Этапы организационной диагностики и проектирования организационной структуры предприятия

Размещено на http://www.allbest.ru/

ЭТАПЫ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ ДИАГНОСТИКИ И ПРОЕКТИРОВАНИЯ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ СТРУКТУРЫ ПРЕДПРИЯТИЯ

Звонарёва Надежда Эдуардовна, студент

Поволжский государственный университет сервиса

Разработка эффективной организационной структуры управления является важным фактором для успешной реализации выбранной стратегии и направлений развития деятельности компании. Цель эффективной организационной структуры - это не только обеспечить бескризисную работу компании, но и открывать новые горизонты для развития компании. Под влиянием различных внешних факторов иногда в организационную структуру необходимо вносить изменения. Причины изменений обусловлены важностью адаптации организации к меняющимся условиям внешней и внутренней среды, овладением новыми знаниями и технологиями, что особенно требуется в условиях современной рыночной экономики, также изменения бывают обусловлены неэффективностью существующей системы, желанием руководства предприятия усовершенствовать систему работы подразделений, расширением предприятия и т.д. Для определения эффективности действующей структуры или для оценки разрабатываемой необходимо проводить организационную диагностику.

Организационная диагностика - это систематический сбор и анализ информации о состоянии организации в целом, или ее отдельных подсистем, или функциональных подразделений, для выявления проблем в функционировании и поиска способов решений данной проблемы [1]. Организационную диагностику можно определить, как разновидность социальной диагностики [2]. В этом контексте организационную диагностику следует расценивать как процесс оценки и описания социальной системы, здесь она рассматривается в качестве объекта исследования, с целью поиска причин неэффективности существующей социальной системы, а также причин, в результате которого система пришла к данному состоянию. В процессе диагностики важным элементом является не только поиск существующих проблем, но и причины их возникновения, это обосновано необходимостью прогнозирования последствий дальнейшего действия или бездействия факторов, вызвавших возникновение проблем. Актуально и представление организационной диагностики как часть социальной технологии, здесь она рассматривается как этап комплексного анализа организации. Дальнейшие стратегические управленческие решения будут приниматься с учетом результатов данного анализа, так как это важный информационный источник о внутреннем состоянии организации, который следует учитывать для эффективной деятельности предприятия. Данная точка зрения популярна у российских специалистов [3].

Для выявления проблем в организационной структуре предприятия необходимо проводить анализ эффективности функционирования всех ее элементов и каждого управленческого звена в отдельности. Для разработки эффективной организационной структуры необходимо знать принципы ее проектирования, ведь успешная система управления зависит от того, выполнялись ли теоретические принципы ее построения на практике:

· Скорость потоков информации должна быть максимальной и исключать прохождение через «лишние» звенья управленческой цепочки связей;

· Дублирование должностей должно быть исключено, но должностные обязанности должны быть распределены так, чтобы в случае выхода из строя одного звена, цепочка сохранила свою целостность;

· Четкое разделение на функциональные подразделения позволит организации выполнять работу более качественно и быстро;

· Гибкость структуры управления необходима для эффективной реакции на изменения в окружающей среде, а также непосредственно внутри системы;

· Правильное распределение полномочий и должностных обязанностей позволит выполнять работу более быстро и качественно, так как каждый специалист будет являться мастером своего дела;

· Взаимосвязь и отлаженные коммуникационные и информационные потоки между всеми подразделениям обеспечат отлаженную работу всей системы как единой системы, что позволит более эффективно приспосабливаться к внешней среде.

Однако, следует понимать, что в зависимости от сферы деятельности предприятия, вышеперечисленные принципы могут расширяться для более полного и точного описания системы функционирования организационной структуры.

Организационная структура под действием окружающей среды подвержена изменениям, ее постоянное совершенствование - это залог успеха эффективных управленческих связей. Но вносить изменения следует соблюдая этажность, чтобы они прошли для системы менее болезненно и имели лишь незначительные последствия, или же, при возможности, получится и вовсе их избежать.

Процесс разработки и внедрения изменений включает четыре этапа, каждый из которых имеет важное значение для системы в целом.

· Организационная диагностика;

· Разработка новой организационной структуры;

· Осуществление организационных преобразований;

· Оценка эффективности введённых изменений.

В зависимости от размера предприятия и масштабов проекта данные этапы могут проходить как последовательно, так и итеративно.

Для выявления не только внешних проблем в организационной структуре, но и причин, их вызвавших, организационную диагностику также проводят поэтапно, это обеспечивает более глубокий анализ.

Первый этап. Анализ организационной структуры и штатного расписания, здесь исследуется общая система управления организацией, какая модель управления будет эффективнее (при разработке) и насколько эффективна существующая модель (при уже функционирующей системе), выявляются дублирующие должности и лишние слои управленцев (в масштабных организациях).

Второй этап. Анализ организационно-функциональной модели, здесь проводится анализ эффективности функциональных подразделений, они формируются по категориям и этапам выполняемой работы, а также с учетом распределения и движения ресурсов, также проводится внутренний анализ каждого подразделения и оценивается деятельность всех сотрудников внутри подразделения.

Третий этап. Оценка персонала. Данный этап схож с проведением аттестации персонала, проходит оценка ключевых компетенций каждого сотрудника и его соответствие занимаемой должности, а также требованиям организации.

По окончании проведения организационной диагностики составляется сводный отчет, в котором должны быть зафиксированы все выявленные проблемы существующей организационной структуры и предложены меры для их ликвидации, более того отчет должен содержать список причин, следствием которых явились выявленные проблемы - это необходимо для того, чтобы в дальнейшем исключить возникновение подобных проблем.

Следующий этап разработки и реализации изменений является непосредственно сама разработка новой организационной структуры. Новая структура должна быть разработана с учетом всех принципов построения управленческих связей, а также максимально адаптирована под актуальное состояние окружающей среды. Результатом этапа является непосредственно сам проект разработанных изменений, новое штатное расписание и новые должностные инструкции, при создании новых рабочих мест, а также остальные необходимые документы. Разработанная модель должна быть максимально эффективна, а затраты на её реализацию минимальны.

Любые изменения могут негативно сказаться на эффективности работы предприятия, поэтому на данном этапе также должен быть разработан план проведения изменений. Проводимая внутри организации PR-компания должна быть направлена на смягчение волнений от возможных сокращений, а также на повышение мотивации работников.

Следующий этап - это внедрение и реализация разработанных изменений. Данная стадия является самым важным моментом для организационной структуры, ведь даже эффективная модель, при неправильном внедрении может повлечь за собой негативные результаты, поэтому реализовывать изменения нужно с поэтапно, постоянно контролируя данный процесс, только при правильном соблюдении всех принципов проведения изменений, компания получит успешную и эффективную организационную структуру. Однако не следует ожидать, что можно вовсе избежать последствий, такое возможно лишь теоретически, но на практике крайне сложно в реализации, ведь персонал - это основа деятельности любой компании, работа с персоналом очень сложный процесс, опытный менеджер должен найти подход к каждому сотруднику. Для минимизации последствий был разработан ряд принципов:

· Непосредственное участие руководителя поднимает командный дух сотрудников;

· Проведение внутренней PR-компании является неотъемлемой частью любых изменений. Персонал, как правило, любые изменения расценивает негативно на психологическом уровне, для избегания этого следует проводить с персоналом регулярные собрания или пятиминутки, на которых руководитель должен максимально подробно объяснить сотрудникам цели и причины изменений, также информированность персонала - отличный способ в борьбе со слухами. Когда персонал увидит положительные стороны в изменениях, они уже не будут восприниматься ими так критично и негативно.

· Обучение и переквалификация персонала необходимы если изменения требуют корректировок в должностных обязанностях сотрудников. В таком случае необходимо их под роспись ознакомить с новыми инструкциями и регламентом работы, а также провести обучение персонала, при необходимости - курсы повышения квалификации. При соблюдении этого принципа сотрудники быстрее смогут приспособиться к новым условиям и быстрее повысится эффективность их работы.

· Соблюдение этапности вводимых изменений позволит смягчить волнения среди персонала и настроить их позитивно.

Заключительный этап - оценка эффективности введенных изменений.

Провести конкретную оценку проведённым изменениям - практически невозможно и очень трудоёмко, это обосновано тем, что изменения в организационной структуре дают косвенный эффект на деятельности компании, но тем не менее являются важным элементом, влияющим на работу компании. В связи с этим был разработан двухсторонний способ оценки организационных изменений [1]. С одной стороны: достижимость поставленных целей, насколько проект удовлетворил запросы компании и разрешил существующие проблемы, методы оценки здесь могут быть разнообразные, самые популярные и эффективные - это метод экспертных оценок и проведение бенчмаркинга. С другой стороны - расчет затрат, которые понесла компания для реализации разработанных изменений. Лучший проект, соответственно, тот, который является наиболее эффективным по обоим критериям.

Все этапы и рекомендации обязательны для успешной реализации разрабатываемых изменений. В случае нарушения этапности большая вероятность провала проекта, так как каждый этап заключает в себе особые характеристики и функции, выполнить которые иначе невозможно.

Список литературы

организационная диагностика предприятие персонал

1. Гагарский В. // Совершенствование организационной структуры Компании. // [2006-2010] URL: http://www.pmsh.ru/articles/index.php?id_S=92 (дата обращения: 26.01.2016).

2. Липатов С.А. Методы практической социальной психологии: Диагностика. Консультирование. Тренинг: Учебное пособие для вузов / Под ред. Ю. М. Жукова. -- М.: Аспект Пресс, 2004.

3. Липатов С. А. Организационная диагностика: теоретические и методологические основания // Личность. Культура. Общество. №3, 2005

4. Организационная диагностика // Википедия. [2011--2014]. Дата обновления: 15.01.2014. URL: http://ru.wikipedia.org/?oldid=60748387 (дата обращения: 26.01.2016).

Размещено на Allbest.ru