в Госбанк, отчисления вышестоящим организациям, и, во - вторых, убытки предприятия (если они имеются), которые представляют собой безвозвратную потерю предприятием части своих средств.

«Нормируемые оборотные средства».

Под нормируемыми средствами в балансе понимаются различные товарно-материальные ценности, по которым предприятию устанавливается плановое задание - норматив, как правило, обеспеченное собственными оборотными средствами. В состав этой группы входят следующие статьи: сырье и основные материалы; покупные полуфабрикаты; вспомогательные материалы; материалы; топливо; тара; запасные части для текущих ремонтов; малоценные и быстроизнашивающиеся предметы (инструменты и приспособления, хозяйственный инвентарь, спецодежда); незавершенное производство; расходы будущих отчетных периодов (по освоению); готовая продукция.

«Денежные средства, расчеты и прочие активы».

По своей экономической природе отдельные статьи этой группы значительно различаются и могут быть разделены на четыре раздела: денежные средства ( в кассе, на расчетном счете в Госбанке, аккредитивы, прочие денежные средства);расчеты, связанные с реализацией продукции; разные другие расчеты (с подотчетными лицами, покупателями, поставщиками, расчеты с бюджетом); средства в капитальном ремонте.

«Средства и затраты на капитальное строительство (законченные капитальные работы и приобретения, незаконченные вложения в капитальные работы, оборудование, строительные материалы и др.)»

Для обеспечения планомерной и ритмичной работы объединениям (предприятиям) необходимо иметь определенное количество оборотных средств.

ПАССИВ БАЛАНСА как основной источник информации для анализа финансового состояния предприятия.

«Источники собственных и приравненных к ним средств».

К источникам собственных средств относятся: уставной фонд (определенная сумма основных и оборотных средств, необходимая для нормальной деятельности предприятия ), бюджетное финансирование в оборотные средства и государственная дотация, долгосрочное кредитование, прибыль, задолженность кредиторам, социальное страхование по отчислениям.

«Кредиты банка под нормируемые товарно-материальные ценности».

Банковское кредитование заключается в том, что государственный банк ссужает на определенный срок промышленные предприятия денежными средствами. Кредит является краткосрочным, строго целевым и возвратным. Ссуды выдаются под сырье и материалы , топливо, незавершенное производство, полуфабрикаты и готовые изделия.

«Разные кредиты банка, расчеты и прочие пассивы».

Эта группа состоит из следующих статей: краткосрочные кредитования Госбанка (ссуды под расчетные документы в пути, ссуды на временное пополнение оборотных средств, ссуды Госбанка, неоплаченные в срок), расчеты с поставщиками и покупателями, авансы, полученные от сбытовых организаций, расчеты с бюджетом по налогу с оборота, по отчислениям от прибыли, амортизационный фонд, подлежащий взносу в Стройбанк, средства для капитального ремонта и др.

« Источники средств для капитального строительства».

Эта группа состоит из следующих основных частей: финансирование капитальных вложений через Стройбанк, финансирование внеплановых капитальных работ, поставщики по акцептованным ( согласованным ) платежным требованиям, подрядчики за выполненные работы.

Таково содержание баланса, отражающего финансовое положение объединения (предприятия).

Особо следует остановиться на эффективности использования оборотных средств, так как рациональное использование оборотных средств влияет на основные показатели хозяйственной деятельности промышленного предприятия: на рост объема производства, снижение себестоимости продукции, повышение рентабельности предприятия. Анализ эффективности использования оборотных средств должен помочь выявить дополнительные резервы и способствовать улучшению основных экономических показателей работы предприятия. Указанные показатели за отчетный год на анализируемом предприятии показывают, что сравнительно с предыдущим годом использование оборотных средств на предприятии улучшилось. Однако плановые показатели ни по прибыли, ни по реализации продукции в расчете на 1 тенге оборотных средств предприятием не выполнены.

Значит, задача заключается в том, чтобы изыскать пути дальнейшего улучшения использования оборотных средств.

Ускорение оборачиваемости оборотных средств зависит от времени нахождения их на различных стадиях кругооборота, сокращение его длительности. Оно достигается ростом выпуска и реализации продукции, более полным и рациональным использованием материальных ресурсов, сокращением времени технологического цикла. На оборачиваемость влияет использование новейших достижений научно - технического прогресса.

1.3.3 Анализ финансово-хозяйственной деятельности ТОО «Сибметро» по данным балансового отчета

Таблица 1 - Баланс ТОО «Сибметро»

	На начало 1998 г.	На начало 1999 г.	На конец 1999 г.
АКТИВ
Раздел I. Долгосрочные активы
1. Нематериальные активы
1.1. Первоначальная стоимость (10)
1.2. Амортизация (11)
1.3. Остаточная стоимость
2. Основные средства
2.1. Первоначальная стоимость (12)	27416284	36830017	37228740
2.2. Амортизация (13)	7815890	10177271	12637724
2.3. Остаточная стоимость	19600394	26652746	24591016
3. Долгосрочные инвестиции (14)
4. Расходы будущих периодов (34)
ИТОГО по разделу I:	19600394	26652746	24591016
Раздел II. Товарно-материальные запасы
1. Материалы (20)	539041	504956	367047
2. Незавершенное производство (21)
3. Готовая продукция (221)
4. Товары (222)
5. Прочие (223)
ИТОГО по разделу II:	539041	504956	367047
Раздел III. Денежные средства
1. Касса (45)
2. Расчетный счет (44)	15618218	6239423	4913970
3. Валютный счет (43)	227963	363773	400800
4. Прочие денежные средства (41,42)
5. Краткосрочные финансовые инвестиции (40)
ИТОГО по разделу III:	15846181	6603196	5314770
Раздел IV. Дебиторская задолженность
1. Авансы выданные (35)
2. Счета к получению (301)
3. Векселя к получению (302)
4. Прочая дебиторская задолженность (31,32,33)	4239479	31352466	26141437
5. Расчеты по соцстраху, пенсион.		260131	-
6. Расчеты с бюджетом п/н		420447	936864
ИТОГО по разделу IV.	4239479	31352466	27078301
Баланс (сумма строк «Итого по Разделам I-IV»)	40225095	65113364	57351134
ПАССИВ
Раздел I. Собственный капитал
1. Уставный капитал (50)	16500000	16500000	16500000
2. Дополнительный оплаченный капитал (53)
3. Премии по акциям
4. Дополнительный неоплаченный капитал	815231	2176791
5.1. От переоценка основных средств (541)	4176335	4176335	4176335
5.2. От переоценки инвестиций (542)
6. Резервный капитал (55)
7. Использов. прибыли		-3425304	461781
8. Нераспределенный доход (непокрытый убыток) отчетного года (561)	1919184	1595632	-3868178
9. Нераспределенный доход (непокрытый убыток) предыдущих лет (562)
ИТОГО по разделу I:	23410750	21023454	16346376
Раздел II. Долгосрочные обязательства
1. Долгосрочные кредиты (60)
2. Долгосрочная кредиторская задолженность
ИТОГО по разделу II:
Раздел III. Текущие обязательства
1. Краткосрочные кредиты (60)
2. Текущие долгосрочные кредиты
ИТОГО по разделу III:
Раздел IV. Кредиторская задолженность
1. Счета к оплате (70)	1286933	1684472	2680286
2. Векселя к оплате
3. Задолженность по оплате труда (681)	843187	1034472	720496
4. Задолженность по социальному страхованию и пенсионному обеспечению (653)	78082		318322
5. Межфирменная кредиторская задолженность
6. Задолженность должностным лицам АО (682) депонирован		107382	107302
ИТОГО по разделу IV.	2208202	2826326	3826406
Раздел V. Расчеты по налогам (63)
1. Отсроченные налоги (632)
2. Налог на добавленную стоимость (633)	3066270	3008324
3. Внебюджетные платежи		122369
ИТОГО по разделу V.	3066270	4030693
Раздел VI. Расчеты по полученным авансам (66)	11230828	36268552	35679554
1. Под поставку ТМЗ
2. Под выполнение работ (услуг)
3. Расчеты с поставщиками и подрядчиками (67)
ИТОГО по разделу VI:	11230828	36268552	35679554
Раздел VII. Дивиденды к выплатам
Раздел VIII. Прочая кредиторская задолженность
1. Резерв на отпуск	309045	964335	1498798
ИТОГО по разделу VIII:	11539873	44089910	1498798
Баланс (сумма строк «Итого по разделам I-VIII»)	40225095	65113364	57351134

Таблица 2 - Отчет о результатах финансово-хозяйственной деятельности

Наименование показателей	№№ строк	Доходы за 1998 г.	Расходы за 1998 г.	Доходы за 1999 г.	Расходы за 1999 г.
Доход от реализации продукции (работ, услуг) (выручка) (70)	01	31126006	x	22919471	x
Себестоимость реализованной продукции (работ, услуг) (80)	02	x	44312014	x	500382607
Валовой доход (стр.01 минус стр.02)	03		13186008
Расходы периода - ВСЕГО:	04	x		x
в том числе:
Общие и административные расходы (82)	05	x		x
Расходы по реализации (81)	06	x		x
Расходы по процентам (83)	07	x		x
Доход (убыток) от основной деятельности (стр.01-стр.04)	08		13186008
Доход от основной деятельности (70-84)	09	14635228		23594968
Доход от обычной деятельности до налогообложения (стр.08+стр.09)	10	1595632		46514439	50382607
Расходы по подоходному налогу (85)	11	x	55266	x
Доход (убыток) от обычной деятельности после налогообложения (стр.10-стр.11)	12	1540366			3868168
Убыток от чрезвычайных ситуаций (86)	13	x		x
Чистый доход (убыток) (стр.12 плюс или минус стр.13)	14	1540366			3868168

Таблица 3 - Отчет о движении денежных средств - прямой метод

Показатели	Суммы 1998 г.	Суммы 1999 г.
1. Движение денежных средств от операционной деятельности
1.1. Поступление денежных средств доход (выручка) от реализации продукции (работ, услуг) (441)	70798961	53651429
Авансы полученные	25037727	7232474
Проценты
Дивиденды
Прочие поступления	14635228	23499484
1.2. Выбытие денежных средств	80041946	54939855
Расчеты с поставщиками и подрядчиками	20639148	27594036
Расчеты по заработной плате	21062668	17221606
Выплаты в фонд социального страхования и пенсионного обеспечения	6202130	4803404
Выплаты по налогам	2100000	4306000
Выплаты по кредитам
Авансы выданные	28038000
Прочие выплаты	2000000	1014809
Увеличение (+), уменьшение (-) чистых денежных средств в результате операционной деятельности	-9242985	-1288426

Обеспечение ТОО "Сибметро" кадрами в разрезе показателей по труду характеризуется следующими данными, приведенными в таблице 4.

Таблица 4 - Данные обеспечения кадрами

Отчетный год	Отчет за соответствующий период прошлого года	Расчетная средняя численность	Отчетная средняя численность	%% к плану	%% к отчету соответ. периода прошлого года
1. IV квартал	181	176	149	84	82
2. 1998 год	188	176	157	89	83
3. IV квартал	149	145	137	94	92
4. 1999 год	157	145	142	98	90

Таблица 5 - Движение персонала за IV квартал 1998, 1999 г.г.

	Наличие персонала	Принято за IV квартал	Уволено за IV квартал	Наличие персонала	Средне- списочная численность за IV к	Расчетная численность на
	1/X 1998	1/X 1999	1998 год	1999 год	1998 год	1999 год	1/I 99г.	1/I 2000г.	1998 год	1999 год	1998 год	1999 год
ВСЕГО:	151	138		1	5	2	148	137	149	137	176	145
В том числе:
временных
постоянных	151	138		-	5	2	148	137		-		-
В том числе:
по собственному желанию					2
переводы					-	-
по сокращению штатов					1	2
за прогулы					-
на пенсию					2
в связи с кончиной					-

Таблица 6 - Использование персонала в производстве на 1998, 1999 г.г

	План расчет. числ.	Фактич. числ.	%	в т.ч. III квартал
				план расч.чис.	фактич. числен.	%
	1998 год	1999 год	1998 год	1999 год	1998 год	1999 год	1998 год	1999 год	1998 год	1999 год	1998 год	1999 год
ВСЕГО по ТОО	176	145	157	142	19	98	176	145	149	137	184	94
в том числе:
Производственного, подсобного вспомогательного персонала	164	132	145	130	88	98	164	132	137	125	83	95
Административно управленческого персонала	12	13	12	12	100	92	12	13	12	12	100	92

Таблица 7 - Использование рабочего времени работников

	к-во ч/дней отработанного времени	%%	в т.ч. III квартал
			к-во ч/дней отработан.времени	%%
	1998 г	1999 г	1998 г	1999 г	1998 г	1999 г	1998 г	1999 г
Среднесписочная численность	157	142			149	137
Количество рабочих дней	856	257			65	65
Надлежало отработать ч/дней	40192	36494			9685	8905
Фактически отработано	28031	22447	69,7	61,5	7521	4916	77,7	55,2
Потери рабочего времени	12161	14047	30,3	38,5	2164	3989	22,3	44,8
В том числе:
по болезни	930	652	2,3	1,8	215	203	2,2	2,3
отпуск без содержания	9950	12483	24,8	34,2	1787	3582	18,4	40,1
учебный отпуск
прочие потери
трудовой отпуск	1245	912	3,1	2,5	162	214	1,7	2,4
прогулы	36		0,1

1.3.4 Анализ показателей деятельности на основе финансовых коэффициентов.

1) Ликвидность



2) Прибыльность

3) Эффективность использования активов

= 1,083 (1999 год)



2 Специальная часть

2.1 Характеристика отдела кадров как объекта автоматизации

2.1.1 Состав и виды кадровой документации

Задачи управления трудовым коллективом, формирования и качественного улучшения его состава можно решать только при наличии совершенной системы информационного обеспечения работы с кадрами, которое включает многочисленные информационные показатели и постоянно совершенствуется и обновляется на основе применения современных информационных технологий.

Информационные показатели, характеризующие работу с кадрами, отражаются в комплексах документах, создаваемых и обрабатываемых в кадровых службах. Под обобщающими понятиями «кадровая документация» или «документация по личному составу» подразумевают широкий круг документов, содержащий сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы: персональные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические, организационно-распорядительные.

Наиболее многочисленную по видам и разновидностям группу кадровых документов составляет организационно-распорядительная документация, охватывающая вопросы организационно-правового обеспечения деятельности кадровой службы и ее сотрудников, документирования движения кадров, аттестация персонала, соблюдения трудовой дисциплины и многое другое.

К организационно-распорядительным документам, оформляемым или используемым в кадровой службе, относятся:

1. Организационные документы:

- положение о кадровой службе;

- должностные инструкции работников этой службы;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- положение о персонале;

- штатное расписание;

2. Распорядительные документы:

- Приказы;

- распоряжения и указания по вопросам совершенствования работы с кадрами (это распорядительные документы, относящиеся к основной деятельности предприятия);

- приказы (распоряжения) по личному составу, отражающие конкретные управленческие ситуации процессов движения кадров, их учета, оценки и т.д.;

3. Информационно-справочные документы:

- протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий;

- акты о нарушении трудовой дисциплины;

- переписка по вопросам работы с кадрами;

- докладные и объяснительные записки;

- заявления;

- графики отпусков и т.п.;

Из учетных документов следует выделить личную карточку Т-2, заполняемую на всех работников и служащих для подтверждения трудового стажа, а также личный листок по учетe кадров и дополнение к нему или анкету и дополнение к ней, входящие в состав личного дела работника.

Для каждого работающего особое значение имеют его персональные документы:

- трудовая книжка

- справка с места работы

- характеристика

- рекомендательное письмо и др.

Составление и оформление кадровой документации регламентируются соответствующими законодательными и подзаконными актами.

2.1.2 Документы, регламентирующие управление персоналом

Штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале

Комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия называется организационными документами. В соответствии с Уставом организации разрабатывается ее структура и определяется штатный состав и штатная численность.

Должностной и численный состав организации с указанием фонда заработной платы закрепляется в штатном расписании.

К функциям этого документа, определяющим его значение относятся:

- фиксирование структуры управления предприятием

- нормирование численности работников

- регулирование соотношения ведущих, старших и рядовых специалистов

- контроль за соблюдением уровня административно-управленческих расходов

- сравнение работником его фактической загрузки с нормированной

- выполнения профсоюзом предприятия защитной функции

Штатное расписание составляется на бланке организации и содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Штатное расписание подписывается заместителем руководителя организации или другим уполномоченным лицом, согласовывается с главным бухгалтером и обязательно утверждается руководителем организации, т.к. оно входит в перечень документов, подлежащих утверждению.

Изменения в него вносятся приказом директора организации.

Организация работы предприятия, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка. Они составляются на общем бланке организации руководителем кадровой службы, согласовываются путем обсуждения на собрании трудового коллектива, визируются юрисконсультантом и утверждаются директором предприятия.

2.2 Современные информационные технологии в автоматизации деятельности организационно-экономических структур

2.2.1 Содержание и требования, предъявляемые к информации

В современных условиях стало весьма актуальным внедрение и освоение новых информационных технологий, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности предприятия на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средствах связи.

В деятельности организационно-экономических структур, представляющих собой комплексы большого числа повседневно связанных и взаимодействующих подразделений, передача информации является первостепенным и непременным фактором нормального функционирования данной структуры. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности информации. Для многих фирм внутрифирменная система информации решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер. Это касается, прежде всего, процессов обеспечения предприятий кооперированной продукцией, поступающей со специализированных подразделений по внутрифирменным каналам. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности.

Соответственную роль в принятии решений играет научно-техническая информация, содержащая новые научные знания, сведения об изобретениях, технических новинках своей фирмы, а также, фирм-конкурентов. Это непрерывно пополняемый общий фонд и потенциал знаний и технических решений, практическое и своевременное использование которого обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности.

Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия соответствующих решений.

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования:

1. по объекту и качеству - краткость и четкость формулировок, своевременность поступления;

2. по целенаправленности - удовлетворение конкретных потребностей;

3. по точности и достоверности - правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.

2.2.2 Значение внутрифирменной системы информации

Для современных условий характерно применение высокоэффективной внутрифирменной системы информации, основанной на использовании новейших технических средств автоматизированной обработки цифровой и текстовой информации на базе компьютеров с процессорами Intel Pentium, объединенных в локальную единую внутрифирменную вычислительную сеть

Управленческая и финансовая внутрифирменная информационная система представляет собой совокупность информационных процессов, для удовлетворения потребности в информации разных уровней принятия решений.

Информационная система состоит из компонентов обработки информации, внутренних и внешних каналов передачи.

Управленческие информационные системы последовательно реализуют принципы единства информационного процесса, информации и организации путем применения технических средств сбора, накопления, обработки и передачи информации.

В производственно-хозяйственном подразделении предприятия обеспечивается обобщение информации “снизу вверх”, а также, конкретизация информации “сверху вниз”.

Информационный процесс, направленный на получение научно-технической, плановой, контрольной, учетной и аналитической информации, в информационных системах унифицирован и базируется на электронно-вычислительной технике.

Повышение эффективности использования информационных систем достигается путем сквозного построения и совместимости информационных систем, что позволяет устранить дублирование и обеспечить многократное использование информации, установить определенные интеграционные связи, ограничить количество показателей, уменьшить объем информационных потоков, повысить степень использования информации. Информационное обеспечение предполагает: распространение информации, т.е. предоставление пользователям информации, необходимой для решения научно-производственных задач; создание наиболее благоприятных условий для распространения информации, т.е. проведение административно-организационных, научно-исследовательских и производственных мероприятий, обеспечивающих ее эффективное распространение.

Информация, и, особенно, ее автоматизированная обработка, является важным фактором повышения эффективности производства.

Важную роль в исполнении информации играют способы ее регистрации, обработки, накопления и передачи; систематизированное хранение информации и выдача ее в требуемой форме; производство новой числовой, графической и иной информации.

В современных условиях в крупных организациях созданы и эффективно действуют информационные системы, обслуживающие процесс подготовки и принятия управленческих решений и решающие следующие задачи: обработка данных, обработка информации, реализация интеллектуальной деятельности.

Для определения эффективности внутрифирменной системы управления на многих предприятиях в учете и отчетности стал использоваться показатель - отношение получаемой прибыли к затратам на технические средства и обеспечение функционирования внутрифирменной системы информации.

2.2.3 Основные принципы, цели, задачи и функции внутрифирменной системы информации

Основными принципами и целями внутрифирменных систем информации являются:

- Определение требований к содержанию информации и ее характеру в зависимости от целенаправленности;

- Выработка системы хранения, использования и предоставления информации в централизованном и децентрализованном управлении;

- Определение потребностей в технических средствах (в том числе, в компьютерной технике) на предприятии в целом;

- Разработка программного обеспечения, создание и использование банков данных;

- Автоматизированная обработка и выдача текстовой информации;

- Автоматизация административно-управленческого труда на основе использования компьютерной техники.

Важными задачами внутрифирменной системы управления являются:

- координация деятельности по сбору и обработке данных финансовых отчетов на высшем уровне управления и в производственных отделениях в целях повышения качества и своевременности поступления финансовой информации по предприятию в целом;

- определение основных направлений системы сбора, обработки и хранения первичных данных;

- определение основных направлений развития технологии обработки информации.