Закупочная деятельность торгового предприятия

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

закупочный ассортимент рынок поставщик

Введение

1. Теоретические аспекты организации закупочной деятельности торгового предприятия

1.1 Сущность и содержание закупочной деятельности торгового предприятия

1.2 Этапы и методы организации закупочной работы торгового предприятия

1.3 Выбор поставщиков и особенности договора поставки как элементы закупочной работы торгового предприятия

2. Особенности организации закупочной деятельности торгового предприятия

2.1 Краткая характеристика предприятия и основные технико-экономические показатели деятельности в динамике

Приложения

Введение

Интеграция российской экономики в мировую поставила определенные требования перед отечественными предпринимателями. В первую очередь это относится к производственным предприятиям. В результате изменения подходов к организации производства многим предприятиям пришлось пережить нелегкое время кардинальных реорганизации и реструктуризации всех элементов производственного процесса как такового, а также смежных процессов, без которых получение готовой продукции невозможно.

Признаком трансформации российской экономики в экономику рыночного типа является формирование конкурентной среды. Наличие конкуренции требует от руководства предприятий (фирм) - субъектов рынка выполнения целенаправленных действий по обеспечению конкурентных преимуществ. При организации соответствующей работы, в том числе и в, части методического обеспечения, считается, что конкурентные преимущества создаются в основном в сфере производства и сбыта товаров. Значительно меньшее внимание уделяется материально-техническому снабжению вопреки, следует отметить, той роли, которую оно играет в формировании результатов производственно-сбытовой деятельности.

В доказательство можно отметить тот факт, что процесс реформирования и реструктуризации, проводимый на уровне предприятий, затронул в основном отделы сбыта, в то время как отделы снабжения существенно не изменили поле своей функциональной деятельности; в их компетенции по-прежнему остаются вопросы обоснования потребностей в материально-технических ресурсах, обеспечения потребностей через поставку, организации хранения и подготовки ресурсов к производственному потреблению. Более того, характерным является то, что в отсутствие прежней системы планирования материально-технического снабжения, многие предприятия и сегодня не имеют эффективной ресурсной стратегии, в отличие от стратегии сбыта. В нашем случае акцент будет сделан на основных аспектах организации и функционирования системы закупок в российской компании. Государственное планирование экономики привело к тому, что специалисты, работавшие в области обеспечения производства сырьем и расходными материалами для выпуска соответствующей продукции, не прикладывали особых усилий для выполнения своих непосредственных обязанностей. Самой главной их задачей являлось отслеживание сроков доставки того или иного продукта во избежание нарушения производственного цикла. При этом стоимость и качество подобных материалов не имели решающего значения. Средний уровень качества готовой продукции во всей стране и государственные дотации нерентабельным производствам, в итоге, явились причиной отсутствия умения выживать в условиях жесткой конкуренции, возникшей в нашей стране в течение периода перехода к рыночной экономике, продолжающегося с переменным успехом по сей день.

Одним из факторов, определяющих степень конкурентоспособности предприятия с точки зрения качества, стоимости продукции, сроков выполнения заказов является четко организованная система обеспечения производства сырьем и расходными материалами. Этот элемент структуры предприятия одним из первых столкнулся с необходимостью учета всех особенностей зарождения новой экономики. Специалист этой сферы в сегодняшних условиях должен обладать знаниями по экономике, финансовой и бухгалтерской деятельности, технологии производства, делопроизводству, законодательству и многому другому. Другими словами, закупщик является одним из наиболее универсальных работников предприятия.

Кроме того, особенно в последние годы, к вышеперечисленному добавилась и стала превалировать внешнеэкономическая деятельность, что стало печальным результатом импортирования большей части сырья и материалов, так как сырье и материалы отечественного производства, как правило, отличаются низким и нестабильным качеством. Актуальность темы работы обусловлена тем, что данная проблема часто усугубляется отсутствием общеэкономической стратегии фирмы, что осложняет возможности разработки и реализации стратегий по отдельным сферам деятельности, в том числе и в сфере организации закупочной деятельности на предприятии.

Особенность современной российской экономики проявляется в том, что многим производственным предприятиям, решающим задачи материально-технического снабжения производства, приходится работать на ресурсно-товарных рынках в условиях нестабильной конкурентной среды, для которой характерны:

- неравномерная насыщенность рынка товарами вследствие промышленного спада, перепрофилирования многих производственных предприятий, традиционной для отдельных отраслей российской экономики высокой степени монополизации производства;

- ограниченная информационная прозрачность ресурсно-товарного рынка; низкая контрактная дисциплина производителей и поставщиков товаров производственного назначения и др.

Это требует того, чтобы внести адекватные изменения в организацию и стиль управления в пользу элементов креативного менеджмента. Постановка такого менеджмента означает освоение в комплексе всего арсенала современных методов управления материально-техническим снабжением, прежде всего путем активизации потенциала стратегического менеджмента и логистики. При соответствующей организации это должно позволить переориентировать весь процесс управления с решения текущих задач на обеспечение долгосрочных интересов, преодолеть фрагментарность, локализацию внимания руководства на отдельных аспектах снабженческой деятельности предприятия в ущерб проблемам комплексного анализа и стратегического планирования.

Для раскрытия поставленной цели необходимо решить ряд следующих задач:

- изучить теоретические основы управления закупками в организациях;

- исследовать эффективность систем управления закупками в организации;

- провести анализ основных финансово-хозяйственных показателей и проанализировать закупочную деятельность предприятия;

- предложить мероприятия по совершенствованию системы закупочной деятельности предприятия;

- дать оценку ожидаемой экономической эффективности совершенствования системы закупочной деятельности предприятия.

Структурно работа состоит из введения, трех разделов, заключения, списка использованной литературы и приложений. В работе использованы труды отечественных экономистов в области логистики - Аникина Б.А., Афанасьевой Н.В., Брагиной З.В., Ершовой М.Л., Гаджинского А.М., Голикова Е.А., Пурлика В.М., Гончарова П.П., Родионовой В.Н., Туровца О.Г., Федорковой Н.В., Залмановой М.Е., Ковельского П.О. и других.

Данная работа основывается на исследованиях, проведенных автором данной работы и касающихся оценки закупочной деятельности, анализа основных поставщиков, а также определения основных направлений улучшения закупочной деятельности, исходя из которых будет нацелено совершенствование системы закупочной деятельности предприятия.



1. Теоретические аспекты организации закупочной деятельности торгового предприятия

1.1 Сущность и содержание закупочной деятельности торгового предприятия

Закупочная работа является основной коммерческой деятельностью в торговле. С нее и начинается коммерческая работа. Необходимо иметь товар, чтобы продать его покупателю и получить прибыль. Исходя из основной функции товарного обращения, когда происходит смена форм стоимости, можно сделать вывод, что коммерческая работа начинается в торговле с закупки товаров с целью последующей их продажи. Основная задача закупочной работы - выгодное приобретение товара с целью удовлетворения потребительского спроса. Закупочная работа является одной из наиболее ответственных функций торговых предприятий. Правильно организованные оптовые закупки способствуют удовлетворению потребительского спроса. Они позволяют уменьшить вероятность коммерческого риска, связанного с отсутствием сбыта товаров.

Осуществление закупок - крупнейшая область контроля денежных средств, с которой имеет дело большинство руководителей предприятий. Деятельность по организации и управлению закупками направлена на то, чтобы компания получила необходимые по качеству и количеству сырье, материалы, товары и услуги в нужное время, в нужном месте, от надежного поставщика, своевременно выполняющего свои обязательства, с хорошим сервисом и по выгодной цене.

Управление закупками - деятельность, в результате которой фирма приобретает необходимые товары и услуги. Процесс закупки представляет собой на предприятии организованное приобретение продукции для дальнейшей переработки или для перепродажи. Приобретаемая для промышленных предприятий продукция в основном - это материальные ресурсы, необходимые для производства, а для торговых компаний - готовая продукция для последующей продажи.

Закупочная работа дает возможность сформировать оптимальный ассортимент товаров торговых предприятий, воздействовать на производителей товаров. Именно закупки обеспечивают эффективную работу торгового предприятия. Управление закупками в значительной степени влияет на конкурентоспособность компании. Если эта функция закупок не выполняется, то компания не получит сырья или готовой продукции к нужному сроку, нужного качества и по цене, которая сохранит стоимость конечной продукции конкурентоспособной и контролируемой.

Отдел закупок является функционально обособленным подразделением фирмы и входным звеном в логистической системы, поэтому ему необходимо устанавливать определенные взаимоотношения с другими структурными подразделениями компании для рациональной организации логистического процесса. Основные функции отдела закупок:

1. Определение потребности в материальных ресурсах. Для этого отдел закупок получает информацию от отдела маркетинга, производственного отдела, службы логистики, операционно-аналитического отдела. Расчет средств на приобретение материальных ресурсов. Для расчетов необходимы данные из бухгалтерии и финансового отдела о наличии свободных оборотных средств.

2. Поиск, анализ данных, выбор поставщиков. Это важная функция отдела закупок включает тщательное исследование рынка поставщиков по интересующей продукции, поиск наиболее квалифицированных поставщиков, предоставление необходимых услуг до и после продажи. В результате анализа выбираются наиболее приемлемые поставщики. Определение условий поставки и оплаты: переговоры с поставщиками, на которых обсуждаются условия доставки, формы оплаты, возможность получения отсрочек платежа и т.д.

3. Заключение договоров и контроль исполнения. Данная функция отдела закупок выполняется при тесном сотрудничестве с юридическим отделом, так как важно в договоре соблюсти все интересы компании. Действия в случае нарушений условий поставки. Санкции в отношении поставщика, нарушившего условия поставки, могут иметь разный характер: от простого предупреждения или мелкого штрафа вплоть до расторжения договора с ним.

4. Получение материальных ресурсов. Обработка входящих потоков материальных ресурсов, идентификация продукции, уточнение количества, подготовка отчетов и перемещение сырья к месту его использования и хранения.

5. Проверка поступающей продукции и подтверждение качества. Проверка и подтверждение того, что поступающее сырье, материал и услуги отвечают требованиям, т.е. соответствуют договору и сертификации.

Для эффективного функционирования отдел закупок должен обладать полномочиями на принятие решений при совершении закупок в следующих областях:

- Выбор поставщика. Отдел закупок должен иметь опыт в определении того, кто производит нужную продукцию и как анализировать надежность поставщика.

- Метод ценообразования. Определение общей стоимости закупки для формирования цены и условий договора. Это одна из основных экспертных областей деятельности отдела закупок. Здесь должно иметь место для маневра, если необходимо достичь минимальных цен и общей стоимости закупок материальных ресурсов.

- Сертификация.

- Контроль над контактами с поставщиками.

Отдел закупок должен поддерживать взаимоотношения с потенциальными поставщиками. Если работники компании (производственного отдела) будут непосредственно сами работать с поставщиками без уведомления отдела закупок, то это будет способствовать осуществлению продаж «с черного хода», когда потенциальный поставщик будет оказывать влияние на спецификацию готовой продукции таким образом, что он станет единственным источником снабжения. Если техническому персоналу поставщика необходимо непосредственно встретиться с инженерами фирмы-покупателя, то отдел закупок организует такие встречи.

Задачи функции снабжения можно описать несколькими способами. Во-первых, эту деятельность можно рассматривать в двух планах: функциональном как избежание проблем и стратегическом как расширение возможностей.

1. Закупки в функциональном плане - ежедневные операции, традиционно связанные с закупками и направленные на избежание дефицита, отсутствия материальных ресурсов или готового продукта. Отсутствие товара - необходимого количества и качества, его несвоевременная доставка могут создать проблему у конечного потребителя продукции или услуги. Это столь очевидно, что отсутствие претензий, вероятно, может служить показателем хорошего снабжения. Трудность состоит в том, что некоторые компании никогда ничего большего от функции снабжения не ожидают, поэтому ничего большего в этом плане и не получают.

2. Стратегическая сторона снабжения - целый процесс управления закупками, его связи и взаимодействия с другими функциями компании, внешним снабжением, потребностями и запросами конечного потребителя. Потенциал стратегической сферы закупок велик. Его развитие и использование зависит как от знаний о таком потенциале у руководства компании, так и от способности эффективно распределять корпоративные ресурсы. Обязанность тех, кто уполномочен управлять функцией снабжения - повсюду находить стратегические возможности и привлекать к ним внимание высшего исполнительного руководства компании.

Целью закупок является приобретение товаров нужного качества в нужном количестве по установленной заранее цене в конкретном источнике и в нужное время. Такой упрощенный подход оправдан при принятии ключевых решений: что купить, какие качество и цена приемлемы, где лучше всего приобрести необходимый товар, а также - в какой именно момент это следует делать.

Цели отдела закупок любой производственной или торговой фирмы:

- Приобретать товар по наиболее выгодной цене;

- Поддерживать высокую оборачиваемость товарных запасов;

- Гарантировать доставку товаров на фирму;

- Приобретать товар наилучшего качества;

- Взаимодействовать только с надежными поставщиками;

- Извлекать максимальную выгоду для фирмы (например, за счет скидок);

- Сотрудничать с другими подразделениями фирмы;

- Вносить свой вклад в достижение корпоративных целей и поддержание логистической стратегии;

- Снижать долю расходов на закупки в общих логистических издержках;

- Вести эффективный автоматизированный учет приобретаемых товаров и поддерживать другие информационные системы компании;

- Развивать и стимулировать деятельность и повышать квалификацию менеджеров, занятых в снабжении и закупке.

Приоритеты достижения каждой цели определяются самой компанией в зависимости от ее экономического положения. Например, фирма, стоящая на грани банкротства, скорее сосредоточится на достижении первой цели из приведенного выше списка, чем станет заботиться об обучении персонала. В моменты товарного дефицита фирмы в первую очередь будут заботиться о том, чтобы гарантировать поставки, а в периоды насыщения товарного рынка особенно важным становится поддержание товарооборота компании на достаточном уровне при минимизации вложений в товарные запасы.

Основные цели деятельности в области организации и управления закупками:

1. Оптимальные сроки поставки материальных ресурсов, готовой продукции и предоставления услуг. Опоздание в закупках может сорвать производственный график, что повлечет за собой большие накладные расходы, а закупленные ранее намеченного срока материалы ложатся дополнительным бременем на оборотные фонды и складские помещения предприятия.

2. Оптимальный размер партии поставки, то есть соблюдение точного соответствия между объемом поставок и потребностями в них. Избыток или недостаточный объем поставляемой продукции негативно влияет на баланс оборотных фондов и устойчивость выпуска продукции и, кроме того, может вызвать дополнительные расходы при восстановлении оптимального баланса.

3. Поддержание и повышение качества. Продукция, материалы или услуги должны поставляться необходимого уровня качества; иначе конечный продукт не будет соответствовать принятым требованиям, что приведет к росту логистических издержек. Затраты на доведение качества до стандартного уровня могут быть весьма значительными. Необходимо постоянно повышать качество снабжения и обеспечивать конкурентоспособность товаров и услуг на мировом уровне, что требует внимания к качеству закупаемых материалов.

4. Поиск и закупка товаров и услуг по минимальным ценам. Эта задача особенно актуальна для российских предприятий, так как закупочная деятельность требует большого объема оборотных средств, а, как показывает опыт, нехватка именно оборотных средств является одной из главных проблем российского бизнеса. Прибыль, полученная благодаря закупкам по более низким ценам или за счет снижения общих логистических затрат, может быть очень весомой.

5. Поиск или развитие компетентных поставщиков. Успех функции отдела закупок в конечном итоге зависит от способности отдела находить поставщиков и развивать отношения с ними, анализировать их возможности, выбрать соответствующего поставщика и затем работать с ним, постоянно совершенствуя совместную деятельность. Работник, отвечающий за выбор поставщика, должен проводить тщательный поиск и анализ возможных поставщиков, причем анализ желательно проводить по нескольким критериям, например, по качеству предлагаемой продукции, возможности своевременной доставки, цене, сервису и т.д. Также важным критерием является оценка риска при осуществлении закупок.

6. Повышение конкурентоспособности компании. Основные задачи исследования рынка закупок заключаются в регулярном сборе и оценке информации в целях определения емкости рынка и создания предпосылок для оптимизации закупок. Толчком к проведению исследования может стать интерес к определению размеров затрат, изменений в собственной программе дистрибьюции, внедрению достижений технического прогресса, повышению доли фирмы на рынке, конкуренции, надежности поставщиков, объему предложения в будущем и т.д.

Достижение этих целей в области управления закупками (закупочной логистики) требует выполнения различных стандартных операций, для чего следует рассмотреть наиболее характерные задачи, способствующие рационализации системы закупок.

Типовые задачи закупочной логистики.

Основными задачами, решаемыми закупочной логистикой, являются:

- определение предмета (структуры) закупок;

- выбор поставщика;

- определение объема закупок;

- условия закупок.

Задача определения предмета закупок решается совместно с производственным отделом и инженерной службой компании. При этом определяются потребности в сырье и материалах, их качественные и эксплуатационные характеристики, параметры спецификации. Вся эта информация поступает в отдел снабжения (закупок).

Выбор поставщика требует глубокого анализа рынка интересующей фирму продукции, существующих и потенциальных поставщиков, и предпочтений наиболее перспективных и эффективных из них. Данный вопрос находится полностью в компетенции работников отдела снабжения. Объем закупок определяется по согласованию с другими отделами (производственным, складским, финансовым, бухгалтерией). Совместно с производственным отделом определяется требуемое количество материальных ресурсов. Проверяется наличие данного товара на складе (если склад находится в ведении отдела снабжения). Если на складе этой продукции нет (или ее недостаточно), объем закупки необходимо согласовать с финансовым отделом.

Условия закупок согласуются с поставщиками, уже предложившими свои варианты, и отделом снабжения. В решении данного вопроса могут участвовать и работники других отделов (финансового, логистики и т. д.). Решение данной задачи означает, что будут определены такие параметры, как цена, условия оплаты и доставки, сроки и т.д. При выполнении этих задач необходимо каждый раз принимать решение: покупать ли данное комплектующее изделие в готовом виде у другого производителя или же делать его самим, на собственном производстве, если это технологически возможно. В данном случае речь идет о выборе производства либо закупок товаров, которые сами по себе являются законченными изделиями. Например, различного рода электромоторы или же базовое литье, которое станкостроительное предприятие не производит самостоятельно, а закупает у специализированных предприятий. Другой пример: автозавод устанавливает на выпускаемых им автомобилях шины, закупленные у специализирующихся на этом фирм, а не производит их самостоятельно. До настоящего времени не существует общепринятого расчетного метода, позволяющего с помощью формализованных приемов вынести однозначное суждение, следует ли данное комплектующее изделие изготавливать самим или его лучше купить. Решение этого вопроса во многом носит творческий, интуитивный характер, зависящий от того, кто принимает решение. Но при этом следует руководствоваться вполне определенными соображениями. Степень важности рассматриваемых факторов и их ранжирование определяются самим лицом, принимающим такое решение. Иными словами, принятие такого решения во многом должно носить экспертный характер.

Организация и управление закупочной деятельностью.

На функции отдела закупок в организационной структуре компании оказывают влияние такие факторы, как:

- доля затрат на закупаемое сырье и внешние услуги в расходах (доходах) компании;

- сущность приобретаемой продукции или услуг;

- ситуация на рынке продукции и услуг, жизненно необходимых для компании;

- наличие возможностей для выполнения данной функции;

- задачи в области снабжения, способствующие достижению организационных целей.

Службы закупок в компании могут быть построены централизованно и децентрализованно. Если компания подходит к процессу с позиции децентрализации, служащие отделов будут самостоятельно осуществлять закупки, каждый для своего отдела. Преимуществом такого подхода является тот факт, что пользователь лучше знает потребности отдела, чем кто-либо другой. Процесс закупки при этом подходе может осуществляться быстрее. Однако по сравнению с децентрализацией у централизованных закупок гораздо больше преимуществ, поэтому почти все компании, за исключением самых мелких, используют централизованный подход к совершению закупок. При осуществлении закупок централизованным путем назначается конкретное лицо или создается отдел с полномочиями совершать закупки в интересах всех отделов.

Преимущества централизованных закупок:

- простота стандартизации купленных материальных ресурсов или готовой продукции;

- отсутствие административного дублирования;

-возможность совместного (несколькими отделами компании) размещения заказа у поставщика с целью получения скидок за большой объем заказа;

- лучший контроль за выполнением обязательств по закупкам;

- развитие профессиональных навыков специалистов по закупкам за счет специализации, профессионального принятия решений и лучшего использования времени.



Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 1. Организационная структура управления закупочной деятельности на предприятии



Вариант структуры службы закупок предприятия, представленный на рис. 1, предполагает сосредоточение всех функций закупок предприятия в одних руках, например, в дирекции по материально-техническому снабжению. Такая структура создает широкие возможности логистической оптимизации материального потока на стадии закупок предметов труда.

Специалисты службы закупок предприятия отвечают за закупку продукции в соответствии со спецификациями, полученными от внутренних потребителей. Внутренними потребителями являются другие функциональные подразделения предприятия, которым требуется продукция. Внутри самого отдела закупок функции часто подвергаются дальнейшей специализации и развитию профессионализма как результата специализации. В небольшой компании, где отдел закупок представлен одним человеком, вероятно, никакого разделения функций не будет. Но в более крупной организации, осуществляющей закупки, обычное разделение функций происходит по четырем специальным направлениям.

Контроль и анализ логистической функции закупок компании должен осуществляться в соответствии с поставленными целями и задачами по управлению закупками в аспекте общей логистической системы фирмы. Традиционно такой анализ включает:

- анализ условий закупок и рынка поставщиков;

- контроль бюджета закупок;

- анализ финансовой деятельности;

- контроль и анализ качества закупаемой продукции;

- контроль и анализ процедур доставки материальных ресурсов и готовой продукции;

- анализ системы прогнозирования потребности и т.д.

Необходимо регулярно наблюдать за состоянием рынка поставщиков основных видов материальных ресурсов. Это обеспечивает фирму-покупателя информацией о возможностях закупки необходимых товаров в зависимости от колебаний рыночных цен. Вероятный дефицит основных видов материальных ресурсов может привести к сбоям производственного процесса, росту издержек и снижению прибыли. Однако заблаговременная информация о возможных перебоях в поставках материальных ресурсов позволяет подготовиться к ним заранее и не допустить отклонений от графика производства. Так, в случае возможного роста цен покупатель может заранее закупить большое количество необходимого сырья, получив при этом значительные скидки. Анализ динамики оборотных средств, связанных с закупкой товара помогает определить политику фирмы в отношении пополнения запасов, а также изменить в случае необходимости логистическую стратегию закупок.

Финансовый анализ позволяет проводить сравнительную оценку фактических затрат на закупочную деятельность с объемом средств, предусмотренных для этой цели бюджетом. Также ведется учет полученных и упущенных скидок и прочих выгод. В итоге основное внимание уделяется долгосрочным соглашением о поставках материальных ресурсов/готовой продукции, а также учитывается период времени, на который фирма обеспечена поставками в соответствии с этими соглашениями. Знание объемов поставок по долгосрочным соглашениям позволяет финансовому отделу заранее выделять необходимые средства на закупки и планировать денежные потоки. Исходя из вышеизложенного можно сказать, что процесс закупок для предприятия, занимающейся оптовой или розничной торговлей, является наиболее важным фактором для эффективной работы компании по обеспечению материально-техническими ресурсами.

1.2 Этапы и методы организации закупочной работы торгового предприятия

Работа предприятия по закупкам товаров включает в себя следующие коммерческие операции:

- изучение и прогнозирование покупательского спроса;

- выявление и изучение источников поступления и поставщиков товаров;

- организация хозяйственных связей с поставщиками товаров, включая разработку и заключение договоров поставки;

- организация учета и контроля над ходом выполнения договорных обязательств.

Изучение и прогнозирование покупательского спроса необходимо для обоснования коммерческих решений по оптовым закупкам товаров.

Как известно, спрос - это форма рыночного проявления потребности. Спрос населения на товары формируется под влиянием многочисленных экономических, социальных, демографических, природно-климатических и других факторов, которые постоянно меняются в процессе развития общественного производства. Поэтому только с помощью методов маркетинга коммерческие работники могут получить необходимую информацию о товарах, ценах, которые потребители готовы заплатить, о емкости рынка в отдельных регионах и т. д. Одним из важных элементов закупочной работы предприятия является выявление и изучение источников поступления и поставщиков товаров. Для организации оптимальных закупок оптовые покупатели должны хорошо знать ассортимент производимых товаров, производственные возможности своего региона, состояние экономики региона. Эта информация позволяет предприятию выбрать наиболее подходящий для него источник поступления товаров. Следующий этап закупочной работы предполагает установление хозяйственных связей с поставщиками. В условиях рыночной экономики большое значение придается самостоятельное установление и регулирование этого вида взаимоотношений на базе правовых норм гражданского законодательства.

Успешное осуществление коммерческой деятельности зависит во многом от своевременного исполнения сторонами договора поставки. Поэтому важной составляющей закупочной деятельности предприятия является организация повседневного контроля исполнения договоров и хода поставок товара.

Планирование закупочной деятельности состоит из следующих этапов:

- сбор информации;

- анализ потребности и возможностей (поставщика и покупателя);

- выбор стратегии закупки;

- определение метода закупок;

- оперативные решения, связанные с процессом товаропродвижения;

- контроль за выполнением договора;

- анализ хода выполнения плана;

- корректировка плана.

Рациональная организация закупки означает приобретение товаров нужного качества в нужном количестве в нужное время у надежного поставщика по приемлемой цене.

Оптимальный объем закупки (оптимальный уровень заказа - ОРЗ) - уровень закупки, при котором достигается максимальное использование складских помещений, минимизируются издержки на хранение товаров.

Определение ОРЗ приводит к уменьшению издержек хранения запасов без потери качества обслуживания:

где V - годовой объем товарооборота;

P - стоимость подачи одного заказа;

C - стоимость единицы продукции;

S - издержки на хранение единицы продукции на складе.

Определение оптимального объема закупки не имеет смысла, если время выполнения закупки весьма продолжительно при значительном колебании спроса и нестабильных ценах. Изучение и выбор источников и методов закупки являются одним из важнейших этапов закупочной работы.

Основными методами закупки товаров являются:

- Прямой метод;

- Косвенный метод.

Прямой метод закупки товаров предполагает установление прямых связей между продавцом и оптовым покупателем. При этом методе может быть использовано три основных способа прямой продажи товаров: развозная торговля; посылочная торговля; торговля через принадлежащие производителю магазины.

Закупка в порядке прямых связей состоит из трех основных этапов:

- Подготовка к заключению договоров;

- Заключение договоров;

- Исполнение договоров.

При косвенном методе покупка товаров производится через торгово-посредническое звено на основе специального договора с торговым посредником. В этом случае посредником может выступать как оптовый, так и розничный торговец. Чем больше число посредников использует предприятие, тем меньше контактируют между собой непосредственно потребители и производители, тем медленнее продвигается товар. Посреднические услуги - это подбор контрагента, подготовка к совершению сделки, кредитование, предоставление гарантий оплаты товара покупателем, организация транспортно-экспедиторских операций и страхование товаров, выполнение таможенных формальностей, проведение рекламных мероприятий, финансирование торговых операций, сбор и предоставление информации о рынке.

В качестве посредников при организации закупочной работы могут выступать:

- Оптовые предприятия федерального и регионального уровня, специализирующиеся на оптовой торговой деятельности;

- Посреднические оптовые структуры, не использующие в своей деятельности перехода к ним прав собственности на товар - дистрибьюторы;

- Товарные биржи, оптовые ярмарки, аукционы, оптовые рынки.

Посредником может выступать одно лицо. Виды посредников:

- агент - лицо, уполномоченное другим лицом действовать от его имени. Агенты делятся на генеральных и специальных. Генеральный агент - лицо, которому даны полномочия вести дела своего патрона, относящиеся к определенной сфере деятельности. Специальный агент - лицо, которое выполняет действия по поручению патрона, которые не входят в его обычные профессиональные обязанности;

- брокер - агент, который сводит две стороны и дает возможность заключить контракт. Его вознаграждение представляет собой комиссию (куртаж), которая рассчитывается как процент от суммы, фигурирующей в контракте;

- дилер - лицо, которое заключает от своего имени сделки, выступая в роли принципала на фондовой бирже, товарный коммерсант в отличие от брокера или агента;

- джоббер - дилер, который на свой страх и самостоятельно покупает и продает товары;

- дистрибьютор - независимый посредник или один из цепочки посредников, который специализируется на доведении товаров или услуг, предлагаемых производителями, до потребителей;

- маклер - работник биржи, ведущий торги на бирже.

Предприятия могут осуществлять закупки товаров различными способами. Закупка товара одной партией предполагает поставку товаров большой партией за один раз (оптовые закупки). Этот способ характеризуется простотой оформления документов, гарантией поставки всей партии, повышенными торговыми скидками. Недостатками данного способа являются большая потребность в складских помещениях и замедление оборачиваемости капитала.

Следующий способ закупки товаров - регулярные закупки мелкими партиями. В этом случае покупатель заказывает необходимое количество товаров, которое поставляется ему партиями в течение определенного периода. Преимущества данного способа таковы: ускоряется оборачиваемость капитала, так как товары оплачиваются по мере поступления отдельных партий; достигается экономия площади складских помещений; сокращаются затраты на документирование поставки, поскольку оформляется только заказ на всю поставку. Его недостатки заключаются в вероятности заказа избыточного количества товаров и необходимости оплаты всего количества товаров, определенного в заказе.

Ежедневные (ежемесячные) закупки по котировочным ведомостям широко используются там, где закупаются дешевые и быстро потребляемые товары. Котировочные ведомости составляются ежедневно (ежемесячно) и включают следующие сведения: полный перечень товаров; количество товаров, имеющихся на складе; требуемое количество товаров. Преимущества данного метода - это ускорение оборачиваемости капитала, снижение затрат на складирование и хранение, своевременность поставок.

Получение товара по мере необходимости. Этот способ похож на регулярную поставку товаров, но характеризуется следующими особенностями:

- количество поставляемых товаров не устанавливается, а определяется приблизительно;

- поставщики перед выполнением каждого заказа связываются с покупателем;

- оплачивается только поставленное количество товара;

- по истечении срока контракта заказчик не обязан принимать и оплачивать товары, которые еще только должны быть поставлены.

Преимущества данного способа закупки - это отсутствие твердых обязательств по покупке определенного количества товаров, ускорение оборота капитала, минимум работы по оформлению документов.

Закупка товара с немедленной сдачей. Сфера применения этого метода - покупка нечасто используемых, товаров, когда невозможно получать их по мере необходимости. Товар заказывается, когда он требуется и вывозится со складов поставщиков. Недостаток данного метода заключается в увеличении издержек, связанных с необходимостью детального оформления документации при каждом заказе, мелкими размерами заказов и множеством поставщиков. В таблице 1 обобщены достоинства и недостатки методов закупочной деятельности.

Таблица 1. Обобщены достоинства и недостатки методов закупочной деятельности

Преимущества метода	Недостатки метода
При оптовых закупках
1. Простота оформления документов 2. Гарантия поставки всей партии 3. Повышенные торговые скидки	1. Большая потребность в складских помещениях 2. Замедленная оборачиваемость капитала 3.Повышаются издержки на хранение
При регулярных закупках мелкими	партиями
1.Ускоряется оборачиваемость капитала 2. Экономия площади складских помещений 3. Сокращение затрат на документирование поставки, т.к. оформляется заказ на всю поставку	1.Вероятность заказа избыточного количества товара 2.Необходимость оплаты всего количества товаров в заказе
При получении товара по мере необходимости
Особенности этого метода: количество товаров определяется приблизительно, оплачивается только поставленное количество товаров, перед выполнением каждого заказа поставщики связываются с покупателем.
1.Отсутствие твердых обязательств по покупке определенного количества товаров 2.Минимум работы по оформлению документов
При закупке с немедленной сдачей
При этом методе покупаются нечасто используемые товары-товар заказывается тогда, когда он требуется и вывозится со складов поставщиков	1.Увеличение издержек, связанных с необходимостью детального оформления документации при каждом заказе 2. Мелкие размеры заказов 3. Множество поставщиков
При ежедневных закупках по котировочным ведомостям При использовании такого метода закупки закупаются, дешевы и быстро потребляемые товары. Котировочные ведомости составляются ежедневно (ежемесячно) и включают сведения о полном перечне товаров, требуемом и имеющемся количестве товаров.
Котировочные - характеризующие некоторое соотношение
1.Ускорение оборачиваемости капитала
2. Снижение затрат на складирование и хранение
3. Своевременность поставок

1.3 Выбор поставщиков и особенности договора поставки как элементы закупочной работы торгового предприятия

Поиск наиболее подходящих поставщиков является одним из важнейших элементов закупочной работы. Выбор поставщиков - задача сложная и ответственная, поскольку от них во многом зависит ритмичность производства, а, в конечном счете, - рентабельность и репутация фирмы перед клиентами, потребителями ее продукции.

Для того чтобы выявить наиболее подходящих поставщиков, можно заняться изучением торговых справочников, организовать поиск информации с помощью ПК или запросить по телефону рекомендации от других фирм. Тщательный анализ полученных данных позволит торговому предприятию составить необходимое представление об источниках поступления товаров. Ряд поставщиков будет исключен из числа возможных кандидатов, поскольку их мощности не соответствуют количественной потребности в товаре или у них плохая репутация в смысле обеспечения поставок и обслуживания. В итоге у предприятия останется небольшой список квалифицированных поставщиков. Чем новее задача, стоящая перед закупкой, и чем сложнее и дороже товар, тем больше времени занимает поиск квалифицированных поставщиков. Маркетинговая стратегия выбора поставщиков предполагает анализ альтернативных вариантов сотрудничества на базе выработки основных показателей оценки деятельности предприятий, поставляющих товары.

Существует обобщенный вариант показателей, по которым целесообразно оценивать деятельность поставщиков:

- репутация и имидж, надежность;

- качество продукции, соответствие его прогрессивным стандартам;

- возможный объем поставки;

- соблюдение сроков, графиков поставки;

- уровень цены на продукцию или услуги (сравнительный анализ цены /качество, цена/ количество);

- условия поставки и формы расчетов; дополнительные услуги.

Каждая фирма вольна устанавливать свои критерии оценки поставщиков исходя из собственных соображений и принятой стратегии деятельности. Вместе с тем существуют некоторые общие маркетинговые требования к поставщикам. Поставщик должен точно в срок по согласованному графику поставлять продукцию в соответствии с договором; соблюдать требуемые объемы поставки; оперативно откликаться на новые требования фирмы-заказчика; предоставлять необходимую сопроводительную документацию; выдерживать согласованные цены; предоставлять при необходимости дополнительные услуги. Продукция должна отвечать оговоренным стандартам качества, производиться по передовой технологии; изменения по номенклатуре продукции должны отвечать новым стандартам.

Маркетинговые требования к поставщикам могут меняться в зависимости от общей экономической ситуации, конъюнктуры рынка. Так, на этапе экономического подъема требования к поставщикам могут ужесточаться, и, наоборот, смягчаться в период спада или ограниченности ресурсов (дефицитное снабжение).

Проблема выбора является наиболее острой для новых фирм или фирм, меняющих номенклатуру продукции, сферу деятельности либо стратегию. Действующие фирмы, имеющие хозяйственные связи, испытывают иные трудности. Если такие фирмы успешно сотрудничают с поставщиком, то целесообразно сохранить эти связи, подкорректировав их в соответствии с новыми требованиями. Менять поставщика - процедура болезненная с непредсказуемыми последствиями. Если все же связи нарушаются или поставщик оказывается несостоятельным, то следует обратиться к выбору нового поставщика. Однако этот шаг должен быть тщательно взвешенным. К новому поставщику следует сразу предъявлять повышенные требования. Считается, что лишиться поставщика легко, труднее найти нового. Выбор поставщика может проводиться на конкурсной основе. Критериями отбора претендентов могут выступать показатели: ценностной значимости поставок в сопоставлении с их стоимостью; регулярности поставок и их качество. Использование в качестве независимого критерия «цены поставки» не рекомендуется, поскольку низкая цена - это, как правило, низкое качество.

Перед тем как сделать окончательный выбор, предприятие-заказчик может попытаться провести переговоры с предпочтительными поставщиками в расчете на получение более благоприятных цен и условий поставок и определить одного или нескольких наиболее подходящих поставщиков. Многие агенты по закупкам предпочитают иметь ряд источников снабжения. В этом случае у них есть возможность не зависеть целиком и полностью от одного поставщика при каких-то неувязках, а также возможность сравнивать цены и эффективность работы разных поставщиков. В настоящее время хозяйственные взаимоотношения между поставщиками и покупателями устанавливаются и регулируются на базе гражданского законодательства и правовых норм. При этом существенно повышается роль договоров поставки товаров. Гражданским кодексом РФ установлено, что по договору поставки поставщик-продавец, осуществляющий предпринимательскую деятельность, обязан передать в обусловленный срок производимые или закупаемые им товары для использования в предпринимательской деятельности или в иных целях, не связанных с личным, семейным, домашним и иным подобным использованием.

В качестве существенных условий договора поставки выступают наименование и количество товаров, а также срок (сроки) исполнения обязательства. Если при заключении договора между сторонами возникли разногласия по отдельным условиям договора, сторона, предложившая заключить договор и получившая предложение о согласовании условий этого договора, должна в течение 30 дней со дня получения этого предложения принять меры по согласованию условий, либо письменно уведомить другую сторону об отказе от его заключения. Договор поставки является одним из видов договоров купли-продажи. В отличие от других договоров по договорам поставки допускается возможность одностороннего отказа от его исполнения или одностороннего изменения в случае существенного нарушения договора одной из сторон.

Договоры поставки делятся на разовые и регулярные, поставка по которым осуществляется партиями, т.е. предполагается определенный график поставок. При заключении договора поставки определенными партиями сторонам необходимо прописать следующие условия:

- график поставок - в календарном порядке расписываются этапы поставки всего товара (товаров), поставляемого по договору поставки;

- порядок оплаты - либо производится постепенная оплата поставленной партии, при этом не перечисляются суммы за непоставленные товары, либо производится оплата всех партий поставленного товара, начиная с даты последней поставки; также может быть предусмотрена предварительная оплата, оплата в рассрочку или продажа товара в кредит;

- меры ответственности за нарушение продавцом своих обязательств по поставке товара и меры ответственности покупателя за несвоевременную оплату поставленного товара.

В договоре поставки могут быть предусмотрены гарантии исполнения договора, такие как задаток, поручительство, банковская гарантия, однако включение в текст договора пункта о гарантии не является обязательным. За нарушение обязанностей по договорам поставки с виновной стороны взыскивается неустойка, штраф, пеня в размерах, предусмотренных договором, а также понесенные в связи с этим убытки. Помимо взаимной материальной ответственности, предусмотренной условиями договора, стороны несут ответственность, предусмотренную действующим законодательством. Для своевременного исполнения договора поставки необходимо осуществлять контроль исполнения договора и хода поставок товаров. Исполнение договоров поставки контролируется по общему объему, ассортименту, срокам поставки, качеству поставляемых товаров, соблюдению транспортных условий.

Итак, закупочная работа является составной частью и основой коммерческой деятельности предприятий торговли, главной задачей которой является выгодное приобретение товаров с целью удовлетворения потребительского спроса. Одними из наиболее важных этапов организации закупочной деятельности являются определение метода и способов закупки товаров, поиск и выбор оптимальных поставщиков, а также установление хозяйственных связей с поставщиками и контроль осуществления поставок.



2. Особенности организации закупочной деятельности торгового предприятия

2.1 Краткая характеристика предприятия и основные технико-экономические показатели деятельности в динамике

Объектом исследования данной дипломной работы является ООО «Бахетле» располагается по адресу: Советский район, ул. Сибирский Тракт дом 4.

ООО «Бахетле-1» является структурным подразделением ООО « Бахетле-1» государственная регистрация осуществляется в соответствии с требованиями статьей 51 ГК РФ, и федеральным законом РФ № 129. Факт о государственной регистрации юридического лица подтверждается путем выдачи учредительного свидетельства о государственной регистрации. Регистрация юридического лица ООО «Бахетле-1» осуществлена Межрайонной инспекцией Федеральной налоговой службы № 18 по Республике Татарстан за номером ОГРН 1021603630553.

После государственной регистрации юридическое лицо ООО «Бахетле-1» в соответствии и инструкцией федеральной налоговой службы № 18 по Республике Татарстан « о порядке учета налогоплательщиков » ООО « Бахетле-1» обязано встать на учет в налоговой инспекции. При поставке на учет в налоговой инспекции ООО «Бахетле-1» присвоен ИНН за номером №1660034880.

В соответствии с постановлением правительства РФ от 11.04.2000 года за №326 «о лицензировании отдельных видов деятельности» супермаркет ООО «Бахетле-1» имеет лицензию на продажу алкогольной продукции № B-31311597. Срок действия лицензии с 19 августа 2005 года до 19 августа 2010 года. ООО «Бахетле-1» является обществом с ограниченной ответственностью. Это учрежденное одним или несколькими юридическими и/или физическими лицами хозяйственное общество, уставный капитал которого разделён на доли; участники общества не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью общества, в пределах стоимости принадлежащих им долей в уставном капитале общества. Общество с ограниченной ответственностью «Бахетле-1» имеет свой устав, генеральный директор компании Латыпова Муслима Хабриевна.

В соответствии с ГОСТ Р 51303-99 «Торговля. Термины и определения» ООО «Бахетле-1» по специализации - универсальный магазин, включающий большое число различных групп продовольственных и непродовольственных товаров. На основании ГОСТР 51713-2001 « Розничная торговля. Классификация торгового предприятия» ООО «Бахетле-1» по типизации относят к гипермаркету, реализующий продовольственные и непродовольственные товары универсально ассортимента преимущественно по форме самообслуживания.

Гупермаркет находится в удобном месте, недалеко КХТИ, студенты которого часто посещают ООО «Бахетле-1». Также многие заезжают по пути домой либо на работу. Можно доехать на автобусах № 1, 4, 5, 18, 19, 25, 33, 34, 35, 35а, 52, 91; на троллейбусах № 7, 17; на трамваях №17 - Остановка улица Пионерская. Имеется парковка для клиентов. В ассортименте супермаркета «Бахетле» - более 40 000 наименований: от соли и гречки до грибов иноки и семидесятилетнего коньяка. Неслучайно многие покупатели находят на полках супермаркетов то, что тщетно пытались приобрести в других магазинах.

В силу своей специфики «Бахетле» рассчитан не на масштабные закупки впрок, а регулярное посещение. Соответственно построена планировка торгового зала. Интерьерной особенностью «Бахетле» является нелинейное построение торгового зала -- так называемая система гастрономических бутиков shop-in-shop. Прилавки расположены островками, благодаря чему покупателю проще ориентироваться в пространстве, и не создаётся психологического давления от «геометрии витрин». Эта же концепция позволяет продавцу минимизировать количество «мёртвых зон», которые при традиционной схеме могут занимать нередко весь центр магазина. Планировка торгового зала должна обеспечить посетителям максимум удобств, легкость совершения покупок, максимальный обзор представленных в торговом зале товаров. Также планировка торгового зала должна способствовать совершению посетителями магазина импульсных покупок. При этом планировка торгового зала осуществляется таким образом, чтобы потенциал торговой площади использовался максимально, и были созданы все условия для эффективной работы сотрудников магазина, способствующие качественному и быстрому обслуживанию покупателей.

Осуществляя планировку торгового зала, необходимо предусмотреть достаточные по ширине проходы между стеллажами и стендами, удобное сообщение между торговым залом и техническими помещениями, обеспечить простоту технического и санитарного обслуживания торгового зала. Во всех магазинах сети ООО «Бахетле-1» используется принцип органичности. При этом проектирование и дизайн супермаркетов нацелены на максимальную функциональность, поскольку главная задача магазина - успешно продавать. История развития компании насчитывает уже четырнадцать лет. За это время число магазинов увеличилось до 22, и каждый из них обладает своей «изюминкой». Ориентированность на изготовление и реализацию готовых блюд национальной татарской кухни сделало ООО «Бахетле-1» настоящим брендом и гордостью республики Татарстан. К слову, в ассортимент компании входит более 1200 высококачественных и сбалансированных блюд, которые отвечают всех строгим гастрономическим и технологическим требованиям.