Использование современных методов и средств в управлении проектами

Размещено на http://www.allbest.ru/

Использование современных методов и средств в управлении проектами

Варламова Л.А.

Сегодня управление проектами (УП) как современный подход к ведению бизнеса стало одним из главных факторов успешной деятельности предприятий. Начав развиваться в 50-60-x г XX века в таких отраслях как строительство, космическая промышленность УП успешно перекочевало к настоящему времени во многие другие отрасли экономики, где теория и практика УП продолжили свое развитие. В современном состоянии УП представляет собой комплекс средств и методов, которые обеспечивают планирование, выполнение, контроль деятельности в различных областях, где присутствуют ограничения по времени, ресурсам и определенные требования к качеству.

Впервые методы УП были использованы для строительства крупного химического завода и были частично внедрены в практику капитального строительства СССР. Однако с переходом экономики нашей страны на рыночные механизмы и импортом западных образцов ведения бизнеса, выявилась отсталость от современного состояния теории и практики УП: отсутствие собственных стандартов, программного обеспечения и специалистов.

Растущее количество проектов в строительстве, а особенно такие крупные и сложные как подготовка к Олимпиаде в Сочи, Чемпионату мира по футболу требуют перехода предприятий и подготовки специалистов к успешному овладению и применению инструментария, предоставляемого нам теорией управления проектами. Требующие увеличения объемы жилищного строительства в Оренбурге, проект трассы Западная Европа - Западный Китай также не должны обходиться без использования современных средств и методов УП.

В результате внедрения системы УП в организации снижаются сроки и затраты на реализацию типовых проектов, обеспечивается прозрачность проектной деятельности и повышается объем портфеля проектов, выполняемых тем же числом сотрудников.

Причинами перехода предприятия на рельсы проектного менеджмента могут стать:

- необходимость осуществления технически сложных и трудоемких проектов;

- необходимость установления рамок бюджета проекта и строгого контроля его исполнения;

- необходимость быстрого реагирования на изменения;

- строгие требования по срокам завершения работ;

- необходимость в прямых связях с заказчиком или клиентом более чем у одного подразделения организации;

- высокие требования к качеству работ;

- контроль и обеспечение выполнения экологических требований.

Внедрение проектного управления позволяет увеличить эффективность деятельности в разы, сократить сроки и затраты на реализацию проекта. Появляется более четкое понимание исполнения проекта на всех этапах его реализации. Проектный подход требует регламентации порядка исполнения проекта.

К примеру, в одной из строительных фирм [4] были выявлены следующие положительные моменты применения технологии управления: удалось частично сдвинуть непосредственных производителей работ в сторону повышения технологической и организационной дисциплины. Строительство начало двигаться по разработанным технологическим «захваткам». Сроки возведения этажей плавно снижались до 9-10 суток/этаж (технологический предел составляет 8, 5 суток), с начальных 23-27 суток/этаж. На основании анализов модели строительства были определены критические виды ресурсов, рассчитаны несколько вариантов их дополнительного привлечения с элементами экономического анализа. Эти материалы ложились в основу еженедельных совещаний у главного инженера фирмы и расширенного у директора фирмы. Опираясь исключительно на данные моделирования, руководство фирмы начало принимать очень важные и принципиальные решения: о дополнительной закупке определенного количества опалубки перекрытий, о привлечении рабочей силы до рассчитанной величины и по определенным специальностям, о замене трех легких кранов на два тяжелых, об отказе аренды бетононасоса и др.

Препятствиями и факторами неудач на пути внедрения становятся:

- отсутствие четкого и качественного описания всех процедур внедрения;

- отсутствие квалифицированного персонала и команды внедрения;

- нежелание руководителей и персонала осуществлять необходимые изменения (УП подразумевает разрушение старых иерархических организационных структур);

- относительно высокая стоимость услуг по внедрению.

Также под современными средствами управления не должны пониматься только информационные системы управления проектами. Так как один лишь этот элемент не может позволить получить полноценный эффект, более того это может становиться причиной неудач внедрения в виду отсутствия методологии управления проектами и механизмов, стандартизирующих деятельность по управлению проектами.

Рисунок 1 - Причины неудачного внедрения информационных систем управления проектами по результатам интернет-опроса «Информационные системы управления проектами - выбор российских компаний»

Также, предприятие из полученного за данный промежуток времени опыта может дать оценку своей деятельности, рассмотреть ее с момента внедрения управления проектами и сравнить с тем, что было до этого момента. Отметить положительные и отрицательные стороны в проектном подходе в своей деятельности.

управление проект сотрудник затрата

Рисунок 2 - Уровни зрелости организации в управлении проектами

Таблица 1 - Критерии оценки уровня зрелости организации в управлении проектами

1) Стандарт управления проектами предприятия - это совокупность документов, объясняющих или предписывающих, как, в какой последовательности, в какие сроки, с использованием каких шаблонов нужно выполнять те или иные действия в процессе управления проектами.

Польза национальных и международных стандартов, прежде всего, выражается в том, что они содержат лучшие практики в области управления проектами. Стандарты аккумулируют опыт многих экспертов, причем данный опыт постоянно пополняется, стандарты регулярно дополняются и обновляются.

От того, какой стандарт лежит в основе проектной деятельности зависит общая картина системы управления проектами. Положения стандартов обычно носят рекомендательный характер и отвечают на вопрос «Что делать, чтобы эффективно управлять проектами?». Наиболее распространенным в России стандартом является PMBOK.

2) Если международные и национальные стандарты управления проектами отвечают на вопрос «Что делать, чтобы эффективно управлять проектами», то корпоративные - на вопрос «Как делать?». Корпоративные стандарты управления проектами (КСУП) должны содержать подробное описание как управлять проектами, содержать информацию о процессах, процедурах, методах и инструментах управления проектами на предприятиях и организациях с учетом особенностей сферы деятельности, различных внутренних и внешних условий.

Также по наличию и состоянию КСУП можно судить об уровне зрелости УП на предприятии.

3) Информационная система управления проектами (ИСУП) представляет собой комплекс технических, программных и информационных средств, направленный на поддержку и повышение эффективности процессов управления проектом. На сегодняшний день успешная проектная деятельность не может обходиться без ИСУП.

На рынке предлагается огромное количество программных продуктов, различающихся по области применения, функционалу, классу программ и соответственно стоимости. Наиболее распространенным на сегодняшний день программным обеспечением являются: MS Project, Spider Project, продукты Primavera.

Рисунок 3 - Наиболее распространенное программное обеспечение для ИСУП по результатам интернет-опроса «Информационные системы управления проектами - выбор российских компаний»

4) Система сертификации предназначена для организации и осуществления деятельности по оценке и подтверждению компетентности специалистов, необходимой для проведения ими работ в области управления проектами.

Сертифицированный специалист по УП должен соответствовать установленным международным требованиям, которые охватывают: профессиональные знания; умения и навыки; личностные качества и этический кодекс руководителя проекта.

На сегодняшний день наибольшее распространение получили: системы сертификации PMI и IPMA (СОВНЕТ).

Выводы

Проведенное исследование выявило слабую степень распространенности проектно-ориентированного подхода среди предприятий. Это говорит о том, что:

- руководство и персонал предприятий мало знакомы с современными организационно-экономическими методами управления своей деятельностью;

- для предприятий и отрасли в целом существует потенциал роста эффективности деятельности;

- отсутствие специалистов говорит о том, что возможен рост потребности на подготовку, обучение и их привлечение.

Внедрение системы управления проектами повышает прозрачность и надежность управления, конкурентоспособность организации и отрасли в целом. Во внедрении таких систем должны быть заинтересованы отдельные предприятия, отрасль в целом и государство.

Список использованных источников

1. Управление проектами: Учебное пособие / под. общ. ред. И. И. Мазура. - 2-е изд. - М.: Омега-Л, 2004. - 664 с. - ISBN 5-98119-096-5.

2. Управление программами и проектами: 17 - модульная программа для менеджеров «Управление развитием организации». Модуль. 8 / М. Л. Разу [и др.] - М.: Инфра-М, 1999 - 392 с. - ISBN 5-16-000252-0.

3. Заренков, В. А. Управление проектами / В. А. Заренков.- 2-е изд. - М.: АСВ, 2006. - 312 с. - ISBN 5-93093-43-8

4. Опыт внедрения технологии управления проектами в фирме «Зеленоградстрой» - Режим доступа: http://www.spiderproject.ru/library/ shapkin.doc

5. Внедрение системы управления проектами в рамках внедрения интегрированной системы управление предприятием - Режим доступа: http://www.iteam.ru/publications/project/section_40/article_2469/

6. Модели зрелости и корпоративные стандарты управления проектами - Режим доступа: http://www.e-college.ru/xbooks/xbook164/book/index/ index.html?go=part-015*page.htm

7. Результаты опроса «Информационная система управления проектами - выбор российских компаний» - Режим доступа: www.pmexpert.ru/news/report_isup_lite.pdf

Размещено на Allbest.ru