Организация закупочной логистики на предприятии ООО "Оптовик"

1. Учет сделок. Каждая система контроля должна содержать информацию о движении товаров для целей управления. Точность учета товаров трудно переоценить. Многие системы не обеспечивают принятие правильных решений, потому что не имеется точных данных о запасах в пути и в наличии.

2. Прогнозирование. Управленческие решения должны быть предложены на основе прогнозирования спроса.

3. Правила принятия решений. Система должна содержать блок определения решений о времени и количествах заказываемых товаров. Система составляет заказы автоматически на основании принятых решений.

4. Сообщения об отклонениях. Сообщения могут касаться ситуаций, когда прогноз не отразил реальный спрос по пунктам, когда сформированы слишком большие заказы по пунктам, дефициты имеют слишком большие значения, и т.д.

5. Сообщения о показателях эффективности. Этот блок должен обеспечивать высшее руководство обобщающей информацией об эффективности управления товарными запасами. Слишком много значения придают на практике коэффициенту оборачиваемости как единственному показателю, что приводит к неправильным управленческим решениям.

6. Блок планирования ассортимента и других факторов системы. В систему управления запасами предлагается включить также и этот блок. С помощью него система способна отвечать не только, сколько и в какие моменты заказывать, но и отбирать ассортиментные позиции, исходя из их специфики (цен, вариации спроса, времени поставки и т.д.). Данный блок может помогать анализировать изменения условий работы с поставщиками (изменение закупочных цен, способов транспортировки и т.д.).

Подавляющее большинство российских программ производят сводку и группировку информации в определенных разрезах, давая информацию об объемах продаж, оборачиваемости, количеству запасов в днях обеспечения, выстраивают диаграммы. Они действительно помогают принимать решения по управлению запасами, а также помогают подводить итоги работы по управлению запасами. Тем не менее, как и обычная учетная программа, они выполняют лишь обеспечивающие функции, и поэтому относятся к классу информационно-аналитических систем. Во многих программах не производится прогнозирования спроса, нормирования и оперативного управления путем выдачи готовых заказов. Иногда используется так называемое примитивное прогнозирование, то есть при определении размера заказа допускается что спрос будет равен реализации прошлого периода. Программы характерны использованием простейшего математико-статистического аппарата: сложения, вычитания, умножения, сводки, группировки и т.п. [33, c. 37].

Содержание управления запасами в литературе раскрывается как ответ на вопросы что, в какой момент в каком количестве заказывать. Т.е. система управления запасами должна сама оптимально находить точку заказа и выдавать оптимальные количества для заказа по всему ассортименту, следовательно, должна обеспечивать полную автоматизацию работы. Ответы на эти вопросы подавляющее большинство отечественных «систем управления» не дают. Полностью автоматизировать управление запасами с их помощью невозможно и основные решения остаются проблемой пользователя.

Что касается методики, то надо сказать, что недалеко разработчики ушли от инструкций советского периода, где страховой запас рекомендовался в размере 50% от текущего запаса (по другим источникам 33%). В некоторых программах есть номинально поля: «минимальный запас» и «максимальный запас», но они не находятся оптимально самой программой, а определяются из заданного пользователем количества дней обеспечения. Оперативное управление обеспечивается следующим образом: заказ производится либо когда потребность достигает объема вагона, либо через задаваемый пользователем интервал времени, при этом запасы доводятся до максимального значения или в размере задаваемого пользователем значения.

Иногда в системах используется эмпирический подход к определению норм запаса (из опыта работы). Это метод проб и ошибок или метод имитационного перебора различных вариантов, благодаря чему устанавливаются вероятные связи показателей. При этом, также как и в предыдущих случаях, изучается содержание системы по ее внешним проявлениям (факторам и результатам). То же касается и методов, основанных на прогнозировании, при которых осуществляется перенос практики неэффективной работы на будущее, и в управлении запасами учитывается только пассивный фактор времени. Подобные методы имеют широчайшее применение в самых разных областях, однако в управлении запасами необходимо, на мой взгляд, использовать специальные аналитические методы (такие как, например, формула Уилсона, которая дает однозначное решение об оптимальной партии закупки).

Особо остро в организации стоит проблема управления закупкой товаров, в связи с чем постоянно возникают потребности в некоторых видах товаров, которые быстро заканчиваются на складе, так как их запас не нормируется. Одновременно отмечается наличие на складе избытка невостребованных и «купленных про запас» товаров, срок годности по многим из которых давно вышел.

Таким образом, руководству оптового отделения ООО «Оптовик» и бухгалтерии следует обратить внимание на контроль за наличием, использованием и нормированием товарных запасов, их оперативному управлению и планированию объема закупок. Здесь значительную помощь может оказать использование современных компьютерных технологий.

Главная задача системы управления запасами должна заключаться не только в учете запасов на складе, но и в применении современных моделей и правил восполнения запасов, в планировании оптимальных объемов закупок с выходом на финансовый контролинг бюджетных и собственных средств, направляемых на приобретение запасов и материалов, а также на стратегическое планирование запасов организации ООО «Оптовик».

Для планирования запасов Эссена необходимо исследовать динамику потребления (списания) в разрезе отдельных видов материальных запасов. Эта динамика может быть представлена в виде графика, на котором кривая продаж будет совершать колебания относительно некоторой усредненной кривой.

Исследование предшествующей истории потребления (списания) запасов дает материал для «предсказаний» тенденции на несколько шагов вперед. С этого момента и начинается процесс управления запасами.

Главной целью проектируемой системы управления запасами является повышение эффективности управления материальными запасами в организации ООО «Оптовик», обеспечение контроля за их расходованием, увеличение балансовой прибыли предприятия за счет снижения затрат на управление, оптимизация финансовых взаимоотношений с поставщиками сырья и материалов.

При использовании автоматизированной системы управления материальными запасами, могут быть достигнуты следующие улучшения в работе ООО «Оптовик»:

– рациональное использование материальных запасов;

– повышение ликвидности сверхнормативных запасов материалов;

– ускорение оборачиваемости всех видов запасов;

– обеспечение оптимальных расходов на приобретение запасов;

– расчет оптимальной партии запасов;

– снижение затрат на хранение запасов;

– обеспечение налаженной работы транспорта;

– выявление дефицитных позиций отдельных видов запасов;

– выбор позиций тех средств, по которым сформировались лишние запасы, с целью их последующей реализации;

– определение потребности в финансовых ресурсах для обеспечения необходимых поставок материалов в плановом периоде и т.д.

Основным недостатком применяемой программы «1С: Предприятие. Управление торговлей» на ООО «Оптовик» является то, что эта система не предназначена конкретно для специализированных торговых предприятий, в ней не учтена специфика их деятельности. Однако, на основе этой системы, создано ряд автоматизированных систем специально предназначенных для торговых предприятий, занимающихся продажами компьютерной техники.

Для решения задачи автоматизации управления запасами в ООО «Оптовик» будут использоваться уже имеющиеся в организации электронно-вычислительные устройства и средства периферии. Приобретение дополнительных технических средств не требуется.

Все ответственные должностные лица, включенные в организационную модель управления закупочной деятельностью в ООО «Оптовик» имеют высшее образование, обладают навыками работы с ПК на пользовательском уровне. В состав информационной модели Store Management SAP/R3 входят следующие блоки:

1. Исходная информация.

В качестве исходной информации для определения и расчета оптимального среднего размера партии поставки конкретного вида материальных запасов будут служить оперативные данные бухгалтерского и управленческого учета предприятия:

- справочник материальных запасов;

- сумма операционных затрат по размещению заказов;

- объем потребления материальных запасов в рассматриваемом периоде;

- средний размер одной партии поставки запасов;

- средняя стоимость размещения одного заказа;

- сумма операционных затрат по хранению запасов на складе;

- стоимость хранения единицы запаса в рассматриваемом периоде.

2. Результативная информация:

- общая сумма затрат по размещению запасов (включающих расходы по транспортировке и приемке);

- общая сумма затрат по хранению товаров на складе;

- оптимальный средний размер партии поставки материальных запасов;

- оптимальный средний размер материальных запасов;

- норматив запаса сырья и материалов на складе.

На основе входных данных (справочник материальных запасов, справочник потребления материальных средств за период, справочник по стоимости размещения и хранения запасов) с использованием математического инструментария и вышеописанных моделей управления запасами будут формироваться следующие документы:

­ таблица оптимальных средних размеров партии запасов;

­ таблица оптимальных средних размеров запасов на складе;

­ таблица показателей оборачиваемости запасов;

­ таблица нормативов запаса сырья и материалов на складе;

­ таблица дефицитных материальных запасов;

­ таблица излишков материальных запасов на складе.

Внедрение автоматизированной системы закупок на предприятии Эссен поможет избежать избыточного образования товарных ресурсов на складах. Каким бы приятным не казалось зрелище склада, полного товарами, готовыми к немедленной отгрузке, всегда есть риск того, что цены на товары внезапно снизятся после того, как предприятие создаст избыточный запас этих товаров, предприятие автоматически теряет дополнительную прибыль, которую могло бы получить, если бы товары приобретались как можно ближе к сроку их реализации. Эти потери прямо зависят от количества товаров и сроков их хранения. Физическое и моральное старение и порча при хранении тоже влекут за собой убытки. Конструктивные изменения, предпочтение потребителями других видов товаров, капризы моды могут вызвать мгновенное устаревание товаров. Нежелателен и слишком низкий уровень запасов. Из-за неизбежных задержек, связанных с размещением заказов, перевозками, складской обработкой товаров, предприятию нельзя закупать товары лишь в момент получения заказа от потребителя. Поддержание запасов на определенном уровне в соответствии с прогнозом сбыта способствует устойчивости и ритмичности реализации [37].

Предприятие всегда должно располагать достаточным количеством товаров, чтобы без промедления выполнять заказы, однако нельзя вкладывать большие деньги для создания чрезмерных запасов, которые будут бесполезно лежать на складе. Оптимальный уровень запасов представляет собой нечто среднее между уровнями «слишком высоким» и «слишком низким». Запасы нельзя представлять как единую товарную категорию, надо контролировать каждое наименование товаров.

Наименьшие затраты - это соблюдение бюджета путем размещения заказов по наиболее выгодной системе. Снижение затрат на заказы, получение и хранение партий товаров достигается при следовании рекомендациям поставщиков относительно оптимизации объемов и сроков заказов.

Максимальное удовлетворение спроса - достижение установленного процента удовлетворения заказов по номенклатуре. Ни один поставщик не надеется на полное удовлетворение спроса ввиду невозможности хранения всей номенклатуры товаров даже в системе складов. Уровень удовлетворения спроса редко превышает 90-95%, и этот конкретный уровень устанавливается каждым поставщиком для своей сбытовой сети как параметр стратегии управления запасами, влияющий на объем запасов и расходы по их содержанию.

При выборе стратегии главную роль играют издержки управления запасами.

Управление запасами осуществляется обычно при различных ограничениях - по срокам подачи заказов и их исполнения, по экономичному объему партий, по уровню запасов.

Нормирование и контроль запасов - составляющие системы управления, от которых зависит своевременное устранение дефицита или затоваривания. Организация пополнения запасов характеризуется определенными и случайными параметрами. Интервалы между поставками, объемы партий и спрос не являются постоянными величинами, так как находятся под влиянием многих факторов, которые необходимо учитывать при формировании запасов. Например, время на перевозку одной партии отличается от времени на перевозку следующей, на оформление документов также может требоваться разное время и т. д.Задействованные в процессе внедрения и использования информационной системы подразделения и должностные лица представлены на рисунке 3.2.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 3.2 - Организационная модель управления закупочной деятельностью в ООО «Оптовик»

Нормирование, регулирование и контроль запасов предусматривает поддержание такого соотношения товаров частого и нерегулярного спроса, которое обеспечивает высокую оборачиваемость запасов при удовлетворительном обеспечении покупателей и оптимальных расходах на содержание запасов. Нормирование запасов заключается в определении и уровня, оптимального по конкретному критерию, и в разработке условий, которые обеспечивают поддержание запасов на этом уровне.

Нормы запасов -- количество товаров каждого наименования, которые должны храниться на складе для обеспечения бесперебойной реализации. Различают максимальные, минимальные, средние нормы запасов, точки заказов, нормы страховых запасов. Точка заказа может быть установлена на уровне минимального запаса, если этого запаса хватит до поступления новой партии товара.

Прежде чем решить вопрос о том, сколько данного товара следует иметь в запасе, необходимо определить потребность в этом товаре. Однако потребность не является единственным критерием для обоснования уровня запасов. Руководство предприятия должно определить цель создания запасов определенных товаров и в свете поставленных задач рассматривать вопрос о потребности.

Большинство предприятий стремятся к тому, чтобы обеспечить:

– постоянную готовность к отгрузке товаров;

– минимальные вложения в запасы денежной наличности;

– минимальный риск;

– простоту восполнения запасов;

– непрерывный, устойчивый ход реализации.

Такие цели и требуют поддержания запасов на оптимальном уровне, чем чаще оборачиваются запасы, тем ниже капиталовложения на их образование, тем меньше становится риск и тем больше высвобождается денег на приобретение новых товаров, на совершенствование и расширение деятельности.

Поддержание запасов на минимальном уровне является средством увеличения прибыли. Поэтому главной задачей является нахождение оптимального уровня запасов для каждого товара. Независимо от других соображений для бесперебойного снабжения потребителей следует всегда иметь в наличии достаточное количество товаров каждого наименования, а для этого нужно знать статистику расхода каждого товара.

Высокоэффективная оптовая торговля в настоящее время возможна только при условии:

– системной организации сбыта;

– управления запасами на основе научных методов;

– организации управленческого учета;

– компьютеризации учета, статистики, анализа, прогноза и обработки информации.

Это позволит не только оптимизировать запасы, снизить расходы на хранение, высвободить оборотные средства, но и значительно ускорить обслуживание клиентов [37].

Экономическая эффективность информационной системы управления может быть установлена прямым сопоставлением затрат и результатов от ее внедрения, а также выражена относительными величинами. Сопоставив результаты до и после внедрения информационной системы, можно определить, с одной стороны, снижение трудоемкости и стоимости обработки экономической информации, необходимой для рационального управления, и, с другой стороны, эффекты, получаемые непосредственно в производственно-хозяйственной деятельности за счет улучшения качества управления.

Заключение

В зарубежной логистической науке и практике также нет единого подхода к терминологии закупочной логистики. В частности, Д. Дж. Бауэрсокс и Д. Дж. Клосс указывают: снабжение включает закупки и организацию внешних поставок материалов, производственных компонентов и/или готовых продуктов от поставщика на производственные или сборочные предприятия, склады промышленных и торговых предприятий или в розничные магазины. Процесс приобретения материальных ресурсов (товаров) в производственной деятельности обычно называют закупками, в государственном секторе -- снабжением, в розничной торговле и складской хозяйстве -- покупками. Часто этот же процесс определяют как «логистика на входе» или «внутренняя логистика».

Стандартное определение общих целей функции закупок таково, что компания должна получать необходимое по качеству и количеству сырье в нужное время, в нужном месте, от надежного поставщика, своевременно отвечающего по свои обязательствам, с хорошим сервисом (как до осуществления продажи, так и после нее) и по выгодной цене, в конечном итоге это обуславливает общую эффективность товарного производства.

Закупочная логистика является одной из основных логистических подсистем и изучает процесс движения сырья, материалов, комплектующих и запасных частей с рынка закупок до складов предприятия.

Работа органов МТО прямо или косвенно влияет на уровень основных технико-экономических показателей предприятия.

К числу показателей МТО относятся количественные и качественные показатели плана завоза материальных ресурсов (номенклатура, количество и стоимость материальных ресурсов); транспортно-заготовительные расходы (стоимость перевозки материалов до станции примыкания -- расходы на доставку материалов до склада предприятия; наценки снабженческих и сбытовых организаций; расходы на тару и т.п.); расходы на хранение, выдачу в производство и отгрузку потребителю материальных ресурсов; административно-хозяйственные расходы (расходы на содержание аппарата отдела МТО) и т.п.

Основанием для положительной оценки деятельности органов МТО служат: отсутствие перебоев в снабжении производства, сверхнормативных запасов и неликвидов, своевременное заключение договоров, снижение снабженческих затрат и т.д.

Своевременное обеспечение производства материальными ресурсами зависит от величины и комплектности производственных запасов на складах предприятия. Сфера деятельности, связанная с закупками, значительно шире, чем разовая покупка (приобретение) товаров. Она также подразумевает все функции, выполнение которых необходимо для непрерывного обеспечения фирмы ежедневно и в долгосрочном периоде. Сфера деятельности логистического менеджера (менеджера по закупкам) включает следующие задачи: определение потребности в МР, поиск потенциального поставщика, оценка возможности закупки в нескольких альтернативных источниках, выбор метода закупки, установление приемлемой цены и условий поставки, мониторинг товара до момента его доставки, а также оценка продукции поставщика и услуг. Если же функции закупки расширить до заготовки, то к ним будут относиться и инвентарный контроль, транспортировка, приемка закупаемой продукции и контроль на всех этих этапах.

В дипломном проекте проведен анализ организации закупочной деятельности на предприятии оптовой торговли ООО «Оптовик», определены функции отдела закупок и выявлены недостатки его деятельности. Для совершенствования закупочной деятельности на предприятии предложены пути оптимизации закупок и автоматизации процесса управления закупочной логистикой, что поможет снизить складские запасы и более эффективно управлять системой поставок продукции, а также принесет предприятию дополнительную прибыль.

Список использованной литературы

1. Гражданский Кодекс РФ (Ч. 1-4). - М.: Юристъ, 2010. - 804 с.

2. Гордон М.П., Карнаухов С. Б. Логистика товародвижения. - М.: Центр экономики и маркетинга, 2014г. - 208 с.

3. Голиков Е.А. Оптовая торговля: Менеджмент. Маркетинг. Логистика. - М.: Экзамен, 20013г. - 350 с.

4. Дашков А.П., Памбухчиянц В. К. Коммерция и технология торговли. - М.: Дашков и К^о, 2012г. - 758 с.

5. Залманова М. Е. Закупочно - распределительная логистика: учебное пособие. - СПб.:Питер, 2013г. - 83 с.

6. Коммерческая деятельность предприятия: стратегия, организация, управление: Учебное пособие. /Под ред. В. К. Козлова, С. А. Уварова. - СПб.: Политехника, 2010. - 357 с.

7. Курноскина О. Правовое регулирование торговой деятельности. - М.: Альфа-Пресс, 2009г. - 265 с.

8. Карпова Е.В. Ресурсы торгового предприятия. - М.: КноРус,2014г. - 256 с.

9. Логистика: Учебник/Под ред. Б. А. Аникина. - М.:ИНФРА-М, 2011г.- 368 с.

10. Миротин Л.Б., Ташбаев Ы. Э. Логистика для предпринимателя: основные понятия, положения и процедуры. - М.: ИНФРА-М, 2012г. - 252 с.

11. Менеджмент организации/под ред. В.Е. Ланенкина. - Таганрог: ТРТУ, 2010г. - 369 с.

12. Неруш Ю.М. Коммерческая логистика: Учебник для вузов. - М.: ЮНИТИ, 2014г. - 245 с.

13. Половцева Ф.П. Коммерческая деятельность. - М.: Инфра - М, 2011г. - 248 с.

14. Панкратов Ф.Г. Коммерческая деятельность. - М.: Дашков и К^о, 2014г. - 504 с.

15. Памбухчиянц О.В. Организация и технология коммерческой деятельности. - М.: ИВЦ «Маркетинг», 2013г. - 292 с.

16. Петухова С.В. Бизнес-планирование: как обосновать и реализовать бизнес-проект. - М.:ОМЕГА-Л, 2012г. - 171 с.

17. Сергеев В.И. Менеджмент в бизнес логистике. - М.:ЮНИТИ, 2011г. - 258 с.

18. Слепов В.А., Николаева Т. Е. Ценообразование. - М.: ИНФРА-М, 2010г. - 256с.

19. Соломатин А.Н. Экономика и организация деятельности торгового предприятия М.: ИНФРА - М, 2012г. - 358 с.

20. Сергеев В.И. Логистика в бизнесе. - М.: КноРус, 2014г. - 608 с.

21. Транспортная логистика: Учебник для транспортных ВУЗов./Под редакцией Л. Б. Мирожина. - М.: изд-во «Экзамен», 2010г. - 135 с.

22. Щербанин Ю.А. Основы логистики. - М.ЮНИТИ, 2008г. - 320 с.

23. Беспалов Р. Навигация по системе управления транспортом // Логистика и управление. - 2013г.- С. 36-42.

24. Ермишин П.С. Особенности создания торговых предприятий // Современная Торговля. - 2011г. - С. 65-74.

25. Корниенко В. Организация оптовых закупок в условиях рынка// Современная торговля. - 2012г. - С. 9-15.

26. Осипова Т. Устойчивое развитие торгового предприятия // Конъюнктура товарных рынков. - 2011г. - С.109-115.

27. Романова О. Оптимизация поведения предприятия в современных условиях // Проблемы теории и практики управления. - 2014г. - С.15 - 25.

28. Саршор Т.Л. Совершенствование стратегии менеджмента в оптовой торговле на основе инновационных технологий // Логистик &система. - 2010.- С. 36-42.

29. Шукаев А.И. Оптимизация запасов на российских предприятиях // Финансовый менеджмент. - 2012г. - С. 9-14.

30. Алимхаджиев Х.М. Функциональные циклы логистики в оптовой торговле [электронный ресурс] // Режим доступа: www.transmap.ru/ articles/view/233

31. Дранко О.И. Цели и системы управления запасами [электронный ресурс]/

32. Завьялова Я.Д., Брунман В. Е. Взаимодействие маркетинга и логистики в оптово-посреднической деятельности [электронный ресурс].

33. Жигульский Р. Особенности нормативно-правовой базы розничной торговли в РФ [электронный ресурс].

34. Логунов В. Логистика в торговой системе [электронный ресурс].

35. Ольдерогге Н.Г. Закупочная логистика [электронный ресурс].

Размещено на Allbest.ru