Размещено на http://www.allbest.ru/

ВВЕДЕНИЕ

Деятельность каждого предприятия связана с подготовкой большого количества различных видов документов. Только в одной кадровой службе их огромное количество, и потому, насколько умело и грамотно они оформляются, можно судить об эффективности работы данной службы. Приказы, акты, справки, заявления, договоры - все эти документы проходят через кадровую службу и эти документы должны быть оформлены правильно и единообразно. Безусловно, законодательством определено основной порядок заполнения унифицированных форм, трудовых книжек, содержание трудового договора, но чтобы организовать работу с документами в организации, необходимо иметь инструкцию по кадровому делопроизводству, либо за неимением таковой ее разработать.

Актуальность нашей работы заключается в том, что создание рабочей нормативно-методической базы для кадровой службы является приоритетной задачей, так как правильная регламентация деятельности способна обеспечить качественную работу компетентного персонала.

Вопросами нормативно-методической документации по кадровому делопроизводству, в том числе и первичными учетными документами занимались такие исследователи как: Андреева Валентина Ивановна, кандидат исторических наук, профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российской Академии Правосудия, Янковая Валентина Федоровна, кандидат исторических наук. Заместитель директора Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД, г. Москва), Санкина Лариса Владимировна, кандидат исторических наук, доцент кафедры документоведения РГГУ, Шкловец Иван Иванович, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости и многие другие.

В бакалаврской работе был использованы следующие правовые и нормативно-методические документы:

- ГОСТРИСО15489-1-2007. Национальный стандарт РФ. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» (утв. Приказом Ростех регулирования от 12.03.2007N28-ст).

- Конституция Российской Федерации от 12 декабря 1993

- Трудовой Кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 № 197ФЗ.

- Федеральный закон от 27.07.2006г. № 152 ФЗ «О персональных данных».

- Федеральныйзаконот27июля2006г.N149-ФЗ«Обинформации,информационныхтехнологияхиозащитеинформации».

- Федеральныйзаконот08.02.1998№14-ФЗ«Обобществахсограниченнойответственностью».

- Федеральный закон от 22 октября 2004г. №125 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

- ГОСТР7.0.8.-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело - Термины и определения» Утвержден приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12.03.2007 28-ст(введен в действие. 01.03.2014г).

- ГОСТР6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

- «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержден Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №558.

- Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004г N1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

- Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003г. №69)

- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005г. №5 36)

Изучив данные документы, пришли к выводу о том, что в действующих нормативных актах, регламентирующих оформление документов и ведение делопроизводства, все еще остаются нерешенными многие актуальные для кадровых служб вопросы. При этом наличие ранее принятых нормативных актов в ряде случаев не только не помогает вести кадровую документацию, но нередко усложняет эту работу и приводит к противоречивым толкованиям тех или иных фактов и ситуаций [25,с.7-8].

Целью нашей работы является совершенствование инструкции по кадровому делопроизводству в ООО ТК «Агаповский»

Объектом исследования - нормативно-методическая база по кадровому делопроизводству.

Предметом - нормативная регламентация в ООО ТК «Агаповский».

Исходя из цели и объекта исследования, определим основные задачи:

1. Изучить и проанализировать нормативно-правовую и нормативно-методическую базу, периодические издания базы для кадрового делопроизводства.

2. Проанализировать основные понятия по кадровому делопроизводству.

3. Обобщить порядок составления инструкции по кадровому делопроизводству.

4. Охарактеризовать деятельность кадровой службы в ООО ТК «Агаповский».

5. Провести анализ нормативно-методической документации в отделе кадров ООО ТК «Агаповский».

6. Описать порядок совершенствования инструкции по кадровому делопроизводству в ОООТК«Агаповский».

База исследования - Общество с ограниченной ответственностью Тепличный комбинат «Агаповкский», структурное подразделение Административно-управленческий персонал, отдел кадров.

Материал исследования - совершенствование нормативно-методической базы, посредством инструкции по кадровому делопроизводству.

Практическая значимость нашей работы заключается в том, что разработанный нами проект инструкции по кадровому делопроизводству после внедрения в кадровой службе позволит привести кадровое делопроизводство организации привести к единой системе с едиными формами документов.

Структура работы состоит из введения, двух глав теоретического и практического характера, в каждой из которых по три параграфа, выводов по главам, заключения, списка использованных источников.



ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ НОМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ

кадровый делопроизводство инструкция правовой

1.1 Нормативно-методическая и правовая база деятельности кадровой службы

В данном параграфе изучается правовая и нормативно-методическая база по кадровому делопроизводству в Российской Федерации.

Нормативно-методическая база - это совокупность законов, нормативно-правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующих работу службы делопроизводства, ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и др.[25].

В Российской Федерации работа с кадровой документацией в современный период в основном базируется на сложившихся, традиционных правилах, передающихся на практике от одного специалиста кадровой службы к другому. Ранее порядок ведения кадрового делопроизводства устанавливался в основном отраслевыми нормативными актами, утверждавшимися соответствующими министерствами и ведомствами. Специального комплекса нормативно-методических документов, четко регламентирующих организацию и ведение кадрового делопроизводства, не было создано ни в прошлый период, ни в последние годы.

Законы, постановления, инструкции и другие документы, содержащие нормы трудового права, необходимы для профессиональной работы кадрового специалиста. Поэтому первый шаг в создании кадрового делопроизводства - это формирование достаточной базы нормативных документов. По нашему мнению документы, которые ежедневно должны быть под рукой у работника кадровой службы, можно разделить на две самостоятельные группы. К первой группе отнесем законодательные и подзаконные акты, содержащие нормы трудового права и нормы труда. Эти документы обязательны для исполнения.

Для начала отметим, что основным правовым актом, определяющим современную государственную политику и права граждан России в сфере информационно-документационного обмена, является Конституция Российской Федерации. В ней записано :«Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом»[2].

Первоочередным правовым актом для кадровых служб РФ является Трудовой Кодекс Российской Федерации (далее-ТКРФ) от 30декабря 2001 №197 ФЗ (ред. от 02.04.2014 с изм. От 3 1.12.2014). Это основной закон, которым должен руководствоваться в своей работе кадровый специалист. Нормы ТКРФ регулируют порядок приема и увольнения сотрудников, организацию их рабочего времени и времени отдыха, условия выплаты заработной платы, предоставление работникам различных льгот и компенсаций[3].

Основной закон для кадровиков Российской Федерации -это Федеральный закон от 27.07.2006г. №152ФЗ «О персональных данных» (ред.23.07.2013). Данный закон регулирует отношения, связанные с обработкой персональных данных, осуществляемой федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, иными муниципальными органами, юридическими лицами и физическим и лицами[4].

Следующий закон обязательный для исполнения -Федеральный закон от 27 июля 2006г .N149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (ред. От 02.07.2013N187-ФЗ). Данный Федеральный закон регулирует отношения, возникающие при: осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, применении информационных технологий, обеспечении защиты информации. На основании этого закона строится вся работа кадровой службы с персональными данными сотрудников. Например, решается вопрос о том, каким образом будет обрабатываться, и где будет храниться информация, полученная от сотрудника при его поступлении на работу[5].

Перечень сведений, составляющих коммерческую (служебную) тайну, список сотрудников, имеющих доступ к ней, степень ответственности за распространение конфиденциальных данных определяются в соответствии с Федеральным законом от 29июля2004г.№98-ФЗ«О коммерческой тайне»[7].

Федеральный закон от 17.07.1999N181-ФЗ (ред.от09.05.2005, сизм. от26.12.2005) «Об основах охраны труда в Российской Федерации» (17 июля 1999г.). Положения этого документа позволяют грамотно построить в организации систему охраны труда. Здоровые и безопасные условия работы -это одно из главных условий, которое гарантирует работодатель, заключая трудовой договор с сотрудниками[6].

Документация, отражающая трудовые отношения работника с работодателем, не может произвольно уничтожаться: Федеральный закон от 22 октября 2004г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов по личному составу[9].

Ко второй группе отнесем документы методического характера по управленческому труду и кадровому делопроизводству. Они имеют рекомендательный характер. Документы содержат рекомендации, как лучше оформлять кадровые бумаги, как удобнее организовать работу с ними. При этом кадровик в праве самостоятельно решать, придерживаться этих рекомендаций или же действовать согласно стандартам. По нашему мнению в данном разделе можно выделить несколько основных методических документов:

В настоящее время существуют определенные стандарты оформления организационно-распорядительных и учетных документов. Государственный стандарт РФГОСТР6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003г. №65-ст, устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов, а также требования к бланкам документов[11].

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, данный перечень является приложением к приказу Министерства культуры РФ от 25 августа 2010г. N558. Этот нормативный акт дает исчерпывающий список внутренних документов, в зависимости от юридической значимости регулирует порядок и сроки их хранения. Как долго следует хранить, допустим, штатное расписание, положение о премировании, табель учета рабочего времени, должностные инструкции и другие документы[14].

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ )-это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях. Основная цель ГСДОУ-это упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления[12].

Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004г. №1 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, там же даны рекомендации по заполнению предлагаемых форм. Если для оформления каких-либо процедур или операций не предусмотрена типовая форма первичных учетных документов, то работодатель вправе разработать форму документа самостоятельно с учетом обязательных требований к реквизитам. Работодатель имеет право при необходимости вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы, включать дополнительные строки и графы, расширять или сужать объем представляемых сведений, использовать вкладные листы для удобства размещения и обработки необходимой информации[15].

Таким образом, даже краткий анализ нормативной базы, регламентирующей кадровое делопроизводство, показывает, что вместо системы взаимосвязанных нормативных актов, подготовленных на единой методологической основе, в разные годы. Правительством РФ, министерствам и ведомствами были приняты и продолжают действовать нормативные правовые акты и методические документы, не связанные друг с другом и регулирующие отдельные вопросы документирования работы с кадрами и организации деятельности структурных подразделений, обеспечивающих управление персоналом и учет кадров.

В действующих нормативных актах, регламентирующих оформление документов и ведение делопроизводства, все еще остаются не решенными многие актуальные для кадровых служб вопросы. При этом наличие ранее принятых нормативных актов в ряде случаев не только не помогает вести кадровую документацию, но нередко усложняет эту работу и приводит к противоречивым толкованиям тех или иных фактов и ситуаций[25].

В настоящее время в виду отсутствия единого законодательно закрепленного порядка регламентация кадрового делопроизводства осуществляется в основном на локальном уровне. Отсутствие полноценной правовой регламентации работы с кадровыми документами закономерно приводит к негативным примерам ведения работодателями кадрового делопроизводства. В итоге работодатель может с этим столкнуться при проверках, проводимых Государственной инспекцией труда, или при возникновении трудовых споров и обращении работников, в том числе бывших, в суд.

Важное практическое значение имеет вопрос о порядке составления и оформления кадровых документов. Мы уже знаем что, документация по личному составу регламентируется двумя разными ведомствами, Госстандартом РФ и Госкомстатом РФ, к разным системам документации: унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) и Унифицированная система первичной учетной документации (УСПУД). Благодаря включению в эти системы, как мы выяснили, ряд кадровых документов имеет унифицированные бланки (протоколы, акты, должностные инструкции, служебные записки др.) и типовые формы (штатное расписание, некоторые виды приказов, график отпусков, учетные карточки, табель учета рабочего времени, и др.).Отсюда видим, что данные системы позволяют значительно ускорить составление документов, уменьшить трудозатраты на работу с документами и избежать ошибок в их оформлении[25].

В месте с тем мы выявили, что несмотря на наличие двух одновременно действующих унифицированных систем кадровой документации, многие кадровые документы остаются не унифицированными. Например, отдельные виды приказов, могут оформляться по-разному в организации и, в результате, эти документы теряют юридическую силу.

В случае, когда приказы по личному составу имеют унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1, выяснили, что они оформляются в соответствии с Указаниями по заполнению унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, являющимися составной частью названного постановления.

При издании приказов, не имеющих унифицированных форм (например, об изменении биографических данных работников, о применении и дисциплинарных взысканий, о совмещении профессий и др.) используются бланки, на которых оформляются приказы по основной деятельности, а текст этих приказов составляется в произвольной текстовой форме[25].

Определили, что решение всех названных вопросов невозможно без создания научно обоснованной нормативно-методической базы кадрового делопроизводства и прежде всего определения состава обязательных документов, регламентирующих ведение кадрового делопроизводства (инструкция по кадровому делопроизводству, табель форм документов, альбом унифицированных форм, график документооборота кадровой документации).

Из сказанного выше делаем вывод: необходимо упорядочить имеющийся на сегодняшний день нормативный массив, регламентирующий кадровое делопроизводство, восполнить имеющиеся в нем пробелы, устранить проявившиеся в правоприменительной практике внутренние противоречия и несоответствия. При этом считаем необходимым учесть специфику законодательно закрепленного статуса различных видов работодателей, а также возможность реализации тех или иных регламентирующих кадровое дело положений на практике.

1.2 Анализ основных понятий по кадровому делопроизводству

В данном параграфе анализируются основные понятия по кадровому делопроизводству с использованием с использованием следующих источников: Национальный стандарт ГОСТРИСО 15489-1-2007, Государственные стандарты Российской Федерации. ГОСТР51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (на сегодняшний день утратил силу) и ГОСТР7. 0.8-2013СИБИД «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», а также с использованием справочников по кадровому делопроизводству.

Первостепенным термином для нашей работы является документ. Долгое время этот термин трактовал ГОСТР51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» так, документ; документированная информация - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. В связи с отменой вышеуказанного Государственного стандарта, новый ГОСТР7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело». Термины и определения» трактует его немного иначе, документ- зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Термин не потерпел коренных изменений[13].

Национальный стандарт ГОСТРИСО15489-1-2007 трактует определение документ как - зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности[1].

С темой нашей исследовательской работы тесно связано понятие нормативно-методическая база делопроизводства - это есть совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующие работу служб делопроизводства -ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и другие аспекты. Соответственно, данным определением мы и будем руководствоваться в дальнейшей работе[48].

В соответствии с ФЗ РФ «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1988 № 14-ФЗ обществом с ограниченной ответственностью признается созданное одним или несколькими лицами хозяйственное общество, уставный капитал которого разделен на доли; участники общества не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью общества, в пределах стоимости принадлежащих им долей в уставном капитале общества[8].

Инструкция по делопроизводству - это документ, который устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности федерального органа исполнительной власти документов, совершенствования делопроизводства федерального органа исполнительной власти и повышения его эффективности[28].

Инструкция по кадровому делопроизводству- это документ, который устанавливает единые требования и правила к документированию кадровой деятельности, нормы работы с документами по всему комплексу кадровых задач[37]. Основным отличием двух определений является разная специфика делопроизводств, в остальном определения носят идентичный характер.

Так как инструкция по кадровому делопроизводству устанавливает единые требования и правила к документированию кадровой деятельности, а это является своего рода управлением документами, мы рассмотрели данное определение. В ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 управление документами (recordsmanagement) определяется как совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих) операций [1]. Из определения следует, что деятельность по управлению документами должна строиться так, чтобы при необходимости доказать законность, правомерность и необходимость тех или иных управленческих операций. Поэтому умение управлять документами важное качество руководителя.

ГОСТ Р 7.0.8-2013 гласит, что управление документами - это деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации [10]. В этом определении говорится, что документы должны соответствовать единым требованиям законодательства и национальных стандартов. На наш взгляд, данное определение в меньшей степени отражает сущность управления документами. В стандарте ГОСТ Р 51141-98 термин «управление документами» отсутствует.

Кадровое делопроизводство строится на документах в которых используются персональные данные. Согласно Федеральному закону Российской Федерации от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ персональные данные - это любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация.

Официальный документ -это документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке ГОСТР51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Официальный документ-документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке ГОСТР7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело». Следующим значительным понятием является, бланк документа. ГОСТР51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» толкует его следующим образом, бланк документа - это набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа, а ГОСТР7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело».

1.3 Порядок составления инструкции по кадровому делопроизводству

В данном параграфе рассматривается порядок составления инструкции по кадровому делопроизводству ,а так же приложений к ней.

Изучив в первом параграфе правовую и нормативно-методическую базу по кадровому делопроизводству в РФ, выяснили что, законодательством не установлена обязанность работодателя, составлять инструкцию по кадровому делопроизводству.

Однако, ознакомившись с официальными сайтами крупнейших компаний РФ видим, что на практике многие организации ведомства используют этот документ в своей деятельности. Например:

1. Ростехнадзор применяет Инструкцию, утвержденную приказом Ростехнадзора от 30мая2008г.№372.

2. Антимонопольная служба (ФАС России) -Инструкцию, утвержденную приказом ФАСРФ от 4февраля 2008г. № 23.

3. ОАО «РЖД»- Инструкцию, утвержденную распоряжением ОАО «РЖД» от 30июня 2006 № 1335р.

Инструкция по кадровому делопроизводству регламентирует деятельность сотрудников кадровой службы. Наличие такой инструкции позволяет: соблюдать единый порядок оформления кадровых документов организации, учитывать специфику организации при ведении кадрового делопроизводства, быстрее адаптироваться новым сотрудникам отдела кадров к условиям работы в кадровой службе организации т.д.[34].

Типовой Инструкции по кадровому делопроизводству в законодательстве не предусмотрено, поэтому организация может составить ее в произвольной форме, что не противоречит ч. 1ст. 8 ТКРФ. При составлении документа за основу можно взять инструкции, действующие в выше указанных ведомствах и организациях.

Заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости И.И. Шкловец в кадровой справочной системе (далее- КСС) «Система Кадры» предлагает свой вариант создания инструкции по кадровому делопроизводству. Инструкция, как правило, состоит из:

- Общих положений (преамбулы);

- тематических разделов;

- приложения.

В преамбуле указывают общие сведения: цель составления инструкции; ее назначение; лиц, ответственных за сохранность кадровых документов[34].

В ходе работы мы выяснили, что наименования и количество тематических разделов инструкции зависит от того, какие процедуры осуществляет кадровая служба. Как правило, каждый из разделов посвящен отдельной процедуре, которая регламентирована трудовым законодательством. Так, например, инструкция по кадровому делопроизводству может состоять из следующих разделов:

1) прием новых сотрудников (гл.10-11ТКРФ);

2) перевод сотрудников внутри организации(гл.12ТКРФ);

3) увольнение сотрудников (гл.13ТКРФ);

4) предоставление отпусков сотрудникам(гл.19ТКРФ);

5) организация работы с трудовыми книжками(ст.66ТКРФ);

6) оформление поощрений и дисциплинарных взысканий (гл.30ТКРФ);

7) выдача справок и копий документов сотрудникам(ст.62ТКРФ);

8) использование и хранение персональных данных сотрудников (гл.14ТКРФ);

9) передача кадровых документов на архивное хранение (Правила, одобрены решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002г.).

Завершающим этапом в разработке инструкции по кадровому делопроизводству является оформление приложений. В приложения к инструкции необходимо включить необходимый справочно-иллюстративный материал: привести образцы оформления всех видов документов, а также формы регистрационных журналов. Наглядно показать требования к оформлению реквизитов и составлению текстов документов по кадрам. Кроме того, в приложения можно включить графики документооборота.

В качестве приложений в инструкцию по делопроизводству включаются бланки документов, образцы регистрационных форм, перечень документов, не подлежащих регистрации, альбом форм документов и т.д. Образцы документов следует размещать в порядке расположения тематических разделов. В тексте инструкции делать ссылки на приложения - указывая, какой документ где посмотреть. Это значительно упростит работу с инструкцией[46].

Таким образом, готовая инструкция по кадровому делопроизводству обеспечит единство правил выполнения и оформления документов, максимально сократит количество и объем документов, ускорить изготовление и размножение документации с помощью средств оргтехники, в организации.

ВЫВОДЫ ПО 1 ГЛАВЕ

В первой главе нашей бакалаврской работы мы изучили правовую и нормативно-методическую базу деятельности кадровой службы в Российской Федерации. Основными источниками в данном разделе послужили: Конституция Российской Федерации, Трудовой кодекс Российской Федерации, Федеральный закон «О персональных данных», Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», ГОСТР6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и многие другие нормативные документы, обязательные в исполнении, и методические документы, носящие рекомендательный характер.

Во втором параграфе первой главы мы подробно изучили основные понятия по кадровому делопроизводству и делопроизводству в целом. Рассмотрели порядок составления инструкции по кадровому делопроизводству, а также приложений к ней в виде форм кадровых документов.

Таким образом, для грамотной разработки такого методического документа как инструкция по кадровому делопроизводству, необходимо знать нормативно-методическую базу и термины и определения кадрового делопроизводства, а также порядок разработки данного документа. Наличие инструкции по кадровому делопроизводству в организации обеспечит единство правил выполнения и оформления кадровых документов, а также максимально сократить количество и объем документов.

ГЛАВА 2. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКОЙ БАЗЫ В ОООТК«АГАПОВСКИЙ»

2.1 Краткая характеристика деятельности кадровой службы ОООТК «Агаповский»

В данном параграфе мы изучили направленность деятельности организации и охарактеризовали ее, рассмотрели структуру организации. Изучили деятельность кадровой службы ОООТК«Агаповский», а также функциональные обязанности инспектора кадровой службы.

Общество с ограниченной ответственностью Тепличный комбинат «Агаповский», создано и действует в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации, Уставом организации (от 31октября 2013г.в редакции), Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью»и другими действующими нормативно-правовыми актами Российской Федерации, а также международными договорами, стороной которых является Российская Федерация(т.е.законодательство).

В соответствии с ФЗРФ «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08. 02. 1988 №14-ФЗ обществом с ограниченной ответственностью признается созданное одним или несколькими лицами хозяйственное общество, уставный капитал которого разделен на доли участники общества не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью общества, в пределах стоимости принадлежащих им долей в уставном капитале общества[10]

Полное фирменное название на русском языке: Общество с ограниченной ответственностью Тепличный комбинат «Агаповский». Сокращенное фирменное название Общества на русском языке: ОООТК«Агаповский». Основным видом деятельности ООО ТК «Агаповский» является производство и сбыт овощей. Целью деятельности общества является извлечение прибыли.

Место нахождения комбината: 457400, РФ, Челябинская область, Агаповский район, с. Агаповка, ул. Труда, д. 9. Комбинат является юридическим лицом с организационно-правовой формой общества с ограниченной ответственностью.

В настоящее время ООО ТК «Агаповский» входит в группу предприятий ООО «Фабрика овощей». Вышестоящим органом для тепличного комбината является ООО Управляющая компания «Фабрика овощей», которая объединяет под брендом группу компаний: ТК «Агаповский», ТК «Новомосковский», ТК «Новгородский» и ТК «Ростовский». Управляющая компания контролирует деятельность предприятий, входящих в ее структуру, в частности отслеживает финансовые потоки и расходы, оптимизирует процесс взаимодействия предприятий друг с другом внутри структуры компании, а также принимает эффективные управленческие решения. Управляющая компания «Фабрика овощей» выполняет ряд общекорпоративных функций финансовое управление и маркетинг, что позволяет сэкономить на количестве сотрудников, осуществляющих эти функции отдельно по каждому предприятию группы. Следующий взаимодействующий орган - ООО Торговый дом «Фабрика овощей»- это крупная торговая фирма, занимающаяся масштабными торговыми сделками по широкой номенклатуре товаров, а также снабжением и сбытом внутри структуры компании.

Комбинат является юридическим лицом с организационно-правовой формой общества с ограниченной ответственностью и функционирует с января 2013 года. Основным документом, регламентирующим деятельность ООО ТК «Агаповский», является Устав тепличного комбината, который создан на основании Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью».

В структуру ООО ТК «Агаповский» входят 5 обособленных структурных подразделений внутри которых определяется индивидуальная подчиненность.

1. Административно-управленческий персонал (АУП) к данному структурному подразделению относится исследуемая нами кадровая служба.

2. Финансово-экономическая служба.

3. Агрономическая служба.

4. Инженерно-техническая служба.

5. Общехозяйственный отдел.

Общее количество работников ООО ТК «Агаповский», согласно штатному расписанию составляет 152 человека.

Одним из важнейших структурных подразделений любого предприятия является кадровая служба. Работа кадровой службы в ООО ТК «Агаповский» обязательно документируется. Составление, оформление документов, работа с ними и их хранение регламентированы законодательными и нормативно-правовыми актами, выполнение которых обязательно. Кроме того, в организации разработаны локальные нормативные акты, регламентирующие работу кадровой службы тепличного комбината, такие как:

1) Положение об отделе кадров.

2) Положение о защите персональных данных.

3) Должностные инструкции

4) Инструкция по кадровому делопроизводству и т.д.

Рис.1. Структурная схема организации ОООТК «Агаповский»

Из приведенной схемы видим, что кадровая служба является обособленным элементом структурного подразделения АУП. Численный состав отела кадров равен одной штатной единице в лице инспектора отдела кадров, который непосредственно подчиняется генеральному директору тепличного комбината. Роль кадровой службы в структуре организации нельзя переоценить, инспектор отдела кадров организует взаимодействие с другими структурными подразделениями и должностными лицами организации. О масштабах взаимодействия позволяет судить одно перечисление рабочих процессов. Это подбор персонала, адаптация, обучение, аттестация, внесение изменений в трудовые договоры (например, повышение заработной платы, перевод работника на другую работу), оплата отпусков, командировок, больничных и прочее. Особенно тесное взаимодействие и обмен документацией происходят с бухгалтерией.

Взаимодействие кадровой службы и бухгалтерии тепличного комбината ведется по следующим направлениям:

- оплата труда;

- оплата листков по временной нетрудоспособности работников;

- оплата трудовых и социальных отпусков;

- выплаты стимулирующего характера, материальной помощи и т.д;

- по вопросам составления справок о заработной плате для оформления пенсий, пособий;

- по вопросам направления в служебные командировки;

- по вопросам перевода работника на другую работу;

- по вопросам временного перевода к другому нанимателю;

- удержания из заработной платы;

- выплата окончательного расчета и компенсационных выплат при увольнении и др.

Для осуществления бухгалтерских операций, отчетности бухгалтерия запрашивает у кадровой службы: установленную отчетность в соответствии с утвержденными графиками, инструкциями и положениями, сведения о приеме, перемещении, увольнении работников организации (подразделений), сведения о текучести кадров, сведения о численности (списочной, явочной) работников, а также приказы о приеме, перемещении, увольнении материально ответственных лиц, табели учета рабочего времени, листки временной нетрудоспособности к оплате[39].

Для того чтобы кадровая служба могла правильно и своевременно проводить вышеперечисленные операции, в организации должно быть четко налажено движение кадровых документов от кадровой службы к бухгалтерии. Эти данные прописываются, непосредственно, в локальных нормативных актах положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работников, инструкции по кадровому делопроизводству и других документах обязанности по составлению кадровой и бухгалтерской документации которые способны определить регламент взаимодействия бухгалтерии и кадровой службы[39].

Также кадровая служба тепличного комбината, взаимодействует:

1) со всеми структурными подразделениями - по кадровым вопросам;

2) с общехозяйственным отделом - по вопросам обеспечения бланками, бумагой, канцелярскими принадлежностями и оборудованием, проведения ремонта в помещениях, закрепленных за отделом кадров и т.д.;

3) с инженерно-технической службой - по вопросам обеспечения вычислительной техникой, ее эксплуатации и ремонта.

Помимо тесных связей внутри организации, кадровая служба ООО ТК «Агаповский» имеет контакты с территориальными организациями и учреждениями:

- военные комиссариаты - по вопросам учета военнообязанных;

- органы социальной защиты населения - по вопросу оформления пенсий;

- органы службы занятости - по подбору кадров, по иным вопросам занятости населения;

- органы миграционной службы - по приему на работу иностранных работников;

- инспекции труда - по вопросам информирования и консультирования работодателей по вопросам соблюдения трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права[39].

Так как штат организации достаточно большой, отдел кадров выполняет большое количество кадровых операций. Отсюда сделаем вывод: для кадрового делопроизводства данного предприятия необходимо обеспечить единство правил выполнения и оформления кадровых документов, максимально сократить количество и объем документов, ускорить изготовление и размножение документации, т.е. разработать инструкцию по кадровому делопроизводству в ООО ТК «Агаповский».

Инспектор отдела кадров в трудовой деятельности руководствуется должностной инструкцией разделы которой содержат :общие положения, должностные обязанности, права и ответственность.

Из должностной инструкции инспектора отдела кадров узнали должностные обязанности. Инспектор ведет учет личного состава предприятия, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации. Оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями приказами руководителя предприятия, а также другую установленную документацию по кадрам. Формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью. Подготавливает необходимые материалы для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и представления работников к поощрениям и награждениям. Заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки, производит подсчет трудового стажа, выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников. Производит записи в трудовых книжках о поощрениях и награждениях работающих. Вносит информацию о количественном, качественном составе работников и их движении в банк данных о персонале предприятия, следит за его своевременным обновлением и пополнением. Ведет учет предоставления отпусков работникам, осуществляет контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков. Оформляет карточки пенсионного страхования, другие документы, необходимые для назначения пенсий работникам предприятия и ихсемьям, установления льгот и компенсаций. Изучает причины текучести кадров, участвует в разработке мероприятий по ее снижению. Подготавливает документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив. Осуществляет контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации и соблюдением работниками правил внутреннего и трудового распорядка. Составляет установленную отчетность.

Таким образом, для грамотного выполнения всех вышеперечисленных операций необходима соответствующая нормативно-методическая база для инспектора отдела кадров ООО ТК «Агаповский». Кадровой службе требуется работа над созданием системы документационного обеспечения и управления.

2.2 Анализ нормативно-методической базы по кадровому делопроизводству в ООО ТК«Агаповский»

В данном параграфе анализируется нормативно методическая база по кадровому делопроизводству организации. Мы проанализировали имеющуюся нормативную делопроизводственную базу ООО ТК «Агаповский», выявили основные недочеты и пришли к выводу о необходимости разработки инструкции по кадровому делопроизводству.

Основные правила составления и оформления управленческих документов закреплены в действующих в настоящее время в Российской Федерации общегосударственных нормативно-технических документах-государственных стандартах, которые являются основой для конкретизации правил работы с документами в каждой организации, их уточнения с учетом специфики ее деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата. На основе законодательных, нормативных и нормативно-методических документов каждая организация устанавливает свои требования к работе с документами в уставе, либо положении, регламентах, правилах, инструкциях. В них закрепляются конкретные правила документирования, в том числе:

- права и обязанности должностных лиц, отдельных сотрудников в процедурах оформления документов;

- состав применяемых в аппарате управленческих документов;

- компетенция руководителя, его заместителей и руководителей среднего звена, их право на издание различных видов распорядительных документов;

- порядок подписания, согласования и визирования документов, их заверение печатью;

- обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами[39].

Независимо от способа документирования и вида носителя к документам, используемым в управленческой деятельности, предъявляются следующие основные требования: обеспечение юридической силы документа; создание условий для оперативного исполнения документов, возможность оперативного поиска документов (использования их в справочных целях), возможность использовать для создания, копирования, обработки[40].

Основным документом, регламентирующим деятельность ООО ТК «Агаповский», является Устав Общества с ограниченной ответственностью Тепличный комбинат «Агаповский», который создан на основании Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Уставом определены следующие аспекты деятельности общества: наименование и место нахождения, правовой статус общества, цели и предмет деятельности общества, права и обязанности участников общества, уставный капитал, вклады имущества общества, отчуждение доли (или части доли) в уставном капитале общества, ведение списка участников общества, распределение прибыли, органы управления обществом, общее собрание, генеральный директор, крупные сделки, заинтересованность в совершении обществом сделки, бухгалтерский учет и ответственность общества, контроль за финансово-хозяйственную деятельность общества, документы общества и раскрытие информации, реорганизация и ликвидация общества.

Понятие «нормативные документы» :нормативные, т.е. устанавливающие признанный, обязательный порядок выполнить, сделать конкретную работу. Следовательно, к нормативным документам обращаются тогда, когда хотят определенную работу выполнить правильно, наилучшим образом.

Исторически сложилась ситуация, когда разработка правил составления и оформления кадровых документов, необходимых для документирования трудовой деятельности работника, состав их видов, порядок хранения и другие параметры кадрового делопроизводства определяются разнородными правовыми актами, создаваемыми по инициативе целого ряда министерств и ведомств. Следует отметить, что правовая информативная основа кадрового делопроизводства складывалась в течение длительного периода и по этой причине не может рассматриваться как комплексная. Помимо норм документирования, закрепленных в тех или иных правовых актах общего государственного действия, в кадровом делопроизводстве большую роль играет сила традиции[30].

Как и любое другое направление деятельности, работа кадровой службы обязательно документируется. Составление, оформление документов, работа с ними и хранение регламентированы законодательными и нормативно-правовыми актами, выполнение которых обязательно для любой кадровой службы вне зависимости от ее размеров. Кроме того, на каждом предприятии разрабатываются локальные нормативные акты, регламентирующие работу кадровой службы организации. В ООО ТК «Агаповский» действуют такие документы как: организации, перечень наименований должностей, профессий с указанием квалификаций и окладов, а также возможных надбавок для каждой из должности. В кадровой службе тепличного комбината используют унифицированную форму N Т-3 [15]. Эта форма носит рекомендательный характер, но несмотря на это, в работе кадровой службы используют именно ее, поскольку она содержит все необходимые реквизиты.

1. Положение об оплате труда - это локальный нормативный акт, утвержденный руководителем ООО ТК «Агаповский». Основная цель данного документа описать применяемые в организации механизмы расчетов и выплаты заработной платы. В кадровой службе тепличного комбината в данном положении указываются не только правила исчисления и выплаты заработной платы, но и применяемые в организации системы премирования.

2. Правила внутреннего трудового распорядка, еще один локальный нормативный акт ООО ТК «Агапоский», регламентирующий, в соответствии с Трудовым кодексом и иными федеральными законами, порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации (ст. 189,190 ТК РФ).Правила в кадровой службе тепличного комбината разработаны в соответствии с ТК РФ и распространяются на всех работников комбината (ст. 15, 56 ТК РФ).

3. График отпусков - это локальный нормативный акт, утвержденный руководителем тепличного комбината. График отпусков должен быть в организации обязательно, поскольку он прямо упомянут в статье 123 ТК РФ: «График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.»[3]. Оформление графика отпусков как документа происходит не в произвольной форме, а на унифицированном типовом бланке формы №Т-7- шаблоне графика отпусков. Убирать из него графы и строчки не допускается, но его можно при необходимости дополнять[15].

4. Положение о защите персональных данных является локальным нормативным актом, регламентирующим порядок обеспечения защиты персональных данных работников при их обработке в ООО ТК «Агаповский», в том числе защиты от несанкционированного доступа, неправомерного их использования или утраты.

5. Обязательство о неразглашении персональных данных работников - это локальный нормативный документ ООО ТК «Агаповский» в котором прописано, что человек предупрежден о том, что на период исполнения должностных обязанностей в соответствии с должностной инструкцией ему предоставлен допуск к информации, содержащей персональные данные.

Из перечня документов которые необходимы для организации кадрового делопроизводства в отделе кадров ООО ТК «Агаповский» мы обнаружили, отнюдь, не весь список рекомендуемых документов. Действующая инструкция по кадровому делопроизводству ООО ТК «Агаповский» составлена не надлежащим образом с множеством ошибок и недоработок. Отсюда соответственно, многочисленные ошибки кадрового делопроизводства. Не налажена система кадрового делопроизводства, то есть система управления документами.

Инструкция по делопроизводству должна базироваться на действующем законодательстве в сфере документации и информации и отражать специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации[23].

Основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с кадровыми документами организации, который необходимо усовершенствовать - это инструкция по кадровому делопроизводству. Инструкция содержит технологию работы с кадровыми документами организации, образцы бланков документов, раскрывает основные термины и определения, используемые в делопроизводстве, а также закрепляет порядок передачи документов на архивное хранение.

Правовым основанием для разработки инструкции по кадровому делопроизводству являются:

- Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации (утвержден постановлением Госкомстата Россииот 24марта 1999г. №20).

- Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утверждены постановлением Госкомстата России от 5января 2004г.№ 1).

- Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки обеспечения ими работодателя (утверждены постановлением Правительства РФ от 16апреля 2003г.№225).

- Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов ГОСТ Р630-2003 (утверждена постановлением Госстандарта России от 3марта 2003г. № 65-ст.).

- Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда России от 10октября 2003г. № 69).

- Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.

- Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. N 477).

- Переченьтиповыхуправленческихдокументов,образующихсявдеятельностиорганизаций,суказаниемсроковиххранения(утвержденруководителемФедеральнойархивнойслужбыРоссии6октября2000г.)

- Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.)[23].

Несмотря на то, что законодательством не регламентировано обязательное требование к составлению инструкции по делопроизводству в организациях и учреждениях различной организационно-правовой формы, осознание необходимости данного нормативно-методического документа должно быть у каждого руководителя. Уполномоченные органы вправе осуществлять контроль (надзор) за деятельностью юридических лиц, включая организацию делопроизводства. Общий порядок осуществления контроля регламентируется Федеральным Законом от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» и нормативно-правовыми актами соответствующих уполномоченных органов.