КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА № 2

ВАРИАНТ № 27

ЧАСТЬ I

ТЕМА

«Создание электронной таблицы

при помощи табличного процессора Excel»

ВВЕДЕНИЕ

Задачей работы является создание электронной таблицы на тему: «Учет нагрузки преподавателей ВУЗа».

В своей работе я использовал табличный процессор Excel 97.

Целью работы является расчет средней нагрузки (час.) на одного преподавателя ВУЗа.

Для этого нам необходимо составить входные таблицы по факультетам ВУЗа, в которых проследить нагрузку преподавателей (час.) по факультетам.

Далее мы можем соединить все факультеты в одну таблицу и проследить среднюю нагрузку на 1-го преподавателя факультета ВУЗа.

На основе данных конечной электронной таблицы мы можем построить диаграммы нескольких видов.

Инструкция пользователя Excel 97

Программа Excel 97 имеет такое же отношение к числовым данным, как Word 97 - к тексту. Excel 97 можно образно назвать «числовым редактором». С помощь. Excel 97 вы сможете создать и оформить заказы, авансовые отчеты, платежные формы и т.д., подразумевающие проведение вычислений.

Запустить программу Excel 97 можно разными способами, например - используйте главное меню Windows, чтобы запустить Excel 97, щелкнув в подменю Программы команду Microsoft Excel.

После запуска Excel 97 на экране отображается сетка с ячейками, в которые вы будите вводить данные.

Excel 97 позволяет вам создавать и редактировать книги. Книга состоит из одного или нескольких листов (которые иногда называют электронными таблицами или просто таблицами). Лист состоит из строк и столбцов, в которых хранятся числа и тексты.

Каждый столбец имеет заголовок. Заголовки обозначаются буквами А, В, и т.д. Каждая строка также имеет заголовок. Они обозначаются числами 1,2, и т.д. Пересечение строки и столбца, ячейка, имеет название (или адрес), которое получается путем комбинации буквы столбца и номера строки, например, С 4 или А 1. Ячейка А 1 расположена всегда в любом листе в левом верхнем углу.

Мышь и клавиши со стрелками - это основные средства перемещения между ячейками.

В Excel 97 очень легко удалить лишние листы: просто щелкните правой кнопкой мыши ярлычок листа, который вы хотите удалить, затем выберите во всплывающем меню команду Удалить. В противоположном случае , чтобы вставить в книгу новый лист, щелкните правой кнопкой мыши ярлычок листа, который будет расположен после нового листа. Выберите команду Добавить. Excel 97отобразит диалоговое окно Вставка. щелкните два раза значок Лист.

Если вы хотите ввести в ячейку текст, то просто наберите этот текст. Excel 97 выровняет введенный вами текст по левому краю ячейки. При наборе текст отображается как в ячейке, так и в строке формул. В поле Имя, расположенном слева от строки формул, отображается адрес ячейки, в которую вы вводите данные. Если нажать клавишу Enter, то Excel 97 переместит указатель ячейки на одну вниз. Если во время ввода данных в ячейку нажать клавишу Esc, то Excel 97 удалит из ячейки набранный вами текст и восстановит ее исходное содержимое. Если текст не умещается в ячейке, то Excel 97 сделает одно из двух, в зависимости от содержимого соседней ячейки, расположенной справа:

- если соседняя ячейка пустая, то Excel 97 отобразит все содержимое расширив ячейку;

- если в соседней ячейке хранятся данные, то Excel 97 отсечет (не будет отображать) ту часть ячейки, которая была добавлена при ее расширении, и покажет только ту часть текста, которая умещается в ячейке исходного размера.

Excel 97 не удаляет из ячейки данные, которые не видны, но всегда отображает данные, хранящиеся в соседней ячейке (если они там есть).

Если вы хотите, чтобы программа Excel 97 воспринимала числа (например, почтовый индекс) как текстовые данные (не производя над ними вычислений), то поставьте перед этими данными апостроф (`).

Для успешной и быстрой работы в Excel 97 очень важно овладеть приемами редактирования. При вводе числовых данных очень часто допускаются ошибки, и чем скорее вы их исправите, тем быстрее в вашем распоряжении окажутся листы с корректными данными.

До Excel ни в одной программе электронных таблиц не было средств проверки орфографии. Ниже перечислены способы проверки орфографии в листах:

- щелкните на панели инструментов кнопку Орфография;

- выберите в меню Сервис команду Орфография;

- нажмите клавишу F7, которая является быстрой клавишей проверки орфографии.

Чтобы скопировать данные из одного места в другое, выделите ячейки, которые нужно скопировать, и щелкните на панели инструментов кнопку Копировать или нажмите комбинацию клавиш Ctrl +C, чтобы скопировать содержимое листа в буфер обмена. Содержимое останется на своем первоначальном месте, так как вы выбрали копирование, а не вырезание ячеек. Чтобы вставить содержимое буфера обмена на другое место, выделите первую ячейку в месте вставки (которое может находиться в другой книге), а затем щелкните на панели инструментов кнопку Вставить или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+V. Excel 97 запишет содержимое буфера обмена, которое вы вставляете, вместо содержимого, которое уже было в ячейках, в которые вы производите вставку. Поэтому при вставки данных из буфера обмена убедитесь, что вы вставляете данные на нужное место.

Чтобы вырезать содержимое ячеек, потом поместить его в другое место, просто выделите ячейки, содержимое которых вы хотите вырезать, а затем нажмите комбинацию клавиш Ctrl+X. Excel 97 удалит из выделенных ячеек их содержимое и поместит его в буфер обмена. После этого вы можете вставить его в любое место.

По существу, при вырезании и вставки производится перемещение выделенных данных. Если вы хотите переместить выделенные ячейки с помощью мыши, то перетащите их, не нажимая перед этим клавишу Ctrl, как вы делали при копировании содержимого ячеек.

Без формул программа Excel 97 ненамного бы отличалась от текстового редактора, в котором есть возможность составлять таблицы с данными. Но если вы научитесь использовать формулы, то Excel 97 превратиться для вас в очень мощный инструмент планирования.

На калькуляторе вы обычно вводите формулы, а затем нажимаете знак равенства, чтобы увидеть результат. Все формулы Excel 97 начинаются со знака равенства. Если вы введете формулу, а затем нажмете клавишу Entеr или перейдете к другой ячейке, то Excel 97 отобразит на листе на месте формулы результат.

В формуле можно комбинировать как несколько операторов, так и все операторы. Если вы используете комбинацию операторов, то Excel 97 будет соблюдать традиционный компьютерный порядок вычислений.

Если вы хотите изменить порядок обработки операторов, то заключите в скобки те действия, которые хотите выполнить первыми.

Настоящая «мощность» Excel 97 проявиться тогда, когда вы будите использовать в формулах адреса ячеек и имена диапазонов.

Диапазон - это группа ячеек. Выделенная группа ячеек входит в диапазон, но диапазоны не обязательно должны быть выделены. Диапазон всегда имеет прямоугольную форму. Диапазоном может быть одна ячейка, строка, столбец или несколько смежных строк и столбцов. Диапазон всегда состоит из смежных ячеек. Хотя вы можете выделить несмежные ячейки, но диапазоны всегда образуют прямоугольные области листа.

После составления формул, возможно, ваша работа уже закончена. Но программа Excel 97 не прекратит свою работу и после этого. При изменении любой величины на рабочем листе Excel 97 автоматически пересчитает все формулы! Excel 97 учтет все изменения, внесенные вами в данные, и сохранит ваш лист с их учетом. Вы можете использовать этот лист каждый месяц. Если вы не измените формулы, то Excel 97 вычислит и отобразит правильные результаты

Чтобы изменить высоту строки установите указатель мыши на линию, отделяющую номер этой строки от номера предыдущей или последующей строк. Когда указатель мыши примет вид двусторонней стрелки, перетащите верхнюю или нижнюю границу строки. При перетаскивании Excel 97 изменит высоту всей строки. Точно также, чтобы изменить ширину столбца, установите указатель мыши на левую или правую границу названия столбца и перетащите эту границу с помощью мыши влево или вправо.

С помощью вкладки Граница диалогового окна Формат ячеек, которое можно вывести на экран, выбрав команду Формат/Ячейки, вы можете применить к выделенным ячейкам рамку, или границы. Вкладка Граница диалогового окна Формат ячеек позволяет вам добавить границу к любой стороне выделенных ячеек, а также провести в ячейках диагональные линии. Когда вы выберете тип границ Внешние или Внутренние, в области предварительного просмотра увидите то, как выглядят выбранные вами границы. Чтобы изменить вид линии выбранной вами границы, выберите на вкладке Границы нужный параметр в группе Линия. Если вы захотите удалить какую-нибудь границу для выделенных ячеек, то щелкните Нет.

Excel 97 создает диаграммы профессионального вида очень быстро на основе данных листа. Когда вы щелкните на панели инструментов кнопку Мастер диаграмм, Excel 97 отобразит на экране его первое диалоговое окно. В первом окне мастера диаграмм вы можете выбрать нужный вам тип. Чтобы просмотреть, как будет выглядеть диаграмма на листе, выберите тип диаграммы, затем - вид диаграмм, после чего щелкните кнопку, которая называется Просмотр результата.

Excel 97 проанализирует данные на вашем листе и отобразит на экране образец построения диаграммы выбранного вида.

Во втором диалоговом окне мастера диаграмм вам нужно будет установить переключатель Ряды в положение строках или в положение столбцах, чтобы сообщить мастеру диаграмм как расположены ряды данных. В третьем диалоговом окне мастера диаграмм, Excel 97 дает возможность ввести заголовок диаграмм.

Чтобы увидеть готовую диаграмму щелкните кнопку Готово. Если вы решили поместить диаграмму на имеющемся листе, то вам может понадобиться перетащить ее маркеры изменения размеров (8 черных квадратиков расположенных вокруг диаграммы), чтобы увеличить или уменьшить ее размеры. Кроме того, вы можете перетащить диаграмму на другое место листа. Если вы захотите изменить диаграмму, то Excel 97 выведет на экран панель инструментов Диаграммы.

Когда вы закончите работу с программой Excel 97, выйдите из нее одним из следующих способов:

- выберете Файл/Выход;

- нажмите Alt+F4;

- щелкните дважды значок управляющего меню;

- щелкните кнопку Закрыть окно Excel 97.