Анализ защищенного документооборота и технических систем обработки и хранения конфиденциальных документов

Электронный документооборот в системе информационного обеспечения организации. Принципы рациональной организации документооборота. Должностные обязанности сотрудника, ответственного за делопроизводство. Рекомендации по модернизации делопроизводства.

Рубрика Менеджмент и трудовые отношения
Вид курсовая работа
Язык русский
Дата добавления 15.05.2017
Размер файла 62,8 K

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

25

Размещено на http://www.allbest.ru/

Департамент образования города Москвы

Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение города Москвы

"Колледж автоматизации и информационных технологий № 20"

КУРСОВАЯ РАБОТА

Анализ защищенного документооборота и технических систем обработки и хранения конфиденциальных документов

Москва

2016

Содержание

  • Введение
  • Глава 1. Теоретические аспекты
  • 1.1 Движение документов и дел
  • 1.2 Место систем электронного документооборота в ИТ организации
  • Глава 2. Анализ защищенного документооборота и технических систем обработки и хранения конфиденциальных документов
  • 2.1 Должностные обязанности сотрудника, ответственного за делопроизводство
  • 2.2 Основные управленческие документы
  • Глава 3. Рекомендации по модернизации делопроизводства ИТ-предприятия
  • 3.1 Разработка должностной инструкции документирования деятельности оперативного дежурного
  • 3.2 Разработка инструкции по делопроизводству
  • Заключение
  • Список использованных источников

Введение

Осуществляемые в стране экономические реформы существенно изменили статус предприятия как основного звена народного хозяйства. Появились предприятия, базирующиеся на государственной собственности, частные, смешанные, имеющие коллективную собственность. Рынок ставит предприятие в принципиально новые отношения с государственными организациями, с производственными и иными партнерами, работниками. В современных условиях устанавливаются новые экономические и правовые регуляторы взаимоотношений.

Актуальность. Деловые бумаги бывают разнообразными по жанру и по содержанию, по объему и языковому выражению. Большинство деловых бумаг в содержательной части связано со сферой вне индивидуального общения (хотя частные лица тоже вовлекаются в соответствующую деятельность), но в языке и стиле документа индивидуально-личный аспект не находит отражения. Функция делового стиля заключается в том, что соблюдение нужной формы для передачи содержания дает основание считать документ официально-деловым. Поэтому языку деловых бумаг присуща стилистическая строгость, объективность изложения.

Предмет анализ защищенного документооборота и технических систем обработки и хранения конфиденциальных документов.

Объект место систем электронного документооборота. организации.

Задачи работы:

Ш Движение документов и дел

Ш Место систем электронного документооборота в ИТ организации

Ш Должностные обязанности сотрудника, ответственного за делопроизводство

Ш Рекомендации по модернизации делопроизводства ИТ - предприятия

Ш Разработка должностной инструкции документирования деятельности оперативного дежурного

Ш Разработка инструкции по делопроизводству

В связи с этим меняются отношения между руководителями и подчиненными, между всеми работниками внутри организации.

В соответствии с понятиями, данными в Федеральном законе от 22 октября 2004 г. № 125 "Об архивном деле в Российской Федерации" архив определяется как "учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов", а архивное дело как "деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов". Остаётся определить, что же такое архивный документ. В Законе это "материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства". Таким образом, главная задача архива - собрать и сохранить документы с целью использования, когда потребуется зафиксированная в них информация.

Глава 1. Теоретические аспекты

1.1 Движение документов и дел

Документооборот - это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении. Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения.

Установление порядка движения документов или управление документацией организации заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой информации, ее быстрый поиск и снабжение ею потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Таким образом, оно включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения.

К входящим документам относятся те, которые поступают из других организаций: вышестоящих, подчиненных, общественных, муниципальных, негосударственных, от депутатов и граждан. Например: законы, указы, постановления, решения, указания, инструкции, распоряжения, поручения, приказы, доверенности, договоры, письма (предложения, сопроводительные, гарантийные, рекламные, информационные, запросы и др.), факсограммы, сообщения, переданные по электронной почте, телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы, отчеты о хозяйственной, финансовой, управленческой деятельности, докладные записки, акты, обращения граждан, запросы и обращения депутатов, ходатайства, коллективные обращения.

Обработка входящих документов включает:

§ прием и первичную обработку документов;

§ предварительное рассмотрение и распределение документов;

§ регистрацию;

§ рассмотрение документов руководством;

§ передачу на исполнение.

Основным критерием, влияющим на движение документов к исполнителю, является содержание документа, поэтому референт должен иметь четкие представления о положении дел в организации, хорошо знать распределение обязанностей между руководством, функции структурных подразделений, функции и специализацию отдельных сотрудников.

Предварительное рассмотрение проводится непосредственно после первичной обработки документов и значительно ускоряет движение документов, так как существенная часть их передается в структурные подразделения, минуя рассмотрение у руководителя. Отобранный массив документов "спускается" на следующий уровень управленческой структуры, т.е. документы попадают к исполнителю уже в день их поступления в организацию.

Рассмотрение документов руководителем организуется в этом случае более рационально - к нему попадают документы, которые имеют принципиально важное значение. Практикуется доклад руководителю документов, в ходе которого помимо поступивших документов еще представляется подборка справочных данных или предварительной переписки.

Внедрение систем электронного документооборота началось в России с середины 1990-х годов, но массовое внедрение таких систем начинается только в XXI веке, причем во многих государственных и коммерческих структурах к внедрению систем электронного документооборота (СЭД) плотно приступили только в последние годы. Зачастую даже в организациях, готовящих нормативно-методические документы в этой области, отсутствует четкое понимание того, что же такое электронный документооборот. Отсутствие единого подхода к построению СЭД привело к тому, что системы СЭД в разных ведомствах несовместимы между собой и зачастую автоматизируются только отдельные делопроизводственные операции, но не весь цикл работы с документами. Прежде всего, надо определиться с терминологией. Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (в соответствии с ГОСТ Р 51141-98). Понятие электронного документа приведено в федеральном законе от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации".

Движение документов, т.е. документооборот организации, заканчивается после этапа исполнения документов. Однако информация, содержащаяся в исполненных документах, необходима в дальнейшей работе организации. Систематизация документов, и следовательно, содержащейся в них информации - одна из важнейших задач в документационном обеспечении управления, в деятельности службы ДОУ.

Документы формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Дело - совокупность документов (документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Корреспонденция, поступающая в организацию любым путем, должна приниматься и обрабатываться специально выделенным должностным лицом (секретарем фирмы, работником канцелярии или общего отдела), но лучше - централизованной экспедицией. В нерабочее время экспедиционная обработка поступающих документов должна входить в обязанности дежурного.

электронный документооборот конфиденциальный защита

1.2 Место систем электронного документооборота в ИТ организации

Экспедиционная обработка поступающих документов. Более предпочтительной считается централизованная экспедиция, в которой обрабатывается вся корреспонденция, - это позволяет повысить производительность, более точно определить необходимый штат работников, лучше организовать учет документов. При такой организации дела корреспонденция принимается и обрабатывается специально выделенным должностным лицом: секретарем фирмы, работником службы ДОУ. Цель первого этапа - зафиксировать сам факт поступления документов.

Если на конверте имеются записи "Срочно", "Вручить немедленно" и другие, отмечается точное время их получения. При получении корреспонденции, прежде всего, должна быть проверена правильность ее доставки и целостность упаковки. На всех поступающих документах проставляется регистрационный штамп, включающий порядковый номер поступления, доту поступления и при необходимости количество листов.

Документооборот - сложный технологический процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью организации. Организация документооборота включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов.

Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. Отсюда главное правило организации документооборота - оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени.

К документообороту предъявляется ряд принципиальных требований, а именно:

прямоточность движения документов, которая предполагает прохождение документа через наименьшее количество инстанций и исключение возвратных перемещений документов;

избирательность распределения документов между руководителями и специалистами в соответствии с функциональными обязанностями;

обусловленность движения документов деловой необходимостью;

единообразие маршрута движения и состава технологических операций для массовых категорий документов;

однократность выполнения каждой операции.

Различают три основных потока документации:

документы, поступающие из других организаций (входящие);

документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

документы, создаваемые в организации и используемые работниками этой организации в управленческом процессе (внутренние).

Документооборот - это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное влияние на управленческий процесс в целом.

Документооборот в учреждении осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки информации (руководителями учреждения и структурных подразделений, специалистами и квалифицированными служащими) и пунктами технической обработки собственно документов (машинописным бюро, копировально-множитель­ной службой и т.д.).

По отношению к аппарату управления различают поступающие, отправляемые и внутренние документы. В учреждении поступающие документы, в свою очередь, делятся на направляемые руководителям, в структурные подразделения и отдельным исполнителям. Кроме того, в подразделениях создаются документы, часть из которых отправляется за пределы учреждения, - отправляемые документы, а другая циркулирует внутри учреждения - внутренняя документация.

Отражение аналитических данных осуществляется путем создания и обработки электронных документов. Приложение позволяет выполнить настройки документов для работы с аналитическими данными. Основными видами электронных документов для работы с данными являются: документ остатков аналитических данных с информацией о входящих данных, документ фактического исполнения (расходования) средств, документ прогноза, документ плановых операций и документ корректировки аналитических данных.

Основные функции:

· Настройка правил проводки документов

· Возможность формирования и проведения документов

· Контроль корректности реквизитов в документах

· Настройка схемы переходов документов по состояниям для управления процессом обработки данных

· Возможность групповой (в том числе списочной) обработки документов

· Возможность формирования взаимосвязанных документов

Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота, ответственным за составление которого является главный бухгалтер организации. График документооборота должен быть утвержден руководителем организации.

График должен устанавливать рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в каждом из подразделений.

График документооборота должен быть составлен таким образом, чтобы способствовать улучшению учетной работы, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.

Обычно график документооборота составляется в виде схемы или перечня работ, выполняемых каждым подразделением организации, всеми исполнителями, участвующими в создании, проверке и обработке первичных документов с указанием сроков выполнения работ.

Ученые документоведы совершенно справедливо утверждают, что состав управленческих документов тесно связан с определенной управленческой функцией, изменение которой или потеря ею практической значимости в учреждении, прежде всего, является причиной модификации состава документов и оказывает непосредственное влияние на форму документа. При анализе прослеживается следующая логическая цепочка: функция управления - функция документа - вид документа. М.В. Ларин указывает на то, что изменения в системе управления влекут за собой изменения в системе делопроизводства, включающей в себя, помимо организации работы с документами, процесс документирования управленческой деятельности.

Документирование деятельности является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.

Глава 2. Анализ защищенного документооборота и технических систем обработки и хранения конфиденциальных документов

2.1 Должностные обязанности сотрудника, ответственного за делопроизводство

К принципам рациональной организации документооборота относятся:

централизация операций по приему и отправке документов в одном подразделении - канцелярии или у одного работника - секретаря;

максимальное сокращение инстанций прохождения документа, исключение необоснованных возвратных движений документа, дублирующих операций;

однократность регистрации документа: в канцелярии учреждения или в структурном подразделении;

организация предварительного рассмотрения документов секретарем-референтом до передачи их руководителю;

соблюдение единообразия в прохождении основных категорий документов;

вынесение конкретных резолюций, точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения;

устранение необоснованных согласований и организация параллельного согласования (согласование документа одновременно не-сколькими работниками);

делегирование права подписи руководителям структурных подразделений.

Совокупность документов одного или нескольких видов, движущихся по единому маршруту в учреждении, составляют документопоток.

Документационное обеспечение управленческого труда реализуется путем делопроизводственного обслуживания деятельности аппарата управления. Осуществление документационных процессов связано с созданием, хранением, передачей и использованием больших массивов документированной информации. Сокращение трудозатрат, связанных с этими процессами, и повышение качества работы с документной информацией достигаются различными путями. Наиболее эффективный путь - это внедрение в практику делопроизводственной деятельности офиса технических средств информационных технологий, в том числе и средств организационной техники (оргтехники), к которой относятся достаточно большой перечень технических средств, устройств и приспособлений, начиная от карандашей и заканчивая сложными системами и средствами передачи информации.

Несмотря на то что проблемы автоматизации предприятий уже неоднократно поднимались на страницах абсолютно всех компьютерных изданий, необходимость публикаций на эту тему по-прежнему насущна. Это определяется в первую очередь тенденциями развития и нуждами отечественного бизнеса, которые подхлестывают друг друга в бешеной гонке.

Разобраться среди множества вновь образовавшихся и трансформировавшихся терминов и технических направлений, а также реализующих их программных продуктов не так уж и просто. Столь модная ныне комплексная автоматизация подразумевает перевод на компьютерные рельсы практически всех направлений деятельности предприятия, начиная от хранения документов и заканчивая оперативным обслуживанием клиентов.

Документы с момента их составления или получения от других предприятий к передаче в архив на хранение проходят определенный путь. Известно, что первичные документы содержат информацию о фактах хозяйственной жизни, и эта информация надлежащим образом обрабатывается, обобщается и накапливается с целью получения итоговых данных в балансе и отчетности. Своевременный и качественный учет обеспечивается определенным порядком организации составления и обработки документов, или документооборотом.

Документооборотом называются порядок и пути движения документов с момента их составления или поступления до момента сдачи в архив. Главная задача документооборота - ускорение движения документов, и чем короче и быстрее будет организован этот процесс, тем он будет эффективнее, и пользователи смогут вовремя получить информацию для принятия решений.

Регистрация документов - это фиксирование создания или поступления документа проставлением на нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, учетные, статистические бухгалтерские, кадровые и др.).

Регистрируют входящие, исходящие и внутренние документы. Документы могут регистрироваться при помощи средств вычислительной техники или машинописного заполнения форм.

Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и поисковых систем установлен следующий обязательный минимум реквизитов регистрации: автор, название вида документа, дата и индекс поступления, заголовок документа, резолюция, срок исполнения, отметка об исполнении, отметка о направлении документа в дело.

Виды документов:

Ш входящие документы, поступающие из правительственных и не­правительственных организаций;

Ш исходящие документы, подготавливаемые внутри организации и на­правляемые в органы государственной власти Российской Федера­ции и другие организации;

Ш организационно-распорядительные документы, включающие приказы, распоряже­ния, постановления по внутренней деятельности организации, а также про­токолы коллегий;

Ш обращения граждан, включающие предложения, заявления и жалобы граждан, поступающие в адрес организации;

Ш архивные документы, формирующиеся в соответствии с разрабо­танной и утвержденной номенклатурой дел организации и хранящи­еся в виде описей дел.

Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации:

*документы, поступающие из других организаций (входящие);

*документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

*документы, создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе (внутренние).

Документы, поступающие на предприятие проходят:

*первичную обработку;

*предварительное рассмотрение;

*регистрацию;

*рассмотрение руководством;

*передачу на исполнение.

Документооборот является неотъемлемой составляющей жизнедеятельности любой организации, вне зависимости от организационно-правовой формы. Документами сопровождается практически каждый шаг компании: от оплаты услуг банка и покупки канцелярских товаров до закупки крупного оборудования и уплаты налоговых обязательств. Каждое действие, совершаемое между компанией и ее контрагентом и касающееся приобретения товаров или услуг, является сделкой. При совершении сделки необходимо сформировать договор, выставить счет, создать такие документы на сделку как накладная, счет-фактура, акт приема работ.

Объем документооборота - это общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за год. Учет документо­оборота необходим для определения загрузки подразделений, отдельных работников и организации в целом. Эти данные ис­пользуются при разработке мероприятий по совершенствова­нию делопроизводства и при решении вопроса о внедрении средств механизации для обработки документов.

Входящие, исходящие, внутренние документы, предложения и заявления граждан подлежат раздельному учету. Копии доку­ментов, изготовленные средством оперативного размножения, учитываются отдельно. Общее количество выражается дробью, где числитель обозначает количество основных документов, а знаменатель - количество экземпляров копий документов.

2.2 Основные управленческие документы

Организационно-правовые документы необходимы для того, чтобы создать организацию, установить ее структуру, определить штатную численность, функции структурных подразделений, совещательных, коллегиальных органов, установить режим работы, осуществить организацию труда и распределение обязанностей между работниками, определить порядок реорганизации и ликвидации организации.

Наиболее распространенные организационно-правовые документы:

Ш устав организации;

Ш положение об организации;

Ш положение о структурном подразделении организации;

Ш положение о коллегиальных и совещательных органах учреждения;

Ш штатное расписание;

Ш правила внутреннего трудового распорядка;

Ш инструкции по отдельным видам деятельности;

Ш должностные инструкции.

Все вышеперечисленные документы и составляют основу организационно-правовой документации предприятия или учреждения. Именно через организационно-правовые документы реализуется одна из основных управленческих функций - организационная, в рамки которой вписывается, в частности, юридическое оформление создания организации, установление ее организационно-штатной структуры и численности персонала, регламентация деятельности организации в целом, а также ее структурных подразделений, включая регулирование вопросов взаимодействия между ними, формирование и регламентацию деятельности совещательных органов организации, установление режима работы персонала, подразделений, служб, определение порядка проведения реорганизационных мероприятий и некоторые другие вопросы (например, лицензирование определенных видов деятельности, установление особого порядка работы и т.д.).

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, дискеты и др.).

Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управлением (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).

В пределах своей компетенции организации всех уровней управления могут направлять письма при осуществлении оперативных связей с вышестоящими отраслевыми и функциональными органами, подведомственными и другими организациями и отдельными гражданами. Письма должны составляться в том случае, когда невозможен или затруднен бездокументный обмен информацией: устные разъяснения, указания, инсруктирование и т.п. При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы и телефонограммы, документ передается через модемную связь, по факсу или телефону. Организации на основании положений о них и других актов, определяющих их компетенцию, издаются и иные документы: планы работ, отчеты, прейскуранты, стандарты, уставы, положения и др. Проект управленческого документа должен быть согласован с исполнителями (авторами текста), руководителями заинтересованных структурных подразделений или организаций.

Под оформлением документов понимается соблюдение в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удосто­верения, пересылки в управленческих аппаратах учреждений (организаций и предприятий) требований, установленных в за­конодательных актах и нормативно-методических документах Российской Федерации.

Основные правила составления и оформления управленче­ских документов закреплены в действующих в настоящее вре­мя в России общегосударственных нормативно-технических документах - государственных стандартах, которые являются основой для конкретизации правил работы с документами в каждой организации, их уточнения с учетом специфики ее деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата.

Глава 3. Рекомендации по модернизации делопроизводства ИТ-предприятия

3.1 Разработка должностной инструкции документирования деятельности оперативного дежурного

Должностные инструкции разрабатываются на каждую должность, предусмотренную штатным расписанием, включая должности руководителей подразделений и заместителей руководителей.

Если в подразделении несколько одинаковых должностей и при этом работники, занимающие эти должности, выполняют одинаковые функции, разрабатывается одна должностная инструкция. Если работники, занимающие одинаковые должности, выполняют различные обязанности, необходимо несколько должностных инструкций, в каждой из которых будет закреплен круг должностных обязанностей, соответствующих их фактическому распределению между работниками.

Фактическое распределение обязанностей отражается в самом тексте должностной инструкции, например: Должностная инструкция секретаря руководителя или Должностная инструкция секретаря приемной.

Параллельно с термином "делопроизводство" в последние десятилетия используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины "делопроизводство" и "документационное обеспечение управления" являются синонимами и применяются для обозначения одной и той же деятельности. И тот, и другой термин можно встретить, например, в названиях документов, регламентирующих организацию документационных процессов: "Государственная система документационного обеспечения управления" и "Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации".

С момента создания и до сдачи документов в архив предприятия они хранятся по месту формирования дел, т.е. в структурных подразделениях. На небольших предприятиях хранение может осуществляться централизованно в службе делопроизводства. В рабочих комнатах дела должны храниться вертикально в закрывающихся шкафах. Выдача дел во временное пользование другим структурным подразделениям или другим предприятиям осуществляется с разрешения руководителя предприятия.

Человеческий ресурс, с одной стороны, один из самых сложных для управления, с другой стороны, правильное его использование позволяет значительно увеличить прибыль организации. Производительность труда, в свою очередь, зависит от организации производственных процессов. Система документарного оформления производственных процессов в организации представляет собой нескольких жестко взаимосвязанных звеньев, деятельность каждого из которых оформляется определенным документом. В качестве "точки опоры" такой системы принято использовать штатное расписание организации.

3.2 Разработка инструкции по делопроизводству

Человеческий ресурс, с одной стороны, один из самых сложных для управления, с другой стороны, правильное его использование позволяет значительно увеличить прибыль организации. Производительность труда, в свою очередь, зависит от организации производственных процессов. Система документарного оформления производственных процессов в организации представляет собой нескольких жестко взаимосвязанных звеньев, деятельность каждого из которых оформляется определенным документом.

Организация деловой оценки персонала включает в себя постановку целей оценки персонала, выбор методов, с помощью которых она будет проводиться, собственно оценкуперсонала и анализ полученных результатов.

Таким образом, задача организации деловой оценки персонала состоит в выявлении трудового потенциала, степени использования этого потенциала, соответствия работника занимаемой должности или его готовности занять конкретную должность, в том, чтобы охарактеризовать эффективность его трудовой деятельности, а следовательно, и ценность работника для предприятия.

Доведение удельных экологических показателей металлургического производства России и Украины до среднеевропейского уровня позволил бы улучшить показатели устойчивого развития стран, касающиеся объемов отходов, выбрасываемых в атмосферу на душу населения. Однако экологическую нагруженность одного доллара ВВП этих стран довести до среднеевропейского уровня за счет только этих мероприятий не удастся. Для достижения этой цели необходимо, помимо реконструкции горно-металлургической отрасли, значительно поднять ВВП долю наукоемкого и малоотходного производства.

На основании этого появляется возможность дать теоретическое обоснование исследуемой проблемы, провести тщательный анализ производственно-хозяйственной деятельности организации (предприятия) в целом, обосновать мероприятия по совершенствованию экономических аспектов и рассчитать их экономическую эффективность.

При этом оценка экономической эффективности предлагаемого мероприятия должна быть комплексной и учитывать все экономические, социальные, экологические и другие аспекты. Использование системного подхода в проводимых исследованиях позволит студенту проанализировать организацию (предприятие) как систему, во взаимодействии и взаимозависимости его элементов, проанализировать взаимодействие подсистем и элементов, а также выявить те эффекты, которые возникают в результате внедрения предложенных рекомендаций.

Постоянная модификация, совершенствование существующих карточных продуктов, а также разработка новых карточных продуктов в соответствии с условиями и требованиями рынка. Помимо общей ориентации на улучшение качества обслуживания, необходима разработка дифференцированных кредитных карточных продуктов, например, целевой клиентуры (массовые и индивидуальные ВИП - кредиты), для которых, возможно, банк мог бы увеличить размер кредита и некоторые условия.

О понятии экономической эффективности уже многие годы ведутся теоретические споры. На самом деле не так уж важно, какое определение является наиболее близким к истине. Гораздо важнее другое - насколько методика расчетов и, соответственно, конечные результаты и оценки отражают реальные выгоды или убытки от проведения того или иного мероприятия, реализации того или иного проекта на практике.

В современной практике европейских компаний используются различные системы показателей по персоналу. Приведем одну из них, где показатели систематизированы по следующим группам:

Ш потребность и структура персонала;

Ш приобретение персонала;

Ш использование персонала;

Ш сохранение и стимулирование;

Ш развитие персонала;

Ш производственные рацпредложения;

Ш увольнение персонала;

Ш планирование и контроль затрат на персонал;

Статистическая оценка эффективности управления на государственном и муниципальном уровнях в настоящее время актуальна, она возлагается на органы государственной статистики. В последнее время руководство страны обратило пристальное внимание на создание системы оценки эффективности управления.

На каждом предприятии оценивается экономическая эффективность использования материальных ресурсов, основных фондов и оборотных средств, капитальных вложений, деятельности персонала, а также рассчитывается обобщающий показатель, характеризующий экономическую эффективность предприятия в целом.

В современный отечественный бизнес прочно входит такой вид услуг, как аутстаффинг. Это новый для российской действительности вид услуг. В общем виде аутстаффинг - это вывод персонала за штат организации, передача фирмой части своих работников кадровому (лизинговому) агентству. "Переданные" сотрудники при этом остаются на своих рабочих местах, но все функции работодателя (начисление зарплаты, социальные гарантии и пр.) берет на себя компания, представляющая данные услуги. В более широком смысле аутстаффинг следует понимать как сделку организации с кадровым (лизинговым) агентством, в ходе которой последнее передает заказчику сотрудников для осуществления ими трудовой деятельности на определенное время за определенную плату.

Основными компонентами экономической эффективности управления персоналом являются соотношение результатов работы с затратами в сфере персонала. К затратам труда относятся:

а) способность к результативной работе (образование работника и уровень квалификации; способности, навыки; опыт; физическое и психическое здоровье; способность выдерживать большие нагрузки; адаптационные способности; умение преодолевать конфликтные ситуации; умение работать в команде и пр.);

б) готовность выполнять работу (мотивационная структура личности; мотивирующие воздействия);

в) организационные условия (условия на рабочем месте; организация работы; вид и качество технологии).

Затраты на персонал включают: валовую заработную плату работников и их премии; социальные расходы (социальные услуги); затраты, не связанные с денежными стимулами; затраты на работу с персоналом (создание структуры управления персоналом, информационной системы, службы жалоб и предложений и т.п.).

Персонал (кадры) - весь штатный состав работников организации, выполняющих различные производственно-хозяйственные функции. В настоящее время целесообразно рассматривать персонал как основное богатство любой организации. Это важнейший потенциал хозяйственной системы. От его качества и полноты реализации зависит в значительной степени успех в достижении поставленных перед организацией целей. Умелое управление персоналом должно быть направлено на максимально возможную реализацию персонала как потенциала.

Содержание управления персоналом:

планирование потребности в персонале

поиск и отбор персонала

адаптация персонала

обучение и развитие персонала

оперативная оценка (аттестация) персонала

мотивация персонала

организация труда

управление корпоративной культурой

обеспечение безопасности труда

Элементами управления являются: объекты управления, его субъекты, структура, методы и процедуры управления.

Объект управления - элемент, на который направлено управление. В данном случае это отдельные работники или коллективы.

Субъект управления - менеджер или работник аппарата управления, непосредственно осуществляющий разработку и реализацию решений.

Структура управления персоналом - совокупность подразделений, непосредственно занимающихся персоналом, и их качественные и количественные взаимосвязи.

Методы управления - это способы воздействия на объект управления (в данном случае на персонал).

Процедуры управления - определенные, формально узаконенные приемы воздействия субъекта на объект управления, или наоборот.

Методы и процедуры управления призваны обеспечить реализацию управленческих решений.

Совокупность процессов, осуществляемых в рамках механизма управления персоналом, является системой управления персоналом.

Система управления персоналом - это подсистема управления организацией в целом. Поэтому она имеет свою внешнюю и внутреннюю среду. К внешней среде можно отнести подсистемы управления производством, финансами, снабжением и т.д. Внутреннюю среду образуют элементы самой системы управления персоналом, названные выше. Ее деятельность зависит от внешней среды. Поэтому она является открытой системой.

В системе управления персоналом можно выделить две подсистемы: тактическую и стратегическую.

Тактическая подсистема направлена на формирование структуры персонала; его набор, подготовку, переподготовку и повышение квалификации; организацию распределения, перемещения, продвижения, увольнения работников; оценку деятельности конкретных работников и разработку рекомендаций по их использованию; текущий учет и планирование потребностей в персонале в рамках года, на основе анализа его состояния.

Стратегическая подсистема ориентирована на разработку структуры персонала, кадровой политики на основе анализа структуры персонала, эффективности использования рабочего времени, прогнозов развития производства, занятости и т.п.

Заключение

С давних времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы имеем возможность узнать историю своей страны, ее героическое прошлое, особенности быта своего народа, правовые формы и этические нормы взаимоотношений между людьми.

Необходимость создания документов возникла одновременно с появлением письменности. Более того, считают, что именно потребность в создании различных документов (соглашений, договоров и т.п.) и повлекла за собой появление письменности как способа изложения информации не только личного, но и государственного значения. Уже в Vв. до нашей эры древнеримский плебс требовал введения четких "писанных" законов. Создание зафиксированных на бумаге законов и правил было также главным требованием средневековых восстаний. Когда же появились законы от делопроизводителя требовалось абсолютная точность формулировок и безукоризненное знание формы изложения, иначе документ терял силу.

С развитием письменности документы стали способом общения и передачи информации.

До конца ХVв. государственных учреждений еще не существовало, их функции выполняли отдельные должностные лица или органы, осуществляющие свою деятельность или с очень ограниченным штатом чиновников, или вообще без штата. Единая система делопроизводства не была востребована самой системой управления.

Список использованных источников

1. Кудряев В.А. Организация работы с документами: Учебник. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М. (Серия "Высшие образование").

2. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления: учебник для студ. учреждений сред. проф. образования. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Издательский центр "Академия".

3. Кузнецова Т.В., Санкина Л.В. и др., Делопроизводство: Учебник для вузов - М.: МЦФЭР, 2004.

4. Лившиц Я.З., Цикулин В.А. История делопроизводства в: Учебник - М: МГИАИ.

5. Ватолина М.В. Организация работы с документами: Учебник - Ростов н/Д: Феникс. (Серия "Высшее образование").

6. Митяев К.Г. История и организация делопроизводства: Учебник - М: 1959.

7. Пшенко А.В. Делопроизводство: документационное обеспечение работы офиса: Учебник - М: Издательский центр "Академия".

8. Научно-практический журнал "Отечественные архивы".

9. Специальный выпуск журнала "Секретарское дело".

10. Сайт www.termika.ru.

11. Сайт www.document.ru.

Размещено на Allbest.ru


Подобные документы

  • Понятия электронного документа. Системы электронного документооборота. Рассмотрение основных систем электронного документооборота, представленных на российском рынке. Технологии регистрации и согласования конфиденциальных электронных документов.

    курсовая работа [279,8 K], добавлен 16.02.2015

  • Автоматизация делопроизводства и документооборота на предприятии. Преимущества систем электронного документооборота. Назначение, виды и основные функции программных средств электронного документооборота. Специфика и философия стандартов ITIL и COBIT.

    курсовая работа [623,0 K], добавлен 05.02.2016

  • Современная система организации делопроизводства. Деятельность территориального управления Росимущества в Санкт-Петербурге, проблемы и пути совершенствования организации документооборота. Разработка автоматизированных систем электронного делопроизводства.

    дипломная работа [1,2 M], добавлен 29.11.2012

  • Теоретические аспекты организации документационного обеспечения управления в учреждении здравоохранения. Отличия делопроизводства от документооборота. Западные системы автоматизации делопроизводства в России. Анализ документационного оборота больницы.

    дипломная работа [306,9 K], добавлен 06.01.2013

  • Анализ современных систем автоматизации делопроизводства в организации и электронного документооборота, особенности их классификации. Проблемы автоматизации электронного документооборота. Преимущества внедрения системы электронного документооборота.

    курсовая работа [758,9 K], добавлен 15.01.2013

  • Программные системы автоматизации делопроизводства. Оценка эффективности внедрения систем электронного документооборота. Анализ службы делопроизводства в ЗАО "Технолига". Создание системы электронного документооборота на базе СЭД "БОСС-Референт".

    курсовая работа [58,6 K], добавлен 04.03.2015

  • Делопроизводство и новые информационные технологии, автоматизация делопроизводства, электронный документооборот и информационные системы. Примеры использования систем электронного документооборота, опыт госструктур в автоматизации делопроизводства.

    курсовая работа [48,3 K], добавлен 18.01.2011

  • Сущность и виды электронного документооборота; принципы его организации. Правила оформления распорядительных и справочно-информационных документов. Понятие и природа возникновения архивного фонда. Регламентация электронного документооборота в организации.

    курсовая работа [45,9 K], добавлен 16.10.2014

  • Начало XIX в. - реформа государственного управления и делопроизводства. Делопроизводство в "Общем учреждении министерств". Движение документов и дел. Организация документооборота. Унификация форм документов. Законодательная регламентация делопроизводства.

    реферат [28,7 K], добавлен 26.02.2009

  • Принципы организации документооборота в управленческой деятельности. Основные понятия, виды и способы организации документооборота. Архитектура систем. Эффект от внедрения DIRECTUM. Основные функции DocsVision и сравнение используемых технологий.

    дипломная работа [4,1 M], добавлен 13.03.2013

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.