Основные характеристики и особенности управленческой информации

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Введение

Управление в организации осуществляется через людей. Одним из главных инструментов управления в руках менеджера является находящаяся в его распоряжении информация. Информация сегодня - важнейший ресурс социально-экономического, технического, технологического развития любой фирмы.

Эта тема, несомненно, актуальна, так как исследования показывают, что от 50 до 90% рабочего времени современный управленец тратит на обмен информацией, происходящий в процессе совещаний, собраний, встреч, бесед, переговоров, приема посетителей, составления и чтения различных документов. Используя и передавая эту информацию, а, также получая обратные сигналы, он организует, руководит и мотивирует подчиненных. Многое зависит от его способности передавать информацию таким образом, чтобы достигалось наиболее адекватное восприятие данной информации теми, кому она предназначена.

Коммуникации насквозь пронизывают все управленческие функции. Что такое планирование? Это сбор информации, написание писем, записок и отчетов, встречи с коллегами и руководителями, объяснение им своих планов. Когда менеджер выступает в роли лидера, он должен общаться с подчиненными, чтобы мотивировать их к труду. В процессе организации менеджер собирает информацию о положении дел в компании, объясняет подчиненным принципы новой структуры. Коммуникативные навыки - необходимое условие успеха каждого менеджера.

В таких условиях обладание информацией означает обладание реальной властью, пoэтoмy лица, причастные к ней, чacтo стремятся ee утаивать, чтобы впocлeдcтвии на ней спекулировать - ведь нехватка информации дезориентирует любую хозяйственную деятельность. Правда, точно так же ee дезориентирует и избыток информации, пoэтoмy вceгдa необходимо уметь отделить нужную информацию от ненужной, полезную от бесполезной.

Цель данной работы заключается в рассмотрение особой роли управленческой информации, ее основных характеристик и особенностей

Основными задачами курсовой работы являются:

1. Определить виды информации, которая используется в организации управления.

2. Рассмотреть управленческую информацию и закономерности ее движения.

3. Выявить особенности восприятия и этапы обмена управленческой информации.

Объектом исследования является управленческая информация

Предмет исследования данной курсовой работы является рассмотрение основных характеристик и особенностей управленческой информации

1. Теоретическая часть

1.1 Понятие управленческой информации

Информация - это данные, несущие в себе новизну и полезность. Информация - это основное условие конкурентной способности организации. Руководителя интересует информация о физических и юридических лицах, передовой технологии, экономической и финансовой ситуации и т.д. Оперативная, надежная, достоверная и своевременная информация является основой управленческого процесса, и от того насколько она совершенна, во многом зависит качество управления предприятием.

Информация может приниматься менеджерами к сведению, служить основой будущих решений, расширять их знания и кругозор. Без информации невозможна совместная работа в условиях разделения труда, нехватка нужной, как и избыток ненужной информации дезориентирует любую хозяйственную деятельность. Кроме того, существует прямая связь между информированностью и степенью удовлетворения трудом. Так, хорошо информированные сотрудники довольны своей работой почти в 70% случаев, в то время, как мало информированные - только в 41%.

Информационная деятельность менеджера требует от него четкой организации процесса сбора, анализа и обработки информации. Причем он также должен уметь определять важность или второстепенность поступающей информации; уметь упорядочивать коммуникационный процесс и обмен информацией в рамках предприятия; обладать хорошо развитой способностью устного и письменного общения. Менеджер должен быть первым лицом, знающим требования к содержанию информации, ее форме, оценке и использованию в практике управленческой деятельности.

Поведение человека обусловлено определенной полученной, усвоенной и обработанной им информацией. Под информацией понимается совокупность сведений и сигналов о процессах и явлениях, протекающих во внешнем окружении и самом организме человека.

Управленческая информация - это совокупность сведений о состоянии и процессах, протекающих внутри и во вне организации. Информацию об объектах управления и происходящих в них событиях и процессах не без основания называют их своеобразной моделью, а также словесным или цифровым портретом.

При даче характеристики информации используют следующие показатели: объем, достоверность, ценность, насыщенность, открытость.

Объем информации измеряется числом знаков, букв, символов. При оценке подобной информации используют качественные показатели: информация избыточна, требуемого объема, информация недостаточна. Избыточная информация повышает качество последующих управленческих решений, но требует больших затрат времени для ее передачи и анализа. Недостаток же информации затрудняет выработку правильного решения.

Достоверность информации - это показатель соответствия полученных сведений реальным. Чем меньше звеньев принимает участие в передаче информации, тем она более достоверна. Искажение может произойти по объективным и субъективным причинам.

Ценность информации может рассматриваться с двух позиций: ценность для получателя по отношению к будущей прибыльности (потребительская ценность) и ценность с точки зрения понесенных затрат. Информация, в отличие от товара, при передаче остается у источника (продавца).

Насыщенность информации - это соотношение полезной и фоновой информации. Фоновая информация необходима для лучшего восприятия полезной информации через улучшение эмоционального настроя, настройки внимания, подчеркивания ценности. Если фоновой информации нет, то информация воспринимается как «сухая». При обилии фоновой информации говорят, что в ней много «воды».

Открытость информации характеризует возможность ее предоставления различным группам людей. Секретная информация предоставляется только ограниченному кругу работников предприятия. Конфиденциальная информация может быть передана достаточно широкому кругу работающих, но с условием ее сохранения в тайне от работников других предприятий.

1.2 Виды управленческой информации

Информацию, которая поступает к руководителю (менеджеру) или в орган управления и исходит от них, можно классифицировать по нескольким признакам. По источникам поступления информация подразделяется на внешнюю и внутреннюю. Внешняя информация - это законодательные акты и директивные указания вышестоящих органов, данные о научно-техническом прогрессе, о конкурентах, о спросе на продукцию, о ценах и т.д. Содержанием внутренней информации являются данные о ходе выполнения заданий подразделениями предприятия, о сбыте продукции, об экономике и финансовом состоянии предприятия, трудовой дисциплине в коллективе и др.

По содержанию информация делится на:

1. Научно-техническую информацию, содержащую в себе данные о научных исследованиях, изобретениях, технических разработках как внутри предприятия, так и за его пределами.

2. Экономическую информацию, содержащую данные технико-экономического планирования и прогнозирования, учета и экономического анализа деятельности предприятия.

3. Оперативно-производственную информацию, которая содержит данные оперативно-производственного планирования, оперативного учета и оперативного контроля работы предприятий и их подразделений.

4. Административную или деловую информацию различного содержания. Важнейшей составной частью этой информации является информация по кадрам.

5. Маркетинговую (рыночную) информацию, содержанием которой является реклама, цены, спрос, конкуренция и т.д.

6. Правовая, общественно - политическая, природоохранная и др.

По времени использования информация может быть разделена на условно-постоянную и переменную.

Условно-постоянной считается такая информация, содержание которой меняется сравнительно редко, она используется многократно. Такой информацией являются нормы, цены, тарифные ставки, должностные оклады, плановые показатели. Условно-постоянная информация составляет около 60-70% всей информации, необходимой для управления. Она требует соответствующей фиксации и хранения. Сегодня хорошим «хранителем» такой информации является компьютер.

Переменная информация отражает динамизм процессов в производстве и хозяйственной деятельности. В связи с этим ее сбор и особенно обработка представляют наибольшую сложность.

По характеру возникновения информация делится на первичную и вторичную (или производственную). Первичной называется информация, которая возникает в ходе производства. Однако в своем первоначальном виде такая информация мало пригодна для использования в управлении. Поэтому она подвергается обработке, превращаясь во вторичную (или производственную) и в таком виде поступает в орган управления или к руководителю. Примером может служить информация об уровне рентабельности и конкурентоспособности выпускаемой продукции.

По степени обработки информацию можно подразделить на систематизированную и несистематизированную. Систематизированной называется информация, которая регламентирована по составу показателей, периодичности, срокам и адресам представления. Такая информация, в частности, оформляется в виде статической и бухгалтерской отчетности. Одним из самых простых способов систематизации являются справочно-информационные фонды (СИФ). СИФ включают в себя информационные материалы, которые представляют интерес для руководителей и специалистов данного предприятия. СИФ обеспечивают им значительную экономию времени на поиск, сбор и обработку научно-технической информации. Однако созданием справочно-информационных фондов проблема совершенствования работы с информацией еще не решается. Несистематизированная информация не имеет сколько-нибудь определенной регламентации. Поступает она к руководителю или в орган управления эпизодически. Примером такой информации могут служить сообщения о чрезвычайных происшествиях (авариях, несчастных случаях, крупных кражах, пожарах и т.п.).

По степени конфиденциальности - для общего пользования, служебного пользования, секретная, сверхсекретная особой важности, подлежащая разглашению через установленный срок.

По степени достоверности - достоверная и проверенная, подлежащая дополнительной проверке, сомнительная, базирующаяся на домыслах и слухах.

По назначению - оперативная информация: служит для корректировки деятельности организации; отчетная: предназначается для анализа (она бывает статистической, собираемой в определенные сроки в стандартной форме и частично предоставляемой государственным органам, и не статистической).

По возможностям закрепления и хранения - фиксируемая на носителях информации (хранится подчас бесконечно, не подвергаясь при этом искажению); не фиксируемая (хранится некоторое время в памяти людей, а затем постепенно стирается и исчезает).

По степени важности - основная информация включает сведения, необходимые для принятия решений и выполнения работы (например, указания, предписания, инструкции); вспомогательная - облегчает работу с основной; желательная (без которой, однако, не обойтись) - несет сведения об итогах, перспективах на будущее, событиях внутренней жизни и т.п.

По полноте - частичная информация может использоваться лишь в совокупности с другой; комплексная - дает всесторонне исчерпывающие сведения об объекте и позволяет непосредственно принимать любые решения.

По предназначению - универсальная - необходима для решения любых проблем; функциональная - для решения родственных проблем; и индивидуализированная - для решения данной, конкретной, уникальной проблемы.

По направлению движения - входящая и исходящая.

По способам распространения - устная, письменная и комбинированная информация.

В соответствии с порядком предоставления - по разовому предписанию или запросу; в установленные сроки; по инициативе отправителя.

По способам воспроизведения - визуальная, аудиовизуальная, аудиоинформация.

Нужно также отметить, что для руководителей высшего звена необходима информация преимущественно общего характера, как внутренняя так и внешняя, она должна быть весьма качественной и позволять руководителю делать выводы и прогнозы. А для руководителей низового звена требуется постоянная, узкоспециализированная и оперативная информация, преимущественно о внутренних процессах в организации и желательно в количественной форме.

Руководитель должен также иметь возможность получать выборочную информацию с необходимой детализацией непосредственно от работников любого уровня, а не только от прямых подчиненных.

Рис. 1

2. Управленческая информация и закономерности ее движения

2.1 Характеристика управленческой информации

Выделяют пять основных характеристик информации.

1. Объем информации - рассматривается с двух сторон:

а) как объем символьной информации - определяется количеством букв, символов и т. п.;

б) как объем воспринимаемой информации - характеризует полноту информации для принятия решения.

2. Достоверность информации - это отношение набора истинной информации к общему объему полученной информации. Различают три уровня достоверности информации: абсолютная, доверительная, негативная.

3. Ценность информации - определяется снижением затрат ресурсов на принятие правильного решения. У ценности информации может быть четыре уровня:

· нулевой - снижения затрат не происходит. Этому уровню соответствует искаженная, неточная информация;

· средний - затраты снижаются более чем на 10 %. Этому уровню соответствует доказательная, достоверная, качественная информация;

· высокий - характеризуется снижением уровня затрат более чем в два раза. Это информация, созданная в научно-исследовательских учреждениях. К ней относятся изобретения, научные открытия, инновации и т. п.;

· сверхвысокий - для этого уровня характерно снижение уровня затрат больше чем в десять раз. Сверхвысокому уровню ценности информации соответствует информация, полученная в исследовательских центрах и признанная мировым сообществом.

4. Насыщенность информации - характеризуется соотношением профессиональной и фоновой информации. Профессиональная информация содержит данные в виде текста, цифр, диаграмм, таблиц, звука и т. п. Она отражает суть рассматриваемого явления. Фоновая информация служит для улучшения восприятия профессиональной информации. Различают три уровня насыщенной информации:

· высокий - соотношение дает величину от 80 до 100 %;

· нормативный - соотношение дает величину от 50 до 80 %;

· низкий - профессиональная информация составляет менее 50 %.

5. Открытость информации - характеризует широту использования информации. Выделяют три уровня открытости информации:

· секретная - информация, которая отражает потребности государства и имеет ограничения в использовании;

· конфиденциальная - информация, которая отражает интересы общества или корпоративные интересы;

· публичная - информация, которая не имеет ограничения на использование и отражает всемирную открытость информации.

2.2 Классификация управленческой информации

Большое разнообразие информации, используемой а практике управления, нуждается в развитии классификационных подходов. Классификация информации преследует разнообразные цели:

1) развитие системного и комплексного подхода к управлению;

2) совершенствование технологии управленческой деятельности;

3) совершенствование системы профессиональных знаний руководителей;

4) поиски путей повышения эффективности управления.

Классифицировать информацию, используемую для управления, можно по самым разнообразным признакам. Наиболее часто применяются следующие принципы классификации (рис.20):

1) по различным аспектам управления (характеру возникающих задач);

2) по характеру восприятия человеком;

3) по форме представления;

4) по источникам возникновения;

5) по времени использования;

6) по отношению к хозяйственному субъекту;

7) по возможности использования.

В зависимости от характера возникающих задач и соответствующего им аспекта управления информации делиться на организационно - экономическую, собственную управленческую, технико-технологическую, социально-психологическую, идейно-воспитательную. При решении любой из этих задач руководитель должен быть компетентен и иметь всю полноту информации. В противном случае эффективность управления может резко снижать либо приобретать негативный характер.

По характеру восприятия человеком можно выделить различные органолептические формы информации: визуально (зрительную), аудиоинформацию (звуковую), тактильную, обонятельную, а также комбинированные формы, например аудиовизуальную. Наибольшую ценность представляет аудиовизуальная информация, поскольку система зрительного анализа дает 94-96% сведений об окружающем мире. Однако наиболее эффективным является комбинированное представление информации, так как оно в значительно большей степени активизирует: внимание, память, интеллект. Необходимо всегда помнить о возможности сенсорной и интеллектуальной перегрузке организма информацией при ее неупорядоченности и неадекватности, что резко снижает эффективность управления и может приводить к ошибочным и даже катастрофическим последствиям.

По форме представления различают знаковую информацию, имеющую в определенной степени абстрактную форму, и аналоговую, образную. Знаковая информация выражается в цифровой, буквенной и кодированной форме.

Буквенная (текстовая) информация обычно характеризует определенное состояние управляемой и возможности управляющей системы, хотя в сложных случаях диагностики состояние может использоваться цифровая или кодированная информация. Это значительно проще, поскольку меньше загружает информационные каналы связи.

Цифровая информация, как и кодированная, может выражать самые разные состояния управляемой системы и ее реакцию на управляющие воздействия. Однако эффективное пользование такой информацией требует формирования определенных профессиональных знаний, умений и навыков, определенной профессиональной культуры, психологических стереотипов. При этом значительно повышается роль математической культуры, абстрактного мышления, абстрактной логики.

Используемая в управлении информация по источникам может быть подразделена на внешнюю и внутреннюю. Внешняя информация может отражать влияние на систему (фирму) как непосредственного окружения, так и более отдаленных сфер внешней среды. Так, для фирмы эта информация относится к тем сферам, которыми само предприятие управлять не может, - экономические циклы, политическая обстановка, рыночная конъектура, погода, климат и т.п.

Рис. 2

Внутренняя информация характеризует состояние управляющей, а не управляемой систем, например, состояние системы управления, ее кадровое обеспечение, материальные и финансовые ресурсы управляемой системы, имеющуюся технологию.

По времени ее использования в информационных потоках можно выделить постоянную и переменную информацию. Постоянная информация является относительно стабильной, например, нормы, нормативы, стандарты, численность и состав работающих.

Переменная информация связана с возникновением новых обстоятельств, новых возможностей и ограничению. Пример переменной информации - объем выручки, число клиентов.

По отношению к системе информация делиться на входную и выходную. Входная информация характеризует потоки энергии, вещества, информации, поступающие в данную систему. Выходная информация характеризует продукт деятельности системы (например, объем и номенклатуру товаров и услуг).

По возможности использования различают информацию: полезную, шумы, избыточную, ложную, лживую. Шум - это посторонние помехи в канале связи, которые мешают правильному восприятию информации. Эти помехи могут быть спонтанными, хаотичными или целенаправленными. Помимо действительно полезной для управления информации может восприниматься избыточная информация, по сути являющаяся достоверной, но не несущая ничего нового, излишне детализирующая уже полученные сведения. Такая информация только засоряет каналы связи, отвлекает ресурсы от анализа полезной информации. Лживая информация носит сознательный характер, что является ее коренным отличием от ложной. Зачастую как ложная информация воспринимаются слабые сигналы (сигналы, количественное значение которых меньше значения большинства других входных сигналов) о возможных изменениях во внутренних и внешних факторах, если они не согласуются с привычным ходом процесса. Теория слабых сигналов играет исключительную роль в управлении, и особенно в стратегическом. Всякий сигнал необходимо рассматривать с двух сторон - во-первых, как сигнал опасности, а во-вторых, как сигнал новых возможностей. Когда сигнал мал, у фирмы имеются: большие возможности принять необходимые меры по предотвращению или ликвидации опасности либо по эффективному использованию новых возможностей. Когда же сигнал становится достаточно большим, то фирма не может ни нейтрализовать опасность, ни использовать новую возможность.

Классификация информации по видам ее источников. Выделим три источника, из которых информация может поступать к лицу, принимающего решение либо в решающую систему.

Первым является исследовательская деятельность и в более широком смысле деятельность, основная на активном поиске информации как во внешней среде, так и в среде, сохраняющей полученный опыт, например в долговременной памяти компьютеризированной информационной системы.

Вторым источником информации является канал обратной связи, по которому поступает информация о результатах предшествующих решений. В этом случае человек или орган, принимающий решение, не выполняя специальных исследовательских или поисковых операций, получает информацию при совместной реализации управленческого и производственного процессов. Например, он узнает, выполнен квартальный план работ. Эта информация может влиять на его дальнейшие решения.

Определение третьего источника информации требует некоторых дополнительных пояснений. Достаточно часто решение, принятое в интервале времени влияет на будущее решение, принимаемое в интервале времени При этом нужно помнить не только о непосредственном результате принимаемого решения, но и о том, что реализация этого решения может быть исходной точкой, для принятия последовательных решений сходного типа. Иначе говоря, нужно помнить, что, когда мы в будущем будем принимать те или иные решения, мы можем попасть непосредственно в результате принятия некоего решения как в лучшую, так и в худшую ситуацию в зависимости от того, какими были ранее принятые решения. Может случиться так, что принося определенные преимущества в настоящий момент, в дальнейшем данное решение приведет к безвыходной ситуации.

Ситуации этого типа имеют динамичный характер, поскольку информация о будущих, отдаленных последствиях принимаемого решения оказывает большое влияние на процесс выбора. Будем называть такую информацию информацией предвидения. В то время, как рассмотренная ранее информация о результатах предшествующих решений, поступая по каналу обратной связи, влияет на будущее поведение человека, принимающего решение, информация предви-дения, базируясь на представлении человека о будущем, влияет на его нынешние решения. Иными словами, в последнем случае ситуация в данный момент определяется тем, что ожидается в будущем. Информация предвидения играет принципиальную роль в процессе принятия многоступенчатых решений.

Информация, поступающая как из внешней среды, так и из долговременной памяти или тому подобных источников, изменяет ситуацию. Во-первых, эта информация может изменять предметное представление о ситуации. Во-вторых, новые данные изменяют субъективную вероятность подтверждения гипотез о положении дел. В-третьих, данные, полученные в процессе решения, могут изменять полезность, приписываемую их результатам. Например, обнаружение в процессе и в результате строительства факта неблагоприятных геологических условий может привести к переоценке привлекательности данного проекта.

3. Особенности управленческой информации

3.1 Этапы обмена информацией

На предприятии всю работу с информацией можно представить в виде следующей схемы:

Этапы обмена информацией.

Т.е. управляющая система получает от управляемой системы внутреннюю информацию о состоянии заданных ею технико-экономических параметров в процессе производственной и финансово-хозяйственной деятельности. На основе данной полученной и внешней информации управляющая система вырабатывает команды управления и передает их в управляемую систему для исполнения.

В целом передачу информации от одного человека к другому принято называть коммуникацией. Обмен информацией между руководителем, органом управления и исполнителями - все это коммуникация. Исследования показывают, что на коммуникации менеджер, например, затрачивает до 85% своего рабочего времени.

Передача информации идет по трем направлениям:

- сверху вниз (постановка задач, инструктирование);

снизу вверх (сообщения о результатах проверки, донесения об исполнении заданий, о личном мнении сотрудников и т.д.);

- по горизонтали (обмен мнениями, координация действий).

В ходе управления обмен информацией совершается постоянно и образует, таким образом, коммуникационный процесс. В этом процессе выделяются четыре основных элемента:

- отправитель - лицо (руководитель, исполнитель), передающее информацию;

- сообщение, т.е. собственно информация;

- канал, т.е. средство передачи информации;

- получатель - лицо (исполнитель, руководитель), которому предназначена информация.

В коммуникационном процессе отправитель и получатель информации постоянно меняются местами.

Движение информации от отправителя к получателю состоит из нескольких этапов.

На первом этапе происходит ее отбор. Он бывает случайным или целенаправленным, выборочным или сплошным, предписанным или инициативным.

На втором этапе отобранная информация кодируется, т.е. облекается в ту форму, в которой будет доступна и понятна получателю, например письменную, табличную, графическую, звуковую, символическую и т.п. Подбирается и подходящий способ ее трансляции: устный, письменный, с помощью различного рода искусственных сигналов или условных знаков.

На третьем этапе происходит передача информации. Если последняя важна, считается, что не стоит ограничиваться одним каналом, а нужно по возможности дублировать этот процесс по нескольким, не злоупотребляя, однако, составлением по каждому поводу документов, иначе поток бумаг может захлестнуть.

На четвертом этапе получатель воспринимает, расшифровывает и осмысливает информацию. Отправитель же ждет, чтобы тот каким-то образом подтвердил факт получения сообщения, степень понимания или непонимания его смысла, иными словами, установил обратную связь. В идеале это должно происходить без промедления (по возможности обусловливаться заранее), облекаться в форму, соответствующую ситуации, учитывать возможности восприятия.

Сигналами обратной связи при устной передаче информации бывают уточнение, обобщение, выражение чувства. Поскольку они могут быть достаточно слабыми, за реакцией иногда требуется специально наблюдать.

Таким образом, коммуникационный процесс во многом зависит от наличия четко функционирующей обратной связи, качеством которой определяется, как сообщение было услышано и понято. Для руководителя (менеджера) обмен информацией можно считать эффективным, если получатель понял идею и произвел действия, которых руководитель ждал от него. управленческий коммуникационный персонал

Информационный обмен облегчают:

- краткость, ясность, недвусмысленность сведений;

- постоянный контроль над их содержанием, процессами передачи и приема;

- координация процессов обработки информации и др.

Кроме того существует эффективный способ регулирования количества информации, направляемой к руководителю (менеджеру) - это работа по методу отклонений, суть которого заключается в следующем: если производственные процессы, хозяйственные операции, трудовая деятельность коллектива проходят в соответствии с установленным режимом, графиком или другими нормативными документами, то в этом случае не требуется каких-либо управленческих воздействий, и информация к руководителю не поступает. Поступает она лишь тогда, когда произошли те или иные отклонения от нормального ритма, и используется для принятия необходимого решения. Метод отклонений снижает объем поступающей информации в десятки раз.

Работа по методу отклонений:

- позволяет экономить время руководителя (менеджера) и создает ему возможность заниматься более важными проблемами;

- сокращает бумажный поток к руководителю и направляет значительную часть его по соответствующим каналам к подчиненным;

- сокращает количество решений, которые ежедневно приходится принимать руководителю и тем самым уменьшает нагрузку на его нервную систему;

- повышает обоснованность решений и предотвращает повторение прошлых ошибок;

- обеспечивает более эффективное использование квалифицированных кадров;

- улучшает связи между отдельными подразделениями предприятия.

В то же время работа по методу отклонений может развить у руководителя и формализованный подход к делу. При отсутствии значительных отклонений от нормы она может породить у него обманчивое чувство безопасности, а это в условиях конкуренции может привести к очень серьезных последствиям, и, наконец, этот метод почти не позволяет учесть опасные колебания в таком факторе, как, например, поведение персонала.

3.2 Особенности восприятия информации

Под информацией в данном контексте понимается сообщение, зафиксированное искусственно созданными знаками (или знаковыми системами), а также в формате аудио, видео, доступное восприятию и пониманию аудиторией, на которую оно рассчитано.

При рассмотрении информации должны учитываться два разнородных аспекта: семиотический и психологический. С учетом этого информацию можно разделить на три крупных класса: синтаксический, семантический и прагматический.

Синтаксическая информация, как и в случае двух остальных классов, состоит из совокупности знаков, объединяемых в тот или иной алфавит (т.е. полный ассортимент определенных знаков, например буквенных, цифровых). В сообщении эти знаки расставляются не произвольно, не в случайном порядке. Они как-то соотносятся друг с другом, находятся в определенной связи. Последовательность и место каждого знака обусловлено установленными правилами. Эти правила очень важны: их отсутствие привело бы к невозможности прочесть сообщение (чертеж, схему, текст).

Семантическая информация - это информация, предполагающая актуальную или потенциальную возможность раскрытия потребителем закодированного теми или иными знаковыми средствами ее содержания, смысла сообщения.

Прагматическая информация нацелена на то, чтобы инициировать определенный образ мыслей, определенное поведение, то или иное состояние.

Психологическую структуру информации можно представить в виде трехзвенной иерархии: знак - значение - смысл.

Роль знака заключается в том, чтобы репрезентировать, замещать какую-либо вещь, выступая “подмененной” сущностью этой вещи, для сознания. В наиболее общем виде знак можно определить как средство коммуникационного взаимодействия и мышления.

Основываясь на определениях понятия “система”, под знаковой системой следует понимать организованное множество знаков с отношениями и связями между ними, образующее определенную целостность. Примеры знаковых систем: текст, таблица, чертеж и т.д.

С точки зрения семиотики значение знака можно определить как информацию, несомую знаком.

Понятия знака и значения в современной науке еще недостаточно стабилизировались. Нет единого удовлетворяющего всех определения. Тем более нельзя отнести к разряду точно определенных понятие смысла. Смысл - это интимно-психологические, интимно-личностные образования, идеальный продукт функционирования человеческого мозга. Самый строгий научный анализ не обнаружит смысла или мысли ни в тексте, ни в устной речи, ни в чертеже, ни в музыке. Он обнаружит лишь то, что там на самом деле есть: звуковую последовательность, характеризующуюся определенными значениями частоты, длины волны, интенсивности и т.п., или систему графических построений, организованных по некоторым правилам - и только. Ни в одной форме передачи семантической информации нет и не может быть того, что мы называем мыслью. Как же тогда возможно, например, понимание, научение? На этот вопрос можно дать однозначный ответ - благодаря тому, что некоторая последовательность звуков, графические построения и т.п. представляют собой знаки, а следовательно, имеют и значения. Услышав определенную последовательность звуков, человек узнает в них знаки и в его сознании всплывают связанные с ними значения. Эта совокупность значений представляет собой непосредственную причину генерирования мысли (своей мысли), более или менее совпадающей с мыслью другого человека, которую он зашифровал звуками речи, письма и т.п. Такому шифрованию поддаются отнюдь не все компоненты мысли. Например, некоторые образные и эмоциональные составляющие мысли практически не поддаются кодированию речевыми средствами.

Прием информации человеком начинается с ощущения. Так, например, при чтении мы вначале ощущаем некоторую неоднородность фона и нанесенных на нем графических построений, потом узнаем буквы и т.д.

Если ощущение - это отражение отдельных свойств предметов и явлений окружающей действительности, то восприятие - это наглядно-образное отражение действующих в данный момент на органы чувств предметов и явлений действительности в совокупности их различных свойств и характеристик. Продуктом восприятия всегда выступает более или менее сложный образ предмета.

Согласно современным представлениям информация в центральной нервной системе оценивается по двум основным признакам: физическим свойствам сигналов и значимости содержащихся в них сообщений. Оба вида оценки связаны с деятельностью разных мозговых структур.

Идентификация объекта восприятия - это опознание стимула как данного. Опознание объекта предполагает формирование его перцептивного образа и сличение его с ранее сформированными и хранящимися в памяти “эталонными”, в памяти хранится не один эталонный, а некоторое организованное в систему множество образов.

Возможности человека при идентификации объекта довольно ограничены. Так, согласно данных ряда исследований при опознании разнообразных объектов число эталонных образов, с которыми сличается перцептивный, не превышает семи-восьми в случае наличия одного различительного признака. Эта величина представляет собой длину оперативного алфавита и соответствует объему оперативной памяти. Увеличение числа различных признаков увеличивает информационную емкость объекта. Человеку редко приходится сталкиваться с одномерными стимулами. Объекты нашего восприятия, как правило, многомерны. При опознании таких объектов он может сличаться с разными системами оперативных алфавитов (т.е. системами эталонных образов) - в зависимости от того, какие признаки выделяются как главные в процессе восприятия.

Современные теории и модели опознания еще не могут удовлетворительно решить проблему алфавита признаков, которыми пользуется человек при опознании знаковых объектов и вообще предметов.

Декодирование - заключительная фаза процесса опознания (и восприятия) - в основном заключается в “переводе” воспринимаемых знаков в те единицы внутренней речи, которые непосредственно связаны с представлениями и мышлением.

Понимание - это специфический познавательный процесс, сложное, иерархически построенное психическое отражение объектов познания, в результате которого создаются новые и воссоздаются старые, но по-новому видимые, так или иначе эмоционально окрашенные системы концептов и образов, объединяющие в себе собственно продукт этого отражения с соответствующими элементами личных знаний.

Например, простые предметные ситуации понимаются на уровне восприятия, то формула, как правило, - на уровне мышления.

Целесообразно различать два принципиально разных случая: понимание знаковых и незнаковых объектов. Если в первом задача понимания состоит в раскрытии, уяснении, образно выражаясь, кем-то заложенного в объект смысла, декодировании его, то во втором сами по себе объекты, как правило, смысла не имеют (если не считать таких, как машины, приборы, сооружения и другие продукты человеческой деятельности, где с определенными оговорками можно считать, что при их создании в них был “заложен смысл”) и человек в этой второй ситуации понимания сопоставлением, сравнением и т.п. связей и отношений объекта как бы привносит в него “новый смысл”, примеривает свой привнесенный в объект понимания смысл и в случае удачности такой примерки считает объект понятным.

Проблема наглядности первоначально, еще в глубокой древности, возникла в связи с трудностями представления многих фрагментов различных культов и целых религий.

С тех далеких времен вплоть до начала нашего столетия проблема наглядности была единственно проблемой педагогической практики. Но в начале века она стала также проблемой практики рекламы и пропаганды, а в 20-е - 30-е годы сложилась дисциплина - педагогическая психология.

В процессе развития цивилизации оперирование знаками обогащало их содержанием, увеличило возможности мыслительных процессов. Вместе с тем знаки, если не считать немногих подражательных звуков и изобразительных жестов, начисто утратили какое-либо подобие, связи их с предметами, которые были ними означены. Таким образом, преимущества новой, основанной на применении знаков познавательной структуры достались человечеству не “бесплатно” - они были куплены утратой наглядности значительной части знаний.

Наглядность - это такое качество познавательных процессов человека, при взаимодействии которого со знаковыми системами, при извлечении и переработке информации из этих систем в сознании генерируются наглядные образы.

При построении сообщений необходимо учитывать практическое правило: применяемое средство наглядности выполняет свою функцию только в том случае, если опирается на прочно усвоенные знания и образно раскрывает последующее изложение. Ведь бессмысленно непонятный материал “разъяснять” посредством столь же непонятного. Отсюда вытекает нежелательность, психологическая необоснованность такого порядка изложения материала, когда это изложение начинается с неких обобщающих положений, правил, определений, формулировок и т.п., и только затем раскрывается их смысл, приводятся обоснования, доказательства; это нарушает естественный порядок человеческого познания (в том числе и в процессе научения) и потому создает дополнительные трудности понимания материала.

Средства наглядности выполняют также следующие функции:

- способствуют более полной и точной передаче мысли;

- служат основным доводом в словесном доказательстве;

- иллюстрируют различного рода зависимости и соотношения, которые трудно представимы в словесном описании.

Л. Эйлер предложил способ обозначения объема понятий окружностями, после чего отношение понятий, суждений и даже вся силлогистика сразу же стали ясными, наглядными и легкими для понимания.

Вместе с тем нельзя упускать из виду то обстоятельство, что есть и всегда будут определенные массивы информации, оптимальной, если не единственно возможной из всех известных формой фиксации и передачи которых есть текст. При этом было бы ошибкой смотреть на текст как на принципиально ненаглядную сущность.

Фотография как способ изображения и как средство фиксации отражения реальных предметов объективно представляет собой плоскостное изображение, и все же человек в состоянии правильно воспринимать изображение объекта - ввиду того, что на фотографии схватывается пространственное соотношение объектов аналогично человеческому видению.

При восприятии объекта наиболее эффективным оказывается его фотография без функционального фона; мягкое изображение, сохраняющее все полутоновые переходы, воспринимается хуже, чем контрастный фотоснимок.

Технический рисунок может обеспечить достаточную научную и техническую достоверность, точность, четкость и ясность изображения объекта. На техническом рисунке не просто воспроизводят особенности изображаемого объекта, а, сознательно применяя необходимый выбор осей, их положения и размерные отношения по осям, точно передают форму, объемность, основные пропорции и назначение предмета, что позволяет изучить его по графическому изображению.

Психологически наилучшим по восприятию следует считать не изометрическое или диметрическое, а перспективное изображение предмета.

Понимание технических рисунков, в общем, не имеет существенных различий с пониманием фотографий аналогичных объектов на нейтральном, “пустом” фоне.

Чертеж можно определить как графическое построение, содержащее условное изображение предмета, полученное методами проецирования в декартовой системе координат.

Как следует из экспериментальных исследований, наличие чертежей в печатном текстовом сообщении способствует его более глубокому пониманию. Причем даже наличие или отсутствие подрисуночного описания устройства и его частей не оказывало существенного влияния на глубину понимания сообщения.

Любая схема, отображающая технический объект, представляет собой продукт абстрагирования с целью показа лишь самого существенного, принципиального в нем. Работа со схемой предполагает определенный уровень развития пространственных представлений и мышления. Чтение схем предполагает некоторое изначальное понимание взаимоотношений между определенными техническими объектами или узлами одного объекта.

Таким образом, чтение схем связано с соотнесением ее знаковых форм с различными конструкциями, т.е. знакового и реального, а в ряде случаев также с оперированием пространственными динамическим образами. На правильность восприятия и понимания схемы как одного из важнейших видов обобщенной наглядности оказывает влияние и различное расположение условных изображений.

Исследования показали, что квалифицированные испытуемые при решении схемных задач используют усвоенные ранее готовые приемы и оперируют не элементами, а узлами схем. В случае затруднения при решении задач с помощью готовых приемов они прибегают к методу проб и ошибок или эвристическому. Неквалифицированные испытуемые чаще используют метод проб и ошибок, но с приобретением некоторого опыта переходят к эвристическому.

Следует отметить, что существуют классы объектов, поддающихся выражению только в виде схемы, и классы объектов, которые можно подать только в виде чертежа.

Между этими граничными классами есть обширный класс объектов, допускающий отображение как в виде схемы, так и в виде чертежа.

Схема может изображать не только предметы, вещные объекты, но и процессы, коммуникации, траектории движения и др.

Коэффициент информативной значимости (отношение доли сущностной информации к полной информационной емкости сообщения) для схемы, очевидно, будет близок к единице, а для чертежа значительно ниже.

Пиктограмма, как форма предъявления информации, выполняет несколько функций:

1. в образной, бросающейся в глаза форме показать количественные характеристики какого-либо явления, процесса, объекта;

2. показать месторасположение того или иного объекта;

3. показать функциональное назначение органов управления или индикации;

4. показом ситуации или объекта инспирировать определенный тип поведения реципиента или воздержание от определенных поступков;

5. служить товарным знаком.

К идеографическим знаковым системам относятся: график, гистограмма, диаграмма, таблица, формула, номограмма.

Идеографический вид семантической информации по сравнению с пиктографическим способен к передаче более скрытых от непосредственного восприятия свойств и особенностей изучаемого объекта или его фрагмента.

Под графиком обычно понимают совокупность определенным образом организованных линий, выражающих количественную зависимость взаимосвязанных величин.

Графики дают возможность наглядного восприятия разного рода функциональных зависимостей, в том числе и таких, которые принципиально невозможно наблюдать визуально.

Наибольшей эффективностью обладают графики с одной параметрической линией, затем - с пятью, потом - с тремя.

Арифметический масштаб по сравнению с логарифмическим повышает эффективность графиков более, чем в 3 раза.

Координатная сетка увеличивает эффективность графиков приблизительно на 30%.

Можно изобразить факты при помощи графиков или диаграмм таким образом, что представление о них будет совершенно неверным, хотя в самих рисунках может и не быть ничего нечестного. Часто неправильно выбранный масштаб одной из осей графика (или соотношение масштабов осей) является причиной ложных впечатлений о представленных на графиках зависимостях.

Масштаб должен быть настолько большим, чтобы была возможность свободно различать существенные для данного графика зависимости, но не в такой мере большим, чтобы “выпячивать” несущественные количественные или качественные его характеристики.

Гистограммы применяются в тех случаях, когда на одной из осей - или на обеих - отложены дискретные величины.

Семиотический анализ гистограмм показывает, что их информационные возможности меньше, чем у графиков. Например, затруднительно построить гистограмму с большим количеством столбиков. Такие гистограммы, кроме того, теряют свое основное преимущество - наглядность - и трудновоспринимаемы.

По критерию эффективности гистограммы в порядке увеличивающейся трудности распределяются так: столбиковая, полифакторная, сложная, круговая.

Диаграмма - графическое построение, наглядно показывающее соотношение между различными величинами. Как правило, она не имеет осей с нанесенными на них шкалами. На диаграмме каждая величина представлена прямолинейным отрезком, геометрической фигурой (прямоугольником, кругом или более сложным геометрическим построением).

Семиотический анализ диаграмм показывает, что они как форма предъявления информации выполняют почти все функции, выполняемые гистограммами. Однако отсутствие координатных осей с нанесенными на них шкалами как бы лишают диаграммы “общего знаменателя”, т.е. знания о длине алфавита, диапазоне возможных изменений параметрических точек.

В порядке увеличения времени восприятия типы диаграмм распределяются так: столбиковые > ленточные > круговые.

Некоторое преимущество по критерию эффективности имеют диаграммы с индикацией на изображении по сравнению с вынесенной. Индикация диаграмм (как, кстати, и шкалы графиков и гистограмм) должна быть максимально читабельной.

Таблица - свод числовых (иногда буквенных) данных, расписанный по графам (столбикам) и строкам. Таблицы бывают однонаправленные, двунаправленные и многонаправленные.

Вопрос о предпочтительности графика (гистограммы, диаграммы) или таблицы спорен.

Графики имеют то достоинство, что устанавливают зависимость между двумя или несколькими переменными, и превращая цифры в линии или блоки, лучше позволяют глобально охватить множество результатов, чем таблицы, часто перегружаемые слишком полной информацией.

У. Росс Эшби считает, что табличная форма представления информации обладает одним очень важным преимуществом: она содержит только факты и ничего больше.

Д.И. Менделеев, прибегнув к табличному методу, открыл периодический закон, установил связь между известными в его время химическими элементами, но и успешно прогнозировал открытие новых элементов, указав их важнейшие характеристики.

Семиотический анализ, основанный на рассмотрении сущностных особенностей графиков и таблиц с точки зрения их информативных возможностей, показывает следующее.

Таблицы и графики (гистограммы, диаграммы) взаимно трансформируемы, инверсны в том смысле, что всю информационную емкость таблицы можно представить в виде графика.

При считывании информации из таблиц экспериментально не обнаружена зависимость количества ошибок от количества граф в таблице.

На считывание показаний таблицы уходит примерно в 2,5 раза больше времени, чем на считывание показаний графиков.

Средняя относительная ошибка при считывании показаний графиков примерно в 4 раза выше, чем при считывании информации из таблиц.

Под формулой обычно понимают общее формализованное определение какого-либо правила, отношения, закона, структурной схемы вещества и т.п., применимое в определенных условиях ко всем частным случаям, выраженное числами или буквами (или тем и другим) и соединенное математическими знаками и символами.

Наиболее оптимальное употребление математической символики - это дополнение ее словесными пояснениями.

Семиотический анализ преимуществ и недостатков формул позволяют сделать такие выводы.

Формула, как правило, имеет значительно большую информативную емкость, чем таблица или номограмма, поскольку она более универсальна. Универсальность формулы, разумеется, не безгранична - она имеет четко очерченный диапазон применимости.

Степень наглядности формулы и таблицы примерно одинакова, но степень “наглядности” формулы определяется уровнем математической подготовки субъекта, а требования к подготовке субъекта при восприятии таблицы значительно меньше.

Наглядность как таблиц, так и формул не непосредственна, она продукт аналитической работы мышления.

Существенный недостаток формул по сравнению с таблицами тот, что формула способствует образованию иллюзий непрерывности функциональной зависимости - даже в тех случаях, когда ее нет.

Согласно экспериментальным данным увеличение в формуле числа переменных от 2 до 4 вызывает увеличение количества ошибок более, чем в 2 раза; от 4 до 6 - более, чем в 6 раз.

На вычисления по формулам уходит примерно в 20 раз больше времени, чем на считывание показаний таблиц.

Формула - наиболее концентрированная, наиболее емкая форма предъявления информации.

Номограмма - это особое графическое построение, с помощью которого по оговоренным правилам можно без вычислений получать решение уравнений (формул), для которых номограммы специально построены. Номограмма - это геометрическая модель формулы.

Эксперимент показывает, что номограммы несколько (совсем незначительно) проигрывают перед формулами в точности, но значительно выигрывают в быстроте решений.

Есть смысл строить (и применять) номограммы для формул, имеющих не более 6-7 переменных. При большем их количестве резко снижается точность решения и возрастает длительность поиска ответа.

Наиболее целесообразно строить специализированные номограммы для формул с 2-3 переменными, когда диапазон возможных изменений переменных невелик.

Звук - это один из видов информации, который человек получает из окружающего мира помимо информации, помимо других органов чувств (зрения, осязания, обоняния). С древних времен человека окружали звуки, и большинство из них неосознанно ассоциировались и продолжают ассоциироваться с определенными чувствами и представлениями. Некоторые - со страхом (грохот, крики, звериный вой) другие, напротив, располагают к спокойствию и расслаблению (звук морских волн, журчание ручья, спокойное дыхание, шелест деревьев, пение птиц). Одни звуки, известные и повсеместные, становятся нейтральными и обыденными, а новые и неизвестные - напротив, вызывают тревогу и смятение. Животные легко смогут отличить угрожающие звуки от всех остальных. Человек же в результате своего развития отошел от природы, но на биологическом уровне, на уровне всё того же подсознания, он по-прежнему прислушивается к каждому звуку и считывает с него необходимую информацию.