Организация управления запасами на предприятии розничной торговли (на примере ООО "Эльфарма", Аптека №11)

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

В процессе организации коммерческой деятельности перед предприятием стоит ряд вопросов, и в том числе вопрос грамотного управления запасами.

Основной задачей управления запасами является инвестирование в них средств таким образом, чтобы достигать стратегических целей бизнеса.

Запасы создаются и в промышленности, и в розничной торговле, и в оптовой торговле и в любых других отраслях, на предприятиях любой формы собственности. Без запасов не может обойтись ни одно предприятие, однако их создание сопряжено с дополнительными финансовыми расходами.

В частности происходит "омертвление" части финансовых средств, появляются расходы на содержание складов, постоянный риск порчи, не реализации просроченного товара и т.п.

В то же время отсутствие необходимого объема запасов может повлечь за собой потери от простоя производства, упущенную прибыль из-за отсутствия товара на складе в момент возникновения повышенного спроса, потерю потенциальных покупателей и др.

Одним из важнейших факторов успешного ведения бизнеса в области розничной торговли товарами аптечного ассортимента является управление товарными запасами. Это связано с тем, что товарные запасы представляют собой основную часть оборотных средств аптеки.

Основными показателями деятельности организаций розничной торговли являются величина товарооборота и объем товарных запасов. Они, в свою очередь, оказывают значительное количественное и качественное влияние на показатели эффективности работы торговых предприятий, такие как доходы от реализации, прибыль, рентабельность, величина издержек обращения и т.д.

Эффективное управление товарными запасами аптечной организации заключается в обеспечении бесперебойного удовлетворения потребности населения и лечебно-профилактических учреждений в лекарственных препаратах и других товарах аптечного ассортимента (изделиях медицинского назначения, лечебной косметике, медицинской технике, биологически-активных добавках и пр.).

При этом возникает необходимость предотвратить рост излишков товаров на складах, приводящих к замедлению оборачиваемости товарных средств, увеличению издержек по хранению товарных запасов.

Снижение запасов товаров на складах способствует высвобождению оборотных средств, но в то же время дефицит товаров на складах приводит к снижению качества удовлетворения спроса населения, снижению величины товарооборота, снижению рентабельности торгового предприятия и неизбежно сказывается на имидже организации.

Актуальность темы исследования заключается в том, что основной задачей управляющего организацией розничной торговли аптечного ассортимента является определение, формирование и поддержание такого уровня товарных запасов, при котором будет полноценно удовлетворяться спрос населения, при минимальном расходовании средств, необходимых для создания оптимального запаса товарно-материальных ценностей и его обслуживания.

При этом необходимо отметить, что невыполнение данной задачи может привести к неэффективному управлению предприятием, и, в конечном итоге, к банкротству.

Проблеме оптимизации товарных запасов торговых предприятий посвящены работы таких ученых-экономистов, как Аникин Б.А., Гаджинский А.М., Стерлигова А.Н., Рыжиков Ю.И. и др.

Целью настоящей работы является анализ товарных запасов и разработка рекомендаций по повышению эффективности управления товарно-материальными ценностями.

Для достижения этой цели необходимо выполнить следующие задачи:

- изучить теоретические основы формирования запасов в организации розничной торговли товарами аптечного ассортимента;

- дать характеристику анализируемого предприятия Аптеки № 11 сети ООО "Эльфарма";

- провести анализ хозяйственной деятельности исследуемой организации;

- проанализировать товарные запасы организации и выявить основные проблемы и перспективы управления ими, в том числе оценить источники формирования;

- выявить проблемы, связанные с объемом товарных запасов, находящихся на складе организации и разработать оптимальные методы их устранения;

- определить пути и разработать рекомендации по совершенствованию ассортиментной политики организации.

Предметом изучения является организация управления запасами на предприятии розничной торговли товарами аптечного ассортимента.

Объект изучения - ООО "Эльфарма", Аптека №11.



Глава 1. Теоретические основы управления запасами на предприятии

1.1 Экономическая сущность запасов и технология управления ими на предприятии

В условиях рыночной экономики все большее значение приобретают качественные показатели использования запасов.

Это возможно достигнуть с увеличением использования более прогрессивных конструкционных материалов, их заменой дорогостоящих наиболее дешёвые, сокращением отходов и потерь в производстве.

Для сохранности запасов необходимо наличие на предприятии, в достаточном количестве, необходимых складских помещений, оснащенных весовыми измерительными приборами, мерной тарой и другими приспособлениями, обеспечивающими правильную приемку, хранение и отпуск ценностей.

На предприятии применяется большое количество разнообразных товарно-материальных ценностей, используемых в процессе производства по-разному. Поэтому важной предпосылкой правильной организации производственных запасов является их классификация по назначению и роли в процессе производства и техническим признакам.

По функциональной роли и назначению в процессе производственные запасы подразделяются на следующие группы:

· сырье и основные материалы ? они составляют вещественную основу продукции и являются необходимыми компонентами при ее изготовлении.

· вспомогательные материалы ? они используются для воздействия на сырье и основные материалы, а также для обслуживания процесса производства;

· покупные полуфабрикаты, комплектующие изделия, конструкции и детали, прошедшие некоторые стадии обработки, но еще не являющиеся готовой продукцией, а составляющие только ее материальную основу;

· топливо для производственных и хозяйственных нужд;

· тара и тарные материалы, которые используются для упаковки, хранения, транспортировки готовой продукции и материалов;

· запасные части, используемые для ремонта и замены изношенных деталей машин, оборудования, транспортных средств;

· материалы, переданные в переработку на сторону;

· инвентарь и хозяйственные принадлежности;

· специальная оснастка и специальная одежда на складе;

· специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации.

В процессе осуществления своей деятельности перед предприятием стоит ряд вопросов, одним из которых является эффективное управление запасами.

Без запасов не может существовать ни одно предприятие.

Управление запасами направлено на обеспечение бесперебойного осуществления процесса производства и реализации продукции, а также минимизация затрат по их обслуживанию на предприятии.

Эффективное управление запасами позволяет снизить уровень текущих затрат на хранение, а также, снизить уровень издержек по их закупке, для высвобождения из текущего хозяйственного оборота часть финансовых средств, реинвестируя их в другие активы.

Также эффективное управление запасами направлено на ускорение оборачиваемости, снижения риска старения и порчи товаров и уменьшения производственных потерь из-за дефицита материалов.

Цель управление запасами ? нахождение такой их величины, при которой, с одной стороны, можно минимизировать общие затраты по их поддержанию, с другой ? она была бы достаточна для успешной работы предприятия.

Задачи управления запасами могут быть сведены к следующим:

* определение количества единиц запасов, содержащихся на складе предприятия;

* определение количества единиц товаров, которое должно быть заказано в определенный момент времени;

* определение сроков выполнения заказов.

1.2 Понятие и анализ товарных запасов

Под товарными запасами организации розничной торговли, в частности, аптеки, понимается совокупность товаров розничного ассортимента (в контексте данной работы - аптечного ассортимента), поступивших от различных поставщиков, а также находящиеся в пути, и предназначенные для продажи конечному потребителю.

Товарные запасы - согласно ГОСТ Р 51303-99 - количество товаров в денежном или натуральном выражении, находящихся в торговых предприятиях, на складах, в пути на определенную дату.

Принято выделять следующие виды товаров:

А) Товары повседневного спроса или первой необходимости

Товары, которые посетители аптеки приобретают довольно часто, не раздумывая, с минимальными затратами сил и времени. К этой категории относится основная масса лекарственных средств и препаратов медицинского назначения, лечебная минеральная вода, базовый детский ассортимент (соски, пустышки, памперсы), презервативы, прокладки;

Б) Товары периодического спроса

Товары, которые приобретаются примерно раз в месяц или сезон. Например, лекарства от аллергии в весенний сезон, средства для похудения, средства гигиены полости рта и др.

В) Товары предварительного выбора

Товары, которые приобретаются редко, после тщательного предварительного обдумывания, сравнивания цен в других аптеках, консультации со специалистами. Часто это товары длительного пользования и дорогостоящие, например медицинская техника (тонометры, глюкометры, весы, массажёры, молокоотсосы, электронные термометры), новые дорогостоящие препараты, БАДы, лечебная косметика;

Г) Специализированные товары

Товары и препараты (онкологические, специальные детские, диетическое и спортивное питание, диабетические товары), которых нет в широкой продаже. Они продаются в специализированных аптеках или аптеках со специально организованными отделами (витринами) и рассчитанные на определённых покупателей.

Д) Товары импульсного спроса

Товары, покупаемые под влиянием импульсов. Такие товары обычно характеризуются невысокими ценами, и поэтому их приобретение не связано с большими финансовыми потерями. Решение об их покупке принимается очень быстро: по принципу "увидел - захотел - купил".

Очень часто это недорогостоящие товары "карманного формата", которые в большинстве случаев размещают около касс.

Самые популярные товары импульсного спроса - гематоген, леденцы, жевательная резинка, презервативы, "Антиполицай", "Антипохмелин", лейкопластыри (в летний сезон), гигиеническая помада, салфетки, аскорбиновая кислота, одноразовые платочки.

Товарами импульсного спроса могут быть и сезонные товары, например масло для загара или от загара в начале лета, средства от комаров в летний период, средства для снижения веса весной или минеральная вода. Если в аптеке нет препарата или товара импульсного или периодического спроса - это потеря продажи, но если отсутствуют товары постоянного, предварительного или специализированного спроса - это уже потеря клиента.

Целью создания товарных запасов является обеспечение бесперебойности реализации при минимальных издержках. Определенный объем запасов формируется под влиянием спроса, величина которого носит нерегулярный характер, что достаточно сильно затрудняет его оценку и не всегда позволяет с необходимой точностью осуществить процесс планирования.

Товарные запасы являются одной из основных частей активов организации розничной торговли.

Величина необходимых запасов определяет необходимый размер поставок, на основе которого определяется потребность в денежных средствах.

Как правило, чем крупнее организация, чем больше величина ее товарооборота, тем больше должен быть объем товарных запасов.

В тоже время на величину товарных запасов влияют имеющиеся в наличии складские площади, количество и надежность поставщиков, налаженность транспортной системы, планируемый ассортимент продукции и др.

Работники торговых организаций, отвечающие за товарные запасы должны не просто определить оптимальный объем товарных запасов, но и сформировать график поступления товаров от поставщиков, рассчитать величину заказа по каждой ассортиментной позиции, а также при необходимости заняться организацией работы складов и учетом расходов, связанных с формированием и поддержанием запасов.

Кроме того, перед ними стоит задача сформировать такой ассортимент товаров, который сможет обеспечить выполнение плана по товарообороту и получение максимальной прибыли.

В частности, работник, отвечающий за указанное направление, должен периодически проводить анализ ассортимента организации розничной торговли с целью исключить из состава запасов не пользующиеся спросом позиции, а также выявлять новые товары, которые пользуются спросом, но еще отсутствуют в продаже.

Также товарные запасы организации розничной торговли (и, в частности, аптеки) должны изучаться на предмет качества и соответствия санитарным нормам, требованиям Министерства здравоохранения и социальной политики РФ.

Товарные запасы находятся в следующей взаимосвязи с розничным товарооборотом:

ТЗпач+ П = ТО + ПрВ + ТЗкон, (1)

где ТЗнач - объем товарных запасов на начало периода,

П - поступление товаров за период,

ТО - розничный товарооборот за период,

ПрВ - прочее выбытие товаров (списание в связи с истечением срока годности и т.п.),

ТЗкон - объем товарных запасов на конец периода.

Необходимость создания товарных запасов в розничной организации, в данном случае, аптеки, обусловлена рядом факторов:

- несовпадением производства и потребления лекарственных препаратов и других товаров аптечного ассортимента по времени;

- наличием колебаний спроса и предложения на фармацевтическом рынке;

- отсутствием синхронности изменения спроса и предложения на рынке и др.

Главным мотивом для создания товарных запасов является необходимость совершения операций по реализации товаров: продажи в аптеке осуществляются каждый день, а между поставками существуют определенные интервалы.

Следовательно, на складе должен постоянно храниться определенный запас товаров, причем этот запас должен быть не слишком малым - иначе аптечная организация не сможет поддерживать необходимый объем сбыта и гибко реагировать на колебания спроса, но и не слишком большим - увеличатся издержки хранения, замедлится оборачиваемость, "заморозится" капитал, вложенный в закупку.

Основные существующие классификации товарных запасов представлены в Таблице 1.

Таблица 1

Классификация товарных запасов.

По назначению	По срокам	По величине	По показателям
Текущие	На отчетную дату	Максимальные	В натуральных показателях
Сезонного хранения	Входные	Минимальные	В стоимостных показателях
Целевого хранения	Конечные	Средние	В днях оборота

Наибольший интерес представляет классификация товарных запасов по назначению:

- текущие товарные запасы предназначены для текущей продажи - за их поступлением, как правило, в краткие сроки следует реализация;

- товарные запасы сезонного хранения, как правило, поступают на склад торговой организации с большим интервалом и реализуются либо в течение года, либо в период повышенного спроса;

- товарные запасы целевого хранения создаются с целью обеспечить повышенный спрос в какой-либо прогнозируемой ситуации (например, в период эпидемии какого-либо заболевания).

Измерение товаров в натуральных показателях также представляет большую важность для аптечной организации - так, например, запас лекарственных препаратов, приравненных к наркотическим веществам, не может превышать месячный объем продаж данных препаратов.

Величина товарных запасов определяется следующими двумя тенденциями: при рационализации структуры запасов, улучшении организации торговли и оптимизации товародвижения товарные запасы сокращаются. В то же время увеличение товарооборота и расширение аптечного ассортимента обычно приводит к росту товарных запасов.

Необходимым условием успешного управления товарными запасами является анализ их состояния, эффективности использования и оценка влияния на результат деятельности организации розничной торговли.

Анализ и планирование товарных ресурсов проводят по следующей схеме:

1. Анализ поступления товарных запасов:

1.1 Анализ поступления в целом по организации розничной торговли, в том числе оценка плана поступления товаров;

1.2 Анализ поступления товаров по товарным группам;

1.3 Анализ товарных запасов по источникам поступления.

2. Анализ товарных запасов:

2.1 Анализ динамики товарных запасов и эффективности их использования;

2.2 Оценка влияния отдельных факторов.

3. Расчет норматива товарных запасов по всей номенклатуре.

4. Расчет норматива товарных запасов по ассортименту:

4.1 Определение оптимального запаса;

4.2 Определение страхового запаса.

5. Расчет общей потребности в товарных запасах. Разработка плана поступления товарных запасов.

Рассмотрим данный план анализа товарных запасов подробнее.

1. Анализ поступления товарных запасов.

1.1 При анализе поступления товарных запасов в целом по организации аптечной торговли изучают поступление товаров за каждый месяц календарного года в динамике (за 2-3 года) и/или в сравнении с плановыми показателями. Рассчитывается отклонение фактического объема поступления товарных запасов от планового в абсолютном и процентном выражении.

Отклонение фактического объема от планового может быть и положительным, и отрицательным.

Данный показатель является общим и может быть результатом перепоставок по одним группам товарного ассортимента и недопоставок по другим, следовательно, необходимо выделить конкретные группы (5-10) и изучить поступление запасов по каждой из них.

1.2 В процессе анализа поступления товаров по товарным группам устанавливается, насколько фактические объемы поставок соответствуют плановым показателям в разрезе групп аптечного ассортимента. Считать план поставок перевыполненным можно только в том случае, если он выполнен или перевыполнен по всем товарным группам. В связи с этим в счет выполнения плана засчитывается фактическая величина поставки, если план был невыполнен, и плановая величина, если план был перевыполнен.

При таком условии коэффициент выполнения плана, рассчитываемый как процентное отношение объема поступления товаров в счет выполнения плана к плановой величине, не может превышать 100%.

Чем ближе данный показатель к 100%, тем лучше в организации выполняется план поставок товарных запасов.

1.3 При анализе товарных запасов по источникам поступления изучаются доли поставщиков в общем объеме поставок, рассматривается возможность расширения закупок в будущем.

2. Анализ товарных запасов.

2.1 При анализе динамики товарных запасов и эффективности их использования используют следующие показатели:

- Объем товарных запасов (ТЗ) - характеризует размер товарных запасов и может быть рассчитан в натуральном и стоимостном выражении;

- Средние товарные запасы (ТЗср) - рассчитывается двумя способами:

· если известны данные на начало и конец периода, то средние товарные запасы рассчитываются по формуле средней арифметической:

, (2)



где ТЗнач - объем товарных запасов на начало периода, ТЗкон - объем товарных запасов на конец периода.

· если данные за определенный период времени (например, на начало каждого месяца в течение квартала), то используется формула средней хронологической:

, (3)

где ТЗ1, ТЗ2 … ТЗn-1, ТЗn - объем товарных запасов на определенные даты анализируемого периода, n - количество дат в периоде.

· Обеспеченность товарооборота товарными запасами - данный показатель также называют товарным запасом в днях или уровнем товарных запасов (УТЗ), - показывает, на сколько дней реализации хватит объема товарных запасов, имеющегося на определенный момент.

, (4)

где ТЗ - товарные запасы на определённую дату,

ТОд - однодневный товарооборот.

Однодневный товарооборот рассчитывается как отношение общей величины товарооборота за определенный период к количеству дней в этом периоде.

При сравнении фактической величины товарного запаса в днях с нормативом можно определить степень обеспеченности организации товарными запасами, а также выявить потенциальные проблемы организации: если данный показатель по факту превышает нормативный, существует вероятность затоваривания, если же он ниже норматива - есть угроза возникновения перебоев в поставках.

· Товарооборачиваемость, или оборачиваемость в днях (Обдн), - показывает время обращения среднего товарного запаса, то есть число дней, необходимых для реализации имеющихся товаров.

Расчет данного показателя производится по формуле:

, (5)

где ТЗср - средний товарный запас за определенный период,

Д - количество дней в периоде,

ТО - товарооборот за данный период в оптовых ценах.

Любое предприятие розничной торговли должно стремиться к ускорению оборачиваемости, то есть к снижению показателя, так как это приводит к уменьшению издержек обращения и высвобождает оборотные средства, вложенные в товарные запасы.

Сокращение времени обращения товарных запасов на один день приводит к тому, что из оборота высвобождаются денежные средства, величина которых равна среднему товарообороту за один день.

Поэтому в ходе анализа необходимо не только рассчитать время обращения, но и сравнить его с нормативными показателями или показателями базисного года - если наблюдается снижение оборачиваемости в днях, это говорит о повышении эффективности использования товарных запасов.

Перед работниками организации розничной торговли стоит задача снизить время обращения товарных запасов и сформировать их заказ в таком объеме, и с такой периодичностью, чтобы не допустить излишка или недостатка.

2.2 Как правило на величину товарооборачиваемости оказывают влияние следующие три фактора: величина среднего товарного запаса, объем и структура товарооборота. Необходимо отметить, что при анализе товарных запасов объем товарооборота рассчитывается исходя из закупочных, а не розничных цен.

Расчет влияния объема товарных запасов и величины товарооборота на время обращения товарных запасов в основном проводится методом цепных подстановок.

Влияние структуры товарооборота на данный показатель - методом процентных чисел, при этом процентное число рассчитывается как произведение разности фактической и базисной (или нормативной) доли той или иной товарной группы в структуре товарооборота на базисное (или плановое) время ее обращения.

В завершение анализа состояния товарных запасов, определяются возможные резервы снижения времени обращения товарных запасов.

3. Расчет норматива товарного запаса по всей номенклатуре.

Следующим этапом является нормирование товарных запасов. Как правило, при этом устанавливается норматив на последнюю дату планового периода.

Норматив товарных запасов (НТЗ) - это оптимальный объем товарных запасов, обеспечивающий бесперебойную реализацию товаров при минимуме издержек. Данный показатель рассчитывается по следующей формуле:

, (6)

где ТОдн. план - плановый дневной товарооборот,

Обдн. план - плановое время обращения товарных запасов.

Как правило, рассчитывают общий норматив товарных запасов по всей номенклатуре товаров, и, с целью оптимизации использования товарных запасов, оптимальный запас по отдельным ассортиментным позициям.

Существует определенный порядок расчета нормативного товарного запаса. Сначала проводится анализ товарооборачиваемости за ряд лет и изучается динамика показателя, затем устанавливается норматив товарных запасов в днях.

Между временем обращения товарных запасов и их объемом существует обратная связь - чем быстрее оборачиваются товары, тем меньший объем имеющихся на складе товарных запасов требуется организации и наоборот.

При этом нужно иметь в виду, что темпы роста товарных запасов должны быть ниже темпов роста товарооборота, поэтому положительной для организации тенденцией является ускорение товарооборачиваемости, или, другими словами, снижение времени обращения.

Следовательно, необходимо искать возможности для оптимизации данного показателя.

Норматив товарных запасов устанавливается на конец планового года, а также на конец каждого квартала в плановом году. В первую очередь рассчитывают стоимость товарных запасов на конец планового года - ее определяют как отношение планируемого в 4 квартале товарооборота в оптовых ценах к количеству дней в квартале, затем рассчитывают отклонение полученного значения от суммы товарных запасов на конец года, предшествующего планируемому, на четыре равные части.

Норматив первого квартала корректируют по сравнению с показателем товарных запасов на конец предыдущего года на ? отклонения, норматив второго - на ? по сравнению с нормативом первого квартала, и т.д., то есть сумму корректировки равномерно распределяют по кварталам.

Норматив товарных запасов в днях в каждом периоде рассчитывают путем деления норматива товарных запасов по каждому кварталу на количество дней в периоде.

Необходимо обратить внимание на то, что при установлении норматива товарного запаса допустимо иметь в виду и нестоимостные факторы (надежность поставщиков, скорость и качество доставки, вероятность поступления товаров ненадлежащего качества и т.п.).

Существуют две основные системы управления запасами, на основе которых формируются запасы организации:

1. Система управления запасами с фиксированным размером заказа;

2. Система управления запасами с фиксированным интервалом времени между заказами.

Основным параметром системы с фиксированным размером заказа, как следует, из названия, является размер заказа - он должен быть постоянным и не изменяться ни при каких условиях. В связи с этим первой задачей, которая должна решаться при работе с данной системой должно быть определение размера заказа. На практике размер заказа определяется по каким-либо прагматическим соображениям и связан с размером складских площадей или удобством транспортировки товаров.

Но в тоже время в системе с фиксированным размером заказа объемы закупки должны быть не просто рациональными, но и оптимальными.

Критерием оптимизации в данном случае будет являться минимум затрат на хранение товарных запасов и повторение заказа.

Подобный критерий будет учитывать три основных фактора, которые действуют на величину совокупных издержек:

1. площадь помещений, используемых для хранения товарных запасов;

2. затраты на хранение товарных запасов;

3. стоимость оформления заказа.

Вышеуказанные факторы находятся в тесной взаимосвязи, впрочем, в разных случаях направление их влияния будет различаться. К примеру, попытка использовать меньшие складские площади приведет к большей частоте заказов, следовательно, вырастет суммарная стоимость оформления заказов.

Аналогично, желание уменьшить затраты, к которым приводит частое повторение заказов, привет к затратам на содержание дополнительных складских площадей, а также появится неизбежный риск появления неликвидных товаров с истекшим сроком годности.

Минимизировать же одновременно затраты на повторение заказа и издержки хранения запасов экономически нецелесообразно в связи с тем, что спрос может значительно колебаться и неизбежно появится риск перебоев в реализации.

Таким образом, станет невозможна непрерывность обслуживания конечного потребителя, а это является очень важным моментом для функционирования любой торговой организации.

Простейшей моделью управления запасами является модель Уилсона, которая моделирует закупку товаров у внешнего поставщика и характеризуется следующими допущениями:

- интенсивность товарооборота априори является известной и постоянной величиной;

- заказ доставляется непосредственно со склада, на котором хранится товар;

- каждый заказ поставляется в виде одной партии товаров;

- затраты на осуществление заказа не зависят от его размера;

- время поставки заказа - постоянная величина;

- дефицит запасов является недопустимым;

- затраты на хранения запаса прямо пропорциональны его размеру.

Входными параметрами модели Уилсона являются:

1) ? - интенсивность (скорость) потребления запаса;

2) s - затраты на хранение запаса;

3) K - затраты на осуществление заказа, включающие оформление и доставку заказа;

4) tд - время доставки заказа.

Выходными параметрами модели Уилсона являются:

1) Q - размер заказа;

2) L - общие затраты на управление запасами в единицу времени;

3) ? - период поставки, то есть время между подачами заказа или между поставками;

4) h0 - точка заказа, то есть размер запаса на складе, при котором надо подавать заказ на доставку очередной партии.

На рисунке 1 представлены циклы изменения уровня запаса в модели Уилсона, при этом размер заказа Q совпадает с максимальным количеством продукции, которая находится в запасе.

Рис. 1 График циклов изменения запасов в модели Уилсона

Формулы модели Уилсона

(7)

где Qw - оптимальный размер заказа в модели Уилсона;

; (8)

; (9)

. (10)

График затрат на управление запасами в модели Уилсона представлен на рисунке 2.



Рис. 2 График затрат на управление запасами в модели Уилсона.

Но необходимо заметить, что для использования данной модели необходимо провести достаточно трудоемкую работу по расчету затрат на выполнение заказов и хранение запасов по каждой ассортиментной позиции.

В связи с этим ее использование в деятельности розничных, в том числе и аптечных, организаций, очень ограничено - чаще модель Уилсона используют для определения оптимального запаса на складах оптовых и производственных организаций.

Второй системой управления запасами является система с фиксированным интервалом времени между заказами. В данной системе заказы делаются в определенные моменты, которые различаются между собой на равные промежутки времени - например, каждый понедельник, первого числа каждого месяца и т.д.

Интервал времени между заказами может определяться на основе оптимального размера заказа, что позволит минимизировать совокупные издержки на хранение запаса и повторение заказа.

Расчет интервала времени между заказами может производиться следующим образом:

, (11)

где N - количество рабочих дней в году,

S - потребность в заказываемом продукте, шт.,

Q - оптимальный размер заказа, шт.

Заметим, что интервал времени между заказами, полученный путем расчета по вышеприведенной формуле не является обязательным и может быть скорректирован с помощью системы экспертных оценок.

В связи с тем, что в рассматриваемой системе интервал между заказами фиксирован и, следовательно, момент заказа является константой, то расчетным параметром является размер заказа, вычисление которого основано на прогнозируемом уровне потребления. Расчет размера заказа в системе с фиксированным интервалом времени между заказами производится по формуле:

РЗ = МЖЗ - ТЗ + ОП, (12)

где РЗ - размер заказа, шт.,

МЖЗ - желательный максимальный запас, шт.,

ТЗ - текущий заказ, шт.,

ОП - ожидаемое потребление за время поступления заказа.

Как можно увидеть из формулы, размер заказа при подобном расчете будет таким, чтобы поставка пополнила запас на складе до максимального желательного уровня (в случае полного соответствия потребления запланированному).

У каждой из двух вышеописанных систем управления запасами есть свои плюсы и свои минусы.

Система с фиксированным размером заказа требует постоянного учета товарных запасов, находящихся на складе в данный момент времени, а также издержек на хранение запасов и формирование заказа, в то время как система с фиксированным интервалом времени между заказами требует контроля количества запасов лишь на момент составления заказа.

Необходимость постоянного учета запаса в системе с фиксированным размером заказа является основным ее недостатком.

Также преимуществом системы с фиксированным интервалом времени между заказами является то, что как показывает практика, при использовании этой системы оптимальный запас товаров на складе имеет меньший размер, чем при использовании системы с фиксированным размером заказа.

Этот фактор приводит к более низким издержкам, связанным с хранением запасов, в основном, за счет уменьшения размеров складских площадей.

Если рассматривать применение данных двух систем к организации розничной торговли, то более рациональным является использование второй системы.

Это связано с большим количеством ассортиментных позиций, спрос на которые кардинально различается, и, следовательно, использование системы управления запасами с фиксированным размером заказа в конечном итоге приведет либо к дефициту товарных запасов (при резком возрастании спроса на ряд товаров), либо к появлению значительных излишков на складе.

Впрочем, этот же фактор усложняет и использование второй системы управления запасами - широкий ассортимент товаров с различающимся спросом требует частых корректировок размеров запаса и сокращения интервалов между заказами. Но все же использование данной системы в сфере розничной торговле является предпочтительным.

4. Расчет норматива товарных запасов по ассортименту.

Определение норматива товарных запасов по ассортименту проводят по отдельным позициям торгового ассортимента с целью оптимизировать товарные запасы по каждому виду товаров, и рассчитывают исходя из формулы:

НТЗ = Зопт + Зстр, (13)



где Зопт - оптимальный запас,

Зстр - страховой запас.

4.1 Оптимальный запас (Зопт) розничной организации рассчитывается с учетом возможных убытков при реализации товаров. Данный расчет проводится на основе учета колебаний товарооборота в течение года.

Сначала рассчитывается средний оптимальный запас в натуральных показателях по следующей формуле:

, (14)

Где Мср - средний товарооборот в натуральных показателях,? - среднеквадратическое отклонение, определяется по формуле:

, (15)

где Мn - фактический товарооборот за месяц в натуральных показателях, n - число месяцев.

Затем проводят расчет оптимального запаса:

Зопт=2*Зопт. Ср

4.2 Страховой запас (Зстр) создается с целью избежать перебоев в реализации, возникающих в результате резкого изменения спроса, сбоев в поставках товаров и иных причин и рассчитывается с учетом интервала между поставками:

, (16)



где Мср - средний товарооборот в натуральных показателях,

i - интервал времени между поставками в месяцах.

5. Расчет общей потребности в товарных запасах производится на основе плана по реализации товаров. Необходимый объем поступления (П) товарных запасов определяется с использованием показателей товарооборота и планового товарного запаса на начало и конец прогнозируемого периода и рассчитывается по формуле:

П = ТО + ТЗкон - ТЗнач, (17)

где ТО - товарооборот в оптовых ценах,

ТЗначи ТЗкон - товарные запасы на начало и конец прогнозируемого периода соответственно.

1.3 Стратегии формирования товарных запасов аптеки

Аптечный бизнес - один из самых сложных с точки зрения формирования оптимального товарного запаса и заказа медикаментов. Как работать, чтобы угодить всем? Чтобы план по прибыли был выполнен и перевыполнен, а довольные посетители не уходили без желанных покупок? Для этого нужно научиться заказывать товар грамотно.

Существуют две базовые стратегии формирования товарных запасов аптечного предприятия:

1. стратегия фиксированного объема заказа;

2. стратегия фиксированного интервала заказа.

Каждая из них имеет свои преимущества.

Первая характеризуется тем, что объем заказываемых медикаментов по каждой товарной группе -- величина постоянная. Заказ товара осуществляется с периодичностью, зависящей от использования имеющихся товарных запасов.

При использовании второй стратегии постоянной величиной будет интервал времени между заказами товара, а объем заказа рассчитывается исходя из отклонения фактического товарного запаса от требуемого уровня на дату заказа.

Рассмотрим обе стратегии подробнее.

1. Стратегия фиксированного объема заказа

Эта стратегия широко распространена по всему миру, поскольку является универсальной. Формирование товарного запаса с использованием стратегии фиксации объема заказа требует расчета объема единовременного заказа как постоянной величины. Объем заказа рассчитывается как оптимальная партия поставляемой продукции.

При этом учитываются изменения условий поставок продукции в зависимости от изменения объема заказа, оптимизируются транспортные расходы на доставку товара.

Объем заказа рассчитывается таким образом, чтобы его величины хватило для достижения требуемого уровня товарного запаса (с учетом времени, которое проходит от момента заказа продукции у поставщика до момента его прихода на склад или непосредственно в аптеку).

Использование стратегии фиксации объема заказа требует надежности отношений с поставщиками продукции: расчетное время поставки продукции должно совпадать с фактическим.

Данная стратегия применяется предприятием при необходимости стандартизации партий заказываемой продукции. Например, единовременный заказ на определенную сумму может позволить получить от поставщика продукции более привлекательные условия -- ограничение объема заказа снизу; или же возможности транспортировки продукции ограничены и единовременный заказ продукции не может превышать заданную величину -- ограничение сверху.

Иногда эту стратегию называют еще стратегией "уровня реагирования", так как заказ товара осуществляется после достижения уровня товарного запаса определенной величины.

Как осуществить это на практике?

Необходимо:

1. определить единовременный объем заказа по каждому типу продукции с учетом ограничений по объемам поставки и с учетом изменений условий поставки товара в зависимости от размеров заказа;

2. определить требуемую величину товарного запаса для обеспечения удовлетворения спроса с учетом колебаний его величины и структуры;

3. определить уровень товарного запаса, при котором осуществляется заказ продукции (с учетом длительности интервала времени от момента заказа продукции до момента ее поставки от поставщика).

Все последующие операции просты и выполняются на протяжении функционирования аптечного предприятия с установленной периодичностью.

Нужно постоянно мониторить состояние товарного запаса, чтобы не упустить момент достижения величины уровня товарного запаса, сигнализирующего о необходимости заказа продукции.

Например, это выглядит так: ни в коем случае нельзя пропустить момент, когда Фезама осталось ровно 15 упаковок. Все препараты, для которых достигнуто количество Х, должны быть заказаны.

Если аптека уже автоматизирована, то применение стратегии фиксированного объема заказа сводится к тому, чтобы выявить с помощью компьютера все товарные позиции, нуждающиеся в дозаказе, и отправить заявку поставщику.

2. Стратегия фиксированного интервала заказа

Эту популярную в России стратегию также называют стратегией "периодических оценок". Отмечают, что она менее гибкая, чем первая, и не может на должном уровне применяться к товарам сезонного спроса.

Суть стратегии такова: определяется и фиксируется периодичность проведения оценки товарного запаса предприятия и заказ новых партий продукции. К примеру, аптечный пункт получает товар по вторникам и пятницам. Или один раз в неделю - по средам.

Размер единовременного заказа при этом является величиной переменной. При каждой заявке на товар поставщику аптека стремится пополнить свои запасы до требуемой величины так, чтобы товаров хватило для удовлетворения спроса в интервале между заказами.

Интервал этот строго фиксирован и, составляя заявку, нужно учитывать необходимость обеспечения аптеки товарами на время поставки (интервал времени между заказом товара и его поставкой в аптеку от поставщика), а также обязательно брать в расчет необходимость поддерживать некоторый "страховой" уровень товарного запаса на предприятии.

Стратегия фиксации интервала заказа удобна и эффективно используется предприятиями для "гашения" колебаний спроса за счет создаваемых товарных запасов. Недостатком же стратегии является вероятность критического снижения уровня товарного запаса внутри интервала заказа.

Товарный запас оценивается с заданной периодичностью, и для того чтобы не исчерпать запасы продукции до момента следующей поставки, необходимо, чтобы период этот не был слишком большим.

Как осуществить это на практике?

Необходимо:

1. определить максимальную требуемую величину товарного запаса по каждому типу продукции - это тот уровень товарного запаса, к достижению которого предприятие стремится при каждом заказе товара;

2. определить оптимальный интервал заказа.

Ежедневное применение этой стратегии более трудоемко: придется постоянно сравнивать фактическую величину товарного запаса с требуемой, а если возникает необходимость в заказе, то рассчитывать число упаковок по каждой позиции с учетом множества факторов:

· существующего на данный момент времени уровня товарного запаса предприятия

· длительности периода времени от момента заказа до поставки товара

· уровня товарного запаса, который должен быть достигнут в результате заказа товара

У применения стратегии фиксации интервала закупок есть ряд существенных плюсов. Аптечный ассортимент состоит из огромного количества товарных позиций, спрос на которые отличается.

Не удастся поставить в заказе одинаковое количество упаковок на разные виды лекарственных средств - при применении первой стратегии придется анализировать необходимый товарный запас по каждой позиции.

Различается и ритмичность продаж, и спрос по каждому наименованию продукции, и сезонность спроса нужно учесть, и воздействие рекламы по некоторым позициям - факторов очень много и вычислить экономически обоснованное количество товара по каждой позиции под силу далеко не каждому руководителю.

При заказе товара с фиксированным интервалом думать практически не нужно -- достаточно просто добрать у поставщика определенное количество упаковок по каждой товарной позиции.

Дополнительное преимущество фиксации интервала закупок - снижение риска затоваривания аптеки. Учитывая, что транспортировка в 99% случаев производится силами поставщика, аптечное предприятие ничего не теряет, отправив на склад несколько маленьких заявок с определенной периодичностью, чем одну большую. Иногда оптовые компании предоставляют скидки за крупные разовые заказы, но чаще объем закупок "на скидку" исчисляется совокупно - по месяцам, по кварталам или за год, что позволяет не делать лишних вложений в каждую конкретную закупку.

Есть и существенный минус: при использовании этой стратегии суммарный товарный запас аптечного предприятия должен быть достаточно крупным - намного больше по сравнению со стратегией фиксации объема единовременного заказа.

Чтобы обеспечить защиту от преждевременного исчерпания товарного запаса аптеки и избежать отказов покупателям, придется вкладывать больше средств либо уменьшать интервал между заказами - тем более, что большинство крупных и надежных поставщиков готовы доставлять медикаменты ежедневно.

Однако какую бы стратегию закупок не выбрал руководитель аптеки, самое важное - определить оптимальный размер запаса товара по каждой позиции. Для этого проводится анализ ассортимента по ряду показателей.

Чтобы определить оптимальную величину единовременного заказа продукции у поставщика, предприятию необходимо найти компромисс между затратами на хранение товарного запаса (которые увеличиваются с ростом товарного запаса предприятия) и затратами на формирование заказа (которые уменьшаются с ростом товарного запаса предприятия, так как при этом уменьшается число заказов продукции за период времени).

Определить частоту подачи заявок можно только на своем личном опыте - каких-либо нормативов тут не существует.

Каждая аптека индивидуальна, и универсальных решений быть не может. Большинство аптечных предприятий работают по принципу "поставки каждый день".

1.4 Значение логистики запасов в организационной системе предприятия

Продвижение материальных потоков осуществляется квалифицированным персоналом с помощью разнообразной техники: транспортные средства, погрузочно-разгрузочные устройства и т.д.

В логистический процесс вовлечены различные здания и сооружения, ход процесса существенно зависит от степени подготовленности к нему, самих движущихся и периодически накапливаемых в запасах грузов. Совокупность производительных сил, обеспечивающих прохождение грузов, лучше или хуже, но всегда как-то организована.

По существу, если имеют место материальные потоки, то всегда имеет место какая-то материалопроводящая система. Традиционно эти системы специально не проектируются, а возникают как результат деятельности отдельных элементов.

Логистика ставит и решает задачу проектирования гармоничных, согласованных материалопроводящих (логистических) систем, с заданными параметрами материальных потоков на выходе. Отличает эти системы высокая степень согласованности входящих в них производительных сил в целях управления сквозными материальными потоками.

Охарактеризуем свойства логистических систем в разрезе каждого из четырех свойств, присущих любой системе:

Первое свойство - система есть целостная совокупность элементов, взаимодействующих друг с другом. Декомпозицию логистических систем на элементы можно осуществлять по-разному.

На макроуровне при прохождении материального потока от одного предприятия к другому в качестве элементов могут рассматриваться сами эти предприятия, а также связывающий их транспорт.

На микроуровне логистическая система может быть представлена в виде следующих основных подсистем (при более подробном рассмотрении каждая из перечисленных ниже подсистем сама разворачивается в сложную систему):

ѕ закупка -- подсистема, которая обеспечивает поступление материального потока в логистическую систему;

ѕ планирование и управление производством -- эта подсистема принимают материальный поток от подсистемы закупок и управляет им в процессе выполнения различных технологических операций, превращающих предмет труда в продукт труда;

ѕ сбыт -- подсистема, которая обеспечивает выбытие материального потока из логистической системы.

Как видим, элементы логистических систем разнокачественные, но одновременно совместимые.

Совместимость обеспечивается единством цели, которой подчинено функционирование логистических систем.

Второе свойство (связи): между элементами логистической системы имеются существенные связи, которые с закономерной необходимостью определяют интегративные качества.

В микрологистических системах элементы связаны внутрипроизводственными отношениями.

Третье свойство (организация): связи между элементами логистический системы определенным образом упорядочены, то есть логистическая система, имеет организацию.

Четвертое свойство (интегративные качества): логистическая система обладает интегративными качествами, не свойственными ни одному из элементов в отдельности.

Это способность поставить нужный товар, в нужное время, в нужное место, необходимого качества, с минимальными затратами, а также способность адаптироваться к изменяющимся условиям внешней среды (изменение спроса на товар или услуги, непредвиденный выход из строя технических средств и т.п.).

Интегративные качества логистической системы позволяют ей закупать материалы, пропускать их через свои производственные мощности и выдавать во внешнюю среду, достигая при этом заранее намеченных целей.

Логистическую систему, способную ответить на возникающий спрос быстрой поставкой нужного товара, можно сравнить с живым организмом. Мускулы этого организма -- подъемно-транспортная техника, центральная нервная система -- сеть компьютеров на рабочих местах участников логистического процесса, организованная в единую информационную систему.

По размерам этот организм может занимать территорию завода или оптовой базы, а может охватывать регион или выходить за пределы государства. Он способен адаптироваться, приспосабливаться к возмущениям внешней среды, реагировать на нее в том же темпе, в котором происходят события.

Общепринятое определение логистической системы гласит. Логистическая система это адоптивная система с обратной связью, выполняющая те или иные логистические функции.

Она, как правило, состоит из нескольких подсистем и имеет развитые связи с внешней средой.

В качестве логистической системы можно рассматривать промышленное предприятие, территориально-производственный комплекс, торговое предприятие и т.д.

Цель логистической системы - доставка товаров и изделий в заданное место, в нужном количестве и ассортименте в максимально возможной степени подготовленных к производственному или личному потреблению при заданном уровне издержек.

Таким образом, можно сделать следующие выводы:

? Управление запасами направлено на обеспечение бесперебойного осуществления процесса производства и реализации продукции, а также минимизацию затрат по их обслуживанию на предприятии.

? Эффективное управление запасами позволяет снизить уровень текущих затрат на хранение, а также, снизить уровень издержек по их закупке, для высвобождения из текущего хозяйственного оборота часть финансовых средств, реинвестируя их в другие активы.

? Любое предприятие розничной торговли должно стремиться к ускорению оборачиваемости, то есть к снижению показателя, так как это приводит к уменьшению издержек обращения и высвобождает оборотные средства, вложенные в товарные запасы.

? Важна стратегия формирования товарных запасов аптечного предприятия:

1. стратегия фиксированного объёма заказа;

2. стратегия фиксированного интервала заказа.

? Продвижение материальных потоков, то есть, логистическая система предприятия, должна работать эффективно. Именно эта система позволяет осуществлять быструю поставку нужного товара.



Глава 2. Общая характеристика организации ООО "Эльфарма"

2.1 Общие сведения аптечной сети ООО "Эльфарма"

Аптечная сеть ООО "Эльфарма" - это современная, самая динамично развивающаяся аптечная сеть.

Миссию ООО "Эльфарма" можно сформулировать следующим образом:

- максимальное удовлетворение потребностей самого широкого круга клиентов в лекарственных препаратах, средствах женской гигиены, косметических моющих средствах отличного качества,

- усовершенствование технологического процесса производства продукции, развития сети розничной продажи, оказания различных дополнительных услуг и оперативного реагирования на потребности рынка.

Основная общая цель организации образует фундамент для установления ключевых общеорганизационных целей, на достижение которых должно ориентироваться высшее руководство.

Цели деятельности:

С учётом сформулированной миссии, ООО "Эльфарма" можно выделить следующие цели, стоящие перед организацией:

1) расширение круга предлагаемых услуг и продукции;

2) постоянное обновление ассортимента;

3) установление приемлемых цен на все виды продукции;

4) поиск и внедрение новейших технологий и техники;

5) повышение квалификации сотрудников;

6) изучение потребностей потребителей.

Предприятие осуществляет следующие виды фармацевтической деятельности:

1) закупка, хранение, контроль качества лекарственных средств, субстанций, изделий медицинского назначения, парафармацевтической продукции, готовых гомеопатических средств, лекарственного растительного сырья в заводской упаковке;

предметов ухода за больными, изделий медицинской техники и расходных материалов к ней, медицинской техники профилактического назначения, диагностических средств,

лечебно-профилактического белья, бандажей, предметов ухода за детьми, аптечек первой медицинской помощи и других,

дезинфицирующих средств, предметов личной гигиены, оптики (готовых очков, средств по уходу за очками и других), минеральных вод, лечебного, детского, диетического питания, пищевые добавки лечебного и профилактического назначения и др., косметическую и парфюмерную продукцию, средств измерения;