Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ВОЛГОГРАДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ФАКУЛЬТЕТ УПРАВЛЕНИЯ И РЕГИОНАЛЬНОЙ ЭКОНОМИКИ

Кафедра экономики и менеджмента

ДИПЛОМНАЯ РАБОТА

Документационное обеспечение управления персоналом в

системе государственной службы

Волгоград, 2003 г.

СОДЕРЖАНИЕ

делопроизводственный управление персонал стандартизация

ВВЕДЕНИЕ

1. ПРИНЦИПЫ И ПРИЕМЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНИЯ СОВРЕМЕННОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

1.1 Основные понятия в области создания документов

1.2 Нормативная база подготовки и оформления документов

2. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ

2.1 Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом

2.2 Классификация документации используемой в управлении персоналом

2.3 Информационно-документальные потоки в организации

2.4 Подготовка, издание распорядительных документов

2.5 Классификатор документации

2.6 Стандартизация и технология обработки документов

2.7 Регламентация подготовки и оформления документов в организации

2.8 Документирование управленческой деятельности

2.9 Организационно-распорядительная документация

2.10 Оформление документов

2.11 Недостатки в работе службы документационного обеспечения управления персоналом

2.12 Регистрация документов

2.13 Контроль за исполнением документов

2.14 Систематизация и хранение документов

3. ДОКУМЕНТООБОРОТ ОРГАНИЗАЦИИ. ВНУТРИУЧРЕЖДЕНЧЕСКАЯ СИСТЕМА ИНФОРМАЦИИ

3.1 Учет количества и качества документов организации. Сокращение объема документооборота

3.2 Средства регулирования документопотоков

3.3 Информационные системы в управлении документооборотом

3.4 Внутриорганизационная система информации

3.5 Принципы автоматизации делопроизводства

3.6 Электронная цифровая подпись

3.7 Документооборот Кировского районного управления г.Волгограда Пенсионного Фонда РФ

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

ЛИТЕРАТУРА

ВВЕДЕНИЕ

Управление людьми представляет собой компонент управления любой организацией, наряду с управлением материальными и природными ресурсами. Однако по своим характеристикам люди существенно отличаются от любых других используемых организациями ресурсов, а следовательно, требуют особых методов управления. Специфика человеческих ресурсов состоит в следующем.

Во-первых, люди наделены интеллектом, их реакции на внешние воздействия (управление) - эмоционально осмысленные, а не механические, и значит, процесс взаимодействия между организацией и сотрудником является двусторонним.

Во-вторых, люди способны к постоянному совершенствованию и развитию, в том числе, и к совершенствованию своих профессиональных навыков.

В-третьих, трудовая жизнь человека продолжается 30-50 лет в современном обществе, соответственно отношения человека и организации могут носить долговременный характер.

В-четвертых, в отличие от материальных и природных ресурсов, люди приходят (в большинстве случаев) в организацию осознано, с определенными целями и ожидают от организации помощи (предоставления возможности) в реализации этих целей. Удовлетворенность сотрудника взаимодействием с организацией является таким же необходимым условием продолжения этого взаимодействия, как и удовлетворенность организации.

По мере развития и усложнения рыночных отношений и усиления конкуренции именно эффективное управление персоналом обеспечивает устойчивое преимущество в современной экономике.

Особое значение приобретают вопросы практического применения современных форм управления персоналом, позволяющих повысить социально-экономическую эффективность любого производства, а, следовательно, обеспечить рост производства в целом.

Нельзя сказать, что эффективность производства зависит исключительно от эффективного управления персоналом. Существует множество иных факторов, оказывающих влияние на эту величину, однако тенденции развития производственного потенциала в странах с эффективной экономикой показывают, что управлению персоналом в системе управления предприятием уделяется первостепенное значение. Это обусловлено тем, что в современных условиях глобальной конкуренции и стремительного движения НТП, когда продукция, технологии, операционные методы и даже организационные структуры устаревают с небывалой скоростью - основным источником конкурентоспособности и долгосрочного процветания любой организации (компании, предприятия) становятся знания и навыки ее сотрудников, их лояльность к организации, их мотивация к высокопроизводительному труду и т.д. Иными словами, в основе процветания предприятия в современной экономике лежит адекватная современным условиям система управления персоналом. Логика развития НТП привела к переосмыслению человеческого фактора в обеспечении конкурентоспособности, признанию того, что компетентность и активность сотрудников становятся важнейшими факторами эффективности, которая выражается не только и не столько в прибыльности и стабильности положения предприятия, а скорее в ее готовности своевременно адаптироваться к изменяющейся внешней среде, непрерывно производить “человеческий капитал” высокого качества и интегрировать усилия персонала для достижения целей организации.

Таким образом, предприятие для того, чтобы сохранить или повысить эффективность деятельности, должно непрерывно воспроизводить человеческие ресурсы, то есть улучшать количественный и качественный состав персонала, его структуру. По мере развития и усложнения рыночных отношений и усиления конкуренции именно эффективное управление персоналом обеспечивает устойчивое преимущество в современной экономике.

Сам сложный механизм управления регламентируется комплексом организационно-распорядительной документации.

Процесс управления включает следующие основные типовые документирующие операции: сбор и обработку документной информации; подготовку решения; принятие и документирование решения; доведение решения до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении; передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; хранение и поиск информации. Каждая из этих операций реализуется документационно как в традиционном исполнении, так и в виде электронных документов. Не документируемые (бездокументные) управленческие действия являются вспомогательными, оперативно-организационными и составляют, поэтому незначительный процент в сравнении с документируемыми функциями, требующими, несмотря на компьютеризацию, больших интеллектуальных и трудовых затрат. Все это свидетельствует об актуальности данной темы и ее недостаточной разработанности.

Предметом настоящего исследования является процесс документирования (документационного обеспечения) управления персоналом современного российского предприятия.

Цель данной работы: раскрыть роль и значение документационного обеспечения управления в системе управления предприятием, а также выявить пути оптимизации этого процесса в современных условиях российских предприятий.

Для достижения цели в работе решаются следующие задачи:

Раскрывается сущность, значение и структура документационного обеспечения предприятия.

Обосновывается роль и значение службы документационного обеспечения управления в механизме управления.

Раскрываются критерии организационно-распорядительной деятельности.

Выявляются основные этапы и технологии документирования.

Анализируется современное состояние документационного обеспечения управления отечественных организаций.

Источниковой базой данной работы послужили:

Опубликованные результаты исследований, посвященных проблемам документационного обеспечения управления персоналом.

Работы отечественных и зарубежных авторов в области кадрового менеджмента.

Материалы дискретных исследований по данной проблематике, опубликованные в 1998-2002 годах в журналах: «Человек и труд», «Проблемы теории и практики управления», «Управление персоналом», «Служба кадров», «Нормативные акты для кадровика», «Справочник по управлению персоналом», «Справочник секретаря и офис-менеджера», «Справочник кадровика».

Структура данной дипломной работы включает в себя введение, три главы, заключение, список использованных источников, литературы, приложения.

1. ПРИНЦИПЫ И ПРИЕМЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНИЯ СОВРЕМЕННОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

Управление людьми имеет практически такую же древнюю историю как человечество, поскольку оно появилось одновременно с возникновением первых форм человеческих организаций. По мере экономического развития и появления крупных организаций управление персоналом превратилось в особую функцию управления, требующую специальных правил и приемов работы. В организациях были созданы специальные подразделения, состоящие из людей, занимающихся именно такой работой - отделы человеческих ресурсов. С развитием научно-технического прогресса и усложнением организаций функции этих отделов постоянно расширяются - обучение и развитие персонала, создание системы компенсации, развития карьеры, коммуникации, подбор, расстановка кадров, документирование процесса управления, информационное обеспечение управленческой деятельности. Эффективность функционирования отделов человеческих ресурсов в современных организациях зависит, прежде всего, от двух важных факторов: профессиональной компетентности их сотрудников, и успешного взаимодействия с руководителями всех уровней.

Цикл воспроизводства человеческих ресурсов включает в себя несколько стадий: стадию формирования кадрового потенциала, использования человеческих ресурсов, улучшения кадрового потенциала и др. Формирование кадрового потенциала является первой и пожалуй наиболее важной стадией цикла воспроизводства, поскольку она определяет временные, стоимостные и другие параметры цикла. Российские предприятия, в целях повышения своей конкурентоспособности, больше внимания уделяют работе с персоналом, поскольку в условиях, сложившихся в настоящее время на отечественном рынке, у них нет возможностей для масштабных инвестиций.

Однако зачастую, на практике деятельность в этой области ограничивается отдельными элементами процесса формирования кадрового потенциала. Не отработаны методы, нет взаимосвязи между элементами. Это объясняется прежде всего следующими причинами: отсутствием понимания у большинства руководителей взаимосвязи высокого кадрового потенциала и эффективности работы предприятия, сегодняшним положением на рынке труда, где большое количество относительно дешевой рабочей силы позволяет в любой момент набрать новых работников, так как предприятия не испытывают необходимости в высококвалифицированных специалистах и т.п. Проблема формирования кадрового потенциала предприятия как этапа воспроизводства достаточно нова для отечественной управленческой науки и практики. Среди российских авторов следует выделить работы авторов Травина В.В. и Дятлова В.А. [40], Маслова Е.В. [23], в которых процесс формирования кадрового потенциала предприятия описан достаточно полно и комплексно, а также работы М.И.Магуры [21], Г.В.Щекина [49], В.Полякова и Ю.Яновской [30], С.В.Шекшни [48], В.В.Гуленко [14], В.Р.Веснина [7], в которых представлены конкретные пути и методы формирования кадрового потенциала. Тем не менее в исследованиях по данной проблематике существует множество пробелов. Можно отметить, в частности отсутствие устоявшейся терминологии, понимания цикла воспроизводства человеческих ресурсов как единого процесса, единых подходов к трактовке понятия и составляющим цикла, недостаточное внимание к исследованию проблемы влияния качественного и количественного состава персонала предприятия на эффективность производства и т. п.

По мере развития и усложнения рыночных отношений в современной России наблюдается повышение роли кадровой политики на предприятиях и в организациях всех форм собственности [6].

Кадровая политика, стратегия ее реализации, современные методы работы с персоналом требуют соответствующего организационного механизма, способного решать задачи управления персоналом, создавать необходимые условия для проведения кадровой работы по всем направлениям. Важная роль в сфере управленческой деятельности отводится ее документационному (документному) обеспечению.

Принципам, правилам документооборота, методологии документного обеспечения управленческого процесса, способам его стандартизации и унификации посвящены работы многих известных отечественных исследователей: Андреевой В.И.[1-3] , Басакова М.И.[5, 6, 17], Верховцева А.В.[15], Константинова Ю.Н.[18], Лихачева М.Т. [16], Санкиной Л.В. [35]. Специфичность документационного обеспечения управления организации в современных условиях заключается в создании и обработке все возрастающего объема документов и значительных трудовых затрат при дефиците подготовленного персонала. Указанные ограничения влияют на темп внедрения прогрессивных методов и средств обработки организационно-распорядительных документов и в значительной мере объясняют актуальность самой проблемы документационного обеспечения.

1.1 Основные понятия в области создания документов

Обязательным условием эффективного управления, обеспечивающего устойчивую конкурентноспособную деятельность предприятия, является его информационная обеспеченность. Выделяется два вида информации:

· техническая, технологическая - методы изготовления продукции, программное обеспечение, основные производственные показатели, результаты испытаний и т.п.;

· деловая - прогнозы, стратегия действий, результаты исследований, база данных и пр.

Под информацией понимаются сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления [45].

Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. От объективности, достоверности, оперативности и полноты информации зависят своевременность и правильность принятого решения. Носителем информации (т.е. результатом отражения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека) выступает документ [11].

Документ - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом ее передачи во времени и пространстве. Документ может быть получен различными способами: посредством письма, рисунка, графики, звукозаписи. Зафиксировав (отобразив) информацию, он тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

В процессе управления информация, зафиксированная в документе, является не только основанием для принятия решения, но и доказательством его исполнения, источником для анализа и обобщений, материалом для справочно-поисковой работы. Таким образом в управленческой деятельности документ выступает как предмет труда и результат труда. Учетно-отчетные документы поступаю с нижнего уровня управления на верхний; по ним можно оценить состояние дел в управляемых объектах. Эта информация является базой при планировании и прогнозировании. Организационно-распорядительные документы зарождаются на верхнем уровне управления и спускаются вниз.

Термины «документ» и «документированная информация» в законе [11] рассматриваются как синонимы. Документированная информация определяется как зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Под реквизитом документа понимается «обязательный элемент оформления официального документа».

Некоторые исследователи, подчеркивая значение реквизитов документов, указывают, что под документированной информацией понимается такая организационная форма, которая определяется как единая совокупность:

а) содержания информации;

б) реквизитов, позволяющих установить источник, полноту информации, степень ее достоверности, принадлежность и другие параметры;

в) материального носителя информации, на котором ее содержание и реквизиты закреплены (Федеральный закон об информации, информатизации и защите информации: Комментарий/Институт государства и права РАН, М.,1996).

В данном случае, однако, следует иметь в виду что вся зафиксированная на материальном носителе информация относится к тем или иным реквизитам и содержание информации складывается из отдельных реквизитов, таких, как "дата", "номер", "подпись", "печать" и др. Основную содержательную нагрузку несет реквизит "текст документа".

Создание документов обозначается термином "документирование" (по ГОСТ Р 51141 -98 "Запись информации на различных носителях по установленным правилам"). Для создания документов используются различные материальные объекты (бумага, магнитные и оптические диски, кинопленка и др.), которые служат для закрепления и хранения на них речевой, звуковой или изобразительной информации. Запись информации осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы), а также на искусственных языках (машиночитаемые документы). В зависимости от характера используемых носителей и способов записи информации различают машинописные, рукописные, машиночитаемые, фотодокументы, фонодокументы, аудиовизуальные документы, кинодокументы.

Особенности носителя и способа записи информации во многом определяют технологию и правила создания документов. Вместе с тем основополагающие требования к документированию (например, относящиеся к наименованиям документов, их назначению, составу реквизитов и др.) распространяются на все группы документов независимо от физических характеристик. В настоящее время законодательство не отдает предпочтения каким-либо носителям и способам записи. Например, в соответствии с Арбитражным процессуальным кодексом Российской Федерации (ст. 60) письменными доказательствами являются содержащие сведения об обстоятельствах, имеющих значение для деле, акты, договоры, справки, деловая корреспонденция, иные документы и материалы, в том числе полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи либо иным способом, позволяющим установить достоверность документа.

Документация создается практически во всех сферах жизни общества и отличается большим разнообразием. Первой ступенью в систематизации документов с точки зрения назначения и правового статуса принято считать их разделение на личные и официальные (управленческие, научные, конструкторские, технологические и др.).

Основную часть официальной документации составляет документация, используемая при реализации функций управления. Управленческая документация имеет универсальный характер и создается в деятельности всех органов государственной власти и местного самоуправления, коммерческих и некоммерческих организаций. Управленческая документация подразделяется на отдельные системы. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Организационно-распорядительные функции в управлении реализуются с помощью документов различных видов и назначения. Так, создание организации как юридического лица сопровождается принятием учредительных документов (устав, положение, учредительный договор). Деятельность органов управления организации, ее структурных подразделений и должностных лиц регулируется регламентами, положениями о структурных подразделениях, инструкциями, правилами и другими организационными документами. Управленческие решения фиксируются в распорядительных документах, наименования которых определяются правовым статусом и компетенцией организации (постановления, распоряжения, приказы и др.). Заседания коллегиальных органов сопровождаются ведением протоколов. Взаимоотношения с деловыми партнерами регулируются с помощью договоров и другой документации, используемой в договорной работе. Информационный обмен с организациями и гражданами осуществляется с помощью писем, телеграмм, телефонограмм, а также сообщений, передаваемых с помощью средств факсимильной связи и компьютерных сетей. В организации готовятся акты, отчеты, справки, докладные записки и другие документы. При оформлении приема, увольнения, перемещения работников, предоставлении отпуска создаются кадровые документы (трудовые договоры, приказы по личному составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки и др.).

В системе понятий в области создания документации важное место занимает понятие "юридическая сила документа". Под юридической силой документа понимается свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления (ГОСТ Р 51141-98). Другими словами, документ способен вызывать определенные юридические последствия в случае, если он издан полномочным органом, содержащиеся в нем положения соответствуют законодательству а оформление реквизитов - принятым нормам.

Для создания документов используются разнообразные информационные, организационно-правовые, технические, программные и другие средства. В этой сфере принято выделять документоведческие, правовые, технические и другие аспекты. Документы и процессы их создания изучаются различными научными дисциплинами, имеющими специфические методы и понятийный аппарат.

Многие принимаемые в настоящее время нормативные акты содержат специальные разделы, определяющие используемые в них понятия, в том числе и относящиеся к сфере документирования. В данном случае важно учитывать сферу распространения нормативного акта. Например, Федеральный закон от 29 декабря 1994 г. № 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов" содержит определения терминов "документ", "официальные документы". Однако этот закон не распространяется на управленческую документацию и указанные понятия раскрываются в нем применительно к деятельности издательств, книжных палат, библиотек и органов научно-технической информации.

Названия процессов документирования, реквизитов, видов документов и другие термины, связанные с подготовкой и оформлением документов, находят отражение в словарях по вопросам права, экономики, применения компьютерной техники. Терминология, используемая документоведением, нашла отражение в словарях архивных терминов (Словарь архивных терминов. М., 1966; Краткий словарь видов и разновидностей документов М., 1974, Словарь архивной терминологии социалистических стран. М., 1982. Вып.1; 1988. Вып. 2). Специализированные словари документоведческого профиля в нашей стране в последние годы не издавались. В этой связи в инструкции по делопроизводству правила оформления документов и другие разработки зачастую включаются справочные терминологические приложения.

Каждая научная дисциплина, изучающая документацию, имеет свой понятийный аппарат, поэтому один и тот же объект может быть описан с помощью различных терминов. Например, постановления, распоряжения, приказы и другие документы, фиксирующие управленческие решения, обозначаются с позиций делопроизводства как организационно-распорядительные документы. Юридические же дисциплины обозначают их как правовые акты, нормативные правовые акты. При этом проводится разграничение правовых актов и другой документации, а также правовых актов и нормативных правовых актов.

В законодательстве содержится разъяснение понятий "правовой акт", "нормативный правовой акт". В данном случае Минюстом России (Разъяснения о применении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (утверждены приказом Минюста России от 17 апреля 1998 г. № 42) рекомендуется использовать постановление государственной Думы от 11 ноября 1996 г. № 781 -II ГД "Об обращении в Конституционный Суд Российской Федерации", в котором приводятся определения нормативного правового акта и правовой нормы: "Нормативный правовой акт-это письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм. В свою очередь, под правовой нормой принято понимать общеобязательное государственное предписание постоянного или временного характера, рассчитанное на многократное применение".

Разъяснения по этому вопросу содержатся также в постановлении Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 27 апреля 1993 г № 5 "О некоторых вопросах, возникающих при рассмотрении дел по заявлениям прокуроров о признании правовых актов противоречащими закону" (в ред. от 21 декабря 1993 г., с изм. от 25 октября 1996 г.). Правовыми актами являются принятые органами власти, организациями, должностными лицами решения, содержащие обязательные предписания (правила поведения), влекущие юридические последствия. Такие акты могут носить нормативный характер, т. е. устанавливать правовые нормы (правила поведения), обязательные для неопределенного круга лиц, рассчитанные на неоднократное применение, действующие независимо оттого, возникли или прекратились конкретные правоотношения, предусмотренные актом, а также индивидуальный характер, т. е. устанавливать, изменять или отменять права и обязанности конкретных лиц.

В Уставе города Москвы (ст. 11 "Основные понятия, используемые в Уставе") под правовым актом понимается юридический акт, принятый органом власти или должностным лицом в пределах своей компетенции; под нормативным правовым актом - правовой акт, устанавливающий нормы, правила общего характера. Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009) связывают нормативные правовые акты с определенными видами документов и органами управления. Нормативные правовые акты издаются в виде постановлений, приказов, распоряжений, правил, инструкций и положений. Издание нормативных правовых актов в виде писем и телеграмм не допускается. Подразделения и территориальные органы федеральных органов исполнительной власти не вправе издавать нормативные правовые акты. Признаки нормативных правовых актов и их отличия от правовых актов подробно описаны в Положении о порядке подготовки и вступления в силу нормативных актов Банка России от 15 сентября 1997 г. №519 п. 1.2. Нормативными актами Банка России являются акты (указания, положения, инструкции), направленные на установление, изменение или отмену норм права как постоянных или временных предписаний, обязательных для круга лиц, определенных Федеральным законом "О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)" и указанным Положением, рассчитанных на неоднократное применение на территории Российской Федерации. Не являются нормативными актами Банка России: распорядительные акты; акты толкования нормативных актов Банка России и (или) иных нормативных правовых актов Российской Федерации в сфере компетенции Банка России, если правомочие по толкованию указанных нормативных правовых актов непосредственно предоставлено Банку России, акты, содержание исключительно технические форматы и иные технические требования; иные акты, не отвечающие признакам нормативного акта Банка России, указанным в п.1.2 Положения.

В ГОСТ Р 6.30-97 не приводится разграничений между нормативными правовыми актами и правовыми актами, они обозначаются как организационно-распорядительные документы.

Владение нормативно закрепленной терминологией обеспечивает однозначное толкование официальных документов, позволяет избежать излишнего "творчества", при котором в инструкциях и правилах по документационному обеспечению организаций появляются такие термины, как "резолютор" (автор резолюции), "рапортичка" (докладная записка), "атрибут документа" (реквизит документа), "шаблон" (бланк документа), и др.

В ряде случаев, например при употреблении терминов-синонимов, важно правильно оценить, в каком организационно-правовом контексте создается тот ил и иной документ Например, даже такие термины, как "договор", "контракт", "соглашение", которые можно было отнести к полным синонимам, различаются практикой своего употребления: в трудовом законодательстве речь идет о трудовом договоре (контракте); в гражданском законодательстве сделки оформляются договорами, во внешней торговле -контрактами, а договоренности в ряде других областей фиксируются в соглашениях (например, "тарифное соглашение").

1.2 Нормативная база подготовки и оформления документов

Правила оформления документов закрепляются в нормативных актах различного уровня, издаваемых федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, органами управления коммерческих и некоммерческих организаций и их объединений.

Нормы права (предписывающие, обязывающие, запрещающие и иные), регламентирующие подготовку и оформление документов, являются частью информационного права - системы охраняемых силой государства социальных норм и отношений, возникающих при осуществлении процессов сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и потребления информации. Информационные ресурсы (документы, массивы документов) являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами.

С правовой точки зрения двуединство информации и материального носителя дает возможность защитить документированную информацию с использованием одновременно двух институтов: института интеллектуальной собственности и института вещной собственности.

Базовым законом информационного законодательства является Федеральный закон от 20 февраля 1995 № 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации", в соответствии с которым правовой режим информационных ресурсов определяется нормами, устанавливающими:

порядок документирования информации;

право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах;

категорию информации по уровню доступа к ней;

порядок правовой защиты информации.

Документирование информации (создание документов) осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации.

Требования к оформлению документов могут носить универсальный характер или иметь весьма ограниченное действие и относиться только к отдельным видам документов, их формам, бланкам, реквизитам.

На формирование требований к оформлению организационно-распорядительной документации оказывают влияние правила, сложившиеся в области бухгалтерского учета, статистики, нотариата и других сферах деятельности.

Нормативные акты, устанавливающие требования к оформлению документов, можно условно разделить на ряд групп.

Общие требования к составу документации и ее оформлению содержат законы и другие нормативные акты Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, устанавливающие порядок деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, коммерческих и некоммерческих организаций (например, Федеральный конституционный закон от 17 декабря 1997 г. № 2-ФЗК "О Правительстве Российской Федерации", Федеральный закон от 28 августа 1995 г. № 154-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Гражданский кодекс Российской Федерации, законы "Об акционерных обществах" (от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ), "О некоммерческих организациях" (от 12 января 1996 г. № 7-ФЗ), "О производственных кооперативах" (от 8 мая 1996 г № 41-ФЗ)и др.).

Центральное место в федеральном законодательстве в этой области занимают нормы, устанавливающие требования к подготовке и оформлению правовых актов, издаваемых федеральными органами государственной власти: законов, правовых актов палат Федерального Собрания, Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, международных договоров (см. раздел 8 Комментария).

Требования к постановлениям, приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям и положениям, издаваемым федеральными органами исполнительной власти (министерствами, государственными комитетами, федеральными комиссиями и др.) определяют Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009. Правила оформления нормативных актов Банка России (указаний, положений, инструкций) установлены приказом Центрального Банка Российской Федерации от 15 сентября 1997 г. № 02-395 "О Положении Банка России "О порядке подготовки и вступления в силу нормативных актов Банка России".

В законодательстве субъектов Российской Федерации также содержатся нормы, определяющие требования к оформлению законов и иных нормативных актов, издаваемых органами власти субъектов Российской Федерации (например, Закон города Москвы от 14 декабря 1994 г. № 22 "О законодательных актах города Москвы", Закон Московской области от 20 ноября 1996 г. "О порядке принятия, вступления в силу и хранения законов и иных нормативных правовых актов Московской области, принимаемых Московской областной Думой").

Основные правила заключения, изменения и расторжения гражданско-правовых договоров, а также их оформления изложены в Гражданском кодексе Российской Федерации.

Использование государственного языка в официальных документах регламентирует Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г. №1807-1 "О языках народов Российской Федерации".

Нормативными актами Российской Федерации и субъектов Российской Федерации утверждены требования к отдельным видам документов, многие формы управленческих документов, правила использования бланков и оформления отдельных реквизитов документов. Так, изображение Государственного герба на документах регламентируется Положением о Государственном гербе Российской Федерации (утверждено Указом Президента России от 30 ноября 1993 г. № 2050); использование бланков с воспроизведением Государственного герба России - постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. №1268.

Использование товарных знаков при оформлении документации определяется Законом Российской Федерации "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров" (от 23 сентября 1992г. №3520-1).

В законодательстве субъектов Российской Федерации также содержатся нормы, определяющие правила изображения их гербов (например, Законом города Москвы от 1 февраля 1995 г. №4-12 "О гербе и флаге города Москвы") и порядок работы с гербовыми бланками (распоряжение Мэра Москвы от 17 апреля 1998 г № 392-РМ "Об использовании изображения герба города Москвы, наименований "Правительство Москвы", "Мэрия Москвы", "Москва" на бланках документов, печатях, штампах, удостоверениях и вывесках органов исполнительной власти города и организаций городского подчинения").

Порядок применения печатей и штампов, их формы, размеры и реквизиты устанавливаются нормативными актами различного уровня (постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации", Временные правила изготовления и основания для уничтожения печатей и штампов на территории г Москвы (утверждены распоряжением Мэра Москвы от 25 августа 1998 г. №843-РМ).

На установление правил оформления документов оказывает влияние многообразие форм собственности на информационные ресурсы, которые могут быть государственными и негосударственными, находиться в собственности органов государственной власти, местного самоуправления, организаций, общественных объединений, граждан. Отношения по поводу права собственности на информационные ресурсы регулируются гражданским законодательством Российской Федерации. В Законе Российской Федерации "Об информации, информатизации и защите информации" определены понятия "собственник", "владелец", "пользователь" (потребитель) информации. Собственник информационных ресурсов имеет право устанавливать в пределах своей компетенции режим и правила обработки, защиты информационных ресурсов и доступа к ним.

Установленное законом обязательное представление документированной информации для формирования государственных информационных ресурсов также влияет на правила документирования и состав документации. В ст. 8 закона определено, что при регистрации юридических лиц регистрационные органы обеспечивают их перечнями представляемых в обязательном порядке документов и адресами их представления. Перечень представляемой в обязательном порядке документированной информации прилагается к уставу каждого юридического лица (положению о нем).

При рассмотрении правового положения управленческой документации важным является то, что по Закону Российской Федерации от 9 июля 1993 г № 5351 -I "Об авторском праве и смежных правах" официальные документы (законы, судебные решения, иные тексты законодательного, административного и судебного характера), а также их официальные переводы не являются объектами авторского права.

Информация управленческих документов может включаться в автоматизированные информационные системы. Используемые в этих системах компьютерные программы и базы данных относятся к объектам авторского права в соответствии с Законом Российской Федерации от 23 сентября 1992 г. № 3523-1 "О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных". Право авторства и право собственности на информационные системы, технологии и средства их обеспечения могут принадлежать разным лицам

Порядок накопления и обработки документированной информации с ограниченным доступом, правила ее защиты и порядок доступа к ней устанавливаются органами власти, отвечающими за определенные виды и массивы информации в пределах их компетенции, либо непосредственно ее собственником в соответствии с законодательством. Документированная информация с ограниченным доступом по условиям ее правового режима подразделяется на информацию, отнесенную к государственной тайне, и конфиденциальную. В Законе Российской Федерации "Об информации, информатизации и защите информации" определено, что режим защиты информации устанавливается:

в отношении сведений, отнесенных к государственной тайне, -уполномоченными органами на основании Закона Российской Федерации "О государственной тайне";

в отношении конфиденциальной документированной информации -собственником информационных ресурсов или уполномоченным лицом на основании настоящего Федерального закона;

в отношении персональных данных - Федеральным законом".

Законом Российской Федерации от 21 июля 1993 г. № 5485-1 "О государственной тайне" установлены степени секретности сведений, составляющих государственную тайну, определен порядок проставления на документах грифа секретности. Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188 утвержден Перечень сведений конфиденциального характера

Вопросы оформления документации закреплены в нормативных актах в области связи, устанавливающих правила написания адреса на почтовых отправлениях, порядок оформления различных видов телеграмм, требования к документам, передаваемым по факсимильной связи, и др. Правительством России утверждены правила предоставления услуг телеграфной связи (постановление от 28 августа 1997 г. № 1108), телефонной связи (постановление от 26 сентября 1997г. № 1235), почтовой связи (постановление от 26 сентября ,1997 г. № 1239).

Порядок использования телефаксов при передаче документной информации устанавливается в ведомственных нормативных актах (например, Инструкция Банка России от 29 ноября 1993г. №20 "О порядке приема и передачи документов по сети факсимильной связи в системе Центрального банка Российской Федерации", а также Перечень материалов и документов, разрешенных для передачи по сети факсимильной связи Центрального банка Российской Федерации).

Важную часть нормативной базы подготовки и оформления документации составляют нормативные правовые акты межведомственного и ведомственного характера, издаваемые министерствами, государственными комитетами, федеральными комиссиями и другими федеральными органами исполнительной власти: Росархивом, Минфином России, Минтруда России, Минюстом России и др.

Наиболее полным общеотраслевым документом, регламентирующим работу с документами, остается принятая архивной службой страны в 1988 г. "Государственная система документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения" (ГСДОУ). ГСДОУ устанавливает единые принципы и правила документирования управленческой деятельности, а также организации работы с документами в учреждениях. Положения ГСДОУ получили развитие в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации (1993).

Правила оформления документов закрепляются в стандартах и других нормативных документах по стандартизации. Стандартизация в области документации решает задачи технической и информационной совместимости носителей информации и технологий ее обработки.

Правовые основы стандартизации в Российской Федерации устанавливают Закон Российской Федерации от 10 июня 1993 г. №5154-1 "О стандартизации", а также государственные стандарты системы "Государственная система стандартизации" (ГОСТ Р 1.0-92; ГОСТ Р 1.2-92;

ГОСТ Р 1.3-92; ГОСТ Р 1.4-92; ГОСТ Р 1.5-92). Управление стандартизацией в стране осуществляет Госстандарт России.

В соответствии с ГОСТ Р 1.0-92 стандарт - нормативный документ по стандартизации, разработанный, как правило, на основе согласия, характеризующегося отсутствием возражений по существенным вопросам у большинства заинтересованных сторон и утвержденный признанным органом (или предприятием), в котором могут устанавливаться для всеобщего и многократного использования правила, общие принципы, характеристики, требования или методы, касающиеся определенных объектов стандартизации, и который направлен на достижение оптимальной степени упорядочения в определенной области.

К нормативным документам по стандартизации, действующим на территории Российской Федерации, относятся: государственные стандарты Российской Федерации; применяемые в установленном порядке международные (региональные) стандарты, правила, нормы и рекомендации по стандартизации; общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; стандарты отраслей;

стандарты предприятий; стандарты научно-технических, инженерных обществ и других общественных объединений.

В нормативных документах по стандартизации закреплены требования к построению, изложению и оформлению документации, проведению унификации и применению унифицированных систем документации; созданию и использованию классификаторов технико-экономической и социальной информации; автоматизации информационных процессов в управлении, техническим средствам обработки информации; терминологии, применяемой в области работы с документами.

Важными средствами информационного обеспечения прежде всего в таких видах деятельности, как статистика, финансовая деятельность, банковское дело, бухгалтерский учет, таможенное дело, транспорт, торговля, внешнеэкономическая деятельность, являются классификаторы технико-экономической и социальной информации, а также унифицированные формы документов. Методологические и организационные основы проведения работ по классификации и кодированию информации, унификации документации установлены в нормативах Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК) и унифицированных систем документации (УСД).

ЕСКК состоит из общероссийских классификаторов, средств их ведения, нормативных и методических документов (ПР 50-733-93;

ПР 50-734-93; ПР 50-735-93 и др.). Классификаторы технико-экономической и социальной информации являются нормативными документами, включающими систематизированный свод наименований и кодов классификационных группировок и (или) объектов классификации. В соответствии с областью применения классифицируемых объектов классификаторы подразделяются на общероссийские классификаторы (ОК); отраслевые классификаторы; классификаторы предприятий.

УСД состоит из совокупности взаимоувязанных общероссийских унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических документов по их разработке, ведению и применению. Одной из унифицированных систем документации является Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД). Унифицированная форма документа (УФД) - совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации. УФД подразделяются на общероссийские, отраслевые и унифицированные формы документов предприятия. Требования к УСД изложены в специальной серии стандартов и других документах по стандартизации (ГОСТ 6.10.3-83; ГОСТ 6.10.4-84; ГОСТ 6.10.5-87; ГОСТ 6.10.6-87; ГОСТ 6.10.7-90; ГОСТ Р 6.30-97; ПР 50-733-93 и др.).

Создание документов в автоматизированных системах осуществляется на основе правил, изложенных в комплексе стандартов на информационные технологии: ГОСТ 34.201-89, ГОСТ 34.602-89, ГОСТ 34.003-90 и др. Признание юридической силы машиночитаемых документов (называемых также электронными документами или документами на машинных носителях) закреплено в ГОСТ 6.10.4-84. Применение электронной подписи регламентируется ГОСТ Р 34.10-94 и ГОСТ Р 34.11-94.

При работе с управленческой документацией находят применение отдельные положения стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД), например ГОСТ 7.62-90. "Знаки для разметки оригиналов и исправления корректурных и пробных оттисков. Общие требования", ГОСТ 7.64-90 "Представление дат и времени дня".

Применение международного, регионального или национального стандарта другой страны осуществляется путем полного или частичного включения его содержания в отечественный нормативный документ по стандартизации.

Основой для систематизации документов в информационно-поисковых системах служит Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта России от 30 января 1993 г № 299. Код по ОКУД должен проставляться на документе.

В ОКУД включены унифицированные формы, относящиеся к следующим унифицированным системам:

организационно-распорядительной документации;

первичной учетной документации;

банковской документации;

финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

отчетно-статистической документации;

учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

документации по труду;

документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

внешнеторговой документации.

Вновь разработанные унифицированные формы документов подлежат регистрации путем включения в ОКУД.

Разделы ОКУД ведутся различными ведомствами с различной оперативностью и полнотой. В раздел, посвященный организационно-распорядительной документации, изменения и дополнения не вносились с 1993 г., поэтому за рамками ОКУД остались многие формы документов, введенные в действие Гражданским кодексом Российской Федерации и другими нормативными актами. В то же время в нем сохраняются некоторые формы, не используемые на практике.

Федеральные органы исполнительной власти в соответствии со своей компетенцией устанавливают требования к оформлению различных групп документов, проводят работу по унификации документации, утверждают формы документов. Например, с января 1998 г. в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 8 июля 1997 г. № 835 "О первичных учетных документах" введены новые унифицированные формы первичной учетной документации и их электронные версии, использование которых обязательно для всех предприятий и организаций независимо от форм собственности. Госкомстат России утвердил формы первичного учета в составе трех альбомов.

В составе унифицированных систем документации существуют элементы дублирования. Например, приказ о приеме на работу в ОКУД отнесен к организационно-распорядительной документации (код 0281151), а в соответствии с постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71 а приказ (распоряжение) о приеме на работу (Т-1, код 0301006) -к первичным учетным документам.

Формы документов, включенные в ОКУД, приводятся в альбомах унифицированных форм документов. Альбом унифицированных форм УСОРД, инструктивные и методические материалы к ним издавались в начале 1980-х годов. "Унифицированная система организационно-распорядительной документации (2-я очередь): унифицированные формы, инструктивно-методические материалы по их применению" была утверждена Росархивом в 1993г., но не опубликована. Ведение альбома унифицированных форм организационно-распорядительной документации, внесение в него изменений и дополнений в настоящее время не осуществляются, что серьезно затрудняет работу с организационно-распорядительной документацией.

2. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ

Деятельность специалистов, связанных с документационным обеспечением управления современных организаций (секретарей, референтов, офис-менеджеров, делопроизводителей и др.), включает в себя широкий круг задач, функций и должностных обязанностей. Наряду с обработкой документов работникам служб документационного обеспечения управления (управлений делами, канцелярий, общих и организационных отделов, секретариатов) приходится много внимания уделять бездокументному обслуживанию работы управленческого аппарата: приему посетителей; организации переговоров, совещаний и собраний; подготовке служебных командировок руководителя; телефонным переговорам и т.п. Однако именно работа с документами является главной составной частью деятельности служб документационного обеспечения управления, что обусловлено объективными причинами: для успешной реализации основных управленческих функций - организации, планирования, мотивации, контроля и координации - необходимо постоянно владеть как оперативной, так и стратегической информацией о конкретных областях деятельности и рыночной ситуации, включая сведения о потребителях, конкурентах, новых технологиях и т.д.

Информация представляет собой совокупность сведений, показателей, данных, необходимых для описания явлений, объектов, процессов. Исключительно важная роль информации в управлении объясняется тем, что управленческий процесс, по сути, сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску и использованию информации с целью выработки управленческих решений, которые являются новой информацией управляющего органа, предназначенной как для внутреннего (сотрудниками организации), так и для внешнего (другими организациями) потребления.