Размещено на http://www.allbest.ru/

Контрольная работа

1. Пояснить понятия «кинодокумент» «фонодокумент» «графический документ»

Для полного и всеобъемлющего понимания значений слов «кинодокумент», «фонодокумент» и «графический документ», нужно определиться, что же такое само понятие «документ».

Понятие слова «Документ» можно встретить не одно множество в самых различных словарях и энциклопедиях.

Понятия “документ”, “документация” в своем развитии претерпели существенные изменения. Первоначально латинское dосео означало “учу”, “извещаю”. Позднейшая производная форма» documentum», в узком смысле слова означающая “доказательство”, “свидетельство”. В русском языке понятие “документ” появилось в XVIII веке. Петр I перевел его как “письменное свидетельство”, подчеркнув тем самым, прежде всего, правовое значение документа. В XIX веке выделяется новый аспект: значение документа в управлении. Документом считается информация, зафиксированная по форме и предназначенная для осуществления процесса управления. До начала XX века понятие информации было связано прежде всего с сообщением, осведомлением, с передачей сообщений, их интерпретацией. По мере накопления знаний о закономерностях образования документов и документирования, а также с появлением новых типов материальных носителей информации понятие “документ” получало новое осмысление. управление делопроизводство руководство документооборот

Исходя из вышесказанного для примера приведем несколько различных определений лова «Документ» из различных источников:

Докумемнт (от лат. documentum -- «образец, свидетельство, доказательство») -- материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве. Данное определение является обобщенным понятием. Т.е. дает общее представление этого понятия. Согласно этому определению книга и скульптура например тоже будут документом. Так же есть определение данного слова в более узком фокусе « докумемнт -- облеченный в письменную форму носитель информации, удостоверяющий наличие фактов определенного значения.» Данное определение содержит уже более узкий аспект функций понятия «документ».

Однако, законодательство Российской Федерации дает нам легальное определение данного понятия. И так Документ - материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования Федеральный закон от 29.12.1994 N 77-ФЗ (ред. от 05.05.2014) "Об обязательном экземпляре документов".

Исходя из данного выше определения слова «документ», можем придти к выводу, что такие понятия как «кинодокумент», «графический документ», «фонодокумент», будут неразрывно связаны с определением и сущностью самого понятия «документ». Раскрывая данные понятия мы получим следующие определения:

· Кинодокумент- 1) согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», - изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом; 2) согласно ГОСТ 7.69-95 СИБИД «Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения», - аудиовизуальный документ на пленочном носителе, содержащий зафиксированные на нем посредством кинематографической техники предметы в виде последовательно расположенных фотографических изображений (в звуковом кинофильме - также звуковую информацию). Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28)

· Фонодокумент - 1) согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», - документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи; 2) согласно ГОСТ 7.69-95 СИБИД «Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения», - аудиовизуальный документ на ленточном или дисковом носителе, содержащий звуковую информацию.

· графический документ: Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28)

Таким образом можно сделать вывод, что данные понятия имеют тесную и неразрывную связь с самим понятием «документа», а так же являются его производными формами, так как основная задача этих понятий сводится к тому, что бы зафиксировать какие либо моменты. Ярким примером использования таких методов документирования, является деятельность следователей СУСК РФ, при расследовании преступлений для процессуального закрепления показаний потерпевших и подозреваемых.

2. История управления и делопроизводства в ХХ в

История управления как и история делопроизводства имеет очень древнюю историю. Эти два аспекта мировой истории связаны неразрывно на протяжении большого количества времени. Возникновение делопроизводства и документации как таковой в широком понимании возникает одновременно с возникновением письменности.

Что же касается истории делопроизводства и управления в ХХ в. То тут имеется множество аспектов. ХХ век является одним из наиболее насыщенных событиями мирового уровня столетием. И эти события не могли не повлиять на управление и делопроизводство. Так как за это время рождались новые виды государственного устройства и идеологии государства. К таковым можно отнести Германию в период конца 20-х годов и до середины 40-х годов ХХв.. Как пример развития управления и делопроизводства можно рассмотреть историю Российской Империи, а в последствии СССР. Как мы знаем из школьного курса истории в октябре 1917 года в России произошла Великая Октябрьская Революция под предводительством партии Большевиков возглавляемой В.И.Лениным. В силу того что большевики свергнув царя уничтожили все что с ним было связанно. К великому сожалению это коснулось и управления государством и управления предприятиями и всего остального. Было подвержено тотальному изменения, а порой и откровенному уничтожению вся система государственной власти.

Причиной низкого уровня управления и делопроизводства можно назвать то, что после революции к власти и управлению пришли рабочие и солдаты. Которые не имели должного образования и навыков в этой сфере. Однако не смотря на такие проблемы и пробелы в этом, то с 1923 года управление и делопроизводство начинает налаживаться и изменяться в лучшую сторону. Одной из предпосылок для этого стало образование СССР. 30 декабря 1922 года был основан СССР являющийся однопартийной парламентской республикой. С 1924 года после прихода к власти И.В. Сталина (Джугашвилли), в СССР вводится тотальный контроль и цензура. В связи с этим меняется и управление и документооборот. К таким примерам ужесточения управления и делопроизводства можно назвать становление нового управленческого аппарата, который появился после упразднения царского аппарата. Для России период 20-х годов прошлого столетия очень благоприятно сказался на становлении делопроизводства и документооборота.

Приведем пример мероприятий и событий повлиявших на управление и делопроизводство.

· В 1921 г. состоялась 1-ая Всероссийская конференция по научной организации труда и производства, на которой наряду с вопросами НОТ в производстве были затронуты проблемы научной организации управленческого труда и работы с документами.

· В 1923 г. было создано бюро «Стандартизация», которое занималось вопросами документационного обеспечения управления.

· В 1926 г. был создан Государственный институт техники управления (ИТУ), который занимался совершенствованием государственного аппарата.

Наиболее интересные и перспективные разработки проблем делопроизводства велись в ИТУ по следующим основным направлениям:

· Документооборот учреждений и методы его оптимизации;

· Способы регистрации документов;

· Контроль исполнения документов;

· Хранение документов.

Однако низкая общая культура управления работников советских учреждений стала причиной невостребованности многих направлений.

В 30-ые гг. формируется и укрепляется жесткая, централизованная административно-командная система управления, исключающая возможность рассмотрения альтернативных подходов к организации государственного делопроизводства. В результате рушатся структуры, занимавшиеся исследованиями вопросов НОТ и делопроизводства, ликвидируется ИТУ.

Конституция 1936 г. существенно изменила политическую систему, иерархию и полномочия высших органов власти. Установилась жесткая система полномочий в издании определенных видов документов для каждой иерархической структуры. Значительное сокращение исследований в области управления и делопроизводства не означает, что в 30-ые гг. работы в этой сфере прекратились. В этот период проводились исследования по стандартизации и унификации специальных систем документирования. Определенные успехи были достигнуты в рационализации бухгалтерской и кадровой документации. Но нельзя не рассмотреть те коррективы, которые внесла ВОВ. С началом войны, потребовалась мобилизация всех ресурсов требуемых условиями военного времени. Учитывая условия в которых находилась страна то развитие документооборота, делопроизводства и исследований в этой области были приостановлены. Послевоенное время требовало максимальных усилий для восстановления народного хозяйства и страны в целом. Лишь к началу 60-х годов возобновились исследования в области рационализации технологии и техники управления. В 1966 г. в системе Главного архивного управления СССР был образован Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), одной из основных задач которого было создание Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД).

3. Понятие и принципы организации документооборота

Рассмотрим что же такое документооборот, какие принципы он в себе содержит и какими понятиями обладает. И так. Законодательство дает нам легальное определение что же такое документооборот. Приведем это определение. Документооборот: Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. ГОСТ Р 7.0.8.-2013 "Делопроизводство и архивное дело - Термины и определения"

Основная задача организации документооборота - прямоточность в движении документов, однократность и единообразие их обработки.

По отношению к аппарату управления различают потоки поступающих, отправляемых и внутренних документов (практики называют эти документы соответственно входящими, исходящими и внутренними документами).Основными характеристиками потоков, которые учитываются при организации документооборота, являются:

· объем потока, который определяется количеством документов, проходящих через канцелярию (секретаря-референта) за год, полугодие или квартал;

· структура потока, определяемая разновидностью документов, авторством и другими классификационными признаками;

· режим потока, который определяется периодичностью движения документов через канцелярию (секретаря-референта).

Учет объема документооборота осуществляется с целью получения данных для расчета штатной численности персонала делопроизводственной службы, выбора технических средств при механизации и компьютеризации делопроизводственных процессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работой с документами.

Для оптимизации маршрутов движения различных категорий документов (входящих, исходящих, внутренних; приказов по основной деятельности и личному составу, писем и предложений граждан; заявок; рекламаций и т. д.), разрабатываются маршрутные схемы. Схемы документооборота включаются в Инструкцию по документационному обеспечению управления в качестве неотъемлемого приложения.

Новый этап в развитии отечественного документирования начался на рубеже 1980-1990-х гг. В России произошла смена политического и экономического строя. В работе с документами стали широко использоваться новейшие компьютерные технологии, страна стала входить в мировое информационное пространство. Значение некоторых ГОСТов проявилось в полной мере позднее в 90-х гг. Внедрение указанных материалов в практику управления значительно улучшило оформление документации, рационализировало процедуры поиска, учета и хранения информации.

Таким образом, в развитии делопроизводства России в 20 веке было три основных периода: перестройка всей системы организации делопроизводства в 20-30-х гг., период почти полного отсутствия разработок в этой области в 40-50-х гг., и развитие обширной законодательной базы, норм и правил делопроизводства в 60-90-х гг.

В условиях кардинальной перестройки экономики России резко возросла роль и значение документационного обеспечения управления.

Список используемой литературы

1. Деловое письмо: справочник / Т. М. Лагутина, Л. П. Щуко.--СПб.: "Герда": 2005.--480 с.

2. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие для студ. вузов / И.Ю.Крылова.--СПб.: Бизнес-пресса: 2004.--230с.

3. Делопроизводство на компьютере: популярный самоучитель / С.Сагиян.--СПб.: Питер: 2005.--256 с.

4. Делопроизводство на компьютере: [учебное пособие] / Т. М. Елизаветина, М. В. Денисова.--М.: КУДИЦ-ОБРАЗ: 2005.--300 с.

5. Делопроизводство: Учебник для вузов/ Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Г.Ю. Максимович, Л.В. Санкина; Под общ. ред. проф. Т.В.Кузнецовой. - М.: МЦФЭР, 2004. - 544с.

6. Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А. Кудрявцева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФА - М, 2003.

7. Приказ и деловое письмо: требования к оформлению и образцы документов спгласно ГОСТ 6.30-2003: практическое пособие / М. И. Басаков.--Ростов н/Д: Феникс: 2005.--224 с.

8. ГОСТ Р 7.0.8.-2013 "Делопроизводство и архивное дело - Термины и определения"

9. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28)

10. Федеральный закон от 29.12.1994 N 77-ФЗ (ред. от 05.05.2014) "Об обязательном экземпляре документов"