Інструменти планування робочого часу менеджера

Размещено на http://allbest.ru

ІНСТРУМЕНТИ ПЛАНУВАННЯ РОБОЧОГО ЧАСУ МЕНЕДЖЕРА

М.О. Гоменюк, кандидат економічних наук

О.В. Загороднюк, кандидат економічних наук

Уманський національний університет садівництва

У статті розглядається сутність тайм менеджменту та визначено важливу роль планування робочого часу. Запропоновано організаційно- економічний механізм планування робочого часу менеджера з сукупності таких елементів як мета і завдання, суб'єкти і об'єкти, нормативно-правове регулювання, інструментарій тощо. Проаналізовано провідні інструменти планування робочого часу менеджера (аналіз за Парето, Pomodor, матриця Ейзенхауера, закон Паркінсона, метод блокування часу, метод GTD, SMART та ін.). Надано характеристику програмного забезпеченню (Asana, ActiveCollab, Bill4Time, Clarizen, Harvest, ProofHub, Replicon, Scoro, Timecamp, Toggl та ін.).

Ключові слова: менеджмент, робочий час, планування робочого часу, інструменти планування, тайм менеджмент, SMART-планування

тайм менеджмент планування робочий час

Постановка проблеми. Час є визначеним обмеженим та невідновним ресурсом, що визначає розвиток як бізнесу, так і особистого розвитку працівників, в тому числі менеджерів. В сучасних умовах ведення бізнесу відбувається нераціональне використання робочого часу через відсутність ефективного планування робочого часу, відсутність мотивації та контролю, відсутність або низький рівень самоорганізації, шкідливі звички, професійне вигорання, зниження якості роботи, зайва комунікабельність та відволікання на спілкування в соціальних мережах, месенджерах тощо.

Проблематика раціонального та ефективного використання робочого часу актуалізувалася з поширенням пандемії COVID-19, оскільки більшість менеджерів та працівників почали працювати за межами офісів, контроль за використанням робочого часу частково втрачений. Тому актуальності набуває покращення планування робочого часу менеджера з урахуванням класичних викликів та модернізації роботи з урахуванням популяризації дистанційної роботи.

Аналіз останніх досліджень і публікацій. Проблематиці планування робочого часу досліджена та висвітлена в наукових працях переважно у контексті тайм менеджменту. Н. Ізюмцева, А. Чхеайло, А. Холодницька, О. Крикун досліджували тайм-менеджмент як складову управління суб'єктом господарювання і забезпечення ефективності його діяльності [3], тобто на рівні окремого суб'єкта господарювання. Обмеження об'єкту дослідження тайм менеджменту до управління персоналом здійснено у працях Г. Матукової, В. Макаренко [4], О. Хитрої [5]. Л. Водянка, С. Тодорюк, А. Карп досліджували тайм-менеджмент як техніку планування робочого часу персоналу [6].

Обґрунтування доцільності застосування різних методів і технологій планування робочого часу знайшло відображення у працях Ю. Вєдєніної, К. Мажаренко, Т. Лазоренко, О. Лялюк, О. Ратушняк, А. Чкан, І. Чкан та ін. [7Ю].

Варто відмітити науковий доробок вчених з проблематики ефективного використання часу менеджера. І. Причепа, І. Соломонюк, Т. Лесько досліджували сутність та особливості методів тайм менеджменту для ефективного використання часу успішного менеджера [11], І. Черниш, А. Глієбова, Є. Яровий - методи підвищення ефективності адміністрування часу менеджера, в тому числі його планування за допомогою різних технологій та методів тайм менеджменту [12]. Водночас, актуальним дослідженням залишається визначення особливостей планування часу менеджера за допомогою різних методів та інструментів.

Мета роботи - обґрунтувати перспективи застосування інструментів планування робочого часу менеджера.

Методика досліджень. Основоположні засади теорії менеджменту, досягнення наукових шкіл менеджменту та менеджменту становлять базу для дослідження планування робочого часу менеджера. Таким чином, при проведенні дослідження використано абстрактно-логічний метод, метод аналізу та синтезу, табличний та графічний методи.

Результати досліджень. Під тайм менеджментом слід розуміти сукупність дій суб'єктів забезпечення тайм менеджменту та співробітників, спрямованих на організацію, планування та контроль робочого часу з метою досягнення стратегічних та тактичних цілей підприємства. В основі тайм менеджменту як і будь-якої іншої управлінської діяльності покладено базові функції менеджменту: планування, організація, мотивація та контроль, що актуалізує дослідження особливостей, методів та інструментів планування робочого часу відповідно до вимог сучасного інформаційного суспільства.

Організаційно-економічний механізм планування робочого часу менеджера у авторській редакції передбачає обґрунтування таких елементів як: мета і завдання, суб'єкти і об'єкти, нормативно-правове регулювання, інструментарій та ін. (рис. 1).

Метою планування робочого часу менеджера є забезпечення ефективності індивідуальної праці менеджера, його особистісного розвитку в умовах нестабільності зовнішнього та внутрішнього середовища при прийнятті управлінських рішень.

Завдання планування робочого часу менеджера можна групувати за напрямами:

- оптимізація процедури прийняття рішень та узгодження їх з планами робочого часу;

- забезпечення делегування завдань відповідно до планів робочого часу менеджера та його підлеглих, створення інтегрованої системи планів робочого часу;

- встановлення норм та нормативів продуктивності праці та вартісного виміру ефективності праці менеджерів;

- встановлення цілей особистісного розвитку із зазначенням тривалості та кроків їх реалізації;

- мотивування до ефективного використання робочого часу та його економії;

- збільшення прибутку підприємства завдяки підвищенню ефективності праці менеджера тощо.

Планування робочого часу менеджера повинно відбуватися самим менеджером під контролем топ-менеджерів підприємства та інших суб'єктів, наділених контрольними повноваженнями. Об'єктами планування робочого часу менеджера є робочий час як провідний об'єкт, додатково - витрати на оплату праці, табель робочого часу, бюджет витрат на оплату праці, діаграма Ганта тощо.

Рис. 1. Організаційно-економічний механізм планування робочого часу менеджера

Примітка: розроблено авторами

Методичне забезпеченням планування робочого часу менеджера базується на сукупності таких методів і інструментів:

1. Аналіз за Парето (Pareto Analysis) або правило 80/20, згідно якого 20 % дій відповідають за 80 % результатів. В основі даного методу покладений аналіз пріоритетності під час планування робочого часу у наступній послідовності: ідентифікація проблеми планування робочого часу та виконання професійних завдань; визначення першопричин кожної проблеми; присвоєння оцінки проблемі та їх ранжування; групування проблем за причинами та ранжування проблем за групами.

2. Pomodoro. Метод Pomodoro створений підприємцем і письменником Франческо Чірілло та базується на часових інтервалах. Кожен інтервал відомий як Pomodoro. Планування робочого часу за даним методом передбачає встановлення таймеру на певний час та фіксування виконання завдання чи його частини, через певний час повторити виконання цього завдання за визначеним інтервалом чергуючи роботу та перерви.

3. Матриця Ейзенхауера (Eisenhower's Matrix). Даний метод розроблений Д. Ейзенхауером на основі військового та керівного досвіду та полягає у плануванні роботи з групуванням завдань у чотири групи: важливі чи неважливі; термінові чи нетермінові. Для забезпечення ефективності роботи менеджера потрібно працювати над терміновими та важливими завданнями, інші можливо відтермінувати та делегувати.

4. Закон Паркінсона (Parkinson's Law) передбаає обмеження запланованого часу для виконання завдань, що стимулює працівників ефективніше та продуктивніше використовувати робочий час. Під час планування робочого часу за таким методом, тривалість роботи можна зменшувати у два рази, тим самим мотивуючи до швидшого виконання завдань.

5. Метод блокування часу (Time Blocking Method) розроблений І. Маском.

В основі планування часу до даним методом покладено розподіл аркушу на дві колонки. Ліворуч визначаються блоки часу для виконання запланованих завдань та буфер часу для коригування часу, праворуч - заплановані завдання.

6. Метод GTD (Gettings Things Done) розроблений Д. Алленом та передбачає виконання п'яти кроків: 1) збирання або складання переліку всіх запланованих справ чи завдань; 2) уточнення або деталізація запланованих справ чи завдань; 3) організація виконання запланованих справ чи завдань з визначенням місця, часу та інших умов; 4) регулярний перегляд запланованих справ чи завдань; 5) виконання запланованих справ чи завдань.

7. SMART-планування передбачає постановку усіх цілей за критеріями SMART-планування. SMART - це відома для менеджерів абревіатура, яка формується за першими літерами та передбачає обґрунтування відповіді на сукупність поставлених типових питань (табл. 1). SMART-планування включає стратегічне, тактичне та поточне планування.

Табл. 1. Особливості SMART-планування

До програмного забезпечення планування робочого часу належать велика чисельність комп'ютерного програмного забезпечення та мобільних додатків для планування часу та виконання додаткових управлінських функцій. За даними міжнародних експертів визначено краще програмне забезпечення планування робочого часу (табл. 2).

Популярністю також користуються такі програмні продукти як Alfred, Asana, Avaza, Basecamp, Bigtime, Bric, Clickup, Clockify, Doodle, Dropbox, Everhour, Evernote, Focus Booster, Focus Keeper, Focus@Will, Forest, Freckle, GoodSync, Google Keep, Harvest, Hubstaff, MindNode, MLO (MyLifeOrganized), Monday.com, Notion, 1Password, Paymo, Pocket, Quire, Rescue Time, SaneBox, Smartsheet, Teamwork Projects, Time Doctor, TIME Planner, Time Tracking Tools, TimeCamp, TimeTree, TMetric, Todoist: To-Do List and Task Manager, Toggl Time Tracker, Tomato Timer, Trello, Wrike та інші.

Основним функціональним завданням програмного забезпечення планування робочого часу є допомога у плануванні та контроль за виконанням запланованих завдань, контроль за ефективністю використання робочого часу, формування рахунків на оплату відпрацьованого часу, а також вистежування часу, проведений на різних веб-сайтах і соціальних мережах (Hubstaff).

Висновки. Таким чином, для забезпечення ефективності індивідуальної праці менеджера, його особистісного розвитку в умовах нестабільності зовнішнього та внутрішнього середовища при прийнятті управлінських рішень доцільно застосовувати планування робочого часу менеджера.

Табл. 2.

Програмне забезпечення планування та управління робочим часом

Завданнями планування робочого часу менеджера є оптимізація процедури прийняття рішень та узгодження їх з планами робочого часу; забезпечення делегування завдань відповідно до планів робочого часу менеджера та його підлеглих, встановлення цілей особистісного розвитку із зазначенням тривалості та кроків їх реалізації, мотивування до ефективного використання робочого часу та його економії тощо. Забезпечення ефективності індивідуальної праці менеджера можливе в умовах створення інтегрованої системи планів робочого часу, що вимагає застосування дієвих інструментів та методів планування робочого часу.

Література: