Ведение документооборота в общественных организациях

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. История развития делопроизводства в России

2. Классификация делопроизводственных материалов

3. Делопроизводственные материалы общественных организаций

4. Требования организации документооборота в общественных организациях

Заключение

Список литературы



Введение

Общественная организация представляет собой добровольное самоуправляемое, некоммерческое формирование, создаваемое по инициативе граждан, объединившихся на основе общности интересов для реализации общих целей, указанных в уставе объединения (ст. 5). Сборник нормативно-уставных документов РСМ / И.С. Фатов, А.В. Соколов, А.Г. Гарзанов- М., 2000. Узаконены различные организационно-правовые формы:

- общественная организация;

- общественное движение;

- общественный фонд;

- общественное учреждение;

- орган общественной самодеятельности.

Каждый вид общественного объединения имеет свою специфику, которая находит свое выражение в их уставах. Помимо общего закона об общественных организациях были приняты законы об их наиболее значимых разновидностях. Так, 8 декабря 1995 г. был принят Федеральный закон «О профессиональных союзах, их правах и гарантиях деятельности», 11 августа 1995 г. - Федеральный закон «О благотворительной деятельности и благотворительных организациях» и др.

Как театр начинается с вешалки, так любая организация начинается с документов.

Документ выступает в качестве связующего звена группы взаимосвязанных сторон, свидетельства отношений субъектов хозяйствования, материального выражения большинства их действий и закрепления юридических фактов.

Все субъекты хозяйствования независимо от формы собственности, а также государственные органы обязаны соблюдать установленные требования, предъявляемые к порядку работы с документами Ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»., их созданию, обработке и движению, в совокупности именуемые делопроизводством.

Цель работы: изучение ведения документооборота в общественных организациях, классификация материалов и требования к их составлению.

Задачи:

1. Изучить историю ведения документооборота в общественных организациях.

2. Рассмотреть основные термины делопроизводства общественных организаций.

3. Показать отличительные особенности работы с делопроизводственными материалами общественных организаций.



1. История развития делопроизводства в России

С древнейших времён дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаём историю своей страны, особенности быта и различных отношений, складывающихся в те далёкие времена.

Документы возникли вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти.

Изначально фиксировались лишь отдельные, наиболее важные исторические моменты. По мере зарождения и становления государства, развивалась и система делопроизводства. Возрастание объема документации приводили к увеличению сложности по управления технологическим циклом движения документов. Перспективы значительного увеличения уровня автоматизации и механизации создания, обработки и контроля за движением документов появились с использованием компьютеров и созданием компьютерных технологий в делопроизводстве.

Столбцовое (приказное) делопроизводство. На раннем этапе развития Древнерусского государства и в период феодальной раздробленности (до конца XV в.) государственных учреждений еще не существовало. Становлению учреждений и системы делопроизводства в них предшествовал период возникновения и развития документирования, т.е. документационного оформления явлений частной и общественной жизни людей. Управленческие функции выполняли чаще всего отдельные должностные лица или органы, осуществляющие свою деятельность либо вообще без сотрудников, либо с очень ограниченным штатом чиновников. В этих условиях единая система делопроизводства еще не в полной мере была востребована самой системой управления.

Постепенное накопление традиций в сфере документирования вело к формированию круга профессиональных специалистов в области создания и обработки документов. Параллельно стали вырабатываться устойчивые образцы обращений в документах, формуляры, т.е. типовые устойчивые формы отдельных наиболее распространенных документов, которые и становились своеобразными «пособиями» по делопроизводству.

Устанавливаются приемы засвидетельствования документов и их составления. Документы начинают проходить стадии написания -- чернописи, редакции и беловика. Устанавливаются такие элементы, как скрепы, печати, мосты (подписи на склейках)» элементы защиты информации от несанкционированного доступа на стадии ее хранения и использования.

С образованием централизованного государства, центром которого стало Московское княжество, начинает складываться и аппарат его государственного управления, необходимый в хозяйственной и политической жизни любого государства. Одновременно на основе обычаев формируется и система документационного обеспечения этого аппарата.

Высшим государственным учреждением стала боярская дума, сложившаяся из эпизодически собиравшихся князем совещаний бояр и «ближних людей» для решения вопросов государственного значения. В целом полномочия думы были неопределенны и безграничны.

«Офисы» того времени, называвшиеся приказными избами, или приказами, формировались под практические потребности по разрешению отдельных вопросов государственного управления. Именно поэтому период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным периодом -- по названию первых государственных учреждении- приказов. Этот период охватывает время с XV по XVII в. 8. В. В. Кабанов. Источниковедение истории Советского общества. Курс лекций. Москва, 1997.

Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве включала следующие основные этапы:

· поступление документа на рассмотрение;

· подготовка дела к «докладу»;

· рассмотрение и решение дела;

· оформление документа, содержащего решение.

Таким образом, история делопроизводства в XVI-XV11 вв. показывает, что в связи с созданием системы центральных и местных учреждений образуется и система делопроизводства, складываются кадры служащих, появляются устойчивые формы документов, приемы их составления, хранения и учета.

Коллежское делопроизводство. Отсутствие в приказном делопроизводстве установленного законом единообразного порядка, точных форм письменных документов, конкретных сроков их исполнения, громадное число учреждений, запутанность их взаимоотношений между собой и в управлении территориями побудили Правительство искать новые формы государственного устройства.

Прежние учреждения -- приказы -- были заменены коллегиями, канцеляриями, конторами, ратушами. Первоначально каждая коллегия руководствовалась своим регламентом, затем законодательной основой реформы стал «Генеральный регламент», утвержденный Петром I в 1720 г. «Генеральный регламент» ввел систему делопроизводства, получившую название коллежской по названию типа учреждений. Доминирующее значение в этих учреждениях получил коллективный способ принятия решений присутствием коллегий.

Следует отметить особенность регистрации документов в коллежской системе делопроизводства, которая заключалась в том, что регистрация сопровождала документы в течение всего процесса производства дела, а после -- и в архиве. Все пакеты, адресованные в адрес коллегии, сдавались дежурному чиновнику, который расписывался в получении и, не распечатывая, передавал в присутствие.

В целом, делопроизводство коллегий характеризовалось значительным увеличением письменной работы и формальностей. Однако даже значительно увеличенные по сравнению с приказами штаты канцелярских чиновников не в силах были справиться с обилием дел.

Исполнительное делопроизводство. «Общее учреждение министерств» от 25 июня 181 i г стало основным законодательным актом, определившим организацию и порядок работы центральных учреждений более чем на век. Он четко установил «предмет ведения государственных дел» министерств. Им были определены единообразная структура министерств, порядок их взаимоотношений с другими учреждениями.

Министерство возглавлял министр, а в его отсутствие- единственный заместитель (товарищ министра). Министры и товарищи министров назначались императором и были ответственны только перед ним.

Рабочий аппарат министерств состоял из департаментов. Они делились на отделения, отделения -- на столы. В каждом департаменте также создавался совещательный орган из директора департамента и начальников отделений -- общее присутствие.

Получили окончательное и единообразное устройство канцелярии как специальные подразделения, где было сосредоточено все «письмоводство» (т.е. делопроизводство).

«Общим учреждением министерств» устанавливался единообразный порядок «производства дел» во всех учреждениях и их структурных подразделениях. Весь процесс делопроизводства стал подразделяться на следующие этапы:

- порядок вступления дел;

- движение их, или собственно так называемое производство;

- отправление дел;

- ревизия;

- отчеты.

Таким образом, были выделены основные этапы работы с документами: организация приема документов, направление на исполнение и исполнение, регистрация документов и контроль за их исполнением, отправка документов.

В исполнительном делопроизводстве сложился и определенный порядок составления документов. Во многом он также регламентировался законодательством.

Законами устанавливались определенные правила составления всех разновидностей документов. В документе выделялись: заглавие, содержание, или «расположение обстоятельств дела», подпись, скрепа, особенные пометки, бланковые и конвертные надписи. Каждая часть должна была быть соответствующим образом оформлена.

В XIX в. документы стали изготавливаться на бланках. Бланком назывался лист, в левом углу которого делались «бланковые надписи»: наименование ведомства, учреждения, структурной части учреждения, от которой исходил документ, дата отправления документа, номер его по журналу исходящих документов, заголовок к документу. Бланки вначале были рукописными, а вскоре их сменили типографские бланки и штампы с бланковыми надписями. В.П. Грицкевич, С.Б. Каун, С.Н. Ходин Теория и история источниковедения.

Учебное пособие для студентов заочных отделений гуманитарных факультетов ВУЗов.- Минск, 2000.

В исполнительном делопроизводстве особым этапом объявлялась ревизия дел, т.е. проверка исполнения документов. Еще устанавливается более четкая организация хранения документов.

Делопроизводство в России в XX в. Современные российские технологии документационного обеспечения управления развивались постепенно, уходя корнями в традиции предшествующих периодов.

После октябрьского переворота 1917 г. для работы в учреждениях были привлечены профессиональные революционеры, рабочие, солдаты и прочие не имеющие специального образования кадры. Уровень документационного обеспечения управления понизился, а любая власть объективно нуждается в укреплении и упорядочении своего положения. Она не может стабильно существовать в условиях беспорядочного управления с неподготовленными сотрудниками аппарата управления. Необходимо было упорядочить процессы документирования.

Для этого стали использовать опыт работы предшественников, ведь рядом с новыми руководителями на своих рабочих местах оставались и многие царские чиновники. Так, при создании «Положения о письмоводстве и делопроизводстве» за основу был принят аналогичный по наименованию и содержанию документ военного ведомства 1911 г. Изменения в проекте были незначительными: исключение устаревших канцелярских шаблонов при составлении текстов документов, рекомендации по уменьшению форматов бумаги в целях ее экономии и т.п., но работа не была доведена до конца.

Для улучшения качества оформления документов 2 марта 1918 г. было принято постановление «О форме бланков государственных учреждений». В нем перечислялись обязательные реквизиты бланков документов, много внимания уделялось упрощению и рационализации делопроизводства. 8 декабря 1918 г. было издано постановление «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты».

Интересные и перспективные разработки проблем делопроизводства велись также в Государственном институте техники управления (1926 г.). Изучение вопросов проходило по следующим основным направлениям:

· документооборот учреждений и методы его оптимизации;

· способы регистрации документов, выработка рациональных методов учета документации;

· контроль исполнения документов;

· хранение документов.

Предлагаемая новая система делопроизводства основывалась на общих принципах, во многом актуально звучащих и сегодня:

· организация делопроизводства должна быть единой для всего учреждения;

· регистрация документов должна быть однократной и производиться в самой упрощенной форме;

· отказ, где возможно, от регистрации вообще;

· число инстанций, через которые проходит каждый документ, сокращается до минимума;

· справочная работа обеспечивается с наименьшей затратой времени;

· контроль исполнение должен быть проверкой по существу, не носить формальный характер;

· наблюдение, руководство и ответственность за постановку делопроизводства возлагается на определенное лицо.

В конце 1980-х гг. государственным стандартом вводится технология централизованного контроля за составом создаваемых документов путем их внесения в табель форм, утверждаемый руководителем организации (министерства, ведомства), но ее практическое применение пока не стало повсеместным.

Таким образом, традиционная российская технология процессов документационного обеспечения управления с XVIII в. имеет следующие особенности:

четко выраженный, вертикальный характер движения документов (руководитель -- исполнитель -- руководитель) внутри организации;

отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах или машинописных картотеках, куда заносятся все сведения о документах, их перемещениях, резолюциях начальства, контроле сроков исполнения, отчетах и т.п.;

ведение централизованных регистрационно-контрольных и отчетных массивов (файлов, картотек или журналов);

для обеспечения единого порядка обработки документов предусматривается создание специализированных служб: управлений делами, секретариатов, канцелярий;

относительно небольшое разнообразие процессов делопроизводства и документооборота, их высокая степень стандартизации;

основы технологии документационного обеспечения управления закреплены в государственных нормативно-методических документах. Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство. 2 изд. - СПб., 2007. - 272 с.

Основная проблема данной технологии -- централизованное оперативное отслеживание документов, поскольку эта технология требует как получения своевременной информации, так и ведения объемных регистрационно-контрольных картотек. При этом делопроизводство фактически отделено от работы с самими документами: руководители и исполнители работают непосредственно с документами (или их копиями), а делопроизводственный персонал отслеживает их действия с помощью регистрационных и контрольных карточек.

2. Классификация делопроизводственных материалов

Делопроизводственные материалы - такой вид исторических источников, которые имеют основной функцией обслуживание управляющих систем различного уровня (государственный, предприятие, учреждение).

Документ - это материальный объект с информацией, закрепленной определенным способом для ее передачи во времени и пространстве. Документу предшествуют подготовительные и промежуточные материалы.

В структуре делопроизводственной документации выделяются две группы:

1) непосредственно управленческие решения, а также документы, обслуживающие их принятие и реализацию;

2) группа разновидностей, обеспечивающая документооборот.

Первая группа формируется уже с зарождением государства.

Длительное время преобладающая часть делопроизводственных документов возникала в системе государственного аппарата, поэтому они (относительно частных документов) лучше сохранились и воспроизводят систему государственного аппарата. Естественно, что усложнение государственного аппарата приводило к усложнению делопроизводства, к появлению и увеличению количества документов, обслуживающих документопотоки. Невозможно изучать документы делопроизводства без изучения истории учреждений, в результате деятельности которых они появились.

На начальных этапах существования государства, при неразвитости структуры и форм государственного аппарата, материалы делопроизводства очень сложно выделить из состава документов в целом. Вместе с тем, по мере становления особых учреждений по подготовке и обслуживанию документов делопроизводства - канцелярий, они все же не теряют связи с другими группами. Поэтому наиболее эффективным является изучение делопроизводственных документов при знакомстве со всем комплексом материалов по тому или другому вопросу.

Прежде всего, необходимо иметь в виду, что важнейшие основы делопроизводства утверждаются законодательно. Четкий порядок возникновения и функционирования документов был представлен в Статуте 1588 г.

Точное деление различных видов документов эпохи средневековья усложняется тем, что большинство документов сохранилось не в оригиналах, а в копиях. Пример тому «Литовская Метрика», которая по сути подменила собой государственный архив. Этот комплекс возник в результате деятельности делопроизводственного учреждения - канцелярии, но среди материалов присутствуют и законодательные, и актовые, и собственно документы делопроизводства.

Материалы делопроизводства изо всех прочих видов наиболее тесно связаны, переплетены с другими видами документов, в соответствии с чем и должно строиться их изучение.

Серьезные проблемы возникают при классификации документов делопроизводства. Специфика их возникновения и функционирования в различных государствах столь разнообразна, что данный вопрос вызывает очень большие споры. Но на основе преимущественного функционального назначения делопроизводственных документов можно выделить следующие группы:

1) распорядительная;

2) отчетная;

3) протокольная (информация коллегиальных органов, собраний, заседаний);

4) переписка между учреждениями, которые не находятся в системе субординации (подчиненный - руководящий) или равными по статусу структурами;

5) документы, обслуживающие документооборот и документы по личному составу (канцелярия);

6) информационные (основная функция - оповещение о принятых решениях);

7) специальные системы делопроизводства: судебно-следственная, военная, дипломатическая.

В ряде случаев выделяют также делопроизводство политических партий и общественных организаций. Сложность классификации приводит к возникновению множества групп систематизации документов делопроизводства («документы» в переводе с латыни -- способ доказательства).

Классификация документов - одна из наиболее давних и до сих пор окончательно нерешенных проблем. Начальные этапы ее связаны с организацией и систематизацией собраний, созданием перечней единиц хранения, то есть с функционированием первых библиотек и архивов, в частности древнеегипетских и ассирийских.

Исторически первым практическим способом деления документов в логической последовательности - классы, подклассы и более дробные части - являются классификации, базирующиеся на признаках содержания документа, в частности, его тематике (библиотеки средневековой Европы IX века, стран Арабского Халифата). Тематический признак, положенный в основу библиотечно-библиографических классификаций, в итоге привел к разработке Десятичной классификации М. Дьюи и ее модификаций, используемых подавляющим большинством библиотек мира.

Кроме того материалы делопроизводства делят в зависимости от критерия Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. - 2-е изд., перераб. и доп. / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; Под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004 -456 с.:

o по способу фиксации информации -- на письменные, графические, фоно- и фотокинодокументы;

o по происхождению -- на служебные и личные;

o по содержанию -- на организационно-распорядительные, финансово-расчетные, обеспечения и сбыта и па личному составу;

o по месту возникновения -- на внешние и внутренние;

o по наименованию -- на приказы, протоколы, распоряжения, инструкции и т.д.;

o особую группу документов делопроизводства составляют служебные письма, телеграммы, телефонограммы, которые имеют своим назначением передачу срочных сообщений;

o по срочности различают весьма срочные, срочные и несрочные;

o по гласности бывают секретные, несекретные, для служебного пользования;

o секретные документы имеют особую отметку о секретности. «Совершенно секретно», «Секретно» или «К»;

o по форме бывают индивидуальные и типовые;

o по срокам хранения подразделяются на документы постоянного, долговременного и временного хранения;

o по стадиям создания документы можно представлять в виде черновика, оригинала, копии и дубликата.

В делопроизводстве важно изучение эволюции формуляра документа, который понимается как внутренняя структура акта (с точки зрения дипломатики) и как совокупность реквизитов, их определенное расположение в документе. Набор реквизитов определяется целями создания, назначением документа, требованиями к его форме и содержанию, зависит от способа документирования.

научные классификации дают нам знание факта существования данных классов исследуемого объекта или знание закономерности их образования. Научная классификация, отражая объективные закономерности исследуемых процессов, служит основой логико-математического или информационного моделирования, при котором сведения описываются с помощью логических формул.

Классификация выполняет важные функции не только в научном исследовании предметов и явлений, относящихся ко всему многообразию объектов, но и в организации процесса получения и обработки информации о нем. В истории поиска сведений разработано немало определений понятия классификации документальной информации. Главным образом библиотечно - библиографические классификации, а так же классификации делопроизводственных и архивных документов.

Классификация знаний является объектом философии. Каждая наука, будь то теоретическая или прикладная, разрабатывает классификацию объектов своего изучения, без чего невозможно обобщение закономерностей развития той стороны природы и общества, которую эта наука изучает. Объектами изучения библиотековедения, документоведения, архивоведения, источниковедения и других научных дисциплин, являются различные виды документов как носители информации. В зависимости от целей и задач научной разработки, в этих научных дисциплинах на различных стадиях работы с документами складываются определенные типы (библиотечная, делопроизводственных документов, архивных документов, исторических источников), и в их пределах - виды классификации материалов.

При классификации наиболее крупной категории материалов - документации учреждений, находящейся в делопроизводстве, мы встречаемся с тремя видами классификационных схем: номенклатурами, создаваемыми с целью формирования дел и имеющими в связи с этим в основе своего построения такие признаки, как происхождение (учреждение или его структурная часть), время создания материалов, а в пределах города - виды документов; перечнями документальных материалов, составляемыми с целью определения срока хранения документов и имеющие в основе классификации функций деятельности учреждения, а внутри их - виды документов; классификаторами, создающимися в целях научной группировки сведений из документов для быстрого поиска информации.

Классификаторы строятся с учетом деятельности учреждения, отраслей, тем и предметов содержания документов. В целом вся система классификации в делопроизводстве служит основой организации так называемых первичных комплексов документа и закладывает основы фондов для дальнейшего хранения и использования материалов в учреждении и государственном архиве.

3. Делопроизводственные материалы общественных организаций

Данные материалы представляют собой не менее важную группу исторических источников. Под «делопроизводством» понимается система документирования и документации, обязательная и необходимая либо в силу существующего законодательства, либо потребностей деятельности общества.

Среди делопроизводственных источников особое место занимают отчеты, предписания, распоряжения, донесения и рапорты, хранящиеся в фондах местных архивов.

Отчеты, как правило, были обязательной формой документации для всех общественных организаций, поэтому они являются базовым материалом для диссертации. Они дают наглядное представление о направлении деятельности, численности, финансовом положении, составе руководящих органов, проведенных за отчетный период мероприятиях. Многие из них печатались в типографии. Периодичность выходов отчетов была непостоянна и часто зависела от материального положения общества. Иногда к отчетам прилагались протоколы заседаний, собраний, отдельное изложение докладов выступлений членов общества, финансовые отчеты. В дореволюционной литературе широко представлены отчеты по отдельным ведомствам и учреждениям.

Как на общероссийском, так и на провинциальном уровне публиковались отчеты-обзоры, обозрения, освещающие работу обществ за несколько лет.

Отчеты обществ дают представления о внутренней жизни общества, о социальном составе членов общественных организаций, позволяют проследить формы работы и основные направления деятельности с момента открытия и до закрытия объединения.

Протоколы, журналы, стенограммы содержат фактический материал и отражают детально внутреннюю жизнь организации. Количество протоколов и их информационная полнота были различны: в одних - стенографические отчеты, в других - краткие заметки. Как правило, протоколировались общие собрания членов обществ, экстренные заседания и т.п.

Работа с документами - важная часть деятельности общественной организации. Согласно ГОСТ Р 51141-98 делопроизводство - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Делопроизводство включает в себя регистрацию, предварительное рассмотрение и распределение документов, их учет, организацию обработки документов, контроль исполнения документов и т.д.

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления называется документооборотом.

Все документы принято разделять на три большие группы Достижения. Методический сборник для специалистов общеобразовательных учреждений / В. Коваленко, А. Рыжухина, В. Сергеев, И. Фатов, Е. Родионова, Л. Пашкина. - М., 2007.:

1. Организационно-распорядительные документы.

2. Документы по финансово-расчетным операциям.

3. Документы по снабжению и сбыту.

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 организационно-распорядительные документы делятся на следующие группы:

o организационные (положения, уставы, инструкции, правила);

o распорядительные (приказы, решения, постановления, распоряжения);

o документы по личному составу (личные дела, личные карточки, трудовые книжки и др.);

o справочно-информационные (протоколы, докладные записки, справки, акты, письма, удостоверения)

Стоит отметить, что делопроизводство в общественной организации нельзя приравнивать к делопроизводству в какой-нибудь коммерческой или государственной структуре. Документы - это не цель, а лишь одно из средств обеспечения эффективной работы организации. Приведем минимальный перечень организационно-распорядительных документов (дел):

1. Учредительные документы

2. Приказы (распоряжения).

3. Постановления (решения) выборных органов территориальной организации СМО РТ-РО РСМ.

4. Протоколы (учредительной конференции, отчетно-выборных конференций, заседаний выборных органов).

5. Заявления о вступлении в СМО РТ-РО РСМ, карточки членов РСМ.

6. Документы по программам и направлениям деятельности территориальной организации СМО РТ-РО РСМ.

7. Договоры.

8. Планы работы (перспективные, текущие, подготовки отдельных мероприятий).

9. Входящая документация.

10. Исходящая документация.

11. Журнал учета выдачи членских билетов.

12. Журнал регистрации входящих документов.

13. Журнал регистрации исходящих документов.

Экономическую сторону функционирования любой общественной организации позволяют проследить статьи «доходов» и «расходов» обществ. Поэтому к делопроизводственным материалам можно отнести и финансовую (балансы). Статьи «доходов» дают наглядное представление об источниках средств организации: членские взносы, частные пожертвования, деньги, поступающие от земства и проведения мероприятий. В свою очередь, статьи «расходов» позволяют определить, куда, на какие группы населения общество направляло свою деятельность, сколько оно затрачивало средств на различные нужды. Удивляет скрупулезность, с которой до копейки учитывалось движение капиталов общественных организаций. Эти документы зачастую прилагались к отчетам, но иногда печатались отдельно.

Среди опубликованных источников следует выделить и списки организаций. Списки членов организаций составлялись ежегодно, как правило, на конец отчетного года. Они позволяют сравнить количественный и социальный состав, проследить участие одних и тех же лиц в нескольких организациях.

Не менее значимую группу источников составляет различного рода переписка (письма, отношения, рапорты). Эта группа источников не значительна по количеству, но дает возможность выявить сферу интересов обществ. Она включает переписку разных общественных организаций между собой (как на региональном, так и на общероссийском уровне) или с государственными учреждениями и чиновниками (например, запрос на разрешение проведения публичных лекций, на постройку санатория и т.п.). Сборник нормативно-уставных документов РСМ / И.С. Фатов, А.В. Соколов, А.Г. Гарзанов- М., 2000.

Ценность имеют материалы съездов деятелей по общественному и частному призрению, как общероссийские, так и региональные. В докладах и сообщениях участников съездов затрагивались вопросы законодательства, финансирования, упорядочения частной благотворительности, помощь нуждающимся в отдельных регионах. Всероссийским союзом учредителей, обществ и деятелей по общественному и частному призрению публиковались отчеты и сборники статей о призрении инвалидов и их семей, об Императорском российском обществе спасания на водах, частной благотворительности, учреждениях тюремного патронажа, статистические сведения.

Газетно-журнальные публикации, представляющие статьи, сообщения, корреспонденции, относятся к наиболее обширной группе материалов. Степень использования этих источников различна. Газеты являлись так же основным источником, поскольку все имеющиеся общества обязаны были печатать в них уставы, отчеты, списки членов обществ, списки жертвователей, объявления, уведомления о проведении собрания, выставках, чтениях, концертах, вообще о разных мероприятиях, т.е. сообщать буквально обо всем.

Следует отметить издания членов общественных организаций, в первую очередь, научных обществ в форме «Трудов», «Записок», «Известий» и т.д. В них публиковались научные исследования, доклады отдельных членов, протоколы, отчеты, печатались материалы, поступающие со стороны. Количество и качество «Трудов» могут служить важным критерием оценки научного уровня краеведческих, сельскохозяйственных обществ.

Мемуары позволили ввести в историческое исследование элементы социальной психологии, персонализировать изучение данной проблемы. Ценные источником изучаемого исторического опыта являлись мемуарно-эпистолярное наследие «История дореволюционной России в дневниках и воспоминаниях»,которое позволяет выявить основные биографические вехи отдельной личности, понять категории духовных ценностей в обществе. Мемуарная литература, освещающая аспекты общественно-благотворительного движения, многочисленна, но малоизученна. Заметки, воспоминания, отрывки из записей, дневников печатались в журналах благотворительных ведомств, епархиальных сборниках, различных вестниках, изданиях о народной школе. Подобные материалы, как правило, выражали позицию самого автора и содержали его рекомендации.

Деятельность организаций, работающих на основе коллегиальности, документируется решениями, распоряжениями, приказами. Решения принимаются в результате обсуждения на заседаниях коллегиальных органов, ход которых фиксируется в протоколах.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятие соответствующих решений на собраниях, заседаниях, совещаниях и т.п. делопроизводство материал общественный документооборот

На заседании, как правило, составляют черновик протокола, который в максимально короткие сроки (не позднее трех дней) обрабатывается, перепечатывается и представляется на подпись председателю заседания и секретарю.

Протоколы оформляются на общем бланке организации формата А4 или на чистом листе бумаги, на котором указывается наименование организации и включает в себя следующие реквизиты:

- при наличии вышестоящей организации его наименование;

- наименование организации;

- наименование вида документа (ПРОТОКОЛ);

- вид заседания, совещания;

- дата заседания (дата проведения), его номер (в пределах календарного года), место проведения;

- гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению);

- заголовок, текст (вводный, основной);

- подпись председателя и секретаря.

Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа.

Протокол подписывают председатель и секретарь. Последний редактирует текст, знакомит каждого выступавшего с записью его выступления и получает подпись.

К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т.п., которые оформляются как приложения.

РЕШЕНИЕ (ПОСТАНОВЛЕНИЕ) указывается в протоколе полностью, т.к. является наиболее его важной составной частью.

Решения, принятые на заседании, доводятся до членов организации в виде копии самого протокола или выписки постановляющей части из него, либо в виде других распорядительных документов: приказов, решений, составленных на основе протокола.

Протоколы относятся к числу важных документов организации, поэтому хранятся постоянно или от 10 лет до ликвидации организации.

Постановления (решения) - распорядительный документ коллегиального органа управления (например, Совета территориальной организации РСМ). Текст постановления (решения) состоит из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части излагаются причины издания документа, цели, которые достигаются при его выполнении. Если основанием к изданию постановления (решения) является нормативный документ, то в констатирующей части указываются наименование, дата, номер и заголовок этого документа. Стенюков М.В Справочник по делопроизводству. - М.: ПРИОР, 2001.-192 с.

В распорядительной части указывают наименование коллегиального органа, принимающего решение, затем - слово «ПОСТАНОВИЛ» («РЕШИЛ») на отдельной строке. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт строится по схеме: фамилия и должность исполнителя в дательном падеже - действие - срок исполнения.

Приказ (по основной деятельности) - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основании единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач организации.¹

Приказы издаются только при необходимости. Отмена приказов, изменения, дополнения, производятся только приказами.

Подготовка проектов приказов включает следующие стадии:

· изучение существа вопроса, законодательных актов, других документов, издававшихся по этому вопросу, проработка информационно-справочных документов предприятия;

· подготовку текста документа;

· согласование текста документа;

· подписание приказа;

· доведение до сведения исполнителей.

Текст приказа состоит из двух частей:

1) констатирующей, в которой излагаются факты, раскрываются причины, послужившие основанием для издания приказа. Если в основу приказа был взят документ государственных органов, то нужно указать наименование документа, его автора, дату, номер и заголовок;

2) распорядительной, в которой предписываются конкретные действия. Распорядительная часть приказа начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ».

Проект приказа до подписания визируется руководителями структурных подразделений, должностными лицами, которые отвечают за его исполнение, юристом.

Может осуществляться и внешнее согласование с другими организациями, если приказ затрагивает их интересы. Согласование оформляется «Грифом согласования документа».

Подписывает приказ руководитель организации.

После подписания приказы регистрируются, а затем копируются в количестве, необходимом для рассылки заинтересованным организациям и структурным подразделениям.

Приказы по основной деятельности хранятся постоянно (если организация является источником формирования госархива) или от 10 лет до ликвидации организации, приказы по административно-хозяйственным вопросам (отпуска, командировки, дежурства и т.п.) - 5 лет ст.6 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения».

В процессе деятельности организации могут издаваться другие приказы по работе с кадрами: о поощрениях, взысканиях, командировках, отпусках и т.п., срок хранения которых не превышает 5 лет. Такие приказы имеют индекс «к» (№ 1 к, № 2 к...) и формируются в самостоятельное дело (документы по личному составу - приложение №4).

Распоряжение - правовой акт, издаваемый для разрешения оперативных и текущих вопросов.

Распоряжения подписывают руководитель или по его поручению заместитель руководителя организации.

Распоряжения руководителя территориальной организации РСМ могут быть по кадровым, финансово-хозяйственным вопросам, вопросам реализации программ РСМ и другим.

Распоряжения составляются и оформляются аналогично приказам по основной деятельности. Текст распоряжения состоит из констатирующей и распорядительной частей. Распорядительная часть документа начинается словом «ПРЕДЛАГАЮ (ОБЯЗЫВАЮ)». Распоряжения нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

Срок хранения распоряжений - аналогично приказам.

Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, которые служат средством общения с организациями и частными лицами, сообщения или уведомления о чем-нибудь.

Этапы подготовки и составления писем:

1. изучение существа вопроса (сбор достаточной информации, анализ предыдущих писем по данному вопросу);

2. подготовка и написание проекта текста письма;

3. согласование проекта письма;

4. подписание руководителем;

5. регистрация;

6. отправка.

Требования к тексту письма следующие: краткость, лаконичность, последовательность, убедительность, корректность, одноаспектность, объективность, ясность.

Для составления писем используется специальный бланк письма. Если письмо составлено на двух и более страницах, вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля листа.

Виды служебных писем: письмо - просьба, письмо - предложение, письмо-приглашение, письмо-ответ, письмо-претензия, письмо - запрос, письмо - извещение, письмо-напоминание, информационное письмо, рекламное письмо, сопроводительное, гарантийное, письмо-подтверждение и т.д.

4. Требования организации документооборота в общественных организациях

К организации документооборота в общественных объединениях предъявляются следующие основные требования. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в организации, их сохранность возлагаются на руководителя организации. При смене руководителя организации составляется акт приема-передачи документов и дел. В целях усовершенствования, упорядочения работы с документами, соблюдения установленных правил и порядка работы с документами и обеспечения их сохранности в некоммерческой организации приказом руководителя назначается лицо, ответственное за ведение делопроизводства и архив.

Лицом, ответственным за ведение делопроизводства и архив, разрабатывается номенклатура дел. Номенклатура - это систематизированный перечень наименований дел, образующихся в процессе деятельности организации с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел отражает систематизацию и учет дел, а также время их хранения. В номенклатуру дел включаются дела (документы) постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения, в том числе учетно-регистрационные формы (журналы, книги) и справочные картотеки, документы, образующиеся в деятельности временно действующих коллегиальных органов (комиссий, советов и т.п.). В номенклатуру дел не включаются сборники нормативных правовых актов, печатные издания (брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы и т.д.), указатели и другие вспомогательные документы.

Номенклатура составляется ежегодно, подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства и архив, экспертной комиссией организации и утверждается руководителем организации до 1 января года, на который составлена.

Графы номенклатуры дел заполняются в соответствии с установленной формой:

· графа 1- индекс дела;

· графа 2- названия разделов (подразделов) и заголовки дел;

· графа 3- количество дел (томов, частей), заведенных в организации в течение года под соответствующим заголовком (заполняется в конце делопроизводственного года);

· графа 4- сроки хранения дел, определяемые согласно законодательству;

· графа 5- «Примечание» (проставляются отметки о переходящих делах, о незаведении дел, о выделении дел к уничтожению, об утрате дел, о лицах, ответственных за формирование дел и т.п.).

Все документы должны группироваться в дела в соответствии и с номенклатурой дел. В дела формируются документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих, личных и судебных дел. Объем дела не должен превышать 250 листов при толщине не более 40 мм. При большем объеме документов дело делят на самостоятельные тома; документы каждого тома являются продолжением предыдущего.

Официальная формулировка понятия документ в законодательстве РФ:

Документ -- материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения. Федеральный закон № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» от 23.11.1994 г. с изменениями, внесенными ФЗ от 26.03.2008 № 28-ФЗ.

В целях организации и проведения работы по экспертизе ценности документов и подготовке их к передаче на архивное хранение приказом руководителя в некоммерческой организации создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

Экспертная комиссия организует и проводит ежегодный отбор документов постоянного срока хранения и по личному составу некоммерческой организации для дальнейшего хранения и к уничтожению с истекшими сроками хранения. Экспертная комиссия также рассматривает и выносит решения о согласовании и представлении на утверждение в установленном порядке:

· номенклатуры дел некоммерческой организации;

· описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и описи дел по личному составу;

· актов о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения;

· предложений об изменении сроков хранения отдельных видов документов, установленных действующими перечнями, и определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями.

В состав экспертной комиссии включается не менее 3 человек: председателем ЭК назначается заместитель руководителя организации, членами - лицо, ответственное за ведение делопроизводства и архив организации, главный бухгалтер и другие наиболее квалифицированные работники организации.

Экспертная комиссия действует на основании положения, утверждаемого руководителем организации.

В целях обеспечения сохранности, учета и использования документов, а также подготовки их к передаче на государственное хранение в некоммерческой организации создается архив. Архив организации хранит законченные делопроизводством документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, образовавшиеся в ее деятельности.

В некоммерческой организации должно быть разработано положение об архиве, которое утверждается руководителем организации.

Некоммерческие организации должны вести делопроизводство на основании собственных инструкций по делопроизводству, утверждаемых руководителем организации.

Каждая организация должна соблюдать правила движения документа с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие - в день подписания.

При регистрации поступивших документов в правом нижнем углу документа проставляется отметка о поступлении (регистрационный штамп), содержащая наименование организации, зарегистрировавшей документ, дату поступления и регистрационный индекс (номер) документа (в соответствии с номенклатурой дел). Штамп проставляется на конверте (пакете), если корреспонденция не вскрывается.

Исходящему документу присваивается регистрационный индекс, содержащий номер дела, в котором будет храниться копия документа (в соответствии с номенклатурой дел), и через дробь - порядковый номер регистрации, возрастающий в пределах года.

В каждой организации должны вестись журналы регистрации входящей и исходящей документации либо регистрационно-контрольные карточки. Журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции ведутся только в организациях с малым документооборотом до 600 документов в год.

В журнале регистрации входящих документов указываются следующие графы:

· дата поступления и индекс документа;

· корреспондент; дата и индекс поступившего документа;

· краткое содержание; резолюция или кому направлен документ;

· расписка в получении; отметка об исполнении.

В журнале регистрации исходящих и внутренних документов указываются следующие графы:

· дата и индекс документа;

· корреспондент;

· краткое содержание документа;

· отметка об исполнении документа.

В организациях также должны вестись журналы регистрации договоров, приказов по основной деятельности, выданных доверенностей (в случае их наличия).

Некоммерческим организациям необходимо соблюдать также требования к оформлению документов.

1. Документы должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения. Отдельные документы (внутренние документы, совместные документы и др.) допускается оформлять не на бланках, но с обязательным воспроизведением соответствующих реквизитов. При оформлении писем, справок и других справочно-информационных документов допускается использовать угловой штамп организации.

Разработке бланка для писем (далее по тексту - бланк) следует уделить особое внимание. Требования к бланкам документов. Организация деятельности общественного объединения в школе. Из опыта работы Российского Союза Молодежи. Методические рекомендации / В.И. Скоробогатова, А.В. Соколов, И.С. Фатов, Т.В. Боброва, Г.В. Семья. - М., 1999.

1) Документы изготавливают на бланках.

2) Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

3) Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

4) Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

5) В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - продольный и угловой (например, бланк РСМ оформлен в продольном варианте).

6) Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

7) - общий бланк;

8) - бланк письма;

9) - бланк конкретного вида документа.

10) Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

11) При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Бланк некоммерческой организации должен иметь обязательный комплекс реквизитов. Бланк организации должен в обязательном порядке содержать:

· эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (в случае регистрации);

· код организации;

· наименование организации;

· почтовый адрес отправителя;

· коммуникационные и коммерческие данные.

На бланк для письма наносятся ограничительные отметки и линии для реквизитов: дата, регистрационный индекс, ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа.

При создании бланка на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках. Во всех организациях независимо от формы собственности бланк для письма изготавливается с продольным расположением реквизитов на двух языках.

Коммерческие данные включают номер расчетного счета, наименование банка.

Эмблема общественного объединения размещается на бланке только в случае ее государственной регистрации и только в зарегистрированном варианте. Эмблема помещается на верхнем поле бланка. При продольном расположении реквизитов эмблема организации помещается в центре верхнего поля бланка, при угловом - над серединой строки реквизита "Наименование организации".

Угловой штамп проставляется в левой верхней части первого листа документа. Состав реквизитов углового штампа, порядок их размещения и оформления должны соответствовать составу, порядку размещения и оформления реквизитов бланка. Размер углового штампа не должен превышать 73 мм по горизонтали и 75 мм (для штампов с изображением эмблемы) или 55 мм (для штампов без изображения) по вертикали.

Для придания документу юридической силы необходимо наличие обязательных для данного вида документа реквизитов: наименование организации - автора; дата; регистрационный индекс; подпись.