Систематизация документов на предприятии с использованием управленческой матрицы

Размещено на http://www.allbest.ru/

Северный (Арктический) федеральный университет имени М. В. Ломоносова

Экономические науки

Систематизация документов на предприятии с использованием управленческой матрицы

Кабаков Сергей Александрович, кандидат наук, доцент

Кабакова Мария Юрьевна, кандидат наук, доцент, доцент

г. Архангельск

Рассматривается возможность использования управленческой матрицы для создания новых внутренних документов предприятия и систематизации существующих.

Похожие материалы

· АИС в области бухгалтерского учета

· Анализ проблемы оценки эффективности систем менеджмента предприятий

· Использование приемов коучинга преподавателем вуза

· Человеческий фактор в системе управления качеством вуза

· Проблемы внедрения систем управления качеством в российских вузах

Эффективное управление качеством на промышленном предприятии становится возможным при внедрении системы менеджмента качества. Разработка, внедрение и сертификация системы менеджмента качества в соответствии с требованиями стандартов ИСО является одним из важнейших моментов функционирования предприятия в условиях международного торгового пространства, что особенно актуально, учитывая, что Российская Федерация - член ВТО. Наличие в организации системы менеджмента качества, созданной в соответствии с требованиями стандартов ИСО, гарантирует качество ее продукции или услуг.

Система менеджмента качества представляет собой часть системы менеджмента организации, охватывающую организационную структуру, политику и цели в области качества, документацию, производственные процессы и ресурсы для достижения поставленных целей.

По замыслу разработчиков, система менеджмента качества, построенная на предприятии по модели ИСО 9000 это механизм, внедряемый для обеспечения:

· качества продукции (услуги), которое задано потребителем;

· соответствия качества продукции национальному (международному) стандарту, либо стандарту самого предприятия

Современная система управления качеством основывается на двух подходах: техническом (инженерном) и управленческом. Технический подход базируется на требованиях стандартов на продукцию и предусматривает применение статистических и других методов контроля и управления качеством продукции. Управленческий подход основан на применении стандартов серии ИСО 9000, принципах и методах менеджмента. Данные подходы должны применяться совместно.

К созданию на предприятии системы управления качеством следует подходить с наименьшими потерями, обеспечивая естественность применения международных стандартов серии ИСО 9000.

Подготовка к сертификации на соответствие требованиям стандартам ИСО предполагает создание на предприятии системы документирования качества, включающего обязательный перечень внутренних нормативных документов, регламентирующих большинство областей деятельности предприятия (от стадии проектирования изделий до послепродажного обслуживания).

Организация должна иметь такую документацию, которая необходима для эффективного планирования, работы и управления процессами в самой организации.

Для систематизации существующей документации и для подготовки дополнительных документов, которых нет на предприятии, составляют управленческую матрицу:

Табл. 1 Управленческая матрица

Корневой столбец матрицы отображает существующие (в качестве примера) на предприятии объекты управления, а корневая строка - различные управленческие функции. Соответственно, пересечение строк и столбцов образует элементы матрицы, отражающие реализацию определенной управленческой функции в отношении определённого объекта управления. Матрица позволяет не только систематизировать уже существующие элементы (определить точное место в системе), но и обозначить место будущих элементов. управленческий качество документ стандарт

Для всех существующих на предприятии документов необходимо чётко обозначить их место в управленческой матрице. Одновременно управленческая матрица своими незаполненными элементами показывает потенциальную необходимость их заполнения, то есть разработку соответствующих документов.

Выделяют следующие группы объектов управления на предприятии:

· структурные единицы предприятия (предприятие в целом, цеха, отделы, бригады, участки, отдельные рабочие и служащие);

· ресурсы предприятия (основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, денежные средства, задолженность, капитал и другое);

· процессы (работы, операции) хозяйственной деятельности, вызывающие изменение состояния ресурсов предприятия (передача материалов в производство, производственная деятельность, проведение капитального ремонта, приобретение основных средств);

· количественные и качественные показатели (нормы расхода ресурсов, запасы, затраты, себестоимость, прибыль, рентабельность и другие).

Для составления матрицы менеджерам предприятия следует определить управленческие функции (подфункции). Очевидно, что заполнить управленческую матрицу (т.е. разработать все необходимые документы) единовременно, за достаточно ограниченный промежуток времени трудно и нецелесообразно, поскольку важность для предприятия различных элементов матрицы может быть неодинакова. В этом случае исходят из принципа существенности: что является наиболее актуальным для предприятия в данное время. Таким образом, последовательность разработки внутренних нормативных документов предприятие определяет самостоятельно, исходя из своих стратегических целей и текущей ситуации.

Для определения очерёдности разработки документов можно использовать процессный подход. Целесообразно начать со стандартизации процессов, используя при формировании последовательности разработки внутренних нормативных документов те же подходы, которые применяют для определения приоритетности процессов при проведении их описания.

Основные управленческие функции образуют управленческий цикл предприятия и включают в себя планирование, организацию и контроль.

Планирование - постановка целей деятельности в виде количественных и качественных показателей, которые необходимо достигнуть предприятию за тот или иной период. Различают стратегическое (долгосрочное), тактическое (среднесрочное) и оперативное (краткосрочное) планирование.

Организация (как процесс) - создание необходимых условий для реализации планов с помощью:

· организации бизнес-процессов - разработки технологии реализации процессов предприятия;

· организации структуры, то есть формирования структурных единиц предприятия и закрепления за ними определенного участия в процессах предприятия;

· организации труда - создания необходимых условий работникам (как руководителям, так и исполнителям) для успешной реализации предписанного им участия в процессах предприятия.

Контроль - мониторинг процессов реализации планов и выявление возникших отклонений.

Связующие управленческие функции носят вспомогательный характер и призваны обеспечить реализацию основных управленческих функций, т.е. присутствуют на всех этапах управленческого цикла: планирования, организации и контроля.

Функция принятия решений необходима для принятия обоснованных и оперативных управленческих решений. Функция коммуникаций призвана обеспечить информационную связь между всеми субъектами управленческой деятельности предприятия.

Построение системы принятия решений предусматривает:

· составление перечня типичных повторяющихся хозяйственных ситуаций;

· определение набора реквизитов, характеризующих каждую хозяйственную ситуацию;

· формирование вариантности принятия решений, т.е. в зависимости от величин показателей для каждой ситуации определяется, кто из ответственных лиц располагает необходимыми полномочиями по принятию решений;

· описание методов и подходов к принятию решений для каждой хозяйственной ситуации - математические модели, алгоритмы расчетов, способы экспертной оценки и т.д.;

· определение механизма оперативного согласования с вышестоящими инстанциями для случаев, когда непосредственный исполнитель бизнес-процесса не располагает достаточными полномочиями для принятия решений.

В реальных условиях при составлении матрицы планирования возможно выделение от двух (планирование и контроль) до двух десятков функций и подфункций.

Список литературы

1. Рассказова - Николаева С. А., Шебек С. В. Корпоративные стандарты: от концепции до инструкции. - М: Книжный мир, 2008. - 320 с.

Размещено на Allbest.ru