МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

ГОЛОВНЕ УПРАВЛІННЯ ОСВІТИ І НАУКИ

Екзаменаційна робота

на тему: Microsoft Excel

Зміст

Вступ

Запуск Microsoft Excel

Вікно процесора Excel

Панелі інструментів

Вікна діалогу

Рядок формул

Рядок стану

Довідкова система

Вікна книг. Робота з аркушами книг

Перейменування листів

Розподіл вікна

Закріплення заголовків рядків і колонок

Створення відкриття і збереження файлів книг

Введення і редагування даних

Робота з діапазоном

Висновок

Список літератури

Вступ

Роблячи перші кроки в Excel, ви будете приємно здивовані тим, як легко і швидко можна створити таблиці даних. Але перж за все потрібно навчитись запускати Excel. Є декілька способів запуску Excel :

В меню Пуск вибрати пункт Програми,потім Microsoft Excel. Такий спосіб запуску Excel хоч і не самий швидкий, але не потребує від вас яких-небудь попередніх виконань. Пункт Microsoft Excel автоматично добавляється в меню Пуск під час інсталяції Excel.

В меню Пуск вибрати пункт Создать документ Office. Відкриється вікно з такою ж назвою. В вкладці Общие виділіть ярлик Новая книга і клацніть на кнопці ОК. Відкриється вікно Excel. Як і в першому випадку, пункт Создать документ Office автоматично добавляється в меню Пуск під час інсталяції Excel.

Відкрити вже створений файл можна за допомогою проводніка Windows, вікна Мой компьютер або прямо з робочого столу, створивши на ньому ярлик для цього файлу.

Створивши на робочому столі ярлик для Excel, ви зможете запускати цю програму з робочого столу.

1. Запуск Microsoft Excel

Існують кілька варіантів Microsoft Excel для Windows, подальший

матеріал орієнтований на русифіковану версію 8.0. Для запуску програми Excel слід виконати команду Пуск/Програми/Місгоsoft Excel Windows-95, після чого на екрані з'явиться вікно процесора Excel.

2. Вікно процесора Excel

У типовому варіанті вікно Excel має вигляд, наведений на малюнку. Вікно містить ряд типових елементів.

Рядок заголовка (верхній рядок вікна) містить назву програми "Microsoft Excel". Крайня ліва кнопка є кнопкою виклику управляючого меню. Праворуч розміщені відповідно кнопка згортання, відновлення та закриття вікна.

Рядок меню розміщується під вікном заголовка і включає такі пункти:

"Файл" -- робота з файлами книг (створення, збереження, відкритті) файлів, друкування файлів книг);

"Правка" -- редагування книг;

"Вид" -перегляд книг;

"Вставка" -- вставка у аркуші книг малюнків, діаграм та інші типів даних;

"Формат" -- форматування книг (встановлення параметрі форматів таблиць);

"Сервис" -- сервісні функції (встановлення параметрі настройки Excel);

"Данные" -- робота з базами даних;

"Окно" -- робота вікнами книг;

'' ?'' -- виклик довідкової інформації.

Рядок заголовка Рядок формул Панелі інструментів

Рядок меню Заголовки стовпчиків

Ярлики листів

Заголовки рядків Область робочого листа

Кожний пункт меню має вертикальне підменю. Для відкриття меню слід натиснути клавішу [Alt] або [F10]. Після цього один з пунктів меню виділиться інверсним кольором. Для виділення потрібного пункту меню слід користуватися клавішами горизонтального переміщення курсору. Для відкриття пункту меню слід натиснути клавішу [Enter]. Відкрити меню зручніше за допомогою миші, встановивши курсор на потрібному пункті меню і натиснувши ліву кнопку.

В назві пунктів меню і підменю є підкреслена літера. Це дає можливість одразу вибрати пункт меню або підменю, натиснувши комбінацію клавіш [Alt -- підкреслена літера меню -- підкреслена літера підменю].

В підменю потрібний пункт меню може бути вибраний або за допомогою миші (встановити курсор миші на потрібний пункт і натиснути ліву кнопку), або за допомогою клавіатури (клавішами вертикального переміщення курсору вибрати потрібний пункт і натиснути клавішу [Enter])

Деякі пункти підменю праворуч від назви пункту містять позначення комбінації клавіш. За допомогою цих комбінацій можна вибрати відповідний пункт підменю.

При виборі пункту підменю в нижньому рядку екрана роз'яснюється його призначення.

Слід зазначити, що назви деяких пунктів підменю мають сірий колір. Це означає, що такі пункти в даний момент недоступні (наприклад, не можна редагувати таблицю, якщо вона не існує).

В Excel існує ще один спосіб виклику команд. Клацання правою кнопкою миші на виділеному об'єкті призводить до виведення на екран контекстного меню. Це меню містить команди, які можна застосувати до виділеного об'єкта.

Користувач має змогу відмітити останню введену команду, виконавши команду "Правка/Отменить".

3. Панелі інструментів

Під рядком меню розміщуються звичайно панелі інструментів. Панелі інструментів -- це рядок кнопок, при натискуванні на які виконується певна дія. Для натискування кнопки слід клацнути мишею по кнопці. При фіксації курсору миші на кнопці під нею з'являється її назва, а в рядку стану -- коротка довідка про призначення кнопки. Ряд кнопок дублюють відповідні пункти меню. Однак користуватись кнопками панелі значно швидше і зручніше. Excel забезпечує користувача декількома панелями інструментів. Для вибору потрібної панелі слід скористатися командою Вид/Панель инструментов. При цьому на екрані з'явиться вікно діалогу Панель инструментов, у списку якого можна вибрати необхідні панелі. За замовчуванням Excel виводить на екран панелі інструментів Стандартная і Форматирование. Деякі панелі інструментів виводяться на екран автоматично при виконанні певних дій (так, наприклад, панель інструментів Диаграмма виводиться при побудові діаграм).

Виведені на екран панелі можна перемістити типовим для середовища Windows-95 способом.

4. Вікна діалогу

Для виконання деяких команд потрібно вводити допоміжну інформацію. Так, для виконання команди Файл/Открыть необхідно вказати дисковод, каталог та ім'я файла. Для введення такої інформації використовують вікна діалогу.

Вікно діалогу містить ряд елементів: кнопки, списки, прапорці, перемикачі, рядки введення. Ці елементи розміщуються за тематичними групами, що називаються полями. Групи мають заголовки, що закінчуються двокрапкою. Перехід від групи до групи здійснюється або за допомогою миші, або при натискуванні клавіші [Тab]. Ім'я групи можна також виділити, натиснувши комбінацію клавіш [Alt -- підкреслена літера в імені поля]. Переміщення всередині групи здійснюється за допомогою клавіш переміщення курсору.

При введенні допоміжної інформації у вікно діалогу здійснюється встановлення прапорців і перемикачів, вибір елементів із списка, введення і редагування тексту в полях введення.

Прапорці являють собою невеличкі квадрати, в яких при встановленні прапорця з'являється галочка. Прапорці встановлюють незалежно один від одного.

Перемикачі (зображуються в вигляді кола) використовують тоді, коли необхідно вибрати одну з декількох опцій. Вибраний перемикач відрізняється від інших темною крапкою всередині кола.

В рядки введення вводиться текстова інформація. Наприклад, при відкритті якого-небудь файла необхідно вказати його ім'я. Це ім'я можна вибрати зі списку імен файлів або набрати в рядку введення. Рядок введення можна редагувати.

Списки використовують для вибору одного з декількох варіантів (наприклад, вибір шрифту). Поки маркер знаходиться всередині цього списку, його можна гортати за допомогою клавіш переміщення курсору. Елемент списку виділяється натискуванням лівої кнопки миші (клавіші [Enter]). Особливою формою списку є однорядкові списки, в яких показано тільки перший елемент. Такі списки мають праворуч стрілку, напрямлену вниз. Для розкриття такого списку слід встановити курсор миші на стрілку і натиснути ліву клавішу миші (натиснути комбінацію клавіш [Alt -- стрілка керування курсором]). Після розкриття списку і вибору елемента список знову закривається. Деякі однорядкові списки, елементом яких є число, мають праворуч дві стрілки, напрямлені вгору та вниз. При клацанні мишею по стрілці, напрямленій вниз, значення елемента зменшується, а по стрілці, напрямленій вгору, -- збільшується.

В правій частині або внизу вікна розміщені кнопки управління діалогом. Кнопка "ОК" (клавіша [Enter]) закінчує діалог з підтвердженням усіх змін, після цього Word виконує команду.

Кнопка "Отмена" (клавіша [Esc]) анулює всі зміни; діалог закінчується, але відповідна команда не виконується.

Крім кнопки "ОК" і "Отмена" в цьому вікні залежно від призначення конкретного вікна можуть бути й інші кнопки управління діалогом.

Багато вікон діалогу мають таку кількість полів, що їх не можна вивести одночасно. В цьому випадку діалог організовується по сторінках-вкладках. Кожна вкладка має у верхній частині вікна ім'я. Для відкриття вкладки слід встановити курсор миші на імені і натиснути ліву кнопку миші.

Вікна діалогу також мають поля, назви яких закінчуються трикрапкою. При виборі такого поля розкривається наступне вікно, в якому також можна встановити певні параметри.

5. Рядок формул

Під панеллю інструментів розміщується рядок формул.

6. Рядок стану

Цей рядок розміщується у нижній частині вікна Excel. У цей рядок виводиться інформація про хід виконання деяких операцій.

Слід відзначити, що загальний вигляд вікна Excel і наявність деяких елементів залежать від параметрів, встановлених командами Сервис/Параметры і Вид.

Вкладка Вид вікна діалогу Параметры дозволяє встановити або відмінити індикацію рядка формул і рядка стану та ряд інших параметрів.

7. Довідкова система

В будь-який момент роботи з Excel користувач може одержати довідку декількома способами. Для одержання довідки про команду або елемент екрана слід натиснути кнопку "?" стандартної панелі інструментів, встановити курсор миші (який при цьому набере форму знака питання) на вибраний елемент і натиснути кнопку миші.

Короткий опис кнопок панелі інструментів відображається в рядку стану при установці на них курсору миші. Кожне вікно діалогу також містить кнопку ?, при натискуванні якої виводиться довідка про елемент вікна. Ширші можливості відкриваються при використанні пункту "?" основного меню. Команда ?/Вызов справки/Содержание дає змогу ознайомитися з вмістом довідки Excel. Команда ?/Вызов справки/Указатель дозволяє одержати доступ до предметного показника довідкової системи, в якому можна вибрати потрібну тему. При використанні цих команд на екран виводиться вікно довідки.

Вікно довідки містить вкладнику Поиск, яка дозволяє вести тематичний пошук по введеному критерію. Відображення попереднього вибраного довідкового тексту здійснюється натискуванням кнопки Назад. Панель Інструментів Стандартная містить також кнопку Мастер подсказок. При натискуванні цієї кнопки на екрані з'являється рядок, у який майстер, слідкуючи за діями користувача, дає контекстну підказку про виконання наступних дій.

8. Вікна книг. Робота з аркушами книг

Документи, що створюються у середовищі Excel, називають книгами. Кожна книга складається з листів таких типів:

робочі листи або просто листа

листи діаграм;

листи макросів;

листи модулів, написаних мовою Visual Basic

листи діалогу.

У рамках даного розділу розглядаються тільки листи першій двох типів.

Робочі листи -- це електронні таблиці, що складаються з колонок і рядків Максимальне число колонок таблиці -- 255, рядків -- 16384. Колонки позначаються зліва направо літерами: перші 26 -- літерами А ... Z, наступні 26 -

літерами AA--AZ і так далі до останньої, 255 колонки, яка позначається літерами IV.

Рядки позначаються зверху вниз цифрами від 1 до 16384. На перетин колонки і рядка розміщуються клітинки. Позначення (адреса) клітинок складається з позначення колонки та рядка (В3).

В Excel може одночасно існувати кілька вікон книг. Для маніпуляцій вікнами використовують меню Окна. У кожний момент часу одне з вікон активним, воно виводиться на перший план і може закривати інші вікна. Користувач може встановлювати розмір і положення кожного вікна традиційними для Windows способами.

Вікно має ряд типових елементів:

Заголовок вікна розміщується зверху і включає ім'я книги. Ліворуч в імені розміщена кнопка виклику управляючого меню. Праворуч розміще: відповідно кнопки згортання, відновлення і закриття вікна.

Список листів книги розміщується ліворуч у нижньому рядку вікна. Цей список містить імена (ярлики) листів. Якщо книга включає багато листів, то список можна гортати за допомогою кнопок прокрутки, які розміщені ліворуч від списку. За замовчуванням робочим листам присвоюється ім'я Лист..., листам діаграм -- ім'я Діаграма .... Один із листів книги є активним (його ім'я виводиться інверсним кольором).

Якщо активним е робочий лист, то під рядком заголовка вікна розміщується електронна таблиця активного листа. Електронна таблиця містить імена колонок і номера рядків, клітинки, а також горизонтальну і вертикальну смуги прокрутки

Одна з клітинок таблиці виділена темною прямокутною рамкою. Це так званий табличний курсор. Колонку, рядок і клітинку, в якій знаходиться табличний курсор, називають відповідно активною колонкою, активним рядком і активною клітинкою. Адреса активної клітинки виводиться у лівій частині рядку формул.

Табличний курсор можна переміщувати по таблиці за допомогою клавіш керування курсором або за допомогою миші (клацнути мишею по клітинці, на яку треба перемістити табличний курсор). Для прокрутки клітинок листа використовують елементи лінійок прокрутки. При прокрутці адреса активної клітинки не змінюється.

Якщо активним є лист діаграми, то у вікні виводиться відповідна діаграма. Користувач може зробити активним будь-який лист книги. Для цього слід клацнути мишею по ярлику листа у списку ярликів листів.

9. Перейменування листів

Імена, які Excel присвоює листам за замовчуванням, малоінформативні. Користувач може змінити ім'я активного листа, виконавши команду Формат/Лист/Переименовать або клацнувши правою кнопкою миші і вибравши команду Переименовать із контекстного меню. При цьому на екран виводиться діалогове вікно Переименование листа, в полі Имя листа якого можна ввести нове ім'я.

10. Розподіл вікна

На екран виводиться лише частина клітинок активного вікна. Розподіл вікна на дві або чотири частини дозволяє оглядати різні частини одного і того ж листа.

Для розподілу вікна слід виконати команду Окно/Разделить. Розподіл здійснюється за місцем розташування активної клітинки. Кожна частина вікна має свої смуги прокрутки. Для відміни розподілу слід виконати команду Окна/Снять разделение або двічі клацнути мишею по роздільнику вікна.

11. Закріплення заголовків рядків і колонок

Робочі листи часто мають велику кількість стрічок і стовпців, тому при перегляді нижньої частини листа , заголовок зникає з екрана. Для закріплення колонки чи рядка слід перемістити табличний курсор під рядок і праворуч від колонки, яку потрібно закріпити, і виконати команду Окно/Закрепить Область. Excel вставляє темну рамку для помітки закріпленого рядка і колонки. Цей рядок і колонка залишаються видимими при переміщенні по всьому листу. Для зняття закріплення слід виконати команду Окно/Снять закрепление областей.

12. Створення відкриття і збереження файлів книг

Створення. Для створення нового файла книги можна виконати команду Файл/Создать або натиснути кнопку Создать на панелі інструментів Стандартная.

При використанні команди на екрані з'явиться вікно діалогу Создание документа.

Відкриття файлів. Для відкриття файлів використовують команду Файл/Открыть або кнопку Открыть панелі інструментів Стандартная.

Збереження файла. У меню Файл є п'ять команд, які дозволяють зберегти файл: Сохранить, Сохранить как, Сохранить рабочую область, Закрить і Выход. Кожна з цих команд має свою специфіку. Команду Сохранить как звичайно використовують при першому збереженні файла, а команду Сохранить для збереження змін у існуючому файлі. Аналогічно команді Сохранить діє кнопка Сохранить на панелі інструментів Стандартная. При виборі команд Закрить або Виход Excel завжди запитує про необхідність збереження змін.

Команда Файл/Сохранить рабочую область відкриває вікно діалогу Сохранить рабочую область. Це вікно дозволяє зберегти поточний стан середовища Excel (розміщення всіх відкритих книг, встановлені параметри). 3а замовчуванням робоча область зберігається у файлі Resume.xlw, але можна використати будь-яке інше ім'я.

При виборі команди Файл/Свойства Excel виводить вікно Свойства, де можна вказати загальні відомості про книгу (автор, назва, організація та ін.)

13. Введення і редагування даних

Для введення або редагування даних у яку-небудь клітинку таблиці слід зробити цю клітинку активною. Перед введенням можна вибрати кнопками панелі інструментів Форматирование шрифт у списку Шрифт, його розмір, а також тип шрифту (жирний, курсив, підкреслення). Вводити дані в активну клітинку можна безпосередньо у полі самої клітинки (для цього слід клацнути двічі мишею по клітинці або натиснути клавішу F2) чи в полі рядка формул (для цього слід клацнути мишею по рядку формул). Символи можуть вводитись у режимі Замена або Вставка. Натискування клавіші [Enter] завершує введення та редагування даних у клітинці, а клавіші [Esc] -- відміняє його.

Цікавою особливістю введення в Excel є автовведення. Ця функція працює при встановленому прапорці Автозаполнение значений ячеек вкладки Правка діалогового вікна Параметри. При введенні даних у цьому режимі Excel намагається угадати, що вводиться, і допише свій варіант до кінця. Якщо користувач згодний з цим варіантом, то слід просто натиснути клавішу [Enter]. В іншому випадку слід продовжити введення, ігноруючи пропозицію Excel.

14. Робота з діапазоном

Виділення діапазону клітинок. Більшість команд Excel оперують з активною клітинкою або виділеним діапазоном клітинок.

Для виділення суміжного діапазону клітинок (клітинки складають єдиний прямокутник) слід клацнути курсором по одній з кутових клітинок діапазону і протягнути курсор при натиснутій лівій кнопці миші по решті клітинок діапазону, підсвічуючи їх.

При використанні клавіатури для виділення діапазону слід, утримуючи клавішу [Shift], клавішами переміщення курсора виділити потрібний діапазон.

Для виділення колонки або рядка слід клацнути мишею по заголовку колонки або номеру рядка. Для виділення декількох колонок або рядків слід натиснути клавішу [Ctrl] і, не відпускаючи її, клацнути по колонках і рядках, які треба виділити..

Для виділення несуміжного діапазону клітинок слід, утримуючи натиснутою клавішу [Ctrl], пересувати курсор миші по клітинках, які потрібно виділити..

Виділити всі клітинки можна за допомогою команди Правка/Виделить все. Клітинки виділеного діапазону відображаються інверсним кольором, за винятком активної клітинки, яка зберігає звичайний колір і рамку.

Для зняття виділення слід клацнути мишею на клітинці, яка знаходиться поза виділеним діапазоном. Широкі можливості у виділенні надає вкладка Выделение группы ячеек вікна діалогу Перейти, яке відкривається командою Правка/Перейти. Опції цієї вкладки дозволяють виділити порожні клітинки, клітинки, що містять константи, формули і т.д.

Переміщувати табличний курсор всередині виділеного діапазону можна так само, як і в невиділеному діапазоні, але при цьому слід утримувати натиснутою клавішу [Ctrl].

Редагування виділеного фрагменту. Виділений фрагмент можна вилучити, очистити, вставити, перемістити, скопіювати. При цих операціях часто використовують буфер обміну Windows, через який Excel може обмінюватись інформацією з іншими програмами, що працюють у середовищі Windows.

Вилучити виділений діапазон клітинки можна за допомогою команди Правка/Удалить. При цьому на екрані з'являється діалогове вікно, в якому слід вказати напрям зсуву клітинок таблиці для заповнення вилученого діапазону: ліворуч чи вгору. Вилучений діапазон при цьому у буфер не заноситься. Вилучений діапазон при цьому у буфер не заноситься. Вилучений діапазон при цьому у буфер не заноситься

Очистити виділений діапазон клітинок можна командою Правка/Очистить.

Для переміщення виділеного діапазону клітинок слід послідовно виконати команди Правка/Вырезать і Правка/Вставить. Якщо діапазон переміщується на місце клітинок, що містять дані, то дані у цих клітинках замінюються вставленими. Клітинки при цьому не зсуваються. Перемістити виділений діапазон зручніше за допомогою миші. Для цього слід встановити курсор миші на межі виділеного діапазону (курсор при цьому набере форми стрілки) і при натиснутій лівій кнопці відбуксувати діапазон у нове місце. Якщо діапазон треба перемістити на інший лист, то при буксуванні слід натиснути клавішу [Alt] і клацнути по ярлику листа.

Для копіювання виділеного діапазону клітинок слід послідовно виконати команди Правка/Копирование і Правка/Вставить.

Копіювання за допомогою миші аналогічне переміщенню, але при цьому слід тримати натиснутою клавішу [Ctrl]

Висновок

Отже,виконавши у себе на практиці цю екзаменаційну роботу, я більше познайомилась з Microsoft Excel і основами створення робочих листів. Вивчаючи Excel 2002, я помітила, що деякі нововведення являються однаковими для всього пакета Office XP, але все-таки був створений ряд нових функцій тільки для Excel.

Нова область задач в вікні робочої книги дозволяє виконувати різноманітні задачі.