Анализ документационного обеспечения управления ЗАО "Возрождение"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Дипломная работа

Тема: Анализ документационного обеспечения управления ЗАО «Возрождение»



Содержание

Введение

Глава 1. Теоретические основы работы службы делопроизводства

1.1 Нормативная регламентация деятельности службы делопроизводства

1.2 Личные и деловые качества секретаря

Глава 2. Анализ документационного обеспечения управления ЗАО «Возрождение»

Глава 3. Рекомендации по совершенствованию документационного обеспечения деятельности ЗАО «Возрождение»

Заключение

Список использованных источников и литературы



Введение

Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятия решений, и построен на оперативной работе с документами, в которых она фиксируется. В документах закрепляются производственные отношения как внутри предприятия, так и его отношения с другими предприятиями. Именно документы служат свидетельством того или иного события или факта при возникновении споров с партнерами и при разрешении конфликтов в суде. Наличие необходимых документов устраняет напряженность, возникающую при аудиторских ревизиях, налоговых проверках и пр. документооборот делопроизводство управление секретарь

Поэтому документационное обеспечение управления является важнейшей обслуживающей функцией управления.

От рациональной организации работы с документами зависит скорость и оптимальность решения, доведение его до исполнителя и своевременный контроль за исполнением. Обработка документов - неотъемлемая часть деятельности любой организации. Налаженное делопроизводство, организованное в соответствии с действующим законодательством и отвечающее требованиям стандартов и инструкций, многократно повышает эффективность управления и обеспечивает защиту коммерческих интересов компании.

Функция управления документами в любой организации выполняется службой документационного обеспечения управления (ДОУ). Основной целью службы ДОУ является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Задачи, решаемые в деятельности службы, вытекают и определяются целью. Соответственно, служба ДОУ решает следующие задачи:

· обеспечение единой технологии создания, обработки, хранения и использования документов организации на протяжении всего их жизненного цикла;

· разработка нормативных и методических документов, регламентирующих процессы создания, обработки, хранения и использования документов и контроль за их применением;

· совершенствование методов работы с документами на основе применения информационных технологий, унификации и стандартизации документов[16].

В организациях с большой численностью работников и сложной структурой это может быть департамент или управление делопроизводства, управление информационно-документационного обеспечения, управление делами, канцелярия, секретариат и т. д.

В небольших организациях, где создание специального структурного подразделения не представляется возможным, это может быть самостоятельная штатная единица - секретарь подразделения, делопроизводитель или работник, совмещающий выполнение делопроизводственных обязанностей с обязанностями по основной должности. В небольшой фирме секретарь заменяет собой службу делопроизводства крупной организации, то есть один выполняет все функции этой службы.

Сегодня в организациях и на предприятиях различной организационно-правовой формы существует достаточно много разновидностей секретарской профессии. Круг обязанностей различного секретарского персонала очень разнороден. Появились новые варианты названия секретарской должности: ассистент, помощник по общим вопросам, представитель дирекции.

Отсюда разный набор видов работ и разные требования к профессиональной подготовке секретаря. Но во всех случаях работа секретаря требует организации, так как она связана с документированием, оформлением документов и их обработкой. А повсеместное применение в работе автоматизированных технологий повышает требования к профессиональным знаниям и умениям секретаря.

Секретарь не принимает решений по вопросам, входящим в компетенцию своего руководителя, однако он принимает непосредственное участие в реализации принятых решений. Секретарь является связующим звеном между своим руководителем и подчиненными, в сущности, является координирующим центром конкретного структурного подразделения. Секретарь представляет руководителя перед другими учреждениями, и по нему зачастую судят как о его руководителе, так и о его организации.

Работа по документационному обеспечению управления представляется объектом дипломного исследования.

Предметом исследования является организация и совершенствование документационного обеспечения управления в ЗАО «Возрождение».

Необходимость совершенствования работ по документационному обеспечению за счет внедрения новых технологий для повышения эффективности управления в современных условиях является весьма актуальной. Поэтому изучение и анализ деятельности секретаря по документационному обеспечению управления определило актуальность данного дипломного исследования.

Цель работы - изучение организации делопроизводства, а также разработка рекомендаций по рационализации документационного обеспечения управления ЗАО « Возрождение».

Задачи работы:

а) проанализировать объем, основные задачи и направление работы секретаря по документационному обеспечению управления;

г) исследовать информационные технологии в секретарской деятельности и их использование в работе ЗАО «Возрождение»;

в) разработать рекомендации по усовершенствованию документационного обеспечения управления.

Деятельность по документоведению и документационному обеспечению управления осуществляется на основе правил, норм, рекомендаций, нормативов, устанавливаемых органами различных уровней управления. В настоящее время в Российской Федерации существует значительная нормативно - методическая база документационного обеспечения управления, которая одновременно является и источником для исследования в документоведении.

Федеральные законы являются актами высшей правовой значимости и закрепленные в них нормы обязательны к применению на всей территории Российской Федерации.

Для написания дипломной работы были рассмотрены издания, содержащие общегосударственную нормативно - методическую базу по вопросам управления документацией, архивного дела, делопроизводства и стандартизации:

Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и защите информации" от 27июля 2006г. N 149-ФЗ [1] устанавливает правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов. Он содержит определения, касающиеся информации и ее документирования.

Только в этом законе даны базовые термины ДОУ.

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» [2] регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности. В этом законе даны понятия «документ архивного фонда», «документы по личному составу», «особо ценный документ», «уникальный документ», термины «постоянное», «временное», «депозитарное» хранение.

В законодательстве содержатся нормы, регулирующие использование языка в делопроизводстве. Основным нормативным актом в этой сфере является Федеральный закон от 1 июня 2005 г. N 53 «О государственном языке Российской Федерации»[3]. Он устанавливает, что русский язык подлежит обязательному использованию в делопроизводстве организаций всех форм собственности.

Новые возможности для применения электронных документов открывает Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1 "Об электронной цифровой подписи"[4]. - Не действует! Новый принят в 2011 г.! Он определяет правовые условия использования электронной цифровой подписи в процессах обмена электронными документами.

Закон РФ от 21 июля 1993 г. N 5485-I «О государственной тайне» (с изменениями 15 ноября 2010 г.) регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их засекречиванием или рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности Российской Федерации.

Федеральный закон РФ 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ «О коммерческой тайне» регулирует отношения, связанные с отнесением информации к коммерческой тайне, передачей такой информации, охраной ее конфиденциальности.

Федеральный закон РФ от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных» (ред. 25 июля 2011 г.) регулируются отношения, связанные с обработкой персональных данных, их хранения, как с помощью средств автоматизации, так и без них.

Федеральный закон от РФ от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании»[5]. С его принятием изменилась сама трактовка понятия «стандарт». Закон закрепил принцип добровольного применения стандартов.

Гражданский Кодекс РФ (1ч. принята 21.10.1994г., 2ч принята 22.12.1995г.) устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, фиксирует регистрацию фактов возникновения или прекращения правоотношений между гражданами.

Уголовный Кодекс РФ предусматривает ответственность за контрабанду ценных документов, утрату документов, содержащих государственную тайну, похищение или повреждение документов.

В соответствии с Административным кодексом РФ, к числу правонарушений относится несоблюдение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

Трудовой кодекс определяет документы, составляемые при приеме, увольнении, командировках, взыскания, поощрения и другие кадровые документы.

Важную часть нормативной базы составляют правовые акты Президента, Правительства и федеральных органов исполнительной власти:

Указ Президента РФ «Об утверждении Положения о Государственном Гербе РФ» от 30 ноября 1993 г. (ред.17.03.97 N 239). Использование бланков с воспроизведением Герба РФ регламентируется Постановлением Правительства РФ от 27.12.1995г. (ред. от 14.12.2006).

Указ Президента «О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне» вышел 11.02.2006г. Указ Президента «О перечне сведений конфиденциального характера» действует с 06.03.1997г.

Основные положения об организации архивного фонда изложены в «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ» и утверждены приказом Министерства культуры 18 января 2007 г. № 19 ред. 16 февраля 2009 г. Они регулируют вопросы формирования, организации хранения, учета использования архивных фондов и вопросы управления архивами.

«Положение о Федеральном архивном агентстве» утверждено Постановлением Правительства Российской Федерации от 17 июня 2004 г.

Постановление Правительства РФ "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" утверждено 15 июня 2009 г. (с изменениями от 7 сентября 2011 г.)

Общее методическое руководство в области документоведения и архивного дела в России осуществляет Федеральное архивное агентство - Росархив, находящееся в ведомстве Министерства культуры.

Наиболее полным общеотраслевым документом, длительное время была принятая государственной архивной службой страны в 1988 г. "Государственная система документационного обеспечения управления. (ГСДОУ)". В ней были установлены единые принципы и правила документирования управленческой деятельности, а также организации работы с документами в учреждениях. Положения ГСДОУ получили развитие в «Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации» (1993г.). Правительство России 15 июня 2009 года постановлением № 477 утвердило новый нормативный документ - «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». Согласно этому постановлению в федеральных органах исполнительной власти вопросы делопроизводства должны регулироваться упомянутыми Правилами и инструкцией по делопроизводству, которую каждый орган исполнительной власти должен разработать для себя на основе Правил.

Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти утверждены приказом Росархива от 23.12.2009г.

Для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и уничтожения управленческих типовых документов предназначен «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения», утвержденный Министерством культуры от 25.08.2010г. Он используется также при подготовке номенклатур дел и формировании дел.

Правила оформления документов закрепляются в стандартах и других документах по стандартизации:

ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"[6].

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»[7] .

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования»[8].

Важными средствами информационного обеспечения являются классификаторы технико-экономической и социальной информации (ТЭСИ), а также унифицированные системы документации (УСД). В настоящее время действует 8 УСД.

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих является нормативным документом, разработанным Институтом труда и утвержденным Постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. N 37[9]. Квалификационный справочник рекомендован для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных отраслей экономики независимо от форм собственности и организационно-правовых форм в целях обеспечения правильного подбора, расстановки и использования кадров.

В качестве источника использован главный организационно - распорядительный документ ЗАО «Возрождение» - Устав компании.

Данная тема достаточно хорошо проработана в литературе, имеет множество источников. При написании дипломной работы были изучены труды доктора исторических наук, заведующего кафедрой истории и документоведения Томского государственного университета Ларькова Н.С., профессора, заведующей кафедрой «Документоведения» РГГУ, ведущего специалиста по делопроизводству России Кузнецовой Т.В., ведущих преподавателей кафедры документоведения и документационного обеспечения управления Государственного университета управления Галахова В. В.и Корнеева И. К., и др.

В книге Ларькова Н.С. Документоведение [17] рассматриваются теоретические основы документоведения: происхождение и сущность документа; функции, свойства, признаки, структура документированной информации, классификация документов, способы и средства документирования, материальные носители, документная коммуникация и др. Освещены также практические вопросы, связанные с созданием и функционированием документов.

В учебнике Кузнецовой Т.В. Делопроизводство [14] рассмотрены общие вопросы организации секретарской деятельности, а также современные требования к составлению и оформлению документов.

В учебном пособии Галахова В. В. Секретарь - референт высокой квалификации. Организация секретарского дела [11] анализируется многогранная организационная деятельность секретаря-референта в части поддержки оперативной работы руководителя, участия в подготовке и проведении совещаний, приема посетителей и делегаций, ведения телефонных переговоров и др. Подробно рассматриваются вопросы законодательного и нормативно-методического регулирования деятельности секретаря-референта, психологические аспекты его взаимодействия с руководителем и сотрудниками организации, оптимальные условия труда.

В учебнике Кушнаренко Н. Н. Документоведение [15] весь комплекс теоретических, методических и организационно-практических проблем рассмотрен как единое целое. Раскрыты принципы классификации документов, специфика документов на традиционных и новейших материальных носителях, особенности функционирования документно - коммуникационной системы.

В пособии Пешковой Г.Д. Секретарское дело[19] прилагаются образцы, примеры, схемы; приводятся тексты нормативно-правовых актов по ведению делопроизводства, бездокументному и документационному обслуживанию работы руководителя учреждения.

В основу учебного пособия Мосеева Р.Н. Современное документоведение [18] положен накопленный автором опыт, позволивший проанализировать особенности современной письменной коммуникации. Рассматривая основные теоретические вопросы документоведения, автор предлагает конкретные варианты того, как лучше подготовить служебное письмо.

В учебно-практическом пособии Андреевой В.И. Делопроизводство: организация и ведение [10] дается системное представление о составе управленческой документации, сформулированы требования к общей и специальным системам делопроизводства. Освещается практика ведения делопроизводства в российских организациях.

Публикация статьи Кузнецова С.Л. «Автоматизация делопроизводства» [20] в ежемесячном профессиональном журнале «Секретарское дело» посвящена содержанию работы секретаря-референта, освещает тонкости секретарского дела, должностные обязанности, что должен знать и уметь секретарь.

Сравнительные характеристики и преимущества компьютерных технологий перед традиционными рассматриваются в статье Максимовича Г.Ю. и Андреева А.М. «Новые возможности автоматизации делопроизводства» [21], а также Ефимова О.А. «Современные технологии работы с документами»[22],опубликованными в журнале «Делопроизводство».

Работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка источников и приложений.



Глава 1. Теоретические основы работы службы делопроизводства

1.1 Нормативная регламентация деятельности службы делопроизводства

В настоящее время в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих правила подготовки, оформления и организации работы с документами в организациях и учреждениях.

Взаимоотношения организаций, учреждений, деловое документное общение на всех уровнях должно осуществляться по единым общепринятым правилам. Вся работа с документами, начиная с момента их создания, получения, отправки или сдачи в архив, регулируется законами, комплексами нормативно-правовых и методических документов, которые и составляют государственную нормативно-методическую базу делопроизводства.

Нормативно-методическая база - это совокупность законов, нормативных правовых актов, методических документов, государственных стандартов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штатную численность, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:
законодательные акты Российской Федерации и субъектов Российской Федерации в сфере документации, указы, распоряжения президента Российской Федерации, постановления и распоряжения правительства Российской Федерации, регламентирующие документационное обеспечение на федеральном уровне; правовые акты федеральных органов исполнительной власти, правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий; государственные стандарты на документацию; общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации, Государственную систему документационного обеспечения управления.

Более развернуто законодательная база описана во введении данной дипломной работы.

В процессе создания на предприятии службы делопроизводства решается задача нормативной регламентации работы самой службы.

Статус, структура, функции, задачи службы делопроизводства закрепляются в ряде внутренних документов -- положении, инструкциях, правилах, структуре и штатной численности, штатном расписании, приказах о распределении обязанностей.

К числу важнейших организационных документов, закрепляющих правовой статус работников службы делопроизводства, относятся Положение о службе делопроизводства и должностные инструкции. Они должны разрабатываться на основе действующего законодательства, государственных нормативно-методических документов и организационных документов, определяющих деятельность самой организации (устав, учредительный договор). Создание положения и должностных инструкций направлено на распределение функций и обязанностей, а также на регламентацию принятой технологии работы с документами[12].

Положения о службе делопроизводства разрабатываются на основе типовых, которые содержат максимальный набор функций службы. При разработке индивидуальных положений конкретизируется состав задач и функций службы в зависимости от реальных условий ее деятельности.

Формуляр положения и структура текста унифицированы в УСОРД. Первый пункт раздела «Общие положения» устанавливает точное название службы делопроизводства, ее место в организационной структуре организации, степень самостоятельности службы. Далее в Положении указываются наименование должности руководителя службы, требования к его квалификации и стажу практической работы.

Следующим пунктом дается перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных документов, которыми служба делопроизводства руководствуется в своей работе. Вначале перечисляются законодательные и общегосударственные нормативно-методические и нормативно-технические документы, затем -- внутренние организационные и распорядительные. Если служба делопроизводства (канцелярия) имеет свою печать (печати), в Положении даются ее описание, условия ее хранения и использования.

Второй раздел Положения формулирует общую цель и основные задачи службы делопроизводства.

В примерном положении о службе ДОУ задачи подразделения сформулированы следующим образом:

· совершенствование форм и методов работы с документами;

· обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с ГСДОУ, ГОСТ и другими действующими нормативами;

· сокращение документооборота, количества форм документов и документов;

· разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему), прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, направленных на реализацию деятельности организации[12].

Третий раздел Положения является основным. Он содержит всестороннюю характеристику деятельности службы делопроизводства и называется «Функции». Их описание должно иметь четкие формулировки и включать все функции, выполняемые службой делопроизводства. При наличии в службе структурных подразделений в раздел «Функции» вводятся соответствующие их названиям подразделы, а описание функций дается для каждого структурного подразделения. Тем самым закрепляется объем ответственности каждого структурного подразделения за определенный участок работы. При составлении этого раздела принято оговаривать, какие функции подразделение выполняет целиком, а в каких принимает участие и в какой форме.

В деятельности службы ДОУ присутствуют функции общие управленческие и функции специфические, обеспечивающие реализацию целей и задач службы ДОУ.

Управленческие функции службы сформулированы следующим образом:

· организация, планирование, регулирование работ по документационному обеспечению управления, участие в формировании политики организации в сфере управления документами;

· контроль выполнения установленных правил и технологий создания, обработки, хранения и использования документов в организации на всех этапах их жизненного цикла, в т. ч. с применением системы электронного документооборота;

· контроль за формированием документального фонда организации (контроль за формированием дел и обеспечением их сохранности) в структурных подразделениях организации;

· контроль за состоянием организации работы с документами в подведомственных организациях.

К специфическим функциям службы ДОУ относятся следующие:

· разработка нормативных и методических документов по документационному обеспечению, номенклатуры дел, регламентов по процессам создания, обработки, хранения и использования документов организации;

· проектирование образцов бланков документов, разработка унифицированных форм документов, контроль их использования;

· разработка маршрутных схем прохождения документов;

· осуществление экспедиционной обработки документов;

· организация предварительного рассмотрения документов, обеспечение своевременного представления документов на рассмотрение руководства организации;

· организация документооборота, в т. ч. с применением системы электронного документооборота;

· формирование, ведение и использование баз данных, ведение информационно-справочной работы по документам;

· организация контроля за сроками исполнения документов;

· ведение аналитической работы по результатам контроля исполнения документов;

· обеспечение документирования деятельности коллегиальных органов;

· организация изготовления, копирования и тиражирования документов;

· рассылка документов (копий) по структурным подразделениям и подведомственным организациям;

· разработка и согласование номенклатур дел структурных подразделений организации, формирование сводной номенклатуры дел;

· проведение ежегодных работ по экспертизе ценности документов, подготовке документов к передаче на архивное хранение и отбору документов с истекшими сроками хранения на уничтожение;

· подготовка предложений по совершенствованию и развитию возможностей используемой системы документооборота;

· повышение квалификации работников службы ДОУ, консультирование работников организации по вопросам создания, обработки, хранения и использования документов[12].

Четвертый раздел Положения - «Права» - содержит перечисление прав, которые закрепляются за службой в целом для реализации возложенных на нее задач и функций. Службе ДОУ должны быть предоставлены следующие права:

· требовать от руководителей структурных подразделений, подведомственных организаций, работников организации выполнения установленных правил создания, обработки, хранения и использования документов;

· запрашивать в структурных подразделениях и подведомственных организациях информацию, необходимую для организации работы с документами и оценки ее результатов;

· возвращать работникам организации - исполнителям документов и поручений - неправильно оформленные документы, документы, подготовленные с нарушением установленных правил согласования и удостоверения документов;

· готовить проекты распорядительных документов (приказов, распоряжений) по вопросам деятельности службы ДОУ, организации и совершенствования работы с документами;

· представлять руководству организации предложения о совершенствовании работы с документами, повышении исполнительской дисциплины, совершенствовании форм и методов труда, создании благоприятных условий труда[12].

В разделе «Руководство» указывают функцию координации деятельности службы делопроизводства. Раздел «Ответственность» выделяется в самостоятельный или включается в раздел «Руководство». Он содержит перечисление основных позиций, по которым руководитель несет ответственность. В данном разделе положения о службе ДОУ желательно отразить ответственность за:

· нарушение правил, сроков создания, обработки, хранения и использования документов;

· нарушение принципов (правил) формирования документального фонда организации, утрату или порчу документов;

· несоблюдение установленной в организации технологии обработки документов, в т. ч. с применением системы электронного документооборота;

· разглашение информации служебного характера, несоблюдение установленного в организации режима конфиденциальности;

· невыполнение в установленные сроки и в установленном объеме поручений руководства;

· несоблюдение установленных правил противопожарной безопасности, организации и охраны труда[12].

Раздел «Взаимоотношения с другими структурными подразделениями» должен отражать наличие и характер взаимосвязей службы делопроизводства с другими структурными подразделениями, возникающими в ходе выполнения ее задач и функций, взаимные обязательства, состав и характеристику документов, разрабатываемых службой делопроизводства совместно с другими структурными подразделениями, сроки их представления, периодичность обмена информацией.

Положение разрабатывает и подписывает руководитель службы делопроизводства, утверждает руководитель организации. Оформляется Положение на общем бланке организации и согласовывается с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи.

Пересмотр Положения проводят при изменении структуры организации, переподчинении службы делопроизводства, изменении ее внутренней организационной структуры и пр.

Инструкция по делопроизводству - основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в учреждении. Практически инструкция закрепляет систему делопроизводства, сложившуюся в той или иной конкретной организации.

Инструкции составляются в каждом учреждении с учетом специфики его работы. Основой для их составления служат Типовые инструкции, а также действующие государственные нормативно-методические документы.

Структура Инструкции включает общие положения, тематические разделы и приложения. В разделе «Общие положения» устанавливают сферу распространения Инструкции (например, «... на административные документы», «...кроме конфиденциальных документов» и др.) и ответственность за ее соблюдение.

В тематических разделах определяются вопросы деятельности организации, подлежащие документированию, виды используемых документов, правила оформления документов.

Раздел «Организация документооборота» включает: порядок приема, обработки, распределения входящих документов; организацию их транспортировки; основные инстанции движения документов; порядок подготовки и отправки исходящих документов; порядок учета объема документооборота.

Раздел «Регистрация документов» сроки, формы и методы регистрации, дает описание принятой технологии и порядок индексации документов.

В разделе «Организация справочной работы» устанавливаются принципы построения информационно-справочной работы в организации, дается технология информационно-поисковой работы.

Раздел «Организация контроля за исполнением документов» устанавливает категории документов, подлежащие обязательному контролю, технологию контроля, сроки исполнения.

Раздел «Оперативное хранение документов» содержит правила хранения документов, устанавливает ответственность за их сохранность документов, правила формирования в дела, порядок разработки и использования номенклатуры дел.

В раздел «Подготовка документов к сдаче в архив» включены порядок и организация проведения экспертизы (отбора документов для хранения и уничтожения), правила подготовки дел к хранению, требования к описанию дел, порядок передачи дел в архив.

Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии.

Подготовку Инструкции осуществляет служба делопроизводства при участии архива, юридической службы. Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом, после чего рассылается во все структурные подразделения для использования в работе[18].

Основной организационный документ, регламентирующий разграничение обязанностей и прав между сотрудниками - должностная инструкция. Должностная инструкция - действенное средство управления, выполняющее организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Кроме того, должностные инструкции позволяют объективно оценивать деятельность каждого работника службы, объективно применять меры воздействия.

Первым источником для разработки должностных инструкций является такой нормативный документ, как Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который содержит регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий[9]. Формуляр должностей инструкции и структура текста закреплены в УСОРД и Основных положениях ГСДОУ.

Второй источник - типовые должностные инструкции. Их разрабатывают для отдельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных подразделений (например, секретарей структурных подразделений).



1.2 Личные и деловые качества секретаря

Основой организации труда делопроизводственного персонала является глубокое и четкое разделение функций между подразделениями и исполнителями. Оно отражается в нормативных документах -- положениях о делопроизводственных подразделениях и должностных инструкциях их работников. На практике секретарь-референт либо ведет полностью делопроизводство аппарата управления или структурного подразделения, либо выполняет функции секретаря руководителя. В небольших организациях секретарь заменяет собой службу делопроизводства крупной организации, то есть один выполняет все функции этой службы.

Труд секретаря-референта характеризуется широтой и разнообразием выполняемых функций и операций.

Профессия секретаря требует от человека целого комплекса личных и деловых качеств. На первый взгляд может показаться, что в работе секретаря все просто и никаких особых знаний не требуется.

Профессия секретаря относится к обслуживающим. Задача секретаря заключается в том, чтобы освободить руководителя от выполнения нетворческих, технических операций. В его обязанности входит выполнение работ по сбору, обработке устной и документной информации, а также по организации приема посетителей, подготовке заседаний и совещаний, по телефонному обслуживанию и т.п. Очень важным фактором в работе секретаря является хороший деловой контакт с руководителем, умение выполнять работу в стиле руководителя.

Условно обязанности секретаря можно разделить на работу по документному и бездокументному обслуживанию руководителя. Составление, оформление служебных документов, регистрация, контроль исполнения, подготовка дел и передача на хранение документов относятся к документному обслуживанию. К операциям по бездокументному обслуживанию относятся подготовка заседаний и совещаний, организация приема посетителей, телефонное обслуживание, подготовка командировок, планирование своей работы. По подсчетам специалистов, на работы по бездокументному обслуживанию секретарь затрачивает 55-60% рабочего времени[19].

Особенность работы секретаря заключается в том, что ему приходится не только работать с документами и техническими средствами, но и осуществлять многочисленные контакты с людьми: своим руководителем, сотрудниками, посетителями, телефонными абонентами. Секретарю приходится сталкиваться с большим разнообразием решаемых задач, необходимостью выполнять одновременно несколько дел. При этом неполадки в работе секретаря часто являются следствием его негативных деловых и личных качеств.

При оценке труда секретарей принято выделять следующие деловые качества:

Профессионализм. Это качество подразумевает владение комплексом профессиональных знаний и навыков: умение работать на компьютере, знать хорошо основы работы с документами, архивное дело, правила орфографии и пунктуации, работать со справочной литературой, стенографировать.

Ответственность. Секретарь должен быть готов принять на себя ответственность по выполнению задач, поставленных руководителем в пределах своей компетенции. Руководитель должен быть уверен в том, что секретарь может работать самостоятельно, способен квалифицированно оформить и составить документы, расшифровать стенограммы, организовать прием посетителей, оповестить участников совещаний и т.п. При подготовке документов, в беседе с посетителями и по телефону секретарь должен использовать строго проверенную информацию. Недопустимо разглашать информацию, имеющую закрытый характер, а также информацию, которая может нанести ущерб организации или отдельным лицам. Необходимо правильно хранить документы, не допуская свободного доступа к ним других сотрудников без соответствующего разрешения.

Организованность. Умение организовать свое рабочее место, рационально спланировать работу, обеспечить выполнение ежедневных задач.

Недопустимы опоздания секретаря на работу, деловые встречи, заседания. Организованность и пунктуальность должны проявляться в своевременности и качестве подготовки документов, представлении их руководителю.

Осведомленность. Секретарь должен знать:

а) правовые основы управления (административное, трудовое и хозяйственное право); законодательные и нормативные акты, определяющие организацию работы предприятия, где он работает;

б) основы управления (систему органов власти и управления в стране и в своем регионе; принципы организации государственных, общественных, кооперативных и частных организаций; функции, задачи, структуру организации, в которой он работает, ее связи по вертикали и горизонтали);

в) основы менеджмента и управления персоналом (использование экономических рычагов управления, человеческий фактор, проблемы занятости, управление компетенцией персонала, технологию управления персоналом);

г) основы научной организации управленческого труда (стандарты и нормативно-методические документы по информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности; нормативы времени на отдельные виды выполняемых ими работ; вычислительную и организационную технику);

д) основы общей социальной психологии и этики делового общения;

е) секретарь должен быть в курсе событий, происходящих в организации.

Инициативность. Секретарь должен проявлять самостоятельность и инициативу в пределах своей компетенции.

Преданность профессии. Любовь к избранной профессии, понимание ее важности, стремление к постоянному совершенствованию своего мастерства - необходимое условие, чтобы действительно быть первым помощником руководителя.

Трудолюбие. Приучать себя выполнять нужную для дела работу своевременно и качественно.

Добросовестность. Секретарь должен качественно и своевременно подготовить документ, навести справку. Не следует перекладывать на других сотрудников свои обязанности с тем, чтобы избежать ответственности некачественно выполненную работу.

Аккуратность. Небрежность в работе с документами, в одежде, в организации рабочего места создает неблагоприятное впечатление о любом работнике, даже если он и обладает необходимыми деловыми и личными качествами. Следует помнить, что секретарь - «лицо фирмы».

Доброжелательность. В деловом общении секретарь всегда должен быть готов оказать максимальное содействие сотрудникам и посетителям.

Интересы. Секретарь должен стремиться к пополнению знаний, читать периодику, проявлять интерес к новой информации, быть в курсе достижений в области деятельности руководителя и организации в целом.

Внешний вид секретаря должен быть тщательно продуман, современен и аккуратен. Нужно помнить, что одежда должна быть достаточно строгой, элегантной, и, в то же время, удобной и практичной. Не следует пользоваться парфюмерными средствами, имеющими резко выраженный запах. Руки всегда должны быть в порядке. Прическа я должна быть аккуратной, гармонировать с костюмом.

Организация рабочего места. За внешний вид приемной отвечает секретарь. Его задача - сделать все необходимое, чтобы посетитель чувствовал себя удобно.

Рабочее место должно отвечать всем эргономическим требованиям, обеспечивающим удобство в работе, минимальные затраты времени и сил на непроизводительные перемещения. Одно из главных требований, которое должен выполнять секретарь - это порядок и чистота в помещении и на рабочем месте.

Техническими средствами, которыми чаще всего пользуется секретарь, являются: персональный компьютер, телефон, факс, принтер, факс-модем, машина для уничтожения бумаг и копировальный аппарат. Секретарь должен знать, уметь и максимально использовать имеющиеся средства для повышения эффективности своего труда.

Деловой этикет. Умение вести себя с людьми, способность создавать впечатление, повышающее авторитет руководителя, - важные факторы успеха в работе. Уважение к людям должно стать привычным способом обращения с окружающими. Среди других личных качеств, которые нужны хорошему секретарю, можно отметить умение быстро вникать в суть дела; общительный характер, который помогает наладить правильные взаимоотношения с посетителями и сотрудниками, даже некоторый артистизм и чувство юмора. Нужно уметь быстро переключаться с одного вида работы на другой, правильно рассчитывать время, в частности, в период больших нагрузок в дни приема посетителей, подготовки совещаний и т.п[19].



Глава 2. Анализ документационного обеспечения управления ЗАО «Возрождение»

Фирма ЗАО «Возрождение» была создана в 2009 году в виде общества с ограниченной ответственностью решением общего собрания учредителей и представляет собой объединение физических лиц для осуществления совместной деятельности.

Сегодня предприятие осуществляет все виды хозяйственной деятельности, которые не запрещены законодательными актами и отвечают целям, предусмотренным Уставом. Целью деятельности компании является извлечение прибыли. Основным видом деятельности предприятия является производство изделий из керамики. Штатная численность компании составляет 15 человек. Годовой документооборот ЗАО «Возрождение» составляет около 1500 единиц.

Организационная структура предприятия включает:

- Собрание Учредителей;

- дирекцию, возглавляемую генеральным директором;

- функциональные структурные подразделения.

К функциональным структурным подразделениям относятся:

- бухгалтерия - 1человека;

- секретариат - 1человек;

- отдел по продажам и маркетингу (возглавляемый директором по продажам) - 3 человека;

- технический отдел (возглавляемый техническим директором) -10человек.

Документационное обеспечение управления в ЗАО «Возрождение» осуществляется секретарем. В обязанности секретаря входит:

- прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей корреспонденции;

- составление, оформление и рассылка исходящих документов, писем;

- подготовка по указанию руководителя и согласование со структурными подразделениями проектов отдельных приказов, справок;

- оформление банковских счетов;

- организация приема посетителей;

- прием и регистрация заявлений, предложений и жалоб от граждан;

- ведение телефонных разговоров;

- ведение дневника руководителя.

Структура и функции делопроизводственной службы изучаются на основе анализа документов, регламентирующих деятельность службы делопроизводства. Следует отметить, что на предприятии отсутствуют документы, регламентирующие деятельность службы делопроизводства. Нет положения о службе делопроизводства и должностной инструкции секретаря

Организация документооборота в компании

В документационном обеспечении компании выделяют три группы документов:

а) входящие (поступающие в организацию). Сюда относятся документы вышестоящих органов управления (постановления, решения, приказы, указания, инструктивно-методические письма), документы других организаций (письма, решения, акты), обращения граждан и т.д.;

б) исходящие (отправляемые в другие организации) - письма, планово-отчетная документация;

в) внутренние (созданные в организации и не выходящие за ее пределы) - распорядительная, справочно-информационная документация.

Порядок работы с входящими документами в компании

Наиболее распространенной входящей корреспонденцией в ЗАО «Возрождение» являются деловые письма по вопросам делового сотрудничества, проведения различных совещаний и конференций. Кроме служебных писем, регулярно поступают документы, содержащие справочную и рекламную информацию.

В зависимости от значимости документа и его содержания входящие документы направляются руководителю компании, в структурные подразделения или конкретным исполнителям. Следовательно, весь поток входящих документов разбит на более мелкие части.

Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка в ЗАО «Возрождение» осуществляется секретарем.

Этапы обработки входящих документов:

- прием и первичная обработка документов;

- предварительное рассмотрение и распределение документов;

- регистрация;

- рассмотрение документов руководством;

- передача на исполнение.

Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером, посетителем, переданы по электронной почте, факсу. На этом этапе проверяется правильность их доставки, все конверты, за исключением личной корреспонденции, вскрываются, оценивается физическое состояние документов (поврежденность текста, неполное получение факсимильного сообщения), наличие приложений.

На этапе предварительного рассмотрения документов секретарь распределяет корреспонденцию между руководством компании, структурными подразделениями. В день поступления на всех документах, как регистрируемых, так и не регистрируемых, для фиксации факта и времени их поступления в организацию секретарь делает отметку в виде регистрационного штампа. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь.

Цель предварительного распределения документов - освободить руководителя от рассмотрения второстепенных вопросов. Вся почта рассматривается в день регистрации, чтобы не было задержек в исполнении документов, особенно тех, которые поставлены на контроль. После этого документ рассматривается руководителем, который пишет на нем резолюцию, содержащую принятое им решение по информации, представляемой в документе[14].

Документ с резолюцией возвращается секретарю, резолюция переносится в регистрационную форму.

После регистрации документ передается на исполнение. Если он предназначен к исполнению нескольким исполнителям, по согласованию с ответственным исполнителем, его передают поочередно каждому или снимают ксерокопии для всех лиц, указанных в резолюции. Всю работу по подготовке документа организует ответственный исполнитель, названный в резолюции первым.

Обработка, рассмотрение и передача документов на исполнение осуществляется в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

В случае безотлагательного исполнения поступившего документа допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством компании.

Порядок работы в компании с исходящими и внутренними документами

В соответствии с ГОСТ Р 51141-98[7], исходящие документы - это официальные документы, отправляемые из учреждения. Исходящие

документы, создающиеся в процессе деятельности компании, оформляются на бланках и имеют установленный состав и порядок расположения реквизитов. Внутренний документ - это официальный документ, не выходящий за пределы организации, подготовившей его[7].

Этапы обработки исходящих документов включают:

- подготовку проекта документа;

- его согласование (визирование) - в необходимых случаях;

- подписание, утверждение документа;

- регистрацию и отправку документа.

Начиная подготовку исходящего документа, секретарь составляет черновой документ. После составляется проект документа. При необходимости внешнего согласования на проекте документа оформляется гриф согласования. Он может согласовываться с должностным лицом, коллегиальным органом или документом. Гриф согласования при подготовке проекта документа заранее печатается ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласования и оформляется в соответствии с требованиями ГОСТ Р6.30-2003г[6].

Внутренние документы компании ЗАО «Возрождение» по формам и назначению можно разделить на 3 группы:

- организационные документы, которые регламентируют деятельность компании (устав, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, правила);

- распорядительные документы, издаваемые Генеральным директором, его заместителями и руководителями структурных подразделений (приказы, распоряжения, указания);

- информационно - справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные, объяснительные записки, акты, справки).

Внутреннее согласование документа оформляется визой. Виза включает должность визирующего, его личную подпись, ее расшифровку, дату визирования. Секретарь следит за движением документа во время его согласования.

Для некоторых видов внутренних документов в ЗАО «Возрождение» существуют особые маршруты. Приказы и распоряжения проходят через бухгалтерию. Протоколы не требуют составления проекта. Протоколы составляются после заседания на основании записей секретаря.

Докладные записки, справки, служебные записки, не требующие согласования, поступают напрямую к руководителю. Служебные и докладные записки регистрируются, если требуют письменного решения в виде резолюции руководителя. После регистрации при необходимости секретарь размножает документ в количестве экземпляров, обеспечивающим отправку по всем указанным адресам и сохраняет обязательный экземпляр, который идет в определенное дело в ЗАО «Возрождение».

Бланки отпечатаны типографским способом на бумаге А4.

Применяются следующие виды бланков:

- бланк компании для письма (Приложение 1)

- общий бланк для всех других видов документов (служебная записка, докладная записка) (Приложение 2).

Документы в компании оформляются на бумаге форматом А4 с воспроизведением следующих реквизитов: название подразделения, вид документа, листа составления, даты и номера.

Регистрация документов

Одна из задач секретаря - в любое время и в кратчайший срок выдать нужную справку по документу и найти сам документ. Чтобы все знать, надо учитывать все документы, проходящие через организацию, как получаемые, так и создаваемые в ней. Для этого документы должны быть зарегистрированы.

Регистрация - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующим внесением необходимых сведений о документе в регистрационную базу данных (журнал, картотека)[7]. Главное назначение регистрации - придание документу юридической силы, так как она фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.

Регистрация преследует три цели:

- учет документов;

- контроль за их исполнением;

- справочная работа по документам.

Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в данном учреждении только один раз. В обязательном порядке регистрируются документы, которые требуют исполнения, могут служить доказательством выполнения юридических обязательств и управленческих действий или могут быть использованы в справочных целях в дальнейшей деятельности организации.