Организация регистрации документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. НАЗНАЧЕНИЕ И ФОРМЫ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ

1.1 Понятие, назначение, принцип регистрации документов

1.2 Формы регистрации документов

2. АНАЛИЗ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ НА ПРИМЕРЕ ООО «УПРАВЛЯЮЩАЯ КОМПАНИЯ»

2.1 Организация работы с документами на примере в ООО «Управляющая компания»

2.2 Анализ форм регистрации документов в организации ООО «Управляющая компания»

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

ПРИЛОЖЕНИЕ 4

ПРИЛОЖЕНИЕ 5

ВВЕДЕНИЕ

Регистрация документов является одной из важнейших операций в информационно-документальном обеспечении управления. С1990-х годов, с внедрением компьютерной технике в офисе, все шире стало получать распространение автоматизированные системы регистрации документов, имеющие ряд конкретных преимуществ перед традиционной формой регистрации документов.

В любой сфере общественной деятельности особое значение для целей управления имеет информация, носителем которой является документ, и то, насколько она оперативно оформляется и перерабатывается.

Система документооборота является технологической основой деятельности компании по принятию и исполнению решений. Поэтому всякое повышение эффективности работы с документами непосредственно сказывается на эффективности выполнения организацией своих функций, будь то улучшение обслуживания граждан государственным либо муниципальным учреждением или повышение конкурентоспособности коммерческого предприятия.

Сегодня организация, которая хочет получить современное решение для создания автоматизированной технологии документооборота, имеет достаточно широкий выбор - от отдельных частных технологий до готовых комплексных систем.

Отечественная практика предполагает обязательную регистрацию каждого документа с момента его появления в организации, а также регламентированное (и контролируемое) движение документа вплоть до его исполнения. Сама идея подобного учета, регламентации и централизованного контроля вполне адекватна современным мировым реалиям управления с использованием компьютерных сетей.

Использование компьютерных технологий ускоряет документооборот, повышает исполнительскую дисциплину сотрудников, совершенствует управление организации в целом.

Компьютеризация делопроизводственных процессов позволяет отказаться от ручных форм учета и перейти на современную форму регистрации документов с помощью ПЭВМ. Тем более что постоянно возрастает объем регистрируемых документов на любых предприятиях, внедряются системы автоматизации в смежных областях, и в связи с этим целесообразно использовать новые технологии для автоматизации регистрации документов.

Предмет исследования - организация работы с документами.

Объект - формы регистрации документов.

Цель исследования - изучить и проанализировать организацию регистрации документов.

Для достижения поставленной цели необходимо решить её задачи:

- раскрыть понятие регистрации документов, ее назначение и принцип;

-рассмотреть формы регистрации документов;

-проанализировать организацию работы с документами на примере ООО «Управляющая компания»;

- проанализировать формы регистрации документов.



1. НАЗНАЧЕНИЕ И ФОРМЫ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ

1.1 Понятие, назначение, принцип регистрации документов

Для обеспечения эффективного пользования информации при принятии различного рода решений, предоставления в распоряжение специалистов всего массива информации по определенному вопросу в кратчайшее время в организации должна быть построена рациональная поисковая система. Информационно-поисковая система (далее ИПС) по документам организации создается для учета, поиска, хранения управленческих документов и содержащихся в них информации на основе следующих требований:

- полное и всестороннее раскрытие состава и содержания включенных в систему документов;

- обеспечение оперативного доступа к информации и документам;

- максимальное сокращение при необходимости обращения непосредственно к документам;

- обеспечение рациональной организации массива документов предприятия.

На предприятии создаются ИПС ручного, механизированного, автоматизированного типа.

Современная ИПС должна включать информацию практически обо всех документах, которыми располагает предприятие.

Основой построения поисковых систем является регистрация документов.

Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме или входном формате ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система ОРД. Требования к оформлению документов. М.: Издательство стандартов, 2003, с. 27.. Главное назначение регистрации - придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления, так, если поступивший документ не зарегистрирован, организация как бы не берет на себя ответственности за него, т.к. не подтвержден факт его поступления.

В соответствии с Государственной системой документационного обеспечения и управления (ГСДОУ) регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, учета и последующего использования в справочных целях: распорядительные, кадровые, плановые, отчетные, устно-статистические, учебные, финансовые, бухгалтерские и др. Регистрируются как документы, используемые внутри или направляемые в другие организации, так и поступающие из вышестоящих, подведомственных и сторонних организаций или частных лиц.

Не подлежат регистрации документы, присланные для сведения и не требующие ответа.

Существенную помощь в определении такой категории документов может оказать перечень нерегистрируемых документов, который должен разрабатываться на каждом предприятии. Такой перечень является приложением к инструкции по делопроизводству, но может быть и самостоятельным документом. В этом случае он утверждается руководителем предприятия (Приложение 1).

Не регистрируемые документы сразу же передаются в соответствующие службы, структурные подразделения или конкретным лицам.

На практике в настоящее время находят применение три системы регистрации документов.

- централизованная;

- децентрализованная;

- смешанная.

При централизованной форме все документы регистрируются в одном месте. Такая форма характерна для сравнительно небольших учреждений или фирм, в которых регистрацией занимается секретарь руководителя или должностное лицо в секретариате или в канцелярии.

В крупных учреждениях или компаниях, а так же в организациях с территориально разобщенными структурными подразделениями регистрация документов ведется децентрализовано. Децентрализованная форма регистрации предполагает наличие многих пунктов регистрации документов: канцелярии, секретарей структурных подразделений и т.д. В группе регистрации канцелярии регистрируются документы, адресованные руководству учреждения или предприятия, и важнейшие внутренние документы, например приказы. Все остальные документы регистрируются в структурных подразделениях работниками, отвечающими за делопроизводство.

Но, практика показывает, что наиболее эффективной среди систем регистрации, является последняя, смешанная система. При этом централизовано регистрируется документация, поступающая из федеральных и местных органов власти, или направляемые в их адрес важнейшие внутренние документы (приказы по основной деятельности и личному составу, протоколы, акты, докладные записки и др.), а так же предложения и жалобы граждан.

Специализированную документацию (учетно-финансовую, арбитражную, кадровую) регистрируют в соответствующих структурных подразделениях.

В условиях использования автоматизированной системы Документационного обеспечения и управления (ДОУ) предпочтение отдается централизованной регистрации в этом случае, во-первых, сокращается трудоемкость обработки документов в структурных подразделениях и, во-вторых, появляется возможность формирования единой автоматизированной информационно-поисковой системы по документам всего учреждения или предприятия.

При любой форме организации регистрации должен соблюдаться ее основной принцип - однократность. Он предполагает, что информация о документе фиксируется в избранной регистрационной форме лишь один раз. Однако однократный ввод информации должен обеспечить ее многократное использование в ходе учета документов, справочной работы, контроля за исполнением документов.

Должны регистрироваться документы, поступающие в организацию или отправляемые из нее по любым каналам связи: по почте, электронной почте, факсу. Место регистрации документов фиксируется в инструкции по делопроизводству.

Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние - в день подписания. При передаче зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другой он повторно не регистрируется.

При регистрации документов широко используют различные справочные материалы, которые разрабатываются предприятием:

- список структурных подразделений с их условными обозначениями;

- перечень подведомственных организаций, перечень постоянных корреспондентов с аналогичными данными;

- классификатор вопросов (участков) деятельности организации и др.

Использование таких справочников может значительно упростить регистрацию документов.

Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от их вида, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются приказы по основной деятельности и по личному составу, служебная переписка, акты, обращения граждан и т.д.

Порядковые регистрационные номера присваиваются документам отдельно в пределах каждой группы. Данные на входящие, исходящие и внутренние документы заносятся в раздельные регистрационные формы.

Индексирование документов

Под индексацией документов в делопроизводстве понимается проставление их порядковых (регистрационных) номеров и определенных условных обозначений, указывающих место их составления, исполнения и хранения. Место простановки определяет ГОСТ Р 6.30-2003, реквизит 12.

Регистрационный индекс означает принадлежность документа к конкретной классификационной крупе и его порядковый номер внутри нее. Порядковый регистрационный номер является обязательным элементом индекса в пределах регистрируемого массива, как правило, за год.

Классификационные группы формируются в соответствии с наименованиями видов документов, их авторов и содержанием. Индексы необходимы для учета, поиска и систематизации документов и в традиционных, и в автоматизированных системах обработки документации.

В пределах одного учреждения или предприятия должна быть разработана единообразная и стабильная система индексирования. Не зависимо от того, где регистрируются документы (в канцелярии или структурных подразделениях), индексы должны иметь постоянное расположение составных частей. В качестве условных обозначений рекомендуется использовать арабские цифры, в отдельных случаях к ним добавляются буквенные литеры Басаков М.И., Замыцкова О.И. Делопроизводство: Учеб. пособие.2-е изд. Ростов на Дону: Феникс, 2004,с.30-33..

Для систематизации документов, т.е. разделения их по группам, используется номенклатура дел. Индексы дел, включенных в номенклатуру, входят в состав регистрационных индексов входящих и исходящих документов. Так базовый индекс состоит из индекса дела по номенклатуре, обозначающего принадлежность документа к определенной группе документации, и его порядкового номера внутри данной группы.

Например: 02-10/15, где 02-10 - это индекс дела по номенклатуре, 15 - порядковый номер документа. В соответствии с поисковыми задачами конкретное учреждение или предприятие может добавлять к базовому индексу иные классификационные обозначения: корреспондента, исполнителя и т.п. Части регистрационного индекса могут располагаться и в обратном порядке: 15/02-10, при этом их значение не меняется. Порядковые номера возрастают в течение года и присваиваются отдельно поступающим и отправляемым документам.

При необходимости выделения части документов из единого регистрационного массива возможно использование дополнительного смыслового буквенного индекса. Так, при регистрации приложений, заявлений и жалоб граждан порядковый регистрационный номер дополняется начальной буквой фамилии заявителя, например: И-221, К-212, А-213 и т.д. регистрация документ делопроизводство

При регистрации приказов по вопросам управления кадрами порядковый номер дополняется буквой, например, 18-К, 107-К или 18-л/с, 107-л/с.

К приказам по вопросам управления кадрами относятся приказы о приеме на другую работу, о предоставлении отпусков, обо всех видах поощрений и увольнений, т.е. те на основании, которых вносятся записи в трудовые книжки сотрудников.

При регистрации решений президиумов представительных органов порядковый номер может дополнить индексом (буквой) «П», например, 74-П и т.д.

Индекс документов, составленных несколькими организациями, например, договоров, совместных постановлений, образуется из порядковых регистрационных номеров, присвоенных в каждой организации-авторе, их последовательность определяется последовательностью указания авторов в заголовочной части документа. Например, индекс 16/10 будет означать, что в одной организации документ зарегистрирован под номером 16, а в другой - под номером 10.

При регистрации документ должен получить только один индекс, который одновременно проставляется и на документе и в регистрационной форме. Регистрационные индексы проставляются на входящих документах (приложения к ним не индексируются); на исходящих документах и их копиях, остающихся в учреждении (приложения к ним так же не индексируются); на внутренних документах Ларин М.В. Информационный менеджмент и управление документацией//Документ в административных структурах: Тез. докл. и выступ. на междунар. конф. «Документ в административных структурах» 27-28 октября 1994г., М.:ВНИИДАД, 1995. с.21-23..

1.2 Формы регистрации документов

Ввод документа в ИПС производится путем записи его индекса и соответствующих реквизитов в регистрационные входные формы:

- регистрационно-контрольные карточки (РКК);

- экранные формы;

- регистрационные журналы.

В процессе регистрации в регистрационные формы вносят определенные сведения о документах (Приложение 3).

Сведения о входящих документах включают:

- автора (корреспондента);

- название документа;

- дату документа, проставленную организацией-автором;

- индекс документа, присвоенный организацией-автором;

- дату поступления;

- индекс поступившего документа (входящий индекс);

- заголовок документа или его краткое содержание;

- резолюцию;

- срок исполнения;

- исполнителя (кому направляется документ на исполнение);

- отметку об исполнении;

- номер дела по номенклатуре дел, в котором документ помещается после исполнения.

Сведения об исходящих документах содержат:

- исполнителя (должностное лицо, подготовившее документ);

- дату документа;

- регистрационный индекс;

- корреспондента (кому адресован документ);

- заголовок документа или его краткое содержание;

- количество листов;

- номер дела по номенклатуре дел, в котором копия документа помещается после отправки.

Правила заполнения реквизитов регистрационно-контрольных форм приведены в Приложении 2.

Кроме того, в регистрационной форме должен отражаться ход исполнения документов. А состав перечисленных реквизитов может быть дополнен другими сведениями о документе, которые необходимы конкретной организации для учета, контроля за ходом исполнения документа или задания и т.д. Например, могут использоваться такие сведения, как фамилия руководителя структурного подразделения, где исполняют документ, или данные о промежуточном решении вопроса и т.п.

На выбор формы регистрации влияют следующие обстоятельства:

- количество входящих, исходящих и внутренних документов;

- наличие документов, требующих строгого учета;

- принятая на предприятии система делопроизводства (централизованная или децентрализованная);

- возможность использования предприятием компьютерных технологий обработки документов Демин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. 2-е изд.: Питер,2008.с.25-27..

Журнальная форма регистрации

Журнальная форма регистрации документов в России была впервые введена еще в XVIII в. и закреплена Генеральным регламентом (1720 г.).

При использовании журнальной формы регистрации сведения о документах заносят в регистрационные журналы (Приложение 3). Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируют в разных журналах.

Например, журналы могут быть:

- входящей корреспонденции;

- исходящей корреспонденции;

- входящих распорядительных документов от руководства;

- входящих телеграмм;

- исходящей переписки с руководством и т.д.

В последнее время получила развитие факсимильная связь, которая обеспечивает скорость доставки документов адресатам. Факсограммы обязательно должны регистрироваться сотрудниками, отвечающими за регистрацию остальных документов (Приложение 3). Нужно отметить, что для этой категории документов имеет значение фиксация несколько иных сведений, например, времени отправки и приема документа, номера телефона исполнителя, данных об отправителе и др.

Журнальная форма регистрации используется тогда, когда необходимо регистрировать документы строгого учета, например конфиденциальную документацию, документы об образовании (аттестаты, дипломы), документы, фиксирующие акты гражданского состояния, удостоверяющие что-либо, и т.п. При использовании журнальной регистрации обеспечивается лучшая сохранность сведений о документах Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. М.:ФОРУМ: ИНФА-М, 2004,215с..

В современной управленческой практике журналы для регистрации документов целесообразно применять, если объем документооборота невелик (порядка 500 документов в год). При значительных объемах документооборота журнальная форма регистрации имеет ряд существенных недостатков:

- журнальная форма предполагает запись данных о документах по порядку, т.е. только в хронологической последовательности. Основным признаком для поиска документов становится дата их поступления или регистрационных номер. Поэтому поиск нужных сведений ведется путем постраничного просмотра всех записей, что требует значительного времени. Еще более затруднено наведение перекрестных справок, когда нужно получить информацию о нескольких документах или найти все документы, касающиеся решения одного вопроса.

- нарушается принцип однократности регистрации. При передаче документа из одного структурного подразделения (например, из канцелярии) в другое неизбежна повторная регистрация, т.к. сведения о документе нужны во всех структурных подразделениях, через которые проходит документ.

- при большом количестве поступающих и отправляемых документов значительно увеличивается время регистрации, т.к. при журнальной форме регистрацией может заниматься только один работник. Это замедляет скорость обработки документов, приводит к увеличению трудозатрат.

- значительно затрудняется контроль за сроками исполнения документов. Для того чтобы выявить документы с истекающими сроками исполнения, порой нужно просмотреть многочисленные записи в журнале. Поэтому на контролируемые документы дополнительно заполняются контрольные карточки, из которых формируется контрольная картотека. Таким образом, также происходит дублирование процесса регистрации.

Карточная форма регистрации

Карточная форма регистрации делает процесс регистрации более быстрым и удобным, поэтому она получила достаточно широкое применение в различных организациях и учреждениях.

С помощью копировально-множительной техники создание регистрационных карточек можно облегчить путем копирования верхней части первого листа документа, где размещены основные сведения о нем: автор, название документа, дата индекс, заголовок и т.д. Для визуального различения регистрируемых групп документов на регистрационные формы могут наноситься цветовые коды - маркером по верхнему краю; ручные регистрационные карточки могут изготавливаться также на картоне различных цветов и различным шрифтом Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. 4-е изд.- М.:ИФРА - М; Новосибирск,2010, 188с..

Регистрационная карточка имеет лицевую и оборотную стороны. Лицевая сторона предназначена для регистрации входящих документов, оборотная - исходящих и внутренних. При регистрации писем-ответов сведения о них заносятся на оборотную сторону карточки, которая уже использовалась для регистрации входящего письма. Форма единой регистрационно-контрольной карточки (РКК) была закреплена в Основных положениях Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). В настоящее время форма карточки, ее размер, необходимые реквизиты и их расположение определяются самой организацией. Примеры карточек приведены в Приложении 4.

Количество экземпляров регистрационной карточки определяется организацией. Оно зависит от централизации ведения делопроизводства, количества исполнителей документа, количества справочных карточек и т.д. Как правило, требуется три экземпляра карточек: два помещают в справочную и контрольную картотеки, один передают исполнителю вместе с документом. Если исполнителей документа больше или справочные картотеки формируются не только по месту регистрации, количество карточек увеличивают.

Карточная форма регистрации документов имеет несомненные преимущества перед журнальной:

- обеспечивается реализация принципа однократности регистрации документа. Можно одновременно изготовить необходимое количество карточек и передать их по назначению: исполнителям, для формирования справочных и контрольных картотек.

- в отличие от неподвижно скрепленных листов журнала, карточки можно располагать в любой последовательности. «Подвижность» карточек позволяет использовать в справочных картотеках различные поисковые признаки, т.к. их можно расположить по корреспондентам, исполнителям, авторам, содержанию, хронологии и др.

- карточная система позволяет сразу передать один экземпляр карточки в сроковую контрольную картотеку. Таким образом, отпадает необходимость создания специального массива карточек, предназначенного исключительно для ведения контроля за исполнением документов.

Однако на сегодняшний день наибольшее распространение получают автоматизированные системы регистрации, позволяющие заполнять регистрационные формы на компьютере и одновременно создавать базу данных по документам организации.

Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов

Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов ведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональные компьютеры (или на сервер персональных компьютеров, объединенных в сеть).

При использовании автоматизированной формы регистрации сведений о документе вводится в электронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной карточки в разных программных системах могут быть разными. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы в качестве страхового массива (печать регистрационно-контрольной карточки) Красавин А.С. Проблемы документационного обеспечения управления кадрами (к постановке проблемы)// Делопроизводство. 200. № 2. С.15-18.

Автоматизированная форма регистрации в настоящее время широко применяется во многих организациях, т.к. она имеет ряд существенных преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации, а именно:

- быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам регистрационно-контрольной карточки;

- автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;

- автоматический контроль за исполнением документа;

- возможность одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;

- возможность организации децентрализованной регистрации документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах в одной базе и др.

Организация может самостоятельно разработать программу для регистрации документов, но чаще всего используются готовые программные продукты, Автоматизированные системы документационного обеспечения управления (АСДОУ), позволяющие автоматизировать всю работу с документами, начиная с создания проекта или регистрации документа и заканчивая завершением исполнения или отправлением документа в другую организацию.

К программным продуктам, позволяющим автоматизировать работу с документами, относится система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело».

«Дело» поддерживает полный жизненный цикл документа, в том числе и автоматизирует регистрацию. При регистрации в данной системе формируется регистрационно-контрольная карточка (РК), в которую заносятся сведения о документе, и присваивается регистрационный номер в соответствии с заданным шаблоном. РК содержит полный набор реквизитов, предусмотренных стандартами российского делопроизводства. Для отражения ведомственной или отраслевой специфики состав полей РК может быть расширен за счет дополнительных реквизитов.

При регистрации файлы исходящих и внутренних документов могут быть прикреплены к РК системы «Дело». Для документов, которые готовятся в MS Word, реализованная упрощенная процедура регистрации из среды текстового процессора, а при большом объеме документооборота можно использовать опцию «Поточное сканирование», позволяющую обеспечить массовый ввод в систему документооборота электронных образов бумажных документов. Для этого при регистрации документов на первых листах или на отдельных чистых листах (листах-разделителях) печатается назначаемых системой уникальный штрих-код. В процессе сканирования и распознавании система анализирует штрих-код и обрабатывает отсканированные документы в соответствии с указанной в нем информацией. В результате электронные образцы документов, полученные в заданном формате, автоматически прикрепляются к соответствующим РК Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. М.: Приор, 2000, с. 321-325..

Регистрационно-контрольная карточка входящего документа



1 - Закладка «Основные реквизиты»;

2 - Закладка «Дополнительные реквизиты», содержащая при необходимости набор дополнительных реквизитов для конкретного вида документов;

3 - Панель инструментов;

4 - Поля, содержащие информацию о корреспонденте (или корреспондентах);

5 - Дополнительные разделы «Сопроводительные документы», «Адресаты» и «Журнал передачи»;

6 - Файлы, прикрепленные к РК;

7 - Поручение.

Регистрационно-контрольная карточка входящего документа и окно с информацией об организации-корреспонденте



1 - Кнопка открывающая окно, содержащее пробную информацию об организации-корреспонденте

С целью сокращения времени, затрачиваемого на заполнение РК, в часть полей информация вносится выбором значений из справочников. Кроме этого каждый пользователь может вести список стандартных текстов, используемых при заполнении полей, информация в которые вводится с клавиатуры. В системе «Дело» существует возможность выполнять проверку орфографии текста, введенного с клавиатуры.

Также для каждой группы документов могут быть заданы значения реквизитов, которые будут помещаться в поля РК автоматически (по умолчанию).

Регистрационная карточка исходящего документа с открытым окном «Выбор текста из списка стандартных текстов»

Система «Дело» позволяет в автоматизированном режиме регистрировать переданные по электронной почте документы, в том числе снабженные электронной цифровой подписью (ЭЦП), а также документы, созданные на основе проектов.

Существует возможность создания связок между РК документов (ссылок на РК других документов) в системе, что позволяет пользователю при работе с документом получить полную информацию по истории вопроса.

К РК могут прикрепляться файлы документов (как текстовые файлы, так и образцы), что обеспечивает возможность работы с системой не только персонала службы ДОУ, но и должностных лиц выполняющих содержательную работу по исполнению документов.

Файлы документов при регистрации могут быть защищены сертифицированными средствами ЭЦП.



2. АНАЛИЗ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ НА ПРИМЕРЕ ООО «УПРАВЛЯЮЩАЯ КОМПАНИЯ»

2.1 Организация работы с документами на примере в ООО «Управляющая компания»

Рассмотрим организацию работы с документами на примере в Обществе с ограниченной ответственностью «Управляющая компания» (ООО «Управляющая компания»), которая действует на основании Устава с 2005 года. Организация имеет централизованную систему работы с документами и линейную структуру подразделений.

Организация занимается оказанием услуг по обслуживанию многоквартирных домов населения, такими как:

- малярные;

- кровельные;

- сантехнические;

- электрические работы.

Предположим, в ООО «Управляющая компания» 25.04.2012 поступило письмо предприятия Открытое акционерное общество «КИТ» (ОАО «КИТ») с предложением заключить долгосрочный договор на поставку больших партий писчей бумаги различного ассортимента (письмо-предложение от 18.04.2012 № 228/01-20-12). Письмо подписано генеральным директором ОАО "КИТ" и имеет следующий заголовок к тексту: "О заключении договора поставки".

Предварительное рассмотрение документа показало, что он должен пойти на рассмотрение (на резолюцию) директора. Регистрационный номер этого письма будет состоять из следующих элементов: порядковый номер поступления в пределах регистрируемого массива (т. е. входящих документов) в текущем календарном году, затем код должностного лица (в данном случае - директора).

Порядковый номер поступающего (отправляемого) документа отделяется от остальных элементов регистрационного номера косой чертой. Если в нашем регистрационном журнале последняя запись была сделана под порядковым номером 415, то регистрационный номер данного документа будет следующим: № 416/ПВ (или № 416/01, когда используется цифровой классификатор должностных лиц).

После вынесения резолюции сведения об исполнителе, сроках исполнения следует перенести в регистрационный журнал, а также в зависимости от того, куда будет направлен документ на рассмотрение (после рассмотрения директором документ может быть направлен в подразделение), регистрационный номер следует дополнить кодом должностного лица или кодом структурного подразделения.

Предположим, что в нашем случае руководитель направляет письмо на исполнение непосредственно в юридический отдел (в резолюции исполнитель - руководитель юридического отдела, срок исполнения - 04.06.2008) для подготовки проекта договора. Регистрационный номер письма должен быть дополнен кодом юридического отдела - 06. Полный регистрационный номер документа будет выглядеть следующим образом: № 416/ПВ-06.

Используя такую структуру регистрационных номеров, по самому номеру можно определить, кто рассматривал документ и куда он направлен на исполнение (Приложение 5).

Регистрация исходящих документов отличается от регистрации входящих, по сути дела, только двумя моментами: в их регистрационном номере элементы номера записываются в обратной последовательности, в качестве кода должностного лица проставляется код того лица, которое подписало документ.

Предположим, что мы регистрируем ответ на поступившее письмо. Ответное письмо подписано директором, имеет такой же заголовок, как и поступившее ("О заключении договора поставки"), регистрируется 04.05.2012. Ответное письмо является согласием заключить договор поставки и одновременно сопроводительным письмом, поскольку к нему приложен проект договора. Регистрационный номер исходящего документа будет содержать код подразделения, код директора и через косую черту - порядковый номер исходящего документа. Он может выглядеть следующим образом: № 06-ПВ/334 (334 - порядковый номер исходящего документа в данном календарном году) Приложение 5.

2.2 Анализ форм регистрации документов в организации ООО «Управляющая компания»

В ООО «Управляющей компании» присутствует централизованная организационная форма работы с документами. Свези с этим, все операции связанные с регистрацией документов тоже выполняются централизованно секретарем. Исключение составляют бухгалтерские документы. При первичной обработке входящих документов, секретарь все документы, относящиеся к бухгалтерским документам (счета, накладные, счета-фактуры и т.д.), а так же конверты с пометкой «В бухгалтерию», сразу же передает бухгалтеру организации.

В организации функционируют в основном документы, относящиеся к бухгалтерской деятельности, которые составляют 70 % от общего объема документооборота организации (около 2500 документов в год): счета на оплату, товарные накладные, счета фактур, акты об оказании услуг и доверенности, оформленные с помощью программы «1С». Остальные 30 % (200-250 документов в год) - относятся к организационно-распорядительным документам: заявки, письма, приказы, акты, инструкции, а так же договора: с покупателями, с поставщиками и с организациями, предоставляющими услуги.

В ООО «Управляющей компании» на полученном документе в правом нижнем углу первой страницы секретарем проставляется вручную регистрационный номер, дата, количество листов документа.

Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем. Принятые телефонограммы печатаются в 2-х экземплярах, один передается адресату, а второй, как правило, подшивается в дело.

Тексты служебных документов, направляемые по каналу факсимильной связи, оформляются на бланках. Объем передаваемого документа, не должен превышать 5 листов. Ответственность за содержание документа возлагается на руководителя, подписавшего документ. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям

В организации регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Не подлежат регистрации следующие документы: поздравительные письма и пригласительные билеты; рекламные извещения, плакаты; печатные издания (книги, журналы, бюллетени).

Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Отдельно регистрируются входящие документы, исходящие документы и внутренние документы: приказы по основной деятельности, по финансовой деятельности, приказы по личному составу и т.д.

Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов производится централизованно у секретаря в журналах регистрации, кроме бухгалтерских документов, учет которых ведет бухгалтер организации, входящие документы он регистрирует в журналах регистрации, а исходящие и внутренние остаются в программе «1С». Что позволяет производить быстрый поиск и информационно-справочную работу по документам при значительном объеме бухгалтерских документов.

В ООО «Управляющей компании» индексы приказов по личному составу состоят из порядковых арабских цифр с добавлением литера - л/с, а для остальных документов индексы состоят из порядковых арабских цифр, без добавления буквенных обозначений (1, 2, 3), не зависимо от вида документа, деятельности, автора и возрастают в пределах года. Индексы служат для учета, поиска и систематизации документов.

В ООО «Управляющей компании» ведется журнальная форма регистрации. Все журналы хранятся у секретаря в специальных несгораемых шкафах. Существуют следующие журналы:

- входящих документов;

- исходящих документов;

- внутренних документов;

- приказы по основной деятельности;

- приказы по финансовой деятельности;

- приказы по личному составу.

Журнал входящих документов в ООО «Управляющей компании» указан в Приложении 4.

В ООО «Управляющей компании» информационно-справочная работа, как и сама система регистрации, ведется с помощью журналов регистрации.

В организации работы с документами ведущее место занимает постановка регистрации документов. Именно отлаженность этого участка работы предопределяет в дальнейшем быстрый поиск информации и документов и отсюда - обеспечение оперативного решения управленческих задач.

Целью регистрации является обеспечение в системе делопроизводства учета документов, контроля и их поиска:

- обеспечение сохранности документа;

- обеспечение справочно-информационного поиска по документам;

- сведения об объеме документооборота;

- прохождение регистрации документа влияет на его юридическую силу.

Значение регистрации документов заключается также в том, что присвоение документу регистрационного номера (индекса) фиксирует факт его создания, отправления или получения, а значит, как уже указывалось, придает документу юридическую силу, и организация, создавшая, получившая или отправившая документ, становится ответственной за него.

Регистрации подлежит не вся документация, поступающая в организацию. При определении необходимости регистрации документов учитывают их содержание, авторство, вид, подлинность.



ЗАКЛЮЧЕНИЕ

С первого взгляда кажется, что процесс регистрации документов достаточно прост и не может являться причиной возникновения каких-либо вопросов. Однако первое впечатление является обманчивым. Регистрацию документов нельзя назвать нетрудоемким процессом. Она предполагает выполнение ряда операций: просмотр документа, определение необходимости его регистрации, отнесение его к одной из регистрируемых групп, определение сути документа для правильного занесения краткого содержания в регистрационную форму, заполнение регистрационной формы, оформление на документе необходимого реквизита или реквизитов и т.д. Человеку, который в курсе событий, сделать перечисленные операции качественно и быстро гораздо легче, чем тому, кто разбирается в вопросе «с нуля».

В заключении хотелось бы отметить, что все правила регистрации должны быть подробно изложены в Инструкции по делопроизводству организации. Если этого не сделать, то у сотрудников останется большое поле для творчества. В нерегламентированных ситуациях они будут поступать так, как им больше нравится. А это неприемлемо.

Итак, во внутренних нормативных документах организации необходимо зафиксировать прежде всего:

- перечень нерегистрируемых документов;

- перечень регистрируемых групп документов, при этом для каждой группы должно быть указано:

- место регистрации,

- время и порядок регистрации,

- правило образования регистрационного номера,

- форма, в которой производится регистрация,

- перечень реквизитов, которые заносятся в форму, и правила их заполнения,

- правила учета движения документов после регистрации,

- принцип регистрации: однократная регистрация или же необходимость повторной регистрации при передаче документа в другое подразделение;

- для входящих документов нужно описать порядок действий при

повторном поступлении документа в организацию.

В организации «Управляющая компания» ведется журнальная форма регистрации т.к. объем документооборота невелик (порядка 250 документов в год).

Одна из функций службы делопроизводства заключается в обеспечении быстрого поиска данных о том, где находятся нужные документы, как продвигается ход исполнения конкретного документа или в каких документах можно найти те или иные необходимые для работы сведения. Этим целям служат регистрационные журналы, содержащие совокупность данных о документах.

Для того чтобы управление предприятием было эффективным, регистрацией документов должен заниматься опытный сотрудник или секретарь руководителя. Для этого надо знать делопроизводственных процесс, функции структурных подразделений, состав документации, циркулирующей в организации, уметь выделить и четко изложить основную мысль регистрируемого документа в случае, если отсутствует его заголовок, владеть компьютером и т.д.



СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

1. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система ОРД. Требования к оформлению документов.- М.,1998.

2. Басаков М.И., Замыцкова О. И. Делопроизводство: Учебное пособие. 10-е изд. - Ростов на Дону: Феникс, 2010.

3. Ларин М.В. Информационный менеджмент и управление документацией// Документ в административных структурах: Тезисный доклад и выступления на международной конференции «Документ в административных структурах».

4. Демин Ю. М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. 2-е изд.: Питер, 2008.

5. Пщенко А. В. Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. - М.: ФОРУМ: ИНФА-М; 2004.

6. Кирсанова М. В. Современное делопроизводство: Учебное пособие. - 4-е изд. - М.: ИНФРА - М; Новосибирск, 2010.

7. Красавин А.С. Проблемы документационного обеспечения управления кадрами (к постановке проблемы)// Делопроизводство. 200. № 2.

8. Стеников М. В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. - М.: Приор, 2000.



ПРИЛОЖЕНИЕ 1

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель

организации

______ И.О.Фамилия

Дата

ПЕРЕЧЕНЬ

Нерегистрируемых документов

1. Периодические издания (газеты, журналы, брошюры, книги);

2. Рекламные извещения, плакаты, проспекты;

3. Копии счетов на оплату;

4. Первичная документация бухгалтерского учета (авизо).

5. Поздравительные письма, телеграммы и открытки.

6. Пригласительные билеты.

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Приложение 6 к ГСДОУ

утв. Приказом Главархива СССР

От 23.05.1985 № 33

ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕНИЯ ОСНОВНЫХ РЕКВИЗИТОВ РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНЫХ ФОРМ (РКФ)

Реквизиты	Пояснения по заполнению
Название вида документа	Заполняется в соответствии с названием вида регистрируемого документа. При регистрации писем графа не заполняется
Автор (корреспондент)	При регистрации поступившего документа записывается название организации (лица) - автора документа. При регистрации отправляемых документов записывается название организации (лица) - корреспондента. Допускается применение сокращенного названия организации.
Дата документа	Дата, присвоенная документу организацией-автором, переносится на РКФ: число, месяц, год.
Индекс документа	Индекс, присвоенный документу организацией-автором, переносится на РКФ с поступившего или отправляемого документа.
Дата поступления	Дата поступления документа в организацию переносится на РКФ с регистрационного штампа.
Индекс поступления	Индекс, присвоенный документу организацией-получателем, переносится при регистрации поступления на РКФ из регистрационного штампа. После исполнения документа дополняется номером дела по номенклатуре дел и другими индексами по соответствующим классификаторам.
Заголовок документа или краткое содержание	Переносится заголовок, сформулированный на документе. При отсутствии заголовка на документе он формулируется исходя из основного содержания документа.
Резолюция	Переносится на РКФ с документа основное содержание поручения, автор и дата резолюции, исполнитель. При устном поручении - формируется составителем РКФ.
Срок исполнения	Проставляется число, месяц, год, арабскими цифрами. При регистрации отправляемого документа записывается дата ожидаемого ответа.
Отметка об исполнении	Дата и индекс ответного документа или краткая запись решения вопроса по существу с указанием даты или срока исполнения.
Дело номер	Указывается индекс дела по номенклатуре дел, дата и подпись ответственного исполнителя.



ПРИЛОЖЕНИЕ 3

Форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов

Дата	Регистрационный номер	Корреспондент	Краткое содержание	Исполнитель	Количество листов	Номер дела

Форма журнала регистрации принятых факсограмм

Регистрационный номер	Корреспондент (автор), Ф.И.О., номер телефона	Краткое содержание	Принято	Направлено
			Дата и время	Количество листов	Ф.И.О.	Наименование структурного подразделения, Ф.И.О. исполнителя	Дата и время направления



ПРИЛОЖЕНИЕ 4

Примеры регистрационно-контрольных карточек

Лицевая сторона РКК

1.2.3.4.5.6.7.8.9.10.11.12.13.14.15.16.17.18.19.20.21.22.23.24.25.26.27.28.29.30.31.
Корреспондент
Дата поступления	Входящий №	Дата документа	№ документа
Краткое содержание
Резолюция
Срок исполнения	Исполнитель

Оборотная сторона РКК

Исполнитель	Дата	Исходящий №
Куда (кому?)	Количество листов
Кем подписан	№ дела
Краткое содержание
Ход исполнения	Отметка об исполнении

Лицевая сторона РКК с расширенным составом реквизитов

Корреспондент
Дата поступления	Входящий №	Дата документа	№ документа
Краткое содержание	Количество листов
Генеральный директор	Резолюция	Срок исполнения
Начальник отдела	Резолюция	Срок исполнения
Исполнитель	Дата

Оборотная сторона РКК с расширенным составом реквизитов



Исполнитель	Дата	Исходящий № (промежуточный ответ)
Исполнитель	Дата	Исходящий № (окончательный ответ)
Куда (кому?)	Количество листов
Кем подписан
Краткое содержание
Ход исполнения
Отметка об исполнении	№ дела

ПРИЛОЖЕНИЕ 5

Форма журнала регистрации входящих документов

Дата получения	Входящий регистрационный номер	Корреспондент	Номер и дата документа	Краткое содержание	Резолюция	Исполнитель	Срок исполнения
25.04.2012	416/ПВ-06	ОАО «КИТ»	№228/01-20-12 18.04.2012	Письмо предложение о заключении договора поставки	Подготовить проект договора	Ф.И.О.руководителя юридического отдела	04.05.2012

Форма журнала регистрации исходящих документов

Дата документа	Регистрационный номер документа	Ссылка на дату и номер поступившего документа	Адресат	Вид документа	Краткое содержание документа	Исполнитель
04.05.2012	06-ПВ/334	18.04.2012 № 228/01-20-12	ОАО «КИТ»	Письмо-согласие	О заключении договора поставки	Ф.И.О. руководителя юридического отдела

Размещено на Allbest.ru