Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки Республики Казахстан

Казахский национальный исследовательский технический университет имени К.И.Сатпаева

Институт экономики и бизнеса

Кафедра логистики и оценки

Дипломная работа

По дисциплине: «Логистика»

На тему: «Применение современных информационных технологий для повышения качества логистических услуг на транспортном предприятии»

Автор: Деникаев Руслан Шамилевич

Рецензент: к.э.н., доцент М.Ш. Кенжебай

Научный руководитель: к. ф-м. н., доцент

М.Б. Тышканбаева

Алматы 2016



Андатпа

Б?л ж?мыста а?паратты? технологиялар негізгі ма?саттары мен принциптері, логистика саласында м?селелері, ж?не а?паратты? а?ындары тал?ыланды, оларды? интеграция мен ?зара іс-?имыл.

Егжей-тегжейлі ?а?аз ж?не электронды? ??жат айналымыны? та?ырыбын бетін ашамыз, оларды? айырмашылы?тары, ж?не ЖШС «Мобил - С» к?сіпорын электронды? ??жат айналымын «PayDox» ар?ылы таныстыру ж?ргізілді, СЭД енгізуны? ?сері ба?алау талданады.

КК ЖШС «Мобил - С» таныстырылды, оны? бас?ару ??рылымы, ?ндірістік - к?сіпорынны? экономикалы? ?ызметі, к?лік ?ызметтері мен к?лік сыйымдылы?ы. Ж?не к?сіпорында м?селелер та?ырыбы ?оз?ады болды,

К?сіпорын ?шін к?лік ж?йесі ?тінімдерді ?амтамасыз ету ?шін егжей-тегжейлі алгоритмі айтылады, сонымен ?атар б?л ж?мыста компанияны? даму келешегін айтыл?ан.

Есеп айырысу - аналитикалы? б?лігінде к?лік компаниясыны? ?оры бас?аруы о?тайландыру туралы айтылады. ABC - анализ мен детерминделген ?дістері ж?ргізіледі. Барлы? есептеулер MS Excel ортада жасал?ан.

Дипломды? ж?мысты? бастап?ы деректер: «ЖШС «Мобил - С» жабды?тар ??рылымы (01.01.2016)» ж?не сатып алу статистика туралы м?ліметтер.



Аннотация

В данной работе были рассмотрены основные задачи и принципы информационных технологий, проблемы внедрения ИТ в области логистики, а также информационные потоки в логистических системах, их интеграция и взаимодействие.

Детально была освещена тема бумажного и электронного документооборота, их различия, а также проведено ознакомление с электронным документооборотом предприятия ТОО «Мобил - С», «PayDox», проанализирована оценка эффекта от внедрения СЭД.

Была представлена АТП ТОО «Мобил - С», ее структура руководства, производственно - хозяйственная деятельность предприятия, транспортные услуги и транспортные мощности. Также была затронута тема проблем, возникающих на предприятии. Для предприятия приводится подробный алгоритм обслуживания заявок транспортной системой. В дополнении рассказывается о дальнейших перспективах развития компании.

В расчетно - аналитической части речь идет об оптимизации управления запасами транспортного предприятия методами ABC - анализа, детерминированными методами. Все расчеты выполнены в среде MS Excel.

Исходными данными к дипломной работе послужили «Структура подвижного состава ТОО «Мобил - С» на 01.01.2016», а также «статистика покупки деталей предприятием в 2015г».



Summary

The major tasks and principles of informational technologies have been affected in this scientific work, IT integration problems in logistics area, informational flows in logistic systems, their integration and cooperation also have been considered.

Paper and EDI's theme is highlighted in detail, their differences between each other, and also we are getting to know «Мобил - С» enterprise's EDI - soft «PayDox», the use of the soft has been analyzed.

«Мобил - С» enterprise has been introduced, its structure and its production - economic activity, transport services and transport capacities are told in this document.

The scientific work provides a detailed algorithm for maintenance of requests by the transport system.

In addition, it is told about future perspectives of the enterprise development.

We are paying our attention to optimization of management of capacities of the enterprise in the analytical part with ABC - methods and deterministic methods.

All calculations are made in MS Excel application.

The initial data for the thesis is: «A structure of «Мобил - С» enterprise's rolling stocks by 01.01.2016» and statistics of purchases of details in 2015.



Содержание

Андатпа

Аннотация

Summary

Введение

1. Теоретическая часть

1.1 Использование информационных технологий в логистике

1.2 Основные задачи и принципы информационных технологий

1.3 Проблемы внедрения информационных технологий в области логистики

1.4 Информационные потоки в логистических цепях

1.5 Принципы построения информационных систем в логистике

1.6 Электронный документооборот

1.7 Проблемы традиционных и электронных технологий ДОУ

1.8 Выбор СЭД на казахстанском рынке

1.9 Значимость СЭД для автоматизации бизнес-процессов предприятия

1.9.1 Эффективность автоматизации документооборота

2. Анализ транспортного предприятия

2.1 Общая характеристика ТОО «Мобил-С»

2.2 Характеристика транспортных услуг

2.3 Проблемы АТП ТОО «Мобил-С»

2.4 Характеристика производственно-хозяйственной деятельности предприятия

2.5 Обзор СЭД «PayDox» на предприятии ТОО «Мобил-С»

2.5.1 Работа с внешней документацией

2.5.2 Электронная работа с внутренней документацией

2.5.3 Вычисление расходов по внедрению АС

2.5.4 Оценка эффекта внедрения СЭД

2.6 Алгоритм обслуживания заявок транспортной системой

2.7 Дальнейшие перспективы развития компании

3. Расчетно-аналитическая часть

3.1 ABC - анализ товарных позиций АТП ТОО «Мобил-С»

3.2 Детерминированная модель управления запасами

4. Модель оптимизации деятельности предприятия ТОО «Мобил-С»

4.1 Разработка модели на основе детерминированной задачи оптимизации средствами VBA

Заключение

Список использованной литературы

Приложения



Введение

Использование компьютерной техники и современного программного обеспечения пользуется сегодня большим спросом, в том числе и среди менеджеров. Современное состояние логистики и её развитие во многом сформировалось благодаря бурному развитию и внедрению во все сферы бизнеса информационно-компьютерных технологий.

Процесс внедрения информационно - компьютерных технологий в управление логистической системой необходим и, более того, он неизбежен.

Данная дипломная работа посвящена вопросам повышения качества логистических услуг предприятия с помощью современных информационных технологий, которые наиболее активно в настоящее время применяются для организации и проведения аналитических исследований.

Поиск рациональных путей повышения экономической эффективности работы предприятия в значительной степени зависит от выработанной стратегии, использования современных методов управления совместно с новейшими достижениями в области экономики, логистики, информационных технологий, экономико-математических методов и прикладных моделей. Указанные обстоятельства послужили темой выбранной работы, а так же в выборе целей и задач.

Исследование, результатом которого является оптимизационная модель управления запасами, выполнено на базе Товарищества с Ограниченной Ответственностью «Мобил - С».

Целью исследования, проводимого в рамках данной работы, является повышение эффективности деятельности службы логистики ТОО «Мобил - С» для увеличения его конкурентоспособности и обеспечения устойчивого положения на рынке транспортных услуг г.Актау.

Объектом исследования является деятельность логистической службы предприятия.

Предметом исследования является деятельность сотрудников логистической службы, методы и инструменты проведения экономических исследований, программное обеспечение для обработки исходных данных и выведения графических образов.

Исходными данными послужила следующая предоставленная информация:

ѕ структура подвижного состава ТОО «Мобил - С» на 01.01.2016;

ѕ статистика расхода деталей, купленных предприятием в 2015 году.

Сфера применения информационных технологий очень велика. И ежедневно каждый из нас сталкивается с ним. Основная задача информационных технологий управления -получить информацию нового качества, на основе которой вырабатываются оптимальные управленческие решения.



1. Теоретическая часть

1.1 Использование информационных технологий в логистике

Информационная проблематика в логистике сегодня определяется следующими направлениями:

- исследование динамично меняющихся информационных потоков в логистических системах в связи с изменением форм собственности, диверсификации предприятий, усложнением рыночных связей;

- разработка информационных и программных систем для автоматизации управления компаниями (в части интегрированной логистики);

- совершенствование систем мобильной связи;

- Internet - технологии в организации и обеспечении мобильного управления в логистических системах.

Использование компьютерной техники и современного программного обеспечения позволяет значительно улучшить скорость и качество управленческих решений. Современное состояние логистики и её развитие во многом сформировалось благодаря бурному развитию и внедрению во все сферы бизнеса информационно-компьютерных технологий. Современный уровень развития компьютерной техники, информационной технологии позволяет получить необходимые данные практически в любом количестве и на всех стадиях прохождения заказа по каналам фирмы. Для решения таких задач, интегрированные информационные системы предоставляют новые возможности, с помощью которых вся необходимая информация организуется в соответствии с целями и принципами, задаваемыми логистикой.

Ориентируясь на применение новейших информационных технологий, поставщики, производители и потребители объединяются в интегрированные логистические сети, в которых обмен и взаимодействие между участниками происходит не на материально-техническом уровне, а исключительно на информационном. Новые технологические платформы предполагают преимущественную обработку информационных импульсов клиентов, а новая архитектура содержит информационное обеспечение производственных процессов не для склада, а для удовлетворения индивидуальных требований клиентов, в то время как в традиционной цепи процесс продвижения материального потока начинается от поставщика сырья к потребителю.

Ключевым направлением в развитии информационных технологий в логистике является интеграция информационных потоков и коммуникационное обеспечение транспортировки товаров. Эти направления связаны с интеграционными процессами в экономике развитых стран и представляют новое научно - практическое направление: телематику.[1]

Несмотря на проблемы, связанные с внедрением информационно-компьютерных технологий в управление логистической системой компаний, этот процесс необходим и, более того, он неизбежен. Обычными, традиционными способами уже не удается извлечь всю необходимую информацию и использовать ее для управления предприятием. Определяющим фактором в управлении становится скорость обработки непрерывно поступающих данных и получения нужных сведений. Оборот информации существенно влияет на эффективность управления предприятием и его финансовые успехи. Современные информационные технологии, построенные на основе концепций информационных хранилищ, совместного владения информационными ресурсами и интеллектуальной обработки данных, уже сегодня могут обеспечивать десятикратную отдачу.

В логистике автоматизация и информационные технологии остаются главными направлениями развития на современном этапе.

Все более широкое применение находит глобальная сеть Интернет. Штриховое кодирование, электронный обмен данными превращаются из чисто технических средств в средства автоматической идентификации поведению современного бизнеса. Поэтому стандартизация и сертификация процессов индустрии цепочек поставок и логистических услуг в отраслях экономики РК играют важную стратегическую роль для экономики государства.[2]

1.2 Основные задачи и принципы информационных технологий

Информационная технология является процессом, состоящим из четко регламентированных правил выполнения операций, действий, этапов разной степени сложности над данными, хранящимися в компьютерах.

Анализ рынка информационных компонентов позволяет распределить перечень информационных технологий на два обширных класса -- базовые информационные технологии и прикладные информационные технологии. Причем граница этого деления является условной.

Базовые информационные технологии-- это технологии, которые реализуются на уровне взаимодействия элементов вычислительных систем. К этому классу относятся следующие основные системы:

- операционные системы;

- языки программирования;

- технологии архитектуры «клиент-сервер»;

- технологии многопроцессорной обработки;

- технологии нейро - вычислений;

- технологии автоматизированного проектирования;

- телекоммуникационные технологии;

- базовые технологии internet;

- intra-net технологии;

- технологии обработки текстов;

- системы управления базами данных;

- технологии информационных хранилищ;

- экспертные системы (эс);

- геоинформационные технологии (гис);

- мультимедиа-технологии и технологии создания виртуальной реальности;

- технологии цифра - аналоговых преобразований;

- технологии криптозащиты;

- технологии человеко-машинного интерфейса.

Прикладные информационные технологии -- это технологии, реализующие типовые процедуры обработки информации в конкретных предметных областях. Предлагается следующая условная классификация:

- по реализации информационных ресурсов;

- в системах массового обслуживания населения;

- в процессах экоинформатизации;

- в сфере организационного управления;

- в сфере интеллектуального потенциала;

- в производственных процессах;

- по поддержке управляющих решений в социальной, политической, экономической сферах и безопасности государства.

Рассмотренные выше информационные технологии позволяют формировать программно-технические решения по созданию автоматизированных информационных систем субъектов, реализации телекоммуникационной среды, обеспечивающей взаимодействие этих систем, и следовательно, содействуют созданию единого информационного пространства.

Основная задача информационных технологий управления - в результате целенаправленных действий по переработке первичной информации получить информацию нового качества, на основе которой вырабатываются оптимальные управленческие решения.[3]

Три основных принципа новой информационной технологии:

- интерактивный (диалоговый) режим работы с компьютером;

- интегрированность (стыковка, взаимосвязь) с другими программными продуктами;

- гибкость процесса изменения как данных, так и постановок задач.

В исполнительных информационных системах осуществляется оперативное управление материальными потоками. Для этих систем особенно важно фиксировать и обрабатывать информацию в темпе прохождения материального потока.

Трудно представить себе формирование и организацию работы цепей доставки товаров без интенсивного, постоянного оперативного обмена информацией, без быстрого реагирования на потребности рынка.

Именно благодаря развитию информационных систем и технологий и автоматизации типовых технологических операций логистика стала доминирующей формой организации товародвижения на высококонкурентных рынках экономически развитых стран.[4]

1.3 Проблемы внедрения информационных технологий в области логистики

Главными проблемами компьютеризации транспортных предприятий сегодня являются:

Обособленные технологии. Существующая практика создания компьютерных программ и систем ведет к появлению множества независимых и неэффективных "островков технологии", когда разные продукты от разных разработчиков используются для решения разнообразных, но, часто взаимосвязанных проблем. Эти продукты имеют несовместимый формат данных и методологию их обработки. Неизменно много внимания уделяется развитию этих систем, но мало цельных шагов предпринимается для сопряжения их с существующими системами управления транспортными предприятиями. Поэтому эти продукты и становятся "островками технологии".

Множество форматов данных. По мере прохождения информации через каждую используемую на предприятии систему, она дополняется, модифицируется и развивается. Каждое применение сохраняет данные в разной форме, обычно в особом формате, который непосредственно может быть использован только этой же программой. Когда эта информация должна использоваться другой программой, она требует операций экспорта/импорта. В некоторых случаях эти переходы настолько затруднены, что легче бывает ввести данные заново.

Дублирование и избыточность данных. Данные, передаваемые из программы в программу, обычно переформатируются и модифицируются, чтобы лучше соответствовать каждой операции, В большинстве случаев эти процессы создают множество копий аналогичных данных на многих компьютерах рудника. Даже если нет проблем с дисковым пространством, хранение тех же данных на нескольких компьютерах приводит к ситуации, когда невозможно определить, какая информация более свежая. В некоторых случаях это может привести к серьезным нарушениям работы предприятия. Отсутствие взаимодействия данных зачастую - путь к потере целевой критической информации на многих стадиях транспортных услуг.

Недостатки централизованной отчетности и доступа к информации. Наличие множества копий данных в разных форматах и на разных компьютерах делает невозможным свободный доступ к ним и централизованную отчетность.

Взаимодействия между службами предприятия являются очень важным аспектом любого производства. Как процесс, транспортировка товарно - материальных ценностей (ТМЦ) опирается на получаемую информацию. Эффективное взаимодействие подразумевает, что службы получают и передают верную информацию в нужное время. Однако многие транспортные процессы испытывают задержку во взаимодействиях, т.к. деловые отношения не построены так, чтобы обеспечить эффективные потоки информации. Операторы одной службы могут необоснованно ожидать информацию от другой службы, даже когда она доступна в другом месте. Это потерянное время измеряется в единицах производительности, и если оборудование стоимостью миллионы долларов простаивает, то проблема становится критической в смысле возрастания себестоимости ТМЦ.

Важнейшие решения принимаются на основе неполной или некорректной информации. Ежедневно принятие решений руководителями затрудняется тем, что инженеры и техники тратят значительное время на поиск, извлечение и переформатирование нужных данных, произведенных разными программами, вместо того, чтобы анализировать эти данные и эффективно их использовать. Реакция на изменения в процессах бывает очень медленной, т.к. руководители не имеют своевременной соответствующей информации. Конечным результатом этих проблем является избыток данных, нередко сопровождаемый потерей нужной информации.

Трудность выполнения технического аудита. Различные процессы, используемые для создания моделей транспортирования, проектирования и планирования работ, являются достаточно сложными, требующими знания множества исходных параметров и методик расчетов. Часто они запускаются многократно с разным набором данных. Восстановление информации о параметрах каждого процесса является трудным, а использование многих систем и несовместимых стандартов, мешает восстановить информацию о деталях, сопровождающих любые автоматизированные процессы.

Обучение и поддержание квалификации персонала. Транспортные предприятия часто размещаются в отдаленных районах, где создание постоянного штата часто является проблемой. Вахтовый метод работы затрудняет проблему, поэтому часто проводится лишь поверхностное обучение, и работники нередко выполняют важные операции, с которыми почти не знакомы.

Результатом этих проблем очень часто является потеря производительности, эффективности и неполное использование возможностей горного производства.[5]

1.4 Информационные потоки в логистических цепях

Главным условием процесса управления материальными потоками является обработка информации, циркулирующей в логистических системах. Эффективное использование информации заключается в рациональном управлении информационным потоком по всей логистической сети на всех иерархических уровнях.

В связи с этим, одним из ключевых понятий логистики является понятие информационного потока.

Информационный поток - это совокупность циркулирующих в логистической системе сообщений, между логистической системой и внешней средой, необходимых для управления и контроля логистических операций. Информационный поток может существовать в виде бумажных и электронных документов.

Информационный поток характеризуется следующими показателями:

- источник возникновения;

- направление движения потока;

- скорость передачи и приёма;

- интенсивность потока

Путь, по которому движется информационный поток, в общем случае, может не совпадать с маршрутом движения материального потока. Информационный поток может опережать материальный, следовать одновременно с ним или после него. При этом информационный поток может быть направлен как в одну сторону с материальным, так и в противоположную.

Движущийся информационный поток во встречном направлении содержит, как правило, сведения о заказе. Опережающий информационный поток в прямом направлении -- это предварительные сообщения о предстоящем прибытии груза. Одновременно с материальным потоком идет информация в прямом направлении о количественных и качественных параметрах материального потока. Вслед за материальным потоком во встречном направлении может проходить информация о результатах приемки груза по количеству, разнообразные претензии, подтверждения.[6]

В логистике выделяют множество видов информационных потоков.

В зависимости от вида связываемых потоком систем различают горизонтальные и вертикальные.

Горизонтальные. Горизонтальными называют информационные потоки, охватывающие сообщения между партнерами по хозяйственным связям одного уровня управления: предприятиями-поставщиками и предприятиями-потребителями материальных ресурсов, либо между ними и их посредниками по процессу обращения товаров (рисунок А.1 приложения А).

Чаще всего горизонтальные информационные потоки имеют неформальный характер. Они являются самыми эффективными, с коммуникативной точки зрения. В них сохраняется примерно 90% сведений.

Вертикальные. Вертикальными называют информационные потоки, охватывающие сообщения, поступающие сверху, из руководящих инстанций в подведомственные или звенья логистической системы. Из корпораций и холдинга -- в дочерние предприятия и т.д. (схема 1)



Схема 1. Принципиальная схема вертикальных информационных потоков в микрологистических системах

В свою очередь, вертикальные информационные потоки подразделяются на нисходящие (от руководства к рядовым работникам по иерархии) и восходящие (от нижестоящих работников к вышестоящим).

Нисходящие информационные потоки могут быть и формальными, и неформальными. С точки зрения их коммуникативной эффективности, ситуация выглядит следующим образом: чем больше передаточных звеньев проходит нисходящая информация, тем больше она теряется и изменяется. Идет объективный процесс искажения полученных сведений. В практической работе менеджер должен исходить из того, что каждое передаточное звено «забирает» до 50% поступающей информации.

Восходящие информационные потоки крайне редко бывают неформальными, это не нуждается в разъяснении. Искажение информации в таком потоке может достигать 90%. И, самое интересное, информация, которая в нем содержится, меньше всего анализируется. Если на предприятии, в фирме или учреждении не организован приток идей снизу, значит, возможности для его инновационного развития значительно ограничены. И, наоборот, хорошо налаженный процесс поступления идей от подчиненных в значительной степени повышает эффективность работы предприятия.

В зависимости от места прохождения информационные потоки делятся на внешние, внутренние, входные и выходные.

Внешний информационный поток -- это информация, поступающая в фирму (предприятие, учреждение) извне и уходящая из фирмы вовне. И такие потоки тоже имеют специфические особенности. Во-первых, их почти невозможно контролировать. Вы не знаете, какая информация (важная или неважная, негативная или позитивная, секретная или открытая) уходит из вашей фирмы или организации. Во-вторых, внешний информационный поток почти не поддается сознательному регулированию. Единственный способ управления им -- использовать такой поток для создания «образа предприятия», его имиджа в глазах общественного мнения.

Внутренние. Внутренними информационными потоками являются сообщения, циркулирующие внутри одной логистической системы.

Внутренние информационные потоки образует информация, которая циркулирует внутри предприятия. Эти потоки содержат как поступившую извне, так и порожденную внутри предприятия информацию.

В зависимости от направления по отношению к логистической системе:

- входные. Входные информационные потоки -- сообщения входящие в логистическую систему либо в одну из ее подсистем.

- выходные. Выходные информационные потоки -- сообщения, выходящие за пределы одной логистической системы либо одной из ее подсистем (рисунок 2).

Возрастание роли информационных потоков в современной логистике обусловлено следующими основными причинами. Во-первых, для потребителя информация о статусе заказа, наличии товара, сроках поставки, отгрузочных документах и т. п. является необходимым элементом потребительского логистического сервиса. Во-вторых, с позиций управления запасами в логистической цепи наличие полной и достоверной информации позволяет сократить потребность в запасах и трудовых ресурсах за счет уменьшения неопределенности уровня спроса. И наконец, в-третьих, информация увеличивает гибкость логистической системы с точки зрения того, как, где и когда можно использовать ресурсы для достижения конкурентных преимуществ.[7]

Рисунок 2. Компоненты подсистемы генерирования выходной информации в общей структуре логистической информационной системы

Логистический информационный поток сам по себе является достаточно сложной системой и делится на ряд составляющих: реквизит, показатель, документ и массив.

Реквизит -- элементарная единица сообщения. Реквизит характеризует количественную или качественную составляющую информационной совокупности. Так например, реквизиты -- наименование организации, наименование товара, цена товара, и т.п. Каждый реквизит может быть представлен совокупностью символов: цифровых, буквенных, специальных.

Для того, чтобы человек мог воспринять любой вид информации, должна быть осуществлена её индикация. В зависимости от индикации информационные потоки делятся на:

- цифровые (цифровая запись в документе, цифровое изображение на мониторе);

- алфавитные (словесная запись в документе, на экране монитора);

- символические (условное изображение на чертежах, организационных схемах);

- предметно-визуальные (теле - изображение, фотография).

Массив представляет собой совокупность однородных данных, имеющих единую технологическую основу и объединенные единым смысловым содержанием. Данные (процессы, явления, факты, и т.п.) представленные в формализованном виде, пригодном для передачи по каналам связи и для обработки на компьютере. Основными элементами массивов, определяющими их содержание, являются записи.

Записи, это элементы массива, которыми оперируют пользователи при обработке информации. Элементами записей, имеющих единое смысловое значение, являются информационные поля.[8]

1.5 Принципы построения информационных систем в логистике

С позиций системного подхода в процессах логистики выделяют три уровня (рисунок 3).

Рисунок 3. Уровни в процессах логистики с позиций системного подхода

Первый уровень - рабочее место, на котором осуществляется логистическая операция с материальным потоком, т. е. передвигается, разгружается, упаковывается грузовая единица, деталь или любой другой элемент материального потока.

Второй уровень - участок, цех, склад, где происходят процессы транспортировки грузов, размещаются рабочие места.

Третий уровень -- система транспортирования и перемещения в целом, охватывающая цепь событий, за начало которой можно принять момент отгрузки сырья поставщиком. Оканчивается эта цепь при поступлении готовых изделий в конечное потребление.

В основу построения логистической информационной системы заложены шесть основных принципов.

Полнота и пригодность информации для пользователя. Логистический менеджер должен располагать необходимой и полной (достаточной) информацией для принятия решений, причем в необходимом ему виде. Например, информация о запасах или заказах потребителей часто нуждается в предварительной обработке и обычно размещается не там, где логистический менеджер принимает решения. Поэтому логистическая информационная система должна представлять информацию в том месте, того вида и полноты, которая требуется при выполнении соответствующих логистических функций и операций.

Точность. Точность исходной информации имеет принципиальное значение для принятия правильных решений. Например, информация об уровне запасов в распределительной сети в современных логистических системах допускает не более 1 % ошибок или неопределенности для принятия эффективных решений в физическом распределении, создании запасов и удовлетворении запросов потребителей. Большое значение имеет точность и достоверность исходных данных для прогнозирования спроса, планирования потребностей в материальных ресурсах и т. п.

Своевременность. Логистическая информация должна поступать в систему менеджмента вовремя, как этого требуют многие логистические технологии, особенно основанные на концепции «точно в срок». Своевременность информации важна практически для всех комплексных логистических функций. Кроме того, многие задачи в транспортировке, операционном менеджменте, управлении заказами и запасами решаются в режиме реального времени («online»). Этого же требуют и многочисленные задачи логистического мониторинга. Требование своевременности поступления и обработки информации реализуется современными логистическими технологиями сканирования, спутниковой навигации, штрихового кодирования, внедрения стандартов EDI/EDIFACT.

Ориентированность. Информация в логистической информационной системе должна быть ориентирована на выявление дополнительных возможностей улучшения качества продукции, сервиса, снижения логистических издержек. Способы получения, передачи, отображения и предварительной обработки информации должны способствовать выявлению «узких» мест, резервов экономии ресурсов и т. п.

Гибкость. Информация, циркулирующая в логистической информационной системе, должна быть приспособлена для конкретных пользователей и иметь наиболее удобный для них вид. Это касается как персонала фирмы, так и логистических посредников и конечных потребителей. Бумажный и электронный документооборот, промежуточные и выходные формы, отчеты, справки и другие документы должны быть максимально приспособлены к требованиям всех участников логистического процесса и адаптированы к возможному диалоговому режиму для многих пользователей.[9]

Подходящий формат данных. Формат данных и сообщений, применяемый в компьютерных и телекоммуникационных сетях логистической информационной системы, должен максимально эффективно использовать производительность технических средств(объем памяти, быстродействие, пропускную способность и т. д.).Виды и формы документов, расположение реквизитов на бумажных документах, размерность данных и другие параметры должны облегчать машинную обработку информации. Кроме того, необходима информационная совместимость компьютерных и телекоммуникационных систем логистических посредников и других пользователей по форматам данных в логистической информационной системе.

В настоящее время возможны три варианта организации подсистемы информационного обеспечения на предприятиях:

- централизованный;

- децентрализованный;

- специализированный.

При централизованном способе организации вся деятельность по информационным технологиям сосредоточена в одном управлении (подразделении) и подчиняется непосредственно высшему руководству компании ответственному за информационные системы и технологии.

Преимуществом централизованного способа организации является обеспечение высокой эффективности работы по внедрению новых информационных систем и технологий. К недостаткам можно отнести высокие затраты на содержание аппарата управления.

При децентрализованном способе организации подсистемы информационного обеспечения специалисты разных функциональных подразделений выполняют функции управления информационными системами каждый в своем направлении.

Преимуществом такого способа организации является высокий уровень знаний предметной области менеджера по информационным системам, недостатком -- дублирование однотипных задач и функций в разных подсистемам.

При специализированном способе организации отсутствует подразделение по информационным системам (технологиям). При необходимости внедрения автоматизированной системы данные организации обращаются в специализированные фирмы и выполняют работы на договорной основе. Это характерно для небольших организаций, которые не могут иметь собственных специалистов в области информационных технологий, занятых полный рабочий день, и прибегают к услугам консультантов.

Преимуществом данного способа организации подсистемы информационного обеспечения является высокий уровень научных и методических разработок, недостатком -- сложность учета всех специфических особенностей объекта.

Выбор того или иного способа организации подсистемы информационного обеспечения на предприятии зависит от многих факторов, и, прежде всего, размеров организации, системы управления, существующих в ней бизнес-процессов, наличия свободных денежных средств. Следует отметить, что подсистема информационного обеспечения в настоящее время достигла такого уровня специализации, что требует пристального внимания к своей организации. Современные руководители понимают это, и любая даже самая маленькая организация имеет в своем составе информационные службы.[10]

1.6 Электронный документооборот

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения качества управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как управленческое решение всегда базируется на информации, носителем которой является документ на различных основах.

Тема автоматизации процессов документооборота становится в последнее время все более и более актуальной. Все больше компаний достигает необходимого уровня зрелости, и приходит к необходимости формализации бизнес-процессов и внедрения средств для их автоматизации. С другой стороны к настоящему моменту компании прошли длительный путь по созданию своих информационных систем, что обеспечивает потенциальные возможности для реализации задач подобного уровня сложности. Однако менеджеры информационных систем сталкиваются с большими проблемами определения методики и выбора программного обеспечения, которое способно обеспечить адекватные средства для реализации задач данного класса.

Как правило, документы различаются по типам носителей информации (рисунок 4). И основные резервы повышения эффективности работы с документами лежат именно в типах носителей.

Использование компьютеров для оформления, хранения и передачи документов привело к появлению электронного документа (ЭД). Электронные документы зависят от технологии, формата и стандарта его создания.[11]

Структура ЭД состоит из двух частей: общей (содержание документа и информация об адресате) и особенной (электронная цифровая подпись).

Рисунок 4. Типы документов и их взаимодействие

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) - реквизит электронного документа, защищенный от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной подписи. Ключ электронной подписи позволяет установить отсутствие утраты, искажения или подделки информации в электронном документе, а также подделки подписи обладателя электронной цифровой подписи. В соответствии с законом ЭД на машиночитаемом носителе приравнивается к документу на бумажном носителе и имеет одинаковую с ним юридическую силу.

Системы электронного управления документами (ЭУД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы ЭУД, включают текстовые документы, электронные таблицы, аудио-, видеоданные, графические объекты и документы Web. Системы ЭУД включают:

- системы электронного документирования (делопроизводства);

- системы электронного документооборота;

- корпоративные системы электронного управления документами.[12]

Очень многие поставщики и аналитические компании предлагают собственные системы классификации. Если положить в основу классификации роль документа в системе, то можно выделить два класса систем. К одному из них причислим так называемые корпоративные (или универсальные) системы управления документами (Enterprise Document Management System - EDMS), к другому - специализированные системы управления документами, ориентированные в основном на автоматизацию делопроизводственных процедур.[13]

Корпоративные системы управления документами - это, по сути, платформы для создания различных решений, ориентированных на обработку документов. Специализированные решения, в свою очередь, ориентированы на решение конкретных задач, таких как автоматизация традиционного отечественного делопроизводства, и внедряются они на ограниченном числе рабочих мест. При этом специализированные системы не предназначены для решения задач, связанных с содержательной частью документа.[13]



1.7 Проблемы традиционных и электронных технологий ДОУ

Исследование проблем в области бумажного делопроизводства и проведенный сравнительный анализ его с электронным делопроизводством позволил нам выявить наиболее следующие существенные проблемы в этой сфере с целью разработки дальнейшего их решения:

- неизбежная потеря документов, следовательно, и информации;

- попадание документов и информации, содержащейся в них, третьему лицу;

- накопление множества документов, назначение и источник появления которых неясны;

- большие затраты времени на подготовку и согласование документов, как следствие - малая скорость обработки и информации, а значит - медленная реакция на новые воздействия;

- избыточность документооборота, большая потеря времени на обработку входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов и на ознакомление с документами;

- противоречивость принимаемых решений, невозможность обеспечить быструю передачу исходных документов и информации должностным лицам, принимающим решения;

- бесконтрольность исполнителей, невозможность доведения в короткие сроки поручений, вытекающих из резолюций до конкретных исполнителей;

- невозможность установления истории работы с документами;

- непроизводственные затраты рабочего времени на поиск необходимого документа, формирование тематической подборки документов;

- избыточные затраты на бумагу и копирование для создания нескольких копий одного документа.

Единственным путем решения подобных проблем является автоматизация делопроизводства и документооборота компании путем внедрения полноценной информационной системы документационного обеспечений управления (ИС ДОУ). В ходе нашего исследования, в результате внедрения новых технологий, проблемы на предприятии полностью не исчезают, вместо них появляются новые. Среди таких можно обозначить:

- несанкционированный доступ к конфиденциальной информации;

- вероятность утраты больших массивов ценной информации из-за технических неполадок оборудования, проникновения в компьютерную сеть вирусов, разрушающих систему или неквалифицированных действий пользователя;

- как одна из технических проблем: быстрая смена носителей, программ, способов доставки документации, препятствующая стабильности делопроизводственных процессов в управлении и использования имеющихся документальных массивов.[14]

1.8 Выбор СЭД на казахстанском рынке

В настоящее время на отечественном рынке представлено несколько десятков программных продуктов, предназначенных для автоматизации документационного обеспечения управления.

Выбор действенной системы управления документами является сегодня, вероятно, ключевой проблемой большинства отечественных организаций и предприятий. Особенно это важно для новых рыночных институтов, многие из которых не имеют сложившейся системы управленческих правил и технологий. Установление порядка движения документов, или управление документацией организации, заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой документной информации, ее быстрый поиск и доведение ее до потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Таким образом, оно включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения.[15]

Можно сформулировать наиболее важные требования, выдвигаемые для автоматизированной системы. Прежде всего, такая система должна:

- выполнять все задачи документационного обеспечения в полном объеме: подготовку документов, их регистрацию, контроль за исполнением, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву документов;

- быть построена на единых методологических принципах, программно-технических и технологических решениях и рамках действующих организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований;

- обеспечить полноценное использование (интегрирование) накопленного информационного ресурса и реализовать принцип однократного ввода информации и ее многократного использования как подокументно, так и фактически;

- помогать администраторам выбирать маршруты движения документации внутри организации, обеспечивая необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа;

- быть способна к расширению по определенным компонентам, а именно по количеству технических устройств и технологий, количеству документов (объему информации), количеству пользователей;

- уметь адаптироваться в разумных пределах к меняющимся требованиям пользователей.

Схематически различия между западной и российской технологией изображены в таблице 1.

В наши дни спектр программных продуктов, составляющих рынок систем электронного документооборота, достаточно широк. Их можно разделить на две группы:

- программные системы, построенные на платформе IBM: Lotus Domino/Notes; «Босс-референт» («АйТи»), семейство продуктов «Золушка» и DIS-Assistant, «ЭСКАДО» («Интерпроком Лан»), CompanyMedia и OfficeMedia («ИнтерТраст»), «Делопроизводство» (КСК) и другие;

- программные системы, построенные на других платформах: LanDocs («Ланит»), Optima Workflow («Оптима»), «Дело» («Электронные офисные системы), «1С:Документооборот» (1С), «ЕВФРАТ-документооборот» (Cognitive Technologies) и ряд других систем.

Следует отметить, что платформа IBM Lotus Domino/Notes относится по классификации IDC к категории «интегрированных технологий для совместной работы» (ICE - Integrated Collaborative Environment), где также представлены компании Microsoft (продукт MS Exchange) и Novell (продукт Novell Group Vise).

Отечественные компании, которые в качестве технологической основы используют либо реляционные базы данных (Oracle, MS SQL - «Дело» и LanDocs), либо папки MS Exchange (Optima Workflow), либо хранилища информации собственной разработки («1С:Документооборот»), испытывают проблемы в обеспечении совместной работы над документами в территориально - распределенной корпоративной среде.[16]

Таблица 1. Сравнение западной и казахстанской технологий управления документооборотом

Казахстанская технология	Западная технология
четко выраженный вертикальный характер движения документов (руководитель - исполнитель - руководитель) внутри организации	характер движения документов преимущественно горизонтальный, предусматривающий возможность попадания документа сразу к непосредственному исполнителю, минуя руководство
отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах или в машинописных картотеках, куда заносятся все сведения о документах, их перемещениях, резолюции начальства, контроль сроков исполнения, и т.д.	отсутствие централизованного (рамках всей организации) контроля
ведение регистрационно-контрольных и отчетных форм журналов. для обеспечения единого порядка обработки документов предусматривается создание специализированных служб: управление делами, секретариатов, канцелярий.	регистрация документов производиться непосредственными исполнителями (поручитель и исполнитель ведут собственные журналы), некоторые виды документов вообще не регистрируются. специализированные подразделения, занимающиеся делопроизводством, не создаются.

1.9 Значимость СЭД для автоматизации бизнес-процессов предприятия

Электронный документооборот позволяет держать под контролем все потоки документов, сократить затраты времени на рутинные действия и высвободить так необходимое время со значительным повышением качества работы. Откуда берутся резервы времени:

- передача документов между стадиями обработки происходит практически мгновенно. Например, документ окажется у своего адресата сразу после его регистрации в канцелярии, а не будет долго ждать, пока его положат в нужную папку, потом за ним придет секретарь, рассортирует по сотрудникам и, наконец, сотрудник заглянет за своей почтой. Выглядит это так: сотрудник приходит на свое рабочее место, включает компьютер, открывает программу и видит список документов, которые поступили на его имя. Как правило, современные системы электронного документооборота позволяют хранить и электронный образ документа, поэтому сотрудник может сразу начинать работать с документом - открыть его, прочитать и решать, что с ним нужно делать дальше;

- много времени теряется на выяснение вопросов: «А был ли документ?», «А кому его отправили?», «А где он сейчас?», «А что с ним происходило?» Когда документ зарегистрирован в системе электронного документооборота, ответы на все эти вопросы можно получить за считанные минуты. В ней есть вся необходимая информация и автоматизированные механизмы поиска, которые из всего объема документов выбирают те, которые соответствую введенным параметрам поиска;

- часто работа с документами идет неравномерно - некоторые исполняются очень быстро, а некоторые забываются и задерживаются. Система электронного документооборота берет на себя контроль сроков прохождения документов;

- если по входящему документу есть резолюция или поручение, его исполнение нужно контролировать. Если это делать в ручном режиме, на каждый документ заводится регистрационная карточка, указывается срок исполнения, в эту же карточку вносится отметки об исполнении. Чтобы проконтролировать исполнение, секретарь сортирует карточку - по сроку исполнения, выполнены резолюции или нет, в срок или с нарушением срока. Все это достаточно трудоемко. При использовании систем электронного документооборота информацию об исполнении документа вносит сам исполнитель. Секретарю для контроля остается просто посмотреть автоматически отсортированные списки документов «Не исполненные - Срок исполнения не подошел», «Не исполненные - срок исполнения истек», «Исполненные в срок», «Исполненные с нарушением срока» и так далее;

- когда сделаны описания типовых бизнес-процессов, резко снижается количество допускаемых ошибок в работе и оказывается ненужным тратить время и силы на их устранение.

Почему время так важно? В современных условиях все более ожесточающейся конкуренции часто выигрывает не тот, который делает лучший продукт, а тот, кто может работать быстрее и успевает захватить рынок.

1.9.1 Эффективность автоматизации документооборота

Эффект от внедрения автоматизированной системы электронного документооборота складывается из двух основных частей (рисунок 5).

Рисунок 5. График эффективности внедрения СЭД

К первой группе эффектов относятся:

- экономия средств (благодаря использованию более дешевой технологии обработки документов в электронной форме): на расходные материалы (бумагу), на оборудование (копировально-множительную технику и др.), на доставку информации в бумажном виде; на хранение бумажных документов (в т.ч. физическое освобождение места);

- экономия рабочего времени сотрудников;

- на ручную обработку данных и выполнение обслуживающих функций (передача, копирование и пр.); на прохождение документов; на поиск нужных документов; на повторное использование документов.

Ко второй группе эффектов (неисчисляемых) относятся:

- ускорение прохождения документов и предоставления услуг связано со своевременностью и оперативностью принятия решений в случаях, когда ситуация зависит от информации, содержащейся в документе. Значительно ускоряются процессы коллективной работы с документами (согласования и утверждения и т.п.);

- оптимизация бизнес-процессов, связанных с документооборотом, повышение их прозрачности и улучшение контроля за всеми информационными потоками и процессами в организации. Современные технологии позволяют централизованно отслеживать ход всего процесса работы с документами, осуществлять контроль исполнительской дисциплины, систематизировать и анализировать результаты контроля и тем самым выявлять проблемы и принимать меры для совершенствования системы управления;

- повышение качества работы с информацией, возможность выполнения новых типов или способов выполнения работ. С внедрением системы электронного документооборота пользователям становится доступной более широкая область применения информации документов, возрастает востребованность данных, влияющих на принятие решений, что, в свою очередь, приводит к улучшению работы организации;