Особенности формирования команды проекта, реализуемого в сфере ИТ

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Введение

Отрасль информационных технологий является одной из наиболее динамично развивающихся отраслей, как в мире, так и в России. Объем мирового рынка информационных технологий оценивается в 1,7 трлн. долларов США. По прогнозам, в 2016 года рынок продолжит расти в среднем не менее чем на 5 процентов в год. Таким образом, рынок информационных технологий входит в 25 процентов наиболее быстро растущих крупных рынков в мировой экономике. Средний темп роста российского рынка за последние 10 лет превосходит среднемировой и составляет примерно 25% в год, при этом российская отрасль информационных технологий в ближайшие 5 - 7 лет имеет потенциал значительно более быстрого роста, а согласно прогнозам экспертов, данный темп роста будет оставаться на аналогичном уровне в ближайшие несколько лет.

Помимо роста экспорта IT-технологий укрепляются и позиции России в мировых IT-рейтингах. Например, в рейтинге E-Government Survey 2014 по индексу развитости онлайн-сервисов среди 193 исследуемых стран Россия заняла 37 место, а по уровню развития IT-инфраструктуры - 30 место. В рейтинге Международного союза электросвязи, который оценивает уровень развития информационно-коммуникационных технологий в 152 странах, Россия занимает 47 место.

При этом ИТ-проекты встречаются во всех отраслях, где применяются информационные технологии. К ним можно отнести разработку программного обеспечения и внедрение информационных/ автоматизированных систем. Риски срыва сроков, превышения плановой трудоемкости и не достижения запланированных результатов по этим проектам особенно высоки. Для IT-проектов характерна высокая интенсивность в сочетании с глубокой детализацией календарно-сетевых графиков и итерационностью выполнения работ.

Формирование команды проекта -- отдельная задача проектного управления, когда все усилия направлены на объединение квалифицированных специалистов в группу, способной самостоятельно анализировать и реализовывать функциональные задачи проекта. Можно уверено сказать, что формирование команды проекта -- первый этап в достижении успешности проекта.

Целью данной работы является определение особенностей формирования команды ИТ-проекта. Для достижения данной цели поставлены следующие задачи:

1. Изучение теоретической базы формирования команды проекта;

2. Определение особенностей ИТ-отрасли;

3. Формулирование этапов формирования команды проекта;

4. Изучение типичных ошибок при формировании команды;

5. Определение критериев «идеальной» команды проекта.

1. Теоретические основы формирования команды ИТ-проекта

Использование методологии управления проектами предполагает создание специальной группы (команды проекта), которая управляет процессами в рамках реализуемого проекта. Эта группа создается на период реализации проекта и после его завершения распускается.

Команда проекта - общность людей, которая регулярно взаимодействует друг с другом для достижения определенной цели проекта, считающая себя целым, отличным от других групп и отдельных работников.

Даже обладая лучшими информационными системами и высокой мотивацией, немногие из проектов бывают успешными без эффективной команды проекта. Проблема заключается в том, что часто команды проекта были проигнорированы, когда менеджмент был сфокусирован на разработке общего сетевого плана. Что может затруднить создание команды? Это то, что люди, которые никогда до этого не работали вместе, должны начать совместно быстро и эффективно работать для выполнения задачи, которую никто из них не выполнял ранее.

Команды проекта в своем развитии обычно проходят четыре стадии:

1. Формирование.

2. Притирка.

3. Выработка норм.

4. Проявление себя.

В течение этих стадий командная мотивация и эффективность проходят цикл, в котором они сначала снижаются перед достижением более высокого уровня, а затем возрастают ближе к концу. Роль лидера команды заключается в структурировании процесса развития команды таким образом, чтобы достичь этого более высокого уровня как можно быстрее. Эффективность на этом уровне наиболее высокая.

Показатели эффективной деятельности команды.

Ясное понимание цели проекта и нацеленность на конечный результат.

Четкое распределение функций и ответственности.

Наличие плана развития команды.

Командная солидарность.

Взаимопонимание и бесконфликтность.

Посещаемость рабочих совещаний и активное участие в решении проблем.

Для обеспечения эффективного руководства командой проектный менеджер должен:

· Определить организационную структуру команды, подобрать ее состав, распределить функции и обязанности.

· Назначить руководителей и ответственных за отдельные направления.

· Своевременно спланировать, распределить и скоординировать работу.

· Четко объяснить цели и задачи.

· Преодолевать препятствия и избегать конфликтов.

· Обеспечить трудовую активность команды силой личного авторитета, заинтересовать каждого члена команды, оказывать им помощь и проявлять участие, поддержать перспективу команды.

· Привлекать всех к решению задач.

· Обеспечить поддержку проекта со стороны руководства и регулирование отношений с окружением команды, создавать привлекательный имидж команды.

Менеджер проекта - лицо, отвечающее за успех проекта, а также за подбор и работу своей команды и завершение проекта. Это происходит в рамках ограничений, наложенных партнерскими и другими организациями, внешними по отношению к проектной команде.

Менеджер проекта должен быть назначен как можно раньше. Обычно менеджера проекта назначает Заказчик.

Искусство управления человеческими ресурсами и координация их в проекте реализуется менеджером посредством применения административных и поведенческих знаний для достижения определенных проектных целей в содержании, затратах, времени, качестве и удовлетворении участников проекта.

Команда проекта. Основная роль данной группы - активная поддержка процесса достижения целей проекта. Участники вовлечены в проект с самого начала и заинтересованы в поиске требуемых для проекта ресурсов.

Рабочая/процессная команда. Роль данной группы - выполнение определенных задач или работ. Совместное решение поставленных задач в ходе выполнения проекта, позволяет создать высокоэффективную группу специалистов, способных включаться в проекты на любом этапе.

Команда управления проектом. Роль данной группы - координация, мониторинг и контроль выполнения задач проекта. Результаты исполнения организационных и управленческих функций данной группы позволяют следовать стратегии проекта и реализовывать стратегические решения.

2. Этапы формирования команды проекта

проектный менеджер персонал квалифицированный

Целесообразно осуществлять создание команды проекта в несколько этапов. Во-первых, определяются общие задачи проекта. Во-вторых, определяется квалификация, роли и количество требуемых специалистов. В-третьих, согласовывается выделение требуемых специалистов с линейными руководителями для участия в проекте. В-четвертых, создаются условия и предоставляются ресурсы (материальные, технические, человеческие и организационные), необходимые для эффективной работы. В-пятых, окончательно формируется функциональная проектная команда с разделенными ролями, определенными и понятными задачами, степенью ответственности и общей целью. В заключении, руководителем проекта формируются детальные задачи и определяется дальнейшая тактика действий.

На первых этапах проекта, особое внимание следует уделить правильному подбору проектной команды. Понимание проблем бизнеса, решаемых с помощью ИТ- проекта, является ключевым элементом в формировании группы специалистов. Кроме того, создание условий так раньше, насколько возможно, в которых команда оценивает проблемы, определяет границы проекта и разрабатывает решение, помогает руководителю проекту не только увидеть возможные ограничения и риски в выполнении проектных работ, но и оценить эффективность каждого участника как члена команды.

Кроме технических знаний, также следует обратить внимание на мотивационные факторы. Техническая экспертиза каждого профессионала, безусловно, важна, но так же важна заинтересованность и возможность полного участия профессионала в проекте. Менее опытный, но более мотивированный сотрудник способен в больше степени повлиять на успешные результаты проекта, чем ограниченный временем технический эксперт.

Типичные ошибки при формировании команды.

Две типичных ошибки со стороны Заказчика:

Ошибка № 1: Включение в команду специалистов, ограниченных временем.

Регулярные повседневные обязанности, закрепленные за специалистом, необходимость выполнения которых никто не отменял, приводят в результате к отсутствию времени на проект. Затраты и продолжительность проекта увеличиваются.

Решение: На этапе планирования проектных работ требуется согласованность временных затрат со специалистом и перераспределение обязанностей среди других подчиненных.

Ошибка № 2: Недостаток технических знаний у специалистов.
Для каждого ИТ- проекта необходим определенный уровень технический экспертизы. Ограниченность в текущих профессиональных навыках сотрудников и в бюджете для приема нового сотрудника, приводит в результате либо к не достижению целей проекта, либо к не используемости конечного продукта.

Решение: На этапе планирования проекта выделение ответственного сотрудника и содействие в получении технических знаний или направление сотрудника на курсы повышения квалификации. Дополнительно, возможно согласование с исполнителем консультационных услуг по обучению конечному продукту на завершающих стадиях проекта.

Две типичных ошибки со стороны Исполнителя:

Ошибка № 1: Неопределенность роли каждого участника.
Работы команда будет неэффективной в условиях отсутствия ясности закрепленных функциональных обязанностей за каждым участником. В результате продолжительность проекта увеличиться, участники могут потерять общую цель, появятся разногласия в принимаемых решениях, изменится приоритетность в работах по проекту.

Решение: Доведение до каждого участника команды цели, функциональных задач, степенью ответственности и участия в проектных работах. На стадиях выполнения проекта постоянный мониторинг за изменениями и оценка рисков.

Ошибка № 2: Слабость в планировании и в мониторинге действий участников.

Взаимосвязь между целями бизнеса и целями проектами, является решающим критерием в завершенности проекта. Слабость в контроле и мониторинге хода проекта приводит к отсутствию управления изменениями, последовательным, а не параллельным работам и конфликтам внутри команды. В результате, проект способен не дойти до финальной стадии или потребуется длительное время на восстановление отношений между участниками.

Решение: На стадии планирования и обсуждения проекта, проводить разработку решений и согласование задач только в соответствии с целями проекта. Разработать и включить в проектную документацию периодические графики встреч со всеми ответственными лицами.

«Идеальная» команда проекта.

В реальной практике практически невозможно сформировать «идеальную» команду из существующих участников. Руководитель проекта будет всегда ограничен фактором нехватки времени и ресурсов. Необходимо помнить, что команда проекта -- временное образование, главные задачи которой -- работа над целями проектами. Поэтому сформировать высокоэффективную команду является более приоритетным и стратегическим достижением для руководителя в будущих проектах. В целом, можно выделить несколько функциональных ролей в «идеальной» проектной ИТ-команде:

-- Координатор,

-- Консультант-Аналитик,

-- Технический эксперт,

-- Исполнитель.

Тем не менее, характеристиками «идеальной» команды проекта являются участники, которые:

1. Объединены общими целями и уверены в успехе их достижений.

2. Способных брать на себя ответственность и выполнять функции нескольких проектных ролей.

3. Способных анализировать проблемы и разрабатывать решения.

4. Ориентированы не только результат, но и на процесс.

5. Взаимодополняемы.

В едином проекте неправильно разделять на существование команды заказчика и команды исполнителя. И та, и другая сторона работают ради единой цели - завершить проект с максимальной успешностью и минимальными затратами. В случае возникновения проблем, эксперты исполнителя должны выступить как консультанты и разработать несколько решений, а заказчик, проанализировав предложения, принять оптимальный вариант. Предупреждение конфликтов на основе адекватной оценки рисков, постоянный контроль и мониторинг, а также периодические встречи с ответственными лицами помогает сбалансировать эффективность, опыт участников и проектные изменения для достижения обоюдно-устраивающего результата.

Заключение

Таким образом, можно отметить, что выбор эффективной команды является основным ключом успешности проекта. Даже обладая лучшими информационными системами и высокой мотивацией, немногие из проектов бывают успешными без эффективной команды проекта.

Создание команды ИТ-проекта происходит в несколько этапов:

1. Определение общих задач проекта.

2. Определение квалификаций, ролей и количества требуемых специалистов.

3. Согласование выделения требуемых специалистов с линейными руководителями для участия в проекте.

4. Создание условий и предоставление ресурсов (материальных, технических, человеческих и организационных), необходимых для эффективной работы.

5. Окончательное формирование функциональной проектной команды с разделенными ролями, определенными и понятными задачами, степенью ответственности и общей целью.

6. Формирование детальных задач и определение дальнейшей тактики действий руководителем проекта.

Подбор команды проекта со стороны заказчика встречает обычно наибольшие трудности. Этот процесс затрудняет то обстоятельство, что выбор практически всегда идет только из существующих сотрудников заказчика, что совершенно естественно, но ограничивает.

Размещено на Allbest.ru