Совершенствование кадровой работы

Размещено на http://www.allbest.ru/

Совершенствование кадровой работы

Оглавление

• Введение
• 1. Теоретические аспекты организации кадровой работы
• 1.1 Определение сущности понятия "Кадровая документация"
• 1.2 Место кадровой службы в системе управления
• 1.3 Основы деятельности кадровой службы
• 2. Состав кадровой документации
• 2.1 Заявление
• 2.2 Приказы по личному составу
• 2.3 Трудовая книжка
• 2.4 Личная карточка
• 2.5 Характеристика
• 2.6 Автобиография
• 3. Совершенствования документирования кадровой документации
• Заключение
• Список использованных источников и литературы
• 
• Введение
• Актуальность темы. В современных условиях ускорения социально-экономического развития на основе научно-технического прогресса возрастают требования к качественным показателям протекания деловых процессов. В любой организации особые требования предъявляются к документированию управленческой деятельности, так как степень рациональности именно этого процесса влияет на качество выполнения заданий, организацию и культуру труда работников, успех управления в целом.
• Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
• В настоящее время успех любой организации в первую очередь зависит от возможности оперативно и своевременно получать необходимую и актуальную информацию, а, следовательно, от организации работы с документированной информацией внутри организации.
• Особое внимание следует уделять именно документированию управления персоналом, так как организация и регулирование его работы влияют на успех всей компании. Следовательно, все направления деятельности, имеющие непосредственное отношение к управлению персоналом, отличаются от других сфер и имеют свои особенности. К этим особенностям в первую очередь стоит отнести особую правовую и социальную ответственность, которую работодатель несет перед своими работниками.
• Документирование работы с персоналом является непосредственным отражением и фиксацией отношений между работодателем и работниками, то есть закрепляет эту ответственность "на бумаге". Цель письменной экзаменационной работы состоит в изучении различных взглядов и представленной на эту проблему, определить общие черты и различия трактовки изучаемого нами понятия, рассмотреть систему кадровой документации и какие современные разработки существуют для результативного функционирования этой системы.
• Цель письменной экзаменационной работы состоит в изучении различных взглядов и представленной на эту проблему, определить общие черты и различия трактовки изучаемого нами понятия, рассмотреть систему кадровой документации и какие современные разработки существуют для результативного функционирования этой системы.
• 
• 1. Теоретические аспекты организации кадровой работы
• 1.1 Определение сущности понятия "Кадровая документация"
• Кадровая документация - группа документов, создаваемая при оформлении, приеме, увольнении сотрудников, предоставлении отпуска, поощрения, регламентации обязанностей персонала, формирования штатного расписания и других документов, связанных с личным составом организации. Для освещения, какого - либо вопроса сначала необходимо определить его терминологический состав. В каждой сфере человеческой деятельности употребляется тот или иной набор понятий и терминов специфичный только для конкретной области его применения. Отличие от общелитературного язык профессиональный требует однозначности толкования основных понятий, выраженных в терминах. Для документационного обеспечения управления это особенно важно: язык делового общения тесно связан с лексикой законодательных и нормативных актов, и неточное употребление того или иного термина может иметь нежелательные юридические последствия. Именно поэтому в первом пункте нашей курсовой работы мы определили сущность понятия "Кадровая документация" для дальнейшего более содержательного раскрытия темы. Чтобы максимально точно определить значение рассматриваемого нами термина мы рассмотрим его трактовку различных авторов в таблице №1, а затем проведем анализ этих понятий. Следствием неэффективной организации работы с документами является фактическая неуправляемость организации, которая выражается в том, что руководители не в состоянии ответить на многие ключевые вопросы, связанные с деятельностью организации:
• - Какие решения принимались организацией;
• - Какие документы, и по каким проблемам находятся в работе;
• - Какова предыстория и состояние решения конкретных вопросов;
• - Чем занимались и занимаются конкретные исполнители и подразделения. Решению этих проблем и повышению управляемости предприятия может способствовать организация автоматизированной системы управления кадрами (АСУ) или автоматизированного рабочего места специалиста кадровой службы (АРМ), выполненного по базе ПЭВМ. Такой подход позволяет реализовать новую информатизационную технологию процесса управления. АСУ представляет собой форму организации управления персоналом, основную для тесной взаимосвязи человека и вычислительной техники, а также на широком использовании выработанных в практике управления приемов и методов оптимизации и автоматизации принимаемых решений. Под автоматизированным рабочим местом (АРМ) понимается совокупность методических, языковых и программных средств, обеспечивающий автоматизацию функций пользователя, позволяющих оперативно удовлетворять его информационные и вычислительные запросы. Использование отдельных автономных компьютеров на рабочих местах делопроизводителей или даже компьютерной сети в кадровой службе вышеперечисленных проблем принципиально решает, фактически это просто меняет способ ведения картотеки или журнала. Если же существует сеть, объединяющая компьютеры, установленные на рабочих местах в различных подразделениях организации, то данные о работе с документами на рабочих местах могут автоматически собираться и накапливаться на сервере сети, формируя информационную базу для управления кадровой документацией. Более того, появляются возможность использовать сеть не только для пересылки данных о работе с документами, но и самих документов, то есть возможность перехода на электронный документооборот в полном смысле слова. Для организации такого сетевого управления документационной деятельностью необходимо специальное программное обеспечение - системы делопроизводства и документооборота (САДД). Чем Больше число рабочих мест сотрудников связанных с обработкой документов, охватывается такой системой, тем эффективнее может осуществляться контроль. В идеале система должна распространяться на все рабочие места, в этом случае - при минимизации дополнительных трудозатрат- обеспечивается полный контроль над документационной деятельностью организации в реальном масштабе времени.
• 1.2 Место кадровой службы в системе управления
• Служба по подбору персонала и управлению им (отдел или управление по кадрам) представляет собой самостоятельное структурное подразделение коммерческой либо некоммерческой организации, главными направлениями деятельности которой являются:
• документирование трудовых отношений;
• осуществление работы по подбору, расстановке и использованию рабочих и специалистов;
• формирование стабильно работающего трудового коллектива;
• создание кадрового резерва;
• * организация системы учета кадров.
• Таким образом, роль деятельности кадровой службы в общей системе управления обуславливается ее функциями, основой которых как раз и является деятельность, связанная с документированием трудовых отношений и организацией работы с персоналом.
• Документирование трудовых отношений - неотъемлемая часть деятельности любой организации. Документированная информация составляет основу управления. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
• Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение. То есть, деятельность всего аппарата управления упрощается, ускоряется, становится более четкой и организованной. кадровый документация управление трудовой
• Руководство каждого предприятия должно учитывать, что документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работников и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии, играют особую роль в жизни человека. Недопустимо отсутствие этой документации в организации, а также ведение кадрового делопроизводства с нарушением требований Трудового кодекса РФ.
• Необходимо учитывать, что документация по личному составу подлежит передаче в государственные архивы для длительного хранения.
• Руководитель предприятия несет персональную ответственность за документированный фонд, образующийся на предприятии, и должен быть знаком с основами трудового законодательства.
• Не менее важным для администрации предприятия является использование документов кадровой службы при решении споров с работниками. Трудовые конфликты всегда сопровождаются представлением в суд документов, подготовленных в кадровой службе. Важнейшее значение при этом имеет не только правильное составление содержательной части каждого документа, но и его оформление в соответствии с действующими нормативными актами, то есть придание документу юридической силы. Именно ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных реквизитов или неверное их выполнение нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче в судебном споре с работником даже при хорошем знании статей Трудового кодекса РФ и правильном их применении.
• Таким образом, кадровая документация, всегда игравшая существенную роль в жизни каждого трудоспособного человека в нашей стране, продолжает оставаться актуальной и в условиях развития рыночных отношений. Так как служит документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение по старости и инвалидности, предоставляется в суд при трудовых конфликтах, сдается в государственные архивы на длительное хранение, используется в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.
• Все это доказывает значимость кадрового делопроизводства в деятельности любой организации. Необходимо уделять особое внимание документированию работы с персоналом и учитывать все особенности работы с кадровыми документами.
• Следовательно, деятельность кадровой службы имеет большое значение для любой организации. От того, насколько профессионально организованно ведение кадрового делопроизводства зависит успех управленческой деятельности в целом.
• 1.3 Основы деятельности кадровой службы
• Организация деятельности любого подразделения должна начинаться с составления положения об этом подразделении. Положение о кадровой службе должно состоять из следующих разделов: общие положения; задачи; структура; функции; взаимоотношения с другими подразделениями; права; обязанности; ответственность.
• В разделе "Структура" указан порядок разработки и утверждения структуры отдела, его численный состав, конкретные направления работы и закрепленные за ними подразделения отдела.
• Численный состав и структура кадровых служб зависят в основном от масштабов организации. В зависимости от размеров конкретной организации выделяются следующие организационные формы осуществления кадровой работы:
• самостоятельное структурное подразделение с непосредственным подчинением руководителю организации или его заместителю;
• выполнение функций кадровой службы отдельным сотрудником организации;
• выполнение функций кадровой службы по совместительству с выполнением другой работы.
• Функциональные обязанности кадровой службы заключаются в следующем:
• *разработка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития конкретной организации;
• оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации;
• учет личного состава;
• хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству;
• контроль исполнения руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом;
• изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению;
• анализ состава специалистов организации, деловых качеств работников с целью их рационального использования;
• создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов;
• работа по созданию резерва на выдвижение;
• подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию работников;
• подготовка и систематизация материалов для аттестационной
• комиссии;
• подготовка материалов для представления работников к поощрению и награждению;
• принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников;
• организация контроля состояния трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;
• ведение всей отчетности по кадровым вопросам.
• В ходе взаимодействия с другими подразделениями организации кадровая служба получает от них заявки на прием рабочих и специалистов, представления о поощрении, графики отпусков и т.п.
• Из кадровой службы в подразделения направляются:
• сведения о нарушителях трудовой дисциплины;
• копии приказов о приеме новых работников, перемещении внутри организации, увольнении работников;
• копии приказов об утверждении (изменении) Правил внутреннего трудового распорядка;
• сведения, относящиеся к вопросам соблюдения трудовой дисциплины.
• От бухгалтерии кадровая служба получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту, по инвалидности, по случаю потери кормильца и т.п.
• В свою очередь, кадровая служба представляет в бухгалтерию сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, приказы о приеме, переводе и увольнении, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения об очередных отпусках работников и т.п.
• Кадровая служба, как правило, наделена следующими полномочиями:
• требовать от всех подразделений организации представления необходимых для ее работы материалов;
• принимать работников, организации по вопросам перемещения и увольнения;
• взаимодействовать с другими организациями по вопросу подбора кадров;
• требовать от других подразделений обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров.
• Положение об отделе кадров устанавливает ответственность начальника отдела кадров за выполнение возложенных на отдел функций и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями.
• 
• 2. Состав кадровой документации
• 2.1 Заявление
• Заявление - это письменное официальное сообщение, утверждение или просьбы. Заявления бывают простые и мотивированными.
• Устраиваясь на работу, лицо подает письменное заявление, в котором излагает просьбу принять ее на определенную должность до определенного структурного подразделения предприятия.
• Заявление о приеме на работу оформляют на чистом листе бумаги формата А4 от руки или на трафаретной бланке. В заявлении должны быть следующие реквизиты:
• - адресат
• - сведения о заявителе (фамилия, имя, отчество, указаны полностью в родительном падеже, домашний адрес, номер телефона)
• - название вида документа (Заявление)
• - текст
• - перечень приложений (копий документов)
• - дата (проставляют дату составления документа, преимущественно словесно-цифровым способом)
• - подпись заявителя.
• Адресат, сведения о заявителе указываются в начале рабочей площади в правом верхнем углу листа, каждая часть заявления пишется с отдельной строки. Домашний адрес, номер его телефона приводятся в скобках.
• В заявлении не принято употреблять предлог "от" (от кого заявление), а также архаизмы и канцеляризмы ("весьма убедительно", "прошу не отказать", "раньше Вам благодарен" и т.п.).
• Заявления о приеме на работу, как правило, адресуют руководителю предприятия. Работник отдела кадров должен предупредить заявителя о том, что он обязательно оставил в заявлении левый берег для подшивки ее в дело.
• Заявление о приеме на работу после рассмотрения ее вместе с другими необходимыми документами служит основанием для издания приказа (распоряжения) о зачислении лица на работу. В случае отказа заявителю ему сообщают об этом устно или письменно (по указанному в заявлении адресу).
• Заявление о переводе на другую должность оформляют на трафаретной бланке или на чистом листе бумаги. В сведениях о себе заявитель отмечает должность, которую он занимает, свою фамилию и инициалы.
• Заявление о предоставлении очередного отпуска можно оформлять на чистом листе бумаги или на трафаретной бланке. В тексте такого заявления обязательно указывают дату начала отпуска. Вопрос о предоставлении очередного отпуска решает руководство с учетом графика отпусков. Каждый работник имеет право на кратковременный отпуск без сохранения заработной платы (за свой счет). Решение о таком отпуске принимает руководитель и пишет рецензию. Приказ о предоставлении отпуска оформляют, исходя из текста заявления и резолюции. Заявление об увольнении по составу реквизитов и оформлением подобная заявления о переводе на другую должность.
• Заявления о предоставлении учебного отпуска должна быть ссылка на справку-изложение в место учебы, без которой вопрос о предоставлении отпуска решить невозможно.
• 2.2 Приказы по личному составу
• Приказы по личному составу регламентирующих принятие граждан на работу, перевода работников на другие должности, увольнение. Предоставление различных отпусков, поощрения, наложения взысканий и т.д.
• На крупных предприятиях используют унифицированные формы приказов по личному составу. На предприятиях с небольшим объемом документооборота указанные приказы оформляют на общих, специальных бланках или на чистых листах бумаги. Предпочтение отдают варианту продольного расположения реквизитов.
• Заголовки к тексту приказа могут быть следующие:
• В текстах приказов по личному составу (вводной) части может не быть. Распорядительную часть делят на пункты. Каждый пункт начинают глаголом: назначить, перевести, предоставить, объявить благодарность, освободить и т.д.
• Эти слова и печати большими буквами от нулевого положения табулятора. После них ставят двоеточие. В следующей строке с абзаца оформляют текст распорядительной части. Фамилия печатают большими буквами, имя и отчество обычным шрифтом. Далее отмечают должность, структурное подразделение и содержание действия в отношении лица о которой идет речь.
• В приказе о назначении на должность указывают название этой должности, должностной оклад и дату зачисления на должность. В приказе о предоставлении отпуска указывают вид отпуска, количество предоставленных рабочих дней и даты начала и окончания отпуска. В приказах по личному составу в конце каждого пункта должно указываться основание для его составления.
• Реквизиты приказа по личному составу:
• - название вида документа (ПРИКАЗ)
• - индекс (до номера через дефис добавляют буквы ВК (отдел кадров), например: № 123-ВК)
• - место составления или издания
• - заголовок к тексту
• - отметка о контроле (делают в случае необходимости)
• - текст
• - основание
• - подпись
• - гриф согласования (оформляют в случае необходимости)
• - визы (оформляют в случае необходимости)
• - отметка об исполнителе (оформляют в случае необходимости).
• Руководитель структурного подразделения делает выводы о зачисления на обороте проекта приказа он отмечает, на какую должность может быть принято лицо, по которому разряду или с каким окладом, продолжительность испытательного срока.
• Согласие работника с условиями работы, результаты переговоров, в случае необходимости - медицинское заключение, отметки о прохождении инструктажа по технике безопасности, противопожарной безопасности и другие фиксируются на обороте формы.
• Подписанный руководителем предприятия приказ доводится до сведения работника под расписку.
• На основании приказа о переводе на другую работу ответственный работник отдела кадров делает отметки в личной карточке, трудовой книжке и других документах.
• На основании приказа о предоставлении отпуска работник отдела кадров делает отметки в личной карточке работника, а в бухгалтерии осуществляют расчеты причитающихся выплат.
• В случае увольнения работников на предприятиях с большим объемом документооборота применяют унифицированную форму приказа о прекращении трудового договора. Бланк такой формы заполняет ответственный работник отдела кадров в двух экземплярах на всех работников, за исключением тех, которые освобождаются высшим органом управления.
• Один экземпляр приказа остается в отделе кадров, а другой - передается в бухгалтерию. Подписывают приказ руководитель структурного подразделения и руководитель предприятия. На основании приказа о прекращении трудового договора бухгалтерия производит расчет с работником.
• 2.3 Трудовая книжка
• Трудовая деятельность граждан фиксируется в трудовых книжках, в которых вносится общие сведения о работнике, сведения о работе с начала трудовой деятельности, поощрениях и награждениях. Формулировки в трудовых книжках должны соответствовать формулировкам, указанных в Трудовом кодексе Российской Федерации.
• С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, в организациях ведутся:
• - Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
• - Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
• Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социального развития Российской Федерации.
• При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник должен расписаться в личной карточке (типовая межведомственная форма Т-2) и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
• В приходно-расходную книгу бухгалтер записывает, когда, у кого, в каком количестве, каких серий и номеров, на какую сумму были куплены трудовые книжки и вкладыши. Кроме того, в книге отражается когда, кому (Ф.И.О., должность работника), в каком количестве, каких серий и номеров, на какую сумму были выданы бланки.
• Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.
• Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо ближайшими родственниками в случае смерти работника, хранятся у работодателя отдельно от остальных трудовых книжек в течение 2 лет. По истечении двухлетнего срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке. Соответственно, учитывая изменения ТК РФ, данных правил должны придерживаться и работодатели - индивидуальные предприниматели.
• 2.4 Личная карточка

Личная карточка работника является основным документом по учету личного состава на предприятии. Все записи, сделанные в карточке, должны быть документально подтверждены. На основании паспорта работника указывают: фамилию. Имя, отчество; год, месяц, число рождения; серию, номер паспорта, кем и когда он выдан; домашний адрес, семейное положение. Данные о стаже работы, перемещение работника, о последнем месте работы, дату и причину увольнения с последнего места работы указывают на основании записи в трудовой книжке. Обязательно проставляют дату заполнения карточки и дают подписаться лицу, на которое оформлено карточку. В случае увольнения работника в карточке проставляется дата и номер приказа, указывается причина увольнения работника. Заполняют личные карточки от руки или машинописным способом, графы, в которых данные могут меняться, заполняют карандашом.

• 2.5 Характеристика
• Характеристика - это документ, в котором дается оценка деловых и моральных качеств личности - (ученика, студента). Характеристика, оформленная надлежащим образом, считается официальным документом. Ее выдает администрация предприятия (организации. Учреждения, учебного заведения) своему работнику (ученику, студенту, практиканту). Характеристики подаются при поступлении в учебное заведение (по запросу), оформлении командировки на работу за границу, при аттестациях, представлении к награде и в других случаях.
• Характеристики оформляют на общих бланках или чистых листах бумаги формата А4.
• Элементы характеристики:
• Текст ( характеристики можно разделить на четыре части. В первой части приводятся анкетные данные лица, на которое составляют характеристику. Их печатают на расстоянии 2-3 интервалов ниже слова "характеристика", через 1,0-1,5 интервала , отступив от четвертого положения табулятора на 3-4 пробелы. Сначала большими буквами указывают фамилию, имя, отчество лица в родительном падеже, далее - обычным шрифтом - должность, ученая степень и звание (если есть), год рождения , образование. В анкетной части допускается располагать по центру, ниже слова "характеристика". В Доу части приводят сведения о трудовой деятельности лица: национальность, должность, с какого времени работает на данном предприятии, сведения о перемещении по службе, уровень профессионального мастерства и т.п. Для учеников (студентов) отмечают: с какого периода учится, по какой специальности, сведения о переведении на другой факультет, отношение к учебе и т.д.. В третьей части дают оценку деловых и моральных качеств личности - ее отношение к работе, повышение профессионального уровня, участие в общественной жизни коллектива, отношения с другими работниками. Также приводят сведения о правительственные награды, (взыскание) и т.д. В четвертой части делают выводы, а также отмечают куда будет подаваться характеристика. Если характеристика состоит на уволившегося, или на выпускника учебного заведения, то текст излагается в прошедшем времени, а если на момент составления характеристики работник еще работает или студент учится, - то в настоящем времени)
• Подпись (как правило, характеристику подписывают руководитель предприятия, руководитель структурного подразделения и председатель общественной организации (первые две подписи считаются обязательными)) отпечаток гербовой печати или круглой, приравнивается к гербовой.
• Ниже подписи, на расстоянии 2-3 интервалов, от нулевого положения табулятора проставляется дата подписания характеристики. Заверенную характеристику выдают работнику (ученику, студенту) на руки или отправляют в учреждения (организации, предприятия).
• 2.6 Автобиография
• Автобиография (от гр. autos - сам, bios - жизнь, grapho - пишу) - это описание своей жизни. Автобиографию составляют в произвольной форме, однако отдельные составляющие и реквизиты в ней должны быть обязательно. Ее оформляют от руки на чистом листе бумаги. Все сведения о себе преподают в повествовательной форме от первого лица в хронологической последовательности (с указанием места и года). Существуют следующие виды автобиографии: автобиография-рассказ, которую составляют в описательной форме; автобиография-документ, в котором точно излагают факты.
• В автобиографии-документе приводят следующие сведения:
• название вида документа (Автобиография)
• - фамилия, имя, отчество (настоящие и бывшие)
• - число, месяц, год рождения
• - место рождения
• - социальное происхождение
• - сведения о родителях (фамилия, имя, отчество нынешние и бывшие (если были изменения), даты рождения (смерти), где и кем работают, если не работают, то отмечают место работы, указывают, что теперь не работают или на пенсии)
• - образование и специальность по диплому
• - трудовая деятельность
• - место работы (учебы), должность
• - награды и поощрения
• - участие в общественной жизни
• - семейный состав и состояние семьи
• - паспортные данные, домашний адрес и номер телефона.
• Ниже текстовой части проставляется дата составления автобиографии (слева), и подписываются (справа). Автобиография хранится в личном деле.
• 
• 3. Совершенствования документирования кадровой документации
• (по материалам производственной практики)
• За период обучения в ГБПОУ УМПК в рамках стандарта по профессии секретарь по профессиональным модулям проходила производственная практика:
• - ООО "Лидер Групп".
• В ООО "Лидер Групп" основными функциями инспектора по кадрам является:
• - Издание приказов по личному составу (о приеме на работу, увольнении, перемещениях, изменениях окладов, разрядов, должностей и.т.д.);
• - Оформление, учет и хранение трудовых книжек;
• - Формирования, учет и организация хранения личных дел сотрудников;
• - Ведение учета представления ежегодных отпусков;
• - Подготовка статистических отчетов;
• - Обеспечение руководства необходимой оперативной информацией по кадровым вопросам.
• Так же как и в любом кадровом делопроизводстве в кадровой службе используются унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 №1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты":
• - № Т-1 "Приказ ( распоряжение) о приеме работника на работу";
• - № Т-2 "Личная карточка работника";
• - № Т-3 "Штатное расписание";
• - № Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу;
• - № Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику";
• - № Т-7 "График отпусков";
• - № Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении; (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)";
• - № Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку";
• - № Т-10 "Командировочное удостоверение";
• - № Т-11 "Приказ (распоряжение) о поощрении работника";
• Штатное расписание составляется и утверждается по состоянию на 1 января ежегодно.
• Ежегодный оплачиваемый отпуск может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью, установленной в ООО "Лидер Групп"(указанная очередность определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утвержденным работодателем).
• При приеме на работу работник должен представить следующие документы: (заявление о приеме на работу с подписью директора; паспорт или иной документ, удостоверяющий личность ; трудовую книжку, за исключением случая, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства; страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; документ об образовании; о квалификации или наличии специальных знаний).
• На основании этих документов оформляется приказ о приеме на работу. В приказе указывается наименование структурного подразделения , в котором предстоит работать сотруднику, профессия, (должность), испытательный срок (если он устанавливается при приеме), а также условия приема на работу, характер предстоящей работы, оплата труда.
• Заполняется личная карточка Т-2. Для этого необходимы следующие документы работника: (паспорт; трудовая книжка; военный билет; документ об образовании; страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; идентификационный налоговый номер; приказ о приеме на работу).
• Для регистрации и учета всей документации , создаваемой и используемой в деятельности кадровой службы ООО "Лидер Групп" также хранящейся в ней, используются книги учета и журналы.
• Например:
• - Книга учета приказов;
• - О приеме;
• - О предоставлении отпусков (учебных, за свой счет, основных оплачиваемых, дополнительных и.т.д.);
• - О переводе;
• - Об увольнении;
• - Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
• - Книга учета личных заявлений сотрудников;
• - Книга учета сотрудников принятых на работу;
• - Книга учета сотрудников , уволенных с работы;
• Другой особенностью в деятельности делопроизводства в ООО "Лидер Групп" является способ хранения документации. Хранению документов в ООО "Лидер Групп" подлежат личные дела и личные карточки сотрудников, трудовые книжки, а также иные кадровые документы, необходимые для осуществления кадровой работы.
• Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников ООО "Лидер Групп". В обязанности ИО инспектора отдела кадров входит ведение, учет и хранение трудовых книжек и вкладышей к ним. Хранятся трудовые книжки в специальном ящике, который находится в металлическом шкафу. Книжки расположены в алфавитном порядке. В этом же шкафу и таком же ящике хранятся невостребованные книжки сотрудников, уволенных с работы.
• 
• Заключение
• Ознакомившись с процессом формирования личного дела, я поняла, что эта работа требует четких знаний по работе с документами, а именно умение их правильно составить, оформить и подготовить. Внося сведения, надо быть особенно внимательным. Значительно облегчает процесс формирования личного дела наличие специальных бланков (личные карточки, личные листки по учету кадров и т.д.), заполнение которых не занимает много времени.
• Я заметила, что во многих учреждениях идет тенденция к упрощению учета работников, есть некоторые документы (листки поощрений и взысканий, характеристики, рекомендации, анкеты) в личное дело не подшиваются.
• При использовании личным делом запрещается делать какие-либо исправления записей или дописывания информации, а также изъятия документов. Категорически запрещается выносить личное дело за пределы управления или задерживать ее более чем на три дня.
• Личное дело, взятое из отдела кадров, сохраняется на уровне с документами для служебного пользования.
• Личные дела всех работников находятся в специальных сейфах, доступ к которым имеют работники, которые определены приказом руководителя.
• Таким образом знания основы дело ведения на современном этапе позволит специалистам работать с наименьшими внешними и внутренними расходами, поможет избежать недоразумений и конфликтов.
• Основными нормативными документами, которыми необходимо пользоваться сегодня при организации работы по формированию, оформлению и хранению дел, являются "основные правила работы архивов организаций", "Государственная система документационного обеспечения управления" и "Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти".
• Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть изложен на основании указанных нормативных актов в инструкции по делопроизводству конкретного учреждения, фирмы с указанием специфики (если она есть) формирования отдельных категорий дел, этой инструкцией должны руководствоваться работники учреждения, ответственные за формирование и хранение дел.
• Хранение и учет личных дел организуются с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа.
• Передачи личных дел в архив определена требованиями примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях, утвержденной приказом председателя Комитета по архивам и делопроизводству РБ от 23.05.1995 № 13, а также Основных правил работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий, утвержденных решением Коллегии Белкомархива от 30.04.1997 № 5.
• Список использованных источников и литературы

1. Трудовой кодекс РФ. Текст с изменениями и дополнениями на 02.04.2014 года.- М.: Эксмо, 2014

2. Указ президента Российской Федерации от 1 июня 1998 г. № 640 "О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности Федеральной государственной службы" (в ред. от 31 мая 1999 г., с изменениями от 30 мая 2005 г) // Гарант Профессионал. - 2008.- Версия 7.8.

3. ГОСТ Р 7.0.8-2013 Делопроизводства и архивное дело. Термины и определения.

4. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"

5. Вялова Л.М. Документационное обеспечение деятельности кадровой службы. Учебное пособие / Л.М. Вялова - М.: Издательский дом "Академия", 2010.- 176 с.

6. Корнеева А.П. Основы делопроизводства: Учебное пособие / А.П. Кореева, А.М. Амелина, А.П. Загребельный. - М.: Экзамен, 2011. - 160 с.

7. Краснов В.В. Личные дела сотрудников: ведение, оформление, учет/В.В. Краснов // Кадровая служба и управление персоналом предприятия. - 2009. - № 7.

8. Кузнецова Т.В., Кузнецов С.Л. Кадровое делопроизводства: (традиц. И автоматизир, технологии) / Т.В. Кузнецова, С.Л. Кузнецова. - М.: ООО "Интел-синтез АПР", 2010.-400 С.

9. Кушнаренко Н.Н. Документоведение: учебник / Н.Н. Кушнаренко. -Изд.7-е перераб. и доп.- М.: Знание, 2010. - 459 с.

10. Ларьков Н.С. Документоведение: Учебное пособие / Н.С. Ларьков; Томский гос. ун-т. - М.: АСТ: Восток - Запад, 2008-427 с.

11. http://bibliofond.ru/view.aspx?id=514470

Размещено на Allbest.ru