Комунікаційна система документаційного забезпечення управління вищим навчальним закладом

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Комунікаційна система документаційного забезпечення управління вищим навчальним закладом

Автореферат

дисертації на здобуття наукового ступеня кандидата наук із соціальних комунікацій

Загальна характеристика роботи

Актуальність теми дослідження. Період активного входження України у світовий інформаційний простір вимагає застосування високотехнологічних і прогресивних підходів до організації системи документаційного забезпечення управління вищим навчальним закладом (надалі - ВНЗ), яка спроможна перебудувати роботу з документами. Важливість цього процесу для вишу обумовлена специфікою його документопотоків, значна частина яких знаходиться поза межами організаційних структур діловодства, разом з тим вони є важливим фактором забезпечення життєдіяльності усіх його підрозділів. Існуюча традиційна система діловодства ВНЗ неспроможна на високому рівні забезпечити оптимізацію документообігу і контроль за опрацюванням інформації, що має ключове значення в системі управління вишу. Використання новітніх комунікаційних технічних засобів створює умови руху та кумуляції документів у ВНЗ, що відбиваються через функціонування документаційних потоків і масивів, дозволяє вирішувати завдання, які складно або неможливо вирішувати традиційними методами.

Використання електронних комунікацій в документаційному забезпеченні управління ВНЗ має забезпечити умови переходу від аналізу потреб вишу у документальній інформації до надання вільного вибору необхідних даних з інформаційного масиву і забезпечення оперативного доступу до них. Вирішення цієї проблеми можливо за умови створення комунікаційної системи документаційного забезпечення управління (надалі - КСДЗУ) на основі інтеграції нових інформаційних технологій, накопиченого арсеналу досягнень документознавства і документообігу з організаційними структурами діловодних служб ВНЗ. Ця система покликана забезпечити формування повноцінного документального ресурсу вишу, створення умов його збереження і використання для досягнення ефективного документаційного забезпечення процесу прийняття управлінських рішень та реалізації інформаційних контактів.

КСДЗУ, яка ґрунтується на можливостях комп'ютерних технологій і оригінальних їх програмних продуктах, що створюють умови звернення безпосередньо до електронного файлу документа, є необхідною умовою для створення нового рівня організації діяльності вишу, залученням їх наукового потенціалу до вирішення загальних проблем. У сучасних умовах реформування вищої освіти на рівні держави зроблені перші кроки з її втілення. Це, зокрема, система «Арм-реєстрація студента», автоматизована система «ВНЗ», державна система на основі сучасних технологій «ІВС Освіта» тощо. Питання стоїть про подальше вдосконалення їх організовування й активного залучення до цього процесу кожного ВНЗ, що можна здійснити тільки на основі створення у кожному з них КСДЗУ. Підключення їх до загальнодержавних систем створить єдиний керований освітній простір в Україні.

Перехід від традиційного до електронного документообігу в системі документаційного забезпечення управління ВНЗ багаторазово посилить і управлінський вплив інформаційних процесів на всі аспекти життєдіяльності вишу та підвищить його конкурентоспроможність, створить умови наскрізного автоматизованого контролю на всіх етапах роботи з документами, що кардинально поліпшить якість роботи виконавців, зробить терміни підготовки документів більш прогнозованими і керованими. Використання сучасних комунікаційних технічних засобів в системі документаційного забезпечення управління ВНЗ забезпечить оперативне документування інформації та її фіксацію, збирання і пошук, опрацювання, збереження, подання інформації в потрібний час, на потрібному носії й у потрібній формі, значно зменшуючи при цьому матеріальні та трудові затрати. Тому створення ефективної КСДЗУ ВНЗ є найважливішим напрямом цілеспрямованого формування інформаційних ресурсів задоволення управлінської діяльності щодо підвищення ефективності надання високоякісних освітніх послуг.

Стан наукової розробки теми. У сучасній документознавчій літературі становленню й розвитку документознавства присвячені праці вітчизняних та зарубіжних учених В.В. Бездрабко, С.Г. Кулешова, Н.М. Кушнаренко, М.С. Слободяника, Г.М. Швецової-Водки (Україна), Н.Б. Зінов'євої, М.С. Ларькова, Є. О. Плєшкевича, Ю.М. Столярова, А.М. Сокової (Росія) та ін. Саме їх розробки історичних, теоретичних і методологічних засад документознавства склали основу теоретичних уявлень про документаційне забезпечення управління як інформаційно-комунікаційну діяльність. У роботі використано і теоретико-методологічні надбання дослідження окремих складових документознавства, зокрема, управлінського документознавства В.В. Бездрабко, О.М. Загорецької, М.В. Комової, С.Г. Кулешова, Ю.І. Палехи, С.В. Сельченкової та ін., керування документаційними процесами І. Є. Антоненка, М.В. Ларіна, В.В. Рудюка, А. Тейлора, Е. Свенонюса та ін. Періоди еволюції масових комунікацій аналізує В.В. Різун. У рамках четвертого етапу, виділеного вченим, який розпочинається з 80-х рр. ХХ ст. і характеризується трансформацією масових комунікацій у соціальні комунікації здійснене дисертаційне дослідження.

Безпосередньо технічним та інституціональним проблемам функціонування електронних комунікацій присвячені праці Г.Г. Асєєва, В.О. Ільганаєвої, І.О. Золотарьова, В.О. Хорошка, Я.М. Степанової, К. Ханнінга та ін., основні наукові ідеї яких враховано в дисертаційному дослідженні. Окремо слід виділити наукові розробки О. Тофлера, Ф. Уебстера, В.М. Бебика, Є.І. Горошко, Г.Г. Почепцова, А.В. Соколова, Ф.І. Шаркова, Ю. Хабермаса та ін., які досліджують комунікаційну систему як цілісну в її загальних і специфічних проявах. Їх напрацювання дали можливість більш повно розкрити внутрішньоорганізаційну комунікаційну взаємодію та вплив на рівень організації управління корпоративним об'єднанням ВНЗ.

Окремі аспекти дослідження системи документаційного забезпечення управління вишом знайшли відображення у працях А.Б. Антопольського, Л.І. Васильєва, О.Б. Виноградової, А.В. Єрмолаєва, Л.В. Щетініна та ін.

У загальній структурі документознавства не досліджені теоретико-методологічні аспекти функціонування КСДЗУ ВНЗ, концептуальні аспекти її організації у виші, перспективні напрями розвитку в корпоративному об'єднанні ВНЗ тощо. Недостатня вивченість та вирішення у науковому плані означених вище питань, з одного боку, і необхідність у нових підходах до організації КСДЗУ як важливої складової діяльності ВНЗ у зв'язку з формуванням нового освітнього простору, з іншого, зумовили вибір теми дисертації, її мету й основні завдання дослідження.

Зв'язок роботи з науковими програмами, планами, темами. Дослідження здійснене в рамках комплексної наукової теми кафедри соціальних комунікацій Національної академії керівних кадрів культури і мистецтв «Концептуальні засади розвитку інформаційно-документаційної сфери України» та відповідно до плану науково-дослідних робіт 2008 року Білоцерківського інституту економіки та управління університету «Україна» «Формування і удосконалення документообігу у вишах України у зв'язку з євроінтеграцією» (№ДР 0108U009897). У межах теми автором підготовлено підрозділ «Використання електронних комунікацій документаційного забезпечення управління ВНЗ».

Мета дослідження: обґрунтувати доцільність переходу від діловодства до КСДЗУ ВНЗ, що має забезпечити комплексне управління усіма видами документації, яка циркулює у виші.

Досягнення поставленої мети передбачає вирішення наступних завдань:

- охарактеризувати стан дослідження найважливіших складових комунікаційної системи документаційного забезпечення управління ВНЗ та джерельну базу з обраної теми і на цій основі сформулювати її поняття;

- визначити особливості системи документаційного забезпечення управління ВНЗ;

- розкрити змістовну і організаційну структуру та сучасні комунікаційні процеси документаційного забезпечення управління вишом;

- виявити структурні та інституціональні обмеження, що існують у ВНЗ щодо ефективного функціонування комунікаційної системи документаційного забезпечення управління;

- проаналізувати науково-організаційні аспекти розвитку комунікаційної системи документаційного забезпечення управління та доцільність їх упровадження для створення ефективного інформаційного середовища керування і функціонування ВНЗ;

- обґрунтувати концептуальні засади формування комунікаційної системи документаційного забезпечення управління корпоративним об'єднанням ВНЗ.

Об'єктом дослідження є комунікаційна система документаційного забезпечення управління вишом.

Предмет дослідження - сукупність теоретико-організаційних аспектів функціонування комунікаційної системи документаційного забезпечення управління ВНЗ в єдності її матеріальної та інформаційної складових.

Методологічною основою дисертації є принципи об'єктивності, системності, історизму, що забезпечують комплексне вивчення КСДЗУ ВНЗ. Для досягнення поставленої мети й вирішення завдань дослідження використано сукупність загальнонаукових та спеціальних методів пізнання, зокрема: класифікація і систематизація (для аналізу сучасної літератури з документознавства та соціальних комунікацій); структурно-синтетичний аналіз та (для розкриття найважливіших складових КСДЗУ і особливостей її формування у ВНЗ); єдність кількісного і якісного показників (для характеристики ефективності впровадження сучасних систем документаційного забезпечення управління у ВНЗ України); структурно-функціональний підхід (для аналізу технічного забезпечення документообігу у ВНЗ та використання документаційних ресурсів у його підрозділах); змістовно-логічне моделювання (під час розроблення концептуальних аспектів розвитку КСДЗУ корпоративним об'єднанням ВНЗ).

Інформаційною базою дослідження є праці провідних вітчизняних і зарубіжних учених з питань теорії документознавства та соціальних комунікацій, в яких знайшли відображення окремі питання комунікаційної системи документаційного забезпечення управління ВНЗ.

Джерельну базу дослідження склали закони України, постанови Уряду України інші нормативні документи. Це, перш за все, Закони України «Про вищу освіту» (2004 р.), «Про інформацію» (1992 р.), «Про електронний цифровий підпис» (2003 р.), «Про електронні документи та електронний документообіг» (2003 р.) тощо. Серед постанов Уряду України слід відмітити «Концепцію Державної програми розвитку освіти на 2006-2010 роки» (2006 р.) тощо. У дисертації широко використовуються нормативні акти: Державний класифікатор управлінської документації; Державні стандарти вищої освіти України; Державна уніфікована система документації; Державні стандарти України тощо. Вони складають фундамент у розкритті визначених понять, на основі чого будуть аналізуватись науково-теоретичні здобутки українських і зарубіжних вчених у галузі документознавства та соціальних комунікацій.

Важливою складовою джерельної бази дослідження є офіційні статистичні дані документаційного забезпечення управління ВНЗ України. У роботі проаналізовано практичний досвід низки корпоративних об'єднань вишів України, включаючи і їх документаційні ресурси. Статистичні матеріали і практика використані для виявлення специфіки документаційного забезпечення управління ВНЗ та посилення аргументованості окремих рекомендацій.

Наукова новизна одержаних результатів визначається сукупністю розроблених теоретичних та методичних підходів, а також практичних положень щодо використання комунікаційної системи у формуванні документаційного ресурсу управління ВНЗ.

Наукова новизна роботи полягає в тому, що:

- обґрунтовано необхідність переходу від діловодства до КСДЗУ ВНЗ, як інструменту забезпечення ефективного розвитку вишу на основі формування єдиного документаційного простору, та систематизовано певну групу структурних обмежень, що виникають у зв'язку з її формуванням; та необхідність переходу на електронні носії документування інформації;

- сформульовано поняття «комунікаційна система документаційного забезпечення управління» та розроблено концептуальні аспекти створення єдиного інформаційного простору документаційного забезпечення управління корпоративним об'єднанням ВНЗ;

- розкрито відмінності документаційної системи вишу, що полягають, насамперед, у її значимості для розвитку (основний ресурс), системі формування (людський фактор) та типові документальної інформації, складність і тривалість процесу діалектичної взаємодії підсистем формування та поширення документів, організації контролю за матеріалізацією документальної інформації;

- визначено сучасну структуру КСДЗУ ВНЗ як цілісну документально-інформаційну систему, що має низку підсистем та особливості формування їх інформаційного ресурсу, з урахуванням специфіки діяльності вишу та необхідності забезпечення взаємодії його підрозділів.

Практичне значення одержаних результатів полягає у доведенні теоретичних положень дисертаційної роботи до рівня практичного застосування у ВНЗ під час створення відповідних комунікаційних систем документаційного забезпечення управління і розроблення методичних рекомендацій щодо уніфікованих стандартних форм документів, пристосованих до електронних комунікацій, які забезпечують їх обіг, може бути використа-ний в лекційних курсах, при написанні посібників з документознавства.

Теоретичні висновки та науково-практичні рекомендації дисертантки схвалені й рекомендовані до впровадження у ВНЗ Інститутом інноваційних технологій і змісту освіти Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України (довідка 14/18-4792 від 9 листопада 2010 р.), зокрема, концептуальні аспекти розвитку КСДЗУ корпоративного об'єднання ВНЗ. Результати наукових досліджень були враховані під час формування структури основних документопотоків системи електронних комунікацій Білоцерківським національним аграрним університетом (довідка 01-12/973 від 19 листопада 2010 р.) та корпоративним об'єднанням університету «Україна» (довідка 1/26-145 від 3 листопада 2010 р.). Основні положення цієї роботи використані в ході виконання державної теми (№ДР 0108U009897) «Формування і удосконалення документообігу у вузах України у зв'язку з євроінтеграцією» (довідка 1376/11 від 8 листопада 2010 р.).

Основні положення і висновки можуть бути використані для переходу вишів України від діловодства до КСДЗУ.

Особистий внесок здобувача. Основні результати, що становлять суть дисертаційної роботи, отримані дисертанткою самостійно.

Апробація результатів дисертації. Наукові результати дослідження обговорювалися і отримали позитивну оцінку на наукових семінарах кафедри соціальних комунікацій Національної академії керівних кадрів культури і мистецтв, а також пройшли апробацію на таких міжнародних та всеукраїнських науково-практичних конференціях: «Навчальні заклади культури і мистецтв України: особливості входження в Болонський процес» (м. Київ, 7-8 червня 2007 р.); «Документознавство. Бібліотекознавство. Інформаційна діяльність: проблеми науки, освіти, практики» (м. Київ, 21-23 травня 2008 р.); «Наукові пошуки молоді у третьому тисячолітті» (м. Біла Церква, 15-16 травня 2008 р.); «Актуальні проблеми формування професійної компетентності спеціаліста в сучасній вищій школі» (м. Суми, 25-26 квітня 2008 р.); «Документознавство. Бібліотекознавство. Інформаційна діяльність: проблеми науки, освіти, практики» (м. Київ, 19-21 травня 2009 р.); «Документознавство. Бібліотекознавство. Інформаційна діяльність: проблеми науки, освіти, практики» (м. Київ, 25-27 травня 2010 р.).

Публікації. За темою дисертаційного дослідження опубліковано 13 наукових праць загальним обсягом 4,7 друк. арк., у тому числі 5 - у наукових фахових виданнях обсягом 2,5 друк. арк., 8 - в інших виданнях обсягом 2,2 друк. арк.

Структура та обсяг роботи. Дисертаційна робота складається із вступу, трьох розділів, висновків, додатків і списку використаних літературних джерел. Обсяг дисертації - 198 сторінок, основний текст - 168 сторінок, у тому числі 4 таблиці, 12 рисунків на 16 сторінках, 2 додатки на 2 сторінках, список літератури - 252 найменувань.

Основний зміст роботи

документаційний інформаційний управління навчальний

У вступі обґрунтовано актуальність теми дисертації, мета роботи і завдання дослідження, визначено об'єкт і предмет, окреслюються теоретико-методологічні засади, формулюється наукова новизна та практичне значення отриманих результатів.

У розділі 1 «Управління вищим навчальним закладом як об'єкт документаційного забезпечення» проведено аналіз сучасного стану дослідження теми та розкривається його джерельна база. Встановлено, що сучасні українські та зарубіжні науковці в галузі документознавства (Бездраб-ко В.В., Загорецька О.М., Кулешов С.Г., Кушнаренко Н.М., Ларін М.В., Палеха Ю. І., Плєшкевич Є. О., Слободяник М.С., Столяров Ю.М., Швецова-Водка Г.М. та ін.) та соціальних комунікацій (Асєєв Г.Г., Виходець О.М.,

Ільганаєва В.О., Різун В.В., Почепцов Г.Г., Соколов А.В., Філіпова Л.Я.,

Шарков Ф. І. та ін.) майже одностайно підкреслюють назрілу суспільну проблему керування документаційними процесами. Особливо це стосується ВНЗ, де назріла потреба активного цілеспрямованого формування документаційних ресурсів, значна частина яких формується на основі індивідуальної документаційної системи, комплексне управління якими забезпечить перехід ВНЗ від аналізу потреб у документованій інформації до надання вільного вибору необхідних даних з інформаційного масиву.

Показано, що на основі системного уявлення про сутність, структуру, функції і багатоманітність документів, які складають основу документаційного забезпечення управління, утверджується загальна схема процесів документування, обробки, зберігання, використання документів, що розуміється як документаційна система; закладений взаємозв'язок «документ - комунікаційні системи - документопотоки». Документаційне забезпечення управління ВНЗ - це поєднання всієї використовуваної документальної інформації, специфічних засобів і методів її обробки, а також діяльності фахівців щодо ефективного використання даних, інформації та знань в організації управління вишом. Організаційно-технологічні основи для втілення сучасних комунікаційних технічних засобів документаційного забезпечення управління вишу створила єдина державна система діловодства, розвиток якої подається у розділі.

З'ясовано, що основу процесу комунікації становить рух інформації в ланцюзі «відправник - повідомлення - канал - одержувач» за реального або потенційного зв'язку у формі діалогу, а також впливу на керований об'єкт, який досягається в результаті взаємодії. До таких комунікацій віднесено взаємодію працівників вишу з його структурними підрозділами, а також структурних підрозділів ВНЗ між собою, які складають комунікаційну єдність і пов'язані комунікаційною системою в єдиний документаційний простір.

Обґрунтовано, що КСДЗУ ВНЗ включає: 1) керування всіма процесами документування; 2) процес формування документального ресурсу; 3) забез-печення доступу до чіткої й достовірної інформації; 4) регулярну, повну звітність щодо документування діяльності вузу; 5) постійне підвищення фахової кваліфікації. КСДЗУ розглядається як багатоцільове і багатофункціональне утворення, яке створює умови оптимізації кожної з управлінських функцій, оновлення змісту й методів управління з урахуванням специфіки кожного вишу, і разом з тим, як самостійна соціальна система, що розвивається у сфері функціональної діяльності ВНЗ, яка впливає на реалізацію політики і вимог вишу, очікуваних результатів, зміну рівня дієвості, ефективності, придатності забезпечення керування документаційними процесами. Її організаційно-функціональна структура формується на основі інтеграції сучасних інформаційних технологій з організаційними структурами діловодних служб ВНЗ.

З'ясовано, що ефективне функціонування КСДЗУ може бути досягнуто тільки в умовах якісного рівня функціонування системи загалом та її основних складових, використання спеціальних технічних програмних засобів. Організація такого виду контролю є важливою складовою управлінської діяльності й передбачає оптимальне для ВНЗ, викладача, студента поєднання адміністративного, педагогічного, колективного контролю та самоконтролю даного суб'єкта навчального процесу.

Показано, що ВНЗ належить до тих установ, яка сама постійно потребує удосконалення управлінських документів на основі їх уніфікації та стандартизації, що знижує матеріальні і часові витрати та забезпечує інформативність документаційного ресурсу. В цьому плані ВНЗ виступає не тільки споживачем досягнень формування документаційних систем, а й активатором цього процесу в суспільстві.

У розділі 2 «Організація документаційної системи управління вищим навчальним закладом» проведено аналіз внутрішньоорганізаційної комунікаційної взаємодії, яка в узагальненому визначенні являє собою взаємодію в межах ВНЗ і пов'язана комунікаційною системою в єдиний документаційний простір.

Аналізується змістовна і організаційна структура системи документаційного забезпечення управління ВНЗ. Перша будується на формуванні правил документування, поширення документальної інформації і виконання операцій реєстрації, обліку, збереження, пошуку тощо. Друга розуміється як визначена сукупність організаційно виділених підрозділів, за якими закріплюються ті чи інші діловодні функції. Структурні компоненти системи значною мірою відповідають стадіям поширення документів у процесі їх підготовки, виконання, переходу в стан збереження. Найважливішою серед них у ВНЗ є канцелярія, яка займається реєстрацією вхідних і вихідних документів, передачею до виконання й контролю за правильністю і термінами їх підготовки та виконання. Однак частина документальної інформації не потрапляє в ареал цієї структури (навчально-методична, бухгалтерська документація тощо).

З точки зору наукового розуміння організаційно-функціональної структури КСДЗУ розкрито її особливість, яка виражається: 1) у специфіці структури та організації документаційних потоків, формування, розповсюдження й контроль за виконанням яких покладається на професійних посередників; 2) її значимості, коли документальна інформація є основним класом інформації, що зумовлює життєдіяльність усіх підрозділів і можливих форм їх об'єднання; 3) у широті охоплення, де роботою з документами, як правило, займається весь управлінський персонал вишу, що вимагає професійної підтримки «життєвого циклу документа» та формування єдиного освітнього середовища; 4) у послугах, що зумовлюють специфічну організацію КСДЗУ і значною мірою залежать від людського фактора. Саме з цим пов'язана і проблема розуміння документа як особливої організаційної форми існування інформації; 5) в її універсальності, що забезпечує можливість ефективного використання у всіх підрозділах вишу незалежно від адресата і для більш широких цілей. Зокрема, використання ВНЗ документальної інформації для створення мережевої організації професійної орієнтації та профільного навчання створює умови для переходу від пізнавальної до прагматичної моделі освіти, а формування єдиного документаційного ресурсу не тільки забезпечує інформаційне управління ним, а й дає змогу здійснювати оцінювання роботи членів його колективу та структурних підрозділів, впроваджувати ефективний контроль виконавчої дисципліни.

Показано, що об'єднання організаційних структур діловодних процесів ВНЗ на основі використання електронних комунікацій створює умови функціонування єдиної системи інформаційного забезпечення управління. Документаційні ресурси ВНЗ забезпечують відповідні критерії, зокрема повноту, достовірність, точність і несуперечність, зіставність, доступність їх користувачам, оперативність та ін. Формування відповідних підсистем КСДЗУ ВНЗ дає можливість досягати масштабності - охоплює все поле управлінської діяльності всієї сукупності об'єктів управління вишом. Вони забезпечують документаційний вплив інноваційного механізму, який значною мірою доповнює людські, фінансові, технічні, організаційні та інші ресурси. Найбільш невизначеним у структурі системи залишається нормативне закріплення архівування документальної інформації на електронних носіях.

Організаційна цілісність КСДЗУ ВНЗ забезпечує реалізацію двох взаємопов'язаних управлінських функцій - виконавчу і розпорядчу. Виконавча функція реалізується суб'єктом управління (підрозділом ВНЗ) через виконання прийнятих відповідних розпорядчих документів, які обов'язкові для виконання. Реалізація цієї функції неможлива без здійснення певних розпорядчих дій через КСДЗУ: доведення прийнятих управлінськими органами рішень та контроль за їх виконанням тощо. І нарешті, ієрархічність (рівень впливу) КСДЗУ ВНЗ забезпечується його побудовою на засадах чіткої підпорядкованості та субординації підрозділів ВНЗ. Саме така структура КСДЗУ забезпечує технологію формування повноцінного документаційного ресурсу ВНЗ, зберігання й використання документальної інформації на основі електронної комунікації. Це свого роду інноваційна «технологія управління», яка забезпечує повноцінне виконання вишом своїх функцій. За інноваційним технологічним потенціалом вони поділяються на радикальні, модифіковані й комбіновані. Структурні підрозділи корпоративного об'єднання ВНЗ також будують КСДЗУ на основі ієрархічності.

Організація КСДЗУ ВНЗ спрямована на подолання вади функціонально-ієрархічної моделі управління, а саме: багаторівневу вертикальну структуру управління, слабкі горизонтальні зв'язки структурних підрозділів, розірваність процесів на функції окремих підрозділів, наявність «мертвих» некоординованих зон на стиках підрозділів у нештатних ситуаціях, «замкнутість» працівників у межах своїх обов'язків у фрагментах процесів, їх нездатність коригувати діяльність для потреб всього процесу та впливати на нього в цілому, прийняття некомпетентних управлінських рішень, бюрократичну процедуру погодження рішень тощо. Об'єктивною передумовою потреби технологічного забезпечення формування внутрішньовузівської системи електронної комунікації виступає й зростання документопотоків внутрішнього і зовнішнього характеру.

Електронні комунікації в системі документаційного забезпечення управління створюють необхідні умови організації оперативного контролю виконання управлінських рішень у ВНЗ, розширення меж ефективного співробітництва, мобільності навчальних установ, умов існування єдиного освітнього інформаційного середовища, що забезпечує перехід до відкритої, зрозумілої для європейців освіти. Зміни технології навчання, яка характеризується системним експериментуванням, апробацією та застосуванням інновацій в освітньому процесі ВНЗ, вимагають належного технічного забезпечення контролю за їх ефективністю. Вони мають бути керованими, що неможливо зробити без відповідного документаційного забезпечення їх результативності.

Організаційна досконалість документаційних систем забезпечує не тільки документаційними ресурсами кожного співробітника, а й створює умови прозорості здійснення визначених функцій відповідно до своєї посади, яку він обіймає в даному ВНЗ. Електронні комунікації надають можливість керівнику контролювати процес формування індивідуального плану роботи, залучення кожного з учасників до обговорення та формування плану роботи відповідного підрозділу, що значно підвищує якість і показники роботи як окремого співробітника, так і окремого підрозділу, а в підсумку й ВНЗ загалом.

Ефективна КСДЗУ ВНЗ є дієвим контролем і засобом розкриття внутрішніх резервів, формування критичної маси активних учасників сервісів та створювачів ресурсів мережі, наповненості конкретними загальнозначущими і спільно підтримуваними процедурами діяльності. Вона є основою дотримання головних умов, що забезпечують ефективність контролю - це оперативність, плановість, систематичність, об'єктивність діяльності підрозділів установи, викладачів тощо. Інтеграція комунікаційних каналів ВНЗ вимагає детального процесу управління (з чіткими завданнями, розподілом обов'язків і делегуванням повноважень), розроблення відповідно до діючої нормативної бази Інструкції з діловодства, номенклатури справ, альбому і табеля уніфікованих форм документів вишу. Такий підхід дає змогу пов'язати електронною комунікацією в єдиний документаційний простір всі структурні підрозділи ВНЗ, провести упорядкування управлінського процесу шляхом розпису порядку складання і погодження документів у ході вирішення визначених питань. При цьому має бути документально зафіксовано формування організаційної політики і прийняття управлінських рішень, що забезпечить узгодженість і необхідну продуктивність управлінської діяльності установи.

Упровадження і використання КСДЗУ передбачає створення у ВНЗ певних передумов, а саме: 1) фінансових (акумулювання коштів для впровадження комунікаційних систем обміну документальною інформацією); 2) психо-

логічних (готовності до користування документальною інформацією через ПК); 3) створення ефективної технології КСДЗУ, яка б сприяла створенню ефективної моделі управління ВНЗ; 4) загальні проблеми втілення КСДЗУ випливають із її особливості функціонування: система має бути втілена повсюдно, на всіх робочих місцях, які пов'язані зі створенням, редагуванням і зберіганням інформації.

У розділі 3 «Пріоритетні напрями розвитку документаційного забезпечення управління вишом» досліджується процес використання комунікаційних систем для забезпечення документацією організації освітньої діяльності та ефективного управління ВНЗ і пріоритетні напрями його вдосконалення.

Впровадження комунікаційних систем документаційного забезпечення управління зумовлене привабливістю інтегрованих рішень, які мають цілу низку переваг. Цю функцію може успішно виконувати КСДЗУ ВНЗ, що, разом з тим, вимагає відповідної матеріальної бази та підготовлених фахівців з діловодства. Суть цих технологій полягає в застосуванні прогресивних засобів і методів збору й відображення інформаційного продукту та донесення його до споживача.

У процесі організації КСДЗУ слід дотримуватися комплексного підходу до її формування. Це, насамперед, дотримання відповідних стандартів і вимог, однакових правил формального виділення, підкреслення значень та змістів, одноманітна композиція документів однакового призначення, що підсилює його інформативність. Для ефективного використання єдиного документаційного ресурсу важливо забезпечити ідентичність документування інформації у всій комунікаційній системі документаційного забезпечення управління ВНЗ. Нинішній документ має бути не тільки розпізнаний людиною, але й в усіх своїх реквізитах повинен бути машиноорієнтованим для формування на машинних носіях облікових даних, що описують предметну сферу (фактичний стан) у реальному масштабі часу.

Для забезпечення тривалого зберігання реляційних документаційних ресурсів із перспективою подальшої їх міграції у страхові текстові формати необхідний облік ще дрібніших інформаційних об'єктів: таблиць бази даних; організація обліку одиниці носіїв збереження електронного документа. Нумерація одиниці зберігання служить тут засобом закріплення схеми систематизації електронних документів у журналі опису і створює умови об'єднання їх у єдину систему.

До оцифрованих документів, що зберігаються незначний термін у ВНЗ можна застосовувати мінімальні описи, які дадуть змогу: 1) ідентифікувати; 2) здійснювати облік; 3) судити про їх цінність і незмінність. За організації довготривалого зберігання вказані реквізити мають бути доповнені змістовними описовими статтями - анотації файлів і сукупностей файлів, об'єднаних у директорії (папки). Оскільки існують у міжвузівському документопотоці різні види файлів, хоча це не є винятком і для одного ВНЗ, то й набір описаних статей файлів та директорій (папок) буде неоднаковим. Для зручності і для визначення цього набору у ВНЗ можна ввести такий реквізит опису, як «Вид одиниць обліку електронного документа».

У своїй сукупності докуменаційні підсистеми і сервери ВНЗ, які об'єднані в одну функціональну систему, забезпечують рух документальної інформації (творець - користувач).

Реалізація запропонованої концепції, яка ґрунтується на використанні електронних комунікацій, передбачає формування відповідних підсистем («Службова кореспонденція», «Документи щодо організації навчального процесу», «Документи по контролю виконання», «Система нормативних документів установи» і «Електронна протокольна служба») загальної КСДЗУ корпоративного об'єднання ВНЗ. І рівень забезпечує облік і контроль руху службової кореспонденції на усіх щаблях управління, контроль за ходом розгляду документів і їх реалізації та обмежений доступ до інформації; ІІ - дає повну картину матеріального забезпечення, організації навчального процесу у виші та його підрозділах і контроль за їх відповідністю до вимог МОН України; ІІІ - забезпечує внутрішній контроль за виконанням відповідних рішень адміністративних органів усіх рівнів і зовнішній зв'язок для контролю над процесами з боку державних органів; ІV - забезпечує організацію нагромадження відповідної документальної інформації у ВНЗ, яка відображає норми і правила діяльності підрозділів та організації навчального процесу; V рівень забезпечує систематизацію та відповідний рівень документообігу, резервуар документальної інформації, яка відображає результати діяльності структурних підрозділів окремо і в цілому ВНЗ.

Для успішного її функціонування має бути забезпечена технічна платформа інтеграції комунікаційних каналів. Вона передбачає три рівні побудови (етапи реалізації) загальної КСДЗУ корпоративного об'єднання ВНЗ: розвиток комунікативної системи обміну повідомленнями, систем маршрутизації та колективної роботи підрозділів у межах єдиної документаційної системи; встановлення базових серверів обміну інформацією між системами діловодства структурних підрозділів ВНЗ і забезпечення доступу кожного з них до банків документів; створення і встановлення базових автоматизованих систем документообігу у підрозділах.

Таким чином, запропоновані шляхи вдосконалення КСДЗУ з урахуванням наукових підходів та розвитку соціальних комунікацій, може ефективно функціонувати у ВНЗ за умови, що їх КСДЗУ має попередньо реалізувати:

1) ввести єдину систему нумерації і обліку документів; 2) наскрізну та ефектив-ну систему контролю виконання документів і завдань на усіх структурних рівнях ВНЗ; 3) створити єдиний принцип реєстрації документів; 4) акумуляцію всіх документів, матеріалів, інформації про документи, які стосуються одного питання, в одну «електронну справу» і забезпечення можливості оперативного доступу керівного складу ВНЗ (ректорів, проректорів, деканів, завідувачів кафедр) до усіх матеріалів цієї «справи»; 5) єдиного еталонного банку нормативних документів установи, системи протокольних (еталонних) банків даних; 6) використання комунікаційних систем для швидкого розсилання текстів нормативно-правових актів та інших офіційних документів органів державної влади і вищих органів управління корпоративного об'єднання ВНЗ у електронному вигляді; 7) втілення єдиної типології електронного документообігу у всіх підрозділах вишу; 8) організацію типового середовища документаційного забезпечення на індивідуальних робочих місцях; 9) функціонування документаційної системи ВНЗ на основі корпоративної мережі, яка створюється у вигляді закритого елементу мережі Інтернет; 10) можливість електронного обміну документами та інформацією про документи з іншими ВНЗ України.

Висновки

Проведене дослідження дало змогу сформулювати такі теоретичні висновки:

1. Аналіз історіографії проблеми підтверджує, що проблематика дослідження розглядалася за наступними основними напрямами: висвітлення документа як суспільно сконструйованого явища; значення документа в управлінні; нормативне забезпечення керування документаційними процесами; осмислення дефініцій «електронний документ», «електронний документообіг», «соціальні комунікації» тощо; питання створення та використання документаційного ресурсу; інформаційні системи в комп'ютерно-документаційній сфері; питання теорії соціальної комунікації. Проте комплексне дослідження суті і принципів функціонування комунікаційної системи документаційного забезпечення управління ВНЗ відсутнє.

2. Обґрунтовано необхідність переходу від діловодства до КСДЗУ, яку доцільно трактувати як автоматизовану організаційну систему багаторазового використання, що створюється на основі інтеграції нових інформаційних технологій та організаційної структури діловодних служб, зорганізованих єдністю мети і спільністю завдань з інформаційного забезпечення об'єктивних потреб установи (підприємства, фірми тощо), для яких характерною є наявність управлінських, функціональних, методичних і технологічних взаємозв'язків у галузі створення, поширення та використання документальної інформації; система реалізується в ході управлінського впливу для забезпечення виконання організацією своїх функцій і має операційне, інформаційне, функціональне, статичне або динамічне відображення.

3. Формування повноцінної КСДЗУ ВНЗ здійснюється у двох основних напрямах: а) система документаційного забезпечення управління ВНЗ на всіх рівнях (підвищується оперативність управління, документальна інформація є стимулятором активізації діяльності як окремих викладачів, так і цілих підрозділів); б) забезпечення документальною інформацією навчально-виховного процесу (підвищується рівень поінформованості працівників установи і студентів щодо створення відповідної інформаційно-довідкової бази організації навчального процесу). Загалом вони тісно переплітаються і спрямовані на вирішення одного завдання - забезпечення високого рівня управління, на основі чого відбувається зростання конкурентоспроможності вишу та рівня якості надання послуг, але кожен із цих напрямів потребує документаційного, організаційно-методичного і технологічного забезпечення.

4. Досліджено особливості внутрішньоорганізаційної комунікаційної взаємодії системи документаційного забезпечення управління ВНЗ, які полягають у тому, що, по-перше, до процесу документування інформації долучена значна частина персоналу; по-друге, за своєю структурою система складна і багатоступенева, цілісність її забезпечує низка підсистем; по-третє, частина документів носить універсальний характер; по-четверте, окремий вид специфічної документальної інформації циркулює поза організаційними структурами діловодства в індивідуальній документаційній системі і пов'язаний з людським фактором. Насамперед заслуговує на увагу процес документування навчально-методичної інформації, тобто створення документа у ВНЗ як об'єкта, який відповідає чинному законодавству України. У ВНЗ саме з цим пов'язана і проблема розуміння документа як особливої організаційної форми інформації та нормативного, легітимного визначення цього об'єкта. Очевидно, що створюваний у ВНЗ документ (документування специфічної інформації) має загальні системні якості інформації (ресурсу) і специфічні ознаки та характеристики, враховуючи особливості ВНЗ і його послуг.

5. Інтегрована КСДЗУ ВНЗ створює ефективне середовище управління і його функціонування, взаємодію і злагодженість підсистем різного рівня, що забезпечує можливість управління освітянського процесу та контролю виконання документів, кардинально підвищує якість роботи виконавців, робить терміни підготовки документів більш прогнозованими та керованими, сприяє розвитку методів управління, спрямованих на підвищення адаптивних можливостей вишу до зовнішнього середовища, яке швидко змінюється. Її ефективність залежить від зусиль і злагодженості дії усіх підрозділів ВНЗ, від відповідного рівня роботи з документами та їх адресатів, тобто комунікація стає активною, якщо всі учасники комунікаційної взаємодії, ініціюють посилання і відразу ж реагують на отриману інформацію своїми діями.

6. Пропоновані концептуальні аспекти формування КСДЗУ корпоративного об'єднання ВНЗ можуть ефективно функціонувати за умови: 1) створення єдиної системи нумерації та обліку документів; 2) упровадження наскрізної та ефективної системи контролю виконання документів на всіх структурних рівнях ВНЗ; 3) впровадження єдиного відповідного порядку реєстрації електронних (паперових) документів; 4) акумуляції всіх документів, матеріалів, інформації про документи, які стосуються одного питання, в одну «електронну справу» і забезпечення можливості оперативного доступу керівного складу ВНЗ до всіх матеріалів «справи»; 5) створення єдиного еталонного банку нормативних документів вишу, системи протокольних (еталонних) документаційних ресурсів та забезпечення оперативного доступу працівників-виконавців у межах їх компетенції до всіх документів органів управління;

6) використання комунікаційних технічних засобів; 7) втілення єдиної типології електронного діловодства в усіх підрозділах ВНЗ загалом; 8) функ-ціонування документаційної системи об'єднання ВНЗ на основі корпоративної мережі.

Список опублікованих праць за темою дисертації

1. Юхименко [Якимюк] Ю.П. Проблеми інформатизації документообігу у вищих навчальних закладах України / Ю.П. Юхименко [Якимюк] // Бібліотекознавство. Документознавство. Інформологія. - 2008. - №3. - С. 50-53.

2. Юхименко [Якимюк] Ю.П. Сучасні технології документаційного забезпечення управління вищим навчальним закладом / Ю.П. Юхименко [Якимюк] // Бібліотекознавство. Документознавство. Інформологія. - 2009. - №4. - С. 38-43.

3. Юхименко [Якимюк] Ю.П. Формування електронної документно-інформаційної бази вищого закладу освіти - важливий чинник його розвитку / Ю.П. Юхименко [Якимюк]. - Бібліотечний вісник. - 2009. - №6. - С. 43-47.

4. Якимюк Ю.П. Модель системи документообігу корпоративного об'єднання ВНЗ / Ю.П. Якимюк // Освіта регіону. - 2010. - №3. - С. 228-234. - (Політологія, психологія, комунікації).

5. Якимюк Ю.П. Формування ефективного сховища інформації у вищому навчальному закладі - важлива складова системи електронного документообігу / Ю.П. Якимюк // Вісник книжкової палати. - 2011. - №1. - С. 21-24.

Размещено на Allbest.ru