Список литературы

1.Определение потребности.

Служащий, отвечающий за данный вид деятельности, должен знать, каковы индивидуальные потребности подразделения - что, сколько и когда необходимо. Имея такую информацию, зачастую можно получить сырье со склада. Иногда такие потребности удовлетворяются перемещением избытка товара из другого подразделения. Рано или поздно, конечно, может возникнуть необходимость и в покупке новых товаров. Чаще всего потребность в закупках возникает в производственных или других отделах, использующих сырье. Заявки на приобретение офисного оборудования должны поступать от управляющего офисом или контролера компании. Ряд заявок поступает от отдела продаж, или рекламного отдела, или исследовательских лабораторий. Часто специальные формы заявок называют их источник; там, где это не принципиально, для каждого отдела снабжения могут применяться отличительные номера кодов.

Отдел снабжения отвечает за удовлетворение потребностей отделов, использующих сырье. Управляющий снабжением должен следить не только за тем, чтобы потребности были как можно более стандартными по характеру, но и за тем, чтобы предвидеть потребность и исключить чрезмерное количество "срочных" заявок. Поскольку отдел снабжения в курсе тенденций цены и общих условий рынка, заблаговременное размещение заявок может быть важным условием защиты от нехватки сырья или роста цен на него.

Поскольку лучшая возможность выиграть в стоимости реализуется на стадии определения потребности (разработки концепции производства и проекта), то управляющий снабжением и поставщик могут внести больший вклад именно на этой стадии, а не позднее, на стадии процесса приобретения.

Часто чрезмерно большое количество заявок на покупку может иметь пометку "срочно". Срочных заявок трудно избежать; и экстренные случаи оправдывают их использование. Резкие изменения в стиле или оформлении и неожиданные перемены в рыночных условиях могут свести к минимуму любое тщательно планируемое расписание поставок сырья. Очевидно, что перебои в снабжении неизбежны.

Однако существуют и срочные заказы, которые не могут быть оправданы. Потребность в них возникает в связи с (1) ошибочными результатами контроля уровня запаса, (2) неэффективным планированием производства и бюджетированием, (3) неспособностью отдела снабжения доставить сырье пользователю к нужному времени и (4) негативной практикой помечать заказы словом "срочно". Независимо от причины такие заказы дорого обходятся.

Проблема каждой компании - малые заказы. Большинство заказов соответствует закону Парето, который гласит, что около 70% всех заказов составляют заказы на сумму только 10% общей суммы заказов. Одной из важных проблем является вопрос, насколько оправданы затраты на системы, призванные обрабатывать малые заказы, в сравнении со стоимостью самих заказов. Поскольку отсутствие малого заказа может создать ситуацию, намного превосходящую по серьезности долларовую стоимость этого предмета, то принятие решения о покупке данного предмета обычно является первостепенной задачей, которую необходимо решить.

2. Описание потребности с точным определением нужных характеристик и количества товаров или услуг.

Ни один снабженец не будет заниматься закупкой, не зная точно, что необходимо для потребителей. Поэтому важно иметь точное описание потребности, артикула товара или услуги, которые запрашиваются. Отдел закупок и отдел-потребитель сырья или команда с перекрестными функциями по поиску источников снабжения разделяют ответственность за точное описание товара.

Покупатель должен пересмотреть спецификации, если можно предложить лучшую модификацию товара. Иногда наблюдается дефицит требуемого товара, и его заменитель в этом случае единственная альтернатива. В лучшем случае неточное описание товара может обернуться потерей времени; в худшем оно может иметь серьезные финансовые последствия и вызвать сбой в снабжении, конфликты, лишить возможности улучшения продукта или услуги и потерю уважения и доверия поставщика.

Поскольку отдел закупок это последний отдел, рассматривающий спецификацию товара, прежде чем она будет отправлена поставщику, необходимость в окончательной проверке очевидна. Такая проверка будет невозможна, если персонал отдела закупок незнаком с требуемым продуктом или услугой. Любые вопросы относительно точности описания приобретаемого продукта должны быть адресованы снова покупателю или команде по поиску источников снабжения; они не должны решаться в одностороннем порядке отделом снабжения.

Термины, используемые при описании нужных предметов или услуг должны быть едиными. Наиболее эффективным способом обеспечения такого единства является наличие в отделе снабжения списка постоянно закупаемых предметов. Такие списки могут быть представлены в виде каталогов, которые могут храниться как на карточках, так и в электронном виде. Они также способствуют ведению правильного бухучета и процедуре хранения на складе.

В форму заявки на закупку должна быть включена следующая информация:

1)дата;

2) идентификационный номер;

3) отдел, подавший заявку;

4) номер счета;

5) полное описание требуемого сырья и его количества;

6) дата поставки;

7) особые инструкции по отгрузке;

8)подпись уполномоченного лица, подавшего заявку.

Необходимы, по крайней мере, два экземпляра заявки: оригинал, который отсылается в отдел снабжения, и копия, которая останется в отделе, представившем заявку. Общей практикой является указывать в заявке только один вид товара, особенно стандартного. В случае закупки особых видов товаров, как водопроводные колена, несколько видов товаров могут включаться в одну заявку, но с учетом их доставки в одно и тоже время.

Все заявки необходимо тщательно проверить, прежде чем предпринимать какие-либо действия. Запрашиваемое количество должно быть основано на потребности и на принципах экономной закупки. Нужная дата поставки должна допускать достаточное время для обеспечения, при необходимости, ценами и образцами, на выполнение заявки и получение товара. Если предоставляется недостаточное время и дата поставки может привести к дополнительным расходам, то на это немедленно должно быть обращено внимание отдела, предоставившего заявку.

Для снижения расходов некоторые компании, обрабатывающие закупки вручную, решили использовать так называемые многоразовые заявки для периодических закупок сырья и стандартных изделий. Многоразовая заявка - это форма, используемая в тех случаях, когда конкретный товар должен Лайсон, К. Управление закупочной деятельностью и цепью поставок: учеб-метод. комплекс. / К. Лайсон, М. Джиллингем. - Москва: Изд-во ИНФА-М, 2013. - 274 с.повторно закупаться для данного отдела. Многоразовая заявка содержит полное описание товара и высылается в отдел закупок, когда необходимо повторное обеспечение этим товаром с обозначением нужного количества и даты поставки.

Отдел закупок составляет заказ на закупку (PO-purchase order), вводит данные о поставщике, цену и номер заказа в многоразовую карточку-заявку и отправляет ее обратно в отдел, приславший заявку, там данные с карточки вводятся в файлы и хранятся до возникновения потребности в данном товаре новь. По такой карточке-заявке можно осуществить от 24 до 36 закупок, устраняя бюрократию и экономя время.

Стоимость размещения и обработки заказов можно сократить, когда условия позволяют использовать общие заказы или открытые заказы. В общий заказ обычно включаются различные товары. Открытый заказ допускает внесение дополнительных пунктов или продление срока его выполнения. Вышеописанным способом могут закупаться предметы для ремонта и содержания, обычно используемые в больших объемах и поэтому регулярно закупаемые на протяжении нескольких месяцев.

3. Определение и анализ возможных источников снабжения.

Выбор поставщика составляет важную часть функции закупок и включает поиск квалифицированных источников снабжения и оценку возможности своевременной поставки и предоставления необходимых услуг до и после продажи.

Среди основных сведений, хранящихся в электронном виде или в книгах учета, в эффективном отделе снабжения должна быть следующая информация:

1. Действующие контракты, в соответствии с которыми размещаются заказы.

2. Товарная классификация закупленных изделий.

3. Учет поставщиков.

4. Определение цены и условий.

Анализ и выбор поставщика ведут к размещению заказа. Несмотря на то, анализ предложений и выбор поставщика являются вопросом субъективной оценки, это, тем не менее, логичные шаги в процессе осуществления закупок. Ряд компаний применяет простую форму оценки предложений при их анализе, но универсальной практики в этом не существует. Многие заказы на закупку размещаются в результате тендера, например, после ознакомления с прайс-листом или в ходе переговоров.

5. Подготовка и размещение заказа на закупку.

Размещение заказа на закупку включает заполнение формы заказа, если в качестве альтернативы не используется соглашение с поставщиком на продажу товара или поставка товара на основании общего заказа. Неиспользование соответствующей формы может обернуться серьезными юридическими осложнениями. Более того, сделка может быть не учтена должным образом. Поэтому, даже если заказ осуществляется по телефону, он должен быть продублирован в письменной форме. В экстренных случаях целесообразнее отправить машину за товаром до обычной процедуры подачи заявок и оформления заказа на закупку. Но ни при каких обстоятельствах - кроме закупок за небольшие наличные деньги - сырье не должно закупаться без какого-либо письменного (или электронного) заказа.

Формы заказа на закупку отличаются в компании в значительной степени. Важным требованием любой формы заказа на закупку должно быть наличие серийного номера, даты заполнения, названия и адреса поставщика, количества и описания заказанных товаров, требуемой даты доставки, указаний по отгрузке, условий оплаты и условий заказа.

Заказ на закупку, пока он не принят к исполнению поставщиком, еще не является контрактом. Необходимый элемент гарантии - это форма-"подтверждение", посланная поставщиком в отдел закупок. Это можно квалифицировать как взаимное согласие и принятие предложения, что является в основном юридическим вопросом. Общие условия принятия предложений, как отмечают многие юристы, видимо, и останутся только общими условиями с многочисленными исключениями.

6. Контроль выполнения заказа и/или экспедирование.

После того как заказ на закупку отправлен поставщику, покупатель может контролировать ход его выполнения и/или ускорять выполнение заказа. Функция контроля выполнения заказа - это стандартная функция, контролирующая способность поставщика выполнять свои обязательства по срокам доставки. При возникновении проблем - например, с количеством и качеством - покупателю необходимо знать об этом как можно скорее, с тем чтобы предпринять соответствующие меры. Мероприятия по контролю и ускорению выполнения заказа, которые требуют частых запросов поставщика о том, на каком этапе находится осуществление заказа с возможным посещением поставщика, будут осуществляться только для важных и/или долгосрочных закупок на крупную сумму. Контроль выполнения заказа часто осуществляется по телефону для получения немедленной информации, но ряд компаний используют простую форму, часто составленную на компьютере, для запроса информации по срокам отгрузки товаров или проценту выполнения заказа по состоянию на конкретную дату.

Экспедирование заказа - это своего рода давление на поставщика с тем, чтобы он выполнял свои обязательства по доставке товара, доставлял товар с опережением графика или ускорил доставку товара в случае отставания от графика. В качестве стимула может применяться угроза аннулирования заказа или прекращения деловых отношений в будущем, если поставщик не может выполнить условий соглашения. Ускорение выполнения заказа необходимо только для небольшого количества заказов на закупку, поскольку если покупатель проделал хорошую работу по анализу возможностей поставщиков, то только надежные поставщики - т. е. те, которые выполнят условия соглашения о закупке, - будут выбраны для сотрудничества.

7. Получение и проверка товаров.

Оприходование сырья - важный этап. Многие компании со временем объединили в одном отделе все функции по получению сырья и товаров, за исключением крупных компаний с многочисленными филиалами. Функция получения сырья настолько тесно связана с функцией закупок, что во многих компаниях отдел по получению сырья прямо или косвенно подчинен отделу закупок. В компаниях, где была введена система "точно-в-срок"(just-in-time) управления сырьем, сырье, полученное от сертифицированных поставщиков или их партнеров, минует проверку и доставляется непосредственно к пункту использования. Функцией контроля полученного сырья можно пренебречь также при осуществлении закупок малой стоимости.

8. Обработка счета и оплата.

Счет на оплату налагает обязательства на покупателя и требует аккуратного обращения. Обычно счет выписывается в двух экземплярах. Часто на счетах присутствует номер заказа, стоимость изделия и общая сумма к оплате по каждому виду изделия.

2. Характеристика деятельности OAO«Магнит»

Сеть магазинов «Магнит» -- ведущая розничная сеть по торговле продуктами питания в России. Это закрытое акционерное общество, которое с каждым годом расширяется с неимоверной скоростью.

Розничная сеть «Магнит» работает для повышения благосостояния своих клиентов, предлагая им качественные товары повседневного спроса по доступным ценам. Компания ориентирована на покупателей с различным уровнем доходов и поэтому ведет свою деятельность в четырех форматах: магазин «у дома», гипермаркет, магазин «Магнит Семейный» и магазин косметики. «Магнит» является лидером по количеству продовольственных магазинов и территории их размещения. На 31 октября 2013 года сеть компании включала 7 739 магазинов, из них: 6 880 магазина в формате «магазин у дома», 150 гипермаркетов, 32 магазинов «Магнит Семейный» и 677 магазинов «Магнит Косметик».

Магазины розничной сети «Магнит» расположены в 1 763 населенных пунктах Российской Федерации. Зона покрытия магазинов занимает огромную территорию, которая растянулась с запада на восток от Пскова до Нижневартовска, а с севера на юг от Архангельска до Владикавказа. Большинство магазинов расположено в Южном, Северо-Кавказском, Центральном и Приволжском Федеральных округах.

Также магазины «Магнит» находятся в Северо-Западном, Уральском и Сибирском округах .Эффективный процесс доставки товаров в магазины возможен благодаря мощной логистической системе. Для более качественного хранения продуктов и оптимизации поставки их в магазины, в компании создана дистрибьюторская сеть, включающая 20 распределительных центров.

Своевременную доставку продуктов во все магазины розничной сети позволяет осуществить собственный автопарк, который насчитывает 4 969 автомобилей. закупочный контроль экспедирование поставка

Сеть «Магнит» является ведущей розничной компанией по объему продаж в России. Выручка компании за 2012 год составила 448,661.13 миллионов рублей. Кроме того, розничная сеть «Магнит» является одним из крупнейших работодателей в России. На сегодняшний день общая численность сотрудников компании превышает 200 000 человек. Компании неоднократно присуждалось звание «Привлекательный работодатель года».

Магазины компании предлагают покупателям оптимальный ассортимент ходовых товаров повседневного спроса по сниженным розничным ценам. Особое место в ассортименте занимает продукция под частной торговой маркой «Магнит», в настоящий момент насчитывающая более 500 наименований.

Магазин «Магнит» -- работает по методу продажи товаров самообслуживания, реализующий установленный ассортимент товаров повседневного спроса, главным образом продуктов по низким ценам. В основном это товары, не требующие предварительной подготовки к продаже бакалея, спиртные напитки, соки, кондитерские изделия и прочее.

3. Оценка закупочной политики OAO«Магнит»

1.Проблема интерпретации целей и выбора стратегии.

2.Управление цепью снабжения (SCM) или интегрированная логистика.

3.Оценка результатов.

4.Покупка нетрадиционных товаров и услуг.

5.Вклад в корпоративную стратегию.

6.Проблемы закупок в многопрофильных корпорациях.

7.Проблемы децентрализации.

8.Проблема одинаковых цен.

9. Производить или покупать

10. Наконец, существует чисто эмоциональная причина. Руководство некоторых компаний гордится своим масштабом.

3.2 Оценка эффективности закупочной политики

Определение оптимального размера заказа имеет смысл, если время выполнения заказа не продолжительное, цены стабильны, а колебание спроса незначительно. Определение оптимального размера заказа приводит к уменьшению издержек хранения запасов без потери качества обслуживания.

Расчет закупок может быть основан Щур, Д. Л. Основы торговли. Розничная торговля / Д.Л. Щур, Л.В. Труханович. - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: Дело и сервис, 2012. - 800с на принципах метода ABC, который строится на разбивке ассортимента торгового предприятия на несколько групп по наиболее важным показателям товарооборота и проведении дальнейшего расчета заказа по показателям, назначаемым по группам в целом. Разбивка производится в соответствии с принципами распределения Парето [1]. В дополнение к АВС-анализу проводится XYZ-анализ, который позволяет учесть в планировании запасов степень вариации спроса.

Около 80 % всего объема поставок приходится на 43 основных поставщика. Наибольшую долю в объеме поставок ОАО «Магнит» занимают поставки рыбной продукции - 12,4 %, далее следует группа поставщиков, поставляющих молочную и мясную продукцию и полуфабрикаты (9,4 % и 9,94% соответственно), а на третьем месте группа поставщиков, поставляющих колбасные изделия - 8,34 % от общего объема поставок.

В 2015 году было заключено договоров на поставку товаров на сумму 2888786 тыс. руб., из которых были выполнены договора на сумму 2900008,4 тыс. руб., что выше на 0,7% . Общий показатель надежности поставщиков исследуемого предприятия составил 101,0%.

Ритмичность работы является основным условием своевременной реализации продукции. Неритмичность ухудшает все экономические показатели: качество продукции снижается; увеличивается объем незавершенного производства, растут сверхплановые остатки готовой продукции на складах, замедляется оборачиваемость капитала, несвоевременно поступает выручка. Ритмичность поставок в 2015 году представлена в таблице 1.

Таблица 1 - Оценка ритмичности поставки

Таким образом, коэффициент ритмичности составил 1,008, что говорит о том, что в 2015 году предприятие работало ритмично.

Формируя необходимые размеры товарных запасов, предприятие обеспечивает устойчивый ассортимент, повышает уровень удовлетворения покупателей, осуществляет определённую ценовую политику. Для этого в магазине ведётся нормирование товарных запасов, их контроль и оперативный учёт, регулирование.

Уровень средних товарных запасов имеет тенденцию к возрастанию. Это обусловлено ростом товарооборота на 27,1 %. Время обращения товаров в 2015 году составляет 88 дней. По сравнению с 2014 годом скорость увеличивается (Таблица 2).

Таблица 2- Показатели оборачиваемости товарных запасов за 2014 - 2015

Таким образом, товарные запасы предприятия в полном объеме выполняют свои главные функции на протяжении всего 2015 года, то есть обеспечивают бесперебойный товарооборот в периодах между поставками. Что касается структуры товарных запасов предприятия, можно сказать, что в качестве запаса имеются все наиболее «популярные» группы реализуемого компанией ассортимента.

Для того, чтобы определить, какие товарные позиции необходимо всегда иметь в качестве товарного запаса, проведем анализ ABC - XYZ.

В качестве объекта проанализируем ассортимент, реализуемый ОАО «Магнит», а в качестве параметра исследования - средний товарный запас в рублях по отдельным группам ассортимента за 2015 год.

Таблица 3 - Средний товарный запас товарных групп и их доля в товарных запасах за 2015 год

Далее отсортируем данные по группам по порядку убывания их доли в запасе, рассчитаем долю каждой группы в товарном запасе накопительным итогом и на основании этого распределим товары по группам А, В и С. Результаты представлены в таблице 4.

Таблица 4 - АВС-анализ товарных запасов ОАО «Магнит» по товарным группам

Основную долю товарных запасов магазина формируют такие товарные группы, как бакалейные товары, алкогольная, безалкогольная и рыбная продукция, которая относится к группе А. Доля этой группы составляет около 40%, и, следовательно, это самые важные товары для предприятия. К группе В относятся три товарные группы - плодоовощная продукция, колбасные изделия, мясо птицы и полуфабрикаты. Эти товары, запасы которых составляют средний уровень всего товарного запаса компании. Остальные четыре товарные группы относятся к группе С и имеют наименьший товарный запас на предприятии.

По результатам анализа можно сделать вывод, что некоторые категории пользуются постоянным спросом, и по ним можно прогнозировать последующие продажи довольно точно. Следовательно, для стабильного функционирования компании необходимо иметь постоянный товарный запас этих категорий товаров, а значит, товароснабжение этих групп товаров должно быть бесперебойным.

К таким категориям относятся товары группы Х, коэффициент вариации по этим категориям составляет менее 10%. Остальные товарные позиции пользуются колеблющимся спросом, что может быть вызвано нестабильными поставками этих товаров или сезонностью спроса на них. Эти товары требуют особого внимания и более глубокого анализа покупательского спроса.

Совмещенный ABC-XYZ анализ позволяет разбить данные по продажам на 9 групп в зависимости от вклада в выручку компании (АВС) и регулярности покупок (XYZ) [2]. Сопоставленные данные двух анализов представлены в таблице 6.

Таблица 6 - Сводный анализ ABC- XYZ

Поскольку товары групп А и В обеспечивают основной товарооборот предприятия, необходимо обеспечивать постоянное их наличие в качестве товарного запаса. Наиболее выгодными для анализируемого предприятия товарными группами являются АХ, ВХ-- группы, которые обеспечивают наибольший вклад в товарооборот и формирование прибыли. К таким товарным позициям в относится алкогольная, безалкогольная и рыбная продукция, колбасные изделия, мясо птицы и полуфабрикаты. На эти товары существует стабильный спрос, поэтому необходимо обеспечить постоянное наличие товара. Расход таких товаров хорошо прогнозируется Сергеев В.И. Логистика в бизнесе [Текст]: учебник /В.И. Сергеев - М.: ИНФРА-М, 2012. - 608с, поэтому их страховой запас не должен быть избыточным, чтобы избежать увеличения затрат на хранение и транспортировку товара от поставщиков. К группе СХ относится группа мясных продуктов и полуфабрикатов, молоко, молочные товары и масложировая продукция, хлеб и хлебобулочные изделия. Товары группы AY и BY(бакалейная и плодоовощная группа) имеют недостаточную стабильность расхода, и, как следствие, для того чтобы обеспечить постоянное наличие, нужно увеличить страховой запас. К группе CY относятся кондитерские товары. Эта группа обладает достаточным потенциалом, поэтому необходимо разработать и оптимизировать ассортиментную и ценовую политику в отношении этой группы для того, чтобы они перешли в группу выгодных товаров. Следует отметить, что на исследуемом предприятии отсутствуют товарные позиции группы Z, что означает правильно выбранную ассортиментную стратегию, не допускающую наличие товаров с нерегулярным потреблением.

Так как у розничного торгового предприятия ОАО«Магнит» большое количество поставщиков, то их будет целесообразно сократить. Для оценки эффективности закупочной деятельности ОАО «Магнит» необходимо провести их анализ и определить оптимального партнёра на основе рейтинговой системы.

3.3 Совершенствования закупочной политики OAO«Магнит»

Совершенствование системы закупок на предприятии необходимо для увеличения объема товарооборота, снижения издержек на закупку и хранение товара, а значит и для улучшения финансового состояния и увеличения эффективности деятельности.

Наиболее высокие затраты связаны с нарушением поставщиками договора поставки, сбоями при доставке товара и несоответствием товара заявленному качеству.

Поэтому предприятию ОАО «Магнит» необходимо разработать мероприятия по совершенствованию закупочной работы с целью уменьшения издержек обращения и увеличения прибыли.

Исходя из данных, полученных при анализе закупочной деятельности ОАО «Магнит» можно предложить следующие мероприятия по совершенствованию закупок предприятия:

1. Смена поставщика слабоалкогольных напитков по причине неисполнения нынешним поставщиком обязательств по договору поставки, сбоев при доставке товара. Данное мероприятие позволит сократить издержки, связанные с хранением товаров, а также уменьшить убытки, которые получает предприятие вследствие срыва поставок.

2. Изменение способа закупки товаров. Основным способом закупки продукции на предприятии ОАО «Магнит» является закупка товара мелкими партиями. При таком способе очень высока вероятность заказа избыточного количества товаров и необходимость оплаты всего количества товаров, определенного в заказе. Таким образом, увеличиваются издержки на хранение товаров, возрастает объем порчи продуктов. Также предприятию не всегда легко оплатить все количество товара определенное в заказе. Поэтому для некоторых групп товаров можно производить закупки по котировочным ведомостям. Котировочные ведомости составляются ежемесячно, а по некоторым товарам еженедельно, и включают следующие сведения: полный перечень товаров; количество товаров, имеющихся на складе; требуемое количество товаров. Преимущества данного метода - это ускорение оборачиваемости капитала, снижение затрат на складирование и хранение, своевременность поставок.

3. Создание отдела, планирующего закупки. Это мероприятие позволит сократить нагрузку менеджера, занимающегося планированием закупочной деятельности, увеличить его производительность труда, а также позволит проводить более тщательный отбор поставщиков, организовывать повседневный контроль исполнения договоров и хода поставок товара.

4. Изменение частоты завоза в магазин кисломолочной продукции и овощей. Остатки кисломолочной продукции и овощей на день завоза довольно велики и составляют. Вследствие этого, а также из-за недостаточной мощности холодильного оборудования увеличиваются потери товаров при хранении. Изменение графика завоза товаров из данных групп позволит сократить издержки на хранение, освободить место на складе для хранения других видов товаров.

5. Использование для доставки товаров, заказываемых мелкими партиями, собственный транспорт. Некоторые виды товаров предприятие закупает по мере необходимости мелкими партиями на оптовых ярмарках. В этом случае предприятию приходится арендовать грузовой транспорт для доставки товара. Приобретение собственного транспорта позволит уменьшить расходы на доставку таких видов продукции в магазин.

Заключение