Организационная структура предприятия

Размещено на http://www.allbest.ru/

1

Содержание

должностной инструкция управление

1. Построение организационной структуры предприятия

2. Разработка Положения о подразделении и должностной инструкции

3. Согласование и утверждение Положения о подразделении

4. Разработка, структура и оформление должностных инструкций

5. Согласование и утверждение должностных инструкций

6. Срок действия и порядок изъятия Положения о подразделении и должностных инструкций

Список используемой литературы

1. Построение организационной структуры предприятия

На способность предприятия адаптироваться к изменениям внешней среды влияет то, как организовано предприятие, как построена структура управления. Организационная структура предприятия -- это совокупность звеньев (структурных подразделений) и связей между ними. Выбор организационной структуры зависит от таких факторов, как:

организационно-правовая форма предприятия;

сфера деятельности (тип выпускаемой продукции, ее номенклатура и ассортимент);

масштабы предприятия (объем производства, численность персонала);

рынки, на которые выходит предприятие в процессе хозяйственной деятельности;

используемые технологии;

информационные потоки внутри и вне фирмы;

степень относительной обеспеченности ресурсами и др.

Рассматривая организационную структуру управления предприятием, также учитывают уровни взаимодействия:

организации с внешней средой;

подразделений организации;

организации с людьми.

Важную роль здесь играет структура организации, посредством которой и через которую это взаимодействие осуществляется. Структура фирмы -- это состав и соотношение ее внутренних звеньев, отделов. Структуры управления организацией. Для различных организаций характерны различные виды структур управления. Однако обычно выделяют несколько универсальных видов организационных структур управления, таких, как линейная, линейно-штабная, функциональная, линейно-функциональная, матричная. Иногда внутри единой компании (как правило, это крупный бизнес) происходит выделение обособленных подразделений, так называемая департаментизация. Тогда создаваемая структура будет дивизиональной. При этом необходимо помнить, что выбор структуры управления зависит от стратегических планов организации. Организационная структура регулирует: разделение задач по отделениям и подразделениям; их компетентность в решении определенных проблем; общее взаимодействие этих элементов. Тем самым фирма создается как иерархическая структура.

Основные законы рациональной организации:

- упорядочение задач в соответствии с важнейшими точками процесса;

- приведение управленческих задач в соответствие с принципами компетентности и ответственности, согласование «поля решения» и доступной информации, способность компетентных функциональных единиц принять к решению новые задачи);

- обязательное распределение ответственности (не за сферу, а за «процесс»);

- баланс стабильности и гибкости;

- способность к целеориентированной самоорганизации и активности;

- желательность стабильности циклически повторяемых действий.

Линейная структура. Рассмотрим линейную организационную структуру. Для нее характерна вертикаль: высший руководитель -- линейный руководитель (подразделения) -- исполнители. Имеются только вертикальные связи. В простых организациях отдельные функциональные подразделения отсутствуют. Эта структура строится безе выделения функций.

Линейная структура управления

Преимущества: простота, конкретность заданий и исполнителей.
Недостатки: высокие требования к квалификации руководителей и высокая загрузка руководителя. Линейная структура применяется и эффективна на небольших предприятиях с несложной технологией и минимальной специализацией.

Линейно-штабная организационная структура. По мере роста предприятия, как правило, линейная структура преобразуется в линейно-штабную. Она аналогична предыдущей, но управление сосредоточено в штабах. Появляется группа работников, которые непосредственно не дают распоряжений исполнителям, но выполняют консультационные работы и готовят управленческие решения.

Линейно-штабная структура управления

Функциональная организационная структура. При дальнейшем усложнении производства возникает необходимость специализации работников, участков, отделов цехов и т. д., формируется функциональная структура управления. Распределение работ происходит по функциям.

При функциональной структуре происходит деление организации на элементы, каждый из которых имеет определенную функцию, задачи. Она характерна для организаций с небольшой номенклатурой, стабильностью внешних условий. Здесь имеет место вертикаль: руководитель -- функциональные руководители (производство, маркетинг, финансы) -- исполнители. Присутствуют вертикальные и межуровневые связи. Недостаток -- функции руководителя размыты.

Функциональная структура управления

Преимущества: углубление специализации, повышение качества управленческих решений; возможность управлять многоцелевой и многопрофильной деятельностью.

Недостатки: недостаточная гибкость; плохая координация действий функциональных подразделений; низкая скорость принятия управленческих решений; отсутствие ответственности функциональных руководителей за конечный результат работы предприятия.

Линейно-функциональная организационная структура. При линейно-функциональной структуре управления основные связи -- линейные, дополняющие -- функциональные.

Линейно-функциональная структура управления

Дивизиональная организационная структура. В крупных фирмах для устранения недостатков функциональных структур управления используется так называемая дивизиональная структура управления. Распределение обязанностей происходит не по функциям, а по выпускаемой продукции или по регионам. В свою очередь в дивизиональных отделениях создаются свои подразделения по снабжению, производству, сбыту и т. д. При этом возникают предпосылки для разгрузки вышестоящих руководителей путем освобождения их от решения текущих задач. Децентрализованная система управления обеспечивает высокую эффективность в рамках отдельных подразделений. Недостатки: рост расходов на управленческий персонал; сложность информационных связей.

Дивизионная структура управления строится на основании выделения подразделений, или дивизионов. Данный вид применяется в настоящее время большинством организаций, особенно крупными корпорациями, так как нельзя втиснуть деятельность крупной компании в 3-4 основных отдела, как в функциональной структуре. Однако длинная цепь команд может привести к неуправляемости. Создается также в крупных корпорациях.

Дивизиональная структура управления

Дивизионы могут выделяться по нескольким признакам, образуя одноименные структуры, а именно: продуктовая. Отделы создаются по видам продукции. Характерна полицентричность. Такие структуры созданы в «Дженерал Моторс», «Дженерал Фудс», частично в «Русском Алюминии». Полномочия по производству и сбыту данного продукта передаются одному руководителю. Недостаток -- дублирование функций. Такая структура эффективна для разработки новых видов продукции. Имеются вертикальные и горизонтальные связи; региональная структура. Отделы создаются по месту расположения подразделений компаний. В частности, если у фирмы есть международная деятельность. Например, Coca-Cola, Сбербанк. Эффективна для географического расширения рыночных зон; организационная структура, ориентированная на потребителя. Подразделения формируются вокруг определенных групп потребителей. Например, коммерческие банки, институты (повышение квалификации, второе высшее образование). Эффективна для удовлетворения спроса.

Матричная организационная структура. В связи с необходимостью ускорения темпов обновления продукции возникли программно-целевые структуры управления, получившие названия матричные. Суть матричных структур состоит в том, что в действующих структурах создаются временные рабочие группы, при этом руководителю группы в двойное подчинение передаются ресурсы и работники других подразделений.

При матричной структуре управления формируются проектные группы (временные), реализующие целевые проекты и программы. Эти группы оказываются в двойном подчинении, создаются временно. Этим достигается гибкость в распределении кадров, эффективная реализация проектов. Недостатки -- сложность структуры, возникновение конфликтов. Примером могут служить авиакосмическое предприятие, телекоммуникационные компании, выполняющие крупные проекты для заказчиков.

Матричная структура управления

Преимущества: гибкость, ускорение внедрения инноваций, персональная ответственность руководителя проекта за результаты работы. Недостатки: наличие двойного подчинения, конфликты из-за двойного подчинения, сложность информационных связей.

Корпоративная организация или корпорация рассматривается как особая система взаимосвязи между людьми в процессе осуществления ими совместной деятельности. Корпорации как социальный тип организации представляют собой замкнутые группы людей с ограниченным доступом, максимальной централизацией, авторитарностью руководства, противопоставляющие себя другим социальным общностям на основе своих узко корпоративных интересов. Благодаря объединению ресурсов и, в первую очередь людских, корпорация как форма организации совместной деятельности людей представляет и обеспечивает возможность для самого существования и воспроизводства той или иной социальной группы. Однако объединение людей в корпорации происходит через их разделение по социальным, профессиональным, кастовым и другим критериям.

2. Разработка Положения о подразделении и должностной инструкции

Общие положения и понятия.

- Данный порядок регламентирует единые правила разработки, согласования, утверждения и оформления Положений о структурных подразделениях и Должностных инструкций сотрудников фирмы;

- Положение о подразделении является организационно-технологическим документом, определяющим и устанавливающим: место подразделения в структуре фирмы, его функциональной деятельности, взаимодействие с другими подразделениями фирмы и внешними организациями, а так же перечень нормативных документов, регулирующих деятельность данного подразделения;

- Должностная инструкция является организационно-технологическим документом, определяющим: функциональные обязанности, должностные полномочия (права), ответственность, особые условия труда, предъявляемые квалификационные требования, а так же перечень основных нормативных документов, регулирующих деятельность лица, занимающего данную должность.

Разработка, структура и оформление Положения о подразделении.

Разработка положения осуществляется непосредственно в структурном подразделении. Ответственным за разработку является руководитель подразделения.

Структура положения о подразделении включает в себя следующие обязательные разделы:

Общие положения.

Данный раздел включает в себя пункты:

Руководитель. Указывается должность руководителя подразделения. Порядок замещения. Указывается должности лиц, замещающих руководителя подразделения и порядок замещения.

Место в организационной структуре фирмы. Указывается статус подразделения в структуре фирмы, управления, отдела и т.д.

Структурное деление. Указывается структурный состав подразделений.

Основные задачи и функции. В разделе по пунктам перечисляются основные задачи и функции, выполнение которых возложено на данное подразделение.

Взаимодействие с подразделениями фирмы. В разделе описываются принципы, права и полномочия подразделения при взаимодействии с другими структурными единицами фирмы, методы и способы получения доступа к различным формам внутренней и внешней отчетности подразделений фирмы, а так же к системе информационного обслуживания всех подразделений фирмы. Взаимодействие с внешними организациями. В разделе описываются принципы, права и полномочия при взаимодействии подразделения с внешними организациями.

Организация работы. В разделе указывается режим работы подразделения, принципы оплаты и стимулирования труда сотрудников.

Нормативные документы. В разделе указывается перечень основных нормативных документов, регулирующих деятельность подразделения.

Положение о структурном подразделении оформляется и изготавливается в едином информационном и графическом стиле, в соответствии с установленными на фирме требованиями.

3. Согласование и утверждение Положения о подразделении

Разработанное и оформленное надлежащим образом Положение о подразделении подписывается руководителем или лицом его замещающим, начальником соответствующего самостоятельного Управления (отдела, Отделения, Сектора) и через Организационный отдел направляется на согласование.

Согласование Положения о подразделении проходит в следующем порядке:

- Отдел кадров.

- Юридический отдел.

- Отдел производственных технологий.

Примечание: Срок согласования Положения в каждом из указанных в пункте подразделений, не должен превышать 5 рабочих дней с даты его получения соответствующим подразделением. Для сокращения времени согласования, копии подготовленных документов направляются в подразделения одновременно. В случае возникновения замечаний (замечания оформляются на отдельных листах в печатном виде) со стороны согласующих подразделений. Положение дорабатывается подразделением его представившим, и направляется через Организационный отдел на повторное согласован.

Примечание: Срок повторного согласования Положения в каждом, из указанных Подразделений, не должен превышать 3 рабочих дней с даты его получения соответствующим подразделением.

Согласованное Положение о подразделении через Организационный отдел направляется на утверждение Председателю правления (Генеральному директору).

Положение о структурном подразделении вступает в силу с даты его утверждения Председателем Правления (Генеральным директором).

Утвержденное и введенное в действие Положение о подразделении доводится до сведения всех сотрудников данного подразделения под роспись, и храниться в информационной папке руководителя.

Копии утвержденного Положения о подразделении через Организационный отдел направляются в отдел производственных технологий и в отдел кадров.

4. Разработка, структура и оформление должностных инструкций

Разработка должностных инструкций сотрудников осуществляется непосредственно в подразделениях. Ответственным за разработку является руководитель подразделения. Должностные инструкции разрабатываются на должности, в строгом соответствии со штатным расписанием подразделения, независимо от того, заняты они или нет.

Примечание: Разные должностные инструкции на одноименные должности разрабатываются только в том случае, если эти должности предусматривают различные функциональные обязанности.

Структура Должностной инструкции включает в себя следующие обязательные разделы:

Общие положения.

В данном разделе указываются способы назначения и освобождения от должности, подчиненность, требования по образованию и стажу работы, а так же документы, которыми данное должностное лицо руководствуется в своей деятельности.

Функциональные обязанности. В данном разделе по пунктам перечисляются функциональные обязанности должностного лица.

Права. В данном разделе оговариваются основные полномочия и права, предоставленные данному должностному лицу для выполнения возложенных на него обязанностей.

Ответственность. В этом разделе указывается, какую ответственность несет должностное лицо за качество и своевременность выполнения возложенных на него обязанностей, утерю или преднамеренную порчу находящихся в его пользовании материальных ценностей.

Квалификационные требования. В разделе оговариваются требования, как общефилиальные, так и специфические, предъявляемые к квалификации данного должностного лица.

Например: знание иностранного языка, знание определенных нормативных документов внешнего и внутреннего характера. Умение работать с организационной техникой различного назначения, в т.ч. ПЭВМ и т.д.

Условия работы. В разделе указывается режим работы, необходимость поездок в командировки (в т.ч. местного значения), а так же возможность выделения служебного автотранспорта.

Кроме того, в Должностные инструкции руководителей подразделений и их заместителей могут включаться дополнительные разделы: - масштаб деятельности и влияние решений.

В разделе указывается сфера деятельности, полномочия, право подписи финансовых, организационно-распорядительных и иных документов, а так же границы влияния принимаемых должностным лицом решений в отношении других подразделений.

Автономность действий. В разделе указывается, насколько данное должностное лицо автономно в выборе перспективных направлений работ в масштабе деятельности данного подразделения. Должностные инструкции оформляются и изготавливаются в едином информационном и графическом стиле, в соответствии с установленными на фирме требованиями.

5. Согласование и утверждение должностных инструкций

Разработанные и оформленные надлежащим образом должностные инструкции подписываются руководителем подразделения и через Организационный отдел направляются на согласование.

Согласование должностных инструкций проходит в следующем порядке: должностные инструкции начальников самостоятельных управлений, отделений, отделов и секторов:

-- Отдел кадров;

-- Юридический отдел;

-- Отдел производственных технологий.

Должностные инструкции заместителей начальников самостоятельных управлений, отделений и отделов, а так же руководителей подразделений, входящих в вышеперечисленные структуры:

- Начальник соответствующего самостоятельного управления, отделения, отдела или сектора;

- Отдел кадров;

- Юридический отдел;

- Отдел производственных технологий.

Должностные инструкции остальных сотрудников:

- Отдел кадров;

- Юридический отдел;

- Отдел производственных технологий.

Примечание: Срок согласования должностной инструкции в каждом, из указанных в пункте подразделений, не должен превышать 5 рабочих дней с даты его получения соответствующим подразделением. Для сокращения времени согласования, копии подготовленных документов направляются в подразделения одновременно.

В случае возникновения замечаний (Замечания оформляются на отдельных листах в печатном виде), со стороны согласующих подразделений, должностная инструкция дорабатывается подразделением ее представившим, и направляется через Организационный отдел - на повторное согласование. Примечание: Срок повторного согласования Должностной инструкции в каждом, из указанных подразделений, не должен превышать 3 рабочих дней с даты его получения соответствующим подразделением.

Согласованные Должностные инструкции через организационный отдел направляются на утверждение:

- Генеральному директору:

Должностные инструкции начальников управлений, отделений, отделов, секторов и их заместителей.

- Начальникам самостоятельных управлений, отделений, отделов или секторов:

Должностные инструкции сотрудников всех подразделений, находящихся в их подчинении.

Должностная инструкция вступает в силу с даты ее утверждения уполномоченным на то должностным лицом. Утвержденная Должностная инструкция доводится до сведения сотрудника, занимающего данную должность, под роспись и хранится в его информационной папке и личном деле в отделе кадров. Копии утвержденной Должностной инструкции через Организационный отдел направляются в отдел производственных технологий. При приеме на вакантную должность нового сотрудника отдел кадров, в день оформления документов, знакомит его с должностной инструкцией под роспись и хранит ее в личном деле.

Ответственный сотрудник учебного центра на основании приказа о приеме на работу получает в отделе кадров копию Должностной инструкции с подписью принятого на работу и вкладывает ее в информационную папку для использования в дальнейшем обучении молодых сотрудников.

6. Срок действия и порядок изъятия Положения о подразделении и должностных инструкций

Положение о подразделении и должностные инструкции действуют с даты их утверждения уполномоченными на то лицами, до даты утверждения новых версий этих документов, либо приказа (распоряжения) об упразднении или реорганизации существующего структурного подразделения, либо сокращения штатных должностей. Особые случаи утверждения Положения о подразделении и должностных инструкций. При создании новой структурной единицы, как правило, Положение о подразделении и должностные инструкции на вводимые должности, утверждаются и вводятся в действие приказом (распоряжением) Председателя Правления (Генеральным директором) о создании нового подразделения фирмы. При этом Положение о подразделении и должностные инструкции разрабатываются и оформляются в соответствии с данным Порядком.

Примечание: Если создаваемая структурная единица имеет в своем составе подчиненные подразделения, то к приказу (распоряжению) о создании нового подразделения фирмы, в обязательном порядке, прилагаются так же Положение обо всех этих подразделениях. При увеличении штатного расписания какого-либо подразделения, должностные инструкции утверждаются и вводятся в действие приказом (распоряжением) Председателя Правления (Генеральным директором) об изменении штатного расписания. Примечание: Должностные инструкции, разработанные, согласованные и оформленные в соответствии с данным порядком, прилагаются к служебной записке руководителя подразделения, запросившего увеличении штатных единиц.

Список используемой литературы

1. Управление организацией: Учебник / Под ред. А.Г. Поршнева, З.П. Румянцевой. 2- е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА - М, 2010 г.

2. Современный менеджмент: теория и практика / А.С. Дольшаков, В.И. Михайлов. - СПб: Питер, 2011 г.

3. Бирюкова И.В. Кадры управления: подбор и оценка. - М.: изд-во "Экономика", 2010 г.

4. Волкова К.А. Предприятие: стратегия, структура, положения об отделах и службах, должностные инструкции. М.: 2010 г.

5. Мякушкин Д.Е. Особенности формирования критериев оценки персонала организации // Современный кадровый менеджмент / Под ред. Т.Ю. Газарова. - С.П.: ИПК Гос. Службы, 2011 г.

Размещено на Allbest.ru