Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

1.1 Понятие и значение документооборота кадровой службы

1.2 Особенности работы с документами в государственном учреждении на примере администрации района

2. Оценка и анализ системы кадровой документации государственной организации

2.1 Анализ деятельности кадровой службы государственного учреждения

2.2 Проблемы кадровой работы на государственной службе

Введение

Актуальность темы исследования обусловлена современным этапом развития государственного управления в России, быстрым развитием и автоматизацией делопроизводства, характеризуется возросшей потребностью в профессиональных мобильных специалистах, способных успешно выполнить все требования в изменяющихся социально-экономических условиях.

Цель исследования состоит в анализе системы кадровой документации государственной организации

Объектом исследования является система кадровой документации в государственной организации.

Предметом исследования является комплексный анализ нормативно-правовых актов, связанных с кадровой документацией.

Для достижения поставленной цели необходимо выполнить следующие задачи:

1. Дать понятие документооборота кадровой службы;

2.Проанализировать особенности работы с документами в государственном учреждении на примере администрации района;

3.Сделать анализ деятельности кадровой службы государственного учреждения;

4.Определить проблемы кадровой работы на государственной службе.

Базой исследования служит государственные учреждения.

Деятельность с разными типами профессиональных бумаг представляется одной с ключевых функций отделов кадров и служб по персоналу в организации. Учреждение кадрового документооборота представляется довольно значимым и отвечающим фактором деятельности государственного учреждения. Условия к документообороту в кадровом учете досконально изображены в действующем российском законодательстве, так как, к примеру, управленческие записи в документах согласно кадровому учету обладают непосредственной связью с начислением заработной платы. Вследствие этого сохранение системы в кадровом учете один с главных прямых обязанностей государственного учреждения.

1. Теоретические основы документооборота кадровой службы государственного учреждения

1.1 Понятие и значение документооборота кадровой службы

Кадровая документация - это комплект документов, которые регламентируют трудовые и связанные с ними отношения между работником и работодателем.

Любой работодатель в процессе деятельности сталкивается с оформлением, ведением и хранением кадровой документации.

К кадровой документации предъявляются особые требования. Это связано с тем, что КД фиксирует важнейшую сферу человеческой деятельности - труд, сопровождает человека всю жизнь, является основной для приема на ту или иную должность, начисления пенсии, награждений и т.д. От добросовестности, внимания сотрудников кадровых служб зависит очень много. Можно сказать, что значение КД выходит далеко за рамки интересов каждой конкретной организации и носит социальный характер. Именно поэтому ведение кадровой документации является не только внутренним делом организации: кадровая документация проверяется органами федеральной инспекции труда.

Значение кадровой документации определяется следующими факторами:

- кадровая документация содержит социальную информацию, роль которой велика в жизни общества и каждого отдельного человека;

- кадровая документация документирует правовые отношения работника и работодателя и тем самым придает юридическую силу этим отношениям;

- кадровая документация является основанием для защиты интересов как работника, так и работодателя.

Итак, кадровое делопроизводство - это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление.

Движение персонала - одна из базисных категорий управления персоналом, под которой, как правило, понимают:

ѕ прием на работу;

ѕ перевод на другую работу;

ѕ предоставление отпуска;

ѕ увольнение.

Документальное оформление кадровых процедур - неотъемлемая обязанность любого работодателя независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы.

Ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить сразу несколько задач:

Документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретного работодателя.

Построить стройную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам управления. Это удобной инструмент, с помощью которого можно выстроить и закрепить документально единые принципы корпоративных отношений.

Регламентировать взаимоотношения работника и работодателя. Введение кадровых документов позволяет добиться «баланса интересов» работодателя и работников путем четкой регламентации: чем конкретно должен заниматься каждый работник (например, в должностных инструкциях) и каковы функции работодателя.

Создать организационно-правовые основы трудовых отношений, как для работников, так и для работодателя. С одной стороны кадровые документы поддерживают интересы работодателя, а с другой - направляют его для недопущения игнорирования требований трудового законодательства. Наличие грамотно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора.

Разрешить трудовые споры. Очень часто от качества оформления кадровых документов зависит успех позиции работодателя при возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам. Так, например, Судебная коллегия по гражданским делам Верховного Суда Российской Федерации в своем Определении от 13 апреля 2004 года по делу №35-Г04-5 [1] признало решение областного суда о восстановлении истицы на работе, об оплате времени вынужденного прогула и компенсации морального вреда правомерным. Увольнение истицы было признано не законным. Поскольку доказательств того, что истице вменялись обязанности по работе со сведениями, составляющими государственную тайну, ответчиком - организацией представлено не было. Исход дела мог быть другим, если бы организация при приеме на работу документально закрепила такую обязанность для работника в тексте трудового договора или должностной инструкции. документооборот кадровый государственный

Однако, это далеко не все. Основной смысл кадровой документации - в придании большей прозрачности трудовому процессу. Вся система кадровой документации устанавливает определенные «правила игры», при соблюдении которых сотрудники чувствуют стабильность, а администрация значительно повышает управляемость персонала. Нельзя не признать, что максимально точная регламентация круга прав и обязанностей отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.

В процессе возникновения и документального оформления трудовых отношений образуется множество документов под обобщающим названием «кадровая документация».

В специальной литературе комплекс кадровых документов систематизируется по различным признакам.

В реальности состав кадровых документов может быть значительно шире или может быть приспособлен к специфике труда у конкретного работодателя.

Типовые формы некоторых документов и в целом порядок ведения кадрового делопроизводства определяется работодателем самостоятельно в рамках локального нормотворчества с учетом требований действующего законодательства, масштабов и специфики организации труда.

Нормативная и нормативно-справочная документация по вопросам ведения кадрового делопроизводства регламентирует единообразную практику применения норм права и является правовой основой ведения кадрового делопроизводства. Грамотная постановка и ведение кадрового делопроизводства не мыслимы без знания и изучения нормативных документов в этой сфере. Знание нормативной и нормативно-справочной документации по вопросам ведения кадрового делопроизводства позволяет решить следующие задачи:

ѕ правильно оформить документы в соответствии с требованиями действующего законодательства, придав им юридическую силу;

ѕ обеспечить хранение и оперативное использование документов в текущей деятельности;

ѕ предотвратить негативные последствия для своих работников, возможные в случае нарушения правил ведения кадровых документов, а для работодателя в данном случае - избежать ответственности, установленной действующим законодательством;

ѕ предотвратить возможность несанкционированного использования информации.

Нормативная и нормативно-справочная документация издается различными органами власти, субъекты Российской Федерации издают акты, не противоречащие нормам федерального законодательства, работодатели издают локальные нормативные акты в рамках полномочий, предоставленных им трудовым законодательством.

Основным законодательным актом, которым руководствуется в своей работе кадровая служба, является ТК РФ.

Трудовой кодекс Российской Федерации устанавливает необходимость документирования трудовых правоотношений:

ѕ трудовой договор должен быть заключен в письменной форме (статья 67 ТК РФ) [2];

ѕ прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, с которым работник знакомится под роспись (статья 68 ТК РФ) [3];

ѕ на всех работников ведутся трудовые книжки (статья 66 ТК РФ [4]);

ѕ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое) (статья 62 ТК РФ [5]);

ѕ обязательное издание приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания (статья 193 ТК РФ [6]);

ѕ прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя (статья 84.1. ТК РФ [7]).

ТК РФ регламентирует не только отношения работника и работодателя, но и правила документирования этих отношений. В основном состав кадровой документации определяется статьями Трудового кодекса РФ, в которых установлены случаи и порядок составления документов. Но одного ТК РФ недостаточно для правильной организации работы кадровой службы. Вопросы труда, нормы трудового права (и правила документирования этих норм) отражены также и в иных федеральных законах и нормативно-методических документах.

Важнейшим является Федеральный закон от 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» [8]. В законе рассматриваются вопросы, посвященные персональным данным и их защите, подробно определяется порядок сбора персональных данных и работы с ними, обязательность предоставления информации государственным органам.

1.2 Особенности работы с документами в государственном учреждении на примере администрации района

Передвижение документов в Администрации района с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки называется внутренним документооборотом. Процедура прохождения документов и работа с ними в Администрации района основывается инструкцией по делопроизводству, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями работникам. При применении в администрации района электронного документооборота разрабатываются этапы движения документов. Использование этапов позволяет определить последовательность операций, производимых с документом, и путь его движения на начальном этапе подготовки проекта или при поступлении документа в администрацию города. Доставление документации в Администрацию района осуществляется, в основном, средствами почтовой и электрической связи. С помощью почтовой связи в администрацию города доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. По каналам электрической связи поступают телеграммы (телетай пограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте. Когда документ приходит на бумажном носителе, то прежде чем они доставляются исполнителям, они проходят первичную обработку, предварительный этап рассмотрения документа, затем его регистрация. Приемка и первичная обработка документации осуществляется работником канцелярии - главным специалистом экспертом. Конверты с документами вскрывают (за исключением конвертов с пометкой "Лично"), проверяют правильность доставки и целостность упаковки принимаемых документов. После проверки документа проставляется регистрационный штамп. Документы, адресованные главе администрации, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются, затем направляются главе администрации или в соответствующее подразделение. Предварительный этап рассмотрения документов используется с целью распределения прибывших документов на требующие обязательного рассмотрения главой администрации в срочном порядке и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Без предварительного рассмотрения перемещаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или ответственным лицам. После рассмотрения главой администрации документы возвращаются в канцелярию, где они в свою очередь в регистрационно-контрольную форму привносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение должностным лицам. Оригинал документа, исполняющийся несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, другим исполнителям передаются его копии. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение главе администрации и исполнение. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале и оперативно передается должностному лицу, которому она адресована. Поступающие оригиналы документов с электронной копией должны иметь сопроводительное письмо. Текст копии на магнитном носителе должен соответствовать тексту оригинала. Документы, отправляемые администрацией района, передаются почтовой и электрической связью. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется канцелярией администрации города в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221 [10]. Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса или указанием на рассылку. Они должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Виды документов, информация которых передается по каналам электрической связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату определяются инструкцией по делопроизводству администрации города с учетом функционирующих в администрации технических средств. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых, а на этапе исполнения - поступающих документов. Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в юридическую службу для проверки соответствия их содержания действующему законодательству, а затем - в управление делами, где осуществляет контроль за правильностью их оформления. Оформленные документы передаются на подпись главе администрации или его заместителям в соответствии с распределением обязанностей. Копии подписанных главой администрации распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы. Обмен документами между структурными подразделениями осуществляется через секретарей структурных подразделений или лиц, ответственных за делопроизводство. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационно-контрольных формах. Электронная почта - один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями как внутри администрации города, так и между организациями, имеющими соответствующие технические и программные средства. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях при наличии определенной специфики в процессе исполнения. Отправитель электронного сообщения запускает почту, открывает создать сообщение и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки, вкладывает вложение, если таковые имеются. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем рассылки. Каждому пользователю в электронной почте присваивается персональный почтовый ящик, которому присваивается индивидуальный код пользователя, сам процесс обмена электронными сообщениями происходит через эти почтовые ящики. При наличии электронной почты документы обрабатываются, фиксируются и регистрируются автоматически. Отправителю необходимо поставить отметку "соответствует оригиналу". При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями: объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов; документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой, подписанной руководителем подразделения, которые хранятся в течение года; ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения; факсограмма на иностранном языке отправляется при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму; подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы (приложение 6); подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки; поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы (приложение 7) без проставления регистрационного штампа и передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится по регистрационно-контрольной форме по месту регистрации документов. Результаты учета обобщаются в канцелярии и представляются главе администрации. За единицу учета количества документов принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно в машинописном бюро, службе автоматизированной подготовки документов. Учет количества документов может проводиться по администрации города в целом или по отдельным подразделениям. Поступающие и внутренние документы подсчитываются отдельно. Итоговые данные подсчета представляются главе администрации в табличной форме. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Регистрируются все документы, требующие учета, исполнения, контроля и использования в справочных целях. Регистрируются документации, поступающие из других организаций и от граждан, а также внутренние и отправляемые независимо от способа их доставки, передачи или создания. Они регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. Регистрируются документы в зависимости от вида документа, ответственного исполнителя и содержания. К примеру, раздельно проходят регистрацию постановления главы администрации по и главной деятельности, положения и обращения по личному составу, служебная записка, обращения граждан в Администрацию. Фиксация поступивших и отправляемых документов производится в отделе кадровой и муниципальной службы. Документации, осуществляющиеся по управлениям непосредственной деятельности администрации города, могут регистрироваться в структурных подразделениях, а передача или принятие по каналам факсимильной связи, проходят регистрацию в канцелярии или в структурных подразделениях, занимающихся непосредственной приемкоц и передачей. Документы регистрируются в традиционных или электронных карточках, журналах. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга. Документы, необходимые при приеме на работу для муниципальных служащих представлены в приложение А. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

ѕ наименование организации (автора или корреспондента);

ѕ наименование вида документа;

ѕ дата и регистрационный номер документа;

ѕ дата и индекс поступления;

ѕ заголовок к тексту (краткое содержание документа);

ѕ резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

ѕ срок исполнения документа;

ѕ отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Структура обязательных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может поддополняться другими реквизитами.

К ним относятся:

ѕ гриф ограничения доступа к документу;

ѕ внутренняя переадресация документов по исполнителям;

ѕ код по тематическому классификатору, ключевые слова;

ѕ количество листов документа;

ѕ наличие приложений;

ѕ должностное лицо, поставившее документ на контроль;

ѕ промежуточные сроки исполнения;

ѕ перенос сроков исполнения;

ѕ срок хранения документа;

ѕ статус документа (проект, версия);

ѕ вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

Регистрация документов-ответов происходит в соответствии регистрационно-контрольных карточках. На тот документ, который приходит ответ, к документу - ответу присваивается порядковый номер - входящий документ. В Администрации Октябрьского района города Екатеринбурга применяется децентрализованная система регистрации:

· корреспонденция администрации города, постановления, распоряжения, письма главы администрации;

· в отделе делопроизводства, поручения главы администрации;

· в отделе контроля, обращения граждан;

· в отделе по организации личного приема и работы с обращениями граждан, документация структурных подразделений;

· в структурных подразделениях.

Когда регистрируются документы, к ним применяется электронная форма (вместе с тем помимо электронной формы, информация о регистрирующихся документах фиксируется на бумажном носителе - в журнальной или карточно-регистрационной форме). В соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 [11] в системе управления документами их движение и использование необходимо контролировать для того, чтобы обеспечивать поиск документов, предотвращать случаи их утраты, выявлять случаи невыполнения обязательных действий, вести мониторинг использования системы управления документами в целях сохранения и защиты содержащейся в ней информации, а также в целях сохранения записей о произведенных с документами операциях. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 выделяет два вида контроля: контроль действий и контроль местонахождения документа. Контроль действий в системе управления документами применяется для процессов, в которых действия ограничены временными рамками (сроками), устанавливаемыми организацией или для организация. Контроль всех выполняемых действий может эффективно применяться только в том случае, если документ зарегистрирован в системе управления документами прежде, чем он будет направлен исполнителям. Контроль местонахождения документа применяется в случаях, когда документ выдается сотрудникам для использования в работе, изымается из системы для уничтожения или передачи на архивное хранение. В ходе контроля местонахождения отслеживаются факты выдачи документов сотрудникам, передачи их между работниками или подразделениями, даты перемещений документа и возврата документов на место их расположения или хранения. В традиционно сложившейся у нас системе документационного обеспечения управления применяются оба видя контроля. В процессе исполнения документа особое значение имеет контроль за исполнением документа, относящийся, в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, к контролю действий, поскольку основывается на отслеживании сроков исполнения, или, иначе говоря, действий, ограниченных временными параметрами. Система контроля исполнения документов позволяет обеспечить своевременное и качественное выполнение поручений, содержащихся в документах, получить аналитическую информацию, необходимую для оценки деятельности подразделений и отдельных исполнителей. Исполнение и контроль включает в себя постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей структурных подразделений в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

Этапы контроля исполнения документов.

Контроль исполнения документации осуществляется в несколько этапов:

ѕ постановка документов на контроль;

ѕ проверка своевременности доведения документов до исполнителей;

ѕ предварительная проверка и регулирование хода исполнения;

ѕ снятие документа с контроля;

ѕ направление исполненного документа в дело;

ѕ учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов;

ѕ информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, перечень которых утверждается главой администрации. При постановке документа на контроль в правом верхнем углу документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль". Контроль исполнения обеспечивает глава администрации и по его поручению - канцелярия и отдел кадров, они осуществляет учет контролируемых документов, а также хода и состояния их исполнения. Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют руководители структурных подразделений администрации города. Исполнение документов и их контроль может осуществляться с помощью автоматизированной информационной системы (базы данных), электронного журнала (таблицы Excel), используемых одновременно для регистрации и контроля, или регистрационно-контрольных карточек, составляющих контрольно-справочную картотеку. Вести контроль исполнения документов по журналу на бумажном носителе (журналу регистрации входящих документов) задача очень трудоемкая и неэффективная, поэтому сейчас контроль ведется в системе электронного документооборота. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, указы и распоряжения Президента Чувашской Республики, поручения Президента, постановления и распоряжения Кабинета Министров, поручения Кабинета Министров, постановления и распоряжения главы администрации города и др.). Сроки исполнения тех или иных документов исчисляются в календарных днях, поступивших из органов государственной власти и внутренних - с даты утверждения документа, поступивших из органов исполнительной власти, организаций и обращений граждан, не посредственно с даты их поступления. Сроки исполнения документов определяются главой администрации исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

ь с конкретной датой исполнения

ѕ в указанный срок; без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "Срочно" - от 1 до 3 дней; имеющие пометку "Оперативно" - 10 дней, остальные - в срок не более 1 месяца; по запросам депутатов - 25 - 30 дней со дня получения; по обращениям граждан, поступившим в администрацию района и требующим дополнительного изучения и проверки, - до 1 месяца со дня их регистрации, по остальным обращениям - 15 дней. Дата исполнения указывается в резолюции главы администрации и фиксируется в регистрационно-контрольной форме. Если необходимо изменить срок исполнения документа, то исполнитель, который несет за это ответственность, представляет просьбу на имя главы администрации о продлении срока. Это необходимо сделать как минимум за 3 дня до истечения назначенного срока. Поручения срочные и оперативные продлению не подлежат. Как только происходят изменения в сроках исполнения документов исполнитель заранее информирует отдел кадровой и муниципальной службы для внесения вновь признанных изменений в регистрационно-контрольную форму (срок, дата, подпись). Если срок исполнения документа небольшой, отдел кадровой и муниципальной службы информирует исполнителя за 3-5 дней о приближении времени исполнения необходимого документа. Как правило напоминание проходит в виде телефонного звонка, либо в виде письма по электронной почте. 29 Останавливать исполнение документов, либо же отменять их может вправе только администрация района и вышестоящие органы. В случае если сотрудник уходит в отпуск, отправляется в командировку, берет больничный, увольняется или переходит в новый отдел в администрации, он, согласовав с главой администрации, обязан передать другому работнику все документы, которые были под его наблюдением и контролем. При отправке документа в другую организацию на исполнение совместно с документом отправляются два экземпляра регистрационной карточки. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержанием исполнения. Проверка и контроль хода исполнения осуществляется вплоть до истечения сроков исполнения документов в следующем порядке: - задания последующих лет - не реже одного раза в год; - задания последующих месяцев текущего года - один раз в месяц; - задания текущего месяца - каждые 10 дней и за 6 дней по окончанию срока. Вся нужная информация ответственным исполнителям и информация фиксируется в регистрационно-контрольной карточке. Снятие документа с контроля совершает глава администрации или, по его поручению, отдел кадровой и муниципальной службы. Снятие документа с контроля фиксируется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело, в которую входят: - минимальные сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; - отметка "В дело", номер дела, в котором будет происходить хранение документа; - дата; - подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором произошло исполнение документа. 30 Документ будет считаться исполненным и будет снят с контроля ответственного лица только после фактически выполненных поручений по делу, подтверждения на документе исполнения и вынесение результатов заинтересованным организациям и должностным лицам. Непосредственно на документе и в регистрационно-контрольной картотеке ставится отметка об исполнении, подпись ответственного лица, подтверждающего исполнение, далее именуемый - ответственный исполнитель, дата. Управление делами на основании ежемесячных справок, получаемых от структурных подразделений, не реже одного раза в месяц готовит сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в администрации района и подведомственной сети, с которыми знакомит главу администрации.

2. Оценка и анализ системы кадровой документации государственной организации

2.1 Анализ деятельности кадровой службы государственного учреждения

Эффективность управления кадрами в современных условиях в значительной степени зависит от уровня корпоративной культуры в коллективе. Организация работы с кадрами определена нормами Трудового кодекса, в соответствие с которыми строится система кадрового делопроизводства любого предприятия или учреждения. Качество и культура работы трудового коллектива во многом определяются слаженностью и четкостью организации и устройства кадрового делопроизводства. Поэтому совершенствование методов работы с документами, налаженность документооборота, а также грамотное оформление деловой документации являются залогом своевременного получения руководителями и служащими достоверной рабочей информации, способствуют оперативности осуществления функций коллектива. В конечном итоге, таким путем достигается принятие верных управленческих решений и повышение эффективности действий коллектива в целом. Особое внимание к качеству составляемых документов требует система кадрового делопроизводства, что объясняется непосредственной зависимостью успешной деятельности любого трудового коллектива от степени организации и регулирования кадровой работы. В деле повышения эффективности А 30 работы с кадрами особую актуальность получают анализ и оценка состояния кадрового делопроизводства в учреждении. Совокупность процессов составления и оформления кадровой документации государственного учреждения строится и регламентируется соответствующими законодательными актами и нормативными документами. Широкий круг документов по личному составу и деловых бумаг самой кадровой службы представляет, в целом, комплекс кадровой документации. В ее состав включаются персональные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические сведения, руководящие и распорядительные документы. Кадровое делопроизводство представляет собой деятельность, охватывающую разнообразные аспекты документирования и организации работы с документами, касающиеся работы с личным составом учреждения или предприятия. Перечень делопроизводства состоит из документов, регулирующих вопросы принятия, перевода, освобождения, учета работников и другие составляющие процедуры повседневной работы с персоналом. Самостоятельную группу учреждений представляют собой органы государственной власти и управления, которые обособленны по признаку своей профессиональной деятельности и обладают довольно четко определенными целями и задачами. Особая значимость деятельности государственных органов, их важная роль в жизни общества определяет и специфику кадрового делопроизводства в структуре государственных учреждений. Деятельность кадровой службы в государственном органе, составляющем неотъемлемую часть такого важного и крайне ответственного направления в жизни общества, направлена на организацию работы с документами, обеспечивающими трудовые правоотношения персонала и руководства внутри самих властных и исполнительных органов.

2.2 Проблемы кадровой работы на государственной службе

Управление персоналом является главной, приоритетной функцией руководителя и кадровой службы любой организации. Эффективное управление персоналом способствует повышению общей эффективности государственного органа.

Если работа кадровой службы поставлена хорошо, то в трудовом коллективе снижается конфликтность, текучесть кадров, растет мотивация служащих, происходит их личностное и профессиональное развитие. Кроме того, кадровый состав работников должен обновляться планомерно, г.е. на каждую освобождающуюся должность заблаговременно должен существовать кадровый резерв, должны быть налажены отношения с профильными вузами в части профориентации выпускников для работы в организации. Важно не допускать разрыва в стаже работников организации, чтобы в ней одновременно работали сотрудники всех трудоспособных возрастов.

Такие коллективы обладают наибольшим потенциалом для развития и устойчивостью по сравнению с коллективами, в которых наблюдается диспропорция в сторону одного возраста или имеются группы работников, полярные по своему возрасту и стажу. Долгое время средний возраст работников государственной службы был высоким, так как молодежь и люди среднего возраста были на ней мало представлены. В ряде ведомств преобладали служащие предпенсионного или пенсионного возраста. В 2000-е гг. эту тенденцию удалось преодолеть. Однако важно в будущем уделять внимание профессиональной и психологической адаптации молодежи, приходящей на госслужбу, чтобы она делала выбор в пользу долговременной работы в государственных органах.

В качестве основных системных проблем кадровой работы на современной государственной службе следует отметить низкий уровень ее профессионализации. Большое число работников кадровых служб не являются специалистами по управлению персоналом, по психологии, социологии труда или юристами по трудовому праву. Они получают профильные знания, уже находясь на должности, т.е. в порядке дополнительного образования.

Кадровые службы относятся к так называемым обеспечивающим подразделениям государственных органов, и на них зачастую не распространяются разрабатываемые системы премирования за результативную работу. Ввиду этого многие кадровые работники демонстрируют невысокую мотивацию к саморазвитию.

В большинстве государственных органов сохраняется отношение к кадровой работе как к второстепенному направлению. Ввиду этого функции кадровых служб сводятся к кадровому делопроизводству. В конкурсных и аттестационных комиссиях кадровый работник исполняет функции секретаря, от него не требуется специальных знаний и навыков применения кадровых технологий. Кадровые решения принимаются руководителем без обсуждения с кадровой службой. Государственные органы не имеют своей кадровой стратегии. Все это способствует тому, что в них сохраняется формальное отношение к кадровой работе. Учитывая то, что сегодня, в отличие от советского времени, государственная служба функционирует в условиях свободной конкуренции на рынке труда, такое отношение к кадровой работе приводит к тому, что госслужба проигрывает частному сектору в борьбе за таланты. Государственным органам не только не удается привлечь к себе лучших работников, но и удержать тех, кто работает. Молодежь, получив в государственных органах опыт работы после окончания вуза, часто через несколько лет переходит в бизнес-структуры.

Это свидетельствует о необходимости изменения отношения к кадровой работе в системе государственной службы. Требуется повысить статус кадровых служб, централизовать руководство ими; создать учреждения для системного применения современных кадровых технологий; расширить взаимодействие с профессиональными кадровыми агентствами; проводить проактивный поиск кандидатов на рынке труда с использованием ресурсов общего доступа; развивать технологии адаптации персонала, стимулирования организационной культуры в государственных органах. Кадровые органы призваны активно участвовать в проектировании организационно-штатной структуры, разработке должностных регламентов и планов профессионального развития служащих, внедрении систем мотивации и стимулирования. Эти мероприятия должны быть реализованы в ходе нового этапа реформирования госслужбы.

Заключение

Таким образом, кадровая документация - это комплект документов, которые регламентируют трудовые и связанные с ними отношения между работником и работодателем.

Любой работодатель в процессе деятельности сталкивается с оформлением, ведением и хранением кадровой документации.

К кадровой документации предъявляются особые требования. Это связано с тем, что КД фиксирует важнейшую сферу человеческой деятельности - труд, сопровождает человека всю жизнь, является основной для приема на ту или иную должность, начисления пенсии, награждений и т.д.

Деятельность кадровой службы в государственном органе, составляющем неотъемлемую часть такого важного и крайне ответственного направления в жизни общества, направлена на организацию работы с документами, обеспечивающими трудовые правоотношения персонала и руководства внутри самих властных и исполнительных органов .

В качестве основных системных проблем кадровой работы на современной государственной службе следует отметить низкий уровень ее профессионализации. Большое число работников кадровых служб не являются специалистами по управлению персоналом, по психологии, социологии труда или юристами по трудовому праву. Они получают профильные знания, уже находясь на должности, т.е. в порядке дополнительного образования.

Список используемых источников и литературы

1. Анзорова С.П., Федорчукова С.Г. Организация труда государственных и муниципальных служащих: Учеб. пособие для студ. вузов. Москва: Альфа-М, Инфра-М, 2014.

2. Баракина С.О. Организация процесса подготовки и передачи на архивное хранение документов учреждений различных форм собственности / Л.К. Баталина // Секретарское дело. №3, 2012.

3. Бомелова Е.Д. Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем // Делопроизводство №1, 2012.

4. Бомылева У.К. и Кузьков А.А. Проблемы ведения номенклатуры дел и их пути решения. 2013.

5. Быкова И.А., Кузнецова Т.В., Санкина Л.В. Документационное обеспечение управления: Делопроизводство: Учеб. пособие для студ. вузов. 2-е изд., перераб., доп. Москва: Инфра-М, 2014.

6. Варламова, Л.Н. Новый стандарт в области делопроизводства / Л.Н. Варламова // Секретарь-референт. №6, 2011.

Размещено на Allbest.ru