26

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ УКРАИНЫ

УПРАВЛЕНИЕ ОБРАЗОВАНИЯ ДОНЕЦКОЙ ОБЛГОСАДМИНИСТРАЦИИ

ДОНЕЦКОЕ ВЫСШЕЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ГОРНОЕ УЧИЛИЩЕ

ДИПЛОМНАЯ РАБОТА

Тема: СОЗДАНИЕ ПРОСТЫХ И СЛОЖНЫХ ЗАПРОСОВ В СУБД MS ACCESS

Профессия: 4112 Оператор компьютерного набора

Выполнил учащийся группы

Консультант

Донецк 2007

СОДЕРЖАНИЕ

• ВВЕДЕНИЕ 3
• 1.1 Понятие запроса 6
• 1.1.1 Общие сведения о запросах 6
• 1.2 Способы создания запросов в MS Access 8
• 1.3 Запросы выборки 9
• 1.3.1 Общие сведения о запросах на выборку 9
• 1.3.2 Создание запросов на выборку 9
• 1.4 Конструктор запросов 11
• 1.4.1 Проектирование запроса 11
• 1.4.2 Окно запроса 11
• 1.4.3 Основные операции в запросе 12
• 1.4.4 Создание итогового запроса 19
• 1.4.5 Выполнение запроса 20
• 1.4.6 Сохранение запроса 20
• 1.4.7 Редактирование запроса 20
• 1.5 Перекрестный запрос 21
• 1.6 Параметрический запрос 22
• 1.7 Запросы действия 23
• 1.7.1 Запрос на добавление 23
• 1.7.2 Запрос на удаление 24
• 1.7.3 Запрос на обновление 24
• 1.7.4 Запрос создания таблицы 24
• ЛИТЕРАТУРА 26

ВВЕДЕНИЕ

Процесс взаимодействия человека с ЭВМ насчитывает уже более 40 лет. До недавнего времени в этом процессе могли участвовать только специалисты-инженеры, математики-программисты, операторы. В последние годы произошли кардинальные изменения в области вычислительной техники. Благодаря разработке и внедрению микропроцессоров в структуру ЭВМ появились малогабаритные, удобные для пользователя персональные компьютеры. Ситуация изменилась, в роли пользователя может быть не только специалист по вычислительной технике, но и любой человек, будь то школьник или домохозяйка, врач или учитель, рабочий или инженер. Часто это явление называют феноменом персонального компьютера. В настоящее время мировой парк персональных компьютеров превышает 20 млн.

Почему возник этот феномен? Ответ на этот вопрос можно найти, если четко сформулировать, что такое персональный компьютер и каковы его основные признаки. Надо правильно воспринимать само определение "персональный", оно не означает принадлежность компьютера человеку на правах личной собственности. Определение "персональный" возникло потому, что человек получил возможность общаться с ЭВМ без посредничества профессионала-программиста, самостоятельно, персонально. При этом не обязательно знать специальный язык ЭВМ.

Компьютер быстро вошел в нашу жизнь. Еще несколько лет назад было редкостью увидеть какой-нибудь персональный компьютер - они были, но были очень дорогие, и даже не каждая фирма могла иметь у себя в офисе компьютер. А теперь? Теперь в каждом третьем доме есть компьютер, который уже глубоко вошел в жизнь человека.

Современные вычислительные машины представляют одно из самых значительных достижений человеческой мысли, влияние которого на развитие научно-технического прогресса трудно переоценить. Области применения ЭВМ непрерывно расширяются.

Компьютеры в буквальном смысле совершили революцию в деловом мире. По мере того как снижалась их стоимость, всё большее и большее число деловых людей приобретали компьютеры. Компьютеры перестали быть монополией заводов, банков, крупных объединений. Сегодня они стали достоянием и небольших предприятий, магазинов, учреждений, бюро трудоустройству и даже ферм.

Секретарь практически любого учреждения при подготовке докладов и писем производит обработку текстов. Учрежденческий аппарат использует персональный компьютер для вывода на экран дисплея широкоформатных таблиц и графического материала. Бухгалтеры применяют компьютеры для управления финансами учреждения.

С помощью компьютерных систем осуществляется введение документации, обеспечивается электронная почта и связь с банками данных. Сети ЭВМ связывают разных пользователей, расположенных в одном учреждении или находящихся в различных регионах страны.

Компьютеры находят применение при выполнении широкого круга производственных задач. Так, например, диспетчер на крупном заводе имеет в своём распоряжении автоматизированную систему контроля, обеспечивающую бесперебойную работу различных агрегатов. Компьютеры используются также для контроля за температурой и давлением при осуществлении различных производственных процессов. Когда повышение и понижение температуры или давления превышает допустимую норму, компьютер немедленно подаёт сигнал на регулирующее устройство, которое автоматически восстанавливает требуемые условия. Также управляется компьютером робот.

Робот - это механическое устройство, управляемое компьютером. В отличие от роботов, которые можно увидеть в магазинах или в кино, промышленные роботы, как правило, не похожи на человека. Более того, часто это просто большие металлические ящики с длинными руками, приводимыми в действие механическим образом.

Различные виды работ на заводах, скажем, такие, как на линиях сборки автомобилей, включают многократно повторяющиеся операции, например затягивание болтов или окраску деталей кузова. Работы выполняют повторяющиеся операции без тени неудовольствия или признаков усталости. Компьютеры ни на мгновение не теряют внимания к производственному процессу и не нуждаются в перерывах на обед.

Роботы могут также выполнять работу, которая для людей оказывается слишком тяжёлой или даже вообще невозможной, например, в условиях сильной жары или лютого мороза. Они могут готовить опасные химические препараты, работать в сильнозагрязнённом воздухе и полнейшей темноте. Нередко один робот может заменить на заводе двух рабочих. В целом применение роботов способствует повышению производительности труда и снижению стоимости производства.

1. СОЗДАНИЕ ПРОСТЫХ И СЛОЖНЫХ ЗАПРОСОВ В СУБД MS ACCESS

1.1 Понятие запроса

1.1.1 Общие сведения о запросах

Запросы - это средство обработки данных при решении тематических, логических, статистических и технологических информационных задач.

Запрос - спецификация (предписание) на специальном языке (языке базы данных) для обработки данных.

Формы и отчеты позволяют выполнять фильтрацию и отбор данных непосредственно на основе таблицы. Запросы имеют преимущество, поскольку позволяют выполнить сортировку или фильтрацию данных из нескольких таблиц.

Формирование запросов в СУБД может осуществляться в специальном редакторе; с помощью конструктора или с помощью пошагового мастера формирования запросов. Классификация запросов в СУБД приведена на рисунке 2.1.

26

Рис 2.1 Классификация запросов

1.1.2 Типы запросов

В СУБД MS Access можно применять пять типов запросов.

Запрос на выборку обеспечивает отбор данных по определенному условию.

Запрос с параметром позволяет менять условие отбора в одном запросе.

Запрос на изменение меняет содержимое исходных таблиц.

Перекрестные запросы позволяют анализировать данные и создавать таблицу аналогичную таблице Excel со строками и столбцами.

Запросы на языке SQL позволяют пользователю сформулировать сложные по структуре критериев и вычислений запросы.

1.2 Способы создания запросов в MS Access

Создание запросов в MS Access включает следующие этапы:

1) В окне базы данных Access выбрать вкладку «Запросы».

2) Щелкнуть по кнопке «Создать».

3) MS Access выведет окно «Новый запрос» с пятью вариантами создания запросов.

Конструктор предназначен для самостоятельного создания нового запроса.

Простой запрос - для создания запроса на выборку из определенных полей.

Перекрестный запрос - создание запроса, выводящего данные в компактном формате, подобном формату электронной таблицы.

Повторяющиеся записи - создание запроса на поиск повторяющихся записей в простой таблице или запросе.

Записи без подчиненных - создание запроса на поиск записей, которым не соответствует ни одна запись в подчиненной таблице.

1.3 Запросы выборки

1.3.1 Общие сведения о запросах на выборку

Запрос выбора является стандартным типом запроса.

С помощью запросов выбора пользователь может увидеть часть данных таблицы, проанализировать и даже изменить их. Данные доступные пользователю в одном запросе, могут храниться в одной или нескольких таблицах одной базы.

После выполнения запроса выбора Access отобразит результат запроса в специальной таблице - динамическом наборе данных. Этот набор называется Dynaset и выглядит точно так же, как таблица, но не является таковой.

Dynaset является специально подобранной группой записей. Как только запрос будет закрыт, Dynaset ликвидируется, данные остаются в исходной таблице.

1.3.2 Создание запросов на выборку

1.3.2.1 Мастер простого запроса

Позволяет отобрать отдельные поля из таблицы.

Этапы создания запроса с помощью мастера запроса:

В окне базы данных открыть раздел «Запросы».

Щелкнуть по кнопке «Создать».

В появившемся диалоговом окне «Создание запроса» выбрать «Простой запрос».

В первом диалоговом окне мастера простого запроса из списка «Таблицы/Запросы», необходимо выбрать таблицу, поля которой будут участвовать в запросе. Из списка представленных полей «Доступные поля» выбрать и перенести в список «Выбранные поля» поля для создания запроса.

Пункт 4 выполнить для всех таблиц, участвующих в запросе.

Нажать кнопку «Далее».

В следующем диалоговом окне мастера можно задать для запроса только выборку записей или суммирование полей.

Указать имя запроса.

Проверить выполнение запроса.

1.3.2.2 Мастер повторяющихся записей

Позволяет создать запрос на поиск повторяющихся записей в простой таблице или запросе.

Этапы создания запроса с помощью мастера повторяющихся записей.

Для создания запроса с помощью Мастера повторяющихся записей:

1) В окне базы данных открыть раздел «Запросы».

2) Щелкнуть по кнопке «Создать».

3) В появившемся диалоговом окне «Создание запроса» выбрать «Повторяющиеся записи».

4) В первом диалоговом окне мастера повторяющихся записей из списка «Таблицы/Запросы», необходимо выбрать таблицу, поля которой будут участвовать в запросе. Из списка представленных полей «Доступные поля» выбрать и перенести в список «Выбранные поля» поля для создания запроса. Нажать кнопку «Далее».

5) В следующем окне мастера необходимо выбрать поля, содержащие повторяющиеся значения. Нажать кнопку «Далее».

6) В следующем окне мастера необходимо выбрать дополнительные поля для отображения вместе с повторяющимися записями. Нажать кнопку «Далее».

7) В следующем окне мастера необходимо ввести имя запроса. Можно просмотреть результат запроса или изменить структуру запроса. Нажать кнопку «Готово».

8) В результате выполнения запроса появится окно, содержащее повторяющиеся записи и дополнительные поля, выбранные во время работы мастера.

1.4 Конструктор запросов

1.4.1 Проектирование запроса

Чтобы создать запрос без помощи мастера по разработке запросов необходимо:

- В окне БД выбрать закладку "Запросы". (Или Вид-Объект БД-запросы).

- Щелкнуть кнопку "Создать".

- Диалоговое окно "Создание запроса" предлагает несколько вариантов создания запроса. Выбираем "Конструктор запросов".

- На экране - пустое окно "Проектирование запроса" и диалоговое окно задания базовой таблицы запроса "Показать таблицу", имеющие три закладки "Таблицы", "Запросы", "Both", содержащее все таблицы и запросы БД.

- В диалоговом окне перейти в раздел "Таблицы" и выбрать таблицу, для которой формируется запрос.

- Щелкнуть по кнопке "Добавить"

- После выбора необходимых таблиц диалоговое окно "Показать таблицу" закрывают, щелкнув по кнопке "Закрыть".

1.4.2 Окно запроса

Окно запроса разделено на две части.

В верхней части находятся таблицы, представленные в форме списков полей.

Каждый список полей снабжен заголовком, содержащим имя таблицы.

В нижней части окна содержится спецификация запроса. Эта область называется QBE - областью проектирования (запрос по образцу). В ней запросы описываются наглядными элементами. Поля перетаскиваются из верхней области запроса в QBE - область проектирования.

Каждая колонка области содержит информацию о поле в запросе.

Поле:

Имя таблицы:

Сортировка:

Вывод на экран:

Условие отбора:

1.4.3 Основные операции в запросе

Связывание таблиц в запросе.

Если пользователь составляет запрос на основе нескольких таблиц, между таблицами необходимо объявить отношение, связывая их поля друг с другом.

Связь отображается на экране соединенной линией между связанными полями обеих таблиц.

Для объявления связи между двумя таблицами прямо в окне проектирования запроса необходимо перетащить поле одной таблицы в поле такого же типа другой таблицы.

Добавление полей.

добавить поля к запросу можно путем перетаскивания полей из списка полей в верхней части окна проектированием в нижнюю или двойным щелчком на имени поля;

если в запрос помещают все поле таблицы, необходимо маркировать поле с символом "*" в списке полей таблицы в верхней части окна проектирования запроса и перетащить его в область спецификации. Все поля таблицы включаются в запрос, но в спецификации отображаются в одной колонке в виде "Имя таблицы". При модификации таблицы изменения автоматически отображаются в запросе;

при помещении всех полей таблицы в запрос можно дважды щелкнуть заголовок таблицы в верхней части окна проектирования и перетащить маркированные поля в область спецификации. Access - поместит каждое поле таблицы в отдельную колонку запроса.

Удаление полей

маркировать колонку удаляемого поля, щелкнув мышью над ней в селекторной строке;

нажать клавишу Del или Правка - Удалить столбец.

Удаление таблицы из запроса

а) в верхней части окна проектирования запроса следует маркировать соответствующую таблицу, выполнив щелчок на имени любого из ее полей;

б) нажать клавишу Del или Правка - Удалить столбец.

Ввод условий отбора

Условия отбора (критерии) - это инструкции, определяющие какие записи должны отбираться по запросу и индицироваться в Dynaset.

Условия могут задаваться для одного или нескольких полей запроса.

Access проверяет корректность выражения для отбора.

а) Использование в критерии временных значений.

MS Access хранит значения дат и времени как десятичное число длиной восемь байт. Отсчет ведется от 30 декабря 1899 года (Внутренний формат даты/время). Дата и время заключаются в символы #.

Пример: #5:30 РМ#<=>#17:30#

б) Сравнение AND и OK.

При вводе условий отбора нескольких полей все выражения в строке Условие отбора или в строке Или должны принимать значение Истина для любой записи, включаемой в набор записей запроса.

Access выполняет операцию AND над условиями отбора, находящимися в одной строке.

Для задания условия «или» необходимо перейти в строку Или.

Исследование использования ОК; AND в условиях отбора для таблицы студенты.

Сформировать запрос, реализующий условие (Факультет = 'экономический'and Группа ='ЭКО-5') or Факультет = 'менеджмент '.

Сформировать запрос, реализующий условие (Факультет = 'экономический' or 'менеджмент ') and Дата поступления = 2006.

в) Применение служебных слов BETWEEN, IN, LIKE.

BETWEEN определяет диапазон значений.

Пример: BETWEEN 10 and 20

>=10 and<=20

IN задает используемый для сравнения список значений, разделенных запятой.

IN (5, 8, 9) <==> 5 OR 8 OR 9/

LIKE - используют при поиске образцов в текстовых полях. Используемые символы:

* - любое количество любых символов;

? - один любой символ;

[] - диапазон значений;

! - отрицание «не».

Пример: LIKE «?[а-к]d[0-9]» - в первой позиции - произвольный символ; вторая позиция буквы от а до к; в третьей позиции d; в четвертой - цифры от 0 до 9.

г) Использование функции DateDiff.

Синтаксис функции DateDiff следующий:

DateDiff(<interval>. <date1>. <date2>[.<firstdayofweek>])

Эта функция вычисляет разницу между значениями <date1> и <date2>, используя указанную единицу измерения времени (интервал), и возвращает отрицательное значение, если <date1> больше, чем <date2>. Необязательным параметром является <firstdayofweek> (первый день недели) (по умолчанию он равен 1 - воскресенье), который определяет, как будет вычисляться значение функции при использовании в качестве интервала значения “ww”. В таблице 1 представлены значения, которые может принимать параметр <interval>.

Таблица 1 - Значения параметра interval для функции DateDiff

Значение	Описание
yyyy	Вычисляет разность в годах. DateDiff вычитает часть, представляющую год в первой дате, из части, представляющей год во второй дате. Например, DateDiff(“yyyy”, #31 дек 2002#, #01 янв 2003#) возвращает 1.
q	Вычисляет разность в кварталах. Если две даты находятся в одном квартале, то будет получен 0.
m	Вычисляет разность в месяцах. DateDiff вычитает часть, представляющую месяц в первой дате, из части, представляющей месяц во второй дате. Например, DateDiff(“yyyy”, #31 дек 2002#, #01 янв 2003#) возвращает 1.
y	Вычисляет разность в днях. В DateDiff этот параметр ничем не отличается от d, но в других функциях использование этого значения интервала приводит к возвращению номера дня года.
d	Вычисляет разность в днях.
w	Вычисляет разность в неделях, основываясь на дне недели в <date1>. Если, например, в первой дате днем недели является вторник, то DateDiff считает количество вторников между первой и второй датами. Например, 30 апреля 2003 - это среда, а 5 мая 2003 - понедельник, поэтому DateDiff(“w”, #30 апр 2003#, #05 май 2003#) вернет 0.
ww	Вычисляет разность в неделях. Если в качестве первого дня недели используется воскресенье (по умолчанию), то DateDiff считает количество воскресений, попадающих в интервал от первой даты и до второй даты. Например, DateDiff(“ww ”, #30 апр 2003#, #05 май 2003#) вернет 1.
h	Вычисляет разность в часах.
n	Вычисляет разность в минутах.
s	Вычисляет разность в секундах.

Таблица 2 - Функции обработки и вычисления дат

Функция	Описание	Пример
Day(Дата)	Возвращает значение от 1 до 31, соответствующее указанному в параметре дата дню.	Для выбора записей с событиями контакта, произошедшими после 10-го числа, в строке Поле свободного столбца введите Day([ContactDateTime]), а в качестве критерия укажите >10.
Month(Дата)	Возвращает значение от 1 до 12, соответствующее указанному в параметре дата месяце.	Для нахождения всех событий контакта, произошедших в марте (любого года), в строке Поле свободного столбца введите Month([ContactDateTime]), а в качестве критерия введите 3.
Year(Дата)	Возвращает значение от 100 до 9999, соответствующее указанному в параметре дата году.	Для поиска событий, произошедших в 2003 году, в строке Поле пустого столбца введите Year([ContactDateTime]), а в качестве критерия введите 2003.
Weekday(Дата)	По умолчанию возвращает значение от 1 (Воскресенье) до 7 (Суббота).	Для поиска событий контакта, произошедших между понедельником и пятницей в строке Поле пустого столбца, введите Weekday([ContactDateTime]), а в качестве критерия укажите Between 2 And 6.
Hour(Дата)	Возвращает значение от 0 до 23, соответствующее указанному в параметре дата времени.	Для поиска событий контактов, произошедших до полудня, в строке Поле пустого столбца введите Hour([ContactDateTime]), а в качестве критерия <12.
DateAdd(интервал, количество, дата)	Добавляет значение параметра количество в указанное значение даты.	Для поиска событий контакта, произошедших более 6 месяцев назад, в столбце ContactDateTime в качестве критерия введите <DateAdd(“m”, -6, Date())
DatePart(интервал, дата)	Возвращает часть даты или времени, в зависимости от кода интервала. Наиболее полезными интервалами являются: q - квартал (четверть года) и ww - неделя года (1-53).	Для поиска событий контакта во втором квартале в строке Поле пустого столбца введите DatePart(“q”, [ContactDateTime]), а в качестве критерия введите 2
Date()	Возвращает текущую системную дату.	Для выбора событий контакта, произошедших более 30 дней назад, в качестве критерия поля ContactDateTime введите <(Date() - 30)

Сортировка данных в запросе

Записи в запросе (наборе Dynaset) могут быть рассортированы в алфавитном порядке или числовым способом в возрастающей или убывающей последовательности. Сортировку можно производить по содержимому нескольких полей. Для сортировки необходимо щелкнуть мышью в спецификации на ячейке Sort того поля, по которому необходимо произвести сортировку и указать способ сортировки: Ascending (По возрастанию) или Descending (По убыванию), который выбирают из списка, not sorteol- позволяет отказаться от сортировки.

Отсортированные поля группируются в левой части окна спецификациями.

Подавление индикации полей в запросе (Show)

В спецификации запроса можно при необходимости отключить индикацию поля в Dynaset. Можно отключить индикацию и того поля, по содержимому которого производится сортировка.

Для индикации используется строка Show (Вывод на экран) - наличие отметки.

Проведение вычислений.

Можно производить вычисления в запросе, задавая некоторую функцию в каждом поле, обрабатывающую его содержимое.

Результат обработки появится в Dynaset.

Функция обработки задается в строке Total (Групповая операция), которая появляется после нажатия в пиктографическом меню кнопки с греческой литерой сигма. Функцию выбирают, развернув список возможных значений.

Вычисляемые поля в запросах.

При создании запроса можно добавить в бланк вычисляемые поля. Это временные поля, в которые заносятся результаты вычислений над значениями других полей. Например, у вас есть таблица с полями: Начало больничного, Конец больничного, необходимо вычислить количество дней пропуска по больничному листу без учета выходных. Для вычисления можно использовать арифметическое выражение [Конец больничного]-[Начало больничного]+1.

В Access при вычислениях используются поля числовых типов, текстовых, логических и типа даты/время.

При записи всех типов выражений имена таблиц и имена полей нужно:

- заключать в квадратные скобки ([]), разделяя их точкой (.) или восклицательным знаком (!). имена таблиц можно не указывать, если в выражении используются имена полей одной таблицы или текущего запроса;

- при записи выражений можно использовать знаки арифметических операций, операции &, логические операции.

При создании вычисляемого поля необходимо:

1) Установить курсор в строку Поле свободного столбца;

2) На панели инструментов нажать кнопку Построить, открыв окно построителя выражений;

3) Ввести имя создаваемого поля, обязательно завершив его двоеточием (:), и выражение. Если имя нового поля не введено, Access выражению при своит имя по умолчанию: Выражение1.

Рассмотрим примеры вычисляемых полей различных типов.

Выражение числового типа. Полный возраст можно вычислить следующим образом:

Возраст: (Date()-[Дата рождения])/365.

Выражение текстового типа. Для создания полного адреса в одном поле создадим выражение:

Адрес: [Индекс]&”, г.” & [Город] &”,” &”ул. ”& [Улица] &”,”& [Дом].

Для формирования фамилии с инициалами используется выражение:

ФИО: [Фамилия]&””& Left ([Имя],1)&”!”& Left ([Отчество],1) &”.”.

Здесь используются функция Left(Поле, n), которая позволяет выделить из текстового Поля n левых букв.

1.4.4 Создание итогового запроса

Итоговый запрос - это запрос на выборку, который предназначен для выполнения итоговых вычислений по данным.

Итоговый запрос можно создать с помощью Мастера простого запроса или Конструктора.

Создание Итогового запроса с помощью Конструктора:

1) В режиме конструктора Запроса щелкнуть по кнопке «Групповые операции» на панели инструментов. В бланке Запроса появится строка Групповые операции.

2) Во всех полях автоматически устанавливается значение группировка.

Access предоставляет такие групповые операции:

Sum - вычисляет сумму всех значений заданного поля в каждой группе (для числовых и денежных полей);

Avq - вычисляет среднее арифметическое значений данного поля в каждой группе (для числовых и денежных полей);

Min (Max) - возвращает наименьшее (наибольшее) значение, найденное в этом поле внутри каждой группы (для числовых, денежных и текстовых полей);

Count - возвращает число записей, в которых данное поле имеет значение, отличное от Null. Для того чтобы подсчитать число записей каждой группы с учетом значения Null, надо ввести выражение Count(*) в строку поле, т.е. определить вычислимое поле (для числовых, текстовых, денежных полей, полей типа дата/время);

Stdev - подсчитывает статистическое стандартное отклонение для всех значений в каждой группе данного поля;

Var - подсчитывает статистическое стандартное отклонение для всех значений в каждой группе данного поля;

First - возвращает первое значение поля в группе;

Last - возвращает последнее значение поля в группе.

Выражение - позволяет создать вычислимое поле с использованием итоговых функций.

Условие - позволяет создать в поле условия отбора по группам, если требуется в итоговый запрос включать не все записи.

Если требуется в итоговый запрос включать не все записи, то следует организовать условие по некоторому полю. Для этого в строке Групповая операция поля надо выбрать значение Условие.

Для создание вычислимого поля с использованием итоговых функций в строке поля Групповая операция надо выбрать значение Выражение.

1.4.5 Выполнение запроса

Выполнение запроса задается одним из следующих способов:

а) Вид - Таблица

б) Запрос - Выполнить

в) В пиктографическом меню щелкнуть кнопку с!

Access отобразит Dynaset в соответствии с заданными критериями.

1.4.6 Сохранение запроса

Чтобы не готовить проект запроса всякий раз заново, его следует сохранить.

Это рекомендуется делать для сложных запросов, в которых содержится много полей, критериев, вычислений. Сохраняется спецификация запроса, а не Dynaset.

Файл - Сохранить - Указать имя запроса - ОК.

1.4.7 Редактирование запроса

Для внесения изменений в запрос:

1) Маркировать в окне БД запрос

2) Щелкнуть на кнопке «Конструктор»

3) Откроется окно проектирования запроса.

Перенос поля в другую позицию: перетащить его мышью.

Вставка дополнительного поля: перетащить его из списка полей таблицы в ту колонку спецификации, в которую хотим вставить. Если в этой колонке находится поле, оно и все последующие поля сдвинутся вправо.

Удаление поля: маркировать его и нажать Del.

1.5 Перекрестный запрос

Если необходимо объединить данные в формате строк - колонок (двумерная таблица), то следует изготовить перекрестный запрос.

При проектировании перекрестного запроса можно указать в качестве заголовков для колонок значения некоторых полей или выражений. Перекрестные запросы позволяют более компактно, чем обычные запросы, индицировать данные, объединяя однотипную информацию.

Этапы создания перекрестного запроса с помощью мастера:

1) В окне базы данных открыть раздел «Запросы».

2) Щелкнуть по кнопке «Создать».

3) В появившемся диалоговом окне «Создание запроса» выбрать «Перекрестный запрос».

4) В первом диалоговом окне мастера создания перекрестного запроса из списка «Таблицы/Запросы», необходимо выбрать таблицу, поля которой будут выведены в перекрестном запросе. Если для создания запроса используется не одна таблица, то сначала необходимо создать запрос, в котором использовались бы поля всех таблиц, необходимых при создании перекрестного запроса. Нажать кнопку «Далее».

5) В следующем окне мастера необходимо определить поля, значения которых будут использованы в качестве заголовков строк. Допускается выбор не более трех полей.

6) В третьем окне мастера необходимо выбрать поля, для использования их значений в качестве заголовков столбцов. Нажать кнопку «Далее».

7) В следующем окне мастера необходимо указать, какие вычисления нужно сделать на пересечении столбцов и строк. Нажать кнопку «Далее».

8) В последнем окне можно указать имя запроса, просмотреть или изменить структуру запроса. Нажать кнопку «Готово».

9) В результате выполнения запроса появится окно, содержащее двумерную таблицу, на пересечении столбцов и строк которой будут показаны вычисленные значения.

1.6 Параметрический запрос

Чтобы иметь возможность многократно выполнять запрос, при выполнении изменяя условия отбора, необходимо добавить параметр. Для установления параметра в строку Условие отбора вместо обычного условия вводится в квадратных скобках текст-подсказка. Access размещенную в квадратные скобки информацию рассматривает как имя запроса.

В одном запросе можно задать несколько параметров, главное, чтобы тексты-подсказки были информативными и уникальными. При выполнении такого запроса Access поочередно с помощью окон предлагает ввод значений каждого параметра.

Для проектирования параметрического запроса необходимо:

1) Разработать запрос выбора, включающий интересующие поля, установить критерии отбора.

2) Заполнить его параметризуемые поля не конкретным критерием выбора, а обращением к пользователю для ввода критерия. Это обращение во время выполнения запроса выдается пользователю, он введет критерий отбора, на основе которых ведется отбор данных.

3) Обращение в ячейке критериев записывается в квадратных скобках.

1.7 Запросы действия

С помощью запроса действия пользователь может изменять или переносить данные в таблицах, удалять или добавлять группы записей в таблицах, изготавливать новые таблицы из набора Dynaset . Различают четыре типа запросов действия:

- запрос добавления;

- запрос удаления;

- запрос обновления;

- запрос создания таблицы.

В окне БД Access устанавливает перед именем запроса действия восклицательный знак.

1.7.1 Запрос на добавление

С помощью запроса на добавление можно присоединить записи одной таблицы в конец другой таблицы эта таблица может находиться как в данной базе данных, так и в другой. Для создания запроса на добавление необходимо:

1) В базе данных создать новый запрос с помощью конструктора запросов.

2) Добавить поля таблиц, необходимые для выполнения запроса.

3) Выполнить команду Запрос - Добавление.

4) Access добавит в зону спецификации запроса строку «Добавление», куда автоматически заносятся имена полей.

5) Выполнить запрос, нажав ! на панели инструментов.

6) В спец. окне необходимо подтвердить количество добавляемых записей.

1.7.2 Запрос на удаление

С помощью запроса удаления пользователь может удалить группу записей, отобранных по определенным критериям. Запрос удаления нельзя отменить. Создание запроса на удаление: аналогично созданию запроса на добавление, за исключением пункта 3. В нем необходимо выполнить команду Запрос - Удаление.

1.7.3 Запрос на обновление

Запрос обновления - для изменения группы записей, отобранных на основе критерия.

1) Спроектировать запрос выбора.

2) Выполнить его.

3) Вернуться в режим проектирования.

4) Запрос - Обновление.

5) Access добавит в спецификацию запроса строку "Обновление". В строке задают новые значения.

Выполнить запрос, нажав! в строке пиктограмм, затем кнопку ОК.

1.7.4 Запрос создания таблицы

Из Dynaset можно изготовить таблицу с помощью запроса создания таблиц. Используют запрос для архивирования старых записей или сохранения резервных копий таблиц.

1, 2, 3 пункты аналогичны запросу на обновление.

4) "Запрос" - создание таблицы.

5) Access откроет окно "Создание таблицы" куда вводят имя таблицы.

6) Нажать ОК.

7) Выполнить запрос.

После выполнения запроса будет создана новая таблица, содержащая все записи, отобранные на основе критерия.

В повседневной жизни часто приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых связан с определённым видом деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определённые знания и организационные навыки объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые запросы к базе данных позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные.

В базе данных сведения из каждого источника сохраняются в отдельной таблице. При работе с данными из нескольких таблиц устанавливаются связи между таблицами. Для поиска и отбора данных, удовлетворяющих определённым условиям, создаётся запрос. Запросы также позволяют обновить или удалить одновременно несколько записей, выполнить встроенные и специальные сообщения.

В окне базы данных можно работать со всеми её объектами. Для просмотра объектов определённого типа следует выбрать соответствующую вкладку. С помощью кнопок можно открывать и изменять существующие объекты и создавать новые.

База данных позволяет быстро и эффективно управлять учетом информации. Удобный интерфейс программы Microsoft Access позволяет легко ориентироваться в базе данных, не требуя от пользователя каких-либо специальных навыков работы с электронно-вычислительными машинами.

ЛИТЕРАТУРА

1. Берлинер Э.М., Глазырина И.Б., Глазырин Б.Э. Office 2000. - М.: ЗАО "Издательство БИНОМ", 2000. - 528с.

2. Малявко С. Руководство пользователя Access для Windows'98 (серия "Без проблем!"): пер. с англ. - М.: БИНОМ, 1996. - 400с.

3. Персон Р., Роуз К. Microsoft Access 2000 в подлиннике: пер. с англ. - СПб.: BHV-С. - Петербург, 1997. - 1120с.

4. Тидроу Р. Руководство по установке и настройке Windows XP: пер. с англ. - М.: Восточная Книжная Компания, 1997. - 688с.

5. Фигурнов В.Э. IBM PC для пользователя. Изд. 5-е, исправл. и доп.-С.Петербург, "Коруна", НПО "Информатика и компьютеры", 1994. - 352с.

6. Франкен Г.С., Малявко С.М. Windows для пользователя. - К.: Торгово-издательское бюро BHV, 1995. - 448с.

7. Хомоненко А.Д. и др. «Основы информационных технологий»: Учебное пособие. - СПб: КОРОНА print, 1998.

8. Гайдамакин Н.А. «Автоматизированные информационные системы, базы и банки данных» - М. Гелиос АРВ, 2002. - 368с.

9. Петров В.Н. «Информационные системы» - СПб, 2002. - 688с.

10. Макарава Н.В. и др. «Информатика»: Учебник. - М: Финансы и статистика, 1999. - 349с.: ил.

11. Симонович С.В. и др. «Информатика»: Базовый курс. - СПб.: Питер, 2001.

12. Хомоненко А.Д., Цыганков В.М., Мальцев М.Г. «Базы данных»: Учебник/под редакцией А.Д. Хомоненко. - СПб: КОРОНА print, 2000, - 416с.

13. А. Федоров, Н. Елманова, «Базы данных для всех». - М.: КомпьютерПресс, 2001 - 256с.: ил.

14. Кузнецов С.Д., «СУБД и файловые системы». - М.: Майор, 2001. - 176с.