Размещено на http://allbest.ru

Размещено на http://allbest.ru

Оценка эффективности информационной системы управления организацией

Введение

В наше время, в век господства высоких технологий, для успешного ведения бизнеса необходимо быстро и точно принимать решения и уметь приспосабливаться к изменениям. Успешное решение этих задач практически невозможно себе представить без развитой информационной системы, которая представляет собой множество взаимосвязанных информационных объектов, обеспечивающих получение, обработку, хранение и передачу необходимой информации в целях ее эффективного функционирования. В качестве объектов рассматриваются специалисты, участвующие в информационном процессе, компьютерные системы, средства связи и оргтехника.

В ситуациях, обозначенных процессом управления, руководство компании должно настроить организационную систему так, чтобы при наименьшем уровне риска достичь оптимального соотношения между затратами и результатами. Для этого применяются качественно новые подходы к формированию информационного пространства. События развиваются настолько динамично, что наступают моменты, когда возникает необходимость быстро оценить ситуацию и принять оптимальное решение. Здесь менеджеру нужно приложить все возможные средства и энергию, чтобы соответствовать требованию ситуации.

1.Информация и ее роль в эффективном управлении предприятием

Управление можно рассматривать как информационный процесс. Для представления управления в виде информационного процесса рассмотрим его основные объекты - информацию, информационные процессы и технологии, на базе которых и создаются различные информационные системы.

Основным объектом процесса управления является информация. Хотя она представляет общенаучную категорию, строгого определения понятия этого феномена не существует. Понятие «информация» условно подразделяется на четыре составляющих:

1. содержательное понимание;

2. формализованные модели (мера разнообразия);

3. теория познания и отражения;

4. учет связи информации со свойствами материи.

Сущность информации описывается в рамках двух концепций (атрибутивной и функциональной) и содержится в ответе на вопрос о ее наличии в неживой природе. Первая концепция рассматривает информацию как атрибут, присущий всем уровням материи, в то время как вторая связывает ее только с самоуправляемыми и самоорганизующимися системами.

Существует еще одно понятие, близкое по значению к информации. Это понятие «данные». Хоть они и схожи, есть важное отличие. Данные -- это информация, представленная в виде, пригодном для обработки как автоматическими средствами (компьютерами), так и при участии человека. Различие понятий «информация» и «данные» состоит в том, что с информацией имеет дело человек, которого интересует смысловое содержание информации, а с данными имеют дело технические системы (компьютеры, средства передачи данных и т.д.), которые их обрабатывают или передают безотносительно к содержательному смыслу. Другими словами, при взаимодействии человека с техническими системами информация «кодируется» с помощью данных. Информационный процесс - это реализация определенного информационного взаимодействия. Последнее представляет собой фундаментальную категорию, отражающую процессы воздействия различных объектов друг на друга.

Основными особенностями информационного взаимодействия являются следующие: информация выступает в качестве объекта; взаимодействие осуществляется с помощью очень слабых сигналов; операции осуществляются со смыслами, образами, эмоциями; наличие памяти (интеллекта) у взаимодействующих объектов.

Информационные технологии - это последовательность действий по преобразованию информационных ресурсов в информационные продукты. Различают следующие технологии: инфраструктурные, работы с данными, совместной работы, бизнес-приложений, интернет-технологии и др.

Информационные технологии реализуются в информационных системах, которые можно описать функциональной структурой и с помощью информационного, технического, алгоритмического, программного, организационного обеспечений.

Информационное взаимодействие между системами осуществляется посредством сигналов - физических процессов, переносящих информацию, которая чаще всего представлена в виде символов, знаков или звуков. С их помощью одна система воздействует на другую. Наука о знаках и знаковых системах в природе и обществе называется семиотикой. Она рассматривает различные аспекты информационного взаимодействия систем и состоит из трех частей - синтактики, семантики и прагматики.

На прагматическом уровне для выявления полезности информации рассматривают все элементы информационного обмена. На семантическом уровне конечной целью изучения является смысловое значение сообщения, его адекватность описываемым объектам независимо от получателя информации. Наиболее узким является синтаксический уровень, так как представляет изучение только самих знаков и соотношений между ними.

В обыденной жизни под информацией понимают все, чем могут быть пополнены наши знания, соответственно и в науке за объем информации приняли меру устранения неопределенности знания у получателя сообщения о каком-либо событии. В основе теории информации лежит мера неопределенности событий, которые происходят или будут происходить. Поэтому изучение свойств неопределенности и нахождение ее количественных характеристик является исходным этапом в теории информации. В то же время можно отметить, что события с неопределенным исходом или случайные события являются предметом изучения теории вероятностей, которая вследствие этого является базой теории информации.

В наши дни невозможно себе представить компанию, которая не занимается масштабным сбором и обработкой информации. Информация имеет большое значение для внутреннего управления фирмой и ее внешних контактов.

Являясь связующим звеном между разными видами интеллектуальной и материальной деятельности коллективов людей, между управлением и производством, информация, в отличие от других видов ресурсов, в частности природных, не убывает со временем, а наоборот, ее объем постоянно увеличивается. Руководству предприятия приходится оперировать огромным количеством информации и принимать своевременные и важные решения. От степени информированности руководителя, от скорости поступления актуальной информации, от степени доступа к «качественной» информации зависит своевременное принятие эффективных управленческих решений. Таким образом, возникаетпроблема управления информацией.

Исследования показывают, что наличие мощной информационной базы и благоприятной внутрифирменной среды для аккумулирования информации отличает эффективные предприятия от неэффективных. Показателем высокоразвитых организаций обычно является четко налаженная система информационного обеспечения фирмы. Однако далеко не каждая фирма может похвастаться такой системой. Большинство современных предприятий используют информационный ресурс неэффективно, не на 100%.

Экономическая информация характеризуется большим объемом, многократным использованием, обновлением и преобразованием, многообразием ее источников и потребителей, большим числом логических операций и специфических математических расчетов для получения многих видов результатной информации. Эти ее свойства предопределяют научно-техническую необходимость и экономическую целесообразность использования средств вычислительной техники и, прежде всего, компьютеров при ее сборе, накоплении, передаче и обработке, что, в свою очередь, требует умения определять структуру и объемы перерабатываемой информации.

Структура экономической информации достаточно сложна и может включать различные комбинации информационных совокупностей, обладающих определенным содержанием. Под информационной совокупностью понимают группу данных, характеризующих объект, процесс, операцию.

Движение экономической информации от одного подразделения к другому приобретает вид информационного потока. Информационные потоки занимают важнейшее место в структуре управления, это ее связующая нить. Чтобы решить обозначенную выше проблему эффективного владения информацией, необходимо осуществлять мероприятия по оптимизации информационных потоков. При этом к информации предъявляется большое количество требований, а важнейшая роль отводится экономической информации.

Функции информационных потоков определяются функциями самого управления как обеспечивающие его осуществление. До тех пор, пока мы рассматриваем информационный ресурс лишь как элемент системы управления, можно обозначить одну его главную самостоятельную функцию - обеспечение управления достоверной информацией, т.е. передача информации.

Сбор информации должен стать важной функцией в компании. Только при наличии выраженной информационной функции в компании регулярно будут поступать сведения надлежащего качества. Неотъемлемая часть хорошо налаженной системы информационного обеспечения компании - это механизм внутрифирменного информирования между подразделениями.

Таким образом, всем предприятиям, стремящимся достичь преимуществ полного владения экономической информацией, необходимо отладить систему своего информационного обеспечения.

2.Автоматизированые системы управления в организации

Автоматизированные системы управления- термин, впервые появившийся в России в 1960-е гг. в связи с применением компьютеров и информационных технологий в управлении экономическими объектами и процессами, что дало возможность повысить эффективность производства, лучше использовать ресурсы, избавить управленцев от выполнения нетворческих рутинных операций.

Проектирование систем управления играет важную роль в современных технологических системах. Выгоды от её совершенствования систем управления в промышленности могут быть огромны. Они включают улучшение качества изделия, уменьшение потребления энергии, минимизацию максимальных затрат, повышение уровней безопасности и сокращение загрязнения окружающей среды. Трудность здесь состоит в том, что ряд наиболее передовых идей имеет сложный математический аппарат. Возможно, математическая теория систем - одно из наиболее существенных достижений науки ХХ века, но её практическая ценность определяется выгодами, которые она может приносить. Проектирование и функционирование автоматического процесса, предназначенного для обеспечения технических характеристик, таких, например, как прибыльность, качество, безопасность и воздействие на окружающую среду, требуют тесного воздействия специалистов различных дисциплин.

Интенсивное усложнение и увеличение масштабов промышленного производства, развитие экономико-математических методов управления, внедрение ЭВМ во все сферы производственной деятельности человека, обладающих большим быстродействием, гибкостью логики, значительным объёмом памяти, послужили основой для разработки автоматизированных систем управления (АСУ), которые качественно изменили формулу управления, значительно повысили его эффективность. Достоинства компьютерной техники проявляются в наиболее яркой форме при сборе и обработке большого количества информации, реализации сложных законов управления.

АСУ - это, как правило, система «человек-машина», призванная обеспечивать автоматизированный сбор и обработку информации, необходимый для оптимизации процесса управления. В отличие от автоматических систем, где человек полностью исключён из контура управления, АСУ предполагает активное участие человека в контуре управления, который обеспечивает необходимую гибкость и адаптивность АСУ.

Рассмотрим упрощённую структурную схему переработки данных в АСУ (рис. 1). Цифрами обозначены этапы переработки данных. Из анализа схемы видно, что этапы 1, 2, 3, 4, 8, 9 в своём составе могут содержать много операций, которые не требуют творческого участия человека и, следовательно, могут быть выполнены техническими средствами. Этапы же 5, 6, 7 требуют творческого подхода к решению поставленных задач, этап 7 вообще не может быть осуществлён без участиячеловека, т.к. несёт в себе элемент правовой ответственности.



Рисунок 1. Упрощённая схема переработки информации в АСУ

Поэтому следует говорить не о вытеснении человека из контура управления сложными системами, а о рациональном распределении функций управления между человеком и техническими средствами, освобождающем человека от решения рутинных задач и возлагающем на него задачи, решение которых требует творчества.

Существенными признаками АСУ является наличие больших потоков информации, сложной информационной структуры, достаточно сложных алгоритмов переработки информации. Общими свойствами и отличительными особенностями АСУ как сложных систем являются следующие:

· наличие большого числа взаимосвязанных и взаимодействующих элементов, причём изменение в характере функционирования какого-либо из элементов отражается на характере функционирования другого и всей системы в целом;

· система и входящие в неё разнообразные элементы в подавляющем большинстве являются многофункциональными;

· взаимодействие элементов в системе может происходить по каналам обмена информацией, энергией, материала и др.;

· наличие у всей системы общей цели, общего назначения, определяющего единство сложности и организованности, несмотря на всё разнообразие входящих в неё элементов;

· переменность структуры (связей и состава системы), обеспечивающий многорежимный характер функционирования;

· взаимодействие элементов в системе и с внешней средой в большинстве случаев носит стохастический характер;

· автоматизация имеет высокую степень, в частности широкое применение средств автоматики и вычислительной техники для гибкого управления и механизации умственного и ручного труда человека, работающего в системе;

3.Технологии управления

1. Неавтоматизированная технология управления - не связана с использованием средств вычислительной техники. Базируется на имеющемся опыте человека, который получает информацию о состоянии ОУ и сам преобразует эту информацию в управляющее воздействие. Качество управления зависит от опыта человека и, если ОУ является обозримым и темп управления соответствует физиологическим возможностям человека, то возможно качественное управление. Эта технология представляется схемой:

Рисунок 2. Неавтоматизированная технология управления

2. Технология управления с обработкой данных компьютером. С возрастанием сложности и размеров ОУ, увеличением объема информации о состоянии ОУ человек не в силах переработать ее в оперативном режиме - в цикл обработки включаются средства вычислительной техники, наиболее важным из которых является компьютер. На основе выходной информации человек вырабатывает управляющее воздействие для ОУ. Появляется при управлении новый процесс - обработка данных, который выполняется компьютером:

Рисунок 3. Технология управления с обработкой данных компьютером

Для решения задач обработки больших объемов информации применяются технологии долговременного хранения данных. Появляются БД.

3. Технология автоматизированного управления. Компьютер не просто обрабатывает входную информацию и выдает выходную, он формирует решения или рекомендации по управлению для человека, который волен их использовать или сформировать свое решение. Такая технология соответствует схеме:

Рисунок 4. Технология автоматизированного управления

В силу сложности и объемности решаемых задач в данной технологии контур обработки информации отделяется от контура управления и приобретает самостоятельный характер. В систему выделяется ИТ, в которой предметом труда является входная информация, продуктом - выходная информация, рекомендации и решения, а орудием труда - компьютер. Помимо технологий работы с большими объемами данных, появляются технологии работы со знаниями, что обеспечивает решение задач формирования рекомендаций и решений. Появляются базы знаний - БЗ.

4.Классификация информационных систем

Классификация ИС выполняется по ряду признаков: по структурированности решаемых задач, по функциональному признаку, по уровням управления, по характеру использования информации, по сфере применения, по типу используемой информации.

В соответствии со структурированностью решаемых задач информационные системы делятся на два класса:

1) создающие управленческие отчеты. Ориентированы на стандартные процедуры обработки данных - поиск, сортировку, агрегирование, фильтрацию, группирование и т.д. Используя данные, которые они формируют, человек принимает управленческое решение. Применяются для структурированных задач;

2) разрабатывающие возможные альтернативы решений. Применяются для частично структурированных задач. Генерируют множество решений, предлагаемых человеку; принятие им решения сводится к выбору одной из альтернатив.

Функциональный признак классификации информационных систем определяет назначение системы, ее основные цели, задачи и функции. В соответствии с этим признаком определяются следующие классы ИС:

1) производственные. Осуществляют планирование объемов работ и разработку календарных планов, оперативный контроль и управление производством, анализ работы оборудования, участие в формировании заказов поставщикам, управление запасами;

2) маркетинговые. Исследуют рынок и прогнозируют продажи, управляют продажами, вырабатывают рекомендации по производству новой продукции, анализируют и устанавливают цены, учитывают заказы;

3) финансовые. Управляют портфелем заказов; кредитной политикой; разрабатывают финансовый план; выполняют финансовый анализ и прогнозирование; контролируют бюджет; осуществляют бухучет и расчет зарплаты;

4) кадровые. Анализируют и прогнозируют потребности в трудовых ресурсах, ведут архивы записей о персонале, планируют подготовку и переподготовку кадров;

5) прочие(например, для руководства). Контролируют деятельность предприятия, выявляют оперативные проблемы, анализируют управленческие и стратегические ситуации, обеспечивают процесс выработки стратегических решений.

Классификация информационных систем по уровням управления соответствует приведенной ранее иерархической структуре субъекта управления:

1) оперативного уровня - поддерживают персонал, состоящий из специалистов-исполнителей, обрабатывая данные о событиях, происходящих в объекте управления. Назначение таких ИС - отвечать на запросы о текущем состоянии ОУ и отслеживать поток событий на производстве, что соответствует оперативному управлению.

2) тактического уровня - включают следующие виды информационных систем:

- офисной автоматизации - имеют целью повышение эффективности работы персонала, упрощение канцелярского труда, поддержание информационных коммуникаций.

- обработки знаний(включая экспертные системы) - имеют целью создание новой информации и нового знания на основе включенного в них знания экспертов в некоторой предметной области;

- управленческие - обслуживают персонал, который нуждается в ежедневной, еженедельной информации о состоянии дел. Основное назначение - отслеживание ежедневных действий на производстве и периодическое формирование строго структурированных сводных типовых отчетов.

3) поддержки принятия решений - обслуживают частично структурированные задачи, результаты которых трудно спрогнозировать заранее

4) стратегического уровня - обеспечивают поддержку принятия решений по реализации стратегических, перспективных целей развития производства

В зависимости от характера использования информации выделяют информационные системы:

1) информационно-поисковые.Производят ввод, систематизацию, хранение, выдачу информации по запросу пользователя без сложных преобразований данных.

2) информационно-решающие. Осуществляют все операции переработки информации по определенному алгоритму.

Классификация информационных систем по сфере применения выделяет следующие их виды:

1) организационного управления. Для автоматизации функций управленческого персонала. Сюда относятся ИС управления как промышленными, так и непромышленными производствами

2) управления технологическими процессами - для автоматизации функций производственного персонала. Используются при организации поточных линий, изготовлении микросхем, на сборке, для поддержания технологического процесса в различных видах промышленности;

3) автоматизированного проектирования(САПР). Для автоматизации функций инженеров - проектировщиков, конструкторов, архитекторов, дизайнеров при создании новой техники или технологии. Основные функции - инженерные расчеты, создание графической документации (чертежей, схем, планов), создание проектной документации, моделирование проектируемых объектов;

4) интегрированные(корпоративные) - для автоматизации всех функций производства и охватывают весь цикл работ от проектирования до сбыта продукции.

В соответствии с типом используемой информации выделяют классы информационных систем:

1) фактографические. В таких ИС регистрируются факты - конкретные значения данных об объектах реального мира

2) документальные. Обслуживают принципиально иной класс задач, которые не предполагают однозначного ответа на поставленный вопрос. БД таких систем образует совокупность неструктурированных текстовых документов и графических объектов, снабженная тем или иным формализованным аппаратом поиска

5. Современные тенденции в области информационных систем

Современные информационные технологии в производстве включают несколько наиболее перспективных направлений:

1) КМ-технологии (KnowledgeManagement - управление знаниями, англ.), связанные с извлечением знаний у специалистов компаний и организаций и формированием электронной корпоративной памяти предприятия;

2) CALS-технологии (ContinuousAcquisitionandLifecycleSupport - непрерывная информационная поддержка жизненного цикла продукта, англ.), использующие в качестве основы для автоматизации производственной деятельности понятие жизненного цикла изделия;

3) ERP-технологии (EnterpriseResourcePlanning - управление ресурсами предприятия, англ.), позволяющие выявлять и планировать все ресурсы производства, которые необходимы для осуществления продаж, изготовления, закупок и учета в процессе выполнения клиентских заказов;

4) SCM-технологии (SupplyChainManagement - управление цепочками поставок, англ.), направленные на создание оптимальных каналов взаимодействия с поставщиками ресурсов и потребителями продукции;

5) CRM-технологии (CustomerRelationshipsManagement - управление отношениями с заказчиком, англ.), в основе которых лежит управление жизненным циклом клиента в корпорации;

6) WorkFlow-технологии, позволяющие интегрировать имеющиеся в корпорации решения в области информационных технологий;

7) ITIL-технологии (InformationTechnologyInfrastructureLibrary - библиотека инфраструктуры информационных технологий, англ.), позволяющие управлять процессами, связанными с автоматизированной обработкой информации в корпорации.

КМ-технологии

Понятие управления знаниями появилось в 90-х годах 20-го века в менеджменте. Оно было вызвано усилением роли производства информационного ресурса относительно материального производства. Следствие этого - приобретение значительной роли в производстве работников знаний (knowledgeworkers).

Управление знаниями - это общее название для методик, организующих процесс целевого общения персонала производства, направляя его на извлечение новых и обновление существующих знаний, и помогающих персоналу вовремя решать задачи, принимать решения и предпринимать необходимые действия, получая нужные знания в нужное время.

Одним из новых решений по управлению знаниями является понятие корпоративной памяти, которая, по аналогии с человеческой памятью, позволяет пользоваться предыдущим опытом и избегать повторения ошибок. Такая память хранит информацию из различных источников предприятия и делает эту информацию доступной специалистам для решения производственных задач.

В число основных технологий, поддерживающих КМ, входят:

1) добыча данных (DataMining)

2) системы управления документооборотом (DocumentManagement)

3) средства для организации совместной работы (Collaboration)

4) корпоративные порталы знаний;

5) средства, поддерживающие принятие решений, (DecisionSupport)

Кроме того, разрабатываются специальные средства реализации КМ-технологии. К их числу относятся автоматизированные системы OMIS, предназначенные для накопления и управления знаниями предприятия. Они включают работу как с явным знанием компании в форме БД и электронных архивов, так и со скрытым знанием, фиксируя его в некотором представлении в форме экспертных систем или БД. ОМIS часто используют вспомогательные справочные системы, так называемые helpdesk-приложения

CALS-технологии

CALS-технологии предполагают применение современных информационных технологий для обеспечения процессов, протекающих в ходе всего жизненного цикла продукции, производимой некоторым производством, и ее компонентов.

Все многообразие процессов ЖЦ можно представить в виде прямых и обратных информационных и материальных связей производителя продукции с взаимодействующими организациями (субпоставщиками) и с потребителем продукции. Информационное взаимодействие субъектов, участвующих в поддержке ЖЦ, должно осуществляться в едином информационном пространстве. В основе концепции единого информационного пространства лежат следующие принципы:

1) использование открытых архитектур;

2) применение международных стандартов, причем стандартизации подлежат форматы представления данных, методы доступа к данным и их корректной интерпретации;

3) использование апробированных коммерческих продуктов обмена данными;

4) применение единых информационных моделей: продукта, ЖЦ продукта и выполняемых в его ходе бизнес-процессов, производственной и эксплуатационной среды;

5) обеспечение безопасности информации;

6) решение юридических вопросов совместного использования информации (в том числе интеллектуальной собственности).

Для CALS-технологий характерно следующее:

1) решаются задачи интеграции всех процессов в ходе жизненного цикла;

2) рамки решаемых задач выходят за пределы отдельного предприятия. Это позволяет организовать, например, коллективное проектирование изделия разными проектными организациями;

3) участники информационного взаимодействия могут быть территориально удалены;

4) поддерживается электронный обмен данными, причем совместно используемая информация очень разнородна;

5) обеспечивается интегрированная логистическая поддержка;

6) данные технологии включают многопользовательскую базу данных. Она содержит всю информацию об изделии и является единственным источником данных о нем;

7) эти технологии помогают в реорганизации предпринимательской деятельности;

8) основной средой передачи данных является Интернет.

ERP-технологии

Это информационная технология для идентификации и планирования всех ресурсов производства, которые необходимы для осуществления продаж, изготовления, закупок и учета в процессе выполнения клиентских заказов.Типовыми функциями являются:

· ведение конструкторских и технологических спецификаций. Такие спецификации определяют состав конечного изделия, а также материальные ресурсы и операции, необходимые для его изготовления (включая маршрутизацию);

· управление спросом и формирование планов продаж и производства. Позволяют определить объемы различных видов материальных ресурсов (сырья, материалов, комплектующих), необходимых для выполнения производственного плана, а также сроки поставок, размеры партий и т.д.;

· управление запасами и закупочной деятельностью. Позволяют организовать ведение договоров, реализовать схему централизованных закупок, обеспечить учет и оптимизацию складских запасов и т.д.;

· планирование производственных мощностей. Эта функция позволяет контролировать наличие доступных мощностей и планировать их загрузку. Включает укрупненное планирование мощностей (для оценки реалистичности производственных планов) и более детальное планирование, вплоть до отдельных рабочих центров;

· финансовые функции;

· функции управления проектами. Обеспечивают планирование задач проекта и ресурсов, необходимых для их реализации.

В ERP-технологиях применяют следующие методы:

1) метод управления по точке перезаказа. Этот метод основан на определении точки перезаказа -- минимального уровня складского запаса, по достижении которого формируется заказ на пополнение. При этом объем заказываемой партии рассчитывается на основе формулы оптимального объема заказа, позволяющей минимизировать суммарные затраты на размещение заказа и хранение материала на складе

2) метод планирования потребностей в материалах - MRP. Базируется на данных основного производственного плана, при составлении которого за исходную точку принимается ожидаемый спрос на готовую продукцию, либо иные возникающие потребности в

3) метод планирования производственных мощностей.Его часто называют методологической основой ERP-систем. Это метод планирования всех ресурсов производства, включая планирование в натуральных единицах, финансовое планирование в стоимостном выражении, а также элементы моделирования производственных ситуаций.

4) метод усовершенствованного планирования. Появился в середине 90-х годов и поэтому может считаться одной из последних разработок в теории управления производством. Этот метод включает в себя две части: планирование производства и снабжения и диспетчеризацию производства. Первая часть метода похожа на предыдущий. Существенное отличие заключается в том, что в данной системе согласование материалов и мощностей происходит синхронно, что резко сокращает время перепланирования. Это особенно актуально для позаказного производства, а также в случаях жесткой конкуренции в сроках выполнения заказа и необходимости точного соблюдения этих сроков. Вторая часть метода -- диспетчеризация производства, с возможностью учета различного рода ограничений, с элементами оптимизации.

Рассмотренные методы относятся к реализации производственных функций. Они дополняются финансовыми функциями, которые можно подразделить на три категории: финансовый учет, управленческий учет и финансовый менеджмент. Финансовый учет ориентирован преимущественно на внешних пользователей финансовой информации, а управленческий учет ориентирован на принятие управленческих решений внутри компании.

SCM-технологии

Этот вид ИТ возник в рамках технологии ERPII

Цепочка поставок -- это взаимосвязанная система отношений между поставщиками материалов и услуг, охватывающая весь цикл трансформации материальных ресурсов из исходного сырья в конечные продукты и услуги, а также доставку этих продуктов и услуг конечному потребителю. Соответственно, функции, связанные с планированием, организацией и контролем цепочек поставок, получили обобщенное название «управление цепочками поставок».

Построение цепочки поставок начинается с преодоления разобщенности собственных подразделений.

SCM подразумевает новую стратегию корпорации и означает формирование такой сети сбыта, при которой нужные товары будут доставлены в нужное место, в нужное время с наименьшими издержками. Технология направлена на создание оптимальных каналов взаимодействия с дистрибуторами и конечными потребителями.

CRM-технологии

Это стратегия поведения корпорации, позволяющая управлять жизненным циклом клиента в организации - от первого знакомства до регулярных продаж и, при необходимости, до управляемого расставания.клиентов, а не наоборот, как это принято в традиционных организациях

Данная стратегия позволяет проводить точно сфокусированные маркетинговые мероприятия, направленные на отдельные подгруппы клиентов (или потенциальных клиентов) фирмы, обеспечивая постоянное наличие измеряемых показателей хода работы с клиентами. При этом ключевым фактором для внедрения CRM-стратегии является наличие единой информационной системы, в которой учитывается максимально полная информация обо всех клиентах и всех контактах с ними.

Таким образом, CRM -- это бизнес-стратегия, предназначенная для оптимизации доходов, прибыльности и удовлетворенности клиентов. Действуя в рамках этой стратегии, корпорация собирает, хранит и анализирует информацию о своих клиентах на всех стадиях развития отношений с ними, используя полученные знания в интересах своего бизнеса и формируя отношения с клиентами на взаимовыгодной основе. Применение стратегии CRM позволяет правильно строить отношения с каждым клиентом, что помогает привлекать новых клиентов и удерживать имеющихся. Все это положительно отражается на конкурентоспособности корпорации и ее финансовых результатах.

WorkFlow-технологии

Требование к возможности интеграции в настоящее время является одним из ключевых при внедрении любого приложения в корпоративной информационной системе.

Способ интеграции процессов является наиболее просто реализуемым и, тем самым, более практически приемлемым. Этот сценарий не подразумевает существенного изменения отдельных приложений, целью его реализации является организация сквозных процессов, в которых на отдельных этапах реализации процесса задействованы те или иные приложения. При этом обработка данных на отдельных этапах может производиться в различных приложениях, а функции организации процесса и связи различных подсистем реализует специализированная подсистема. Оптимальным средством для реализации такого сценария интеграции приложений являются WorkFlow-системы.

Сценарии интеграции процессов включают следующие элементарные действия:

· Мониторинг и обработка событий в прикладной системе. Для инициализации процесса обработки информации, порождаемой или модифицированной в том или ином приложении, необходимы средства наблюдения за появлением или изменением состояния объекта прикладной системы в соответствии с определенными критериями и формирование события в подсистеме управления процессами

· Обмен данными между прикладной системой и подсистемой управления процессами. Для возможности передачи значимой информации между отдельными этапами процесса, как в приведенном выше примере, необходимы соответствующие механизмы.

· Маршрутизация объекта вне прикладной системы. Очень часто возникает необходимость маршрутизации того или иного объекта прикладной системы (документа, электронной формы, файла, отчета, записи справочника и т.д.). При этом доступ к данному объекту должен осуществляться не в рамках специализированного рабочего места, а из общей очереди заданий подсистемы управления процессами, например, из почтового ящика MicrosoftOutlook. Примером подобной задачи может быть внесение согласовательной визирующей подписи на договор, созданный в специализированной системе согласующими лицами

· Специализированная обработка прикладного объекта в рамках подсистемы управления процессами. Более сложный сценарий маршрутизации объекта прикладной системы может включать возможность его специализированной обработки в рамках бизнес-процесса. Например, если в зависимости от специфики действий пользователя при обработке объекта будет меняться логика обработки бизнес-процесса или его структуры, то необходимы механизмы дополнительной интеграции прикладной системы и подсистемы управления процессом.

· Совместное использование справочной информации. К сожалению, не всегда удается инкапсулировать всю обработку справочной информации в функции прикладной системы. Примером, когда необходимо использовать содержимое справочников в подсистеме управления процессом, может быть следующий сценарий: пересылка документа внешнему контрагенту, адрес которого содержится в справочнике контрагентов.

6.7. ИТ-стратегия предприятия

Стратегия производства в области информационных технологий (ИТ-стратегия) должна органически вписываться в общую корпоративную стратегию развития. В свою очередь, корпоративная стратегия определяется стратегическими целями корпорации и критическими факторами успеха - теми областями деятельности, успех которых обеспечивает успех корпорации в целом.

Методика формирования ИТ-стратегии может сильно варьироваться в зависимости от размера и типа производства. Но, тем не менее, есть определенный набор процедур, который можно считать наиболее типичным при разработке ИТ-стратегии:

· определение текущих/перспективных целей корпорации и критических факторов успеха;

· оценка имеющихся информационных систем и бизнес-процессов с точки зрения их соответствия поставленным задачам;

· обзор новых (потенциально доступных) технологических решений и оценка возможности их применения на производстве;

· оценка имеющихся ресурсов и укрупненное технико-экономическое обоснование отдельных направлений ИТ-развития;

· определение приоритетов развития информационных систем корпорации.

К сожалению, разработка ИТ-стратегии (как, впрочем, и корпоративной стратегии развития) практикуется далеко не всеми корпорациями. В то же время ее наличие делает процесс развития информационных систем и технологий более осознанным и целенаправленным, а, следовательно, и более эффективным.

6.Выбор системы и ее внедрение

Выбор системы информатизации -- одно из важнейших решений о вложении инвестиций, поскольку в дальнейшем выбор системы и результаты ее внедрения будут оказывать существенное влияние на деятельность предприятия. Для того чтобы выбрать такую систему с наибольшей объективностью, на предприятии целесообразно создать специальную экспертную комиссию (группу выбора), в состав которой войдут представители всех заинтересованных подразделений. Также желательно, чтобы именно на основе этой группы впоследствии была сформирована группа внедрения.

Выбор системы должен производиться в соответствии с определенной методологией. Главное -- максимально точно сформулировать требования к системе, подразделив все функции на обязательные, желательные и несущественные. Контакты с поставщиками программного обеспечения также требуют определенного регламентирования.

Важный момент -- выбор ИТ-специалистов, которые могут помочь организовать выбор системы, а затем -- реализовать ее внедрение. Несмотря на то, что общая стоимость их услуг зачастую превышает стоимость лицензий на программное обеспечение, эти затраты полностью окупают себя в будущем: опыт ИТ-специалистов - это, прежде всего, опыт реализации аналогичных проектов на аналогичных предприятиях, поэтому привлечение консультантов позволяет выполнить проект качественно, избежать дорогостоящих ошибок и обеспечить достижение поставленных целей. Обычно это группа ИТ-специалистов от 3 до 20 человек. В целом требуемый уровень квалификации и численность группы зависят от характеристик поставленной задачи. Минимальный состав группы - это 4 человека: руководитель проекта (менеджер), аналитик (постановщик задач), программист (проблемный или прикладной), пользователь (часто в этой роли выступает же заказчик, он же является специалистом-экспертом, от которого берется информация). Реально в проекте задействованы еще и системный администратор, и инженеры, и тестеры, и технические документаторы или редакторы (те, что готовят документацию на систему). Таким образом, реально состав группы разрастается до 8-10 человек. Дальнейшее численное увеличение коллектива разработчиков происходит по следующим причинам: необходимость учета мнения нескольких пользователей, помощи нескольких экспертов; потребность в нескольких проблемных и системных программистах при увеличении функциональности системы. При отсутствии профессионального менеджера руководителем коллектива разработчиков должен быть именно ИТ-специалист, так как он участвует во всех стадиях проекта от технического задания до сдачи в эксплуатацию.

Наиболее важными факторами, определяющими успех внедрения системы информатизации, являются: поддержка проекта со стороны высшего руководства компании, основанная на понимании целей и задач проекта; грамотная организация проекта; активное участие в проекте квалифицированных специалистов заказчика.

Для управления проектом на предприятии формируются специальные органы управления -- координационный комитет (включающий руководителей всех подразделений, охваченных проектом, и возглавляемый одним из руководителей высшего звена) и группа внедрения (команда специалистов, представляющих разные функциональные подразделения и возглавляемая менеджером проекта).

Роль менеджера проекта чрезвычайно важна: это должен быть специалист, не только хорошо понимающий цели проекта и технологию внедрения, но и обладающий достаточным авторитетом для того, чтобы скоординировать действия разных подразделений и обеспечить необходимый баланс интересов. Менеджер проекта должен обладать достаточными полномочиями в принятии решений (в части реализации проекта), а также иметь возможность оперативного согласования любых возникающих вопросов с руководителями высшего звена.

Цели проекта и существенные условия проведения работ должны быть зафиксированы в специальном документе - Уставе проекта, а каждый этап внедрения должен тщательно планироваться. Этим достигается четкое понимание всеми участниками проекта своих функций, прав и обязанностей.

Разные проекты внедрения отличаются друг от друга по масштабу, продолжительности и количеству вовлеченных в проект людей. Как правило, проект предусматривает этап обследования, в ходе которого производится описание организационной структуры предприятия, а также существующих («как есть») и перспективных («как будет») бизнес-процессов. Методы непосредственного внедрения могут быть разными, в зависимости от сути и масштаба решаемых задач. В одних случаях практикуется пилотное внедрение, когда система развертывается на ограниченных участках и/или на ограниченных данных, с последующим распространением на остальные объекты. В других случаях применяется процессно-ориентированный подход, когда на всех предприятиях холдинга внедряется всего один бизнес-процесс, а затем, по очереди, -- все остальные.

Заключение

Подводя итог данной работе, хотелось бы выделить несколько основных мыслей. В современном стремительном мире руководитель без информации похож на катер без мотора. Нельзя переоценить роль экономической информации в управлении предприятием.

Следует учитывать, что со временем количество информации, как ресурса, стремительно увеличивается. Руководству предприятия становится все сложнее справляться с большим количеством информационных потоков, на него обрушающихся. Чтобы их упорядочить, и обратить эту энергию в полезный инструмент управления, на предприятиях создаются корпоративные информационные системы (КИС). Они могут представлять собой базы данных, анализирующие программы и тому подобное. Главной задачей КИС является повышение эффективности принятия решений.

С этой проблемой они довольно успешно справляются. Главное, соблюдать некоторые правила создания и эксплуатации таких информационных систем. Руководству следует ответственно подойти к процессу внедрения системы. В противном случае последствия для организации могут быть непредсказуемы. Кроме того, не следует забывать о человеческом факторе. Необходимо уделять достаточно внимания поддержке определенного уровня квалификации персонала, который в свою очередь мог бы грамотно построить свою работу с информационными системами.

Список использованных источников

1. Бажин И.И. Информационные системы менеджмента / И.И. Бажин. - М., 2000. - 688 с.

2. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент.:Учебник - М.: Экономистъ, 2006 - 670с.

3. Еремин Л. Информационные технологии в системах организационно-экономического управления: перспективы развития и применения // Проблемы теории и практики управления. - 2006 - №5 - с. 64-78

4. Информационные технологии управления: учеб.пособие для вузов / под ред. Г.А. Титоренко. - М., 2003. - 439 с.

5. Карминский А.М. Информатизация бизнеса / А.М. Карминский, С.А. Карминский, П.В. Нестеров, Б.В. Черников. - М., 2004. - 620 с.

6. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ. - М.: Дело, 2000 - 704 с.

7. Мезенцева М. Внедрение информационных систем на предприятии: проблемы и решения // Проблемы теории и практики управления. - 2006 - №8 - с. 57-63

8. Уткин В.Б. Информационные системы и технологии в экономике: учебник / В.Б. Уткин, К.В. Балдин. - М., 2003. - 335 с.

Размещено на Allbest.ru