1. Системы электронного документооборота

Деятельность предприятия будет эффективной только при наличии общей информационной системы, объединяющей управление финансами, персоналом, снабжением, сбытом и производством. Таким образом, задача компании, специализирующейся в области информационного обеспечения бизнес процессов, заключается в создании и внедрении комплексных систем управления, которые позволят заказчику перейти к интегрированным системам, обеспечат работу в едином информационном пространстве и предоставят необходимую информацию для планирования и прогнозирования, анализа и принятия управленческих решений.

На основе всего вышесказанного можно сделать вывод о необходимости автоматизации системы управления документооборотом на предприятии.

Выбираемый программный продукт должен обеспечивать выполнение задач, которые приходится решать сотрудникам предприятия, а именно - автоматизации конкретного бизнес-процесса, в котором присутствует обработка документов, и создание в организации комплексной системы автоматизации документооборота.

Это гарантирует снижение затрат на автоматизацию, слаженную работу всех частей системы, возможность ее интеграции в информационное пространство учреждения, а при необходимости - своевременную консультационную, техническую и методологическую поддержку.

В настоящее время наибольшую известность в России получили следующие системы электронного документооборота: Lotus Notes, Docs Open, БОСС-Референт, LanDocs, Documentum, StaffWare, Евфрат-Документооборот и ряд других систем.

БОСС-Референт

Система управления документооборотом БОСС-Референт разработана компанией АйТи на базе Lotus Notes (являющимся сейчас распространенным стандартом для систем поддержки групповой работы). C помощью БОСС-Референта осуществляются:

· централизованное хранение документов;

· поиск документов;

· пересылка сложных документов любых форматов;

· разграничение доступа к документам.

Пользователь может получать всю информацию о клиентах и партнерах, планировать мероприятия и контакты, производить обмен информацией с территориально-рассредоточенными объектами. Пользуясь образцами бланков и документов, система позволяет составить любые договоры и проконтролировать их исполнение. Кроме того, система помогает выбрать партнеров для работы из общего списка клиентов, вести и контролировать все контакты с ними, давать распоряжения своим подчиненным по работе. Встроенная система электронной почты обеспечивает обмен сообщениями как с сотрудниками внутри организации, так и с внешними корреспондентами. Сообщения, помимо собственно текста, могут содержать графическое изображение, табличные данные, звуковую и видеоинформацию и другое; причем документы не обязаны иметь жесткой предопределенной структуры. Для удобства работы система поддерживает единую адресную книгу организации, группирует сообщения по папкам, архивирует и, при необходимости, печатает. Кроме работы с внутренними документами, система позволяет регистрировать все входящие документы, в т. ч. телефонные обращения. БОСС-Референт предоставляет возможность ограничения доступа к отдельным документам или их типам на уровне конкретных исполнителей, организационных групп или ролей. Для конфиденциальных документов содержимое может быть зашифровано. Как система управления документооборотом БОСС-Референт является составной частью БОСС, в которое входят системы БОСС-Референт, БОСС-Кадровик, БОСС-Бухгалтер.

Lan Docs

Система Lan Docs разработана компанией Ланит. Она представляет собой 2-уровневый комплекс программных средств для ролевых рабочих мест и сетевых корпоративных услуг. В системе реализованы следующие основные функции:

· регистрация/заполнение учетных карточек документов;

· рассылка документов, заданий, поручений как одному пользователю, так и по списку;

· контроль состояния документов («на визировании», «на согласовании» и т.д.);

· поиск документов;

· вызов приложений MS Windows для обработки электронных документов;

· контроль версий, создание отчетов;

· списание в архив;

· возможность сканирования многостраничных бумажных документов.

Евфрат

Компания Cognitive Technologies предлагает программу Евфрат. Она работает в среде MS Windows 95/98/NT/2000 и обеспечивает комплексную автоматизацию делопроизводства, включая регистрацию, контроль исполнения, организацию и обслуживание электронного архива документов, полученных из самых различных источников. К ключевым возможностям системы можно отнести:

· создание корпоративных электронных архивов;

· введение бумажных документов в БД системы с помощью сканера и системы распознавания CuneiForm;

· поиск текста по содержимому документов и реквизитам;

· морфологический анализ документов для повышения эффективности поиска.

Варианты рабочих столов «Секретариат», «Бухгалтерия», «Отдел кадров», «Страховая компания», «Домашняя база Евфрат» позволяют организовать рабочее место каждого конкретного сотрудника. Можно гибко управлять представлением информации, подбирать шрифты и пр. Печать информации любого типа осуществляется как через соответствующее приложение, так и напрямую из Евфрат. Имеется набор сервисных утилит для тестирования базы данных, ее сжатия и архивирования. Открытый интерфейс позволяет создавать и подключать фильтры для работы с информацией любого типа и формата.

Система Евфрат представляет собой мощный инструмент организации работы с документами, включающий функции ввода их из различных источников (импорт через проводник или MS-Word, загрузка документов из Интернет, а также сканирование и распознавание), регистрацию по различным реквизитам, сложный поиск по реквизитам и тексту документов, контроль исполнения и создание электронного архива. Евфрат успешно решает задачи, обычно имеющие место при организации документационного обеспечения управления (ДОУ), в связи с чем называется системой автоматизации делопроизводства.

Для выбора эффективной и недорогой СЭД проведем сравнительный анализ перечисленных систем документооборота.

Потребность российских предприятий и организаций в оптимизации своего документооборота остается высокой и продолжает повышаться.

На основании проведенного сравнительного анализа СЭД можно сделать вывод, что для наиболее эффективного управления документопотоками целесообразно внедрение СЭД «Евфрат-Документооборот», разработанной ЗАО «Интеллектуальные технологии».

2. Программное обеспечение документов

Если в качестве технической базы (технического обеспечения) автоматизированного рабочего места (АРМ) специалиста вполне можно выбрать типовой компьютер, предлагаемый многими продавцами компьютерной техники, то неправильный выбор программного обеспечения может привести к большим потерям времени, денег и тяжелым психологическим последствиям. Достаточно лишь представить, как при отсутствии преемственности при переходе на новый программный продукт придется заново переучивать весь персонал, заново ввести базу данных, созданную и накопленную в течение нескольких лет и т. д.

Главным назначением АРМ, конечно, является решение задач профессиональной направленности. Однако персональный компьютер непосредственно не может взаимодействовать с программами профессионального назначения, необходима операционная система, с помощью которой все остальные программы-приложения и будут работать. Компьютер и операционная система будут как бы являться вычислительной платформой, на которой базируются все прикладные программы.

Рабочее место нельзя рассматривать узко специализированно - только решение задач складского учета, помимо этого необходимо решать множество задач подготовки деловой документации, ведения архива, текущего обслуживания компьютера и т. п. Эти задачи поможет решить базовое программное обеспечение. Кроме того, в отдельных случаях требуются средства для разработки собственных программ-приложений (инструментальных средств). Поэтому в общей совокупности программное обеспечение АРМ специалиста представляет собой достаточно большой комплекс программ, который укрупнено можно на следующие группы и подгруппы.

- Операционные системы и оболочки.

- Инструментальные средства.

- Прикладное программное обеспечение, которое подразделяется, в свою очередь, на общесистемное и проблемно-ориентированное обеспечение

Операционные системы подразделяются на однопользовательские (преимущественно для домашнего использования) и многопользовательские, предназначенные для работы компьютера в офисной сети. Поэтому выбор ОС для АРМ специалиста не представляет особого труда: это должна быть современная система, совместимая с ОС сервера предприятия, а именно, операционная система Microsoft Windows XP.

Windows XP имеет высокий уровень защиты, она облегчает администратору сети управление защитой, в частности, он может контролировать круг пользователей, имеющих права доступа к сетевым ресурсам: файлам, каталогам, принтерам, программам-приложениям и т.д. Причем правами на каждый ресурс и правами для каждого пользователя можно управлять централизованно. Учетные записи пользователей хранятся централизованно (на сервере) в зашифрованном виде, что препятствует обнаружению пароля каждого пользователя как при его передаче в сети, так и при попытке несанкционированного просмотра параметров регистрации.

Не маловажным является тот факт, под эту операционную систему можно установить множество прикладных программных продуктов, в том числе Microsoft Office XP (включающий Microsoft Access, Microsoft Excel, Microsoft Word, Microsoft Power Point, Microsoft Outlook Express).

Из инструментальных средств представлены: программа архивирования данных WinRar 3,0, программа защиты от вирусов Kaspersky Antivirus, программа в себе функции факс-аппарата, автоответчика и АОНа на компьютере VentaFax.

Все программы специального программного обеспечения конкретной АСУ должны быть совместимы как между собой, так и с ее общим программным обеспечением.

Все программы специального программного обеспечения конкретной АСУ должны быть совместимы как между собой, так и с ее общим программным обеспечением.

При внедрении выше описанной автоматизированной информационной системы значительно повысится производительность труда и качество документов. Использование данной системы в реальных условиях позволило повысить эффективность работы предприятия и уменьшить издержки.

Заключение

Сегодня эффективность управленческой деятельности зависит в первую очередь от автоматизации всех управленческих процессов. Таким образом, успешная автоматизация управления предприятием будет зависеть от правильного выбора автоматизированной системы.

К составляющим эффективность при использовании данной системы электронного документооборота можно отнести также следующее:

- во всех подразделениях и в организации в целом вводится унифицированная, формализованная и строго регламентированная технология делопроизводства;

- организация становится полностью управляемой. Появляется возможность ответить на любой вопрос по документам и исполнителям, осуществлять анализ и управление документационной деятельностью;

- система автоматизации делопроизводства, по сути, является носителем строго формализованной и документированной технологической информации о правилах и порядке работы с документами. В результате уменьшается зависимость организации от персонала как физического носителя технологических знаний и правил работы с документами.

- создаются условия для резкого ускорения прохождения документов по организации, особенно при организации электронного документооборота.

- минимизируется трудоемкость делопроизводственных операций. При этом, однако, надо иметь в виду, что необходимость ввода полной и точной информации о документе, скажем, при первичной регистрации может потребовать дополнительных усилий на некоторых рабочих мест, тогда как трудоемкость работы на других рабочих местах, использующих эту информацию, может сократиться, как показывает опыт, в несколько раз.

- качественный выигрыш достигается организации взаимоувязанного электронного документооборота между организациями, поскольку полностью отпадают проблемы, связанные изготовлением и пересылкой бумажных документов, а затем -- в повторном вводе реквизитов текстов полученных документов.

Таким образом, вопрос автоматизации оборота документов на предприятии сегодня решить возможно, но как это связано с “оптимизацией бизнес-процессов” и улучшением работы предприятия - вот вопрос, который задает себе любой руководитель, задумавшийся о необходимости автоматизировать документооборот.

Список литературы

1. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Издательство стандартов, 2003.

2. Федеральный закон от 10. 01. 2002 №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (принят ГД ФС РФ 13.12.2001)

3. Автоматизированные информационные технологии в экономике. Под ред. Титаренко. М.: ИНФРА-М, 1998. - 258 с.

4. Банк В.Р., Зверев В.С. Информационные системы в экономике: Учебник, 2003

5. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспече-ние управления). -- М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000. - 818 с.

6. Остелло М. Влияние новой информационной технологии на управленческий процесс // Проблемы теории и практики управления. - 2002. - №6. - С.49.

7. Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика работы с документами в организации: Учеб. пособие для вузов. - М.: ЭМОС, 1999. - 208с.

8. Шафрин Ю. Информационные технологии, - М., ООО" Лаборатория базовых знаний”, 2000

9. http://www.evfrat.ru

10. http://www.oldi.ru