Вплив тайм-менеджменту керівника на розвиток позитивного іміджу загальноосвітнього навчального закладу

До часової компетентності керівника відносять три найважливіші складові, зокрема: усвідомлення часу, емоційне переживання часу і організація часу в професійній діяльності, що в комплексі забезпечує емоційну стабільність, стресостійкість та самореалізацію [3].

Методика впровадження тайм-менеджменту вимагає від керівника ЗНЗ високої особистої організаційної готовності до постійного аудиту і контролю своєї поточної і перспективної діяльності, хронічної організаційної напруги, управлінської досконалості. У науковій літературі визначають наступні структурні елементи управління часом: [1].

- інвентаризація часу (за кілька робочих днів задля аналізу власного робочого стилю і виявлення причин появи дефіциту часу);

- постійний аналіз використання часу, виявлення непродуктивності його витрат;

- систематичне планування робочого часу, робота над щоденними, щотижневими, місячними, квартальними й іншими видами планів;

- постійне розмежування та узгодження виробничих та особистісних планів;

- вироблення поважного ставлення до часу.

Важливе значення в роботі над підвищенням власного іміджу при здійсненні управлінської діяльності ЗНЗ має дотримання керівником певних принципів тайм-менеджменту. Враховуючи специфіку діяльності керівника, можемо виокремити такі основні принципи тайм-менеджменту, що стосуються управлінської діяльності:

- узгодженість (єдність між баченням і місією, ролями і цілями, пріоритетами і планами,бажаннями і дисципліною);

- збалансованість (гармонійний розподіл часу між особистим і професійним життям);

- зосередженість (зосередження на вирішенні важливих справ);

- людяність у відносинах;

- гнучкість (плани мають стати зручними та гнучкими для виконання у професійній діяльності);

- компактність (всі обрані інструменти тайм-менеджменту мають бути максимально портативними, що в цілому допоможе не втратити жодної важливої ідеї чи незавершеної справи [4].

Час - ресурс, до якого відкрито доступ кожному з народження. У будь-якої людини в добі 24 години, і лише небагатьом вдається встигати все - працювати, відпочивати, проводити час з дітьми тощо.

Як свідчать останні дослідження фахівців в галузі управління, керівник щоденно на дрібні відволікання втрачає майже 2 години в день. У тайм-менеджменті такі заняття називаються "хронофаги" часу.

Основними хронофагами керівника школи можемо назвати: звичку відкладати справи, постійні прохання про допомогу, небажання займатися "нелулюбленою" справою, надмірна захопленість "улюбленими" справами, пошук надлишкової, часто непотрібної інформації, непрохані "гості" (відвідувачі), заглибленість в велику кількість дрібних питань, спроба зробити одночасно декілька завдань, поспіх, нетерпіння, невміння відмовляти, неефективні наради, відсутність делегування, нераціональне зберігання документів та іншої інформації.

Для виявлення і викорінення хронофагів необхідно систематично і об'єктивно проводити хронометраж часу робочого дня. Тайм-менеджмент, як система управління часом, вимагає від керівника врахування певних етапів, які в сукупності дозволяють раціонально використати необхідний для здійснення управлінської діяльності час, серед яких:

- аналіз використовуваного робочого часу;

- формування стратегії за підсумками проведеного аналізу;

- постановка мети, яку планує досягти керівник при використанні технології управління часом;

- планування робочого часу і визначення пріоритетів;

- реалізація - конкретні дії, відповідно до запланованого;

- систематичний контроль досягнення мети, виконання планів, раціонального використання часового ресурсу.

Тайм-менеджмент поєднує в собі набір методик, способів і технологій, які дають можливість здійснювати розподіл особистого часу з метою підвищення ефективності його використання.

Вважаємо, що раціоналізація діяльності керівника ЗНЗ може бути підвищена засобами використання певних технологій тайм-менеджменту, які дозволяють швидко їх освоювати і використовувати окремо або в поєднанні.

З урахуванням узагальнення різних наукових підходів до сутності поняття "технологія" ми розглядаємо технологію (від гр. techne - мистецтво, майстерність, уміння та logos - слово, навчання) як змістову техніку реалізації певної діяльності, механізм реалізації якої забезпечується формами, методами та засобами здійснення цієї діяльності й є її динамічною основою [9].

Широкої світової практики здобули, зокрема, такі технології ефективного використання часу як технологія цілепокладання "SMART", "Дерево цілей", система Франкліна, принцип Ейзенхауера, АБВГД-аналіз, принцип Парето,"АВС-аналіз" та інші. Окремі з них розглянемо більш детально.

Оскільки мета/ціль - це мисленнєва модель очікуваного результату, то доцільно здійснювати постановку її у відповідності до потреб, інтересів, завдань, можливостей для їх реалізації. З урахуванням цих позицій, для керівника вважаємо за доцільне у визначенні мети застосовувати найефективнішу, на нашу думку, технологію цілепокладання "SMART". Слово SMART - це абревіатура, введена в ужиток в 1954 році американським теоретиком менеджменту Пітером Друкером, що означає: S - specific - конкретність; М - measurable - вимірність; А - achievable - досяжність; R - relevant - актуальність; Т - time bound - обмеженість у часі.

Технологія постановки цілей по системі SMART передбачає узагальнення всієї інформації, позначення певних термінів досягнення результатів, оцінку і збір всіх ресурсів, які знадобляться на шляху до мети.

На особливу увагу заслуговує технологія "Дерево цілей" (Рис. 1), запропонована у 1957 році

Ч. Черчменом і Р. Акофф, що характеризується зв'язками між цілями системи і засобами їх досягнення[14].

Рис. 1 "Дерево цілей” організації

"Дерево цілей" - це наочне графічне зображення підпорядкованості та взаємозв'язку цілей, що демонструє розподіл загальної (генеральної) мети або місії на підцілі, завдання та окремі дії. "Дерево цілей" можна визначити, як "цільовий каркас" організації, явища чи діяльності. При конструюванні "дерева цілей" важливу роль відводять вибору стратегічної місії та генеральної мети.

Методика "дерево цілей" є індивідуальною для кожного керівника, однак незмінною залишається повнота відображення процесу або явища та матриця втілення процесу цілепокладання, яка включає наступні вимоги: сукупність підцілей має бути достатньою для опису цілі вищого рівня, несуперечливість цілей нижчого та верхнього рівнів, використання єдиного методу побудови; можливість вертикальної і горизонтальної координації цілей.

- Як показує практика, до найпоширеніших причин, що перешкоджають досягненню цілей в управлінській діяльності керівника належать:цілі, які не прописані;

- цілей занадто багато;

- цілі не чітко формульовані;

- час виконання цілей визначено неправильно;

- перфекціонізм (досконалість в усьому);

- відсутність планів для реалізації тощо.

Визначення мети є лише початковим етапом. Необхідно перетворити мету в план дій для її досягнення. На наше глибоке переконання, саме планування є основою успішної діяльності кожного керівника освітньої галузі в умовах тайм-менеджменту. Успішне ранжування завдань за важливістю має значний вплив на зростання ефективності роботи як керівника так і всього колективу. Оскільки специфічною особливістю організації діяльності керівника в сучасних умовах є різноманітна кількість завдань, що зумовлює необхідність постійного корегування планів для вирішення часових проблем, надзвичайно важливо регулярно планувати свій робочий день, встановлювати чіткі пріоритети й рішуче долати перешкоди задля ефективної професійної діяльності.

Планування, як процес, є інструментом досягнення результатів діяльності організації. Плани ні в якому разі не є чимось незмінним, навпаки, їх рекомендується регулярно переглядати. Завдання тайм-менеджменту полягає в умінні своєчасно визначити ключову справу, тобто встановити пріоритетність завдань, які потрібно виконувати. Доречною у цьому контексті стане порада С. Кові, який зазначає: "До успіху приводить не тяжка праця, а вміння розставляти пріоритети... Для цього потрібно мати мету, місію, чітке відчуття орієнтирів" [15].

Проведений аналіз наукової та періодичної літератури дає можливість виокремити певні актуальні методи планування з використанням технологій тайм-менеджменту. На нашу думку доцільно звернути увагу на основні вимоги до планування, що реалізуються за допомогою технології відомого американського вченого та державного діяча Б. Франкліна [7]. Згідно з цим методом глобальне завдання подрібнюється на підзавдання. Візуально цю систему можна зобразити у вигляді сходинкової піраміди, а процес її використання - як процес будівництва цієї піраміди, де перший рівень (поверх) - складання списку життєвих цінностей, другий - виокремлення глобальної місії/мети, третій - формування генерального плану досягнення мети, четвертий - довготерміновий план (на найближчі 4-5 років), п'ятий - короткотерміновий план (від 2-3 тижнів до 2-3 місяців), шостий рівень - план на день.

Використання АБВГД-аналізу, запропонованого Д. Кенеді дає можливість керівнику складати ефективний план за пріоритетністю на кожен день, тиждень, рік [14]. Цінність цього методу полягає в тому, що він дозволяє завжди резервувати невелику частину дня для важливих завдань. Усі завдання поділяються на категорії: А, Б, В, Г і Д. До категорії "А" відносяться завдання, що мають найважливіше значення. Завдання категорії "Б" визначаються як ті, які слід було б виконати. До завдань категорії "В" відносять ті, що було б дуже добре зробити, але від чого не слід очікувати суттєвих наслідків. До завдань категорії "Г" входять справи, які директор школи може сміливо делегувати. Завдання категорії "Д" являє собою роботу, яку можна зовсім вилучити з порядку денного. Це може бути завдання, що мало важливе значення, але тепер втратило актуальність.

Використовуючи досвід та основні правила управління часом, менеджер освіти в змозі застосувати власну технологію, яка дозволить ефективно використовувати свої можливості та ресурси колективу. Впровадження однієї чи декількох технологій впровадження тайм-менеджменту директором в здійсненні управлінської діяльності можна визначити як кроки до організованої, насиченої, продуктивної та успішної взаємодії керівника та членів колективу, де під успішністю ми розуміємо процес розроблення, реалізації та прийняття рішень на засадах людиноцентризму, мотивації, саморозвитку і самореалізації, системи професійних знань, умінь, навичок, що безперечно сприяє розвитку позитивного іміджу школи.

Висновки та перспективи подальших досліджень

Таким чином, робота над підвищенням іміджу освітнього закладу передбачає насамперед налагодження його ефективної діяльності. Але тільки навчившись ефективно організовувати свій робочий день, керівник може вимагати того ж від членів колективу. Важливість виокремлення пріоритетності справ у процесі управлінської діяльності дає можливість керівникові ЗНЗ працювати виключно над важливими і необхідними справами, концентрувати увагу на виокремленні тільки одного завдання, уникати конфліктів і стресових перенавантажень, отримувати задоволення від професійної діяльності та її результатів. В свою чергу гнучке планування із чітким визначенням пріоритетів, акцентуванням на стратегічних і ключових завданнях дозволяє посилити оперативне реагування на нові обставини, мінімізувати час на рутинну діяльність. В свою чергу, ефективна організація часу - дозволяє оптимізувати навчально-виховний процес, що підвищує якість шкільної освіти, сприяє розвитку позитивного іміджу закладу. Натомість імідж, як уже зазначалося, серйозний фактор конкурентоспроможності як особистості так і організації.

У подальшому нашому дослідженні прогнозуємо висвітлити теоретичні основи формування тайм-менеджменту керівника навчального закладу та сутність корпоративної взаємодії усіх учасників навчально-виховного процесу.

Використані джерела