Оптимизация бизнес-процессов строительной компании

Размещено на http://www.allbest.ru/

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ АВТОНОМНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ

«НАЦИОНАЛЬНЫЙ ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

«ВЫСШАЯ ШКОЛА ЭКОНОМИКИ»

Факультет Бизнеса и Менеджмента

Выпускная квалификационная работа

Оптимизация бизнес-процессов строительной компании

Вавилкин Сергей Алексеевич

Москва 2020



Оглавление

Введение

1. Основы процессного управления и моделирование

1.1 Особенности процессного управления в строительстве

1.2 Выбор методологии и нотации моделирования бизнес-процессов

2. ООО «Амтек»

2.1 Общая информация о компании

Заключение

Список литературы

Приложение



Введение

Строительная отрасль - одна из наиболее важных отраслей любой страны, образующая до 10% ВВП. Чтобы отрасль развивалась, необходимо, чтобы элементы отрасли развивались. Согласно Росстату, в России в первом полугодии 2019 года было введено в эксплуатацию на 4,7% больше общих площадей жилых и нежилых зданий в ГНС (в габаритах наружных стен) Общая площадь зданий в ГНС (в габаритах наружных стен) - сумма площадей всех этажей здания (включая технические, мансардные, цокольные и подвальные), измеренных в пределах внутренних поверхностей наружных стен, а также площадей балконов и лоджий. по сравнению со вторым полугодием 2018 года. В Москве же данный показатель за первое полугодие 2019 года превысил второе полугодие 2018 года в 2,5 раза [1]. Таким образом, мы видим, что строительные компании наращивают производственные мощности, однако, как показал опыт работы в строительной компании ООО «Амтек», при наращивании производственных мощностей часто возникают проблемы внутри компании, которые в последствии затрагивают и производственные процессы. Вследствие этого компания справляется с работой не так эффективно, как могла бы, теряет прибыль, также у неё растут собственные издержки, связанные с внутренними функциями компании. В данной работе стоит вопрос анализа бизнес-процессов организации и создания рекомендательной методологической базы для их оптимизации.

Объектом этого исследования является строительная компания ООО «Амтек». Основной вид деятельности по коду ОКВЭД 2: 41.2 - Строительство жилых и нежилых зданий. Компания является крупной: офисных сотрудников - 48 человек, неофисных сотрудников - более 500 человек. Уставной капитал компании - 1 млн. рублей.

Предметом данной работы является анализ бизнес-процессов, существующих в компании, выявление их недостатков и ошибок, с последующими предложениями по оптимизации процессов.

Целью данного исследования является создание рекомендательной методологической базы по оптимизации и совершенствованию основных бизнес-процессов компании ООО «Амтек».

В данном исследовании выдвигается гипотеза, состоящая в том, что, при изучении существующих бизнес-процессов компании ООО «Амтек», будут выявлены конкретные недостатки бизнес-процессов, исправление и изменение которых повлечет за собой улучшение внутреннего взаимодействия в компании, улучшения во взаимодействиях со сторонними агентами рынка и, как следствие, увеличению эффективности работы компании, росту прибыли и укреплению позиций на строительном рынке России.

Для достижения поставленной в данном исследовании цели необходимо выполнить следующие задачи:

Проанализировать деятельность компании и выявить основные бизнес-процессы компании.

Опросить сотрудников компании и собрать актуальные данные по проблемам в работе компании.

Сопоставить проблемы, возникающие у сотрудников, с бизнес-процессами компании, выявить проблемные бизнес-процессы.

Проанализировать проблемные бизнес-процессы посредством моделирования, найти недочеты процессов.

Проанализировать проблемные участки процессов, предложить улучшения, если это возможно.

Построить модель «как должно быть» с учетом выявленных ошибок или недостатков и предложенных улучшений.

Проанализировать оптимизированные бизнес-процессы на предмет эффективности.

В данной работе будут использованы следующие теоретические и эмпирические методы исследования:

Анализ деятельности компании по средствам наблюдения.

Анкетирование сотрудников, последующая обработка собранных данных и их анализ.

Сопоставление данных наблюдений и анкетирования с последующим их анализом.

Моделирование бизнес-процессов компании по средствам методологии ARIS EPC и последующий их анализ.

Подбор решений с использованием анализа опросов сотрудников и прочего сбора данных.

Сравнительный анализ моделей бизнес-процессов на предмет эффективности посредством мысленного эксперимента.

Новизна и актуальность данного исследования заключается в том, что работа включает в себя анализ процессного управления строительной компанией на практике, не в теории, содержит данные по часто возникающим проблемам, имеет большое прикладное значение, а также может быть использована как основа для оптимизации работы компаний, не только ООО «Амтек», но и других компаний со схожими задачами и структурой. Более того, работа содержит инструкции по повышению эффективности работы компании, а также устранению недочетов и ошибок в процессах, отвечающих за деятельность компании, что является практической значимостью данного исследования. Теоретическое же значение работы в содержании в ней описаний моделей основных бизнес-процессов компании, выводов из анкетирования сотрудников, а также концепции оптимизации внутренней функциональности.

Данные, содержащиеся в этом исследовании, были собраны в процессе работы в компании и являются достоверными.



1. Основы процессного управления и моделирование

Определение процессного управления

Постепенно, с появлением и повышением доступности технологий, расширением кадров, а также с увеличением количества производственных и маркетинговых задач, организации начали переходить от функционального управления, наиболее популярного в 20-ом веке, к процессному управлению или управлению бизнес-процессами (англ. BPM - Business Process Management). Впервые понятие о данном подходе появилось в международных стандартах ИСО 9000-2000 [2]. В России на данный момент самым актуальным стандартом, регулирующим и содержащим понятия процессного управления и требования к нему, является ГОСТ Р ИСО 9001-2015.

В процессном подходе к управлению есть несколько ключевых терминов, с которыми необходимо ознакомиться для последующей работы.

Операция - простейшее не составное действие, которое ведет к получению конкретного результата.

Бизнес-процесс - совокупность или последовательность логически связанных операций или процессов, составляющих единое целое, выполняющих одну общую задачу, имеющую ценность для конечного потребителя процесса. Бизнес-процессы бывают разных степеней детализации, в зависимости от этого составляющие части описываемого процесса могут быть простейшими операциями или же вложенными процессами (процессы, не расписываемые на более простые операции при данном уровне детализации) [3]. Существует несколько видов классификации бизнес-процессов, в одной из наиболее распространенных различают три вида бизнес-процессов [4]:

Основные бизнес-процессы - это ключевые процессы в организации, как правило, связанные с конечным продуктом производства, существуют для получения доходов организации.

Обеспечивающие бизнес-процессы - процессы, создающие инфраструктура на предприятии, существуют для поддержки основных бизнес-процессов организации.

Бизнес-процессы управления - процессы, связанные с основными управляющими задачами в организации, например, стратегический менеджмент.

Также иногда выделяют ещё один вид бизнес-процессов в организации - бизнес-процессы развития. К этим процессам относятся процессы, целью которых является совершенствование и развитие организации, а также получение прибыли в долгосрочном периоде.

Бизнес-процессы в организации также разделяют по типам: горизонтальные и вертикальные процессы. Горизонтальные процессы относятся к кросс-организационным процессам, как правило, такие процессы связаны с производством в компании и проходят через все или большинство отделов. Вертикальные же процессы обычно направлены на контроль и идут от производства к высшему менеджменту компании [5].

Вход процесса - Различные ресурсы или источники данных, которые необходимы для начала выполнения бизнес-процесса. Как правило, перерабатываются внутри процесса для получения необходимого результата. Являются неотъемлемой частью процесса (процесс, не имеющий входа, называется враждебным процессом и является одной из грубых ошибок создания бизнес-процесса).

Выход процесса - результат, полученный в итоге исполнения бизнес-процесса. Является необходимой частью бизнес-процесса (при отсутствии выхода процесс является непродуктивным, либо называется процессом с отсутствием вывода, что является ошибками бизнес-процессов) и может представлять из себя как конечный, так и промежуточный продукт или данные, например, документы или отчёты, необходимые для последующей деятельности.

Событие - необходимое условие для возможности определить, что конкретная операция закончена и/или необходимо начать исполнение следующей операции.

Интерфейс - участок бизнес-процесса, на котором задействовано более одного подразделения компании (кросс-функциональный или кросс-организационный процесс).

Владелец процесса - человек, отвечающий за исполнение процесса, контролирующий ход бизнес-процесса или выполняющий его, и, как следствие, несущий ответственность за качество исполняемого процесса. Также может пользоваться результатами бизнес-процесса.

Архитектор процессов - человек, отвечающий за создание бизнес-процессов, а именно их описание и проектирование.

Процессный аналитик - человек, отвечающий за внедрение бизнес-процессов в организацию, мониторинг их эффективности и их оптимизацию.

Клиент процесса - человек или организация (может относиться как к стороне владельца процесса, так и к контрагенту), пользующиеся результатами бизнес-процесса.

Реинжиниринг бизнес-процессов - глобальное и радикальное перепроектирование бизнес-процесса с целью достижения им максимальной эффективности.

Оптимизация бизнес-процессов - непосредственная разработка и реализация мер по совершенствованию (реорганизации, реинжинирингу) бизнес-процессов компании.

Целью внедрения процессного управления, как правило, является улучшение нескольких показателей:

Качество - за качеством бизнес-процесса следит владелец процесса, также внутри процесса чётко определены исполнители, что позволяет избежать перекладывания ответственности, а значит, повысить эффективность всех субъектов, вовлеченных в процесс. Также, правильно выстроенный бизнес-процесс подразумевает постоянный мониторинг качества.

Скорость - экономия времени за счёт четкой регламентации процесса (описания действий, ответственных, временных рамок), указанных сроков выполнения, а также различных автоматизаций, предусмотренных процессом.

Гибкость - процессы должны непрерывно совершенствоваться, подстраиваться под новые обстоятельства и требования.

Уменьшение зависимости организации от кадров (возможность найма менее квалифицированных работников для выполнения заданий по четкой инструкции).

Повышение управляемости организации за счёт контроля над изменениями бизнес-процессов, составляющих основную операционную деятельность компании.

Бизнес-процессы в любой организации должны обладать следующими характеристиками [5]:

Должен быть регламентирован (описан).

Должен быть оптимален (не содержать избыточных операций).

Должен выполняться строго согласно регламенту (описанию).

Должен соответствовать принципу PDCA Принцип PDCA (англ. Plan-Do-Check-Act) - циклически повторяющийся процесс: Планирование, Выполнение, Проверка, Воздействие.

Должен иметь только одного владельца.

Должен включать в себя метрики и показатели KPI KPI (англ. Key Performance Indicators) - ключевые показатели эффективности, могут быть различными метриками, в зависимости от требований. , по которым возможно оценить эффективность процесса.

Обычно при использовании процессного подхода выделяют 4 общие функции, подходящие для всех типов организаций, а именно: планирование, организация, контроль и мотивация. Именно эти функции наиболее важны в управлении с точки зрения процессного подхода [6].

Планирование необходимо для расчёта ресурсов, разграничения зон ответственности, формирования бизнес-процесса. Без планирования невозможно описать последовательность операций для получения результата (выхода процесса).

Организация имеет не менее важную роль, так как от неё зависит реализация бизнес-процесса и, как следствие, продукта. При выполнении данной функции управления необходимо донести до сотрудников компании результаты планирования, а именно: задачи, сроки, зоны ответственности. Для автоматизации данного этапа управления можно использовать различные HRM системы HRM система (англ. Human resources management) - системы по управления персоналом, используются для постановки задач, отслеживания их выполнения и оценки эффективности сотрудников..

Контроль - функция, осуществляемая на протяжении всей деятельности бизнес-процесса. Для упрощения контроля в организации могут быть введены различные стандарты. Контроль осуществляется по проделанной работе на предмет её качества, соблюдения сроков и объемов. Данный элемент управления необходим при любом подходе к управлению организацией.

Мотивация важна для сотрудников, отвечающих за выполнение бизнес-процесса. Чем больше сотрудник заинтересован в качественном выполнении своих задач, тем лучше он выполнит свою работу. В процессном подходе мотивация тоже является процессом и должна быть спланирована и организована.

1.1 Особенности процессного управления в строительстве

Гусаков А. А., советский и российский ученый, создатель научной школы системотехники в строительстве, определил строительство как сложный динамический открытый процесс. Это обусловлено тем, что любая строительная организация постоянно находится в состоянии изменения и адаптации. Внутри организации непрерывно осуществляются различные процессы, как по внутренним взаимодействиям, так и по взаимодействиям с внешними контрагентами. Постоянно меняются строительные объекты, их степень готовности и этапы строительства. Также меняются методы и материалы работ, кадровый состав [7].

Управление в строительном бизнесе отличается от управления бизнесом в других отраслях своей сложностью и неоднородностью. Классификация строительных организаций включает в себя множество различных факторов, по которым можно разделить строительные компании. В наиболее популярной классификации компании делят по характеру договорных отношений (генподряд, субподряд), по виду выполняемых работ (общестроительные, специализированные), по видам строительства (промышленные, жилищно-гражданские, транспортные и другие), по району деятельности (городского, регионального типов), по численности работающих (малые, средние, крупные) [8].

Однако несмотря на различия, строительные организации имеют характерные черты, отличающие их от организаций другой сферы деятельности. Исходя из этого, большинство строительных компаний можно представить как совокупность трёх систем, которые в свою очередь являются совокупностями бизнес-процессов различных видов, а именно:

Производственная система - включает в себя основные бизнес-процессы, то есть, отвечает за преобразование входных ресурсов в конечный продукт.

Социальная система - включает в себя обеспечивающие (вспомогательные процессы), задача которых предоставить сотрудникам компании условия для профессиональной самореализации в соответствии с задачами компании.

Хозяйственная система - включает в себя управляющие процессы, которые определяют ключевые особенности управления организацией, например - стратегию реализации продуктов инвестиционной деятельности.

Представление строительной организации как сложной динамической системы можно визуализировать с помощью следующей схемы (Рисунок 1).

Классификация самих бизнес-процессов тоже уникальна в строительной отрасли. Наиболее часто используемая классификация для строительных организаций включает в себя следующие виды бизнес-процессов [9]:

Рисунок 1. Строительная компания как сложная система

Основные (базовые) бизнес-процессы - участвуют в формировании основного дохода предприятия. Напрямую взаимодействуют с ресурсами компании.

Обеспечивающие (снабжающие) бизнес-процессы - отвечают за преобразование входных ресурсов в надлежащий вид, требуемый в основном бизнес-процессе, поддерживают инфраструктуру предприятия.

Учётные бизнес-процессы - обеспечивают учет на предприятии, в них входят процессы налогового учета, финансового учета, управленческого учета.

Развивающие бизнес-процессы - способствуют развитию предприятия, наращиванию оборотных мощностей организации, служат для получения прибыли в долгосрочном периоде.

Данная классификация хорошо подходит для строительной организации, так как акцентирует внимание на том, какие процессы наиболее важны в строительной организации.

Взаимосвязь вышеперечисленных процессов можно показать с помощью следующей схемы (Рисунок 2) [9].

Рисунок 2. Взаимосвязь основных видов бизнес-процессов строительной организации

Помимо вышеперечисленных особенностей организаций строительной сферы, существуют общие тенденции в бизнес-процессах строительных компаний. Выделяют следующие характерные черты бизнес-процессов строительных компаний при использовании процессного подхода к управлению [10]:

Кросс-организационный характер бизнес-процессов. В большинстве строительных организаций основные процессы являются кросс-организационными, то есть, проходят через несколько различных отделов организации. Это делает бизнес-процесс более сложным, однако способствует эффективному взаимодействию отделов в рамках бизнес-процессов.

Высокая законодательная обусловленность бизнес-процессов. Применительно к строительной сфере существует множество различных стандартов, которые организация обязана соблюдать в ведении своей деятельности. При создании или оптимизации бизнес-процессов необходимо учитывать эти требования, что делает процессы более трудоемкими и времязатратными. Однако отойти от использования стандартов строительства невозможно.

Значительная длительность и стоимость бизнес-процессов. Большинство строительных работ являются дорогостоящими, а сам процесс стройки в большинстве случаев является длительным процессом. Таким образом, мы можем сделать вывод, что бизнес-процессы, обеспечивающие стройку, включают в себя большое количество затрат и рассчитаны на выполнение в длительном периоде.

Вероятностный характер, значительное количество факторов влияния. Как было выше сказано, строительная организация - это сложная и открытая система, взаимодействующая с огромным количеством внешних факторов (контрагенты, налоговые органы, заказчики). Внешние факторы могут оказывать как позитивное, так и негативное влияние. Иногда внешние факторы могут быть непреодолимы, что ставит процесс стройки под угрозу. В таких условиях невозможно предусмотреть все риски, и, как следствие, бизнес-процессы гибки и легко подстраиваются под внешние факторы.

Неравномерное распределение процессов среди владельцев. Зачастую встречается такое, что один сотрудник является владельцем нескольких бизнес-процессов компании. Как следствие, на нём лежит ответственность за несколько бизнес-процессов, что не гарантирует эффективного выполнения каждого из них. Это является проблемой во многих компаниях. Решением данной проблемы может быть перераспределение бизнес-процессов среди сотрудников.

Также, в одном из исследований по теме реинжиниринга бизнес-процессов в организациях строительной отрасли, [11] были приведены тенденции реинжиниринга, на основе данных опроса 37 различных топ-менеджеров строительных организаций. При анализе ответов на опрос были выявлены следующие тенденции изменений в бизнес-процессах при их оптимизации (Таблица 1).



Таблица 1. Особенности изменений бизнес-процессов.

Характер изменений (по Хаммеру)	% случаев
Горизонтальное сжатие	37,8
Вертикальное сжатие	12,5
Разделение по вариантам исполнения	21,4
Распараллеливание процесса	14,2
Переход к процессной организации отделов	10,4
Уменьшение управляющих воздействий, минимизация согласований и проверок	3,0
Уменьшение взаимодействий с внешней средой	0,7

Также в исследовании была проведена оценка эффективности изменений по критериям качества бизнес-процессов (Таблица 2).

Таблица 2. Оценка эффективности оптимизации процессов

Критерий качества преобразования	Средний балл (от 0 до5)
Снижение стоимости процесса	0,57
Уменьшение продолжительности процесса	1,6
Увеличение качества процесса	2,7
Увеличение удовлетворенности потребителя	2,2

Более того, в этом же исследовании приводится оценочная статистика по наиболее проблемным местам в процессе произвоздва. В таблице (Таблица 3) приведены функции бизнес-процессов, а также их оценка по пятибалльной шкале, насколько проблемные эти процессы. Оценку проводили топ-менеджеры строительных организаций, основываясь на своём опыте работы с основными бизнес-процессами [11].

Таблица 3. Оценка сложности выполнения бизнес-процессов

Функция бизнес-процесса	Средний балл (от 0 до5)
Выделение участка под застройку	4,7
Оформление ИРД ИРД - исходно-разрешительная документация, включает в себя разрешение на строительство, технические условия, материалы территориального планирования.	4,2
Поиск инвесторов	4,15
Получение кредитов	3,8
Работа с поставщиками	3,1
Приемка объекта	3,0

Приведенные результаты можно будет использовать в дальнейшем исследовании как опору для составления опроса сотрудников рассматриваемой в работе компании.

1.2 Выбор методологии и нотации моделирования бизнес-процессов

Изучив теоретические аспекты процессного подхода к управлению организацией, а также специфику процессного управления в строительной отрасли, появилась необходимость, для последующих исследований, изучить вопрос моделирования бизнес-процессов. В данном подпункте исследования необходимо ознакомиться с целями моделирования, а также выбрать наиболее подходящую нотацию для описания бизнес-процессов с целью последующей регламентации.

В данном подпункте исследования будут применяться некоторые термины, знание и понимание которых необходимо для понимания работы.

Модель - это отображение какого-либо процесса с разной степенью детализации, создаваемое для решения конкретных задач.

Нотация (методология) описания бизнес-процесса - совокупность методов представления процессов реального производства в виде модели.

Моделирование бизнес-процессов - прикладное представление работ, проводимых предприятием в ходе ведения своей деятельности, в заданной нотации с целью анализа и последующих манипуляций.

Моделирование необходимо для создания регламентов бизнес-процессов, которые в свою очередь являются основными документами бизнес-процессов. Регламентация бизнес-процесса позволяет анализировать проблемные места процессов, а также разрабатывать и вводить улучшения для процессов. Также важной функцией регламентов бизнес-процессов является стандартизация процессов организации, что обеспечивает четкую повторяемость процессов [20]. Модель бизнес-процесса должна содержать ответы на следующие вопросы:

С чего начинается процесс?

Какие операции необходимо выполнить для получения ожидаемого результата?

Какова последовательность выполнения операций?

Как осуществляется контроль и управление бизнес-процессом?

Кто выполняет операции?

Какие входные ресурсы используются в процессе?

Какие ресурсы или продукты появляются по завершению или ходу процесса?

Чем заканчивается процесс?

Существует несколько способов описания бизнес-процессов [21]:

Текстовый способ. Самый простой из способов описания, так как процесс с помощью него представляется в виде текстового описания действий, происходящих по ходу выполнения бизнес-процесса. Способ сложен для анализа и последующей оптимизации бизнес-процессов.

Табличный способ. Является более формализованным способом описания в отличие от вышеупомянутого текстового способа. Процесс в данном способе представляется в форме таблицы, заголовки столбцов которой приведены ниже (Таблица 4).

Таблица 4. Заголовки столбцов табличного метода описания БП

№	Процесс	Содержание	Владелец	Участники

Данный способ подходит для проведения анализа бизнес-процессов и является достаточно популярным в различных компаниях.

Графический подход. Самый популярный на данный момент способ описания бизнес-процессов. Представляет собой графическое представление бизнес-процесса с помощью различных нотаций (например, IDEF или ARIS EPC) с помощью различных инструментальных средств. Представление бизнес-процесса в графическом виде способствует обнаружению проблемных мест в нем, упрощает поиск решения и оптимизации процессов. Именно данный подход к описанию процессов будет использоваться далее в этой работе.

Моделирование бизнес-процессов имеет несколько конкретных целей, достижение которых повышает эффективность использование процессного управления. Выделяют несколько целей моделирования [22]:

Описание бизнес-процессов. Моделирование позволяет полностью изучить процесс и определить действия, необходимые для повышения его эффективности.

Нормирование бизнес-процессов. Моделирование также описывает правила и требования, применяемые к бизнес-процессам в организации. Выполнение этих правил и требований гарантирует получение ожидаемого результата.

Установление взаимосвязей. Моделирование позволяет определить взаимосвязи внутри процесса и между процессами, составить общую систему бизнес-процессов предприятия.

Моделирование также используется для оптимизации процессов. В частности, чтобы оптимизировать какой-либо процесс на предприятии необходимо построить модель бизнес-процесса «как есть», то есть соответствующую реальному положению дел в организации. По построенной модели проводится анализ существующего бизнес-процесса, выявляются его недостатки и ошибки. Следующим шагом для оптимизации процесса является разработка модели процесса «как должно быть», то есть модели процесса с устраненными недостатками и ошибками. На следующем этапе происходит тестирование построенной модели с устраненными недостатками. По результатам тестирования проводится «работа над ошибками» с последующим улучшением процесса [23].

Как упоминалось выше, существует множество нотаций моделирования бизнес-процессов. Также, существует много исследований на тему сравнения нотаций и эффективности их использования.

Изучив несколько таких исследований [24, 25, 26, 27], мною была выбрана наиболее удобная нотация для моделирования бизнес-процессов ООО «Амтек».

Нотация ARIS EPC предназначена для описания бизнес-процесса в виде алгоритма операций, управляемого событиями. Данная нотация включает в себя следующую информацию о процессе:

Операции, выполняемые по ходу процесса.

События, которые служат либо сигналом к началу операции, либо результатом операции (иногда одновременно и результат и сигнал).

Интерфейсы процессов, показывающие связь со смежными процессами.

Логические операторы, служащие для четкого понимания условий тех или иных операций и событий.

Исполнители/Ответственные (должности или бизнес-роли)

Информационные системы, используемые процессом.

Общий вид процесса в нотации ARIS EPC представлен на следующем рисунке (Рисунок 3).

Данная нотация имеет неоспоримые преимущества, а именно - при формировании модели бизнес-процесса в данной нотации выдерживается строгая, формальная логика процесса, а также четко определены все события, возникающие по ходу процесса, все ответственные исполнители. Нотация ARIS EPC хорошо подходит для моделирования бизнес-процессов строительной фирмы.



Рисунок 3. Общий вид бизнес-процесса в нотации ARIS EPC



2. ООО «Амтек»

2.1 Общая информация о компании

Компания ООО «Амтек» была основана в 2004 году, согласно информации с сайта организации [30], компания производит все услуги по проведению строительства, реконструкции и ремонта зданий. Амтек предоставляет весь спектр строительных услуг, начиная с предпроектной подготовки и планирования строительства, заканчивая эксплуатацией построенных зданий и сооружений.

На сайте организации [30] указаны следующие виды работ, проводимые компанией:

Функции генерального подрядчика и технического заказчика

Разработка проектной документацией в полном объеме

Строительство многофункциональных торгово-развлекательных центров, домов, коттеджей

Реконструкция зданий (как комплексно, так и частично)

Ремонт, перепланировка и отделка офисных помещений

Кровельные работы

Земляные и планировочные работы

Фасадные работы

Демонтажные и подготовительные работы

Монтаж свето-прозрачных конструкций

Монтаж систем отопления, водоснабжения и канализации зданий, инженерных систем, вентиляции и кондиционирования, пожаротушения и дымоудаления, электроснабжения.

Монтаж слаботочных систем (пожарная и охранная сигнализация, система цифрового видеонаблюдения и контроля доступа, IT системы)

Устройство септиков, систем очистки, дренажа, водопонижения

Также на сайте Росстата [31] приведены данных о расходах и доходах компании за 2018 год. Согласно этим данным, доходы компании за 2018 год составили 4 331 300 000 рублей, в то время как расходы составили 4 325 390 000 рублей.

В офисе компании работает 48 человек, однако 4 из них - обслуживающий персонал, не имеющий отношения к бизнес-процессам компании. Организационная структура компании представляет собой следующую блок-схему (Рисунок 4). На схеме отражены как вертикальные связи, так и горизонтальные.

Рисунок 4. Организационная структура ООО «Амтек»

Отделы, перечисленные на схеме, располагаются в офисе и включают в себя в среднем 7-8 человек. Отдел с названием «Линия» отделен на схеме от прочих, так как в него входят сотрудники компании, работающие непосредственно на стройке. Туда входит более 500 человек, начиная с инженеров по эксплуатации объекта и прорабов Прораб - непосредственный руководитель работ на стройке. , заканчивая обычными чернорабочими.

Анализ деятельности компании ООО «Амтек»

Каждая организация имеет свою внутреннюю специфику разделения функций между отделами. Поэтому для дальнейшего исследования необходимо ознакомиться с функциями каждого из отделов ООО «Амтек».

Финансовый отдел занимается финансовым и управленческим учётом деятельности предприятия. В обязанности сотрудников данного отдела входит планирование выплат контрагентам и субподрядчикам, предоставление отчётности по средствам, вложенным в строительство. Предоставление информации о ходе выполнения договоров Речь идёт о том, выбрала ли компания бюджет, заложенный в смету, или необходимо внести коррективы в договор, чтобы избежать непредвиденных финансовых потерь. . Ведение учета затрат по объекту (по смете). И прочие отчётности по требованию генерального директора.

Бухгалтерия занимается бухгалтерским учётом, оплатой счетов, предоставляемых отделом обеспечения, выплатой заработной платы сотрудникам.

Отдел обеспечения работает напрямую с «Линией», принимает запросы от прорабов на закупку материалов и использование техники. Также данный отдел работает с поставщиками и прочими контрагентами, ведёт учёт поставок и закупок.

Юридический отдел занимается составлением и редакцией договоров, как генподрядных, так и субподрядных. В обязанности этого отдела также входит ведение судебных тяжб.

Отдел ПТО (производственно-технический отдел) занимается проектными работами, работой с исполнительной документацией (ИД), необходимой для приемки работ заказчиком, составлением актов КС-2, КС-3 КС-2 - акт о приемке выполненных работ. КС-3 - акт о стоимости выполненных работ и затрат формируется суммарно из КС-2 за определённый период. . Ведением отчётности по данным актам, а также делит работу по ИРД со сметным отделом.

Основная работа сметного отдела заключается в составлении сметы объекта, что включает в себя запрос коммерческого предложения у контрагентов и подрядчиков, ведение затрат на объект, проверку выполнения сметы. Частично помогает отделу ПТО с работой по ИРД.

Как было сказано выше, «Линия» работает непосредственно на объекте, производит приемку материалов и работ субподрядчиков, собирает необходимую документацию для бухгалтерии (товарные накладные), запрашивает все необходимые ресурсы у отдела обеспечения.

Почти все контролирующие функции в компании ООО «Амтек» лежат на генеральном директоре. У генерального директора согласуются все производственные затраты (счёт без его подписи не будет оплачен). Также генеральный директор выезжает на объекты с целью контроля выполнения работ. Директор взаимодействует с заказчиками, принимает участие при согласовании условий договоров. Он участвует в большинстве процессов в фирме, как минимум как контролирующий орган.

Деятельность компании ООО «Амтек» делится на два различных блока:

Инвестиционная деятельность. В данный блок входят объекты, строящиеся или построенные по инициативе компании, несущие долгосрочный (в случае сдачи в аренду) или краткосрочный (в случае продажи объекта) доход. Такие объекты строятся за счёт средств компании, без участия заказчиков или сторонних инвесторов.

Генподрядная деятельность. Данный вид деятельности включает в себя работы по генподрядным договорам. Включает в себя взаиморасчёты с заказчиком. Стройка объекта осуществляется за счёт средств, полученных у заказчика.

В данной работе будет проводиться анализ бизнес-процессов, входящих в генподрядную деятельность, так как они являются более сложными. Бизнес-процессы инвестиционной деятельности повторяют большинство процессов генподрядной деятельности с тем различием, что заказчиком в них выступает фирма ООО «Амтек», а не сторонний заказчик, соответственно бизнес-процессы упрощены. Инвестиционная деятельность включает в себя несколько бизнес-процессов, не входящих в генподрядную деятельность, однако эти процессы не являются информационно значимыми для данного исследования.

По результатам участия в одном из проектов генподрядной деятельности мне удалось выявить следующие бизнес-процессы, входящие в данный вид деятельности компании: процессный управление бизнес

Утверждение проекта

Мобилизация

Ежемесячное производство строительных работ

Ежедневное сопровождение стройки

Проектное сопровождение стройки

Финансовое сопровождение стройки

Завершение проекта

Модели данных бизнес-процессов приведены в приложениях 1-7. Процессы представлены «как есть», поэтому включают в себя ошибки. Важно заметить, что процессы, сопровождающие строительство выполняются циклически, то есть повторяются. На момент исследования в организации отсутствуют какие-либо регламенты, регулирующие бизнес-процессы.

В моделях бизнес-процессов использованы следующие аббревиатуры:

УСР - укрупненный сметный расчёт

ИРД - исходно-разрешительная документация

ГПР - график производства работ

Работа с сотрудниками компании

Для обнаружения наиболее серьёзных недочетов бизнес-процессов компании была проведена работа с сотрудниками ООО «Амтек» с целью выявления проблемных процессов и устранения недостатков.

По собственному опыту и общению с сотрудниками компании во время работы над одним из объектов, мне удалось выделить проблемы, часто возникающие в процессе работы с проектом. Для подтверждения и формализации полученных данных был составлен опрос (Приложение 8).

По итогам проведения данного опроса было выявлено, что около 70% сотрудников работает в компании более 5 лет. (Рисунок 5.) 

Рисунок 5. Лояльность сотрудников

Это говорит о том, что большинство сотрудников достаточно опытные и не раз сталкивались с недостатками или ошибками в работе компании. А значит, собранные данные актуальны и верны.

В опросе участвовали все сотрудники офиса, а также 3 прораба. Это позволяет точно сказать, что в данном опросе охвачены все сферы деятельности в компании, а значит, собранные данные - полные.

В ходе опроса были собраны следующие данные по вопросу ошибок и недостатков в работе бизнес-процессов компании. (Рисунок 6.) Важно заметить, что ответ на этот вопрос мог включать в себя несколько пунктов.

Согласно полученным данным, наиболее частым ответом сотрудников была проблема с трудоемким процессом согласования документации (получено 24 ответа), что, скорее всего, связано с тем, что строительная сфера строго регламентируема и включает в себя множество бюрократической работы. По 20 раз были указаны ответы про неточность инструкций и несогласованность действий, что может являться непосредственными ошибками в бизнес-процессах.



Рисунок 6. Проблемы в процессе работы.

19 раз было указано дублирование работы, что явно является ошибкой одного из учетных или основных бизнес-процессов. Постоянные корректировки планов как проблема указывались 23 раза, однако, возможно, что это связано не с ошибкой в бизнес-процессе, а с внешними факторами, влияющими на процесс строительства.

К ошибке бизнес-процесса с высокой вероятностью относится 13 упоминаний отсутствия контроля входных данных. Это означает, что входные данные, использующиеся в одной из операций процесса, являются некачественными или неполными. Также, к ошибке, связанной с бизнес-процессом, скорее всего, относится недостаток начальных ресурсов для выполнения задачи по внутренней причине. Однако недостаток начальных ресурсов по внешней причине, скорее всего, относится к задержкам по вине контрагентов.

Немаловажным результатом опроса стало выяснение того, сколько времени требуется для устранения возникшей проблемы (Рисунок 7.) По полученным ответам на данный вопрос можно предположить, насколько серьёзна возникшая проблема, так как на решение простой проблемы не уйдёт много времени.

Согласно полученным данным, большинство проблем и возникших трудностей решается в течение одного рабочего дня. Редко на решение проблемы уходит несколько дней. Соответственно, можно сделать вывод, что возникающие проблемы не носят глобальный характер и могут быть исправлены.

Рисунок 7. Время на устранение проблемы

По итогам проведения данного опроса было принято решение провести ещё одно анкетирование (Приложение 9.) для подтверждения или опровержения упомянутой выше гипотезы о характере возникающих проблем и возможности их устранения.

В данном опросе респонденты должны были оценить критичность проблемы по пятибалльной шкале, где 1 - незначительная проблема, а 5 - критическая. По ответам на вопросы можно отметить, что большинство проблем носят некритичный характер. Так, например, сотрудники оценили проблему с дублированием работы (Рисунок 8).



Рисунок 8. Оценка ошибки дублирования работы

Как показывает график, большинство сотрудников считает эту проблему незначительной, а значит, вероятно, её не сложно будет устранить. Данная ошибка скорее всего связана с учетными бизнес-процессами.

Однако, не все возникающие трудности были оценены так же незначительно. Большинство сотрудников оценило трудоемкость процесса согласования документов, как достаточно серьёзную трудность. (Рисунок 9.)

Рисунок 9. Оценка трудоемкости процесса согласования документов

Однако, как упоминалось выше, данную сложность не получится устранить полностью, так как сложности связанны не только с бизнес-процессами компании, но и с процессами государственных учреждений, в которых согласовываются документы.

Критичность и распространенность несоблюдения сроков говорит о том, что в процессах компании не обозначены четкие временные границы на выполнение операции, а также отсутствуют показатели эффективности сотрудников, по которым можно было бы судить, насколько хорошо сотрудник справляется со своими обязанностями. (Рисунок 10.) Данную проблему можно связать также с неточными инструкциями к выполнению задания. Если сотрудник неправильно выполнил задание, то исправление неточности может занять много времени, что приведёт к задержке и несоблюдению сроков. Данную гипотезу подтверждает статистика по оценке критичности неточных инструкций к заданию (Рисунок 11).

Рисунок 10. Оценка критичности несоблюдения сроков

Рисунок 11. Оценка критичности неточных инструкций



Больше, чем треть сотрудников считает отсутствие контроля входных данных серьёзной проблемой. (Рисунок 12.) Данная проблема может быть также связана с неточными инструкциями к выполнению задания.

Рисунок 12. Оценка критичности отсутствия контроля входных данных

Все вышеперечисленные проблемы можно решить с помощью утверждения чётких шаблонов и составления регламентов для фиксации сроков выполнения задач, инструкций к поставленным задачам.

Другим решением может быть внедрение HRM системы HRM система - система по управлению персоналом с мониторингом выполнения задач и показателями эффективности сотрудников. . Это позволит устранить ошибки в работе компании, оптимизировать и регламентировать бизнес-процессы, упростить коммуникацию отслеживание выполненных задач.

При анализе второго опроса в работе были приведены наиболее информативные ответы сотрудников. Полный перечень ответов можно найти в Приложении 14.

Анализ бизнес-процессов

Для проведения анализа бизнес-процессов с целью их оптимизации мною были построены модели процессов «как есть». Также в процессе анализа было установлено, что некоторые из бизнес-процессов компании не могут быть оптимизированы каким-либо образом. Это касается тех процессов, в которых порядок действий и предоставления документации в строго фиксирован и не может быть изменен в связи с общепринятыми стандартами [32].

Таким образом, можно сделать вывод, что бизнес-процесс мобилизации (Приложение 2) не может быть изменен, так как подразумевает подачу документов в разрешающие органы и требует именно такой последовательности действий.

Однако, можно сказать, что процесс не содержит каких-либо ошибок. И для улучшения его работы можно только создать шаблоны для документации, чтобы она имела однородных характер для всех объектов, и в случае необходимости могла быть легко агрегирована и проанализирована.

При моделировании бизнес-процесса по утверждению проекта (Приложение 1) было выявлено, что данный процесс содержит 2 цикла, появляющихся из-за работы с заказчиком, а также на выходе содержит большое количество документации, а именно: УСР, Проект объекта, Договор с заказчиком. При анализе модели бизнес-процесса не было выявлено ошибок. Важно заметить, что процесс не может быть строго ограничен по срокам, так как включает взаимодействие с заказчиком. Более того, документация перед предъявлением заказчику проходит одобрение у генерального директора компании. Это не было отображено на модели бизнес-процесса, так как не несёт большой смысловой нагрузки. Однако может быть улучшен и облегчен за счёт разработки шаблонов для УСР, и Договора с подрядчиком (несмотря на уникальность каждого заказа генподрядные договора включают множество стандартных пунктов). Это поможет решить проблему с отсутствием контроля входных данных выявленной при опросе сотрудников. Также, вероятно, ускорит процесс за счёт экономии времени на отдельных операциях.

Следующий анализируемый бизнес-процесс - процесс поэтапного производства работ (Приложение 3). При построении модели «как есть» были выявлены следующие ошибки процесса (Рисунок 13, 14).

Рисунок 13. Ошибка процесса производства работ

Рисунок 14. Ошибка процесса производства работ

Данный процесс ограничен отчётными периодами (этапами) стройки. На рисунке 13 изображена одна из обнаруженных ошибок - отсутствие входа для части процесса. Процесс сбора и отправки товарных накладных оторван от общего процесса. Как правило, прораб собирает товарные накладные тогда, когда собирается приехать в офис и передать их бухгалтерии, однако данное мероприятие носит исключительно стихийный характер. Из-за этого происходят задержки в работе бухгалтерии.

Данную проблему можно устранить с помощью включения товарных накладных в требуемую документацию по завершению отчётного периода. Устранение данной ошибки с помощью оптимизации процесса показано на рисунке 15.

Рисунок 15. Часть оптимизированного процесса производства работ

На рисунке 14 отображена ошибочная работа с информацией, так как события, провоцирующие изменение ГПР, происходят раньше, чем окончание проведения работ, а значит, исправления внесенные постфактум могут быть неточны или ошибочны.

Для устранения данной ошибки было принято решение включить два цикла для внесения изменений в ГПР внутри процесса (Рисунок 16.).



Рисунок 16. Добавленные циклы

Таким образом была устранена ошибка неправильной работы с информацией, что способствует устранению ряда ошибок, указанных в поросе персонала. Полная модель оптимизированного бизнес-процесса находится в приложении 10.

При анализе бизнес-процесса проектного сопровождения стройки (Приложение 5.) была выявлена одна ошибка. (Рисунок 17.)

Данный процесс имеет два различных входа и представляет из себя два бизнес-процесса объединенных в один. Это несет в себе опасность неправильной работы с информацией, которая влечёт за собой неполноту и неправильность данных. Решением данной проблемы может быть разделение данного процесса на два обособленных. Однако, в таком случае увеличится объем документации, получаемой в ходе выполнения бизнес-процессов, что не является признаком оптимального решения.



Рисунок 17. Ошибка процесса проектного сопровождения

Другим решением данной проблемы может быть полное объединение процессов в один (Рисунок 18). С помощью данного решения процесс становится целостным. Также, оптимизируется работа бухгалтерии по оплатам объекта, так как единовременно можно провести платежи субподрядчикам и подтвердить факт оплаты от заказчика. Более того, работа с субподрядчиками перестаёт носить вероятностный характер, так как запросы от компании строго определены по времени графиком закрытия КС. Таким образом решается сразу несколько проблем, возникавших у сотрудников компании ранее. Более того, для улучшения работы процесса рекомендуется использование внутренней системы мониторинга выполнения задач, в которой возможно осуществлять обмен данными между отделами без потери информации или качества данных. Также, в процессе предусмотрено улучшение посредством изменения выхода процесса. Теперь, выход процесса заключается не только в подготовке отчётности по строительству объекта, но и в отправке подготовленных данных в финансовый отдел, который использует данные в своих отчётах. (Рисунок 19.). Для данного обмена данными так же рекомендуется использование HRM системы. Полная модель оптимизированного бизнес-процесса в приложении 12.

Рисунок 18. Исправление ошибки двух входов процесса

Рисунок 19. Новый выход процесса

С бизнес-процессом проектного сопровождения стройки связан процесс финансового сопровождения стройки. (Приложение 6.)

Данный процесс не включает в себя ошибок в построении. Однако не является оптимальным, так как входом в процесс служит не регулярное событие, а также процесс подразумевает согласование формы отчётности с уже заполненными данными, что не является эффективным распределением труда. Более того процесс дублирует часть работы, выполняемой в процессе проектного сопровождения стройки.

Для оптимизации данного бизнес-процесса был изменен вход процесса, теперь, согласование формы отчётности происходит сразу после начала стройки. Важно упомянуть, что согласовывается не заполненный отчёт, а лишь его шаблон, что позволяет избежать лишней работы с данными при изменении формы отчёта.

Для устранения дублирования работы было принято решение использовать выходные данные бизнес-процесса проектного сопровождения стройки. Обмен информацией рекомендую совершать с помощью HRM системы, для сохранения полноты и правильности данных.

Полная модель оптимизированного бизнес-процесса находится в приложении 13.

При анализе модели бизнес-процесса ежедневного сопровождения стройки (Приложение 4.) не было обнаружено ошибок построения, однако были замечены не оптимальные участки процесса, в том числе участок, включающий в себя участие генерального директора компании (Рисунок 20.).

По опыту работы в компании, данный участок бизнес-процесса может служить задержкой для оплаты счёта. Более того, за финансовое сопровождение объекта отвечает финансовый отдел, а не генеральный директор, что говорит о неправильном распределении обязанностей внутри процесса. Также, было отмечено, что работа линии с офисом не оптимальна и носит стихийный характер, что в влечет за собой временные задержки.

Для оптимизации работы бизнес-процесса были перераспределены обязанности между генеральным директором и финансовым отделом. В усовершенствованном бизнес-процессе согласование запроса от линии происходит до его попадания в отдел обеспечения, а также согласование происходит в финансовом отделе, строго с утвержденной УСР. Это позволяет повысить эффективность процесса.

Также, в бизнес-процессе были внесены изменения, связанные с работой линии. Она была формализована и переведена в плановый формат.

Полная модель оптимизированного бизнес-процесса ежедневного сопровождения стройки в приложении 11.

Рисунок 20. Участок процесса с участием генерального директора

Последним анализируемым бизнес-процессом в данной работе является процесс завершения строительства объекта. В данном процессе происходит взаимодействие с субподрядчиками и заказчиком, завершение взаиморасчётов и вывод рабочих и техники с объекта. А также, ввод объекта в эксплуатацию. Данный процесс не содержит ошибок и из-за обязательного взаимодействия с внешними факторами не может быть никак усовершенствован. При этом выполняет одну из важнейших функций компании: генерирует доход. Полная модель данного бизнес-процесса представлена в приложении 7.



Рисунок 21. Участие финансового отдела в процессе

Предложенные в этом разделе улучшения бизнес-процессов значительно увеличивают эффективность работы сотрудников, так как упрощают процесс согласования документов, исключают дублирование работы, ошибочную работу с информацией и посредством разработки шаблонов исключают ошибку контроля входных данных.



Заключение

В ходе данного исследования был проведен анализ деятельности компании, проведен опрос сотрудников и собраны актуальные данные по проблемам в работе компании. Были построены модели бизнес-процессов компании, выявлены и проанализированы проблемные процессы. Также, были предложены улучшения и построены модели процессов «как должно быть». Предложенные процессы были проанализированы на предмет эффективности.

Была сформирована следующая рекомендационная база для оптимизации бизнес-процессов копании:

Модель «как должно быть» для каждого ключевого процесса.

Перераспределение ответственностей.

Внедрение шаблонов для документации.

Введение регламентов, ограничивающих время на выполнение.

Внедрение HRM системы для мониторинга выполнения операций и оценки эффективности сотрудников.

Упрощение процесса внутреннего согласования документации.

При соблюдении данных рекомендаций топ-менеджментом компании возможен высокий рост эффективности работы сотрудников, сокращение производственных издержек за счёт экономии времени, а также исключение ошибок из процесса работы.