Документаційний менеджмент як інноваційна діяльність у комунікаційному середовищі підприємства

Размещено на http://www.allbest.ru/

2

ДОКУМЕНТАЦІЙНИЙ МЕНЕДЖМЕНТ ЯК ІННОВАЦІЙНА ДІЯЛЬНІСТЬ У КОМУНІКАЦІЙНОМУ СЕРЕДОВИЩІ ПІДПРИЄМСТВА

УДК 005.92

В.Г. Спрінсян

У статті подано визначення понять «документаційний менеджмент», «інноваційна діяльність», їхніх складових, проаналізовані етапи впровадження документаційного менеджменту як інновації на підприємстві, охарактеризовано комунікаційне підприємницьке середовище.

Ключові слова: документаційний менеджмент, інноваційна діяльність, документно- комунікаційна система, підприємство, організація.

Keywords: documentation management, innovation, document-communication system, enterprise or organization.

інновація документаційний менеджмент підприємництво

Одним із основних факторів впливу науково-технічного прогресу на всі сфери діяльності людини є широке використання інноваційних технологій. Серед найбільш важливих і чисельних сфер, в яких інновації відіграють головну роль, особливе місце займає сфера управління або менеджменту, в т ч. й документаційний менеджмент. Організація роботи з документами, керівництво документацією, документаційними структурами, процесами і технологіями, працівниками, які їх здійснюють, тобто документаційний менеджмент, у свою чергу є важливою складовою процесів управління та прийняття управлінських рішень і впливає на оперативність та якість управління на підприємстві.

У наукових роботах з дослідження формування документаційного менеджменту лише побічно розглядалася інноваційна діяльнсть. Проблемам інновації приділяли увагу такі вчені, як: Й. Шумпетер, X. Барнет, О. Василенко, В.Г. Шатько, І.П. Мойсеєнко, М. Ілляшенко, М.А. Ескіндаров, В.М. Алферов та ін. На думку В.О. Василенко, інноваційна діяльність представлена як процес творчості та створення нововведення, реалізований як максима інноваційної альтернативи, інноваційної потреби та підприємницьких зусиль [1, 51]. М.А. Ескіндаров вважає, що багатоваріантний, альтернативний тип діяльності як інноваційний процес являє собою комплекс пов'язаних між собою явищ - від народження наукової ідеї до її комерціалізації [2, 75].

Метою наукової публікації є дослідження документаційного менеджменту на підприємстві як інноваційної діяльності.

Передусім звернемося до визначення документаційного менеджменту як складної динамічної документно-комунікаційної системи, яка забезпечує керівництво документацією, документаційними структурами, процесами і технологіями, а також працівниками, які їх здійснюють.

Основними компонентами документа- ційного менеджменту є:

- організатори документаційного менеджменту (посадові особи та структурні підрозділи, що несуть відповідальність за управління роботою з документами підприємства);

- об'єкти документаційного менеджменту (документація підприємства; персонал, що несе відповідальність за здійснення безпосередньої роботи з документами);

- системні зв'язки між організаторами та об'єктами.

Згідно із Законом України «Про інноваційну діяльність» за № 40-ІУвід 4 липня 2002 р., «Інноваційна діяльність - діяльність, що спрямована на використання і комерціалізацію результатів наукових досліджень та розробок і зумовлює випуск на ринок нових конкурентоздатних товарів і послуг» [3].

Отже, інноваційна діяльність - це вид діяльності, пов'язаний із трансформацією наукових досліджень і розробок, інших науково- технологічних досягнень у новий чи покращений продукт, що використовується у практичній діяльності, чи новий підхід до соціальних послуг.

Відмітимо, що важливою характеристикою цієї діяльності є інноваційна активність - цілеспрямована підтримка високої сприйнятливості персоналу підприємства до нововведень за допомогою цілеспрямованих структур та методів керування.

На думку вченого Т.О. Скрипко, суть інноваційної діяльності полягає в її напрямах, а саме: в управлінні процесами створення нових знань; творчим потенціалом тих, хто створює нові знання; освоєнням та розповсюдженням нововведень; соціальними та психологічними аспектами нововведень [4, 74].

Важливо зазначити, що інноваційна діяльність є однією із найсуттєвіших вагомих чинників, які дозволяють підприємству посідати стійкі ринкові позиції й отримувати перевагу над конкурентами.

Наголосимо на тому, що будь-яке підприємство функціонує не ізольовано, а в тісній взаємодії з оточуючими її суб'єктами. Вчений А.І. Базилевич вказує на дві групи факторів, що є передумовами до розвитку: внутрішні та зовнішні [5, 27]. Внутрішніми факторами є проблеми, що склалися всередині компанії та потребують вирішення шляхом проведення тих чи інших інновацій. Під зовнішніми передумовами розуміються будь-які зміни, що відбуваються в зовнішньому підприємницькому середовищі, що ведуть до адаптації ринкових суб'єктів до нових умов за допомогою впровадження інновацій (рис.).

Як видно з рис., наявні інноваційні можливості підприємства пов'язані з потенціалом науково-технічної бази, фінансовим становищем, творчою активністю персоналу та досягненнями у виробничій сфері. Це - плюси, які слід використовувати для отримання майбутніх переваг. Водночас на підприємстві виникають і негативні питання, на кшталт погіршення ринкових умов. Вирішуючи такі проблеми як зниження доходів або падіння ринкової частки, керівництво підприємства, так чи інакше, змушене проводити необхідні інновації, що обмежені і тимчасовим фактором, і ресурсами.

Усім підприємствам, організаціям необхідно визначити правове поле, вимоги якого впливають на документування їхньої діяльності. Політика та функціонування організацій мають відображати застосування регуляторного середовища до процесів їхньої діяльності.

Далі необхідно розглянути вимоги комунікаційного середовища організації, яке містить:

- статутне право та правила, якими керуються у специфічному для певної галузі та загальному середовищі діяльності, охоплюючи закони та інструкції, які безпосередньо стосуються службових документів, архівів, доступу, права на приватну таємницю, свідчень, електронної комерції, захисту даних та інформації;

- обов'язкові норми практичної діяльності;

- добровільні кодекси усталеної практики, поведінки, етики й очікування суспільством належної діяльності у певній галузі або організації.

Характер організації або галузі зумовлює набір регулятивних складників, найбільш прийнятних для керування документаційними процесами на підприємстві.

Істотне значення для підприємства з різною діловою направленістю та національною приналежністю мають характеристики зовнішнього підприємницького середовища. На думку вчених, існує низка спільних рис, що характеризують глобальне зовнішнє середовище і визначають об'єктивну необхідність проведення інноваційної політики на підприємствах.

По-перше, існує тісний взаємозв'язок між факторами зовнішнього середовища. Нині зміна одного фактора може призвести до глобальної перебудови економічної системи [7, 28]. Прикладом таких змін є виникнення на початку 1990-х рр. величезного потенційного попиту на нові засоби зв'язку і передачі даних, яке призвело до формування окремої галузі світового господарства - галузі теле- комунікацій. Традиційні галузі, споживачі, державні структури змушені адаптуватися до появи «нової економіки», яка, в свою чергу, впливає на соціальні та культурні устрої суспільства.

Другою загальною характеристикою зовнішнього середовища є її рухливість. На сучасному етапі зміни відбуваються з постійно наростаючою швидкістю, особливо в таких галузях, як телекомунікації, хімічна та електронна промисловість, виробництво комп'ютерів і біотехнологій.

Наступна характеристика - це ступінь складності. Вчений А.І. Базилевич вважає, що чим вище технологічний рівень підприємства, тим складніша його структура внаслідок наявності великої кількості підрозділів, чим сильніший міжнародний характер його діяльності та чим більше диверсифіковане виробництво, тим у більш складних зовнішніх умовах діє компанія і тим актуальніша роль інноваційного менеджменту в її діяльності [5, 28].Важ- ливо враховувати, що процес управління потребує постійного отримання, оброблення інформації. З цією метою встановлено правила документування управлінської діяльності, які регламентують порядок роботи з документами з моменту їхнього створення або надходження до відправлення, або передачі в архів закладу.

Отже, перераховані характеристики зовнішнього підприємницького середовища, пояснюють ту увагу, що приділяється інноваційній діяльності. Для ефективного здійснення адаптації до нововведень, від керівництва підприємства потрібно створення постійного інноваційного клімату, що забезпечить гнучкість організаційної структури, виробництва, людського менталітету.

Головними компонентами інноваційних систем є технологічні, наукові та науково- технічні, соціально-організаційні, управлінські нововведення, втілені в наукових знаннях, винаходах, ноу-хау і різних матеріальних носіях.

З'являючись на всіх стадіях відтворю- вального циклу, інновації розрізняються за типологією, походженням, призначенням, ступенем новизни, предметно-змістовної структури, за рівнем поширення та впливу на економічні процеси. Це означає, що інноваційна діяльність є не поодиноким актом упровадження якого-небудь нововведення, а цілеспрямована система заходів із розробки, впровадження, освоєння, виробництва, комерціалізації нововведень [6, 211].

Інноваційні процеси як об'єкт управління характеризуються невизначеністю, багато- варіантністю і за своєю суттю є стохастични- ми, що визначає особливості методології й організації документаційного менеджменту.

Наголосимо на тому, що в процесі управління інноваційною діяльністю слід не тільки виявляти взаємозв'язки різних нововведень, але й підтримувати безперервну еволюцію інноваційних систем. Це пов'язано з розширенням меж саморозвитку та самоорганізації економічних систем і демонструє збільшені можливості вдосконалення економіки та її структурних перетворень. Тому під впливом інноваційної діяльності структурні перетворення економіки також залучаються до системи об'єктів документаційного менеджменту.

Отже, інноваційна діяльність є непростим об'єктом управління, вона вимагає від персоналу, крім високої кваліфікації та чіткої професійної орієнтації особливого типу сприйняття та мотивації, також вміння ризикувати.

Мірою посилення інноваційної спрямованості економіки дедалі вагоміший вплив мають наукові знання та навички, програмні продукти, патенти та ліцензії, тобто об'єкти, що не мають натурально-речової форми. Об'єктом управління стають «незримі» інтелектуальні активи підприємства та віртуальні технології. Виробничі нововведення, нові технології та нові методи впливу мають у своїй основі глибокі когнітивні, соціально-психологічні та культурно-етичні коріння. Мірою розвитку інноваційної спрямованості економіки, посилення техніко-технологічної здійсненності наукових ідей і зростання економічної доцільності нововведень, документаційний менеджмент набуває рис найважливішого соціально- економічного інституту, виявляє вплив на різні сфери людської діяльності, як зазначає дослідник Л.М. Оголєва [7, 230].

На думку науковця С.М. Ілляшенко, науковий прогрес, розвиваючись у вигляді «проривів», тобто наукових відкриттів і винаходів, сполучається з ефектом навчання, підвищення рівня кваліфікації, знань і навичок робочої сили. В результаті кумулятивного ефекту від упровадження радикальних і зв'язаних з ними еволюційних нововведень виникає і новий тип виробництва, нова структура інвестицій і новий тип ринкової поведінки підприємства. Усі ці фактори стають об'єктами функціонального документаційного менеджменту [8, 53].

Центральне місце в системі інноваційних перетворень займають нові технології. Технологічні інновації визначаються більшістю вчених як складна система, за допомогою якої ідея чи винахід перетворюються на об'єкт комерційної діяльності [9, 49].

В.М. Алферов зазначає, що під інноваціями розуміють і інновацію-процес, і інновацію-продукт, і соціальну інновацію. В підсумку інновації спрямовані на підвищення соціально-економічної ефективності виробництва, оскільки від результатів інноваційної діяльності залежить стабільність нині й успіх у майбутньому [6, 215].

На основі аналізу наукових джерел доходимо висновку, що інноваційна діяльність у документаційному менеджменті на підприємстві складається з виконання низки заходів, об'єднаних в один логічний ланцюг. Кожна ланка цього ланцюга, кожна стадія цієї діяльності підпорядкована логіці розвитку, має свої закономірності та свій зміст. З'єднуючись воєдино, вони підпорядковані одній головній меті - створенню нововведення. Тому формування документаційного менеджменту як інновації в комунікаційному середовищі організації характеризується фронтальністю, високим рівнем невизначеності та ризику, складністю прогнозування результатів.

До найважливіших принципів інноваційної політики документаційного менеджменту на підприємстві відносяться:

• законність, що припускає відповідність змісту практичній складовій документаційно- го менеджменту положенням законодавства України та вимогам керівних документів, що регламентують організацію роботи з документацією підприємства;

• послідовність (планомірне, «покроко- ве» виконання заходів і дій, що утворюють у своїй сукупності практичну складову доку- ментаційного менеджменту);

• гнучкість, ґрунтована на своєчасному йадекватному реагуванні учасників докумен- таційного менеджменту на можливі та передбачувані зміни в умовах функціонування підприємства і, зокрема, в умовах управління персоналом підприємства;

• технологічність, що забезпечується оптимальним взаємним поєднанням усіх етапів і ділянок роботи з документами щодо персоналу, та створення на цій основі найкращих умов для її якісного, своєчасного та повного виконання;

• комплексність, що передбачає належне задоволення всіх основних потреб підприємства, так або інакше пов'язаних з управлінням документами щодо персоналу, а також працівниками, що безпосередньо беруть участь у роботі з цією документацією.

Отже, ми можемо дійти висновку, що необхідність упровадження документаційного менеджменту на підприємстві полягає в створенні системи управління документацією підприємства та персоналом, що несе відповідальність за роботу з документами. Ця система повинна стати організаційною базою, на основі і за допомогою якої посадовцями та структурними підрозділами здійснюється повсякденне управління документацією підприємства.

Необхідність упровадження документа- ційного менеджменту на підприємстві полягає в створенні системи управління документацією підприємства та персоналом, що несе відповідальність за роботу з документами. Ця система повинна стати організаційною базою, на основі і за допомогою якої посадовцями та структурними підрозділами здійснюється повсякденне управління документацією підприємства.

Використані джерела