Организация работы отдела по связям с общественностью на примере информационно-аналитического отдела компании "Дальсвязь"

49. И. В. Трофимов /Связи с общественностью и маркетинг. - 2005г.

50. Г. А. Тульчинский, Бизнес в России / Г.А. Тульчинский, М. : Вершина, 2006

Приложение 2

Приложение 3

ПОЛОЖЕНИЕ О СЛУЖБЕ ИНФОРМАЦИОННО-АНАЛИТИЧЕСКОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ОАО «ДАЛЬСВЯЗЬ»

4. Структура службы

4.1. В составе службы не выделено отдельных структурных подразделений;

4.2. По мере деятельности подразделения структура может изменяться.

4.3. В штате службы выделяют следующие должности:

- начальник службы;

- специалист.

5. Права сотрудников службы

Службе для выполнения возложенных на нее функций предоставлено право:

5.1. Контролировать по вопросам, входящим в компетенцию службы, деятельность структурных подразделений организации и отдельных специалистов.

5.2. Запрашивать от структурных подразделений информацию, документацию и материалы, необходимые для решения вопросов, связанных с выполнением возложенных на службу задач.

5.3. Приглашать представителей сторонних организаций для решения вопросов, входящих в компетенцию службы.

5.4. Вносить на рассмотрение директора филиала предложения по вопросам, входящим в компетенцию службы.

5.5. Давать разъяснения и рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию службы.

6. Взаимоотношения службы (служебные связи)

6.1. Для выполнения возложенных функций и реализации предоставленных прав Служба информационно-аналитического обеспечения взаимодействует со всеми структурными подразделениями и региональными филиалами Общества.

7. Ответственность сотрудников службы

7.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение Службы возложенных функций несет начальник Службы.

7.2. На начальника службы возлагается персональная ответственность за:

· организацию и планирование деятельности службы по выполнению возложенных задач и функций;

· организацию в службе оперативной и качественной подготовки и исполнения документов, ведения делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями;

· соблюдение сотрудниками службы трудовой и производственной дисциплины;

· подбор, расстановку и деятельность сотрудников службы;

· повышение квалификации сотрудников службы в соответствии с утвержденным планом обучения;

· соответствие действующему законодательству визируемых им проектов приказов, инструкций, положений и других документов.

7.3. Сотрудники Службы несут ответственность за разглашение конфиденциальной информации в соответствии с действующим законодательством.

7.4. Персональная ответственность сотрудников Службы устанавливается их должностными инструкциями.

8. Заключительные положения

Изменения и дополнения в настоящее положение вносят по мере необходимости и утверждаются приказом директора филиала.

Приложение 4

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ НАЧАЛЬНИКА СЛУЖБЫ ИНФОРМАЦИОННО-АНАЛИТИЧЕСКОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ХАБАРОВСКОГО ФИЛИАЛА ОАО «ДАЛЬСВЯЗЬ»

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет права, обязанности и ответственность начальника службы информационно-аналитического обеспечения (далее - начальник службы).

1.2. Начальник службы назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке Приказом Заместителя Генерального директора-директора филиала (далее - директор филиала) по согласованию с Директором Департамента информационно-аналитического обеспечения.

1.3. Начальник службы функционально и административно подчиняется директору Филиала, функционально подчиняется директору Департамента информационно-аналитического обеспечения ОАО «Дальсвязь».

1.4. На должность специалиста назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы в сфере рекламы /журналистики/ по связям с общественностью не менее 3 лет.

1.5. В своей деятельности начальник службы руководствуется:

1.5.1. Действующими нормативно-правовыми актами;

1.5.2. Нормативными документами ОАО «Связьинвест»;

1.5.3. Уставом ОАО «Дальсвязь»;

1.5.4. Решениями Общего собрания акционеров ОАО «Дальсвязь»;

1.5.5. Приказами и распоряжениями Генерального директора ОАО «Дальсвязь»;

1.5.6. Приказами и распоряжениями директора Филиала;

1.5.7. Инструкциями, Информационным регламентом Общества (Филиала) регламентирующими деятельность службы;

1.5.8. Положением о службе;

1.5.9. Настоящей должностной инструкцией;

1.6. Начальник службы должен знать:

1.6.1. Законодательство Российской Федерации и локальные нормативные акты Общества по информационно-аналитическому обеспечению;

1.6.2. Основы медиа - планирования, маркетинга, журналистики, производства рекламы и полиграфии, навыки работы с персональным компьютером;

1.6.3. Коньюктуру информационно рынка;

1.6.4. Порядок взаимодействия с гражданами, юридическими лицами (в том числе СМИ) по вопросам деятельности Общества;

1.6.5. Законодательство о труде;

1.6.6. Правила и нормы охраны труда и противопожарной защиты;

1.6.7. Правила внутреннего трудового распорядка;

1.6.8. Настоящую должностную инструкцию.

1.7. В период временного отсутствия начальника службы (болезнь, отпуск, командировка и пр.) его должностные обязанности в установленном порядке исполняет специалист, несущий полную ответственность за их надлежащие исполнение.

2.Функции

На начальника службы возлагаются следующие функции:

2.1. Формирование и проведение единой информационной политики Общества в рамках Филиала;

2.2. Координация работ по информационно-аналитическому обеспечению в Филиале;

2.3. Создание позитивного имиджа Филиала и руководства Филиала;

2.4. Формирование внутрикорпоративной культуры Филиала;

2.5. Управление кризисными ситуациями;

2.6. Информационная поддержка интернет сайта Филиала;

2.7. Разработка дизайна, производство сувенирной и полиграфической продукции в фирменном стиле.

3. Должностные обязанности

Для выполнения возложенных на него функций начальник службы обязан:

3.1. Осуществлять руководство персоналом службы;

3.2. Осуществлять общее руководство деятельностью службы;

3.3. Составлять ежемесячные, квартальные и годовые планы работ;

3.4. Составлять, утверждать, исполнять годовой бюджет;

3.5. Составлять еженедельный, ежемесячный, ежеквартальный, годовой анализ и отчёт об информационной деятельности Филиала. Предоставлять отчёты директору Филиала и директору Департамента информационно-аналитического обеспечения;

3.6. Подготавливать выступления, доклады, презентации руководства Филиала;

3.7. Подготавливать и проводить встречи руководства Филиала с представителями органов власти, бизнеса, общественных организаций, средств массовой коммуникации (далее - СМК);

3.8. Подготавливать и размещать материалы о деятельности Филиала в СМК, собирать и анализировать поступающие запросы в адрес Филиала, формировать ответы;

3.9. Подготавливать и проводить корпоративные и внутрикорпоративные мероприятия: пресс-конференции, выстави, брифинги, презентации, встречи, совещания и так далее;

3.10. Организовывать и проводить выставки регионального значения;

3.11. Организовывать проведение и информационную поддержку спонсорской и благотворительной помощи от лица Общества согласно Положению ОАО «Дальсвязь» об оказании спонсорской и благотворительной помощи;

3.12. Разрабатывать дизайн, осуществлять производство полиграфической и сувенирной продукции в корпоративном стиле Общества;

3.13. Прогнозировать возможные информационные кризисы, подготавливать антикризисные меры. Своевременно доносить информацию о возможном кризисе руководству Филиала и директору Департамента информационно-аналитического обеспечения ОАО «Дальсвязь»;

3.14. Организовывать и проводить социологические исследования;

3.15. Исполнять иные обязательства и поручения директора Филиала;

3.16. Соблюдение условия о строгом сохранении конфиденциальной информации, не допуская ее разглашения и использования в личных целях;

3.17. Участие в мероприятиях по гражданской обороне и предупреждению чрезвычайных ситуаций.

4. Взаимоотношения (связи по должности)

4.1. Начальник службы по вопросам своей деятельности взаимодействует с руководителями других структурных подразделений в порядке, установленном положением службы.

4.2. Начальник службы взаимодействует с другими организациями по вопросам своей деятельности и в соответствии с Информационным регламентом Общества

5. Права

Начальник службы имеет право:

5.1. Организовывать работу службы на основе единоначалия;

5.2. Подбирать кадры в соответствии со штатным расписанием отдела для принятия на работу, разрабатывать должностные инструкции сотрудников;

5.3. Представлять работу службы перед директором филиала и Департаментом информационно-аналитического обеспечения ОАО «Дальсвязь»;

5.4. Определять и предоставлять на утверждение директору Филиала планы деятельности службы;

5.5. Повышать свою квалификацию с учетом возложенных должностных обязанностей;

5.6. Знакомиться с локальными нормативными актами филиала, решениями руководителя филиала, касающимися деятельности службы;

5.7. Взаимодействовать со структурными подразделениями филиала для реализации целей и задач, поставленных перед службой;

5.8. Вносить предложения по улучшению качества работы службы;

5.9. Вносить предложения по улучшению условий труда, техники безопасности и противопожарной безопасности;

5.10. Сообщать руководству о всех выявленных нарушениях и предлагать свои предложения по их устранению;

5.11. В целях исполнения должностных обязанностей пользоваться служебной телефонной связью (включая междугородные телефонные соединения с использованием проводной телефонной связи со служебного телефона, установленного на рабочем месте).

6. Ответственность

6.1. Начальник службы несёт ответственность по следующим направлениям:

6.1.1. Качественное и своевременное исполнение обязанностей, возложенных на начальника службы настоящей инструкцией;

6.1.2. Выполнение решений, принятых органами управления Общества, по вопросам относящимся к деятельности начальника службы;

6.1.3. Выполнение поручений и распоряжений вышестоящего руководства, касающихся деятельности начальника службы;

6.1.4. Неразглашение конфиденциальной информации, ставшей известной в процессе служебной деятельности;

6.1.5. Неразглашение коммерческой тайны;

6.2. Контроль выполнения обязанностей, возложенных данной инструкцией на начальника службы, осуществляет Директор Департамента информационно-аналитического обеспечения;

6.3. Наложение дисциплинарных взысканий за некачественное, несвоевременное или недобросовестное выполнение обязанностей начальником службы проводится на основании приказа директора филиала.

Приложение 5

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СПЕЦИАЛИСТА СЛУЖБЫ ИНФОРМАЦИОННО-АНАЛИТИЧЕСКОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет права, обязанности и ответственность специалиста (далее - специалист) службы информационно-аналитического обеспечения (далее - служба).

1.2. Специалист назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке Приказом Заместителя Генерального директора-директора филиала (далее - директор филиала) по согласованию с Директором Департамента информационно-аналитического обеспечения.

1.3. Специалист функционально подчиняется начальнику службы, а административно - директору филиала.

1.4. На должность специалиста назначается лицо, имеющее высшее образование и стаж работы в сфере рекламы /журналистики/ по связям с общественностью не менее 1 года.

1.5. В своей деятельности специалист руководствуется:

1.5.1. Действующими нормативно-правовыми актами;

1.5.2. Нормативными документами ОАО «Связьинвест»;

1.5.3. Уставом ОАО «Дальсвязь»;

1.5.4. Решениями Общего собрания акционеров ОАО «Дальсвязь»;

1.5.5. Приказами и распоряжениями Генерального директора ОАО «Дальсвязь»;

1.5.6. Приказами и распоряжениями директора Филиала;

1.5.7. Инструкциями, Информационным регламентом Общества (Филиала) регламентирующими деятельность службы;

1.5.8. Положением о службе;

1.5.9. Настоящей должностной инструкцией;

1.6. Специалист должен знать:

1.6.1. Законодательство Российской Федерации и локальные нормативные акты Общества по информационно-аналитическому обеспечению;

1.6.2. Основы медиа - планирования, маркетинга, журналистики, производства рекламы и полиграфии, навыки работы с персональным компьютером;

1.6.3. Правила и нормы охраны труда и противопожарной защиты;

1.6.4. Правила внутреннего трудового распорядка;

1.6.5. Настоящую должностную инструкцию.

1.7. В период временного отсутствия специалиста (болезнь, отпуск, командировка и пр.) его должностные обязанности в установленном порядке исполняет начальник службы, несущий полную ответственность за их надлежащие исполнение.

2.Функции

На специалиста возлагаются следующие функции:

2.1. Формирование и поддержка банков данных;

2.2 Мониторинг и анализ информационного поля Хабаровского края;

2.3. Информационная поддержка сайта Филиала;

2.4. Информационная поддержка внутрикорпоративного ресурса «Моя Дальсвязь»;

2.5. Проведение корпоративных и внутрикорпоративных мероприятий. Участие в специальных мероприятиях;

2.6. Выполнение иных поручений по распоряжению начальника службы.

3. Должностные обязанности

Для выполнения возложенных на него функций специалист обязан:

3.1. Создавать и оперативно наполнять банки данных: (СМК, конкуренты, органы власти, банк поздравлений, банк пакетной рассылки информации, фото, аудио, видео банки, и так далее);

3.2. Проводить ежедневный мониторинг прессы. Оперативно предоставлять публикации в электронном виде в Департамент информационно-аналитического обеспечения ОАО «Дальсвязь» по адресу pr@dsv.ru;

3.3. Составлять ежемесячные аналитические отчеты по присутствию Филиала на информационном рынке. Предоставлять руководству Филиала, Департаменту информационно-аналитического обеспечения еженедельный, ежемесячный, ежеквартальный, годовой отчёт по информационной деятельности Филиала;

3.4. Подготавливать и размещать публикации (материалы) в СМК регионального значения: печатные издания, телевидение, радио;

3.5. Оперативно размещать информацию о деятельности Общества в рамках Филиала, проводить работы по улучшению работы сайта и взаимодействию с целевыми аудиториями через интернет-каналы;

3.6. Оперативно размещать информацию о деятельности Общества в рамках Филиала на внутрикорпоративном ресурсе «Моя Дальсвязь». Поддерживать банки данных (относящихся к Филиалу), размещённых на внутрикорпоративном ресурсе;

3.7. Проводить внутрикорпоративные мероприятия, включая собрания, совещания, презентации, координация специальных мероприятий, включая поездки руководства;

3.8. Организовывать и проводить PR - кампании и акции.

3.9. Выполнять иные обязательства и поручения начальника службы информационно-аналитического обеспечения.

4. Взаимоотношения (связи по должности)

4.1. Специалист для выполнения возложенных обязанностей и реализации своих прав взаимодействует со всеми структурными подразделениями филиала (Общества) и другими филиалами в рамках координации деятельности по вопросам, входящим в его компетенцию.

4.2. Специалист службы взаимодействует с другими организациями по вопросам своей деятельности и в соответствии с Информационным регламентом Общества.

5. Права

При выполнении возложенных на него обязанностей специалист имеет следующие права:

5.1. Запрашивать от структурных подразделений, сотрудников филиала документы и информацию, необходимую для исполнения должностных обязанностей;

5.2. Повышать свою квалификацию с учетом возложенных должностных обязанностей;

5.3. Знакомиться с локальными нормативными актами филиала, решениями руководителя филиала, касающихся деятельности службы;

5.4. Знакомится с решениями руководства Общества, касающимися деятельности структурного подразделения;

5.5. Взаимодействовать со структурными подразделениями филиала для реализации целей и задач, поставленных перед службой;

5.6. Вносить предложения по улучшению качества работы службы;

5.7. Вносить предложения по улучшению условий труда, техники безопасности и противопожарной безопасности;

5.8. Сообщать руководству о всех выявленных нарушениях и предлагать свои предложения по их устранению;

5.9. В целях исполнения должностных обязанностей пользоваться служебной телефонной связью (включая междугородные телефонные соединения с использованием проводной телефонной связи со служебного телефона, установленного на рабочем месте);

5.10. Требовать от начальника службы информационно-аналитического обеспечения оказания содействия в исполнении должностных обязанностей, возложенных на него, и в реализации прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

6.Ответственность

6.1. Специалист службы несёт ответственность по следующим направлениям:

6.1.1. Качественное и своевременное исполнение обязанностей, возложенных на начальника службы настоящей инструкцией;

6.1.2. Выполнение решений, принятых органами управления Общества, по вопросам относящимся к деятельности начальника службы;

6.1.3. Выполнение поручений и распоряжений вышестоящего руководства, касающихся деятельности начальника службы;

6.1.4. Неразглашение конфиденциальной информации, ставшей известной в процессе служебной деятельности;

6.1.5. Неразглашение коммерческой тайны.

6.2. Контроль выполнения обязанностей, возложенных данной инструкцией на начальника службы, осуществляет начальник службы информационно-аналитического обеспечения;

6.3. Наложение дисциплинарных взысканий за некачественное, несвоевременное или недобросовестное выполнение обязанностей специалиста проводится на основании приказа директора филиала.

Размещено на Allbest.ru