Самоорганизация менеджеров как инструмент повышения личной эффективности в индустрии гостеприимства

Размещено на http://www.allbest.ru/

САМООРГАНИЗАЦИЯ МЕНЕДЖЕРОВ КАК ИНСТРУМЕНТ ПОВЫШЕНИЯ ЛИЧНОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ В ИНДУСТРИИ ГОСТЕПРИИМСТВА

Бронникова Евгения Михайловна, старший преподаватель кафедры менеджмента на предприятиях туризма и гостиничного хозяйства,

Институт туризма и гостеприимства (г. Москва) (филиал) ФГБОУ ВПО «Российский государственный университет туризма и сервиса», Москва, Российская Федерация

Умение самоорганизовываться является залогом успешной работы менеджеров индустрии гостеприимства, а значит, обеспечивает личную эффективность менеджера и способствует достижению целей организации. В работе руководителя особое внимание необходимо уделять самоорганизации, т.к. она является основой, на базе которой может быть сформировано умение организовывать других людей, управлять ими. В этой связи возникает необходимость в самоорганизации как инструменте повышения личной эффективности. Процесс самоорганизации является необходимым условием успешной работы как менеджера, так и предприятия в целом.

Ключевые слова: самоорганизация, планирование, цель, индустрия гостеприимства, менеджер, личная эффективность, самоменеджмент.

SELF- ORGANIZATION AS THE TOOL FOR ACHIEVING GOALS FOR MANAGERS OF THE HOSPITALITY INDUSTRY

Bronnikova E.M. Senior Lecturer of "Management of tourism and hotel enterprises

Institute of Tourism and Hospitality (Moscow) (Branch)"Russian State University of Tourism and Service"Moscow, Russia

The ability of self-organizing is the key factor of the successful management of the hospitality industry, and thus, provides the personal manager efficiency and achieves the goals of the organization. Special attention should be given to the self-organization by the heads as it is the foundation on the basis of which the ability to organize other people and to manage them can be formed. This raises the need for self-organization as a tool to improve personal effectiveness. The process of self-organization is a prerequisite for success both of a manager and the company in general.

Keywords: self-organization, planning, purpose, hospitality manager, personal effectiveness, self-management

Самоменеджмент - система взаимосвязанных мероприятий по управлению собой и своим временем (управление временем, управление финансами, управление коммуникациями, управление рабочим пространством - организация рабочего места). Наглядно можно представить систему самоменеджмента в виде пирамиды (рисунок 1).

Рисунок 1 - Пирамида самоменеджмента [4]

Самоорганизация к достижению целей является одним из элементов самоменеджмента. Самоорганизация является залогом успешной работы менеджера, а значит, обеспечивает личную эффективность менеджера. В работе руководителя особое внимание необходимо уделять самоорганизации, т.к. она является основой, на базе которой может быть сформировано умение организовывать других людей, управлять ими [4, c. 315].

Специфика гостиничных предприятий состоит в том, что проблемные вопросы, возникающие в процессе деятельности предприятия, особенно в отношении обслуживания клиентов, должны быть быстро решены. Важной особенностью гостиничных услуг, является широкое участие персонала гостиницы в производственном процессе. Человеческий фактор оказывает сильное влияние на неоднородность, изменчивость качества услуг [7].

В гостинице работают сотрудники различных специальностей и уровня квалификации. При этом услуга, оказываемая клиенту, требует кооперации нескольких служб и, следовательно, участия сотрудников различных функциональных служб гостиничного предприятия. В этой связи возрастает важность взаимодействия различных служб и специалистов, координация действий которых должна строиться с ориентацией на оперативное решение проблем клиента. Клиент зачастую высказывает претензии службе приема и размещения, но проблема может находиться в сфере деятельности другой службы предприятия, в частности, если недовольство вызвано качеством уборки номера, решение проблемы лежит в сфере деятельности службы номерного фонда, непосредственно не подчиняющейся службе приема и размещения. В этой связи зачастую возникает необходимость быстрого решения текущих вопросов, что требует от менеджеров навыков самоорганизации.

Самоорганизация - способность планировать и организовывать действия, ведущие к достижению поставленной цели [9]. Самоорганизация предполагает:

- достижение результата при привлечении минимального количества ресурсов как временных, материальных, так и человеческих;

- рациональную организацию рабочего и личного времени;

- грамотное планирование с учетом корректной расстановки приоритетов [11].

Перечисленные этапы представляют собой алгоритм действий, направленных на достижение конкретной цели [1]. Можно представить следующую схему самоорганизации менеджера индустрии гостеприимства (рисунок 2).

Первым этапом является целеполагание, т.е. определение, чего конкретно необходимо достичь. Данная методика обеспечит дифференциацию целей, а также поможет найти рациональные пути их достижения. Цели должны быть измеримыми, ориентированными во времени, направленными на результат, конкретными и достижимыми, т.е. должны формулироваться в соответствии со SMART-принципом [4].

Рисунок 2 - Процесс самоорганизации менеджера в индустрии гостеприимства

Согласно этому принципу цель должна отвечать следующим требованиям: быть конкретной (specific), измеримой (measurable), достижимой (achievable), уместной, относящейся к делу (relevant) и ограниченной во времени (time-bound) [4].

Таблица 1 - Требования, предъявляемые к целям

В случае постановки цели перед подчиненными менеджер может использовать принцип SMARTER, дополненный двумя пунктами, позволяющими повысить вероятность достижения цели: оценка, обратная связь (evaluate), пересмотр (review) [9].

В частности, к профессиональным целям, которые могут быть сформулированы менеджером индустрии гостеприимства, можно отнести цели по увеличению загрузки гостиницы в низкий сезон до 60%.

Ключевым и отличительным элементом системы является визуализация успеха. Визуализация успеха выясняет состояние (предмет), которое будет получено по достижении цели. Принципиально отличие от целеполагания заключается в том, что данный этап детализирует поставленную цель, ориентирует и мотивирует, т.к. помогает сфокусироваться на состоянии или предмете, которое будет обретено уже после достижения цели. Визуализация успеха отвечает за мотивацию достижения, т.к. довести до завершения удается только тот проект, смысл которого ясен. Данный этап предполагает ответ на вопрос «зачем?», т.е. отвечает за выяснение смысла и причин постановки данной цели. Можно сказать, что данный этап предполагает следующие действия:

- выяснение причин постановки конкретной цели (зачем нужно достичь данной цели?);

- видение успеха;

- мотивация;

- прояснение условий для реализации цели.

Для мобилизации ресурсов необходимо иметь видение успеха: как он будет выглядеть, как он будет звучать. То есть выявление того, что будет представлять собой реализация цели, эффект, выгоды. Применительно индустрии гостеприимства, руководитель должен понимать, насколько предприятие может увеличить прибыль и загрузку, сколько новых сотрудников нанять и прочее.

Часто при целеполагании и последующем планировании действий по достижению цели блок «визуализация успеха» опускается, что в итоге приводит к бессистемному планированию и организации процесса достижения цели. Видение результата предполагает поэтапное представление выполнения работы, построение цепочки действий. Менеджер планирует, кому и что поручить, с какими контрагентами необходимо заключить договора, на каких условиях, примерно представляет личностный профиль необходимых сотрудников и прочее. Этот метод дает возможность выявить узкие места, составить список проблем, которые могут возникнуть при реализации цели [1].

Следующим этапом является планирование действий по достижению цели. Планирование действий по достижению цели предполагает сбор идей, способных привести к желаемому результату. На данном этапе происходит максимальный набор идей. Для эффективного протекания данной стадии следует придерживаться некоторых правил:

- избегание критики вновь приходящих идей;

- ориентация на количество выдвигаемых идей;

- фиксирование всех мыслей;

- отказ от анализа и организации идей.

Соблюдение данных правил обеспечивает максимальную эффективность реализации планирования действии по достижению поставленной цели. Также полезно предположить, какой результат не должен быть достигнут. Такая методика помогает не отклоняться от цели планирования. Менеджер в индустрии гостеприимства акцентирует внимание на количестве способов достижения цели, например, при наборе новых кадров службы гостиничного предприятия рассматриваются различные варианты привлечения кадров: через знакомых, через Интернет, с помощью кадровых агентств и прочее.

Организация действий предполагает идентификацию составляющих и подкомпонентов, согласование действий по приоритетности, а также группировку их по сценариям.

Можно сказать, что данный этап включает в себя следующую последовательность действий:

- определение значимых идей;

- систематизация идей;

- расстановка приоритетов;

- детализация действий;

- распределение ответственности [1].

Данный этап предполагает использование различных инструментов планирования, начиная с карандаша и бумаги, заканчивая специализированным программным обеспечением: MSOutlook, «Босс Органайзер», «InstantBusinessNetwork», «ELMA» и др. Также на данном этапе следует заняться делегированием и распределением ответственности, выделить команду специалистов, участвующую в реализации данного плана. Менеджеру необходимо закрепить ответственность, в частности, программный комплекс «Босс Органайзер» предоставляет возможность делегировать полномочия, отмечать, что и кому поручено с целью последующего проведения контролирующих действий [8]. «ELMA» - программное обеспечение, имеющее своей целью координировать деятельность сотрудников внутри отдела, оповещать о проводимых совещаниях и прочее [4].

Выбор следующего действия - это переход от планирования к реализации плана. Данный этап предполагает распределение и перераспределение необходимых ресурсов: временных, человеческих, организационных и прочих.

Контроль предполагает установление отклонений от предусмотренных величин [2]. То есть на данном этапе руководитель анализирует полученный план действий, проектирует результат, к которому его реализация приведет, и сверяет с видением желаемого результата, предшествовавшего процессу планирования. Выявленные отклонения требуют корректирующих действий [2].

Корректировка пронизывает весь процесс самоорганизации, направленный на достижение цели, так как при переходе к последующему этапу зачастую приходится подниматься на ступеньку выше, чтобы скоординировать и скорректировать собственные действия. Например, удастся ли к назначенному сроку повысить объем реализации или загрузку на планируемую величину, есть ли возможность взять на открытую вакансию специалиста службы приема и размещения сотрудника, максимально отвечающего требованиям или же необходимо скорректировать личностный профиль.

Обобщая вышеизложенное, можно научно обосновать необходимость самоорганизации для менеджеров индустрии гостеприимства ввиду специфики бизнеса, мобильности и подвижности, а также изменчивости характера работы.

Автором была предложена схема процесса самоорганизации руководителя, включающая определенные этапы. Данные этапы подробно описаны, а также были рассмотрены примеры внедрения рассматриваемого процесса на предприятиях индустрии гостеприимства.

На основе исследований автора по вопросам самоорганизации и целеполагания, можно сделать научно обоснованные выводы о том, что использование методов самоорганизации способно существенно повлиять на эффективность деятельности менеджеров индустрии гостеприимства.

Практическая значимость работы состоит в том, что ее основные выводы, сформулированные в виде схематичного процесса самоорганизации руководителя, средств, могут быть использованы менеджерами индустрии гостеприимства с целью повышения личной эффективности.

менеджер гостиничный бизнес кадровый

Литература

1. Аллен Д. Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса. - М.: Манн, Иванов и Фербер, 2011.

2. Гаранина Е.Л. Клиентоцентричность как инструмент повышения потребительской ценности гостиничных услуг: автореф. дис. … канд. экон. наук. - М., 2010.

3. Друкер П. Эффективный руководитель. - М.: Манн, Иванов и Фербер, 2012.

4. Зайцева Н.А. Менеджмент в сервисе и туризме. - М.: Форум, 2009.

5. Зайцева Н.А. Особенности организации повышения квалификации топ-менеджеров гостиничного бизнеса. // Вестник Ассоциации вузов туризма и сервиса. - 2011. - № 3. - С. 7-10.

6. Кови Стивен Р. 7 навыков высокоэффективных людей. Мощные инструменты развития личности. - М.: Альпина Паблишер, 2012.

7. Ларионова А.А. Влияние организационных изменений на рыночную стоимость гостиничного бизнеса. // Сервис plus. - 2011. - № 2 - С. 68-72.

8. Ушаков Р.Н. Практические рекомендации по развитию кадрового потенциала гостиничных предприятий на основе совершенствования системы взаимодействия со специализированными вузами // Сб. научных трудов Sworld по материалам международной научно-практической конференции. - М., 2012. - Т. 33. - № 2. - С. 23-30.

9. Soft (Дата обращения: 17.03.2011).

10. Психологос. Энциклопедия практической психологии. . (Дата обращения: 21.03.2013).

11. Система электронного документооборота и автоматизация бизнес-процессов для предприятий. Электронный ресурс // http://elma.elewise.ru/product/kpi/. (Дата обращения: 10.03.2011).

12. Элитариум: Центр дистанционного образования. Электронный ресурс // http://www.elitarium.ru/2004/07/01/glavnye_principy_samoorganizacii.html. (Дата обращения: 23.02.2013).

13. Элитариум: Центр дистанционного образования. Электронный ресурс // http://www.elitarium.ru/2008/02/15/samomenedzhment.html. (Дата обращения: 23.02.2013).

Размещено на Allbest.ru