Организация и проведение выставок

информационных листов

плакатов

буклетов

проспектов

Кроме вышеуказанных вспомогательных документов существует особое приглашение. Оно рассылается напрямую (на фирмы/лично by direct mail) и является универсальным методом привлечения возможных клиентов.

Так же необязательной частью работы на выставке является раздача сувениров и подарков с символикой фирмы.

прайс-листов

папок стендистов

Подготовка стендистов и персонала

Персонал должен обладать следующими качествами:

умение общаться с людьми;

знанием продукции фирмы и ее истории, направлений деятельности;

желанием общаться с людьми;

выносливостью;

привлекательной внешностью.

Помимо основного намечают запасной состав стендистов, предусматривают возможность взаимозаменяемости.

Составление сметы затрат

Подсчитываются все затраты, связанные с выставкой, составляется смета.

2.3 Планирование проведения выставки

По окончании каждой выставки составляется записка, отражающая вкратце все проблемы, возникшие при подготовке, каким образом они были решены и какие уроки следует извлечь в будущем. Обобщая результаты конкретной выставки можно по горячим следам зафиксировать все «+» и «-», понять свои слабые места, быстро адаптироваться к новым условиям.

3. Цели проведения ярмарок и выставок

Проведение ярмарок и выставок преследует цели:

ь оказание предприятиям, организациям, арендаторам, лицам, занимающимся индивидуальной трудовой деятельностью, выставочно-информационных услуг;

ь развёртывание рекламной деятельности;

ь информирование потенциальных потребителей о новой продукции, сферах её применения и возможностях приобретения;

ь обмен коммерческой информацией с другими регионами, что способствует рационализации хозяйственных связей;

ь освещение достижений и перспектив развития в области науки и техники, освоения и внедрения новой технологии, прогрессивных технологических процессов и т.д.; при этом используется печать, радио, телевидение, кино, магнитофонные записи лекций и бесед и др.

В любой стране бизнес должен быть социально активен. У нас же эта социальная реклама - профанация, просто часть рекламной кампании. Власть в России восприимчива к западному опыту, быстро схватывают. Конечно, власть не так ЛЕГКО восприимчива, но все равно рано или поздно воспринимает.

Стажировки же не дадут практической пользы, потому что у них (на Западе) другие взаимоотношения (в бизнесе), которых у нас нет.

Зарубежный опыт может быть полезен только во внешнеэкономической деятельности, потому что у нас пока бизнес еще «дикий».

Стажировки же сотрудников будут полезными только тогда, когда будет существовать реальная перспектива сотрудничества с этими западными фирмами.

4. Расчеты на проведение выставки

При организации выставки выделяют три этапа:

1. Предварительный этап включает принятие решения и подготовку приказа о проведении выставки. На этом этапе создается выставочный комитет и формируется рабочая группа, которые обязаны разработать положение и разослать информационные письма для участников с полной информацией об условиях участия в выставке. Рабочая группа разрабатывает и другие рекламные материалы типа пригласительных билетов, рекламных буклетов, карточек гостя и т.д. Издаётся рекламная брошюра с подробной информацией об условиях участия.

При любой форме участия необходимо за 15 дней до открытия выстаки внести регистрационный взнос и оформить заявку на участие, включающую подробную информацию о клиенте выставки, его реквизитах, требованию по размещению экспозиций и т.д.

Основными источниками доходов от проведения ярмарочной торговли является плата за участие, аренду под экспозиции, транспорт, аренду складских площадей, бронирование и приобретение билетов, осуществление погрузочно-разгрузочных и транспортно-экспедиторских работ, проведение технической и информационно-коммерческой консультации и комплекса дополнительных услуг.

2. Организационный этап заключается в подготовке рекламного каталога, включающего всех участников ярмарки, подавших заявки. Помимо участников, в каталогах публикуется и другая новейшая рекламная научная и научно-техническая информация о других передовых фирмах России и мира, о передовом опыте, соответствующем профилю и тематике ярмарки или выставки-продажи. Этот этап включает также оперативную работу по размещению гостей, организации их досуга, проведению ежедневных показательных ярмарочных торгов, презентаций и др.

3. Заключительный этап включает в себя подведение итогов с выделением положительных и отрицательных сторон в работе ярмарки. Этот этап является основой для принятия стратегических решений по дальнейшей перспективе ярмарочной торговли.

5. Организация проведения выставочной рекламы

Для общего руководства конкретной выставкой образуется выставочный комитет. В его состав входят представители государственных, коммерческих структур, отраслей производства, торговли, предприятий, объединений, научно-исследовательских и других организаций. Возглавляет комитет лицо из состава ведомства, под эгидой которого устраивается выставка. Выставочный комитет является коллегиальным органом. Решения с оформлением протокола принимаются большинством его членов на периодически устраиваемых заседаниях. Выставочный комитет определяет состав участников выставки, создаёт рабочие органы, необходимые для выполнения поставленных задач, согласовывает и утверждает графики организационных мероприятий по оборудованию выставочных помещений и режиму их работы, прибытию участников, встреч представителей продавцов и покупателей для согласования развернутого ассортимента продукции, оформления документации, условий поставок, вносит министерствам, предприятиям предложения о снятии с производства продукции, не пользующейся спросом, изготовлении новых видов продукции повышенного спроса, обеспечивает обслуживание участников, определяет размеры и порядок распределения расходов на организацию и проведение выставки.

Выставочный комитет образует дирекцию, которая следит за ведением бухгалтерской, статистической отчетности, заключает договоры, необходимые для обеспечения деятельности выставки, издаёт приказы и распоряжения, назначает и увольняет работников выставки, руководит рабочими органами, осуществляет организаторскую, рекламную, коммерческую деятельность.

Проведение финансовых операций, контроль за расходованием средств, ведение установленной отчётности, предоставление на рассмотрение и утверждение выставочного комитета отчёта о деятельности и баланса возлагается на бухгалтерию, создаваемую на период подготовки и функционирования выставки.

На выставке целесообразно создавать группу маркетинга. Специалисты по маркетингу главным образом оценивают существующую ситуацию и разрабатывают прогноз развития рынка по каждому виду товаров.

Ход торговых операций на выставках контролируют и частично регулируют соответствующие группы - арбитрская, информационная, по учёту и регистрации договоров.

Предметом торговли на выставке могут быть товары и другие материальные ценности, предварительно заказанные, запланированные к производству и поставке в ближайший период, или изготовленные и ранее поставленные в некоторые регионы, но накопившиеся там в избытке, а следовательно, нуждающихся в повторном перемещении в другие районы с активным спросом на них. Сами товары непосредственно на выставке не реализуются. Они представлены в образцах, буклетах, проспектах, чертежах, фотографиях, кино-видеороликах и т.д. Выставляются на выставках также научно-технические разработки в виде натуральных экспонатов, макетов, патентно-лицензионной документации и т.д. Производители и владельцы товаров могут присутствовать или отсутствовать на выставке.

Выставке могут проводиться в специальных или арендованных помещениях. Если юридическое или физическое лицо желает реализовать или прорекламировать на выставке свой товар, оно должно предварительно заказать и оплатить место. Для успешного проведения выставки требуется приблизительно знать состав участников, количественный и ассортиментный состав товаров, представляемых на реализацию.

По масштабу и характеру осуществляемых торговых операций выставки подразделяются:

1. Международные выставки.

2. Всероссийские выставки соединяют интересы большого количества предприятий, объединений с различными направлениями хозяйственной деятельности, специализации производства. На выставках сосредотачиваются товары весьма широкого профиля и ассортимента.

3. Зональные выставки привлекают к участию весьма значительное количество организаций, предприятий ряда близлежащих регионов. Ассортиментный состав предлагаемых товаров несколько уже.

4. Региональные (областные, краевые, республиканские) выставки функционируют для оперативного удовлетворения потребителей необходимыми товарами. В организационном плане они более доступны для участников.

Место, время проведения, тематика выставки определяется соответствующими ведомствами с участием коммерческих структур предприятий и объединений. Выставки работают по графику с предварительной установкой времени и места. При координации графиков следует добиваться недопущения совпадения сроков проведения выставок, чтобы избежать параллельной их работы в близлежащих регионах.

Заключение

Во время проведения выставок конкретизация отдельных мероприятий зависит прежде всего от маркетинговой стратегии. На высокую эффективность выставок производитель может рассчитывать лишь в том случае, если: они, во-первых, подготовлены и проведены на основе предварительных исследований с учетом динамичной природы рынка; во-вторых, создана обоснованная, запоминающаяся и должным образом воздействующая на заранее выбранную потребительскую аудиторию рекламная продукция; в-третьих, направленность кампаний обеспечена достаточно широкой по объему публикацией в наиболее целесообразных для решения поставленных задач и учитывающих специфику рекламной аудитории средствах распространения рекламы; в-четвертых, мероприятия в разных местах и на разных уровнях сбытовой деятельности скоординированы. Этот комплекс условий возникает вне зависимости от того, рекламируется ли товар массового спроса или промышленного назначения.

Независимо от сроков проведения, каждая выставка включает в себя три основных этапа: подготовительный, кульминационный и заключительный. Основным является подготовительный, так как от него зависят остальные два этапа, а также успех выставки в целом. Подготовительный этап включает в себя планирование выставки. Планирование учитывает ситуацию, складывающуюся вокруг товара на рынке, и предопределяет расходы на рекламу.

Немаловажный этап это определение эффективности выставки. Большинство специалистов считает, что затраты на рекламу должны рассматриваться как неизбежные расходы, подобно расходам на исследования, обучение, оборудование, т.е. для достижения запланированного объема реализации необходимо поддерживать определенный, выработанный рыночной практикой процент отчислений на рекламу, зависящий от этого объема.

Тем не менее относительную эффективность выставки установить можно: во-первых, соотношением объемов продаж или прибыли до и после проведения выставки и затраченной на нее суммы, а во-вторых, изменением процента информированности заданной рекламной аудитории о рекламодателе, его товарном знаке, продукции и услугах. В последнем случае эффективность оценивается тем, насколько она выполняет свою информационную функцию.

Литература

1. Спиридонова И. Организация рекламной кампании. - М.: Экономика и финансы, 2004. - 78 с.

2. Бородин О.И. «Менеджмент рекламы в России» // Сб. научн. статей студентов. - Волгоград, 1994 г.

3. Боткина О. Психология рекламы: откуда она пошла // Рекламные технологии. - 2001. - N 8. - С. 42-43

4. Юрашев В. Развитие экспертных методов в рекламе // Рекламные технологии. - 2001. - N 8. - С. 8-9.