Организация представительских мероприятий

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Классификация организационно-представительских мероприятий

презентация ярмарка выставка проведение

К организационно-представительским мероприятиям относятся следующие:

1. годовое собрание акционеров;

2. пресс-конференция;

3. «круглый стол»;

4. день открытых дверей;

5. конференция;

6. презентация;

7. выставка;

8. ярмарка вакансий.

Они служат для формирования положительного отношения к организации, распространения о ней сведений, завязывания контактов и пр. Специалист по PR, ответственный за проведение мероприятия, должен разработать сценарный план подготовки и проведения любого мероприятия.

Годовое собрание акционеров -- одно из наиболее трудоемких РR-мероприятий по взаимодействию с особой целевой аудиторией -- акционерами коммерческой компании.

Специфика и сложность разработки , организации и проведения годового собрания акционеров обусловлены следующими факторами:

Ш в его рамках проводится сразу несколько самостоятельных акций (индивидуальная работа с журналистами, пресс-конференция по итогам собрания, интервью нового председателя правления компании, презентация нового руководства компании и т.д.);

Ш для собрания готовится большое количество особо значимых PR-документов (годовой отчет, информационная «папка акционера», отчет председателя правления, итоговый пресс-релиз или заявление для печати, сценарий годового собрания акционеров и последующей пресс-конференции и др.);

Ш это событие имеет общую политическую значимость (новый стратегический курс, новая кадровая политика и т.д.).

Годовой отчет компании -- юридически необходимый официальный документ, который представляет много возможностей по продвижению ее имиджа, -- как правило, состоит из обращения президента компании к своим акционерам; истории создания компании; финансовых сводок и балансов; наглядных иллюстраций, характеризующих успехи предприятия.

Оформление годового отчета не должно противоречить общему стилю компании, а должно дополнять ее имидж.

Одна из основных форм общения я журналистами - пресс-конференция. Цель любой пресс-конференции - донести важную для организации информацию до общественности.

Пресс-конференцию следует проводить тогда, когда ясно, что новость достойна внимания журналистов, что для ее передачи необходимы личные контакты между организацией и СМИ. Это может быть: назначение нового руководителя, открытие нового филиала, появление нового вида услуг и т. п.

«Круглый стол» -- одна из форм обсуждения идей, значимых для различных групп общественности. Главный принцип «круглого стола» -- равенство всех участников. Тема и обсуждаемые вопросы планируются и объявляются заранее, участников знакомят с ними до начала заседания. Это дает им возможность подготовить факты, цифры, аргументы. Число участников может составлять от 6 до 14 человек. Перед каждым из них должна стоять табличка с именем и наименованием организации, что облегчит процесс общения.

Работу «круглого стола» организует ведущий. Он объявляет регламент выступлений, предлагает последовательность обсуждаемых вопросов, корректирует ход дискуссии.

Дни открытых дверей могут быть организованы не только для широкой публики, но и для группы важных персон. День открытых дверей -- своего рода внутренняя экспозиция организации, что предполагает подготовку стендов, указателей, проведение экскурсии по помещениям организации.

Подготовка дня открытых дверей включает: оповещение в СМИ о его проведении; разработку программы и сценария этого мероприятия, назначение ведущих для общих собраний и собраний по интересам. Участники дня открытых дверей могут посещать рабочие места, однако при этом должна быть обеспечена безопасность.

Разновидностью дня открытых дверей является день карьеры. Он проводится крупными организациями для привлечения высококвалифицированных кадров и укрепления имиджа в своей отрасли.

Конференции предоставляют возможность продвижения своих идей, услуг, продуктов. Конференции могут быть внутренними -- для собственного персонала организации или внешними -- ориентированными на внешнюю аудиторию. Конференция может быть научной, научно-практической, политической и т. д.

На конференции с докладами выступают ведущие ученые и специалисты в сфере обсуждаемых проблем, а также менее известные специалисты, но имеющие материалы, интересные для участников. Следует избегать чрезмерно длительных докладов. Рекомендованная продолжительность выступления -- 20 мин. Использование видеоматериалов существенно улучшает восприятие речи.

Крупные конференции дополняются теле- и видеоконференциями, конференциями в Интернете.

Презентация -- один из самых сложных видов деловых коммуникаций. Презентация -- это представление организации, лица, услуг. Так, презентация может проводиться по случаю открытия или создания организации, подразделения, филиала. Целью презентации может быть демонстрация новых достижений и результатов работы, представление новых партнеров и пр.

Для презентации необходим особенно четкий сценарий, который отражает две части события: официальную и неофициальную.

Официальная часть -- это выступления руководителей и представителей организации, которые знакомят собравшихся с особенностями объекта презентации. Сообщения не должны быть утомительно длинными. Они должны фактически содержать ответы на вопросы, потенциально интересные для участников мероприятия. После сообщений показывают видеофильм длительностью 7-12 мин с сюжетами, отражающими значимость, актуальность, оригинальность, новизну объекта презентации. Затем гости выступают с замечаниями, комментариями, пожеланиями и поздравлениями.

Приглашенным вручаются сувениры, рекламные листки, памятки.

Вторая часть презентации менее официальная. Ее задача -- создать неделовую обстановку для деловых отношений. Неофициальная часть также требует своего сценария, так как включает в себя особый жанр делового общения: тосты-приветствия, тосты-пожелания, тосты-благодарности.

В настоящее время серьезные презентации проводятся корректно: занимают несколько часов, устраиваются в лучших залах, впечатляют содержанием и креативными находками.

Выставки -- одно из ведущих средств PR во всем мире. Выставка -- это своеобразный «банк данных», работающий в режиме диалога, когда можно получить информацию, не всегда открытую для печати. Всякая выставка индивидуальна, поэтому требует тщательной подготовки, т. е. разработки программы. Кроме оформления стендов, подготовки раздаточных информационных материалов: рекламных брошюр, прайс-листов, каталогов, рекламных листовок и буклетов, визитных карточек (корпоративных и личных), сувениров -- необходимо разработать правила поведения персонала при работе на выставке.

Ярмарки вакансий предназначаются для людей, желающих поменять работу или ее найти. На ярмарку могут зайти и высококвалифицированные работники, интересующиеся конкретной организацией. Однако в основном там можно встретить людей, ищущих работу массовых специальностей, среднего и низкого уровня квалификации. Участие крупной организации в работе ярмарки вакансий поможет подобрать персонал и заявить о деятельности своей организации в округе или городе.

2. Классификация специальных мероприятий

Специальные мероприятия в организации -- это мероприятия, организуемые PR-отделом для информирования персонала компании и администрации. Для этого проводятся:

Ш ежегодные публичные выступления руководителя перед коллективом организации;

Ш деловые беседы с персоналом;

Ш выборы руководящего состава;

Ш конкурсы по отбору персонала;

Ш конкурсы «Лучший по профессии» и т. д.

Публичные выступления руководителя организации -- важная часть PR в управлении персоналом. Как правило, такие выступления проходят на собрании трудового коллектива организации.

Обязательным условием взаимодействия администрации с персоналом является двусторонняя связь с элементами критики. Главная цель выступления руководителя состоит в том, чтобы персонал ощущал свою принадлежность к общему делу организации и был носителем ее идей и ценностей.

Для решения задач связей с общественностью в управлении персоналом используются деловые беседы с работниками организации. Практика давно выработала правила ведения таких бесед.

1. Заранее составить план беседы, наметить ее продолжительность.

2. Уяснить до начала беседы, каковы интересы работника.

3. Создать перед началом беседы атмосферу взаимного доверия.

4. Придерживаться намеченной темы от начала до конца беседы.

5. Зафиксировать полученную информацию в краткой форме.

6. Подвести беседу к концу после достижения намеченной цели.

Соблюдение этих правил поможет формированию корпоративной культуры организации.

Выборы руководящего состава осуществляются в соответствии с уставом организации на собрании трудового коллектива. Для проведения выборов руководящего состава необходимо создать комиссию по выборам, утвердить формы бюллетеня (выборы проводятся путем тайного голосования), порядок выдвижения кандидатур на выборную должность, сроки их представления в комиссию, нормы представительства, порядок и сроки выборов делегатов на общее собрание коллектива, назначить дату проведения общего собрания по выборам. В соответствии с указанной процедурой PR-специалистом разрабатывается сценарий проведения выборов руководителя, проводится подготовительная работа по организации выборов.

Конкурсный отбор персонала становится исключительно значимой PR-акцией. Объявления о вакансиях, процедура конкурсного отбора, общение с кандидатами представляют собой обращенные к обществу заявления о направлениях деятельности организации, планах ее развития, позиции в целом.

Организация должна поведать о себе, сформировать к себе интерес, определенное отношение со стороны пока потенциальных работников, побудить их к участию в конкурсном отборе. От того, как происходят первые встречи с компанией, зависит не только готовность кандидатов принять предлагаемые им условия договора, войти в организацию и закрепиться в ней, но и их склонность распространять благоприятный образ компании и рекомендовать ее другим -- потенциальным работникам, потребителям и партнерам.

Для повышения творческой активности персонала в организации проводятся различные конкурсы, например конкурс «Лучший по профессии».

Для проведения такого конкурса необходимо разработать положение, в котором исходя из финансовых возможностей организации будут определены порядок проведения и награды победителям.

Сотрудничество с кадровыми агентствами: специалист по связям с общественностью в управлении персоналом ведет постоянную работу с агентствами по подбору персонала (подыскивает сотрудников по заказам работодателей), со службами занятости и агентствами по трудоустройству (подыскивают соискателю работу). Он должен сформулировать требования к кандидату на определенную должность.

3. Эффективность проведения организационно-представительских и специальных мероприятий (каждого в отдельности)

Годовое собрание акционеров. Конкурс "Лучший годовой отчет" проводится рейтинговым агентством "эксперт РА" с 1999 г. Основная цель проекта - привлечение внимания деловой общественности и повешение имиджа организации. В конкурсе годовых отчетов за 2011 победили:

Ярмарка вакансий.

Если делать подборку самых эффективных способов проведения мероприятий, то ярмарка вакансий войдёт в тройку, а для кого-то займёт лидирующее место.

Ярмарка вакансий поможет искать работу удобно и эффективно. По сравнению с другими способами поиска работы ярмарка имеет ряд несравненных преимуществ:

ь Охват - На ярмарках вакансий в одном месте собирается огромное количество менеджеров по персоналу различных компаний. К тому же, они приходят на ярмарки с целью найти себе сотрудников, а значит, очень расположены к диалогу

ь личное общение - Вы сможете лично пообщаться с менеджерами по подбору персонала, а бывает и с менеджерами и руководством компаний, которые там представлены.

ь Время/результат - Где еще вы сможете передать лично свое резюме сотне компаний? Ярмарка вакансий как раз то место. Взяв с собой на ярмарку вакансий резюме, вы точно можете ожидать отклик на него.

ь Информативность

Выставки - это мощный и очень удобный канал продвижения компании на рынке. С помощью правильно подготовленной выставки Вы можете:

- представить свою компанию;

- приобрести новых клиентов, укрепить связи с имеющимися;

- найти партнеров для развития бизнеса;

- провести исследование конкурентов;

- расширить общественные связи (поскольку в выставках участвуют крупнейшие отраслевые ассоциации, союзы, правительственные учреждения, общественные объединения, СМИ).

Прежде чем принимать решение об участии в выставке, нужно убедиться, что нет других - более эффективных и менее затратных - способов достижения поставленных целей. Например, при выводе на рынок товаров широкого потребления выставка служит лишь вспомогательным инструментом и, если маркетинговый бюджет небольшой, участвовать в ней не стоит.

Пять основных признаков эффективной презентации:

1. Увлекательность. Презентация должна с самого начала увлечь аудиторию и удерживать ее внимание до ее логического завершения.

2. Содержательность. Презентация должна содержать значительные сведения для лиц, которым она предназначена.

3. Запоминаемость. Презентация эффективна, когда она действует и после ее завершения, а аудитория продолжает размышлять о предмете ее содержания.

4. Активизация. Презентация эффективна, когда побуждает людей к действию в направлении, желательном для презентатора.

5. Сбалансированность. Презентация эффективна, когда в ней соблюдено равновесие всех ее элементов: эстетическая привлекательность, грамотная композиция, стиль, длительность, структурированность, понятность.

Эффективная деловая беседа:

Умение эффективно вести деловой разговор является одним из ключевых факторов достижения успеха в переговорах. Понимание динамики разговора, контроль информации и межличностных отношений приносят незамедлительный положительный результат. Деловое обсуждение проблем характеризуется согласием участников обсудить и решить конкретные проблемы, ну или спланировать возможные действия.

4.Сценарный план проведения презентации

Сценарный план проведения презентации столовой - дегустации блюд школ участниц федерального проекта совершенствования питания школьников 2011 года.

Место проведения: столовая образовательного учреждения

Время проведения: 18.00 - 19.00

Мероприятие проводится в помещении столовой школы. Столовая украшена шарами и слоганами о здоровом питании. Оформлена выставка работ учащихся по пропаганде рационального питания, информационные стенды.

Подключено мультимедиа оборудование, микрофоны, трибуна.

В зале расставлены столы и стулья на столах салфетки и одноразовая посуда.

Комбинаты питания обеспечивают дегустацию необходимой продукцией.

Гостей мероприятия встречает отряд школьников (10-12 человек)

18.00 - 18.05 Регистрация участников.

18.05 - 18.15 Перед началом собрания родителей, и гостей школы встречают учащиеся, провожают в столовую и приглашают на дегустацию блюд.

18.15.- 18.20 Гости занимают места за столами.

18.20 - 18.25 Выступление заместителя начальника управления образования.

Краткий анализ реализации проекта в 2010 году, основные направления деятельности в 2011.

18.25- 18.30 Выступление директора школы с приветственным словом.

Состояние организации питания в школе, изменения в организации после модернизации столовой.

18.30.18.40 Выступление медицинского работника по теме «Принципы здоровое питания. Влияние рационального питания на здоровье учащихся».

Статистика заболеваний школьников, связанных с нарушением питания, основные принципы и понятие «здоровое питание».

18.45 - 18.50 Выступление заведующего производством.

Новое технологическое оборудование. Сохранность полезных свойств продуктов при приготовлении блюд на новом оборудовании на примере каши гречневой и мясной котлеты.

18.50 - 19.00 Свободный микрофон. Приглашение на повторную дегустацию.

Список литературы

1. Маслова В.М., Связи с общественностью в управлении персоналом. - М.: Вузовский учебник, 2008.

2. Чумиков А.Н. Связи с общественностью. М.: Дело, 2001.

3. Управление общественными отношениями. Под ред. Ю.К. Федулова. - М.: Вузовский учебник, 2006.

Размещено на Allbest.ru