Электронный документооборот

Размещено на http://www.allbest.ru/

1.История возникновения электронного документооборота

Еще в 90-х годах ХХ века многие страны объявили о создании "электронных правительств", подразумевая под этим представление в Интернете исчерпывающей информации о деятельности правительственных органов и интерактивное общение с гражданами. К началу XXI века особое внимание стало уделяться развитию глобальных информационных систем и становлению электронной торговли. С этой целью во многих странах были приняты законы об электронной торговле и электронных документах.

Начиная с середины 90-х годов обеспечение юридически значимого электронного документооборота осуществляется, в частности, на основе применения электронных подписей как средства удостоверения подлинности (авторства), аутентичности и целостности электронных документов. На сегодня в мировой практике исторически сложились три основные модели правового регулирования в сфере электронного документооборота и электронных подписей:

Первая модель разработана в США. Правительство предоставляет право гражданам и юридическим лицам самостоятельно регулировать внутренние процессы в сфере электронной коммерции. Данная модель основана на принципах «бизнес-выбора», концепции свободы заключения контракта и использования при этом любой информационно-компьютерной технологии. Выбор любой технологии подписи электронных документов сторон, участвующих в сделке, признается законным. Стороны сами могут решить - использовать или не использовать электронные подписи, причем они не обязаны обращаться к третьей, независимой стороне, удостоверяющей соответствующие сертификаты ключей подписей.

Вторая модель принята в Европейском Союзе. Базовый принцип Директивы об электронной подписи - система лицензирования не должна быть обязательной. Каждая страна-член Евросоюза может создавать структуры, регулирующие процесс добровольного лицензирования, для того, чтобы сформировать у клиентов или потенциальных деловых партнеров авторитет и доверие к организации, предоставляющей услуги в сфере применения электронных подписей. Правительства должны обеспечить функционирование соответствующей системы надзора за деятельностью поставщиков услуг по сертификации, которые созданы на территории этой страны и осуществляют выдачу квалификационных сертификатов населению.

Третья модель принята в России и в Индии, где законы об электронной подписи жестко регулируют рынок услуг в данной сфере путем лицензирования деятельности по предоставлению таких услуг. Базовый принцип модели - признание электронной подписи действенной и необходимой везде, в том числе и на международном уровне.

Сегодня развитие электронного документооборота идет по пути глобализации. Государства разрабатывают единую политику в информационной области. Яркий пример - программа eUnion, объединившая страны ЕС, государства-кандидаты в ЕС и участников Европейской зоны свободной торговли. Программа стартовала 18 ноября 2009 года с принятия Европейской Декларации по электронному правительству.

По уровню развития электронного документооборота с 2001 г. первое место прочно удерживает Канада. Чуть отстает от лидера Сингапур, а за ним следуют США.

2.Документооборот и его автоматизация

Электронный документооборот-это движение электронных документов на предприятии и деятельность по организации этого движения. При этом, как правило, подразумевается полный цикл автоматизации движения документа (от получения или порождения до отправки или перевода в архив) и существенное (вплоть до нуля) сокращение объема использования бумажных документов. При этом электронный и безбумажный документооборот -- не одно и то же, так как и электронный документооборот может оперировать (зачастую так и происходит) в том числе образами (отсканированными оригиналами) бумажных документов. Не всегда очевидна разница двух понятий: «делопроизводство» и «документооборот».

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами (ГОСТ Р 51141-98).

Документооборот - деятельность по организации движения документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки из организации и (или) направления в архив (ГОСТ Р 51141-98).

Как правило, СЭД включают в себя не только автоматизацию документооборота, но многие элементы автоматизации делопроизводство, поэтому в большинстве случаев мы можем говорить о системе электронного документооборота и делопроизводства (СЭДД).

Система электронного документооборота (СЭД). Организация документооборота на предприятии.

Работа СЭД строится вокруг одного базового понятия -- документ

Именно документ является «единицей информации» в СЭД.Система документооборота обеспечивает фундаментальные операции с документами:

· Хранение.

· аудит.

· движение документов по исполнителям в организации.

· выполнение бизнес-процессов, к которым эти документы имеют отношение.

В организации, где внедрен ЭДО и используется система управления документооборотом, документ является и базовым инструментом управления. Здесь нет просто решений, поручений или приказов -- есть документы, содержащие эти самые приказы, решения, поручения и т. д., то есть все управление в организации осуществляется через документы. Как следствие, многие задачи, которые выполняются сотрудниками, точно так же привязаны к документам.

· Любой документ в системе документооборота снабжается «карточкой», подобной, например, библиотечной. Состав информации о документе (атрибутов документа, полей карточки) определяется типом и видом документа, их доступность для просмотра и редактирования -- правами доступа к документу и его состоянием в рамках бизнес-процесса.

· Любой документ может иметь один или несколько. прикрепленных файлов -- это могут быть как проекты новых документов, так и отсканированные образы существующих.

· Любой документ может быть связан с другими документами, что обеспечивает целостность информационного поля организации.

· Любой документ может быть найден по его атрибутам или, при наличии такой функциональности, по вхождению текста в прикрепленные файлы (полнотекстовый поиск).

Таким образом организация документооборота на предприятии с применением СЭД дает все необходимое для своевременного принятия решений, реагирования на ситуации и упорядоченной стабильной работы:

· категоризация документов по типам и видам.

· снабжение каждого типа или вида документа любыми необходимыми атрибутами.

· заданные бизнес-процессы обработки документов.

· механизмы управления задачами и контроля их выполнения.

· надежное хранилище документов с возможностями .атрибутивного и полнотекстого поиска.

Стоит отметить, что различные СЭД взаимодействуют между собой в рамках единой системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО) и единой системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ). Участниками МЭДО являются Администрация Президента РФ, Аппарат Правительства РФ, Федеральные органы исполнительной власти, а также иные государственные органы. Основной принцип МЭДО -- это интеграция участников и транспортной системы, обеспечивающей защищенный обмен электронными сообщениями.

Внедрение электронного документооборота. Зачем нужны разработка и внедрение СЭД?

Если подходить к идее внедрения электронного документооборота (ЭДО) в организации с обычных позиций, то напрашиваются примерно такие вопросы:

· -Что мы получим от внедрения ЭДО?

· -Чем плоха работа с бумагой?

· -Каков экономический эффект внедрения ЭДО?

· -Как скоро окупится это капиталовложение?

Попытаемся ответить на эти вопросы. Сначала просто опишем, какие изменения принесет внедрение СЭД на предприятии:

· процессы обработки документов могут частично измениться и стать более жесткими.

· количество бумажных документов сократится.

· выполнение задач станет более четким и управляемым.

· отчеты по работе с документами и исполнительской дисциплине можно будет получать оперативно в любое время.

· сотрудники, работающие с документами, должны будут обучиться выполнению всех действий в электронном виде.

Глядя на этот список можно подумать, что это не список изменений, а список преимуществ. Да, в данном случае эти вещи, безусловно, близки (иначе какой смысл заниматься таким внедрением?), но при внимательном рассмотрении за каждым из пунктов стоит и некоторое ограничение или новое требование. К этому просто нужно быть готовым, затевая внедрение ЭДО, а кроме того, адаптация СЭД под нужды заказчика позволяет автоматизировать документооборот с минимальными ограничениями.

Основная выгода от внедрения ЭДО -- это повышение эффективности деятельности организации (здесь под эффективностью мы понимаем отношение достигаемого результата к затратам на его достижение -- формула в данном контексте скорее умозрительная, нежели математическая). Исходя из этого понимания, повышать эффективность деятельности организации можно двумя способами: уменьшая затраты и/или увеличивая результат. Как правило, СЭД позволяет реализовать оба варианта. Образно говоря, внедрение ЭДО с использованием подходящей СЭД дает организации возможность меньше тратить и больше зарабатывать. Как правило, СЭД позволяет реализовать оба варианта. Образно говоря, внедрение ЭДО с использованием подходящей СЭД дает организации возможность меньше тратить и больше зарабатывать.

Рассмотрим возможности снижения затрат:

· Сокращение затрат на бумажные документы.

· Сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников.

· Ускорение информационных потоков.

Теперь о результатах.

· Повышение управляемости организации за счет упорядоченности и прозрачности документопотоков.

· Повышение скорости и качества принятия решений.

· Повышение уровня исполнительской дисциплины и эффективности работы сотрудников, рабочих групп, организации в целом.

И напоследок -- примеры вопросов, которые не так очевидны, но обязательно должны быть рассмотрены в рамках темы организации электронного документооборота:

· сколько может стоить вашей органзации не согласованный вовремя проект контракта?

· какой урон может нанести не выставленный вовремя счет?

· сколько документов можно было бы не дорабатывать по нескольку раз, если бы была более высокая прозрачность постановки и исполнения задач?

Организация электронного документооборота с различных точек зрения

Руководители:

§ оперативное получения информации, необходимой для принятия решения

§ оперативный контроль исполнительской дисциплины

Cекретари, референты и помощники:

§ быстрый поиск документов.

§ высокая точность поиска документов.

§ облегчение контроля исполнительской дисциплины.

§ упрощение подготовки всевозможных событий, мероприятий.

§ ускорение подготовки, согласования и утверждения итоговых документов.

Финансово-бухгалтерские службы:

§ повышение скорости движения документов, например, из филиалов в головную организацию.

§ снижение риска утери документов.

§ экономия времени при подборке документов для проведения сверок расчетов или проверок надзорных органов.

Юридическая служба:

§ снижение трудоемкости работы по подготовке документов.

§ эффективный контроль сроков.

§ быстрый поиск необходимых нормативных документов.

Задачи, решаемые автоматизацией документооборота. Корпоративный документооборот.

· Регистрация входящей корреспонденции (первичных, повторных документов, ответов на запросы от юридических лиц, приказов, распоряжений, писем вышестоящих организаций, служебных (докладных) записок на имя руководителя от структурных подразделений).

· Регистрация исходящей корреспонденции (ответов на входящие документы, запросов, уведомлений, исходящих служебных (докладных) записок от структурных подразделений на имя руководителя).

· Работа с такими типами документов, как: приказы, распоряжения, договоры, внутренние нормативные документы, финансовые документы, служебные записки, заявления, протоколы и заявки, и т.д. управление которыми автоматизировано от момента инициации и создания проекта документа до момента исполнения, включая процесс согласования и утверждения.

· Актуальная информация о ходе работы с документом (статусы документа, история событий).

· Контроль исполнительской дисциплины.

· Формирование, представление на экране и печать выходных форм в виде карточек, справок, отчетов, протоколов.

· Поиск документов по значениям соответствующих атрибутов

· Набор функций для поддержки работы с организационно-распорядительными документами.

· Различные виды статистической отчетности.

· Прозрачный механизм заместителей.

· Работа с шаблонами документов.

· «Подписка» на документы.

· Разграничение прав доступа к документам.

· Возможность построения матрицы доступа к документам и функциям системы на основании оргштатной структуры организации.

· Надежное хранение документов в структурированном хранилище.

· Возможность интеграции с аналогичной системой электронного документооборота.

По оценке известного европейского эксперта Бруно Коха, в 2011г. примерно 5 млн. европейских предприятий уже вовлечены в электронный документооборот со счетами и счетами-фактурами. В 2008г. таких предприятий было 1,7 млн, то есть за три года их количество выросло в три раза. Количество счетов-фактур, выставляемых в России и Европе, примерно одинаково. По разным оценкам это от 15 до 17 млрд документов в год.По словам Коха, на сегодняшний день 50 % российских компаний уже имеет ЭЦП, при этом в России, в отличие от Европы, единое законодательство и преимущественно один язык. Все эти факторы позволяют развиваться российскому рынку электронных счетов-фактур в 5 раз быстрее, чем европейскому.

3.Интересные факты об ЭДО зарубежных стран

электронный документооборот цифрой подпись

Канада

Cайт Канадского правительства был открыт в 2001 г., и уже в 2001 г. из 71 услуги, за которые отвечает правительство Канады, 64 были представлены в режиме он-лайн.

Вторым значительным проектом стало тестирование системы аутентификации цифровой подписи применительно к различным правительственным услугам. В июне 2001 г. правительство подписало контракт на внедрение безопасного канала для правительства и компаний частного сектора. В рамках этого проекта была создана полная инфраструктура, необходимая для обеспечения защиты, конфиденциальности и безупречности работы по сделкам с правительственными структурами. Аналогов данному каналу связи в мире пока не существует.

Сингапур

В Сингапуре в апреле 2002 г. состоялось окончательное закрытие отделений местного телеграфа. Иными словами, в этом государстве еще девять лет назад граждане покончили с телеграммами и стали дистанционно общаться друг с другом исключительно посредством Интернета и телефона. Справедливости ради надо отметить, что в Сингапуре программа компьютеризации государственной службы была запущена в 1982 г. и ныне население этой страны может получить в режиме онлайн около 1600 различных услуг.

США

Беспрецедентный всплеск интереса к электронным документам произошел после событий 11 сентября 2001 года, когда сгорели важные архивы. Спустя несколько часов после атаки, Библиотека Конгресса США приступила к созданию крупномасштабной коллекции веб-документов. Теперь законы этой страны предписывают организациям хранить определенные категории документов в электронном виде, чтобы избежать их потери. Так в феврале 2006 г. после судебного разбирательства американская брокерская фирма Morgan Stanley выплатила штраф в размере 15 млн. долларов по иску Комиссии по ценным бумагам и биржам США (SEC) по факту несохранения фирмой сообщений электронной почты. В 2003 году США приняли Национальную стратегию обеспечения безопасности киберпространства. В странах Европы подобные стратегии пока не разработаны, но принята Европейская Конвенция по борьбе с киберпреступностью и определены основные направления развития технологий.

Австралия

В Австралии важной частью концепции управления электронными документами является управление веб-документацией, в том числе архивирование сайтов. Обязанности по обеспечению сохранности сетевых публикаций органов государственной власти распределены между Национальным архивом и Национальной библиотекой Австралии. В Национальный архив поступают внутренние электронные документы государственных учреждений, копии публичного сайта, фиксирующие его состояние в определенные промежутки времени. А в Национальную библиотеку поступают один или несколько документов, предназначенных для публикации и распространения на любом съемном электронном носителе (дискете, компакт-диске и т.д.), проект документа, представленный на сайте для публичного обсуждения.

Великобритания

Для тех, кто осуществляет обязательные платежи в электронном виде, введены скидки: для граждан 10 фунтов, для бизнеса 150. Кроме того, существуют расходы и на пропаганду, включающую участие звезд шоу-бизнеса.

Ранее издержки государства на выдачу лицензии на вождение автомобиля, документы на которую приходилось предоставлять обычной почтой, составляли 17 фунтов. Теперь, благодаря использованию интернета, это стоит 17 пенсов. Экономия колоссальная. В среднем, по статистике, при переходе на онлайн-обслуживание государство экономит по 8 фунтов на каждой услуге. С учетом миллионных объемов транзакций сокращение расходов весьма внушительно. Организация поддержки фермеров, снабжение сельхозпроизводителей информацией, создание для них регулярных форм для заполнения документов сократило их затраты на 15% и сэкономило отрасли 16,5 млн фунтов в год. Около 90% юридических лиц обслуживаются в электронном виде в Регистрационной палате. Более 85% представляют свои ежегодные отчеты онлайн.

Финляндия

При поддержке Министерства по связи и транспорту в Финляндии было изменено законодательство в части выставления абонентам счетов. Теперь абоненты могут получать счета в электронной форме, при этом такой документ считается юридически значимым.

Подсчитано, что возможность не печатать 160 тыс. счетов в месяц только по одному оператору TeliaSonera снижает выбросы диоксидов на 57 тонн в год, а выбросы CO2 снижаются на значение, которое производят в год 14 типовых финских домохозяйств.

Для реализации новой возможности финские банки организуют порталы, где хранятся счета (называемые e-bill), защищенные электронной цифровой подписью и гарантиями банка. Абоненту по электронной почте приходит письмо о выставлении счета. В письме содержится цифровой код. Абонент входит на общий портал банка, вводит код, и видит счет. Других значений (логины, номера договоров и пр.) вводить не надо. Затем абонент может оплатить счет со своего банковского счета. При этом обеспечивается повышенная конфиденциальность, поскольку держателями и банковского и "визуального" счета являются одни и те же банковские структуры.

Германия

Министерство Финансов Германии приняло решение упростить законодательство по электронным счетам - фактурам с 1 июля 2011 года. Было решено, что новое законодательство должно соответствовать новой Директиве ЕС об электронных счетах - фактурах/НДС. Этот шаг одного из европейских экономических гигантов послужит сигналом для других стран - участниц ЕС упростить свои законы. По словам представителей ЕС, в ближайшем будущем организации должны получить возможность полностью полагаться на «бизнес-средства управления» для осуществления контроля над счетами - фактурами.

Австрия

В Австрии в случае неиспользования электронных документов государство взимает специальный сбор, составляющий от 0,9 до 1,5% суммы сделки.

Беларусь

Законодательство по электронному документообороту в Беларуси было принято еще в 2000 году, на целых полгода раньше, чем в США. Но как утверждают представители бизнес-сообщества, электронное правительство формируется с опорой на административный ресурс на принципах ведомственного подчинения, в отсутствии единого стандарта программного обеспечения и защиты информации. И сегодня потребителям государственных услуг в Беларуси приходится иметь целую "связку" электронных ключей для взаимодействия с госорганами. Это выливается в проблему по совместному управлению электронной идентификацией при доступе к госуслугам и аутентификации электронных документов. Да и подключение к электронному документообороту в Беларуси значительно дороже, чем в странах ЕС.

Эстония

Оборот Центра электронных счетов-фактур почтовой службы Эстонии за первый квартал 2011 года вырос на 300% по сравнению с тем же периодом прошлого года. Если главным нововведением прошлого года был перевод сервиса счетов в электронную форму, то в этом году основное внимание уделяется разработке специальных функций, учитывающих особенности работы предприятий госсектора. При этом сервисы, предлагаемые коммерческим компаниям, также будут совершенствоваться и модернизироваться. Например, возможности создания документов через Интернет, а также их последующего электронного архивирования в соответствии с требованиями Налогово--таможенного департамента. Через Центр электронных счетов возможна передача электронных документов предприятиям государственного сектора, а также другим компаниям, присоединившимся к платформе Центра электронных счетов.

Актуальность электронного документооборота определяется объективными требованиями времени, такими как рост информационного потока и динамичность информационной среды, и все чаще подтверждается заявлениями руководством страны. Как сказал Д.А. Медведев: "Электронный документооборот должен стать реальностью в 2010 г.". Конечно, пока нельзя говорить о том, что "наказ" был полностью выполнен, однако многие российские компании уже на собственной практике убедились в эффективности СЭД как инструмента снижения рисков и получения конкурентных преимуществ на рынке

Размещено на Allbest.ru