Организация закупочной логистики на предприятии ООО "Оптовик"

«ЭССЕН» -- это крупнейшая сеть гипермаркетов в Республике Татарстан, постоянно осваивающая новые города и регионы.

2003 г. -- открытие первого гипермаркета ЭССЕН

2012 г. -- 27 работающих магазина в городах Республики Татарстан и прилегающих республиках.

Количество сотрудников более 3000 человек

Ежедневно в сети гипермаркета «Эссен» совершают покупки более 100 тысяч покупателей

Под одной крышей Вы можете не только купить товары, но и оплатить сотовую связь, воспользоваться услугами банкомата, приобрести необходимые медикаменты. С уверенностью можно сказать, что низкие цены всегда выделяли эту компанию среди конкурентов.

Четкие бизнес-процессы и низкие затраты на складирование продукции позволяют им продавать товар с очень низкой наценкой.

На данный момент в сети работает 18 гипермаркетов и 5 дискаунтеров!!!

Из них гипермаркеты:

· три - в Набережных Челнах(РТ);

· три - в Альметьевске(РТ);

· два- в Нижнекамске (РТ);

· два - в Елабуге.

по одному ТЦ в городах:

· Бугульма (РТ);

· Нурлат (РТ);

· Азнакаево (РТ);

· Чистополь (РТ);

· Вятские Поляны (Кировская область);

· Зеленодольск (РТ);

· Сарапул (Удмуртия);

· Канаш (Чувашия).

Дискаунтеры в городах :

· Мамадыш;

· Бавлы;

· Арск;

· Джалиль;

· Кукмор.

Постоянными покупателями сети являются свыше 100 000 человек. «Эссен» - первая компания, которая начала торговлю в формате Cash&Carry, что означает: «оплата наличными и самостоятельный вывоз товара». Такой формат предусматривает низкие цены для покупателей при минимальных издержках на обработку товара. Основное преимущество этого формата - сокращение затрат на складские помещения за счет размещения запасов в самом торговом зале. Таким образом, работа в таком формате позволяет перенести в сферу розничной торговли все преимущества и методы, характерные для торговли оптом. Именно в связи с таким представлением руководства о современной и эффективной торговле компания стала лидером на рынке Татарстана.

Осенью 2010 были запущены несколько магазинов нового для региона формата "Эссен экспресс" и отличаются от ставших уже привычными гипермаркетов тем, что общая торговая площадь составляет примерно 1000 кв. м., ассортимент как правило не превышает 2000 наименований, и размещается на минимуме оборудования.

«Эссен» позиционирует себя как гипермаркет эконом-класса, средний чек в котором около 725 руб.

Основные акционеры (на 19.10.2015)- 99,9% - ЗАО "Эссен Продакшн АГ"

Руководство: Генеральный директор - Махеев Вадим Евгеньевич

Контакты Центрального офиса

тел: 8(8552)40 90 00, 8(8552) 40 90 01

факс: 8(8552)40 90 06

e-mail: info@maheev.org

Юридический адрес (для почты): 423600, Российская Федерация, Республика Татарстан, город Елабуга, Окружное шоссе, 37А

Фактический адрес (наше месторасположение): 423806, Российская Федерация, Республика Татарстан, г. Набережные Челны , ул. Низаметдинова, 6.

2.2 Организация процесса закупки продукции на предприятии

Организация закупок материальных ресурсов на предприятии централизована, так как сотрудники отдела подчиняются непосредственно руководству отдела (рис.2.1).

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 2.1 - Структура отдела оптовых закупок ООО «Оптовик»

Основные функции отдела сводятся к следующему:

– анализ и выбор поставщика;

– заключение контракта (количество продукции, выбор условия поставки, форма расчетов);

– контроль за соблюдением условий поставки (количество, качество, сроки поставки);

– организация размещения товаров на складе.

В таблице 2.1 приведены основные функции персонала отдела закупок.

Таблица 2.1 Функции персонала отдела закупок

Должность	Функции
Руководитель отдела закупок	Отвечает за эффективность процесса закупок, намечает основные источники материального обеспечения, координирует деятельность подчиненных ему сотрудников, увязывает планы закупки с деятельностью других функциональных подразделений, подбирает кадры.
Коммерческий агент по закупкам	Занимается поиском поставщиков; совместно с коммерческим директором заключает с ними договора, оформляют документацию на приобретение материальных ресурсов, заказывают транспорт для перевозки (если необходимо).
Товаровед	Определяет требования к продукции, необходимой для производства, а также проверяет соответствие их качества стандартам, ТУ, договорным обязательствам и другим документам. Принимает участие в контроле выполнения договорных обязательств; участвует в разработке и внедрении стандартов предприятия по МТО, контроль качества продукции, организации транспортировки и хранения продукции. Участвует в проведении инвентаризации материальных ресурсов. Осуществляет контроль за соблюдением правил хранения материальных ресурсов, сроками отгрузки возвратной тары.
Экспедитор	Сопровождает грузы в пути и обеспечивает их сохранность.

Рассмотрим работу отдела закупок на предприятии на примере плодо-овощной продукции, как наиболее уязвимой по срокам хранения и реализации. Закупка продукции на оптовом предприятии осуществляется с помощью методов коммерческой логистики. С помощью построения логистической системы обеспечивается координация действий торговых работников по:

формированию необходимого ассортимента товаров в местах наивысшего спроса и в данный временной отрезок;

рациональному применению транспортных средств, гарантирующему своевременную доставку этих товаров в соответствии с выявленными потребностями покупателей и экономической целесообразностью;

размещению и эффективному использованию складского хозяйства, его оборудования и инвентаря;

применению средств упаковки товаров, тары, соответствующей требованиям как складирования и обеспечения сохранности товаров, так и возможностям транспортных средств при перевозках на соответствующие расстояния;

обеспечению финансовыми и людскими ресурсами всех операций продвижения материалопотоков от производителя до потребителя.

Поскольку предприятие также занимается оптовой торговлей плодоовощной продукцией, то основным направлением его деятельности в процессе реализации товаров является логистический сервис, т.е. работы связанные с выполнением функций по хранению товаров, транспортировке, экспедирование грузов, фасовка, обработка, подсортировка и упаковка товаров.

В своей работе предприятие ориентируется на пожелания покупателей и производит отбор продукции по тем требованиям, которые будут их удовлетворять.

В ООО «Оптовик» представлен наиболее полный ассортимент плодоовощной продукции, удовлетворяющий вкус наибольшего числа покупателей, что является для них очень выгодным избавляя их от дополнительной работы и экономя средства, за счет поставки товара с меньшими затратами.

Следовательно, перед менеджерами предприятия стоит нелёгкая задача, так как именно они следят за запросами своих покупателей и производят отбор поставщиков, закупку товаров и следят за их транспортировкой.

При проведении закупочной работы руководство и менеджер по закупке должны исходить из возможности максимального использования товарных ресурсов региона, в котором они осуществляют свою деятельность. Для этого коммерческим службам необходимо владеть информацией о местных промышленных и сельскохозяйственных предприятиях (поставщиках-изготовителях) и производимых ими товарах (ассортименте, качестве, упаковке, ценах).

При выборе поставщиков-изготовителей важную роль играет не только то, какие товары они производят и продают в настоящее время, но и их возможности по усовершенствованию, а также выпуску новых товаров.

Чтобы закупать товары, которые не производят местные предприятия, коммерческим работникам необходимо постоянно анализировать рекламные объявления, в том числе и поставщиков-посредников, с предложениями оптовой продажи товаров.

Поиску поставщиков товаров способствует также посещение выставок новых товаров, оптовых ярмарок, оптовых рынков и товарных бирж. К важнейшим элементам закупочной работы относится установление хозяйственных связей с поставщиками товаров.

Под хозяйственными связями понимают складывающиеся между покупателями и поставщиками товаров экономические, организационные, коммерческие, финансовые, правовые и другие отношения.

ООО «Оптовик» имеет обширные деловые контакты с компаниями-поставщиками как из за рубежа , так и местными производителями.

В настоящее время соотношение поставок продукции зависит от фактора сезонности с учетом того, что плодоовощная продукция является скоропортящейся. В зимнее время основными поставщиками компании являются зарубежные производители (75%), а доля местных поставщиков -- 25%. В летний период времени основной объем овощной продукции приходится на региональных поставщиков -- 50% и 50%.

Среди зарубежной продукции можно выделить следующую: яблоки, груши, мандарины, виноград, слива, бананы, апельсины и т.д. Региональные производители поставляют: огурцы, помидоры, белокочанную и цветную капусту, картофель, кабачки и т.д. Производители из стран СНГ поставляют как овощи, так и фрукты в зависимости от сезона.

В логистической системе торговой фирмы «Эссен» существует следующий порядок определения закупаемой партии товаров:

проводится проверка наличия требуемого товара на складе, которую осуществляют сотрудники склада, обладающие информацией о наличии товара на складе. Сверяется фактическое наличие товара с запросами покупателей.

в случае недостатка или отсутствия данного товара, менеджером по закупке делается заявка на поставку этой продукции по согласованию с коммерческим директором.

Поставка продукции на предприятие осуществляется автомобильным транспортом.

Выбор автотранспорта, как основного средства перевозок, определяется рядом причин:

большой маневренностью и подвижностью. Сфера применения автомобилей весьма обширна и зависит от многих факторов: схемы транспортировки, типа автомобилей, величины потока, ценности груза и его возможных негативных изменений при транспортировке;

высокой скоростью доставки грузов, что обеспечивает ритмичное пополнение товарных запасов, способствует повышению эффективности использования рабочего времени, гарантирует высокую степень сохранности перевозимой продукции, снижает товарные потери, сохраняет потребительские свойства и внешний вид товара;

приспособленностью к различным дорожным условиям и транспортировке грузов, неодинаковых по весу и габаритным размерам.

Автомобильный транспорт обладает высокой проходимостью, что позволяет перевозить товары по дорогам с твёрдым и грунтовым покрытием. Подвижной состав автомобильного транспорта разнообразен по грузоподъёмности, грузовместимости, назначению, конструктивным и экономическим характеристикам, благодаря чему может перевозить различные по виду, характеру, объёму и величине партии груза в крупную отправку, что значительно снижает транспортные расходы.

Структура транспортного процесса предприятия ООО «Оптовик» включает:

управление движением транспортных средств;

координацию работы автомобильного транспорта с другими видами транспорта;

выбор типа и определение необходимого количества подвижного состава для перевозок;

нормирование скоростей движения автотранспорта;

определение сферы целесообразности использования автомобилей и автопоездов в зависимости от конкретных условий перевозок, вида и свойств грузов, эксплуатационных показателей грузового транспорта;

обеспечение эффективных и безопасных междугородных перевозок грузов автомобильным транспортом;

оперативный контроль над работой автомобильного подвижного состава и его использованием;

применение экономико-математических методов и расчетов для повышения эффективности использования подвижного состава и снижения затрат на перевозки;

разработку на основе материалов обследований грузопотоков: рациональных маршрутных схем, предусматривающих при открытии новых и изменение направления существующих маршрутов;

анализ дорожных условий в целях разработки эффективных и безопасных маршрутов движения подвижного состава.

Выбор метода закупок зависит от сложности конечного продукта, состава вспомогательных материалов и др. Так как на предприятии основным предметом закупок является продовольственная продукция, то наиболее оптимальным методом закупки менеджеры этой фирмы считают регулярные закупки мелкими партиями.

В этом случае отдел закупок заказывает необходимое количество товаров, которое поставляется на предприятие в течение определенного периода времени: от 3 до 6 месяцев.

Преимуществом такого метода закупок является ускорение оборачиваемости капитала, так как товары оплачиваются по мере поступления отдельных партий; достигается экономия складских помещений; сокращаются затраты на документирование поставки, поскольку оформляется только заказ на всю поставку.

Но также у такого метода закупок есть и недостатки: так как спрос на продукцию меняется довольно быстро, то следует вероятность заказа избыточного количества и необходимость оплаты всего количества, определенного в заказе.

Кроме того, используется метод получения товара по мере необходимости.

В этом случае, коммерческий директор или экспедитор связываются с поставщиком через выполнение каждого заказа и уточняют количество необходимой продукции.

Преимуществом данного метода является возможность оплаты только поставленного количества товара, по истечении срока контракта заказчик не обязан принимать и оплачивать товары, которые еще только должны быть поставлены.

Поставка продукции осуществляется на основании заключенного договора поставки и договора купли-продажи.

Объем закупки (оптимальный размер заказа) -- ее уровень, при котором достигается максимальное использование складских помещений, минимизируются издержки хранения запасов. Для определения оптимальных партий закупки плодоовощной продукции менеджерами предприятия производится анализ спроса оптовых покупателей. Также проводится анализ показателей товарооборота, товарных запасов и товарооборачиваемости, а также реализованного и нереализованного спроса оптовых покупателей. Полезными могут оказаться данные опросов покупателей о приобретаемых ими товарах, пожелания и замечания по их качеству и ассортименту. Такие опросы по заказу оптовых организаций могут проводиться, например, в магазинах. Там же возможна организация выставок новых товаров.

Полученные различными способами и систематизированные данные являются основой для определения потребности в товарах. При этом не только рассчитывается объем подлежащих закупке товаров, но и уточняется их ассортимент.

Определение оптимального размера заказа не имеет смысла, если время выполнения заказа весьма продолжительно при значительном колебании спроса и нестабильных ценах. Во всех других случаях определение оптимального размера заказа приведет к уменьшению издержек хранения запасов без потери качества обслуживания.

Складирование и хранение продукции предприятия.

При организации складирования плодоовощной продукции на предприятии основными задачами является:

– организация правильного хранения продукции;

– создание условий для исключения порчи, повреждений материальных ценностей;

– бесперебойное обслуживание по выдаче товара.

При этом предприятие выполняет следующие функции:

– планирование складских работ;

– приемка, обработка (в том числе сортировка) товара;

– постоянный контроль и учет движения материальных ценностей;

– комплектование готовой продукции, ее консервация, упаковка, подготовка к отгрузке;

– отгрузка готовой продукции;

– создание условий для предотвращения хищения материальных ценностей;

– строгое соблюдение противопожарных мер безопасности.

Осуществляемые на складе работы можно свести к следующим основным операциям: приемка материалов, размещение их, хранение, подготовка к производственному потреблению, отпуск потребителю и учет материальных ценностей.

Поступающая на склад предприятия плодоовощная и фруктовая продукция проходит количественную и качественную приемку. Количественная приемка заключается в проверке соответствия фактического наличия материалов указанному в сопроводительных документах. Первоначальная проверка поступающих извне грузов производится представителем предприятия при прибытии транспортного средства на склад. Здесь проверяется число прибывших мест, целость упаковки, иногда вес груза. Если устанавливается расхождение между фактическим наличием и тем, которое указано в сопроводительных документах, то составляется так называемый коммерческий акт для предъявления претензий виновнику недостачи -- поставщику или транспортной организации.

Как правило, на складе анализируемого предприятия при ожидаемой поставке товара планируются места для размещения поступившего товара, благодаря своевременному поступлению на склад точной информации об ожидаемых поставках:

– перечень товарных позиций;

– количество, вес, объем поступающего товара (в том числе по каждой товарной позиции);

– сроки поступления товара;

– сроки хранения груза, условия размещения на складе с учетом товарного соседства;

– наименования поставщика;

– тип тары (короба, паллеты); стандарт укладки на поддоны, расчетное количество паллет;

– информацию о дополнительной сопроводительной документации (сертификаты соответствия и т. д.);

– количество свободных мест на складе, их месторасположение (адрес).

Для удобства создана специальная форма документа, в которую информация вносится вручную. Обладая информацией об ожидаемых поставках, складская служба может подготовить пространство в зоне приемки, определить количество персонала для разгрузки и проверки количества и качества товаров, подготовить необходимую технику, тару, упаковочный материал, а затем правильно и эффективно разместить поступающую продукцию на хранение.

Когда продукция поступает на предприятие, вместе с ней приходит товарно-транспортная накладная. В ней указываются вид транспорта, заказчик, грузоотправитель, грузополучатель, пункт погрузки, разгрузки. Кроме того, в документе имеется таблица, где содержаться следующие данные: наименование товара, страна ввоза, цена за единицу, стоимость, вид тары, масса брутто. Страна, отравившая товар ставит штамп и подписывает документ. Далее поступившие материалы отгружают на склад. Выгрузка продукции на склад осуществляется с помощью погрузчиков. Поступив на склад, материалы подлежат обработке и размещению на складе. Прием материалов на склад осуществляет заведующий складом. Параллельно с приемом он занимается заполнением документации. Поступление материалов на склад оформляется приходным ордером, который подписывается зав. складом и экспедитором, доставившим груз. При отсутствии каких-либо расхождений между документами и доставленными ценностями, приходный ордер можно не выписывать, а оформлять приход проставлением штампа на сопроводительных документах поставщика (грузоотправителя), в оттиске которого содержаться основные данные приходного ордера. Здесь же материально ответственное лицо учиняет подпись об оприходовании груза. В приходном ордере указывается склад, на который поступает продукция, поставщик, корреспонденция счета, наименование, сорт, размер и марка материальных ценностей. Указывается код, количество, цена, сумма и порядковый номер записи по складской карточке. Составляется два экземпляра. Один экземпляр идет в бухгалтерию, а копия остается на складе. Если выявлено отклонение по количеству, ценам, качеству от договора, составляется приемный акт. Учет материалов на складе ведется с помощью карточки складского учета. В ней указываются: склад, стеллаж, ячейка, марка, сорт, размер, цена, норма запаса, наименование материала. Указывается номер документа от кого получено или кому отпущено, приход, расход, остаток. Этот документ остается на складе.

Если же количество поступившего материала по наружному осмотру не вызывает сомнения, то вес его на станции прибытия обычно не проверяется. Такой материал выборочным путем проверяется на складе предприятия. При обнаружении в результате проверки расхождения между количеством по документам и фактическим наличием составляется акт для предъявления его поставщику.

Наряду с количественной проверкой на складах проводится качественная приемка. Она осуществляется органами технического контроля с привлечением в необходимых случаях лабораторий. Качественной проверкой устанавливается соответствие полученных материалов стандартам или техническим условиям.

Качество плодоовощной продукции должно удовлетворять требованиям технических регламентов, действующих стандартов на соответствующий вид продукции, условий договоров (контрактов).

Плоды и овощи принимают партиями.

Партией считают любое количество продукции одного ботанического (помологического или ампелографического) сорта и класса (товарного сорта), упакованное в тару одного вида и типоразмера, поступившее в одном транспортном средстве и оформленное одним документом о качестве

Каждая партия поступающей плодоовощной продукции должна сопровождаться транспортными документами и документами, удостоверяющими качество и безопасность товара:

1) товарно-транспортная накладная;

2) документы, подтверждающие соответствие товара установленным требованиям технических регламентов, положениям стандартов или техническим условиям:

– сертификат или декларация о соответствии;

– или копия сертификата, заверенная держателем подлинника сертификата, нотариусом или органом по сертификации товаров, выдавшим сертификат;

– или товарно-сопроводительные документы, оформленные изготовителем или поставщиком (продавцом) и содержащие по каждому наименованию товара сведения о подтверждении его соответствия установленным требованиям (номер сертификата соответствия, срок его действия, орган, выдавший сертификат, или регистрационный номер декларации о соответствии, срок ее действия, наименование изготовителя или поставщика (продавца), принявшего декларацию, и орган ее зарегистрировавший).

– подлинник или копия удостоверения о качестве (для продовольственных товаров, произведенных на территории РФ);

– фитосанитарный сертификат (для продукции растениеводства, ввозимой на территорию Российской Федерации или вывозимой с территории Российской Федерации);

– карантинный сертификат (для продукции растениеводства при межобластных поставках).

Сопроводительные документы должны сопровождать каждую партию поступающей продукции и храниться до окончания ее реализации.

Приемка товара по качеству осуществляется в порядке и в случае, предусмотренных законодательством Российской Федерации, условиями договора, обязательными требованиями национальных стандартов.

Качество поступившей свежей плодоовощной продукции проверяют не позднее следующих сроков:

– все виды плодов косточковых культур, культурных ягод, винограда и ранней зелени -12 часов;

– все виды прочей плодоовощной продукции, картофеля, хурмы и бахчевых культур - 24 часов;

– яблоки свежие осенних и зимних сортов, плоды цитрусовых культур - 48 часов.

Проверка качества товаров, поступивших в таре, производится при вскрытии тары.

Если в процессе приемки будет выявлено несоответствие качества товаров, предприятие розничной торговли в праве приостановить приемку товаров и в дальнейшем действовать на основании условий договора (поставки, купли-продажи).

После приемки продукции, поступившей из-за пределов области, грузополучатель обязан в 3-х дневный срок поставить в известность о ее прибытии службу карантина растений (адрес и контактные телефоны местной карантинной службы указываются в карантинном сертификате).

Реализация и использование плодоовощной продукции без проведения карантинного досмотра и фитосанитарной экспертизы запрещается.

Отбор проб для оценки качества плодоовощной продукции производится в момент ее приемки в соответствии с действующими нормативными документами или условиями договоров (контрактов).

Принятая на склад продукция размещается с соблюдением определенных требований учета и хранения.

Склады и помещения для хранения свежей плодоовощной продукции должны быть чистыми, сухими, хорошо проветренными, темными и соответствовать карантинным фитосанитарным требованиям:

– быть герметичными, позволяющими проведение газовой обработки;

– с плотными дверями, оборудованными защитными пологами;

– с герметично встроенной вентиляционной системой;

– оборудовано бытовыми комнатами и подсобными помещениями;

– с заасфальтированными подъездными путями;

– не реже одного раза в год подвергнутыми обследованию на наличие карантинных организмов, профилактическому обеззараживанию против карантинных организмов.

Стены и пол склада должны быть ровными, без выбоин и трещин. В помещении склада не должно быть неиспользуемого оборудования и личных вещей сотрудников. Все сотрудники должны иметь сменную обувь и одежду.

Оптимальным режимом хранения для большинства видов плодов и овощей является: температура: 0°С (±1°С), относительная влажность воздуха: 90-95%. Исключение составляют тропические и субтропические плоды: бананы хранят при температуре 13-14⁰С; цитрусовые -- в зависимости от зрелости хранят при температуре 8-10°С и относительной влажности воздуха 85-90%; арбузы -- при 3-4⁰С и относительной влажности воздуха 85-90%; картофель в розничной торговой сети хранят при температуре 4-12⁰ С и относительной влажности воздуха 85-90 %; тыквы -- 8-10⁰С и относительной влажности воздуха 80-85%: лук и чеснок при температуре: -1-3⁰С и относительной влажности воздуха 70-80%.

Плоды и овощи в торговом зале при температуре свыше 10°С следует хранить не более 3 суток, при оптимальном доступе кислорода.

Отклонения от оптимального температурно-влажностного режима хранения приводят к росту потерь плодоовощной продукции.

Контроль за температурно-влажностным режимом хранения плодоовощных товаров в охлаждаемых камерах, складских помещениях, хранилищах производится ежедневно с помощью термометров и психрометров, установленных на видном месте, удаленных от дверей и испарителей.

Для удлинения сроков хранения и улучшения сохранности плодоовощной продукции на оптовом складе применяют способ газового хранения. Газовый режим подбирается индивидуально для каждого вида, сорта плодов и овощей. В целях профилактики плодоовощную продукцию в процессе хранения периодически подвергают переборке и очистке.

При хранении и реализации товаров должны соблюдаются нормы складирования и правила товарного соседства. Все товары в подсобных помещениях, охлаждаемых камерах должны храниться на стеллажах, подтоварниках или поддонах. Запрещается складирование товаров на полу, навалом, в непосредственной близости со стенами и потолком помещения. Необходимо соблюдать пространственную изоляцию (не менее 70 см), как между разными партиями, так и от стен, для того, чтобы был свободный доступ к продукции по всему периметру партии.

В основном все плодоовощные товары хранят в дощатых, картонных или полистироловых ящиках, лотках. В зависимости от вида, укладывают в один или несколько рядов, заворачивают в бумагу или используют прокладки. Некоторые виды овощей допускают хранение в тканевых, сетчатых и полиэтиленовых мешках (морковь, редис, капуста). Зеленые овощи - лук, салат, петрушку, шпинат, базилик, сельдерей, укроп хранят в ящиках весом не более 10 кг, плотно, черешками или корнеплодами вниз.

2.3 Управление товарными запасами на предприятии

Главный фактор успешного развития товарооборота - обеспеченность и рациональность использования товарных ресурсов. Проводя анализ, прежде всего проверяют, как товарные ресурсы обеспечивали успешное выполнение плана и динамику развития оптового товарооборота, удовлетворение спроса покупателей на отдельные товары. Оптовый товарооборот зависит от поступления товаров и состояния товарных запасов. На его объем оказывает влияние прочее выбытие товаров.

Размер товарных запасов определяется объемом и структурой товарооборота торгового предприятия. Поддержание оптимальной пропорции между величиной товарооборота и размерами товарных запасов - одна из важных задач торговых предприятий. При недостаточной величине запасов возникают сложности с товарным обеспечением товарооборота предприятия; излишние запасы вызывают дополнительные потери, что в совокупности ухудшает общее финансовое состояние торговых предприятий.

По времени различают товарные запасы на начало и конец периода, а также средние запасы. Средний запас сырья и товаров - величина средних за период (месяц, квартал, год) товарных запасов, выраженных в денежных единицах.

Учет запасов сырья и товаров характеризует их объем на определенные даты. Для расчета средней величины запаса следует использовать данные о запасах на начало каждого месяца.

Изменение размера товарных запасов зависит от двух факторов:

1. от изменения объема товарооборота;

2. от ускорения или замедления товарооборачиваемости.

Для измерения запасов используют абсолютные и относительные показатели. Абсолютные показатели запасов могут быть стоимостными и натуральными. Относительные показатели характеризуют размер запасов по сравнению с другими показателями, например, с однодневным товарооборотом или однодневным расходом сырья.

Важным относительным показателем товарных запасов выступает запас в днях оборота, или уровень товарных запасов (Утз).

Уровень товарных запасов характеризует обеспеченность предприятия запасами на определенную дату и показывает на какое число дней торговли хватит этого запаса.

Товарооборачиваемость в числе оборотов показывает количество оборотов среднего товарного запаса за анализируемый период. Как видно, для нашего предприятия данный показатель уменьшается с каждым годом, что помогает осуществить больший объем товарооборота при меньших размерах товарного запаса, что способствует снижению товарных потерь, уменьшение расходов по хранению товаров.

Логическая система управления позволяет оптимизировать и управление товарными запасами. Среди множества существующих систем управления запасами Эссен использует наиболее оптимальную для оптовой торговли плодоовощной продукцией с учетом ее малых сроков хранения - систему «минимум - максимум», которую называют также «двухбункерной системой». Регулирование товарных запасов по этой системе предполагает по каждой позиции товаров кроме нормы запасов, которые должны соответствовать среднефактической его величине, а еще двух расчетных величин - максимального запаса и так называемого запаса точки заказов.

Данная система ориентирована на ситуацию, когда затраты на учет запасов и издержек на оформление заказа настолько значительны, что становятся соизмеримыми с потерями от дефицита запасов. Поэтому в рассматриваемой системе заказы производятся не через каждый заданный интервал времени, а только при условии, что запасы на складе в этот момент оказались равными или меньше установленного минимального уровня. В случае выдачи заказа его размер рассчитывается так, чтобы поставка пополнила запасы до максимального желательного уровня. Таким образом, данная система работает лишь с двумя уровнями запасов - минимальным и максимальным.

Исходные данные для расчета параметров системы «минимум - максимум» таковы:

потребность в заказываемом товаре, шт.;

интервал времени между заказами, дни;

время поставки, дни;

возможная задержка поставки, дни.

Исходные данные этой системы для ООО «Оптовик» приведены в таблице 2.2.



Таблица 2.2

Показатель	Расчет
Потребность, т.
Интервал времени между заказами	I = N/(S/OPЗ), где N - количество рабочих дней в году, дни; S - потребность в заказываемом товаре, т.; ОРЗ - оптимальный размер заказа, т.
Время доставки, дни.
Возможная задержка поставки, дни.
Ожидаемое дневное потребление, шт./день	[1] / [количество дней]
Ожидаемое потребление за время поставки, т.	[3] [5]
Максимальное потребление за время поставки,т.	([3] + [4] [5])
Гарантийный запас, т.	[7] - [6]
Пороговый уровень запаса, т.	[8] + [6]
Максимальный желаемый запас, т.	[9] + [2] [5]
Размер заказа, т.	РЗ = МЖЗ - ПУ + ОП, где МЖЗ - максимальный желаемый запас, т.; ПУ - пороговый уровень запаса, ОП - ожидаемое потребление до момента поставки, т.

Гарантийный (страховой) запас позволяет обеспечивать потребителя в случае предполагаемой задержки поставки. Гарантийный запас используется для расчета порогового уровня запаса.

Пороговый уровень запаса в системе «минимум - максимум» выполняет роль «минимального» уровня. Если в установленный момент времени этот уровень пройден, то есть наличный запас равен пороговому уровню или не достигает его, то заказ оформляется. В противном случае заказ не выдается и отслеживание порогового уровня, а также выдача заказа будут произведены только через заданный интервал времени.

Максимальный желательный запас в системе «минимум - максимум» выполняет роль «максимального» уровня. Его размер учитывается при определении заказа. Он косвенно (через интервал времени между заказами) связан с наиболее рациональной загрузкой площадей склада при учете возможных сбоев поставки и необходимости бесперебойного снабжения потребления.

Постоянно рассчитываемым параметром системы «минимум - максимум» является размер заказа. Его вычисление основывается на прогнозируемом уровне потребления до момента поступления заказа на склад фирмы.

Расчет размера заказа производится по формуле:

РЗ = МЖЗ - ПУ + ОП

В результате оценки организации МТО на предприятии были выявлены следующие недостатки в организации закупок:

– отсутствие специалиста по разработке проектов перспективных, годовых планов МТС предприятия, по подготовке расчетов и обоснования к ним;

– вся плановая и аналитическая работа выполняется коммерческим директором;

– не проводится изучение рынка сырья и материалов, отсутствует маркетолог, непосредственно проводящий исследования рынка;

– недостаточно отлажена система оценки поставщиков, для выбора наиболее подходящего;

– не эффективна система автоматизации закупочной деятельности, что приводит к провалам с поставками продукции;

– действующие методы закупки товаров имеют некоторые недостатки: вероятность заказа избыточного количества;

– необходимость оплаты всего количества, определенного в заказе.



3. Совершенствование процессов закупочной логистики на предприятии ООО «Оптовик»

3.1 Мероприятия по оптимизации партии поставки

Руководителям коммерческих организаций в процессе своей повседневной управленческой деятельности все время приходится анализировать и контролировать получаемые результаты в отчетном периоде.

Осуществление эффективного руководства организацией должно базироваться на применении нормативных методов управления. Нельзя ориентироваться на сопоставлении полученных результатов только с фактическими затратами в отчетном периоде. Нужно все время сравнивать фактические затраты с экономически обоснованными, т.е. вычисленными на основе технико-экономических норм и нормативов. Нормы дают возможность выявить имеющиеся резервы и наметить пути для их дальнейшего использования. Все это помогает вести правильную торговую и финансовую политику в ООО «Оптовик» по снижению издержек обращения.

Недостаток запасов у предприятия приводит к нарушению ритмичности его производства, снижению производительности труда, перерасходу материальных ресурсов из-за вынужденных нерациональных замен и повышению себестоимости продукции.

Недостаток сбытовых запасов не позволяет обеспечить бесперебойный процесс отгрузки готовой продукции, соответственно это уменьшает объемы ее реализации, снижает размер получаемой прибыли. В то же время наличие неиспользуемых запасов замедляет оборачиваемость оборотных средств, отвлекает из оборота материальные ресурсы и ведет к большим издержкам по содержанию самих запасов.

Поэтому в условиях рыночной экономики работники организации должны стремиться к эффективному управлению процессами снабжения и сбыта, запасами и оборотными средствами, вложенными в эти запасы [29, c. 11].

Система оперативного контроля и управления представляет собой организацию непрерывной деятельности работников отдела закупок ООО «Оптовик», направленную на формирование торговых запасов в экономически обоснованных размерах.

Оптимальная партия поставки рассчитывается исходя из принципов минимизации двух составляющих -- затрат на формирование и хранения запасов и транспортнозаготовительных расходов.

Товарный запас является объектом, который определяет рентабельность торговых фирм и торгово-промышленных холдингов, поскольку представляет основные инвестиции, а реализация товара, которую он обеспечивает, является основным источником прибыли.

Вместе с тем, значение такого идеального явления, как норма запаса, трудно переоценить. Она определяет как сами инвестиции в запасы, так и ряд явлений более комплексного характера: ассортимент, цены, покупателей, поставщиков, финансовые расчеты, склады, способы транспортировки и, в несколько меньшей степени - порядок взаимодействия с поставщиками и систему стимулирования.

В свою очередь, расчет оптимальных норм запасов является важным как для оперативного системного управления заказами и запасами, так и для построения других оптимизационных расчетов. Рассмотрим это более подробно.

Связь управления запасами и финансовых расчетов необходима. Составление трех прогнозных финансовых форм на основе оптимальных норм запаса, периодичности и размера поступаемых партий (графика поставок) предоставляет преимущества для планирования общефирменных показателей, поскольку финансовое состояние торговой фирмы меняется одновременно с процессом закупки -- поставки -- реализации. Таким образом, шаг финансового планирования также логично привязывать к периодичности поставки и планировать расчеты и начисления налогов, исходя из планов поставки.

Платежные ряды отражаются на внутренней норме доходности проектов по инвестированию в запасы в разрезе контрагентов, что позволяет производить оценку работы поставщиков и принципиальную оценку выгодности работы с ними для условий по срокам доставки, расчетов, интенсивности и вариабельности спроса и генерируемой наценки.

На практике пришлось столкнуться со следующей ситуацией: поставщик некоторых продуктов предоставлял низкие закупочные цены на свою продукцию, но диктовал свои условия относительно минимального размера запасов на складе и размера закупаемых у него партий. Склад был просто затоварен его продукцией. Анализ же показал, что отдача от вложений в его продукцию ниже, чем по товарам других поставщиков и, более того, показал, что даже при оптимальном управлении запасами (по оптимальным нормам) рентабельность все равно оставалась ниже, чем по товарам других поставщиков (стабильность спроса по данной продукции также оставляла желать лучшего, а условия по порядку расчетов были не лучше, чем у других поставщиков). В конце концов, руководство пришло к пониманию того, что необходимо требовать изменения условий работы с этим поставщиком. К этому выводу оно могло придти и раньше, производя соответствующие расчеты эффективности на базе оптимальных норм запасов. Аналогично, могла бы производиться и оценка для выбора оптимального склада, вида транспорта и покупателя.

Ассортиментная и ценовая политика традиционно является маркетинговой стратегической составляющей. Но и здесь влияние оптимальной нормы запаса является существенным. Позиция с определенной наценкой является нежизнеспособной на рынке, если требует вовлечения значительных инвестиций в запасы, которые в свою очередь зависят от ряда других факторов, как то: интенсивность спроса, вариабельность спроса, сроки доставки от поставщика, вариабельность сроков доставки от поставщика, стоимость доставки партии, вместимость транспортного средства, условия поставки поставщика в отношении партии товара и др. [17, c. 118].

Причем, при выборе позиции для включения в прайс-лист с установленной наценкой, важно оценить ассортиментную позицию в принципе -- способствует ли она росту рентабельности инвестиций или нет при условии оптимального управления ею (по оптимальным нормам), либо же требуется изменить цену, а также отследить системное влияние этого изменения цены для обеспечения требуемой доходности на капитал.

Анализ прибыли и рентабельности обычно состоит из оценки их изменения за счет изменения цен, объемов и структуры в сравнении с прошлым периодом, однако, было бы уместно проводить сравнение с нормативными значениями, связанных с нормами запасов. Результат анализа факта является лишь производным от оптимальных норм запаса, норм рассмотренных выше показателей и их проявления на практике, и последнее является более показательным для планирования, оценки изменений и отклонений.

Оценка оперативной работы менеджеров по запасам, поставщиков, рыночных сегментов и покупателей также может производиться, исходя из отклонения от нормативных показателей, связанных с оптимальными нормами запаса и поставки.

Рациональная организация закупки означает приобретение товаров: нужного качества; в нужном количестве; в нужное время; у надежного поставщика; по приемлемой цене.

Объем закупки (оптимальный размер заказа) -- ее уровень, при котором достигается максимальное использование складских помещений, минимизируются издержки хранения запасов.

Товарные запасы -- это предметы потребления, находящиеся в сфере товарного обращения, то есть «запасным» считается товар, ожидающий момента своей продажи. После того, как товар оказывается проданным, он переходит в сферу потребления и перестает быть товарным запасом. В таблице 5 приведена классификация товарных запасов в торговле.

Таблица 3.1 Классификация товарных запасов

По назначению	По срокам	По величине	По показателям
Текущие	На отчетную дату	Максимальные	В натуральных показателях
Сезонного хранения	Входные	Минимальные	В стоимостных показателях
Целевого хранения	Конечные	Средние	В днях оборота

Краеугольным камнем системы управления товарными запасами является соотношение между затратами на хранение таковых и потерями от снижения товарооборота в случае дефицита отдельных товарных позиций. Вследствие этого необходимо производить группировку всего товарного ассортимента по удельному весу в товарообороте, и, как следствие, частота контроля по этим группам будет различной.

В зависимости от условий поставок, удаленности оптовых баз и иных факторов необходимо производить сравнительный анализ между числом поставок и объемом партии товара. Показательным, в частности, является график зависимости издержек на поставку товаров, рис. 3.1

Издержки по завозу

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 3.1 - Зависимость издержек по завозу от числа поставок



Если потери от дефицита сопоставимы с затратами по формированию и хранению запасов, то критерием оптимальной стратегии следует признать совокупные издержки управления запасами, включая потери от дефицита (дефицит - это упущенная выгода). Запаздывание поставки товаров - это потери, связанные со снижением эффективности использования складских помещений, простоями персонала и оборудования [19, c. 55-56].

Использование логистики в оптовой торговле предусматривает построение последовательной, согласованной стратегической схемы, позволяющей своевременно реагировать на изменения и направленность запросов потребителей и в максимальной степени реализовывать сильные стороны торгового предприятия. Основными элементами стратегической схемы являются изучение торговой зоны и прочие логистические исследования. В рамках логистики необходимо проводить анализ покупателей в магазине, отслеживать мониторинг спроса и конкуренции.

Имеющаяся информация о движении, стоимости, сформированная нормативная база по запасам и оборотным средствам позволяет оперативно управлять материальными и финансовыми потоками на предприятии в течение года.

Данная информация позволяет решить на предприятии ООО «Оптовик» следующий комплекс задач:

- выявить дефицитные позиции запасов:

- выбрать позиции материальных ресурсов, по которым сформировались лишние запасы и их можно реализовать;

- оценить обеспеченность запасами и их структуру;

- определить потребность в финансовых ресурсах для обеспечения необходимых поставок запасов в плановом периоде и т.д.

Определение необходимого объема финансовых средств, авансируемых в формирование запасов товарно-материальных ценностей, осуществляется путем определения потребности в отдельных видах запасов.

В процессе определения потребности запасы товарно-материальных ценностей предварительно группируются следующим образом:

- производственные запасы (запасы сырья и материалов, необходимые для обслуживания торгового процесса);

- запасы готовой продукции, и товаров для перепродажи, предназначенные для бесперебойной ее реализации потребителям.

Минимизация текущих затрат по обслуживанию запасов представляет собой оптимизационную задачу, решаемую в процессе их нормирования.

Для производственных запасов она состоит в определении оптимального размера партии поставляемого сырья и материалов. Чем выше размер партии поставки, тем ниже относительный размер текущих затрат по размещению заказа, доставке товаров и их приемке.

Однако высокий размер партии поставки определяет высокий средний размер запаса - если закупать сырье один раз в два месяца, то средний размер его запаса составит 30 дней, а если размер партии поставки сократить вдвое, т.е. закупать сырье один раз в месяц, то средний размер его запаса составит 15 дней. В этих условиях снизится размер текущих затрат по хранению запасов.

Расчет оптимального размера партии поставки, при котором минимизируются совокупные текущие затраты по обслуживанию запасов (т.е. F + H = min) осуществляется по следующей формуле (известной как модель Уилсона):

где EOQ - объем партии, ед;

F - стоимость выполнения одной партии заказа;

D - общая потребность в запасах на период, ед;

H - затраты по хранению единицы запасов.

Годовая частота поставок определяется по следующей формуле:



ЧП = ПЗ / ООП

где ЧП - частота поставок;

ПЗ - общая потребность в запасах;

ООП - оптимальный объем партии.

3.2 Совершенствования процесса автоматизации закупочной деятельности предприятия

Вопрос оптимизации управления запасами в торговле всегда стоит очень остро. С одной стороны, на необходимость его решения «давит» стоимость хранения запасов и общие издержки обращения, с другой стороны - покупатель, который хочет видеть «свой» товар на полке и которому наплевать на ваше желание сэкономить.

Поиск компромисса для этих двух «страшных» сил - громадное поле для творчества в каждой из оптово-розничных компаний. Но во всем этом разнообразии подходов к управлению запасами можно выделить две основные крайности:

– «творческий подход» к формированию запасов

– «математический» подход.

«Творческий» подход подразумевает тщательную и кропотливую «ручную» работу над заказами, когда ответственный за заказ сотрудник компании принимает в расчет регламентированный перечень (это в лучшем случае, часто принимаются во внимание только «эфирные» озарения) условий для создания каждого заказа. Основой для этого метода служит предпосылка, что полностью предугадать спрос невозможно, поэтому и поставить на конвейер составление заказов невозможно. Указанная предпосылка часто верна. В части, что полностью предугадать невозможно.

«Математический» подход - это метод, при котором любой заказ рассчитывается автоматически, исходя из того или иного алгоритма.

Естественно, как и любые идеализированные модели, в чистом виде эти методы в природе не встречаются.

Но в настоящий момент подход большинства компаний ближе к «творческим» алгоритмам, чем к математическим. Это объясняется целым рядом факторов:

1. Спрос на многие товары в России действительно нельзя назвать регулярным. Постоянный рост рынка, быстрые структурные изменения не позволяют говорить о значимом объеме достоверной статистики. На что еще накладывается и долгое невнимание к информационным системам в торговле и управлению ассортиментом.

2. Существующие алгоритмы расчета оптимального размера заказа и товарного запаса опираются на что угодно, кроме желания покупателя. А это для предприятий розничной торговли более чем нерентабельно.

3. Технологии работы многих компаний-поставщиков еще до сих пор оставляют желать много лучшего, что вносит такую степень неопределенности в работу розничной торговли, что большинство давно махнуло рукой на попытки создать хоть какие-либо алгоритмы [19, c. 110].

Указанные ограничения привели к тому, что большинство заказов делаются вручную и по, так называемому, «стоковому» алгоритму (когда заказ делается не в фиксированный момент времени, а в момент падения запаса до безопасного запаса -- «safety stock'а»). Подобные подходы и привели к устойчивому мнению, что автоматизация практически невозможна. Однако на сегодняшний день это не так, существует достаточное количество систем автоматизации закупочной деятельности на предприятиях розничной торговли.

Большинство информационных систем, автоматизирующих торговую деятельность позволяют:

– формировать заявку на закупку,

– отслеживать доставку товара, путем формирования транзитных накладных,

– осуществлять приемку и учет поступающего товара,

– осуществлять возврат товара поставщику.

Большой практический интерес представляет решение логистических задач управления закупками (определение оптимального объема закупки и оптимальной периодичности, управление запасами в случае единичных и постоянных сбоев в поставках, прогнозирование спроса). Автоматизация закупок приводит к снижению времени обслуживания и ликвидации избыточных запасов.

При внедрении автоматизированной системы управления запасами возрастает их оборачиваемость, а следовательно возрастают объем реализации и прибыль. Стоимость содержания запасов на складах растет из года в год вследствие инфляции, роста стоимости аренды помещений, расходов на заработную плату, накладных расходов и т. д., что вызывает естественное стремление снизить уровень запасов за счет более частого заказа товаров меньшими партиями. Увеличение оборачиваемости увеличивает прибыль предприятия. Однако если в результате снижения уровня хранимых запасов склад потеряет возможность удовлетворять запросы клиентов, то потерянная при этом прибыль может превысить стоимость содержания соответствующих запасов. Для крупного дистрибьютора размещение у поставщиков слишком большого числа срочных заказов может привести к существенному снижению получаемой им торговой скидки и, следовательно, к снижению прибыли. Эти проблемы вызвали применение современных методов управления запасами, которые обеспечивают увеличение оборачиваемости и прибыли.

Управление оборачиваемостью запасов позволит привести запасы товаров в соответствие с целевым показателем деятельности компании, сохранить хорошие отношения с поставщиками, вовремя рассчитаться с банком. В условиях высокой конкуренции жизненная необходимость этих достижений очевидна.

Эффективность торгового предприятия не сводится исключительно к высокой прибыльности. Не менее важно, как компания управляет своими ресурсами, а именно какое количество ресурсов она использует для достижения своей прибыльности, а также какие денежные потоки при этом генерирует.

Как известно, управление состоит из следующего набора функций: планирование, прогнозирование, учет, анализ, регулирование. В соответствии с этим, в современной системе управления запасами должны осуществляться следующие функции: