Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Документационное обеспечение управления в последние годы становится одним из важных факторов, способствующих принятию юридически взвешенных, экономически адекватных и организационно обоснованных решений. Четкое документирование и оптимальная организация работы с документами позволяют с учетом особенностей оперативно реагировать на различные ситуационные изменения, своевременно доводить до сведения конкретных исполнителей необходимую информацию и успешно их контролировать. Важность документационного обеспечения управления повседневной деятельностью библиотеки обусловлена объективным значением документа как существенного элемента внутренней организации любого учреждения.

В любой библиотеке создаются документы, в которых отражаются различные стороны ее деятельности - финансовое состояние, работа с персоналом, организация и результаты производственной деятельности, материально-техническое обеспечение и др. Работа с деловой документацией - важный аспект деятельности библиотеки. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций библиотеки, в документах определяются планы деятельности, фиксируются учетные и отчетные показатели, в документах аккумулируется информация о результатах деятельности библиотеки во всем ее многообразии. Именно поэтому от состояния работы с документами во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений.

Строгое ведение документации необходимо для того, чтобы в полной мере обеспечить персональную ответственность каждого сотрудника за тот процесс, участок работы, которые ему поручены.

Каждая библиотека разрабатывает документацию с учетом своей структуры, объема, специфики задач и других особенностей. Руководство разработкой документации осуществляется дирекцией (заведующим) организации. документационный библиотека трудовой

Пересмотр документации - сложное и трудоемкое дело. Поэтому его надо проводить в плановом порядке, в связи с необходимостью отражения в документах существенных изменений.

В современно построенной системе документационного управления используются следующие системы документации:

- организационно-правовая;

- плановая;

- распорядительная;

- справочно-информационная и справочно-аналитическая;

- отчетная.

Документы, входящие в систему управления библиотекой любого типа, вида, объема и профиля деятельности, включены в ее документооборот.

В XXI веке специалисты стали обращать внимание на ведение ДОУ в библиотеке. Появился целый ряд научно-практических, методических пособий. При написании курсовой работы были использованы следующие пособия:

- учебно-практическое пособие под редакцией А.Н. Ванеева, Ж.С.Шадриной «Управление библиотекой», в котором рассмотрены вопросы планирования и документационного обеспечения управления библиотекой; вопросы, связанные с разработкой организационно - регламентирующей библиотечной документации;

- учебно-методическое пособие Т.А. Зайцевой «Современные методики делопроизводства в библиотеке», характеризующее методику делопроизводства и документирования управленческой деятельности в библиотеке;

- в научно-практическом пособии В.Г. Дригайло «Основы управления библиотекой высшего учебного заведения» имеется раздел, посвященный организации делопроизводства в библиотеках.

Целью курсовой работы является раскрытие сущности и значения документационного обеспечения управления библиотеки.

Задачи написания работы:

- изучить законодательно-нормативную документацию;

- рассмотреть систему документации в библиотеке;

- проанализировать работу с документами МРУК "Щигровская Межпоселенческая районная библиотека"

Объект - ДОУ.

Предмет - процесс документационного обеспечения управления библиотеки.

База исследования - Муниципальное районное учреждение культуры "Щигровская Межпоселенческая районная библиотека".

Структура работы: курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка источников и литературы, приложений.

Глава 1. Документационное обеспечение управления библиотеки

1.1 Документационное обеспечение управления учреждения: основные задачи и направления

Разработка нормативных документов, регламентирующих документационное обеспечение учреждения, основывается на законодательных, иных нормативных правовых актах Российской Федерации в сфере информации, документации, труда, трудовых отношений

Вопросы документирования нашли отражение и во всех кодексах Российской Федерации. Особенно много статей, посвященных документам, можно найти в Гражданском и Трудовом кодексах.

Основу нормативной базы ДОУ составляют Федеральные законы: «Об архивном деле в Российской Федерации», «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», «Об электронной цифровой подписи», «О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации», «О коммерческой тайне» и др., указы Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации в области информационного и документационного обеспечения, национальные стандарты на документы и ряд других нормативных и методических документов в сфере ДОУ.

В организациях на основании законодательства Российской Федерации в сфере информации и документации разрабатываются локальные нормативные акты, регламентирующие работу с документами.

Любому учреждению при работе с документами потребуются:

- ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В нем определен порядок оформления каждого реквизита - составной части документа. В стандарте изложены требования к 30 реквизитам.

- ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Учреждение - это форма некоммерческой организации, созданной собственником для осуществления управленческих, социально-культурных или иных функций некоммерческого характера и финансируемой полностью или частично этим собственником.

Жизнь любого учреждения связана с обработкой управленческой информации, представленной в форме деловых документов. В каждом учреждении создаются документы, отражающие различные стороны ее деятельности. Работа с документацией - важный аспект деятельности любого учреждения.

В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» документационное обеспечение управления - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами [7].

ДОУ предполагает прежде всего создание документов или документирование, т.е. запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах. Результатом документирования является документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. При документировании, данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа.

Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Классификацию управленческих документов содержит «Общероссийский классификатор управленческой документации», в зависимости от функций управления в нем выделены следующие системы документации: организационно-распорядительная, отчетно-статистическая, бухгалтерская, и т.п. Организационно-распорядительной документации в системе управления принадлежит особая роль ввиду того, что она есть во всех учреждениях независимо от специфики их деятельности и ее можно рассматривать как наиболее общую категорию управленческих документов [29].

ДОУ предполагает не только создание документов, но также и организацию работы с ними, которая включает в себя организацию документооборота, хранение и использование документов в текущей деятельности учреждения.

В целом все применяемые в ДОУ документы принято называть управленческой документацией. Управленческая документация включает следующие унифицированные системы документации:

¦ унифицированная система организационно-распорядительной документации;

¦ унифицированная система банковской документации;

¦ унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

¦ унифицированная система отчетно-статистической документации;

¦ унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

¦ унифицированная система документации по труду;

¦ унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

¦ унифицированная система внешнеторговой документации

[26; С.147].

Все документы, входящие в систему управления любого учреждения включены в его документооборот.

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления [12; С.218].

Говоря о порядке движения документов, можно выделить несколько этапов документооборота:

· прием и первичная обработка, поступающих в учреждение документов;

· предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;

· регистрация документов;

· организация движения документов внутри организации (включающая информационно-справочную работу, доведение документов до исполнителей, контроль за их исполнением, а также прохождение согласования и подписания проектов документов);

· обработка исполненных и отправляемых документов.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько составляющих его частей - потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Каждый из документопотоков отличается определенным направлением движения документной информации. Поэтому документопотоки различаются по направлению и по отношению к управленческому объекту.

В каждом учреждении можно выделить следующие потоки документов:

· поток входящей документации, состоящий из поступающих в учреждение документов;

· потоки внутренний документации, состоящие из документов, созданных в учреждении и не предназначенных к выходу за ее пределы;

· поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации [29].

Подытожив вышесказанное, можно выделить две составные части ДОУ в учреждении:

· документирование деятельности;

· организация работы с документами.

Эти составные части взаимосвязаны и для создания эффективной системы делопроизводства в учреждении они необходимы, причем функционирующие в тандеме.

Таким образом, в каждом учреждении создаются документы, которые отражают различные стороны ее деятельности. Работа с документами - важный аспект деятельности любого учреждения.

1.2 Документационное обеспечение управления библиотеки: система документации в библиотеке

Все документы, применяемые в ДОУ библиотеки, должны быть оформлены в строгом соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

ГОСТ предусматривает 29 реквизитов, используемых в российской делопроизводственной практике. Применение положений указанного ГОСТа строго обязательно для учреждений, предприятий и организаций России независимо от их ведомственной принадлежности и отношения к форме собственности. Действие ГОСТа Р 6.30-97 обязательно на всей территории России.

Осуществление управления библиотекой без документов невозможно, и связано это с информационной сущностью управления. В теории и практике управленческой деятельности общепринято определять использование документов в процессе управления как документационное обеспечение процесса управления. Документы, применяемые в этих целях, принято называть управленческими документами. Создание движение документов и организация работы с ними относятся к области частного документоведения и определяются как делопроизводство и документооборот. Называть принимаемые в процессе управления документы «управленческими» не совсем корректно. В современных условиях управления сложными системами производственной и непроизводственной сфер (в том числе и библиотекой) применяется значительное количество документов и не чисто управленческого характера. Поэтому следует сразу уточнить - в современном процессе управления применяется весь обширный спектр документов, относящихся к различным типам и видам документационных систем.

Документы, входящие в систему управления библиотекой любого типа, вида, объема и профиля деятельности, включены в ее документооборот.

Административно-управленческий персонал занимается организацией документооборота. Ответственность за состояние и эффективность системы «документооборот- система документационного обеспечения управления - документационное обеспечение управления» несут непосредственно руководитель библиотеки и руководители структурных подразделений в пределах их компетенции. В целом весь коллектив библиотеки непосредственно или опосредованно участвует в работе с документами (в той или иной степени [26; С.146].

В зависимости от объема деятельности библиотеки, ДОУ осуществляется Службой документационного обеспечения, которая имеет соответствующую структуру и персонал. Служба документационного обеспечения государственного учреждения в России обязана осуществлять свою работу на основе типового «Положения о Службе документационного обеспечения управления».

При организации работы ДОУ используют сложившуюся к настоящему времени систему руководящих документов - ГСДОУ (Государственная система документационного обеспечения управления), ГОСТы, типовые инструкции, методические указания и т. п.

Кроме того, в управлении библиотекой должны использоваться документные материалы типового и ведомственного характера, относящиеся к подзаконным актам (уставы, положения, приказы, инструкции, правила и т. п.). Правовой базой ДОУ является система действующего законодательства Российской Федерации.

Реализация управленческого действия без документов невозможна. Документ, участвующий в процессе управления, - это конечная, зафиксированная документально форма управленческого решения. В этом заключается суть информации, отраженной в документе, включенном в ДОУ библиотеки.

Современная мировая библиотечная практика ДОУ оперирует достаточно устойчивой системой документов, которые можно рассматривать как минимально и максимально допустимые по номенклатуре. Дело в том, что выход за пределы максимально допустимого перечня (номенклатуры, альбома, формуляра) документов, используемых в ДОУ конкретной библиотеки, как правило, приводит к бюрократическому «бумаготворчеству». Создается великое множество документов, которые мешают, затрудняют, резко снижают уровень эффективности процесса управления в целом и управленческого решения по конкретному вопросу в частности.

Реально в процессе управления в целом и, соответственно, в ДОУ используются документы всех известных типов, видов и разновидностей. Номенклатура (перечень) этих документов, естественно, прямо зависит от объема деятельности библиотеки, отчасти от ее типа и вида, формы собственности, ведомственной принадлежности и т. п.

Документооборот библиотек формируется в результате слияния трех документопотоков:

- входящие документы;

- исходящие документы.

- внутренние документы;

Входящие документы - это документы, поступающие в библиотеку извне по различным каналам связи. Например, партия новой литературы с сопроводительными документами; счета на заказанную литературу; письма, приглашающие на различные конференции.

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в библиотеке и отправляемых за ее пределы. Например, годовой Отчет о деятельности библиотеки в вышестоящую организацию, заявка в книжный магазин на приобретение литературы и т.п.

К внутренним документам библиотеки относятся документы, образующиеся в результате внутренней деятельности. Например, Положение о структурном подразделении библиотеки, Должностная инструкция сотрудника библиотеки, Правила пользования библиотекой и т.п.

В зависимости от служебной роли, выполняемой документом в документообороте и ДОУ (в частности, в библиотеке), применяются почти все известные в настоящее время классификационные системы документации. Учитывая, что в настоящее время в мире не сложилось единого представления о классификации документов по признаку их служебной роли в документообороте, остановимся на варианте классификации, принятой в современном российском документоведении.

Следует заметить, что в специальной библиотековедческой литературе и в практике библиотечного дела в России сложилось более упрощенное представление о составе типовых классификационных групп документации, применяемой в ДОУ.

Особое место в документообороте любой библиотеки занимает унифицированная система организационно-распорядительной документации, применяемая при оформлении документов, обеспечивающих распорядительную и исполнительную деятельность аппарата управления. Очевидно, что унифицированная система организационно-распорядительной документации играет особую роль среди всех других систем, фиксируя принятие решений по административным вопросам, в связи с чем такая система создается на всех уровнях управления и во всех организациях независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности. Именно с организационно-распорядительной документацией работают в основном все специалисты службы документационного обеспечения управления любой библиотеки.

В современно построенной системе документооборота используются следующие системы документации:

- организационно-правовая;

- плановая;

- распорядительная;

- справочно-информационная и справочно-аналитическая;

- отчетная [13; С.212].

Организационная деятельность библиотеки выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус библиотеки, ее структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности библиотеки в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие важные аспекты для эффективного управленческого воздействия. К организационно-правовым документам относятся:

¦ устав библиотеки;

¦ положения о ее структурных подразделениях, коллективных и совещательных органах;

¦ регламенты работы персонала;

¦ штатное расписание;

¦ инструкции по отдельным видам деятельности, правила, памятки и др. [26; С.148].

Основная цель разработки организационно-правовой документации - наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками библиотеки. С точки зрения срока действия организационно-правовая документация относятся к бессрочным документам и действуют до их отмены или утверждения новых.

Ведущими, наиболее распространенными видами организационно-правовой документации в библиотеке являются устав (например, Устав ЦБС) и положения (например, Положение об отделе обслуживания; Положение о выставке новых поступлений и пр.)

Устав -- правовой акт, определяющий структуру, функции и права организации, предприятия, учреждения [17; С.6].

Положение -- правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (службы). Как устав, так и положение могут разрабатываться на основе типового документа или индивидуально [15; С.8].

Принципиально важное значение для ДОУ библиотекой имеет наличие в ее ДО должностных инструкций, штатного расписания, правил и пр.

Должностная инструкция -- правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы. Обязательным условием является разработка должностной инструкции на все должности, предусмотренные штатным расписанием. Наиболее рациональным является следующая структура должностной инструкции: общие положения; должностные обязанности; права; ответственность; взаимоотношения. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения или дата распорядительного документа, вводящего ее в действие [17; С.12].

Штатное расписание - правовой акт, определяющий структуру, численность и должностной состав работников организации с указанием должностных окладов [17; С.14].

Инструкция - правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, а также их подразделений, служб и должностных лиц. В условиях организаций библиотечного типа документы инструктивного характера могут также называться «Правила», «Положение» (например, Правила пользования библиотекой; Положение о Генеральном алфавитном каталоге и т. п.) [17; С.15].

Планирование деятельности библиотеки - обязательное условие эффективного управления ею. Результаты планирования фиксируются в плановых документах, различных по содержанию и форме.

Для управленческой практики библиотек характерны только некоторые виды этого типа документации: планы (план работы библиотеки на определенный период времени; сводный план, координационный план, перспективный план и т. п.), программы, графики, схемы (например, блок-схема библиотечного технологического процесса или цикла) и пр. ПД всегда имеют определенный срок действия. Чаще всего они взаимосвязаны с распорядительными документами или договорами. По уровню разработки они могут быть федеральными (всероссийскими), отраслевыми, территориальными (региональными) и документами отдельной библиотеки.

План - это документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем (в тех или иных единицах измерения), сроки и ответственных исполнителей. Форма плана бывает, как правило, табличной. План в виде текстового документа чаще всего может рассматриваться только как объяснительная записка к нему.

Программа - плановый документ, содержащий обоснование и основные направления развития той или иной отрасли управления или деятельности. Программа, как правило, излагается в виде текстового документа и может содержать дополняющие ее материалы в виде приложений. Эти материалы оформляются в виде таблиц, графиков, схем и т. п. Программы могут иметь те же уровни разработки, что и планы.

Независимо от характера и содержания деятельности библиотеки, ее организационно-правовой формы, компетенции, структуры и других факторов руководство библиотеки наделяется правом издания распорядительных документов.

Основное назначение распорядительных документов - регулирование деятельности. Распорядительные документы содержат решения, идущие по системе управления «сверху вниз», поэтому только они реализуют управляемость библиотеки по вертикали. В юридическом плане распорядительные документы относятся к нормативным правовым актам. С точки зрения сферы своего действия они делятся на:

¦ правовые акты, действующие на федеральном уровне;

¦ правовые акты, действующие на уровне субъектов РФ;

¦ правовые акты, действующие в пределах отрасли или ведомства;

¦ правовые акты, действующие в рамках отдельной организации, предприятия, учреждения, фирмы [12; С.164].

Издаваться распорядительные документы могут в условиях коллегиальности или единоличного принятия решений, от чего зависит вид распорядительных документов. Так, в коллегиальных органах, управления (правительство, коллегии министерств и пр.) издаются постановления и решения. Во всех случаях единоличного принятия решений издаются приказы, указания и распоряжения.

Важнейшим моментом в издании распорядительных документов данного вида является процедура документирования. Основанием для издания распорядительных документов могут являться различные документы из состава других систем документации: заявления, докладные записки, справки, предложения, заключения, акты, деловые (служебные) письма. Эти документы инициируют решение.

Практика управления библиотечными системами разного уровня оперирует в основном распорядительными документами второго порядка - приказами, указаниями и распоряжениями.

Приказ - это правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения стоящих перед ней основных и оперативных задач. В отдельных случаях он может касаться широкого круга организаций и лиц. Различаются:

¦ приказы по организационным вопросам;

¦ приказы по основной деятельности;

¦ приказы по личному составу (кадровые приказы).

Ключевым словом в тексте приказа является, соответственно, «Приказываю». Подписываются приказы только руководителем библиотеки или лицом, официально его замещающим [12; С.166].

Распоряжение как правовой акт может издаваться руководителем библиотеки только по вопросам частного характера. Распоряжения составляются по тем же правилам, что и приказы. Различие между ними состоит в том, что в тексте распоряжений отсутствует ключевое слово, разделяющее вводную и распорядительную части. Как правило, распоряжения имеют ограниченный срок действия и касаются узкого круга лиц [12; С.169].

Указание - правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организации [12; С.170].

В целом указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевые слова в тексте указания могут быть «Обязываю» или «Предлагаю» - в зависимости от содержания документа.

Процесс документирования (издания) распорядительных документов строго регламентирован. При составлении и оформлении распорядительных документов следует руководствоваться установленными процедурой правилами и нормами.

Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом положении дел в системе управления библиотекой содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают информационно-справочные документы. Эта система документации выполняет как бы служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Документы этой типовой группы не содержат поручений, не обязывают действовать строго предписанным образом, как, например, распорядительные, а сообщают сведения, побуждающие принимать решения. Иначе говоря, они инициируют управленческие решения, дают право выбора способа действия. Специфика этих документов в том, что в организованном документообороте они идут, как правило, по системе управления «снизу вверх». Отдельные разновидности этих документов (как, например, служебная переписка, деловые письма в том числе) используются для реализации информационных связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения организациями (между библиотеками) и должностными лицами или между юридическими и физическими лицами (между читателями и библиотекой).

Условно документы этого типа можно разделить на две подгруппы.

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в библиотеке и отправляемых за ее пределы. Например, годовой Отчет о деятельности библиотеки в вышестоящую организацию, заявка в книжный магазин на приобретение литературы и т.п.

Информационно-справочные документы -- протокол, докладная записка, предложение, объяснительная записка, заявление, представление, служебная переписка (содержащая комплекс видов и разновидностей документов, например, деловое письмо, телеграмма, телефонограмма, факсограмма, электронное сообщение и т. п.).

Другую подгруппу составляют справочно-аналитические документы: акт, справка, сводка, заключение, отзыв, список, перечень и пр., которые также имеют место в ДОУ библиотекой в той или иной степени.

В отличие от других учреждений спецификой ведения ДОУ в библиотеке является составление договоров и актов.

Особое место в составе документов данной типовой группы занимают договоры. Договор играет особую роль в процессе управления, отражая одновременно признаки и справочно-информационных, и справочно-аналитических документов. Этот документ сконцентрировал в современных условиях применения его в управленческих целях все признаки документов системы справочно-информационных и справочно-аналитических документов. В настоящее время существуют порядка 15 типовых групп форм договорных документов, включающих более 100 типовых форм.

Отчетную документацию составляют документы, содержащие сведения о результатах деятельности учреждения, организации, предприятия за определенный период времени. Установленная в Российской Федерации периодизация отчетности - год, полугодие, квартал, месяц, декада. Все прочие сроки, устанавливаемые иногда на практике, являются надуманными. ОД состоит из нескольких комплексов документов:

¦ государственная статистическая отчетность;

¦ ведомственная отчетность;

¦ внутриучрежденческая отчетность [26; С.157].

Формы документов государственной статистической отчетности разрабатываются Госкомстатом России и являются обязательными для всех организаций, учреждений и предприятий, независимо от их ведомственной принадлежности и формы собственности. Порядок отчетности установлен «Положением о порядке предоставления государственной статистической отчетности в РФ».

Каждая библиотека ведет внутреннюю отчетность о выполнении планов, заданий, разовых поручений, проведенных мероприятиях. Такого рода отчетные документы составляются в структурных подразделениях библиотеки и подписываются их руководителями. Внутрибиблиотечные отчетные документы могут называться «отчет» или «справка отчетного характера» (в отличие от аналитической справки).

Отчетные документы, предоставляемые в государственные и вышестоящие органы управления, подписываются только руководителем организации или лицом, его замещающим. В заинтересованные органы предоставляется первый экземпляр подготовленного отчета и электронная копия документа.

В определенных случаях отчетные документы о работе организации в целом подписываются руководителем подразделения, ответственным за подготовку отчета. В таком случае отчет утверждается руководителем организации или вышестоящего органа.

Датой отчета является дата его утверждения или вынесения резолюции. Порядок отчетности для отдельных типов и видов библиотек устанавливается соответствующими инструктивными документами министерств и ведомств, к которым они принадлежат. Пояснительная записка и другие материалы рассматриваются как приложение к отчету.

Таким образом, в общих чертах отчет представляет собой документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени, выполнении мероприятий, поручений, заданий, представляемый руководителю структурного подразделения, организации или вышестоящему органу. Отчетные документы существуют только в официальной письменной форме.

В целом работа по оформлению, изготовлению и использованию в ДОУ библиотекой управленческих документов относится к вопросам общих правил (общих требований) работы с документами и является областью библиотечного делопроизводства.

Глава 2. Документационное обеспечение управления МКРУК "Щигровская Межпоселенческая районная библиотека"

2.1 Основные направления деятельности, структура библиотеки

С 1 марта 2008 года библиотеки Щигровского района переведены на местное самоуправление и получили статус самостоятельных юридических лиц. Согласно федеральному закону «Об общих принципах организации местного самоуправления», в районе произошло разграничение бюджетных полномочий по организации библиотечного обслуживания населения.

На территории каждого сельского муниципального образования района есть поселенческая центральная библиотека (Муниципальное учреждение культуры), директор которой является руководителем для заведующих всеми муниципальными библиотеками, находящимися на территории поселения. Учредитель библиотек сельских поселений -- администрация сельского поселения.

В настоящее время основными функциями Щигровской межпоселенческой библиотеки являются:

- библиотечное обслуживание населения муниципального района;

- комплектование фонда библиотек поселений; его учёт,

- обработка новых поступлений,

- обслуживание по межбиблиотечному абонементу (МБА);

- ведение учета и предоставление государственной статистической отчетности;

- методическое руководство и оказание методической помощи библиотекам поселений;

- организация повышение квалификации библиотечных кадров района

Приоритетными направлениями межпоселенческой библиотеки стали:

- историко-патриотическое воспитание;

- популяризация краеведческих знаний;

- активизация информационного обслуживания;

- формирование правовой культуры личности;

- возрождение и развитие народных традиций;

- нравственное и духовное становление личности;

- поддержка образовательных процессов.

В процессе преобразований в библиотечном деле района возникло множество различных проблем, сложных вопросов. Главный из них -- обеспечение деятельности библиотек района в контексте реформы. Преобразования проводились так, чтобы сохранить централизованное комплектование и обработку литературы, штат квалифицированных сотрудников, методическую функцию центральной библиотеки по отношению к библиотекам поселений.

Первым этапом деятельности Щигровской центральной библиотеки, как межпоселенческой, стало усиление информационной и методической служб посредством создания новых отделов, таких, как информационно-библиографический и инновационно-методический, и разработка соответствующих регламентирующих документов (Устава МУК «Межпоселенческая центральная библиотека», Правил пользования, Положений об отделах, о платных услугах и др.). За отделом организации использования единого фонда были закреплены обязанности по организации внестационарных библиотечных пунктов. В связи с расширением круга обязанностей отдел теперь называется: отдел организации использования единого фонда, межбиблиотечного абонемента, электронной доставки документов и внестационарного обслуживания. На всех сотрудников библиотеки были разработаны новые должностные инструкции.

Итак, с 2008 года «Межпоселенческая библиотека» Щигровского района Курской области работала по документам, регламентирующим деятельность библиотек:

- Устав Муниципального казенного районного учреждения культуры «Межпоселенческая библиотека» Щигровского района Курской области;

- Положение МУК «Межпоселенческая библиотека» Щигровского района Курской области;

- Положение о детской библиотеке;

- Положение о платных услугах;

- Положение о юношеской кафедре;

- Правила внутреннего трудового распорядка;

- Коллективный договор;

- Должностные инструкции;

- Правила пользования библиотекой;

- Штатное расписание;

- Режим работы.

Структура библиотечного обслуживания района: 14 муниципальных библиотек (межпоселенческая библиотека, центральная детская, 12 поселенческих библиотек на правах библиотек-филиалов).

Сельские библиотеки работают по документам, регламентирующим деятельность библиотек:

Устав сельской библиотеки;

Положение о библиотеке;

Положение о юношеской кафедре;

Правила внутреннего трудового распорядка;

Должностные инструкции;

Правила пользования библиотекой;

Штатное расписание;

Режим работы.

Структура МКРУК "Щигровская Межпоселенческая районная библиотека":

Организационно методический отдел

Методическая работа библиотеки - это деятельность, направленная на улучшение методов труда для поднятия уровня обслуживания читателей.

- Методический отдел собирает фонд печатной продукции по теории и практике библиотечного дела.

- Формирует папки методических рекомендаций, разработок мероприятий, письменных консультаций.

- Является координирующим центром библиотек ЦБС, т.е. составной частью, формой управления библиотечным делом в районе.

- Занимается обучением кадров библиотечных работников системы, повышает их квалификацию через консультации, семинары, конкурсы, деловые игры, практикумы и пр. формы учебы. Издает листки о лучших библиотекарях системы.

- Изучает, обобщает и распространяет опыт работы библиотек ЦБС, области, страны, зарубежья. Издает буклет "Современные тенденции библиотечного дела".

- Разрабатывает сценарии вечеров, утренников, премьер книг, викторин, игр и пр., издает их и выдает по требованию библиотекарей. Имеет тематическую направленность в этой работе - краеведение.

- Принимает участие в исследовательской работе ведущих библиотек страны и ведет самостоятельную региональную исследовательскую деятельность для изучения интересов читателей и направленную на улучшение их обслуживания (телефонные опросы жителей, анкетирование читателей и т.д.

Отдел комплектования и обработки литературы

В обязанности работников отдела входит комплектование библиотечного фонда, научная и техническая обработка литературы, редактирование карточных каталогов, систематизация литературы, организация карточных каталогов. Отдел комплектования ведет большую работу по подписке на периодические издания.

Отдел обслуживания

Одной из самых древних форм работы библиотек является абонемент, самый популярный и наиболее удобный для читателей отдел. Примерно 50 тысяч книг насчитывает абонемент в своем фонде. Абонемент гостеприимно принимает всех, кто сюда приходит: школьников, студентов, рабочих, служащих, пенсионеров.

Абонемент для взрослых читателей включает в себя две кафедры:

- молодежная кафедра обслуживает читателей от 14 лет (9 класс) до 21 года включительно

- общая кафедра обслуживает читателей с 22 лет

Читальный зал

Читальный зал представляет свой фонд всем читателям, которым он необходим в учебных, творческих, профессиональных целях и в часы досуга.

Постоянно идет творческий поиск в работе: новые идеи, новые планы, новые технологии. Изменялся и внешний вид отдела: расширился закрытый фонд, увеличилось количество посадочных мест, стали более удобными рабочие места библиотекарей и пользователей.

Для удобства пользователей в читальном зале принимаются заказы на изготовление копий с источников информации.

Отдел ВСО, МБА и внестационарного обслуживания

Отдел внестационарного обслуживания является структурным подразделением МКРУК "Щигровская Межпоселенческая районная библиотека".

Создание такого отдела постепенно способствовало выравниванию условий доступа к библиотечной услуге для всего населения, независимо от места проживания.

Основная задача - обслуживание пользователей вне стен библиотеки, непосредственно на рабочем месте пользователей.

При отделе работает сектор МБА (межбиблиотечный абонемент), благодаря которому, в случае отсутствия в фондах библиотеки необходимых документов, их можно заказать из других библиотек района.

Также при отделе работает сектор обслуживания социально незащищенных групп населения. Пользователями сектора являются инвалиды и участники ВОВ, инвалиды детства, дети-инвалиды и старейшие читатели библиотеки. Сотрудники отдела обслуживают данную категорию пользователей на дому.

Информационно-консультационный центр

Центр правовой информации Цель ЦПИ - сделать более открытыми и доступными государственные информационные ресурсы для пользователей, организация правового просвещения граждан, воспитание правовой культуры жителей района.

Активными пользователями ЦПИ являются органы государственной власти и местного самоуправления, работники предприятий и организаций, студенты, пенсионеры и т.д. В 2011 году количество пользователей достигло 201 .

Информационное обеспечение пользователей в течение года осуществляется с использованием справочно-правовых электронных систем «Консультант Плюс» («Версия Проф», «Республика Башкортостан», «Комментарии Законодательства», «Консультант Бухгалтер : Вопросы и Ответы», «Бухгалтерские издания») и «Гарант». Они содержат самую актуальную и полную информацию о законодательстве РФ и РБ.

Таким образом, МКРУК "Щигровская Межпоселенческая районная библиотека" в пределах обслуживаемой территории формирует, хранит и предоставляет пользователям библиотеки наиболее полное универсальное собрание документов, организовывает взаимоиспользование библиотечных ресурсов, в том числе осуществляет функции межбиблиотечного абонемента и обеспечивает ведение сводного каталога, оказывает методическую помощь библиотекам.

2.2 Работа с документами в деятельности МРУК "Щигровская Межпоселенческая районная библиотека"

Библиотека в своей деятельности руководствуется: Федеральным законом «О библиотечном деле», Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», законом Курской области «О библиотечном деле Курской области» а также постановлениями, приказами и иными нормативными правовыми актами органов ее управления, Уставом библиотеки, Положением о библиотеке и другими документами.

МРУК "Щигровская Межпоселенческая районная библиотека" находится в ведомственном подчинении отдела культуры, по делам молодёжи ФК и спорту администрации Щигровского района Курской области. Имеет статус центральной районной библиотеки.

Центральная библиотека в пределах обслуживаемой территории формирует, хранит и предоставляет пользователям библиотеки наиболее полное универсальное собрание документов, организовывает взаимоиспользование библиотечных ресурсов, в том числе осуществляет функции межбиблиотечного абонемента и обеспечивает ведение сводного каталога, оказывает методическую помощь библиотекам.

Библиотека является юридическим лицом, имеет наименование, обособленное имущество на праве оперативного управления, самостоятельный баланс, расчетный и иные счета в банках, может от своего имени приобретать имущественные и неимущественные права и нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.

Библиотека имеет печать, штампы, бланки в установленном порядке.

МРУК "Щигровская Межпоселенческая районная библиотека" отвечает по своим обязательствам находящимися в его распоряжении денежными средствами, а при их недостаточности субсидиарную ответственность по обязательствам Учреждения несет собственник имущества.

Главным документом, определяющим деятельность любого учреждения, в том числе и библиотечного, является Устав. Устав - это свод правил, установленный учредителем на основе законодательства и регулирующий правовое положение организации, основную деятельность, права и обязанности, взаимоотношения с другими организациями и гражданами. (Приложение)

Устав - это юридическая защита:

*существования Библиотеки

*ее основной деятельности (в том числе платных услуг);

*предпринимательской деятельности;

*возможности распоряжаться своими доходами.

Уставные документы составляются с учетом рекомендаций МК РФ "Примерный устав государственной организации культуры" (Служебные и нормативные материалы. Вып.4. 1994), письма МК РФ "О статусе организаций культуры" от 23 сентября 1997 г. № 525 - 18.9 - 25". Обращаем ваше внимание на рекомендательный акт "Основные положения организации сети муниципальных общедоступных (публичных) библиотек в субъектах Российской Федерации".

В соответствии с ФЗ №131-ФЗ от 06.10.03 "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" местные власти вправе разрабатывать примерные уставы для своих муниципальных учреждений. В полной мере устав действует, если Библиотека имеет статус юридического лица. Библиотечные учреждения, имеющие право юридического лица, обладают гражданскими правами в соответствии со своей деятельностью. Например, имеют в оперативном управлении обособленное имущество, самостоятельный баланс или смету, открывают бюджетный и расчетный счета в банках, могут самостоятельно подавать иски в суды и быть ответчиками в них. Библиотеки с правом юридического лица получают свидетельство о государственной регистрации. Органы статистики включают их в Единый государственный регистр предприятий и организаций всех форм собственности и хозяйствования (ЕГРПО). Библиотеки ставятся также на учет в налоговую инспекцию, местные отделения Пенсионного фонда, Фонда социального страхования, Фонда занятости, Фонда обязательного медицинского страхования. Только при получении статуса юридического лица библиотеки имеют право пользоваться налоговыми льготами. Библиотеки, не получившие статуса юридического лица являются структурными подразделениями местных органов культуры, социально - культурных объединений (СКО) и имеют ограниченные права. Эти библиотеки не получат свидетельство о государственной регистрации. Руководители могут вступать в правоотношения с организациями (заключение договоров), гражданами (имущественное или денежное возмещение читательской задолженности через суд) только по доверенности от юридического лица, в роли которого выступает отдел (комитет) по делам культуры. Не имеют они и самостоятельности в распоряжении финансовыми средствами, выделяемыми на содержание библиотеки, а также заработанными за счет платных услуг. Прием и увольнение работников руководители могут осуществлять тогда, когда им это право делегировано юридическим лицом.

Устав состоит из следующих примерных разделов:

1.Общие положения.

2.Цели, задачи и предмет (основные направления) деятельности учреждения.

3.Права и обязанности учреждения.

4.Имущество учреждения.

5.Финансовые средства.

6.Библиотечные фонды (выделяются в самостоятельный раздел, так как требуют особых условий по сохранению в сравнении с другим имуществом).

7.Управление учреждением. Трудовой коллектив (персонал).

8.Реорганизация и ликвидация учреждения.

В первом разделе Устава сложности возникают в определении организационно - правовой формы библиотеки. На основании ФЗ №7-ФЗ от 02.02.2006 "О некоммерческих организациях" библиотека является некоммерческой организацией, созданной в форме учреждения. В некоторых уставах не прописана роль учредителя. Полномочия органов местного самоуправления по созданию муниципальных учреждений определены в Уставе муниципального образования (города, района). Как правило, в роли учредителя библиотеки выступают администрация района (города), отделы (комитеты) отвечающие за культуру, а также комитеты по управлению имуществом (собственники муниципального имущества).

Финансовые ресурсы Библиотеки находятся в ее полном распоряжении и не подлежат изъятию иначе, как на основании вступившего в силу судебного или арбитражного решения. Об этом важно прописать в разделе "Финансовые средства" и пояснить, кто осуществляет бухгалтерский учет МУК "МБ" (бухгалтерия местного органа управления в сфере культуры, бухгалтер ). При централизации бухгалтерского учета за руководителями МУК "МБ" сохраняются все права по решению вопросов, относящихся к финансово - хозяйственной деятельности ("Инструкция по бюджетному учету", утв. приказом Минфина РФ от 10.02.2006г. № 25н.).

В разделе "Библиотечные фонды" указывается документ, на основании которого осуществляется учет фонда. Это - "Инструкция об учете библиотечного фонда». Также делается ссылка на существование такого внутреннего нормативного акта, как "Положение о сохранности библиотечного фонда", в котором закрепляются все важные направления по сохранности библиотечного фонда.

К уставным документам также относится учредительный договор. Учредительный договор имеет большую правовую значимость. Преимущество учредительного договора состоит в том, что учредители обязуются создать юридическое лицо. С его помощью возникают гражданские права и обязанности между учредителем и библиотечным учреждением (Закон РФ "Основы законодательства Российской Федерации о культуре" от 31.12.2005г. №3612-1). Договор определяет взаимные обязательства сторон, условия и порядок использования имущества, порядок финансирования деятельности МБ учредителем (учредителями, например, в административно - территориальных делениях с двойным подчинением городской и районной администрациям), решение социальных вопросов. В учредительном договоре оговаривается, что МУК "МБ" самостоятельна в осуществлении своей творческой, производственной деятельности.

В библиотеке разработаны и утверждены Положения о каждом структурном подразделении библиотеки. Положения о подразделениях подписываются директором.

Положение о структурном подразделении - правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы организации (учреждения, предприятия), структурного подразделения (отдела). Различают положения об организациях и о структурных подразделениях (отделах). Положение об организации, по сути дела, заменяет ее устав и выполняет такую же роль. Положение о структурном подразделении (отделе) относится к разряду организационных документов в делопроизводстве организации (учреждения, предприятия). Это правовой акт, устанавливающий статус структурных подразделений и иных (коллегиальных, совещательных) органов предприятия, учреждения, организации, порядок их повседневного функционирования, права, обязанности, а также ответственность. Положения разрабатываются как для постоянно действующих, так и для временно действующих коллегиальных и совещательных органов.

Правила пользования библиотекой

Обязательства библиотеки по отношению к пользователю и пользователя к библиотеке оформляются в правовом документе - правилах пользования библиотекой. С помощью правил пользования библиотекой обеспечивается гласность и открытость информации о Библиотеке. Они соответствуют федеральному закону "О библиотечном деле" (1994 г.), ГК РФ (27.07.2006 г.). Типовых правил пользования государственной и муниципальной библиотекой сегодня нет. Каждая Библиотека самостоятельно определяет их структуру, устанавливает свой порядок выдачи документов пользователям и сроки возврата. Ответственность пользователей за библиотечный фонд регулируется законодательством.

Руководство МКРУК "Щигровская Межпоселенческая районная библиотека" осуществляет директор, которая подчиняется Главе администрации Щигровского района Курской области.

Директор библиотеки осуществляет руководство ее текущей деятельностью в соответствии с законами и иными нормативными актами Российской Федерации, Курской области, Щигровского района, Уставом, Постановлением о закреплении имущества и Трудовым договором, обеспечивает выполнение возложенных на него задач и несет ответственность за результаты деятельности библиотеки.