Современное российское документоведение

Размещено на http://allbest.ru

Содержание

Введение

Глава 1. Государственная система документационного обеспечения управления в РФ

1.1 Основные понятия и определения документирования управленческой деятельности

1.2 Документирование управленческой деятельности: унификация и стандартизация

Глава 2. Нормативно-методическая база делопроизводства

2.1 Конституция РФ, как основа документационного обеспечения управления в РФ

2.2 Нормативно-методическое регулирование делопроизводства

Заключение

Список литературы



Введение

Успех любого начинания зависит от многих факторов, в том числе от умения юридически грамотно представить информацию в письменной форме, то есть правильно составить и оформить документ.

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) - важнейшая функция в деятельности любой организации, учреждения, предприятия. Документационное обеспечение управления (ДОУ), по ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» - это «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами».

Актуальность темы заключается в том, что практически ни одна технологическая функция управления, связанная с использованием информации, подготовкой и принятием решения, не обходится без процесса создания, оформления, исполнения документов и их хранения. В ежедневной практической деятельности руководителям организаций, структурных подразделений, работникам служб делопроизводства приходится решать огромный комплекс вопросов, связанных с разработкой и изданием документов, регламентирующих управленческую и хозяйственную деятельность организации, регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, формированием дел, определением сроков хранения, передачей в архив или оформлением для уничтожения.

Важнейшим носителем информации является документ. Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства». Документ - это материальный объект с закрепленной на нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. Информация, которую несет документ, складывается из информационных элементов-реквизитов документа (адрес, текст, подпись и др.).

С документированием связана деятельность всех сотрудников организации - от исполнителей до руководителей всех уровней и звеньев. Любые важные решения требуют документального оформления.

В организации любой организационно-правовой формы без правильной постановки документационного обеспечения управления, знания его нормативно-методической базы, невозможно справиться с потоком документов, быстро найти требуемый документ и навести по нему справки, проконтролировать его исполнение и обеспечить сохранность.

В процессе деятельности учреждения всякое согласованное целесообразное взаимодействие осуществляется с помощью управления. Связи в системе управления реализуются посредством информации, которая представляет собой обмен сведениями, мнениями, командами между людьми (управленческими структурами), причем эти сведения, мнения, команды могут передаваться разными способами, в том числе машинным.

Документационное обеспечение организации регламентируется[1]:

- законодательными актами Российской Федерации в сфере информации и документации;

- правовыми актами Президента и Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти;

- правовыми актами органов власти субъектов Федерации;

- государственными стандартами на документацию;

- унифицированными системами документации;

- Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ);

- нормативными документами по организации управленческого труда и охране труда;

- нормативными документами по организации архивного хранения документов.

Общие принципы организации документационного обеспечения управления закреплены в ряде статей Гражданского кодекса Российской Федерации и Уголовного кодекса Российской Федерации. В них устанавливаются виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и т.д., определяется ответственность за неправомерные действия с документами и информацией.

Государство уделяет большое внимание вопросам правильной постановки документационного обеспечения управления. Все организации России, независимо от организационно-правовых форм, должны в своей деятельности руководствоваться положениями и требованиями, установленными действующими нормативными актами по документационному обеспечению управления и архивному делу.

Грамотно организованное документационное обеспечение управления начинается с изучения его нормативно-методической базы, требований государственных стандартов в области ДОУ, унифицированных систем документации и классификации документов по назначению и принципам подготовки и оформления. Именно этим объясняется актуальность темы выпускной квалификационной работы.

Целью работы является изучение роли Конституции России в свете документационного обеспечения управления.

В соответствии с целью данной работы ее задачами являются:

- рассмотреть основные понятия и определения документирования управленческой деятельности;

- дать понятие унификации и стандартизации в документировании управленческой деятельности;

- рассмотреть роль Конституция РФ, как основы документационного обеспечения управления в РФ;

- охарактеризовать нормативно-методическое регулирование делопроизводства.



Глава 1. Государственная система документационного обеспечения управления в РФ

1.1 Основные понятия и определения документирования управленческой деятельности

Государственная система управления документами (ГСДОУ) - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к деятельности по управлению документацией, а также организация работы с документами в органах государственного управления, предприятий (объединений), учреждений и общественных организаций.

ГСДОУ включает в себя следующие основные положения, всесоюзных, отраслевых и национальных нормативных и руководящих документов для управления записями.

Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного использования современных технических средств и технологий для сбора, обработки и анализа информации, совершенствования блока управления.

Деятельность любой организации невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации, а информация все чаще принимает фиксированный документальный фильм в природе. В соответствии с ГОСТ 51141-98 "документ, документированной информации - фиксируется на материальном носителе с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать" [7, с. 46].

Этот документ служит как в качестве субъекта административной работы сотрудника и его результата.

Важной функцией документа является информационная функция. Документ зафиксировал факты, события, явления и практической психической деятельности человека [22, с. 20].

Документ имеет организационную функцию. С помощью документа, представленного воздействия на группу людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи компании и организации обеспечивают коммуникативную функцию документа.

Документ несет юридическую функцию (имеет юридическую силу), так как его содержание используется в качестве доказательств при решении спорных вопросов взаимоотношений сторонам, не говоря уже о следственных органов, судов и прокуратуру.

Юридическая сила документа, предусмотренном законодательством, компетентным органом, выдавшим документ, и установить его процедуру регистрации. Ряд документов, изначально наделенные юридической силы (контрактной документации, нотариально заверенные документы, правовые акты государственных органов, и т.д.) [16; с. 220].

И, наконец, документ служит образовательную функцию. Он дисциплинирован художник, он требует высокого уровня образования и хорошо продуманного документа приносит эстетическое чувство административного персонала, повышению авторитета организации.

Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. Чтобы поместить это в исторической перспективе, мы можем увидеть, как измененные способы фиксации информации на материальном носителе и, соответственно, сами носители.

Для сбора и передачи данных во времени и пространстве используются различные способы - от написания их на печать, литография для записи, ксерокопирование, видеоматериалы являются, микрофильмирования, топографию, использование лазерной и компьютерной техники. Это произошло потому, измененному СМИ - сначала это была кора, папируса, а затем бумага, пленка (фото), магнитные кассеты, лазерные диски, и т.п.

Запись информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и обработки документов.

Документация может быть на естественном языке (рукопись, машинопись) или искусственных языках с использованием соответствующих средств массовой информации (ленты, диски, оптические диски, дискеты и др.). архив документ делопроизводство

Во многих случаях документация является обязательным, предписанные законами и правилами.

Федеральный закон «Об информации и защите информации" от 27.07.2006 N 149-ФЗ предусматривает, что информационные ресурсы (документы и документы массивы) являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом наряду с другими Ресурсы.

Закон устанавливает правовой режим использования создания, хранения и информационных ресурсов, в частности: документирование информации о заказе; право собственности на отдельные документы и отдельные файлы документов, документов и файлов документов в информационных системах; категории информации по уровню доступа к ней; порядок правовой защиты информации.

Этот закон также установлено, что «документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы.

Документирование информации осуществляется в соответствии с порядком, установленным государственными органами, ответственными за организацию рабочего процесса, стандартизация документов и их файлы, безопасность Российской Федерации ".

Документирование, то есть создание и исполнение документа, могут быть как физические, так и юридические лица, которые будут выступать в качестве авторов документа. В связи с этим различать личные документы и официального документа.

Личные документы - это "документ, созданный человеком вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей».

Белая книга - это "документ, созданный юридическим или физическим лицом, разработаны и сертифицированы в установленном порядке."

Официальный документ имеет необходимые мероприятия по управлению для имущества - юридической силы, что означает, что документ может служить в качестве первоочередного доказательства, содержащейся в нем информации.

Юридическая сила официального документа предполагает обязательное требование для тех, кому оно адресовано непосредственно, или административные действия всех участников (правительства, их ведомств, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают она работает.

В соответствии с ГОСТ 51141-98 "юридическая сила документа: свойство официального документа, представленного ему действующим законодательством, компетентным органом, который его выдал и установленный порядок исполнения".

Из определения следует, что документация должна учитывать существующие правовые нормы, автор компетенции и соблюдать действующие на момент создания документа общегосударственные правила для его подготовки и исполнения.

Эти документы служат в качестве важнейшего элемента управления, являясь одновременно средством труда, а его результат. Такие инструменты имеют место в связи с его многофункциональным, то есть при наличии различных функций [15, с. 58].

Документы могут выполнять следующие функции, которые можно разделить на три блока:

- Информационные функции (информация, социальная, политическая и коммуникативная);

- Особенности, которые обеспечивают процесс управления (управление, юридический, бухгалтерский учет);

- Функции, которые несут культурно-исторический характер (культурно-историческая функция источника).

Информационная функция в связи с тем, что в документе есть материализация информации и присуща любому и всем документам, независимо от способа их производства и носителя информации, как необходимость записи информации - причина появления любого документ.

Фиксация и время передачи информации и пространство, и, следовательно, сохранение записанной информации, возможность ее использования составляют основное содержание информационной функции.

Документы, несущие информационную функцию, имеют некоторый информационный потенциал, т.е. характеризуется определенным количеством и качеством информации. Информационный потенциал документа определяется такими показателями, как полнота, оптимальность и актуальность информации.

Наиболее важная информация о том, что документ содержит, это информация о процессах, происходящих в обществе. Это позволяет подчеркнуть социальную функцию документа в качестве его самостоятельной функции. При изучении социальной информации на основе науки, такие как история, источник и другие. [9, с. 47].

Политическая функция документа тесно связана с социальной функцией.

Таким образом, первые декреты советской власти осуществляется не только социальную, но и политическую функцию, поскольку оказывают влияние на политические и социальные процессы. Документы, в установлении и поддержании информации о политическом процессе, то есть, на внутренней и внешней политики государства, о деятельности политических партий, лидеров оппозиции, выполняют свою политическую функцию.

Коммуникативная функция документа заключается в том, что его главная задача - передача информации во времени и пространстве. Его можно рассматривать как частный случай информации как его содержание - это организация и обеспечение информационного взаимодействия между людьми в обществе, между различными элементами социальной структуры. С помощью этой функции есть обмен документами идеями, информацией, эмоциями, и этот обмен может быть односторонним, двусторонним, многосторонним.

Односторонний обмен может происходить с помощью документов, ориентированных в одном направлении - сверху вниз (от законодателя к исполнителю). Двусторонний обмен осуществляется с помощью документов, которые тесно связаны друг с другом (договорных документов, официальной корреспонденции и др.).

Многосторонний обмен информацией происходит с помощью документов, предназначенных для информирования всего общества (декретов, деклараций, кодексов, законов и т.д.).

В настоящее время резко возросла коммуникационная возможность документа, а также резко возросшей передачи информации и круг ее пользователей через Интернет, E-mail (электронная почта), скорость и другие.

В будущей роли коммуникативной функции будет только возрастать, поскольку объем информации увеличивается с каждым годом, количество пользователей, изменение технологии управления документами.

Функции управления документа служит средством управленческой деятельности. Эта функция выполняется документы, созданные для управления и процесса ее реализации, для процесса принятия решения.

Документы, имеющие функцию управления, являются основным источником информации, играют важную роль в программном обеспечении управления информацией.

С их помощью производится сбор первичных данных, информации о фактическом состоянии дел. Эти данные затем подвергают организации и синтеза, которая реализуется в различных отчетов, справок, отчетов. Результатом является документ, содержащий анализ и оценку ситуации, варианты возможных решений.

Административные документы отражают специфическую форму сценических узлов и контуров управления, а также оказывают воздействие на сферу управления [11, с. 64].

Юридическая функция документа выражается в фиксации, закрепления и применения закона и правовых отношений. Функция юридический документ выступает в качестве регулятора различных аспектов деятельности общества, государственных учреждений, предприятий и организаций.

Учетная функция документа описывает, в частности, количественный аспект информации, содержащейся в документе. С информацией о счете, представленной в формализованном численно, систематизированы и отражает все явления хозяйственной деятельности предприятия. Документы, которые имеют функцию учета, как правило, имеют стандартную форму, утвержденный государственными органами, которые ранее разработали определенную структуру отчетности.

Основные виды счета - статистика, бухгалтерский учет, оперативный - отражаются статистической, финансовой, экономической, планирования, отчетности и некоторых справочных документов. Счет необходимо не только для выражения количественных характеристик, но и проанализировать, монитор, доказательство.

Записи могут быть первичными, консолидируются. Они наглядно показывают другие документы, преобразование и использование информации [13, с. 47].

Культурная функция документа отображается в том случае, когда документ служит средством закрепления и передачи культурных традиций и культурного наследия. Документы отражают информацию о знаниях, традициях, обычаях, ритуалах, навыков, моральных норм, менталитета и других.

В этом смысле, документ может быть определен как культурного образца, сохранение информации.

Культурная функция документа лучше всего выполнять набор документов, описывающих определенную сферу деятельности.

В этом документе также служит в качестве исторической записи. Эта особенность изучения документов таких наук, как источник и дипломатики, исследует документ на основе анализа его формы и содержания, происхождения, авторства, языка, материала, на котором производится документ.

Качество документа для исторической науки будет определяться точностью, специфичность, оригинальность и полноту информации, а также правовой, политической и культурной значимости документа.

Таким образом, документ сочетает в себе несколько функций, которые связаны между собой, но роль каждого из них различна. Административные документы преобладает административную функцию, но в то же время, эти документы и выполнять другие функции - информационную, правовую, коммуникативный и социальный, исторический источник.

Роль функций прибора могут быть изменены в то время, когда информация, содержащаяся в нем теряет эффективность и актуальность, и превращается в ретроспективе. Существует своего рода замены некоторых других функций.

Различные формы управленческой деятельности реализуются через определенный набор документов, например, счет - в виде подготовки и обработки бухгалтерской и статистической документации, контроль - путем сбора информации в письменной форме; по планированию - в виде различных типов планов и т.д. сбора взаимосвязанных документов, используемых в той или иной сфере человеческой деятельности, называется системой документации.

Рационально организованная система взаимосвязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, а также используются в той или иной сфере деятельности, упомянутой в качестве единой системы документации (УСД).

1.2 Документирование управленческой деятельности: унификация и стандартизация

Любой организации присуща организационная, административная и исполнительная деятельность, которая осуществляется через систему организационно-распорядительной документации.

В ГОСТ 51141-98 дается следующее определение: организационные и административные документы -это тип письменного документа, в котором определено решение об установлении административных и организационных вопросов, а также управления, сотрудничества, поддержки и контроля за деятельностью властей, учреждения, предприятия, организации их структурных подразделений и должностных лиц.

ОРД в системе управления играет особую роль в связи с тем, что она доступна во всех учреждениях, независимо от их конкретной деятельности и может рассматриваться как наиболее распространенной категории административных документов [7].

В соответствии с документацией Национального управления классификация в УСОРД включает 13 групп административных документов:

1) создание организации;

2) реорганизация предприятия или организации;

3) ликвидация предприятия или организации;

4) о приватизации государства. и муниципалитет. предприятий, организаций;

5) по административной деятельности предприятия;

6) организационное и нормативное регулирование деятельности предприятия;

7) для оперативного управления информацией предприятия;

8) для получения задания;

9) для передачи на другую работу;

10) увольнение;

11) для оформления праздников;

12) для регистрации стимулов;

13) за регистрацию дисциплинарных мер.

Организационная деятельность компании фиксируется в организационно-правовых документов, содержащих нормы, правила, положения, статус компании, ее компетенции, структуры, штатного расписания и работы структуры, функционального содержания предприятия в целом, его подразделений и работников настройки их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

Лидеры любой организации должны быть уполномочены осуществлять административную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы, которые решаются с помощью наиболее важных вопросов управления.

Их цель - регулирование деятельности, что позволяет орган управления, чтобы обеспечить выполнение задач, возложенных на него, и получить максимальную выгоду от своей деятельности и деятельности организаций, входящих в его систему.

Информационно-справочные документы предназначены для передачи информации из одного места в другое, или совершить какую-либо информацию и содержат, как правило, или текущей справочной и аналитической информации о состоянии дел.

Существуют нормы и правила работы с рядом специфических образований документа, которые регулируются специальными нормативными актами. Речь идет о бухгалтерском учете, человеческих ресурсов и других форм документации.

Процесс управления характеризуется разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и действий, предпринятых для их решения. Из крупных, зачастую неоправданным, разнообразие документов и необходимость согласования и стандартизации.

Унификация - сокращение количества документов, источник форм и привести их к единым правилам регистрации. Стандартизация - процесс установления и применения стандартов, которые определены в качестве образца, стандарт принят для оригинала, чтобы сравнить их с другими подобными объектами [10, с. 62].

Суть объединения заключается в сокращении ненужных различные документы, в результате чего к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.

В настоящее время, например, после лечения в России насчитывается около 20 видов и размеров конвертов, которые отличаются по размерам, "окна", чтобы указать местоположение адресов и других атрибутов, которые не позволяют им автоматизировать обработку почтовых отправлений.

Унификация в документах может быть как самостоятельной работой, так и этапом в работе по стандартизации.

Суть стандартизации заключается в создании оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для общественности и их многочисленных приложений в офисной работе на добровольной основе.

Результаты развития в то же время может принимать форму межгосударственном (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевой стандарт (ОСТ) и стандарты предприятий, учреждений и организаций (СТП).

Результатом работы по унификации и стандартизации могут быть как стандарты для определенных типов документов (например, ГОСТ 7.32-91. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила проектирования) или их элементы (например, ГОСТ 9327- 60. бумага потребительская. Форматы) и стандартизированная система документации.

Выше, например, цитируется по ГОСТ Р 6.30-2003, который является частью единой системы организационно-распорядительной документации (USORD).

В стране также действует единая система банковских документов, единой системы документации для записи труда и его оплаты, единая система первичной учетной документации и других систем. Полный перечень ДРК в документации Национального управления Классификация ОК 011-93.

Все документы (формирование облигаций), на предприятии, организации, классифицируются в соответствии со следующими критериями: вид деятельности, название, способ получения информации фиксации сайта, степень сложности, степень прозрачности (секретности), сроки, юридическую силу, этапы создания, по происхождению, срок годности, степень приверженности, степень гармонизации, характер содержания.

По видам деятельности (или обозначения) документы подразделяются на научно-технической, инженерной, технологической, проектно-сметной документации, нормативные, административные (организационные и управления), персонала, планирования, финансового и бухгалтерского учета, отчетности и статистики, учета, торговли, ценообразования, изобретений и открытий, социальное обеспечение и другие [16, стр. 20].

По названию, существует много типов документов. Вот лишь некоторые из них: научные отчеты, чертежи, диаграммы, графики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, инструкции, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, сертификаты, меморандумы, пояснительные записки, официальные письма, факсы, кабели, профили, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности, исковые, авторские свидетельства на изобретения, и так далее [17, с. 46].

Согласно способу фиксации информации документы: письменная (рукопись, машинопись, печать подготовлена на множительных машинах, электронных), графических изображений и фотографий, фоно, кинодокументов. Основной материал-носитель деловой информации сегодня является бумага.

Вместо документов подразделяются на документы, используемые для решения внутренних и внешних проблем. Внешняя документация, в свою очередь, делится на входящий (входящие) и послал (исходящий) почты.

В соответствии со сложностью документов, подразделяются на простые и сложные.

Простые - это документы, которые касаются одного вопроса, рассматриваемые в комплексе несколько вопросов.

По степени прозрачности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом различные степени секретности (совершенно секретно, секретной и т.д.) и документы для внутреннего пользования (ADI), конфиденциальных документов.

Юридический документ разделен на подлинные и подделки. Оригинальные документы являются действительными и недействительными. Документ становится недействительным в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

Результаты унификации документов доведены до уровня обязательной правовой формы - стандарт, чьи требования являются обязательными в пределах его объема.

Стандарт - юридический и технический документ, который устанавливает свод норм, правил, требований к проекту по стандартизации и утвержденный компетентным органом.

Виды стандартов: международные (региональные); Российские государственные стандарты (ГОСТ); отраслевые стандарты (ОСТ); предприятия (СТП); стандарты научно-технических, инженерных обществ и других общественных объединений.

«Стандартизация - деятельность, направленная на достижение оптимальной степени порядка в определенной области посредством установления положений для общего и многократного использования в существующих или потенциальных проблем" 2 Объекты стандартизации являются продукция, нормы, правила, требования, методы, терминология, символы, и т.д. п., с перспективой множества приложений в области науки, техники, промышленности, сельского хозяйства, строительства, транспорта и связи, культуры, здравоохранения и международной торговли [16, с. 56].

Есть общественный (национальный) по стандартизации и международной стандартизации.

Национальная стандартизация - форма развития и стандартизации, под руководством государственных органов по единой стандартизации государственных планов.

Международная стандартизация осуществляется специальными международными организациями или группой государств в целях облегчения взаимной торговли, научно-технических и культурных связей.

Основная цель государственной системы стандартизации (ГСС) - с помощью стандартов, установления показателей, норм и требований, относящейся к делу продвинутый уровень отечественной и зарубежной науки, техники и производства, содействовать сбалансированному развитию всех отраслей народного хозяйства.

Другие цели стандартизации является обеспечение: «повышение уровня безопасности жизни и здоровья граждан, имущества физических и юридических лиц, государственного и муниципального имущества, объектов с учетом риска чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера, улучшения экологическая безопасность, животный и растительный мир здоровья и безопасности; обеспечение конкурентоспособности и качества продукции (работ, услуг), единства измерений, рационального использования ресурсов, взаимозаменяемости аппаратных средств (машины и оборудование, их части, узлы и материалы ).

В дополнение к стандартам нормативных документов по стандартизации являются правила, нормы и рекомендации по стандартизации, а также общероссийские классификаторы (OK) технической, экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в документах и стандартизованный системы документации.

Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть как стандарты для отдельных документов (например, отчет о научно-исследовательской работе) или на определенные продукты (например, случаи покрова длительного срока хранения), а также документации единой системы [20, с. 57].

С точки зрения оформления документов, классифицированных как срочные и несрочные. Производные инструменты со сроками погашения, установленного законом и соответствующими правилами, а также телеграммы и другие документы с пометкой "срочно".

При подготовке этого документа подразделяются на проекты и оригиналы (оригиналы).

Проект - документ, подготовленный для дальнейшей обработки. Оригинальный (бумага канцелярские) - только копия документа, разработанный и подписали проект в соответствии с требованиями.

С оригинала может быть составлен, отпуск, выдержки из документа и дубликат оригинала.

Копировать - идентичный, заверенный официальным воспроизведением оригинала.

Выписка из документа - сертифицированную часть оригинального текста.

Дублирование - второй экземпляр документа, имеющего тот же эффект с оригиналом.

С точки зрения документов хранения подразделяются на документы постоянного и временного хранения документов. Временное хранение документов, в свою очередь, подразделяются на документы со сроком годности 10 лет и старше 10 лет.

С точки зрения обязательных документов информация, содержащая информацию и факты о производственной и иной деятельности организаций и политики - обязательное для имеющих характер юридических или технических стандартов.

По степени унификации различают отдельные документы, модели, трафаретная печать, образец (модель) и объединены в виде опросных листов и таблиц. Отдельные документы конкретное содержание в природе одного документа.

Типичные инструменты предназначены для представления подобных процессов и явлений: типичного процесса, типичных внутренних правил, и т.д .

Трафарет документов - это заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации.

Анкета - способ представления унифицированного текста, в котором постоянная информация расположена на левой стороне листа, линии друг под другом, а переменная вносится в документ в процессе составления правой стороны листа. Анкета по образцу, такие заказы получение, перевод и увольнение персонала и других документов.

Таблица - форма материала, когда постоянная информация расположена в заголовках граф и боковике (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) - на пересечении соответствующих граф и строк.

Текст, представленный в табличной форме, имеет большую информационную емкость, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные [21, с. 35].

Образцы документов (образцы) являются приблизительными и могут быть использованы для подготовки и выполнения аналогичных документов.

По характеру содержания документов являются первичные и вторичные.

Первичный документ содержит справочную информацию, которая суммируется, обобщенные вторичные документы.

Хозяйственная деятельность предприятий и организаций также используют различные документ, оформляющий отношения между сторонами вступать в деловые сотрудничества и торгово-экономических связей. Это, в частности, договоры (контракты на поставку, работ или услуг, аренда и т.д.), контракты, трудовые соглашения, и так далее.



Глава 2. Нормативно-методическая база делопроизводства

2.1 Конституция РФ, как основа документационного обеспечения управления в РФ

До недавнего времени государственное регулирование делопроизводства осуществлялось Федеральной архивной службой России (Росархива), которая в соответствии с Положением Архивного фонда Российской Федерации и Положением о Федеральной архивной службы России осуществляет межотраслевое организационно-методическое управление и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов власти, координирующих развитие государственной системы управления делами и унифицированных систем документации. В настоящее время эти функции были переданы Федеральному архивному агентству.

Комитет РФ по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) осуществляет государственное управление стандартизации в Российской Федерации, в том числе работы по гармонизации и стандартизации документов и систем документации, проектирование, внедрение и поддержание общероссийских классификаторов технико, экономической и социальной информации.

Нормативные и методические документы по делопроизводству в учреждениях развиваются на основе соответствующих законодательных и нормативных правовых актов, принятых на государственном уровне, а также соответствующих министерств и ведомств.

Управление документами является как самостоятельная отрасль деятельности и имеет свою собственную законодательную и нормативную базу для правильного включения, своевременно и без негативных последствий для организации, создания и работы с документами управления.

Деятельность организации, в том числе работа с распорядительными документами, должны быть основаны на нормативно-правовой базе, в том числе:

- Конституция Российской Федерации;

- Федеральные конституционные законы;

- Федеральные законы;

- Указы и распоряжения Президента Российской Федерации;

- Постановления и распоряжения Правительства РФ;

- Акты субъекта Российской Федерации, на территории которых организация осуществляет свою деятельность;

- Положение межведомственный характер, выданный федеральными органами исполнительной власти;

- Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

- Единая система документации;

- Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, регулирующих вопросы документационного обеспечения;

- Национальные стандарты, регламентирующие создание и работу с документами [9, с. 52].

Основным документом государства, имеющего высшую юридическую силу, является Конституция России, в тексте которой видна иерархия основных типов документов: законов, указов Президента Российской Федерации и постановлений Правительства Российской Федерации России.

Статья 90 Конституции полностью посвящена документированию деятельности Президента Российской Федерации.

В статье определены основные виды правовых актов, с помощью которых президент оформляет решения, принятые ими для осуществления своих конституционных полномочий и установили их место в системе российского законодательства. Указы Президента, как правило, являются нормативными правовыми актами, они включают в себя общие правовые нормы адресованы неопределенному кругу субъектов и предназначенные для длительного и многократного использования.

Указы можно носить как девиантное (индивидуальный) характер. Указы индивидуального характера принимаются, например, решения о назначении и освобождении от должности руководителей федеральных органов исполнительной власти и некоторых других лиц, решение о помиловании, о предоставлении гражданства, политического убежища, присуждение правительства наград России Федерации, присвоение почетного звания и высшие воинские и высшие специальные звания и другие.

Указы Президента имеют в основном ненормативный характер и, как правило, связаны с конкретными субъектами или отношений. Например, вопросы президента регулируются работой Администрации Президента. Это различие между различными актами главы государства установить порядок Президента Российской Федерации от 05.02.1993 N 85-рп, в котором также утвержден порядок подготовки и прикладных проектов указов и распоряжений Президента Российской Федерация.

Некоторые вопросы подготовки актов Президента, касающихся, в частности, реализация прав главы законодательных инициатив государства, также регулируется Указом Президента РФ от 10.06.1994 N 1185 "Об обеспечении Президента России и взаимодействие русского языка Федерация "(в ред. на 26.11.2001).

Порядок опубликования и вступления в силу актов Президента регулируется Указом Президента РФ от 23.05.1996 N 763 (в ред. На 28.06.2005 г.). Официальное опубликование указов призвано довести их содержание до общественности, необходимо для применения указов на практике.

Это официальная публикация является гарантией того, что опубликованный текст в полном соответствии с оригиналом, то есть. Е. К тексту, который был принят Главой государства и подписанном им.

Нормативные акты главы государства властны характер, служат основой для функционирования исполнительной власти в Российской Федерации, а также федеральные конституционные и федеральные законы составляют правовую основу для издания Правительством Российской Федерации своих решений и заказы (ст. 1, ст. 115 Конституции). Издание Президентом большого числа нормативных указов принципиального характера по наиболее важным вопросам экономики и политики не означает неоправданного вмешательства в сферу законодательства, что только парламент имеет право на это[1].

Конституция ограничивает нормативную компетенцию президента только в том смысле, что он не может издавать указы по вопросам, которые уже регулируются законом; он не может издавать указы по вопросам, в отношении которых Конституция четко разъяснено, что они должны регулироваться федеральным конституционным или федеральным законом.

Остальная часть нормотворческой компетенции Президента не ограничивается каким-либо проведением закрытого списка элементов.

Как объяснено Конституционным Судом, в тех случаях, когда Конституция не детализируют порядок Председателя действий, а также о полномочиях, не указанных в статье. 83-89 Конституции общей структуры, определенной по принципу разделения властей (ст. 10) и требование ч. 3 ст. 90, согласно которому указы и распоряжения Президента не должны противоречить Конституции и законам Российской Федерации.

Кроме того, издание указов Президента, чтобы заполнить пробелы в правовом регулировании по вопросам, требующим законодательного решения, полученные от своих конституционных полномочий, чтобы обеспечить соблюдение конституционных положений и согласованное функционирование государственных органов (ст. 80) и не нарушает Конституция разграничения компетенции между государственными органами власти на федеральном уровне (по горизонтали), при условии, что такие приказы не противоречат Конституции и федеральных законов и их действие ограничивается период времени до принятия соответствующих актов органов законодатель (см. Постановление Конституционного суда РФ от 30.04.1996 № 11-п, от 30.04. 7 п-1997 P * (982)).

В распоряжении Президента Российской Федерации от 11.11.1994 N 578-рп "О нормативных актах Президента РФ" подчеркнул, что указы не принятые до опубликования соответствующего закона, должны быть признаны недействительными в качестве законодательного регулирования соответствующие вопросы на федеральном уровне, так и на уровне субъектов РФ.

Осуществление Президента их компетенции ", установленном Конституцией порядке Федерации России" также предполагает возложение их правительству в соответствии с пунктом. "G" ч. 1 ст. 114 Конституции задач в соответствии с указами президента.

Точка зрения о том, что полномочия Президента могут быть реализованы только при условии соответствующего закона, означает отказ от принципа прямого действия Конституции, как изложено в части. 1, ст. 15 Конституции (см. Постановление Конституционного Суда РФ от 31.07.1995 N 10-Р * (983)).

Указы имеют прямое действие и не требует одобрения парламента, ратификации или утверждению в той или иной форме субъектов РФ. Они могут быть дополнены, изменены или отменены только самим президентом.

Кроме того, нормативные указы Президента могут утратить силу по решению Конституционного суда, так как в соответствии со ст. 125 указов Конституции Президент, имеющих нормативный характер, могут быть предметом рассмотрения Конституционным Судом в целях определения их соответствия Конституции.

При осуществлении своих полномочий, Президент Российской Федерации издает два вида актов: указы и распоряжения. Разница между ними довольно трудно установить.

Казалось бы, что нужно исходить из того, что указ - акт более широкого действия, который имеет нормативный характер, а расположение - частный документ, конкретную цель. Но это не так. Часто нормативные акты и указы и распоряжения.

А иногда для регулирования подобных вопросов используются указы, приказы (например, создание отделов Администрации Президента и утверждение положений о них).

Тем не менее, в последние годы все еще существует тенденция к использованию для регуляторных указами формы общественных отношений.

Кроме того, для некоторых нерегламентационных вопросов не является устойчивой формой заказа, и порядок (например, в связи с присуждением российского гражданства, отказ от гражданства, помилования и т.д.). Поэтому граница между актами Президента порой произвольными.

Но в одной ситуации форма указа очень часто используется. Это связано с регулированием наиболее важных общественных отношений, особенно если они не регулируются законом; Указ президента в этом случае, поскольку он заменяет законодательное регулирование.

Ввод в должность Президента Конституции РСФСР предусматривала, что Президент издает свои акты на основе и во исполнение не только Конституции и законам Российской Федерации, но и решений Съезда и Верховного Совета.

Тем не менее, конституционная реформа от 21 апреля 1992 года остается лишь положение о том, что указы (но не распоряжения) не могут противоречить Конституции и законам Российской Федерации.

По словам российского президента, он имеет право издавать нормативный акт не только в первой ситуации, но во втором - чтобы заполнить правовой пробел на тот период, пока закон не был принят, и связи с общественностью в срочном порядке требуют регулирования.

Его логика президент заявил в своем послании Федеральному Собранию от 16 февраля 1995. "Объем предстоящей законодательной работы настолько велик, что парламент не будет в ближайшее время удовлетворять потребности практики в законах.

В этих условиях президент обязан нормативными указами заполнить пробелы в законодательстве.

Тем более, что существует конституционная и правовая основа для такого рода президентских актов.

Во-первых, указы Президента - это акты не главы исполнительной власти и главы государства. Другими словами, их характер полностью законе не является очевидным.

Конечно, эти указы не должны противоречить Конституции и действующим законодательством. Но при наличии правовых пробелов, чтобы заполнить их с помощью главы государства нормативных актов до принятия соответствующих законов вполне естественно, законно.

Во-вторых, один из конституционно установленных прерогатив Президента является определение основных направлений внутренней и внешней политики.

Совершенно очевидно, что не только ежегодное послание президента можно считать формой осуществления мандата.

В-третьих, необходимость выполнения функций гаранта Конституции также предусматривает возможность выдачи нормативных указов Президента, чтобы гарантировать, что действия Конституции.

До тех пор пока нет соответствующих законов, указов Президента являются полной нормативно-правовая база для возникновения и изменить те или иные общественные отношения".

Существенное значение для обеспечения единства и целостности Российской Федерации, его правовая система связана актами Президента для выполнения на всей территории страны, которая включает в себя не только территорию Федерации, названный в статье. 65 Конституции, но и вся земля, вода и воздушное пространство под юрисдикцией России, а также объектов с государственной символикой Российской Федерации (например, корабли, самолеты и т.д.).

Поскольку указов и распоряжений Президента связывания на всей территории Российской Федерации, по аналогии с решением Конституции, касающейся отношений между федеральными законами и иными нормативно-правовыми актами РФ (ст. 76) следует вывод о том, что нормативная актами Президента выдается на субъектов ведения России (ст. 71) и субъектов совместного ведения Федерации и ее субъектов (ст. 72) имеют приоритет над законами и иными нормативными актами правом Федерации.

Если нормативный акт президента вопреки нормативным правовым актом Федерации, опубликованные в рамках своих полномочий за пределами компетенции Российской Федерации и совместному ведению Российской Федерации и ее субъектов (ст. 73, ч. 4 и 6, ст. 76), нормативно-правового акта Федерации, реализация президентской организации по наблюдению за указами доверено главы государства по его администрации (в частности, Управление* Президентский контроль (984), а также полномочных представителей Президента в федеральных округах* (985). Контроль за исполнение указов Президента федеральными органами исполнительной власти и органами исполнительной власти субъектов Федерации осуществляется правительством.

Указы и распоряжения Президента являются подзаконным актом и не должны противоречить не только Конституции, которая имеет высшую юридическую силу (ст. 1 и 2 ст. 15), но и федеральными законами.

Меры предосторожности для обеспечения конституционности нормативных актов Президента Конституционного суда (ст. 2, ст. 125 Конституции). Указы Президента или их отдельные положения, признанные неконституционными, утрачивают силу (ст. 6, ст. 125).

Для проверки соответствия правовых актов Президента Федерального закона Конституции в судах общей юрисдикции и арбитражных судов.

Оценка соответствия президентских указов федеральных законов в судах общей юрисдикции и арбитражных судов является рассмотрение отдельных случаев, в порядке абстрактного нормоконтроля не исключается Конституцией (ст. 2, ст. 120, стр. 125-127).

Такие полномочия судов могут быть установлены федеральным конституционным законом, с тем чтобы он обеспечил типы правил, подлежащих судебной инспекции, правила о юрисдикции, субъекты вправе обратиться в суд для проверки законности актов, обязательных судебных решений в результате актов проверок для всех органов.

Эта правовая позиция изложена в решениях Конституционного Суда от 16.06.1998 N 19-П и от 11.04.2000 N 6-П * (986).

2.2 Нормативно-методическое регулирование делопроизводства

Общее методическое руководство постановкой делопроизводства в Российской Федерации, как и в большинстве цивилизованных стран мира, осуществляют архивные органы, так как наиболее ценные документы после использования их в оперативной работе передаются на постоянное хранение в государственные архивы.

Нормативно-правовую базу делопроизводства в современной России составляет совокупность законодательных актов РФ, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления (рис. 1).

Нормативно-методическое регулирование делопроизводства (или документационного обеспечения управления) позволяет грамотно организовать не только деятельность службы ДОУ, но и всю систему делопроизводства в целом.

Данное регулирование осуществляется с помощью нормативно-методической базы делопроизводства, без знания которой невозможно:

- правильно создать и оформить документы, придав им юридическую силу;

- организовать документооборот;

- обеспечить хранение и использование документов в текущей деятельности.

Рис. 1. Структура законодательной и нормативной базы делопроизводства

На основе и во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства РФ федеральными органами исполнительной власти издаются нормативные правовые акты.

К нормативным правовым актам постановлением Правительства РФ отнесены постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения. Нормативно-правовые акты издаются также по инициативе федеральных органов исполнительной власти в Пределах их компетенции [12, с. 62].

Из действующих на сегодняшний день законодательных актов и нормативно-методических документов, регулирующих вопросы работы с документами в РФ надо знать следующие:

Законодательные акты РФ:

1. Конституция РФ;

2. Гражданский кодекс РФ;

3. Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 13.07.2015) "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"

4. Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 23.05.2016) "О бухгалтерском учете"

5. Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 30.12.2015) "Об электронной подписи"

Нормативные и методические документы:

1. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения;

2. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

3. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения;

4. Основные правила работы ведомственных архивов;