Размещено на http://www.allbest.ru/

Московский гуманитарно-экономический иинститут

Калужский филиал

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине: Управление проектами

тема: Применение информационных систем для управления проектами на предприятиях малого и среднего бизнеса

Выполнила студентка III курса группы МЗВС-13

Факультета Менеджмента и Психологии

Бескова М.И

Руководитель-консультант

Шавырин Н.В.

Калуга 2015

Содержание

• Введение
• Глава 1. Характеристика информационных систем для управления проектами
• 1.1 Характеристика понятия "информационная система"
• 1.2 Принцип работы и задачи информационных систем управления проектами
• 1.3 Виды информационных систем для управления проектами
• Выводы по главе 1
• Глава 2. Информационные системы управления на предприятии ООО "Калугамебель плюс"
• 2.1 Краткая характеристика предприятия ООО "Калугамебель плюс"
• 2.2 Анализ информационной системы управления предприятия ООО "Калугамебель плюс"
• 2.3 Главная бизнес-функция ООО "Калугамебель плюс"
• Выводы по главе 2
• Глава 3. Рекомендации по совершенствованию информационной системы управления проектами на предприятии ООО "Калугамебель плюс"
• 3.1 Управление материальными потоками
• Выводы по главе 3
• Заключение
• Список использованной литературы
• Приложение

Введение

Актуальность курсовой работы посвящена анализу применения информационных систем для управления проектами на предприятиях малого и среднего бизнеса.

Управление проектами является одной из самых сложных и трудоемких областей управленческой деятельности. Это объясняется сложностью логики развития процесса реализации проекта и вытекающих отсюда изменений взаимозависимости различных его элементов, что невозможно не только удержать в памяти, но и обозримо представить, отслеживать, анализировать и корректировать на бумаге.

Вся деятельность по управлению проектами снизу доверху сопровождается обработкой данных о тех элементах проекта, которые выделены для управления. Ввиду сложности процесса выполнения проектов объемы информации о ходе развития работ по их реализации, которую необходимо собирать, обрабатывать и анализировать участникам проекта, могут быть чрезвычайно велики.

Цель курсовой работы - это повышение производительности труда, связанного как раз с этими процессами: сбор, обработка, анализ данных о ходе реализации проекта, проведение необходимых аналитических и прогнозных расчетов, а также расчетов по выработке вариантов для принятия решений.

Для достижения этой цели были поставлены следующие задачи:

- дать характеристику понятию "информационная система";

- рассмотреть принцип работы и задачи информационных систем управления проектами;

- описать виды информационных систем для управления проектами;

- исследовать информационные системы управления на предприятии ООО "Калугамебель плюс";

- предложить рекомендации по совершенствованию информационной системы управления проектами на предприятии ООО "Калугамебель плюс".

Объектом исследования становятся информационные системы управления проектами, а предметом - информационная система управления проектами на предприятии ООО "Калугамебель плюс".

Курсовая работа состоит из введения, трех глав, заключения и списка использованной литературы.

Глава 1. Характеристика информационных систем для управления проектами

1.1 Характеристика понятия "информационная система"

Информационная система (сокр. ИС) - система обработки информации и соответствующие организационные ресурсы (человеческие, технические, финансовые и т. д.), которые обеспечивают и распространяют информацию.

Информационная система предназначена для своевременного обеспечения надлежащих людей надлежащей информацией, то есть для удовлетворения конкретных информационных потребностей в рамках определенной предметной области.

Результатом функционирования информационных систем является информационная продукция - документы, информационные массивы, базы данных и информационные услуги.

Понятие информационной системы интерпретируют по разному, в зависимости от контекста.

Достаточно широкое трактование понятия "информационная система" подразумевает, что неотъемлемыми компонентами ИС являются данные, техническое и программное обеспечение, а также персонал и организационные мероприятия. Широко трактует понятие "информационной системы" федеральный закон Российской Федерации "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", подразумевая под информационной системой совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих её обработку информационных технологий и технических средств. Среди российских ученых в области информатики, наиболее широкое определение ИС дает М.Р. Когаловский, по мнению которого в понятие информационной системы помимо данных, программ, аппаратного обеспечения и людских ресурсов следует также включать коммуникационное оборудование, лингвистические средства и информационные ресурсы, которые в совокупности образуют систему, обеспечивающую "поддержку динамической информационной модели некоторой части реального мира для удовлетворения информационных потребностей пользователей" .

Более узкое понимание информационной системы ограничивает её состав данными, программами и аппаратным обеспечением. Интеграция этих компонентов позволяет автоматизировать процессы управления информацией и целенаправленной деятельности конечных пользователей, направленной на получение, модификацию и хранение информации. Так, российский стандарт ГОСТ РВ 51987 подразумевает под ИС "автоматизированную систему, результатом функционирования которой является представление выходной информации для последующего использования". ГОСТ Р 53622-2009 использует термин информационно-вычислительная система для обозначения совокупности данных (или баз данных), систем упрвлния базами данных и прикладных программ, функционирующих на вычислительрных средствах как единое целое для решения определенных задач.

В деятельности организаций, ИС рассматривается как программное обеспечение, реализующее деловую стратегию организации. При этом хорошей практикой является создание и развертывание единой корпоративной информационной системы, удовлетворяющей информационные потребности всех сотрудников, служб и подразделений организации. Однако на практике создание такой всеобъемлющей ИС слишком затруднено или даже невозможно, вследствие чего на предприятии обычно функционируют несколько различных ИС, решающих отдельные группы задач: управление производством, финансово-хозяйственная деятельность и т.д. Часть задач бывает "покрыта" одновременно несколькими ИС, часть задач - вовсе не автоматизирована. Такая ситуация получила название "лоскутной автоматизации" и является довольно типичной для многих предприятий

По степени распределённости отличают:

- настольные (desktop), или локальные ИС, в которых все компоненты (БД, СУБД, клиентские приложения) находятся на одном компьютере;

- распределённые (distributed) ИС, в которых компоненты распределены по нескольким компьютерам.

Распределённые ИС, в свою очередь, разделяют на:

- файл-серверные ИС (ИС с архитектурой "файл-сервер");

- клиент-серверные ИС (ИС с архитектурой "клиент-сервер").

В файл-серверных ИС база данных находится на файловом сервере, а СУБД и клиентские приложения находятся на рабочих станциях.

В клиент-серверных ИС база данных и СУБД находятся на сервере, а на рабочих станциях находятся клиентские приложения.

В свою очередь, клиент-серверные ИС разделяют на двухзвенные и многозвенные.

В двухзвенных ИС всего два типа "звеньев": сервер баз данных, на котором находятся БД и СУБД (back-end), и рабочие станции, на которых находятся клиентские приложения (front-end). Клиентские приложения обращаются к СУБД напрямую.

В многозвенных ИС добавляются промежуточные "звенья": серверы приложений. Пользовательские клиентские приложения не обращаются к СУБД напрямую, они взаимодействуют с промежуточными звеньями. Типичный пример применения многозвенности - современные веб-приложения, использующие базы данных. В таких приложениях помимо звена СУБД и клиентского звена, выполняющегося в веб-браузере, имеется как минимум одно промежуточное звено - веб-сервер с соответствующим серверным программным обеспечением.

По степени автоматизации ИС делятся на:

- автоматизированные: информационные системы, в которых автоматизация может быть неполной (то есть требуется постоянное вмешательство персонала);

- автоматические: информационные системы, в которых автоматизация является полной, то есть вмешательство персонала не требуется или требуется только эпизодически.

"Ручные ИС" ("без компьютера") существовать не могут, поскольку существующие определения предписывают обязательное наличие в составе ИС аппаратно-программных средств. Вследствие этого понятия "автоматизированная информационная система", "компьютерная информационная система" и просто "информационная система" являются синонимами.

По характеру обработки данных ИС делятся на:

- информационно-справочные, или информационно-поисковые ИС, в которых нет сложных алгоритмов обработки данных, а целью системы является поиск и выдача информации в удобном виде;

- ИС обработки данных, или решающие ИС, в которых данные подвергаются обработке по сложным алгоритмам. К таким системам в первую очередь относят автоматизированные системы управления и системы поддержки принятия решений.

Поскольку ИС создаются для удовлетворения информационных потребностей в рамках конкретной предметной области, то каждой предметной области (сфере применения) соответствует свой тип ИС. Перечислять все эти типы не имеет смысла, так как количество предметных областей велико, но можно указать в качестве примера следующие типы ИС: экономическая, медицинская, географическая и др.

Классификация по охвату задач (масштабности) :

- персональная ИС предназначена для решения некоторого круга задач одного человека;

- групповая ИС ориентирована на коллективное использование информации членами рабочей группы или подразделения;

- корпоративная ИС в идеале охватывает все информационные процессы целого предприятия, достигая их полной согласованности, безызбыточности и прозрачности. Такие системы иногда называют системами комплексной автоматизации предприятия.

1.2 Принцип работы и задачи информационных систем управления проектами

Прежде чем переходить к определению информационной системы управления проектами и описанию ее структуры, важно понять, почему существует необходимость в создании специализированной системы для управления проектами.

В современной организации, как правило, функционирует целый ряд автоматизированных систем, обеспечивающих информационную поддержку текущей управленческой деятельности. Системы поддержки принятия решений (Decision Support Systems - DSS) разрабатываются и используются для поддержки специфических управленческих процедур. Структура данных систем обычно соответствует функциональной структуре организации и уровням управления. Например, корпоративные финансовые приложения могут включать системы автоматизации бухгалтерии, начисления зарплаты, планирования выплат поставщикам. Для автоматизации отдела продаж могут использоваться системы учета продукции на складах, выписки счетов, база данных клиентов и т.п. Информационные системы высшего руководства (Executive Information Systems - EIS) предоставляют обобщенную информацию о результатах деятельности и состоянии компании в виде, удобном для принятия решений стратегического характера.

Руководитель проекта может использовать ту или иную информацию, получаемую из корпоративных информационных систем. Однако, в основном, данные, структурированные для поддержки деятельности функциональных руководителей, оказываются избыточными и в конечном счете бесполезными для менеджера проекта.

Итак, следующие отличия ИСУП от корпоративных информационных систем являются принципиальными:

- если корпоративные информационные системы в основном разрабатываются для поддержки отдельных функциональных подразделений, то ИСУП объединяет данные из различных подразделений и организаций, относящиеся к конкретному проекту;

- если цикл сбора и анализа информации и выдачи отчетности в корпоративных информационных системах обычно привязан к календарным периодам (месяц, квартал, год), то в ИСУП управленческая информация собирается, хранится и анализируется относительно степени достижения целей проекта (задач, этапов, вех).

Попытки создать систему информационного обеспечения управления проектами лишь на основе существующих функциональных информационных систем наталкиваются на проблемы:

- низкой оперативности получения и качества информации - вследствие избыточности данных,

- низкой степени интеграции информации - вследствие разнородности информационных систем, используемых разными отделами (и тем более, разными организациями), участвующими в проекте.

Базовые черты системы управления проектом являются следствием основных характеристик проекта:

- поскольку проект представляет собой одноразовое предприятие, направленное на достижение уникальной цели (комплекса целей), то и информационная система управления создается для каждого проекта и является временной системой;

- реализация проектов связана с выполнением уникального комплекса работ. Таким образом, календарные и финансовые планы базируются в большей степени на прогнозных и экспертных оценках, нежели на предыдущем опыте;

- проект, как правило, направлен на достижение комплекса взаимосвязанных целей в условиях ограничений по времени и бюджету, при дифиците ресурсов, ИСУП должна обеспечивать алгоритмы разрешения конфликтующих требований;

- весь объем работ проекта разбивается на поддающиеся управлению пакеты работ и задачи, временные и ресурсные параметры которых могут быть оценены с высокой степенью точности. Таким образом, функции контроля над проектом основываются на оценке результатов выполнения задач, а не на сравнении объемов работ, привязанных к календарным периодам;

- реализация проекта предполагает объединение усилий и использование ресурсов различных отделов и организаций. ИСУП должна обеспечить поддержку деловых взаимоотношений между исполнителями, временно объединенными в команду;

- проект имеет жизненный цикл, включающий такие стадии, как определение концепции проекта, анализ реализуемости и целесообразности, запуск проекта, исполнение, завершение проекта. Различные стадии ЖЦ проекта требуют выполнения различных управленческих функций. Таким образом, ИСУП является динамической системой, которая изменяется в зависимости от стадии проекта;

- проекты не являются полностью независимыми от бизнес-окружения, включающего как другие проекты, осуществляемые организацией, так и текущую производственную деятельность. Следовательно, ИСУП является открытой системой, имеющей интерфейсы к другим системам.

Информационная система управления проектом (ИСУП) обеспечивает поддержку и повышение эффективности процессов планирования и управления проектом. Таким образом, структура и содержание принятых в рамках проекта и организации процессов управления во многом определяют структуру информационной системы.

Информационная система управления проектом может быть структурирована:

- по этапам проектного цикла;

- по функциям;

- по уровням управления.

Для поддержки различных управленческих функций используется разное информационное и программное обеспечение.

Для укрупненного описания и анализа проекта на прединвестиционной стадии в большей степени подходит специализированное программное обеспечение (ПО) анализа проектов, которое позволяет выполнить оценки основных показателей проекта в целом и обосновать эффективность капиталовложений.

Для детального планирования и контроля графика работ проекта необходимо переходить к использованию ПО календарного планирования и управления проектами.

На стадии выполнения проекта особую важность приобретает обеспечение эффективного обмена информацией и оперативного взаимодействия между участниками проекта и, соответственно, ПО поддержки групповой работы, документооборота и формирования отчетов.

Основные функциональные элементы ИСУП на стадии исполнения проекта включают в себя:

- модуль планирования и контроля календарных планов работ;

- модуль ведения бухгалтерии проекта;

- модуль финансового контроля и прогнозирования. Модуль планирования и контроля календарных планов.

Данный модуль используется для поддержки формализованных процессов контроля исполнения и координации взаимозависимых задач и функций проекта. В основе модуля планирования и контроля обычно используются пакеты сетевого планирования, основанные на алгоритмах расчета по МКП. Данные расчета календарного плана работ являются основой для разработки и поддержки графиков выполнения специализированных функций (например, разработка и передача технической документации, заказ и поставка ресурсов).

Модуль ведения бухгалтерии проекта.

Контроль затрат по проекту предусматривает использование формализованных методов отслеживания, фиксации и отчетности по всем затратам проекта. Модуль ведения бухгалтерии проекта должен обеспечивать ввод данных по фактически произведенным затратам и обеспечивать получение как рабочей документации, необходимой для выполнения финансовых операций, так и периодически формируемых сводных отчетов, включая формирование баланса проекта и итогового отчета по затратам.

Модуль финансового контроля и прогнозирования.

Для эффективного контроля над исполнением бюджета проекта недостаточно лишь учета фактических затрат. Модуль финансового контроля и прогнозирования необходим для поддержки аналитических функций сравнения фактических и плановых денежных потоков и прогнозирования будущих затрат по проекту. Данный модуль может использовать данные, получаемые из модулей планирования и ведения бухгалтерии проекта.

Кроме перечисленных выше основных модулей информационной системы, значительное количество информационных подсистем, поддерживающих те или иные управленческие функции (управление изменениями, качеством, рисками) может быть разработано и интегрировано в единую систему.

Отметим, что каждый из основных элементов ИСУП должен включать средства сбора, передачи и документирования информации. Эти средства в целом составляют автоматизированную систему поддержки коммуникаций проекта.

Как минимум, три уровня управления могут быть выделены в организационной структуре проекта:

- стратегический уровень управления портфелем проектов (высшее звено руководства организации);

- уровень управления проектом (руководство проекта);

- уровень исполнения проекта (команда проекта).

Таблица 1. Требования к ИСУП по y ровням управления

Стратегический уровень управления портфелем проектов (высшее звено руководства организации)	Уровень управления проектом (руководство проекта)	Уровень исполнения проекта(команда проекта)
Простота использования Средства сбора и обобщения данных Средства представления информации Возможности укрупненного планирования	Мощные и гибкие средства временного, ресурсного и стоимостного планирования и контроля Мощные аналитические возможности Средства создания и распределения отчетов Средства сбора и передачи данных	Простота использования Удобные средства ввода данных

Потребности в информационной поддержке пользователей ИСУП (и, соответственно, представления о функциональности информационной системы) на разных уровнях управления проектом существенно отличаются (см. таблицу 1.).

Стратегический уровень руководства комплексом проектов отвечает за принятие решений, связанных с утверждением целей, приоритетов и финансирования проектов, контролем достижения вех, промежуточных и конечных результатов проекта. Информационная система на данном уровне управления должна обеспечивать сбор данных из различных источников (преимущественно информационных подсистем нижних уровней управления), обобщение и представление данных в форме удобной для интуитивного восприятия.

На уровне управления проектом выполняется детальное планирование комплекса работ, оперативное управление ресурсами и контроль проекта по времени и стоимости. Данный уровень руководства в первую очередь заинтересован в мощных средствах, позволяющих создать адекватную информационную модель комплексов работ и ресурсов, поддерживающих расчет модели при различных входных параметрах, обеспечивающих обмен данными с другими уровнями управления и получение отчетов для целей анализа и управления.

На уровне исполнения задач проекта необходима детальная информация, регламентирующая и обеспечивающая выполнение задач. Данная информация поступает с уровня управления проектом и из функциональных подразделений. В то же время, на данном уровне собираются и передаются вышестоящему руководству фактические данные о выполнении работ и использовании ресурсов.

1.3 Виды информационных систем для управления проектами

Основу программного обеспечения любой автоматизированной системы управления проектами составляют специализированные пакеты (комплексы) программ. Эти пакеты образуют отдельную и довольно значительную часть рынка программного обеспечения. Объем ежегодных продаж превышает 100 миллионов долларов, о чем можно судить по результатам деятельности отдельных фирм, раскрывающих цифры своего годового оборота.

Рынок этот довольно насыщен - по меньшей мере 30 различных пакетов имеют устойчивый сбыт. На этом рынке доминируют американские фирмы, хотя и английские пакеты тоже продаются довольно успешно, особенно в Европе.

Пакеты являются относительно дорогими для рынка программного обеспечения персональных компьютеров, хотя и различаются в цене между собой очень значительно. Эти цены существенно выше на рынке Великобритании по сравнению с США (в 1,5 раза).

По методике журнала "PC WEEK" пакеты делятся по своей стоимости на две группы: к дешевым пакетам относятся те, которые стоят менее 1500 долларов, а к дорогим - те, что стоят дороже.

Это деление привело к тому, что фирмы - продавцы "дешевых" программных пакетов, стараются, чтобы их стоимость не превзошла 1500 долларов, зато цены "дорогих" пакетов легко уходят от этой отметки и группируются вблизи 5000 долларов.

Как дорогие, так и дешевые пакеты составляют одинаковые расписания для одних и тех же проектов. Тем самым, основное возможное различие между пакетами - по составленному расписанию - нивелируется, и пакеты различаются и оцениваются по другим параметрам: по возможности расчета больших проектов, по качеству документации, сервису, удобству работы и т.д.

Еще недавно можно было отличить дорогие и дешевые пакеты по количеству операций и ресурсов, для которых пакет способен составить расписание. Но эволюция рынка такова, что дешевые пакеты по своим возможностям все более приближаются к дорогим, и уже появились версии недорогих пакетов, способные составлять расписания для очень больших проектов. Например, одним из важных отличий дорогих пакетов было количество используемых календарей (для проектов, операций, ресурсов), но и здесь возможности дешевых проектов непрерывно растут.

В новых версиях практически всех пакетов помимо традиционных связей "финиш-старт" (следующая операция может начинаться лишь после завершения предыдущей) используются связи типа "старт-старт" и "финиш-финиш", что раньше характеризовало лишь дорогие пакеты.

В результате оказывается, что основными отличиями дорогих пакетов являются удобство работы с данными, использование графического интерфейса, качество документации и поддержки, наличие большого количества различных форм отчетности и возможность создания пользователем собственных форм вывода информации, поддержка всевозможных устройств вывода информации и большие возможности обмена данными между различными пакетами программ.

Системы управления проектами можно разделить на "непрофессиональные" (неспециализированные) и "профессиональные" (специализированные). К первому типу можно отнести Microsoft Project (Microsoft) и Suretrak (Primavera). Профессиональными считаются Artemis Project Views (Artemis International), Open Plan (Welcom Corp.), Primavera P4 (Primavera).

С неспециализированными системами легче работать рядовому пользователю, информация в них представлена нагляднее, предусмотрены широкие возможности по агрегированию данных. В то же время в них отсутствует функциональность, требующаяся в специальных областях (например, в строительстве, производстве, телекоммуникациях и т.п.), и здесь необходимо использовать "профессиональные" системы.

Список систем управления проектами и их краткое описание: MS Office Project, Spider Project, Primavera Project Planner, IBM Rational Portfolio Manager, AllFusion Process Management Suite, Welcom Suite (вкл. Open Plan), Opus Magnum Enterprise Management, SureTrak Project Manager, Planview, eProject, Artemis, Sciforma, 1С-Рарус: Управление проектами, ЦУП-Управление проектами, Офис Управления Проект.

Microsoft Project (или MSP) - программа управления проектами, разработанная и продаваемая корпорацией Microsoft .

Microsoft Project создан, чтобы помочь менеджеру проекта в разработке планов, распределении ресурсов по задачам, отслеживании прогресса и анализе объёмов работ.

Microsoft Project создаёт расписания критического пути. Расписания могут быть составлены с учётом используемых ресурсов. Цепочка визуализируется в диаграмме Ганта.

Под маркой Microsoft Project доступны сразу несколько продуктов и решений: Microsoft Project Standard - однопользовательская версия для небольших проектов.

Microsoft Project Professional - корпоративная версия продукта поддерживающая совместное управление проектами и ресурсами, а также управление портфелями проектов с помощью Microsoft Project Server.

Microsoft Project Web Access - Web-интерфейс для отчетности о выполении задач, а также просмотра портфелей проектов.

Microsoft Project Portfolio Server - продукт для отбора проектов для запуска на основе сбалансированных показателей.

Корпоративная редакция Microsoft Project вместе с методикой внедрения на базе Microsoft Solution Framework составляет решение по управлению проектами от корпорации Microsoft под названием Microsoft Enterprise Project Management Solution (MS EPM).

Корпоративная версия Microsoft Project в от отличии от стандартной версии требует квалифицированного персонала для внедрения. Microsoft ведет ряд сертификационных программ по MS Project для проверки квалификации аналитиков. Самым высшим статусом является звание "Наиболее значимый профессионал по MS Project" (Microsoft Most Valuable Professional, MVP). Таких экспертов 26 в мире и один в СНГ.

Программа MVP по MS Project позволяет пользователям продукта через экспертов MVP получать доступ к ряду уникальных информационных ресурсов по технологиям управления проектами на базе Microsoft Project.

Типовое решение "1С - Рарус: Управление проектами 1.0" позволяет организовать планирование и управление проектами в масштабах предприятия, а именно;

- формирование структуры проектов и синхронизация работ;

- управление финансамипроекта: планирование доходов и расходов проекта в разрезе статей доходов / затрат и ресурсов; календарное планирование поступлений и расходов денежных средств; контроль исполнения плана движения денежных средств по проекту;

- управление нефинансовыми ресурсами проекта (оборудование, материалы, персонал);

- управление документооборотом проекта;

- мультипроектный анализ и графические средства изображения структуры проекта.

Решение предназначено для компаний всех форм собственности, независимо от отраслевой принадлежности предприятий.

Формирование структуры проектов и синхронизация работ.

Типовое решение позволяет:

- формировать структуру проекта с заданным числом этапов и задач проекта;

- поддерживать логические связи между работами;

- выстраивать иерархию проектов компании;

- поддерживать связи между работами и временными характеристиками;

- описывать весь комплекс работ и ресурсов, требующихся для выполнения работ;

- использовать четыре типа синхронизации работ (finish to start, start to start, finish to finish, start to finish);

- управление финансами проекта;

- каледнарное планирование доходов и расходов проекта;

- календарное планирование денежных потоков.

Типовое решение позволяет отражать

- плановые и фактические движения денежных средств, запаздывание платежей, планировать поступления и расходов денежных средств, контролировать исполнения плана движения денежных средств по проекту;

- управление уровнями иерархии проекта;

- типовое решение позволяет задавать доходы, расходы, а также поступления или оттоки денежных средств для любого уровня иерархической структуры проекта;

- управление документооборотом проекта.

Типовое решение дает возможность контролировать:

- оборот документов, связанных с проектом;

- ключевые события и мероприятия, связанные с проектом;

- поддерживать работу с документами любых типов.

Типовое решение предоставляет также графические средства изображения структуры проекта и средства создания различных отчетов по проекту или по группе проектов и отчеты, необходимые для планирования и контроля, а именно:

- отчеты по использованию ресурсов, которые показывают загруженность ресурсов в разрезе задач проекта;

- отчеты для графического отображения данных проекта: диаграмма Гантта (2 варианта) и сетевой график: Диаграмма Гантта - горизонтальная линейная диаграмма. На ней задачи проекта (этапа) представляются протяженными во времени отрезками, характеризующимися датами начала и окончания, связями между задачами;

самостоятельное решение, так и может быть совместимо с другими типовыми решениями системы: 1С - Рарус: Управление предприятием. При совместном использовании функции типовых решений дополняют друг друга.

ЦУП-Управление проектами компании Лаконикс является одним из составных, но вместе с тем независимых модулей комплексного решения ЦУП (Центр Управления Предприятием), реализующего такие функции, как:

- управление проектами и сотрудниками (ЦУП-Управление проектами);

- интеграция разрозненных структур и филиалов в единое информационное пространство (ЦУП-Корпоративный портал);

- автоматизация документооборота (ЦУП-Документооборот);

- а также дополнительные функции, реализуемые специализированными модулями.

ЦУП-Управление проектами обеспечивает:

- широчайший функционал управления проектами, работами, заданиями;

- возможность выполнять всю управленческую работу с сотрудниками и документами удаленно - находясь дома или в командировке;

- строго регламентированное разграничение уровней доступа для различных сотрудников, обеспечивает информационную безопасность;

- решение является поистине инструментом групповой работы над проектами. Имеются широкие возможности взаимодействия на любом этапе проекта с его участниками.

Система веб-ориентирована - устанавливается на сервер, после чего каждый компьютер готов к работе - через внутреннюю сеть или Интернет. Для работы с системой используется стандартный веб-браузер. Не требуется устанавливать систему на каждое рабочее место. Это существенно повышает удобство и снижает стоимость внедрения и обслуживания.

ProjectMate - Российская PSA-система автоматизации профессиональной деятельности. Помимо модуля управления проектами имеет массу функций, востребованных в компаниях сферы консультационных услуг (юристы, адвокаты, аудиторы и пр.) - начиная от учета времени и заканчивая выставлением счетов (биллингом).

Выводы по главе 1

Информационная система (сокр. ИС) - система обработки информации и соответствующие организационные ресурсы (человеческие, технические, финансовые и т. д.), которые обеспечивают и распространяют информацию. Результатом функционирования информационных систем является информационная продукция - документы, информационные массивы, базы данных и информационные услуги.

Информационная система управления проектом (ИСУП) обеспечивает поддержку и повышение эффективности процессов планирования и управления проектом. Таким образом, структура и содержание принятых в рамках проекта и организации процессов управления во многом определяют структуру информационной системы. Информационная система управления проектом может быть структурирована: по этапам проектного цикла; по функциям; по уровням управления. Основу программного обеспечения любой автоматизированной системы управления проектами составляют специализированные пакеты (комплексы) программ.

Системы управления проектами можно разделить на "непрофессиональные" (неспециализированные) и "профессиональные" (специализированные). К первому типу можно отнести Microsoft Project (Microsoft) и Suretrak (Primavera). Профессиональными считаются Artemis Project Views (Artemis International), Open Plan (Welcom Corp.), Primavera P4 (Primavera).

Глава 2. Информационные системы управления на предприятии ООО "Калугамебель плюс"

2.1 Краткая характеристика предприятия ООО "Калугамебель плюс"

ООО "Калугамебель плюс" находится по адресу: 248016, г Калуга, ул Складская, д 6.

Директор компании: Суханов Владимир Николаевич.

Компани производит широкий ассортимент мебели из ЛДСП, мебели на металлокаркасе и трансформируемой мебели (кровати раскладные). Предприятие оснащено высокопроизводительным качественным импортным оборудованием и укомплектовано высококлассными специалистами. Мебель сертифицирована и соответствует действующим ГОСТам РФ .

Основные направления деятельности ООО "Калугамебель плюс" - производство и продажа корпусной мебели для дома, офиса, мягкой мебели, мебели для кухни, детской мебели. В настоящее время в разработано производство более 1000 моделей.

Для изготовления мебели в производстве используется оборудование известных зарубежных фирм Италии и Германии. Вся продукция сертифицирована в соответствии с нормами РФ.

ООО "Калугамебель плюс" учреждена и функционирует в соответствии с ГК РФ и Федеральным законом "Об обществах с ограниченной ответственностью" от 8 февраля 1998 г. № 8-ФЗ. ООО "Калугамебель плюс" создано несколькими лицами, уставный капитал которого разделен на доли определенных учредительными документами размеров. Участники общества не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью общества, в пределах стоимости внесенных ими вкладов. Участники общества, внесшие вклады в уставный капитал общества не полностью, несут солидарную ответственность по его обязательствам в пределах неоплаченной стоимости вклада каждого участника общества.

Участники общества внесли вклады в порядке, в размерах, в составе и в сроки, предусмотренные Федеральным законом и учредительными документами общества, обязались не разглашать конфиденциальную информацию о деятельности общества, также несут другие обязанности в соответствии с Федеральным законом и уставом общества.

Учредительными документами общества являются учредительный договор и устав.

В соответствие с Уставом организации, основными видами деятельности предприятия являются:

- производство стульев и другой мебели для сидения;

- производство мебели для офисов и предприятий торговли;

- производство кухонной мебели;

- производство прочей мебели;

- различного рода коммерческая деятельность.

Также предприятие производит мебель на заказ, по эскизу заказчика или эскизу дизайнера - размеры, дизайн, обивка по желанию заказчика и занимается гарантийным обслуживанием своей мебели. Гарантия 2 года распространяется на все виды мебели, произведенной на предприятии.

Станки и устройства не только обеспечивают выполнение всех операций, но и соответствуют друг другу по производительности. На данный момент в собственности предприятия имеются:

- станок круглопильный с кареткой;

- станок форматно-раскроечный;

- станок сверлильно-присадочный

- ручные дисковые электропилы;

- станок для раскроя с вертикальным столом;

- станок с подвижной пилой и прижимной балкой;

- станок натяжения мягких материалов;

- станок кромкооблицовочный;

- станок для резки под углом;

- швейные машинки.

Организационная структура ООО "Калугамебель плюс" (рис. 2) является линейно-функциональной, то есть, основана на соблюдении единоначалия, линейного построения структурных подразделений и распределения функций между ними.

Линейно-функциональная структура ООО "Калугамебель плюс" реализует принцип демократического централизма, при котором подготовка и обсуждение решения производится коллегиально, а принятие решения и ответственность - только первыми руководителями единолично.

Структура предприятия ООО синтезирует лучшие свойства линейной структуры (четкие связи подчиненности, централизация управления в одних руках) и функциональной структуры (разделение труда, квалифицированная подготовка решений).

Линейно-функциональная структура ООО "Калугамебель плюс" является наиболее распространенной, особенно среди средних звеньев управления. На нижних уровнях управления структуры наиболее характерными являются линейные связи подчиненности, а на верхних - функциональные. Как и любая другая, данная структура имеет преимущества и недостатки.

Компания ООО "Калугамебель плюс" не первый год оказывает услуги на рынке мебилирования и создания обстановки помещений различной специфики. Работая со всеми основными направлениями производства мебели на заказ, специалисты компании готовы предложить широкий перечень моделей, выполненных в различных вариантах конструкции и цветовых решениях. В качестве материалов изготовления используются как массив дерева различных пород, так и ДСП, ЛДСП, кроме этого предлагаются модели с включениями пластика, стекла, зеркал и т.д. Предприятие осуществляет свою основную хозяйственную деятельность в основном в пределах г. Калуги и Калужской области.

Рис. 2. Организационная структура предприятия ООО "Калугамебель плюс"

Конкуренцию деятельности организации составляют имеющиеся производители корпусной мебели в г. Калуги. Вот основные из них:

- ООО "Ташир-мебель";

- ООО "Калужская мебельная фабрика";

- ПКФ "ЮКИС";

- ИП. Печникова Н.Г.;

- Калужская мебельная фабрика "КоМод";

- Магазин "12 Стульев";

- Студия Мебельного Дизайна "НАШ";

- ООО "Интерьер Груп".

Все эти фирмы сами занимаются производством мебели, и сами ее реализуют, как и предприятие ООО "Калугамебель плюс". Эти фирмы и рассматриваемое нами предприятие работают на заказ и под размеры клиента с выездом мастеров на дом для замера помещений и в последующем для установки мебели. Но есть у ООО "Калугамебель плюс" одно достаточно большое конкурентное преимущество: предприятие ООО "Калугамебель плюс" изготавливает любую корпусную мебель, и особенно специализируется на кухнях и шкафах-купе, а многие из этих фирм не занимаются производством кухонь под заказ.

Конкурентная борьба предприятий по производству мебели в г. Калуга характеризуется высокой степенью насыщенности и быстро реагирует на изменение конъюнктуры. Конкурирующие предприятия стали уделять больше внимания качеству продукции и сервису, а также информационно-рекламной составляющей продвижения товара.

Основными потребителями мебели компании являются физические лица, а также большие заказы на изготовление корпусной мебели делают больницы, детские сады и другие бюджетные и внебюджетные учреждения.

Для компании ООО "Калугамебель плюс" после проведенного SWOT-анализа наиболее значимыми и вероятными оказались возможности расширения доли рынка, расширение ассортимента и разработка нового направления по продаже сопутствующих товаров.

После позиционирования угроз было выявлено, что: к критическому состоянию фирму могут привести либо выход в отрасль большого числа конкурентов и коренное изменение вкусов потребителей; к разрушению компании или ее выходу из отрасли может привести ограничительная политика государственных органов, например, увеличение транспортных тарифов, изменение правил торговли.

Для такой оценки чаще всего применяют метод позиционирования на матрицах возможностей и угроз (табл. 2).смотреть в приложение.

Объем производства предприятия в стоимостном выражении характеризуется такими основными показателями как товарная и реализованная продукция. Рассмотрим эти показатели применительно к ООО "Калугамебель плюс" за 2011, 2012 и 2013 год (табл. 3) .

Таблица 3

Продукция	Ед. измерения	2011 год	2012 год	2013 год	Изменение
					Абсолютное отклонение (+/-)	Относительное отклонение (%)
Товарная продукция	Тыс. руб.	6358	8439	13472	5033	60%
Реализованная продукция	Тыс. руб.	6358	8439	13472	5033	60%

Товарная продукция равна реализованной, так как предприятие ООО "Калугамебель плюс" производит продукцию на заказ, то есть сразу же после изготовления устанавливается заказчику.

Столь большое увеличение товарной продукции и реализации во многом зависит от существенного увеличения мощностей предприятия, запуска двух дополнительных станков (форматно-раскроечного и сверлильно-присадочного).

Объемы производства продукции по отдельным категориям за рассматриваемые годы выглядят следующим образом (Таблица 4).

Таблица 4

Продукция	Ед. измерения	2011 год	2012 год	2013 год	Изменение
					Абсолютное отклонение (+/-)	Относительное отклонение (%)
Кухни	Тыс. руб.	4451	5907	9430	3523	60%
	Шт.	80	87	120
Шкафы-купе	Тыс. руб.	1272	1688	2694	1006	60%
	Шт.	70	80	107

Предприятие ООО "Калугамебель плюс" производит любую корпусную мебель, но основная доля заказов приходится на кухни (70%) и на шкафы-купе (20%), а 10% - остальная мебель. Как видно из таблицы 3 с каждым годом количество заказов кухонь увеличивается, что связано с уменьшением числа конкурентов и с увеличением доли рынка компании. Увеличение дохода от кухонь на 60% в 2013 году по сравнению с 2012 объясняется тем, что в 2013 году было много заказов размером более, чем на 100 тыс. руб. Шкафы-купе также реализовывали в среднем на сумму 25 тыс. руб. за ед.

Все показатели финансового анализа предприятия ООО "Калугамебель плюс" представлены в таблице.

Таблица 5

Наименование показателя	Ед. измерения	2011 год	2012 год	2013 год	Изменение
					Абсолютное отклонение (+/-)	Относительное отклонение (%)
Себестоимость реализованной продукции	Тыс. руб.	5 298	7 021	11168	4147	59%
Затраты на 1 рубль реализованной продукции	Коп.	83,3	83,2	82,9	-0,3	-0,4%
Прибыль от реализации продукции	Тыс. руб.	1060	1418	2 304	886	62%
Чистая прибыль	Тыс. руб.	848	1134,4	1843,2	708,8	62%
Рентабельность продукции	%	20	20,2	20,6	0,4	-
Рентабельность предприятия	%	33,8	45,9	62,3	16,4	-
Коэффициент текущей ликвидности	-	1,4	0,26	1,9	1,68	-
Коэффициент быстрой ликвидности	-	0,4	0,22	0,6	0, 38	-
Коэффициент автономии собственных средств	%	36,15	40	44	4	-

За 2013 г. реализация увеличилась на 60% по сравнению с 2012 г. или на 5 033 тыс. руб.

При этом себестоимость РП увеличилась на 59% или на 4147 тыс. руб.

Опережающие темпы роста реализации над темпами роста себестоимости привели к снижению затрат на 1 руб. РП с 82,9 коп за 2012 г. до 83,2 коп за 2013 г.

За счет увеличения рентабельности продукции балансовая прибыль в отчетном периоде увеличилась на 62% или на 886 тыс. руб. по сравнению с 2012 г. и составила 2304 тыс. руб. в 2013 г. Чистая прибыль по итогам 2013 г. составила 1843,2 тыс. руб., что на 62% превышает уровень 2012 г.

За отчетный период улучшились показатели рентабельности:

- рентабельность реализованной продукции увеличилась с 20,2% за 2012 г. до 20,6% за 2013 г.;

- рентабельность предприятия увеличилась с 45,9% за 2012 г. до 62,3% за 2013 г.

Наличие положительного финансового результата - основное условие хорошего финансового состояния предприятия.

2.2 Анализ информационной системы управления предприятия ООО "Калугамебель плюс"

Бизнес-процесс - это совокупность взаимосвязанных мероприятий или задач, направленных на создание определенного продукта или услуги для потребителей. Для наглядности бизнес-процессы визуализируют при помощи блок-схемы бизнес-процессов [20, 190]. Моделирование бизнес-процессов - деятельность по формированию моделей организаций, включающая описание деловых объектов (подразделений, должностей, ресурсов, ролей, процессов, операций, информационных систем, носителей информации и т.д.) и указание связей между ними. Требования к формируемым моделям и их соответствующее содержание определяются целями моделирования. Бизнес-моделированием также называют дисциплину и отдельный подпроцесс в процессе разработки программного обеспечения, в котором описывается деятельность компании и определяются требования к системе - те подпроцессы и операции, которые подлежат автоматизации в информационной системе.

Проанализировав деятельность мебельного цеха, и проведя предпроектное исследование, можно выделить три основных бизнес-процесса ООО "Калугамебель плюс":

- принятие заказа;

- изготовление частей изделия;

- расчет с заказчиком.

Представлено методологией IDEF0. Она описывает те деловые процессы, которые протекают в объекте автоматизации. Основу методологии IDEF0 составляет графический язык описания бизнес-процессов. Модель в IDEF0 представлена совокупностью иерархически упорядоченных и логически связанных диаграмм. Каждая диаграмма располагается на отдельном листе. Можно выделить четыре типа диаграмм:

- контекстную диаграмму А-0 (в каждой модели может быть только одна контекстная диаграмма);

- диаграммы декомпозиции (в том числе диаграмма первого уровня декомпозиции А 0, раскрывающая контекстную);

- диаграммы дерева узлов;

- диаграммы только для экспозиции (FEO).

Контекстная диаграмма является вершиной древовидной структуры диаграмм и представляет собой самое общее описание системы и ее взаимодействия с внешней средой (как правило, здесь описывается основное назначение моделируемого объекта). После описания системы в целом проводится разбиение ее на крупные фрагменты. Этот процесс называется функциональной декомпозицией, а диаграммы, которые описывают каждый фрагмент и взаимодействие фрагментов, называются диаграммами декомпозиции. После декомпозиции контекстной диаграммы (т.е., получения диаграммы А 0) проводится декомпозиция каждого блока диаграммы А 0 на более мелкие фрагменты и так далее, до достижения нужного уровня подробности описания. После каждого сеанса декомпозиции проводятся сеансы экспертизы - эксперты предметной области (обычно это интервьюируемые аналитиками сотрудники предприятий) указывают на соответствие реальных бизнес-процессов созданным диаграммам. Найденные несоответствия исправляются, и только после прохождения экспертизы без замечаний можно приступать к следующему сеансу декомпозиции. Так достигается соответствие модели реальным бизнес-процессам на любом и каждом уровне модели. Синтаксис описания системы в целом и каждого ее фрагмента одинаков во всей модели.

2.3 Главная бизнес-функция ООО "Калугамебель плюс"

управление информационный автоматизированный алгоритм

Главная бизнес-функция ООО "Калугамебель плюс" изготовление мебели. Входными данными является заявка на выполнение работ. Выходными - акт о выполненных работах. В качестве управления выступают порядок обслуживания клиента, ГОСТы и ТУ по изготовлению мебели, проекты готовых решений, характеристики материалов, методики изготовления. Инструментами выполнения главной бизнес-функции служат сотрудники ООО "Калугамебель плюс" (бухгалтер, менеджер, курьер, рабочие, мастер-технолог), а также оборудование, необходимое для изготовления мебели.

Изготовление заказа так же сопряжено с некоторыми проблемами: трудность при раскрое материала и, как следствие, нерациональный его расход. Кроме того, уже созданные планы раскроя нигде не хранятся, поэтому при поступлении заказов, аналогичных уже выполненным, мастер-технолог вынужден снова выполнять расчеты и решать, как будет раскроена плита материала.

Так как данные хранятся в бумажном варианте или в виде отдельных файлов Excel и Word, то при расчетах с клиентами часто происходит утеря информации о выполнении заказа, то есть имеется риск не выполнить заказ ввиду отсутствия данных о заказчике.

Расчет стоимости заказа ведется вручную. В стоимость заказа включается стоимость материалов, работ по изготовлению и доставки.

Таким образом, можно сделать вывод, что на предприятии ООО "Калугамебель плюс" информационная система охватывает исключительно технологическую часть производства. На предприятии не используется информационная система управления проектами, хотя именно для этого предприятия это актуально, т.к. практически любой заказ продукции явлется индивидуальным и уникальным, его можно считать проектом, т.к. он несет в себе все общие признаки проекта:

- изменения - основное содержание проекта;

- ограниченная во времени цель;

- ограниченная временная продолжительность проекта;

- бюджет проекта;

- ограниченность требуемых ресурсов;

- новизна;

- комплексность;

- правовое и организационное обеспечение проекта;

- разграничение с другими намерениями и видами деятельности.

В настоящее время на предприятии нет информационной системы, связывающей воедино руководство, проектировщиков, бухгалтерию и работников, которые являются членами проектной команды.

Использование информационной системы управления проектами также позволяет сохранять информацию по предыдущим проектам для использования ее в работе над последующими, что сэкономит время и силы для разработки нового проекта.

Таким образом, можно сказать, что предприятию ООО "Калугамебель плюс" необходимо внедрение информационной системы управления проектами.

Выводы по главе 2

Организационная структура ООО "Калугамебель плюс" является линейно-функциональной.

Для компании ООО "Калугамебель плюс" после проведенного SWOT-анализа наиболее значимыми и вероятными оказались возможности расширения доли рынка, расширение ассортимента и разработка нового направления по продаже сопутствующих товаров.

После позиционирования угроз было выявлено, что: к критическому состоянию фирму могут привести либо выход в отрасль большого числа конкурентов и коренное изменение вкусов потребителей; к разрушению компании или ее выходу из отрасли может привести ограничительная политика государственных органов, например, увеличение транспортных тарифов, изменение правил торговли.

Финансовый анализ показал наличие положительного финансового результата - основное условие хорошего финансового состояния предприятия.

На предприятии ООО "Калугамебель плюс" информационная система охватывает исключительно технологическую часть производства. На предприятии не используется информационная система управления проектами, хотя именно для этого предприятия это актуально, т.к. практически любой заказ продукции является индивидуальным и уникальным, его можно считать проектом, т.к. он несет в себе все общие признаки проекта.

Проведенный анализ показал, что предприятию ООО "Калугамебель плюс" необходимо внедрение информационной системы управления проектами.

Глава 3. Рекомендации по совершенствованию информационной системы управления проектами на предприятии ООО "Калугамебель плюс"

3.1 Управление материальными потоками

Как показало наше исследование, в ООО "Калугамебель плюс" в настоящее время не используется информационная система управления проектами. А резервы совершенствования производственной и коммерческой программы на мебельных предприятиях видятся в автоматизации управления производством.