Разработка альбома унифицированных форм кадровых документов в коми региональном филиале ОАО "Россельхозбанк"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Государственное образовательное учреждение высшего образования

«Коми республиканская академия

государственной службы и управления»

Факультет управления

Кафедра документоведения, архивоведения и прикладной лингвистики

Допустить к защите

Зав. кафедрой

_______________О.Н. Кушнир

«_____»_____________2014 г.

ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА

РАЗРАБОТКА АЛЬБОМА УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ В КОМИ РЕГИОНАЛЬНОМ ФИЛИАЛЕ ОАО «РОССЕЛЬХОЗБАНК»

Специальность 032001 «Документоведение и документационное обеспечение управления»

Сыктывкар

2014



Введение

Вся управленческая деятельность любой организации обязательно документируется. Но особенно строго следует подходить к документированию трудовых правоотношений. Правильность составления и оформления кадровой документации, напрямую влияющая на ее юридическую силу, касается каждого гражданина лично. Для этих целей в организации составляют альбом унифицированных форм кадровых документов.

Альбом унифицированных форм кадровых документов организации - это сборник эталонных унифицированных форм кадровых документов, применяемых для документирования деятельности организации.

Унифицированная форма документа - это бланк с реквизитами, обязательными для разновидности документа, и унифицированным текстом.

Цель разработки Альбома унифицированных форм кадровых документов - регламентация формы и содержания документов, используемых в деятельности организации.

Разработка Альбома форм документов предполагает унификацию документов организации. Унификация форм документов подразумевает:

- определение информации, необходимой и достаточной для решения конкретных задач управления;

- установление оптимального набора реквизитов и показателей для каждой формы документа, исключение дублирующих и неиспользуемых показателей;

- унификацию текста документа.

Целью написания выпускной квалификационной работы является разработка альбома унифицированных форм кадровых документов в Коми региональном филиале ОАО «Россельхозбанк».

Исходя из этого, выстраивается ряд задач, а именно:

Дать характеристику Коми регионального филиала ОАО «Россельхозбанк» и его структуры; изучить нормативно-правовую базу кадрового делопроизводства в Коми региональном филиале ОАО «Россельхозбанк»;

описать состав кадровой документации в Коми региональном филиале ОАО «Россельхозбанк»;

понятие альбома унифицированных форм кадровых документов в Коми региональном филиале ОАО «Россельхозбанк».

Предметом исследования является кадровая документация организации.

Объект исследования - процессы составления кадровых документов в Коми региональном филиале ОАО «Россельхозбанк».

Методы исследования - Описательный, проектный

Источником для подготовки выпускной квалификационной работы, безусловно, послужило законодательство Российской Федерации, мы посчитали необходимым дать его характеристику в отдельной главе нашей работы.

Теоретической основой выпускной квалификационной работы являются различные книги и статьи по данному вопросу. Среди них можно назвать книгу М.Ю. Рогожина «Делопроизводство: документирование трудовой деятельности», в которой рассматриваются общие требования к подготовке основных видов документов по персоналу, а также особенности их содержания и порядка оформления. Автором учтены положения ГСДОУ, Типовой инструкции по делопроизводству и государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-2003. Материал в книге излагается в доступной форме, комплексно, с опорой на многочисленные примеры и образцы документов.

Другая книга - это книга В.М. Пустозерова «Все приказы по кадрам и сопровождающие документы». В ней собраны различные варианты приказов по кадрам с рекомендациями по их правильному составлению и заполнению. Приказы оформлены на основе постановления Госкомстата от 5 января 2004 г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». В книге также приводятся документы, которые должны сопровождать приказ, чтобы он был юридически обоснован и не повлек за собой судебных споров с работником.

Чуковенков А.Ю. и Янковая В.Ф. в книге «Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» раскрывают положения стандарта, дают дополнительную нормативную и справочную информацию, приведены образцы бланков и примеры оформления документов.

Для написания выпускной квалификационной работы были изучены статьи в периодических изданиях «Делопроизводство», «Кадровик», «Кадровое делопроизводство». Так, например, Кузнецова Т.В. в статье «Кадровое делопроизводство» освещает вопросы значения кадровой службы, ее места в системе управления и порядку организации, а также вопросы составления, оформления документов и организации.

Статья «Технология разработки кадровых приказов. Внесение изменений в унифицированные формы» посвящена работе по подготовке кадровых приказов. В ней говорится о возможностях каждого кадровика адаптировать унифицированную форму документа для специфики собственной организации, не нарушив при этом законодательство.

В статье «Корпоративный» альбом форм документов» говорится о процедуре создания альбома унифицированных форм документов, этапах его разработки.

Таким образом, актуальность предпринятого нами исследования подтверждается многочисленными публикациями, в которых авторы доказывают значимость подобных разработок, делятся практическим опытом проектирования документов, приводят примеры регламентации делопроизводства.

С точки зрения практического значения исследования, проведенного в рамках нашей работы, его результаты могут быть использованы сотрудниками Коми регионального филиала ОАО «Россельхозбанк» в целях эффективного формирования управленческой деятельности.

Цель и задачи работы определили ее структуру. Выпускная квалификационная работа состоит из введения, двух глав, заключения, библиографического списка и приложения. Последовательность глав обусловлена логическим развитием темы. Во Введении сформулированы цели, задачи, объект и предмет, методы исследования, обзор использованной литературы. В первой главе даётся описание нормативно-правовых документов, регламентирующих кадровое делопроизводство в Коми региональном филиале ОАО «Россельхозбанк», показана его структура. Во второй главе дается характеристика кадровых документов, используемых в организации. Заключение содержит обобщение и выводы выпускной квалификационной работы.



Глава 1. Характеристика Коми регионального филиала ОАО «Россельхозбанк», его структуры и нормативно-правовой базы кадрового делопроизводства

1.1 Характеристика Коми регионального филиала ОАО «Россельхозбанк» и его структуры

Открытое акционерное общество «Российский Сельскохозяйственный банк» -- один из крупнейших банков в России. Созданный в 2000 году в целях развития национальной кредитно-финансовой системы агропромышленного сектора и сельских территорий Российской Федерации, сегодня это универсальный коммерческий банк, предоставляющий все виды банковских услуг и занимающий лидирующие позиции в финансировании агропромышленного комплекса России. 100% акций банка находится в собственности государства.

Россельхозбанк обслуживает розничных и корпоративных клиентов, предлагая наряду с универсальными банковскими продуктами десятки специализированных программ для развития производства в области сельского хозяйства и смежных отраслей. Особое внимание уделяется программам кредитования малого и среднего бизнеса.

Россельхозбанк является агентом Правительства Российской Федерации по выполнению федеральных целевых программ в аграрном комплексе.

Россельхозбанк занимает второе место в России по размеру филиальной сети(всего их 78 филиалов). Свыше 1500 отделений работают во всех регионах страны, в том числе более половины в малых городах и сельских населенных пунктах. Представительства Банка открыты в Беларуси, Казахстане, Таджикистане, Азербайджане и Армении.

Банк располагает широкой и оптимально сформированной корреспондентской сетью, насчитывающей более 100 иностранных банков-партнеров и позволяющей обеспечивать полный спектр услуг клиентам по международным расчетам и связанному кредитованию и совершать прочие межбанковские операции.

Открытое акционерное общество «Российский Сельскохозяйственный банк» (в дальнейшем именуется - Банк) является кредитной организацией, созданной в соответствии с Федеральным законом «О банках и банковской деятельности» и Федеральным законом «Об акционерных обществах» в целях реализации кредитно-финансовой политики Российской Федерации в агропромышленном комплексе и формирования эффективной системы кредитно-финансового обслуживания агропромышленного комплекса.

Полное фирменное наименование Банка на русском языке - Открытое акционерное общество «Российский Сельскохозяйственный банк»;

полное фирменное наименование Банка на английском языке - RussianAgriculturalBank;

сокращенное фирменное наименование Банка на русском языке - ОАО "Россельхозбанк";

сокращенное фирменное наименование Банка на английском языке - Rosselkhozbank.

Основными целями деятельности Банка являются комплексное банковское обслуживание товаропроизводителей в сфере агропромышленного производства всех форм собственности и видов деятельности, участие в реализации кредитно-денежной и финансово-экономической политики государства в агропромышленном комплексе, внедрение инструментов развитого финансового рынка в механизм финансирования товарного сельскохозяйственного производства и его инфраструктуры.

Банк вправе представлять по поручению Правительства Российской Федерации интересы Российской Федерации во взаимоотношениях с аналогичными организациями иностранных государств, а также в международных валютно-финансовых и кредитных организациях.

Коми региональный филиал ОАО «Россельхозбанк» открылся в 2007 г. Местонахождение Коми регионального филиалаОАО «Российский Сельскохозяйственный банк» (Коми РФ ОАО «Россельхозбанк»): 167000, Республика Коми, г. Сыктывкар, ул. Первомайская, д.112/1.

Для достижения поставленных целей и перечисленных видов деятельности, Коми региональный филиал ОАО «Россельхозбанк» имеет свою организационную структуру и систему управления.

Руководителем является директор. За финансово-хозяйственную деятельность отвечает бухгалтерия, руководителем которой является главный бухгалтер.

Бюрократические структуры управления показали свою эффективность, в которых необходимо обеспечивать слаженную четкую работу коллективов людей, работающих на единую цель.

Бюрократический тип структур управления имеет много разновидностей, но наиболее распространенной является линейно-функциональная организация, до сих пор широко используемая компаниями всего мира, построенная по принципу функционального разделения управленческого труда.

Данная схема показывает, что Коми региональный филиал ОАО «Россельхозбанк» имеет линейно-функциональную организационную структуру.

Линейно-функциональная (штабная) структура - синтез линейного и функционального управления. Здесь функциональные звенья теряют право принятия решения и непосредственного руководства нижестоящими подразделениями. Они принимают участие в постановке задач, подготовке решений, помогают линейному руководителю в реализации отдельных функций управления. Руководители функциональных служб через вышестоящего линейного руководителя взаимодействуют с основными управленческим звеньями.

Линейный принцип организации Коми регионального филиала ОАО «Россельхозбанк» заключается и реализуется в линейных связях директора с руководителями, отделами и лицами, входящими в управленческий аппарат.

Функциональный принцип осуществляется на основе функциональных связей, где руководители функциональных подразделений распоряжаются подразделениями по вопросам, входящих в сферу их компетенции.

Важнейшим направлением функционирования системы управления является развитие системы работы кадров. Это обусловлено тем, что единственно возможным реальным движением системы управления может быть только движение ее кадров, во-первых, по вертикали (должностное продвижение), во-вторых, по горизонтали (смена профиля работ и рабочего места) и, в-третьих, вглубь (улучшение поведения и способностей в общении, рост позитивного отношения к работе, повышение профессиональной квалификации, производственного кругозора и навыков работы, овладение смежными профессиями и современными средствами обработки и передачи информации.

В Коми региональном филиале кадровую работу осуществляет ведущий специалист по работе с персоналом, который подчиняется непосредственно директору.

Основными видами работ ведущего специалиста по работе с персоналом являются оформление документов при приеме на работу и увольнении с работы рабочих и специалистов, оформление и учет трудовых книжек, составление статистической отчетности по учету личного состава, составление справок, табельный учет.

Также в функциональные обязанности ведущего специалиста по работе с персоналом входят:

разработка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития предприятия;

оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством;

учет личного состава предприятия;

хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству;

контроль за исполнением руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом;

изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению;

анализ состава, деловых качеств специалистов предприятия с целью их рационального использования;

создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов;

работа по созданию резерва на выдвижение;

подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию рабочих;

подготовка материалов для предоставления рабочих, специалистов и служащих к поощрению и награждению;

осуществления контроля и инструктажа работников отдела кадров;

организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;

ведение всей отчетности по кадровым вопросам.

В бухгалтерию ведущий специалист по работе с персоналом представляет сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, проекты приказов о приеме, перемещении и увольнении материально ответственных лиц, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения о приеме, перемещении, увольнении и очередных отпусках работников предприятия.

Ряд вопросов такие как подбор персонала, приём и увольнение с работы, оформление трудовых договоров субординирует и контролирует директор.

Главными задачами системы управления персоналом организации являются - обеспечение кадрами, организация их эффективного использования, профессионального и социального развития. В соответствии с этими задачами и формируется система управления.

1.2 Нормативно-правовая база кадрового делопроизводства в Коми региональном филиале ОАО «Россельхозбанк»

Вся управленческая деятельность любой организации обязательно документируется. Но особенно строго следует подходить к документированию трудовых правоотношений. Правильность составления и оформления кадровой документации, напрямую влияющая на ее юридическую силу, касается каждого гражданина лично. И от работника службы кадров требуется, прежде всего, безупречное знание законодательно-правовых актов, в которых нашли отражение вопросы организации труда и оформления трудовых отношений работодателя и работника. Пакет этих актов (в бумажной или электронной форме, как удобнее) должен быть в каждой кадровой службе, в т. ч. и в дошкольном учреждении, чтобы в любой момент можно было к ним обратиться и проверить законность решения вопроса и его закрепление в документе.

Открывает этот пакет Конституция Российской Федерации, где статья 37 посвящена праву на труд и отдых, где каждому "работающему по трудовому договору гарантируются установленные федеральным законом продолжительность рабочего времени, выходные и праздничные дни, оплачиваемый ежедневный отпуск. Каждый имеет право на труд в условиях, отвечающим требованиям безопасности и гигиены, на вознаграждение и труд".

Основным законодательным актом, которым постоянно руководствуется в своей работе кадровая служба, является Трудовой кодекс РФ. В нем, прежде всего, находим определение базового понятия - "социальное партнерство". В соответствии со статьей 25 Трудового кодекса РФ "сторонами социального партнерства являются работники и работодатели в лице уполномоченных в установленном порядке представителей".

Служба кадров строит свою работу на основных принципах социального партнерства, изложенных в статье 24 Трудового Кодекса российской Федерации, таких как:

- равноправие сторон;

- уважение и учет интересов сторон;

- заинтересованность сторон в участии в договорных отношениях;

- соблюдение сторонами и их представителями трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права;

- полномочность представителей сторон;

- свобода выбора при обсуждении вопросов, входящих в сферу труда;

- добровольность принятия сторонами на себя обязательств;

- реальность обязательств, принимаемых на себя сторонами;

- обязательность выполнения коллективных договоров, соглашений;

- контроль за выполнением принятых коллективных договоров, соглашений;

- ответственность сторон, их представителей за невыполнение по их вине коллективных договоров, соглашений.

В Трудовом кодексе отражены и многие специфические вопросы документирования трудовых правоотношений.

Прежде всего, отметим, что статья 5 посвящена перечислению законодательных и иных актов, в которых регулируются трудовые отношения. Они указаны в последовательности их значимости:

- Трудовой кодекс Российской Федерации;

- иные федеральные законы и законы субъектов Российской Федерации, содержащие нормы трудового права;

- указы Президента Российской Федерации;

- постановления Правительства Российской Федерации и нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти;

- нормативные правовые акты органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации;

- нормативные правовые акты органов местного самоуправления;

- коллективные договоры, соглашения и локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права.

Каждый вид документа не должен противоречить указанному выше.

Таким образом, в Трудовом кодексе РФ прописаны соподчиненность законодательных и нормативных правовых актов, главенство и их иерархия, что должно учитываться работником кадровой службы. Например, в спорных случаях необходимо руководствоваться не нормативным актом субъекта федерации, а нормативным актом федерального органа власти по данному вопросу.

Надо подчеркнуть также важность для работника кадров статьи 65, в которой перечислены документы, предъявляемые поступающим на работу: паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, трудовую книжку, страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, документы воинского учета - для военнообязанных лиц и лиц, подлежащих призыву на военную службу, документ об образовании, справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям.

Основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работы, согласно Трудовому кодексу, остается трудовая книжка. Ей посвящена статья 66: «Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством Российской Федерации».

Кроме того, в Трудовом кодексе определены случаи и порядок составления документов, впервые включено описание содержания важнейших из них, в частности трудового договора, коллективных договоров и соглашений, даны сроки ознакомления работника с документами (приказом о приеме на работу (статья 68), порядок выдачи копий документов (ст.62) и т.д.

Оформление трудовых правоотношений требует сбора персональных данных о работнике. Понятие персональных данных также дано в Трудовом кодексе в статье 85, где к ним отнесена "информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника".

Поэтому, оформляя трудовые правоотношения путем составления кадровых документов, необходимо прежде всего обращаться к соответствующим статьям Трудового кодекса.

Но кадровая служба не может ограничиваться только Трудовым кодексом Российской Федерации. В соответствии с Трудовым кодексом, организация при установлении трудовых правоотношений опирается не только на статьи самого Трудового кодекса, но и на иные федеральные законы, в которых затронуты вопросы труда, указы Президента, постановления Правительства Российской Федерации, законы и иные нормативные правовые акты субъектов федерации, на территории которого она находится, акты органов местного самоуправления, содержащие нормы трудового права.

По категориям доступа информационные ресурсы могут быть открытыми и общедоступными или отнесенными к категории ограниченного доступа.

Персональным данным и их защите полностью посвящен Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ "О персональных данных". Цель Закона - "обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну". Для любого работника кадровой службы крайне важно положение статьи 1 Закона, в которой говорится, что Законом регулируются отношения, связанные с обработкой персональных данных, с использованием средств автоматизации и без использования таких средств, то есть положения Закона распространяются и на традиционные технологии работы с документами, содержащими персональные данные. В основных понятиях, раскрываемых в статье 3 Закона, есть и развернутые определения: "персональные данные - любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация;обработка персональных данных - действия (операции) с персональными данными, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передачу), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных"

В один день с Федеральным законом "О персональных данных", то есть 27 июля 2006 г., подписан Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (№ 149-ФЗ). В Законе определены многие понятия: информация, информационные технологии, информационная система, информационно-телекоммуникационная сеть, обладатель информации, доступ к информации,

конфиденциальность информации, предоставление информации, распространение информации, электронное сообщение, документированная информация, оператор информационной системы. Учитывая активное внедрение информационных технологий в работу с кадровыми документами, все они важны для любого кадровика.

Последний раздел Закона 2006 г. (ст.16) посвящен защите информации. Он четко и кратко, как это и положено законодательному акту, определяет, что: "Защита информации представляет собой принятие правовых, организационных и технических мер, направленных на:

1) обеспечение защиты информации от неправомерного доступа, уничтожения, модифицирования, блокирования, копирования, предоставления, распространения, а также от иных неправомерных действий в отношении такой информации;

2) соблюдение конфиденциальности информации ограниченного доступа;

3) реализацию права на доступ к информации".

К важнейшим законодательным актам, затрагивающим процесс документирования, следует отнести и Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г. № 1807-1 "О языках народов Российской Федерации" и Федеральный закон от 01 июня 2005 г. № 53-ФЗ "О государственном языке Российской Федерации". Они регулируют использование государственного языка при составлении и оформлении служебных документов. Прежде всего напомним, что статья 68 Конституции РФ устанавливает: "государственным языком Российской Федерации на всей ее территории является русский язык. Республики вправе устанавливать свои государственные языки. В органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных учреждениях республик они употребляются наряду с государственным языком Российской Федерации. Российская Федерация гарантирует всем ее народам право на сохранение родного языка, создание условий для его изучения и развития"

Статьи 16 - 19 Закона "О языках народов Российской Федерации" посвящены использованию языка в официальном делопроизводстве, в том числе при оформлении кадровой документации25, а статья 3 Федерального закона "О государственном языке Российской Федерации" устанавливает требование идентичности содержания и технического оформления текстов, выполненных на нескольких языках.

Учитывая, что службе кадров приходится иметь дело с обращениями граждан, надо знать и руководствоваться Федеральным законом от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", в котором дается определение, что понимается под обращением, предложением, заявлением, жалобой. В нем изложены требования к составу содержания письменного обращения: наименование адресата (наименование государственного органа или органа местного самоуправления) либо должность или должность, фамилия, имя, отчество должностного лица, почтовый адрес, по которому может быть дан ответ, суть обращения (заявления), личная подпись и дата.

Исходя из требований Закона к структуре текста обращения фактически строятся требования службы кадров к заявлениям, подаваемым работниками при поступлении на работу, увольнении, перемещении по должности, отпуске и т.д. Такие заявления обязательно содержат те же составляющие части: кому, от кого, о чем, подпись и дата, за исключением указания адреса, если работник уже работает в организации. В Законе прописана и технология работы с обращениями: регистрация, обязательность рассмотрения, контроль за исполнением.

Следовательно, чтобы правильно оформлять кадровые документы, необходимо иметь полный пакет законодательных правовых актов, особенно затрагивающих трудовые отношения в организации, и ими руководствоваться при оформлении трудовых отношений.

Кроме законодательных актов в дошкольном учреждении должен быть пакет с нормативно-методическими документами, в которых описывается методика работы, то есть, как надо выполнять ту или иную запись или операцию.

В 2003 г. кадровые службы получили два важнейших документа о порядке ведения трудовых книжек, которые являются, в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса РФ, основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника:

1.Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 "О трудовых книжках" (в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 № 132);

2.Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Оформление основных кадровых документов унифицировано. Разработка и утверждение альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий была возложена Постановлением Правительства РФ от 8 июля 1997 г. № 835 на Государственный комитет РФ по статистике с согласованием форм с Министерством финансов РФ и Министерством экономики РФ. Среди унифицированных форм, перечисленных в Постановлении, к Первоочередным были отнесены формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Первый альбом этих форм был утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 30 октября 1997 г. № 71а. В альбом несколько раз вносились изменения и дополнения. Работник кадровой службы постоянно имеет дело с формами, включенными в альбом, и должен иметь их как в бумажном, так и в электронном варианте, так как в соответствии с Постановлением Правительства РФ они вводятся "в организациях независимо от формы собственности, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации". В настоящее время действует Постановление Госкомстата РФ от 05 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты", согласно которому альбом с 01 января 2013 г. стал обязательным только для государственных организаций.

Общие правила составления и оформления документов закреплены в ГОСТ Р 6.30-2003 на унифицированную систему организационно-распорядительной документации с требованиями к оформлению документов. Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: постановления распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. документы, включенные в ОКУД (класс 020000).

С 1 января 2013 года любой документ компания вправе разработать самостоятельно, независимо от того, есть его форма в альбомах унифицированных форм или нет. Это установлено Федеральным законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Главное, чтобы в бланке присутствовали обязательные реквизиты, среди которых: наименование документа и дата его составления; название организации; вид документа; описание кадрового действия и величина его измерения в натуральном и (или) денежном выражении, наименование должностей ответственных лиц и их подписи с расшифровкой фамилии и инициалов ( п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ ).

По сравнению со старыми правилами оформления первичных документов перечень обязательных реквизитов в целом остался прежним. Только конкретизированы требования к подписи. Этот реквизит должен включать фамилию и инициалы уполномоченного лица или другие реквизиты, необходимые для его идентификации.

Новый закон не запрещает использовать унифицированные формы «Т» - ими можно пользоваться и дальше.

Таким образом, в действующем законодательстве и нормативно-правовых актах содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности организаций, к оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста. Специалист в области делопроизводства обязан знать действующее законодательство страны и следить за его изменениями, так как эти знания составляют одно из важнейших профессиональных качеств, без которого невозможно заниматься делопроизводством на современном уровне.



Глава 2. Состав кадровой документации в Коми региональном филиале ОАО «Россельхозбанк».

Кадровую документацию условно можно разделить на несколько типов:

- внутренние локальные нормативные акты - определяют общие принципы работы организации и обязательны для исполнения всеми сотрудниками организации, деятельности которых они касаются (правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, положения, должностные инструкции);

- распорядительные документы - документы, издающиеся работодателем для передачи определенных распоряжений персоналу организации (приказы, распоряжения, постановления, указания);

-информационно-справочные документы - сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия (заявления, справки, протоколы, акты);

- учетные документы по личному составу (трудовые договоры, трудовые книжки, личное дело, включающее личные листки по учету кадров, личные карточки (форма Т-2).

2.1 Внутренние локальные правовые акты в Коми региональном филиале ОАО «Россельхозбанк

Регулирование трудовых отношений в соответствии с Конституцией Российской Федерации осуществляется трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, в том числе локальными нормативными актами предприятия.

Организация работы предприятия, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутри объектный режим и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка. Этот документ составляется на бланке предприятия, согласовывается путем обсуждения на собрании трудового коллектива, визируется юристом и утверждается директором предприятия. Он состоит из следующих разделов: общие положения, порядок приема и увольнения рабочих и служащих, основные обязанности рабочих и служащих, основные обязанности администрации, рабочее время и его использование, поощрение за успехи в работе, ответственность за нарушение трудовой дисциплины.

В разделе "Общие положения" определена основная цель правил внутреннего распорядка, приведены конституционные гарантии работников в области занятости.

В разделе "Порядок приема и увольнения рабочих и служащих" рассмотрена процедура приема работников, в частности список необходимых документов, без предъявления которых прием на работу не допускается, оформление приказа, проведение инструктажа по технике безопасности, условия работы, разъяснения прав и обязанностей работников. Подробно регламентируются вопросы перевода работников на другую должность внутри предприятия. Указывается порядок расторжения трудового договора по инициативе работника и администрации.

В разделе "Основные обязанности рабочих и служащих" перечислен круг обязанностей, которые должны выполнять рабочие и служащие по своей специальности, квалификации или должности.

В разделе "Основные обязанности администрации" определен перечень обязанностей администрации, которые необходимо выполнять в соответствии с законодательством: правильно организовать труд рабочих и служащих, совершенствовать формы и методы оплаты труда, соблюдать законодательство об охране труда, проводить профилактику производственного травматизма, контролировать знание и соблюдение работниками требований инструкции по технике безопасности, производственной санитарии и гигиене труда, противопожарной охране и т.д.

В разделе "Рабочее время и его использование" установлено начало и окончание работы и перерыва для отдыха и питания, определяются график сменности, формы организации яви на работу, очередность предоставления очередных отпусков и т.д.

В разделе "Поощрения за успехи в работе" приведен список поощрений, которые могут быть применены за образцовое выполнение трудовых обязанностей, повышение производительности труда, другие достижения в труде.

В разделе "Ответственность за нарушение трудовой дисциплины" представлен перечень мер дисциплинарного взыскания, определены виды нарушений трудовой дисциплины, порядок их фиксирования и санкции.

Штатное расписание - правовой акт, устанавливающий штатный состав и штатную численность организации в соответствии с ее Уставом. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Штатное расписание подготавливается по унифицированной форме № Т-3.

Реквизит "Код по ОКПО" - код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), присвоенный организации при ее государственной регистрации.

Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным на то лицом.

Деятельность каждого учреждения, организации или предприятия определяется положением о нем. Положение - это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений.

Положения разрабатываются по указанию руководителей предприятия, по инициативе руководителей структурных подразделений. Исполнитель составляет проект положения. Положение подписывают руководитель структурного подразделения (деятельность которого регламентируется), вышестоящий руководитель, которому подчиняется данное подразделение, и разработчик.

Проект положения согласовывается с юридическим отделом. Если проект вызывает возражения, замечания, они излагаются на втором экземпляре или на отдельном листе, приложенном ко второму экземпляру проекта. Проект положения представляется на утверждение руководителю предприятия. Положение об организации утверждается распорядительным документом вышестоящей организации. Датой положения является дата утверждения документа, если в тексте не указана другая дата.

Основные разделы текста положения: общие положения; задачи; функции; взаимоотношения с другими подразделениями, права, ответственность.

В разделе «Общие положения» закреплены подчиненность отдела кадров директору предприятия.

Раздел «Задачи» содержит четко сформулированные направления деятельности отдела кадров, важнейшими из которых являются организация работы по обеспечению подбора, расстановки, использованию рабочих и специалистов; формирование стабильно работающего коллектива; создание кадрового резерва; организация системы учета кадров.

В разделе «Функции» рассмотрены функциональные обязанности в области кадровой работы, в частности:

разработка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития предприятия;

оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством;

учет личного состава предприятия;

хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству;

контроль за исполнением руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом;

изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению;

анализ состава, деловых качеств специалистов предприятия с целью их рационального использования;

создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов;

работа по созданию резерва на выдвижение;

подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию рабочих;

подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии;

подготовка материалов для предоставления рабочих, специалистов и служащих к поощрению и награждению;

принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников;

осуществления контроля и инструктажа работников отдела кадров;

организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;

ведение всей отчетности по кадровым вопросам.

Раздел «Взаимоотношения с другими подразделениями» содержит перечень документов, которые поступают в отдел кадров, и документов, которые направляются из отдела кадров в другие подразделения.

В разделе «Права» указаны основные полномочия, которыми наделен отдел кадров, в частности:

право требовать от всех подразделений предприятия необходимых для полноценной работы отдела кадров материалов;

право принимать работников предприятия по вопросам приема, перемещения и увольнения;

право осуществлять связь с другими организациями по вопросам подбора кадров;

право требовать от других подразделений обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров.

В разделе «Ответственность» установлена ответственность начальника отдела кадров за выполнение возложенных на отдел функций и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями.

Должностная инструкция - нормативный документ, издаваемый организацией в целях регламентации деятельности организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечения условия его эффективной работы.

Должностную инструкцию разрабатывает непосредственный руководитель работника, деятельность которого он регламентирует и контролирует.

Текст инструкции должен быть кратким, точным и понятным. Так как он носит указующий характер, целесообразно использовать четкие формулировки со словами "должен", "следует", "необходимо", "не допускается" и т. п.

Инструкцией устанавливаются права, ответственность и взаимоотношения работника со смежными сотрудниками данной организации. Она утверждается руководителем организации. При оформлении на работу один экземпляр должностной инструкции после ознакомления выдается поступающему на работу сотруднику, другой остается у администрации (в отделе кадров). Систематическое неисполнение должностных обязанностей может повлечь освобождение работника от занимаемой должности.

Структура должностной инструкции включает в себя следующие разделы:

- Общие положения (порядок назначения на должность, подчиненность, руководящие и нормативные документы, требования к образованию и опыту практической работы и т. д.).

- Функции (основные функциональные обязанности).

- Должностные обязанности (подробный перечень объема выполняемых работ в соответствии с функциональными обязанностями).

- Права (использование прав в связи с выполняемой работой, в том числе выявление недостатков в пределах своей компетенции, а также права вносить предложения по совершенствованию работы на данном участке).

- Ответственность (по содержанию должностных обязанностей).

- Взаимоотношения, связи по должности (с должностными лицами, структурными подразделениями, сторонними организациями, в том числе по получению и передаче деловой документации).

2.2 Распорядительные документы по кадрам в Коми региональном филиале ОАО «Россельхозбанк»

Распорядительные документы - это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.

В соответствии с действующим законодательством и компетенцией директор издает следующие распорядительные документы, касающиеся сотрудников организации, - приказы по личному составу.

С 1 января 2013 года любой документ компания вправе разработать самостоятельно, независимо от того, есть его форма в альбомах унифицированных форм или нет. Это установлено Федеральным законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Главное, чтобы в бланке присутствовали обязательные реквизиты, среди которых: наименование документа и дата его составления; название организации; вид документа; описание кадрового действия и величина его измерения в натуральном и (или) денежном выражении, наименование должностей ответственных лиц и их подписи с расшифровкой фамилии и инициалов ( п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ ).

По сравнению со старыми правилами оформления первичных документов перечень обязательных реквизитов в целом остался прежним. Только конкретизированы требования к подписи. Этот реквизит должен включать фамилию и инициалы уполномоченного лица или другие реквизиты, необходимые для его идентификации.

Новый закон не запрещает использовать унифицированные формы «Т» - ими можно пользоваться и дальше.

Таким образом, приказы по личному составу Коми регионального филиала ОАО «Россельхозбанк» подразделяются на унифицированные приказы и приказы, составленные в произвольной форме.

Приказы по личному составу (унифицированные формы):

- приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма Т­1);

- приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма Т­1а);

- приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма Т­5);

- приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма Т­5а);

- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма Т­6);

- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма Т­6а);

- приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма Т­8);

- приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) (форма Т­8а);

- приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма Т­11);

- приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма Т­11а).

Приказы по личному составу (произвольной формы):

- приказ о внесении изменений в график отпусков;

- приказ о дисциплинарном взыскании;

- приказ о снятии дисциплинарного взыскания;

- приказ о проведении аттестации;

- приказ об утверждении итогов аттестации;

- приказ об изменении анкетных биографических данных;

- приказ о присвоении разряда;

- приказ о совмещении профессий (должностей);

- приказ об установлении надбавок и зарплат;

- приказ о замещении временно отсутствующего работника;

- приказ об административном дежурстве;

- приказ об изменении режима работы;

Уведомления (по личному составу произвольной формы):

- уведомление о прекращении трудового договора;

- уведомление о переводе на другую работу;

- уведомление о сокращении штата;

- уведомление о расторжении трудового договора в связи с неудовлетворительным результатом прохождения испытательного срока;

- уведомление о праве отказаться от привлечения к сверхурочной работе;

- уведомление о получении трудовой книжки.

Ответственность за правильность документирования и оформление соответствующих документов несет директор, который в своей деятельности основывается на федеральных законах, указах, распоряжениях Президента Российской Федерации, решениях органа управления образованием и документами в области делопроизводства, гражданского законодательства и законов о труде.

Таким образом, распорядительные документы в Коми региональном филиале ОАО «Россельхозбанк», касающиеся кадровой деятельности, представлены приказами по личному составу (в унифицированных и произвольных формах).

россельхозбанк кадровый делопроизводство акт

2.3 Информационно-справочные документы по кадрам в Коми региональном филиале ОАО «Россельхозбанк»

Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую. На основе резолюции руководителя информационно-справочные документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов. Они могут быть подготовлены на компьютере или составлены от руки и подписаны их составителем.

Информационно-справочные документы являются неотъемлемой частью кадровой документации. Документы этой группы играют служебную, вспомогательную роль по отношению к другим кадровым документам. Они не содержат распоряжений, не обязывают, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения. В отличие от распорядительной документации информационно-справочные документы не являются обязательными для исполнения и содержат информацию, принимаемую к сведению.

Информационно-справочные документы, как отмечалось ранее, являются основанием для издания приказов по личному составу.

Этот комплекс кадровой документации имеет много разновидностей, классификаций, поэтому у каждого конкретного работодателя состав и порядок оформления информационно-справочной документации определяется самостоятельно в локальных нормативных актах по делопроизводству.

В состав информационно-справочных документов, как правило, включают:

Докладная записка;

Служебная записка;

Объяснительная записка;

Предложение;

Представление;

Заявление;

Протокол;

Акт;

Справка;

Заключение;

Отзыв;

Перечень;

Список;

Переписка.

В составе информационно-справочной документации выделяют:

1. Справочная документация (имеет индивидуальный характер, выдается по разовому запросу, касающегося одного работника, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней).

2. Отчетно-справочная (характеризуется четкой периодичностью (годовой, квартальной и тому подобное) представления её адресатам и наличием типовых форм, сводных таблиц, итогов, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней (например, отчетная документация, представляемая в государственные органы статистики).

3. Справочно-аналитическая (выдается по разовым или периодическим запросам с различных уровней управления, имеет сводный, обобщающий характер, разнообразие запрашиваемых показателей (пол, возраст, образование, наличие правительственных наград и так далее), в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней).

2.4 Учетные документы по личному составу в Коми региональном филиале ОАО «Россельхозбанк»

К данным документам относятся трудовые договоры, трудовые книжки, личное дело, включающее личные листки по учету кадров, личные карточки (форма Т-2).

Трудовой договор - соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные Трудовым кодексом РФ, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.

Сторонами трудового договора являются:

- в качестве работодателя - предприятие любой формы собственности, учреждение, организация, отдельные граждане;

- в качестве работника - граждане, достигшие 16 лет;

В трудовом договоре указываются:

- фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя, заключивших договор.

Существенными условиями трудового договора являются:

- место работы (с указанием структурного подразделения);

- дата начала работы;