Управління інформаційними потоками в організації

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Вступ

Актуальність обраної теми зумовлена тим, що у сучасних умовах світового соціально-економічного розвитку, особливо важливою областю стало інформаційне забезпечення процесу управління, що складається в зборі і обробці інформації, необхідної для прийняття обґрунтованих управлінських рішень.

Перед керуючим органом звичайно ставляться задачі одержання інформації, її обробки, а також генерування і передачі нової похідної інформації у вигляді керуючих впливів. Такі впливи здійснюються в оперативному і стратегічному аспектах і ґрунтуються на раніше отриманих даних, від вірогідності і повноти яких багато в чому залежить успішне рішення багатьох завдань управління.

Будь-які прийняті рішення вимагають обробки великих масивів інформації; компетентність керівника залежить не стільки від минулого досвіду, скільки від володіння достатньою кількістю інформації про швидко мінливу ситуацію й уміння нею скористатися.

Від цього залежить не тільки доля конкретної особистості чи підприємства, але і, може бути, доля України в цілому, її роль на міжнародній арені. Інформаційне забезпечення менеджменту грає дуже важливу роль. Ключем до успіху в нашому суспільстві є уміння чітко орієнтуватися у величезному масиві інформації й уміння ефективно скористатися цією інформацією. Саме тому дана тема є дуже сучасною, актуальною і цікавою для розгляду.

Мета дослідження - проаналізувати інформаційні потоки організації.

Мета роботи передбачає розв'язання таких завдань:

- виявлення інформаційних потоків як складової частини інформаційної системи управління;

- характеристика завдань раціональної системи управління;

- виділення етапів аналізу інформаційних потоків;

- визначення задач проектування інформаційних потоків, та ефективне їх використання;

- розгляд функцій та значення розподілених баз даних в інформаційних системах управління;

- виокремлення документопотоку як одного з основних інформаційних потоків організації.

Об'єктом дослідження виступають інформаційні потоки організації.

Предмет дослідження становлять види, типи і функції інформаційних потоків, значення їх аналізу в управлінні організацією.

Під час проведення дослідження були використані таки методи:

- метод порівняльного аналізу;

- описовий метод;

- аналітико-синтетичний метод;

- метод дослідження документних потоків;

- класифікаційний метод.

1. Інформаційні потоки як основа системи управління

1.1 Інформаційні системи в організації

Інформацію можна вважати специфічним товаром, основна специфіка якого полягає в його спроможності, переміщуватися до споживача, одночасно залишаючись у виробника, і не руйнуватися, а іноді і не перетворюватися, в процесі споживання подібно матеріальним товарам.

Звичайно, будь-яка підприємницька діяльність має на меті отримання прибутку. Але практика сучасних підприємств показує, що організація просування товарів на ринок до безпосередніх споживачів передусім орієнтується на не монетарні результати: підприємства за допомогою інформації (комунікації) домагаються чіткого виокремлення власних товарів з поміж тих, що пропонуються на ринку; бажаних змін іміджу підприємства; інформування споживачів про нові товари або зміну цінової політики; збільшення зацікавленості, яка приводить людину до магазину, хоча й без наміру купити товар; вплив на психологію людей у певному напрямку тощо.

В умовах сьогодення розвитку нових інформаційних технологій, успішна діяльність будь-якого підприємства багато в чому залежить від уміння, досвіду керівників при управлінні комунікаційними процесами. Тому, хоч комунікаційний процес часто може тривати кілька секунд, аналіз його етапів дозволяє показати де, у яких точках виникають проблеми інформаційного обміну при веденні господарської діяльності в сучасних ринкових умовах. Інформаційна робота - це заходи, які проводять підприємства для інформаційно-аналітичного забезпечення, а саме процедура збирання і зберігання інформації.

При плануванні інформаційної роботи необхідно враховувати характеристики інформації, які забезпечують її якість.



Рис. 1.1

В процесі своєї господарської діяльності підприємство постійно генерує, розповсюджує в зовнішньому середовищі та отримує з нього найрізноманітнішу інформацію. Можна розглянути три типи інформаційної взаємодії: з зовнішнім середовищем (1), із різними системами (2) та з метасистемним рівнем (3).

Рис. 1.2

Інформаційний обмін із зовнішнім середовищем на нашу думку відрізняється відносною не направленістю (наприклад, публікації контактної інформації в неспеціалізованих довідниках, які доступні будь-якій зацікавленій стороні тощо).

Потоки інформації, які направлені на метасистемний рівень обумовлено необхідністю врахування вертикальної підпорядкованості діяльності підприємства загальним закономірностям метасистеми (наприклад, в рамках моделі „підприємство - галузь”) або врахування взаємодії з факторами макросередовища.

Зовнішні потоки із різними системами відрізняються великим ступенем конкретизації і відображають інформаційну взаємодію з визначеними суб'єктами (наприклад, споживачами, посередниками, конкурентами тощо).

При такій інформаційній взаємодії існує дві групи джерел інформації:

1) суб'єкти, які нас цікавлять в рамках завдання дослідження;

2) ринкові суб'єкти, які цілеспрямовано або пасивно отримують інформацію про суб'єктів, які їх зацікавили.

Всі ринкові суб'єкти знаходяться в так названому інформаційному середовищі підприємства або інформаційному полі, яке включає інформаційний фон та результати цілеспрямованого розповсюдження інформації. Зовнішнє інформаційне поле суб'єкта існує завжди, тому що в процесі господарської діяльності ринкові суб'єкти взаємодіють із зовнішнім середовищем, створюючи тим самим інформаційний фон до якого можна віднести також інформацію, яка може розповсюджуватись випадково або пасивно, тобто без особливих цілеспрямованих зусиль зі сторони підприємства. В теорії комунікації така інформація називається неформальною, тобто такою яка не готується спеціально, і відрізняється від формальної, яка формується спеціально, наприклад з метою просування продукції підприємства. Для забезпечення загальних цілей підприємства вкрай важливі неформальні комунікації, яким притаманна спонтанність і позаплановість, діловий зміст при співвідношенні або розходженні у напрямках діяльності з формальними комунікаціями. Орієнтація на спілкування, престиж, позицію колективу, може взагалі проявлятись інтенсивніше ніж формально-фінансові стимули. Людина сприймає стимули не зовсім індивідуально, а під впливом комунікацій, з якими вони пов'язані.

Неформальні комунікації набагато швидші, ніж канали формального зв'язку, і становлять для управлінця практичний інтерес, оскільки через них розповсюджується інформація, яку підлеглі вважають важливою. Знаючи зміст чуток, можна вчасно виправити ситуацію як через канали формальних комунікацій, так і з використанням неформальних комунікаційних мереж.

Інформаційне забезпечення на підприємстві служить важливим елементом, який впливає на розвиток комунікаційних процесів, оскільки інформація являє собою сполучну ланку управління, і саме вона містить відомості, необхідні для оцінки ситуації та прийняття необхідних управлінських рішень в сучасному ринковому середовищі.

1.2 Завдання системи управління

Кожна функція управління охоплює планування, організацію, координацію, контроль та мотивацію. Апарат управління організацією в сучасних умовах повинен задовольняти ряду наступних вимог:

- бути економічним, тобто виконувати покладені на нього функції з мінімально можливими затратами праці і матеріалів;

- працювати оперативно, тобто своєчасно виконувати покладені на нього функції;

- працювати надійно, тобто достовірно відображати фактичний стан виробництва і рішення, що приймаються;

- працювати оптимально, тобто знаходити найкраще рішення технічних, економічних, організаційних, соціальних та інших питань шляхом багатоваріантних розрахунків і вибору найвигіднішого варіанту.

Система управління вирішує складні задачі визначення стратегічних, оперативних і тактичних планів, програми дій на різні періоди, зокрема, узгодження потоків сировини, випуску продукції, комплектуючих виробів, інших ресурсів (в тому числі кадрових), взаємодії з споживачами, постачальниками та вищими організаціями. Співвідношення між плануванням і управлінням є складним і різноманітним. Інтуїтивно зрозуміло, що ідеальна (яка усе передбачає) система планування може зробити достатнім програмне управління і відмовитися від оперативного управління. Навпаки, система оперативного управління вимушена своїм функціонуванням компенсувати недоліки планування, які проявляються, як несприятливі відхилення (наприклад, неправильне планування забезпеченості виробничої програми ресурсами), а оперативне управління повинне враховувати ці відхилення. Крім того, система управління здійснює контрольні функції, спостерігаючи за функціонуванням об'єкту управління, і приймає заходи у випадку відхилення від намічених програм і технологій, виявляє недоліки і несприятливі збурення.

Для управління економічними об'єктами вимагається підготовлена систематизована інформація. З подальшим розвитком суспільства неминуче відбувається ускладнення процесів управління організацією, яке стимулює розвиток інформаційних систем. Потреба в управлінні виникає для координації дій трудового колективу, що об'єднується для досягнення локальних та глобальних цілей. Існують три основні площини управління, згідно з якими розподіляються більшість завдань, функцій і задач управління, а саме:

лінійні (ділянка - цех - підприємство - об'єднання - галузь);

ресурсні (фінансові, трудові, матеріальні ресурси);

функціональні (планування, облік, матеріально-технічне забезпечення і т.д.).

Зрозуміло, що така координація відбувається на достатньо складному кількісному аналізі деяких моделей функціонування організації, так навіть продуктивність праці всієї організації не є результатом простого складання показників функціонування її підрозділів. Результати роботи організації, її якість, залежать від ефективності управління, а останнє від рішень, що приймаються. Раціональна система управління організацією повинна забезпечувати:

збереження фінансової рівноваги;

отримання стабільного чи максимального прибутку;

пошук та вибір стратегічних напрямків діяльності організації для її конкурентоспроможного існування на протязі довшого часу;

здатність до виживання і рентабельність в умовах ринку;

забезпечення стійкості функціонування об'єкту управління;

вихід на зовнішні ринки.

Очевидно, що управління будь-якою організацією - складний динамічний процес. В такому об'єкті управління динамічно змінюються параметри і характеристики, які описують стан керованої системи. Відбувається безперервна заміна одного стану об'єкту управління іншим. Тому для успішного управління процесами в організаціях необхідно оперативно враховувати ці зміни, навчитися прогнозувати їх розвиток, а значить в міру можливостей керувати ними. Тому напрацювання управлінських рішень в кінцевому підсумку - це безперервний процес обробки інформації.

Оптимальність рішень забезпечується тільки шляхом порівняння їх варіантів, а якість рішень залежить від повноти множини альтернатив, що розглядаються. Виробництво - маркетинг - збут - все це ланки одного ланцюга, які можуть мати різні альтернативи рішення. Пов'язує їх разом обмін інформацією, при чому найтісніше по горизонтальних зв'язках. У разі відсутності цього зв'язку впровадження інформаційної системи менеджменту виявиться малоефективним і мало позначиться на загальному зростанні продуктивності праці всієї організації та на зменшенні собівартості продукції.

Якість управління визначають такі фактори:

- правильний вибір мети і шляхів її досягнення;

- раціональний розподіл завдань між підсистемами об'єкту управління;

- повне і своєчасне інформаційне забезпечення управлінських рішень;

- своєчасне і повне вирішення задач обліку, звітності, оплати праці.

Таким чином, немаловажним чинником успішної діяльності організації стає інформаційна система менеджменту, яка б взяла на себе інформаційну підтримку процесів управління. Інформаційну систему менеджменту (ІСМ - Management Information System) розглядають, як складову частину системи управління, яка включає збір, аналіз і обробку існуючої чи створення нової інформації з можливим використанням найсучасніших досягнень в галузі інформаційних технологій.

Основними задачами інформаційної системи менеджменту є:

- відображення на інформаційній моделі об'єкта управління і його функціонування. З цією метою необхідно здійснювати збирання і обробку інформації про об'єкт, нормативно-довідкову інформацію;

- організація раціонального внутрішнього і зовнішнього документообігу;

- підвищення якості управління: повне і своєчасне інформаційне забезпечення, підготовка рішень, вирішення управлінських задач, зберігання проміжної і вихідної інформації;

- підвищення продуктивності праці осіб, які приймають рішення, та інших працівників управлінського апарату, звільнення їх від завантаження рутинною роботою;

- вдосконалення методів і засобів управління, розв'язок нових управлінських задач, особливо задач оптимізації, ускладнення алгоритмів прийняття рішень, вибіркове інформаційне забезпечення керівників;

- стабілізація чисельності управлінського персоналу при зростанні якості управління;

- виконання ролі первинної інформаційної ланки і джерела інформації, доступної для машинної обробки.

Зараз йде мова про впровадження нових інформаційних технологій і інтелектуалізацію інформаційної системи менеджменту, про комплексне вирішення задач управління і автоматизації роботи службовців, про безпаперову технологію руху інформаційних протоків в системі управління. Це обумовлює фундаментальну перебудову структури, інформаційних потоків і управлінських технологій в напрямку її оптимізації і підвищення рівня і масштабу автоматизації.

Зростання продуктивності праці і зниження собівартості забезпечується не тільки обсягами капіталовкладень в розвиток інформаційної системи менеджменту, але і її структурою. Капіталовкладення потрібні не лише для технічного та програмного забезпечення, але й для перепідготовки кадрів, удосконалення організації управління.

інформаційний менеджмент технологія

2. Удосконалення інформаційних потоків в системі управління ТОВ «Імперія»

2.1 Організаційна структура ТОВ «Імперія»

Товариство з обмеженою відповідальністю «Імперія» (ТОВ «Імперія») засноване у 2010 році.

Юридична адреса: Україна, м. Суми, вул. Чернігівська, 56.

Основним видом діяльності підприємства є оптова та роздрібна торгівля алкогольними напоями вітчизняного виробництва.

Під структурою апарату управління підприємством розуміють сукупність лінійних та функціональних органів управління, а також систему їх взаємозв'язків та взаємодій. Формування окремих органів та апарату управління в цілому базується на наявності певних функцій, їх обсягу, масштабі керованості та особливостях об'єкту управління.

Весь обсяг робіт з управління підприємством розподіляється між функціональними та лінійними підрозділами апарату управління.

Організаційна структура ТОВ "Імперія" побудована таким чином, щоб забезпечити оптимальне функціонування з мінімальними витратами, як коштів так і часу. Для більш детальної і досконалої регламентації діяльності підрозділів і окремих працівників розроблені окремі посадові інструкції. При підборі кадрів всі кандидати проходять суворий відбір, що також підвищує загальну якість функціонування товариства.

2.2 Основні правила організації документообігу в ТОВ «Імперія»

Рух документів з моменту їх отримання (створення) і до моменту їх виконання (відправлення або здачі в справу) утворює документообіг підприємства. Порядок руху документів визначається схемою документообігу. При розробці схеми документообігу приймаються до уваги положення інструкції з діловодства, посадової інструкції відповідального за діловодство, а також табеля уніфікованих форм документів підприємства. Зазначена схема закріплює організацію взаємопов'язаного і взаємоузгодженого руху документів (документованої інформації) за трьома основними каналами (документаційних потоків), призначених, відповідно, для вхідних, вихідних і внутрішніх документів, між посадовими особами та структурними підрозділами підприємства (т.зв. внутрішній контур документообігу), а також між підприємством та іншими суб'єктами діловодства (т.зв. зовнішній контур документообігу).

Дотримання порядку руху документів, передбаченого схемою, сприяє забезпеченню раціонального документообігу підприємства, основними принципами якого є:

* централізація, коли загальне управління документаційних потоків здійснює одна особа - відповідальний за діловодство;

* економічність, коли забезпечується мотивоване скорочення протяжності маршруту руху документа і на цій основі досягається економія матеріальних, інформаційних та часових ресурсів;

* функціональність, коли рух документів, як правило, «прив'язується» до процесів їх підготовки (виконання) посадовими особами (структурними підрозділами) в межах наданих їм повноважень по роботі з документами;

* уніфікація, коли одні і ті ж види (групи) документів, як правило, переміщуються відповідно до єдиних правил;

* відкритість, коли посадовим особам та структурним підрозділами підприємства забезпечується постійний доступ до документованої інформації відповідно до їх фактичними потребами (реалізація даного принципу здійснюється з урахуванням конфіденційності частини документованої інформації, наявної в розпорядженні підприємства);

* гнучкість, коли організацію роботи з окремими видами документів і стандартні маршрути їх руху можуть за рішенням уповноважених посадових осіб підприємства вноситися мотивовані зміни тимчасового характеру з метою скорочення термінів проходження документів.

Документообіг як рух слід відрізняти від обсягу документообігу, який виражається загальною кількістю документів, що надходять в організацію і створених у ній за певний період. В обсязі документообігу необхідно враховувати всі вхідні, вихідні і внутрішні документи, а так само всі копії, виготовлені засобами оперативної поліграфії та оргтехніки.

Обсяг документообігу підраховують на основі даних обліку документів в експедиції чи канцелярії, тобто на ділянках первісної обробки та відправки, а також за реєстраційними формами у службі діловодства і в структурних підрозділах. Так як реєстрація ведеться в межах окремих груп документів (накази, протоколи, листування, звіти), то і підрахунок обсягу документообігу потрібно проводити по виділених ділянках реєстрації.

Служба діловодства періодично (щокварталу, щорічно) складає зведення даних про обсяг документообігу, де крім кількісних даних проводиться аналіз обсягу документообігу. Такі відомості дозволяють встановити певні закономірності росту та складання документообігу, його зміни. Встановлено, що щільність документообігу суттєво змінюється в межах року, кварталу, місяця, тижня. На початку цих часових відрізків різко зростає кількість документів, що надходять, в кінці - відправляються.

Крім того, облік документообігу дозволяє:

* визначити завантаження організації в цілому, її структурних підрозділів і окремих виконавців;

* визначити відповідність маршрутів руху тих чи інших документів завдань і функцій структурних підрозділів або посадових осіб;

* розробити заходи з удосконалення процесів обробки документів в цілому або їх окремих операцій;

* встановити оптимальну кількість інформації, необхідної і достатньої для функціонування апарату управління;

* розрахувати чисельність служби діловодства.

2.3 Особливості електронного документообігу в ТОВ «Імперія»

У ТОВ «Імперія» здійснюється робота з документами в електронній формі, до яких належать: документи в електронній формі, одержані через телекомунікаційні мережі; документи в електронній формі, створені в установах за допомогою електронно-обчислювальної техніки; документи в електронній формі, створені у результаті сканування документів із паперовими носіями. Більшу частину складають внутрішні документи, створені в електронній формі, а також листи, що одержуються або відправляються через телекомунікаційні мережі. У практиці роботи з документами в електронній формі застосовують ті ж форми, що використовуються для складання й оформлення документів на паперових носіях.

Електронна робота з вхідною документацією складається з таких етапів:

1. Отримання документа.

2. Експедиційна обробка.

3. Ознайомлення з документом.

4. Реєстрація.

5. Передача адресату (конкретний підрозділ).

6. Розгляд керівником підрозділу.

7. Призначення і передача виконавцю.

8. Виконання документа.

9. Контроль за виконанням.

10. Направлення документа в справу

Для роботи з одержаною або вихідною документацією в системі електронного документообігу необхідно мати електронні файли цих документів. Існують декілька способів рішення даної задачі залежно від носія документа. Під час надходження документів в друкованому вигляді (телеграми, листи, сповіщення) одним з таких способів є набір даних за допомогою клавіатури. Проте при великих обсягах інформації основною технологією перетворення паперового документа в електронну форму є сканування. Сканування забезпечує отримання графічного образу документа, тобто в результаті сканування створюється графічний файл, в якому зберігається растрове зображення документа.

Після введення електронного образу документа в систему паперовий оригінал залишається на оперативному зберіганні (у поточному архіві) в підрозділі, до якого прикріплений даний документ, і поміщається в справу згідно з номенклатурою справ. Відповідно до встановлених категорій документів, електронні образи яких вводяться в систему документообігу, подальша робота ведеться з електронними файлами цих документів. У базу даних вноситься інформація про проходження і виконання документів. Електронна копія документів є засобом оперативного оповіщення і використовується для довідково-інформаційної і аналітичної роботи.

Під час надходження кореспонденції у вигляді повідомлень, факсиміле і електронних поштових повідомлень введення в бази даних документів проводитися безпосередньо за допомогою електронних засобів введення інформації - сервера факсу або відповідного електронного (програмного або апаратного) маршрутизатора (шлюзу).

Після отримання документа проводиться експедиційна обробка, розглядається документ на предмет адресата, реєструється в системі. Реєстрація нового документа проводиться на основі існуючого із заповненням електронної реєстраційної облікової картки. При створенні такої картки документу автоматично привласнюється номер, перевіряється його дублювання. Також при необхідності можна фіксувати атрибути, частина з яких є обов'язковою. При збереженні, картка перевіряє унікальність певних полів, наприклад, поєднання типу документа і його номера. Так само при реєстрації до картки можна приєднати будь-яку кількість файлів довільного формату. Дана картка документа прив'язується до номенклатури справ адміністрації з вказівкою справи з довідника номенклатури.

Після реєстрації документ прямує до керівника конкретного підрозділу. Це проводиться системою за допомогою вбудованої поштової служби. З кожним документом може бути асоційований набір завдань щодо його виконання, тому після розгляду документа керівник виносить завдання і призначає виконавця. Завдання включають терміни виконання завдання, список виконавців, тип виконання - послідовний, паралельний, альтернативний (мається на увазі виконання одним з виконавців), текстові коментарі і іншу інформацію. Завдання зв'язані між собою таким чином, що є можливість визначити послідовність обробки завдань. В тому випадку, якщо при реєстрації завдання була вказана ознака необхідності маршрутизації і вказаний формат маршрутизації завдання, система автоматично розсилає повідомлення електронною поштою або розміщує ярлик на завдання в персональній теці користувача.

Якщо у завданні не вказана дата початку виконання, то повідомлення розсилаються негайно, якщо термін вказаний, то завдання розсилається у момент настання терміну виконання завдання. В тому випадку, якщо завдання має декілька виконавців, система визначає спосіб маршрутизації:

· паралельний спосіб маршрутизації має на увазі одночасну розсилку завдання всім виконавцям;

· послідовний - послідовну;

· альтернативний - розсилку всім виконавцям з автоматичним відгуком про вирішення завдання першим виконавцем.

При обробці завдання користувач може змінювати його статус (узяти в роботу, відкласти, завершити), вказати відсоток виконання, внести коментарі. Інформація про поточний стан завдання автоматично фіксуватиметься на сервері системи, що дозволяє у реальному часі відстежувати процес виконання.

Після виконання завдання документ поміщається в справу і відправляється автоматично системою на оперативне зберігання на центральний комп'ютер-сервер.

В ТОВ «Імперія» розроблене спеціальне положення, що закріплює правила роботи з електронною поштою. У даному положенні визначені такі електронні повідомлення, що підлягають реєстрації і збереженню в системі електронного документообігу:

- повідомлення, на підставі яких ухвалюються відповідальні ділові рішення;

- повідомлення, що містять важливу інформацію або що мають історичну цінність;

- повідомлення образливого і загрозливого характеру, зразки особливо настирливого і такого, що заважає ефективній роботі співробітників спаму (рекламні розсилки) - для передачі слідчим органам;

- всі відправлені документи, оскільки можуть виникнути випадки, коли важливо відновити зміст всього листування.

Важливим етапом роботи з електронними повідомленнями є встановлення для них термінів зберігання. За діючим положенням, термін зберігання одержаного повідомлення встановлюється такий же, який встановлений для аналогічного паперового документа. Повідомлення, що не підлягають зберіганню, або термін зберігання яких закінчився, своєчасно і регулярно знищуються, при цьому в системі робиться певна позначка про їх знищення. Після закінчення двох тижнів вся одержана електронна пошта архівується і поміщається в спеціальний архів, що знаходиться в центральному апараті. Доступ до інформації архіву обмежений: дозволений тільки певному кругу користувачів. Завдяки такій системі обмеження доступу, вся вхідна документація виходить найбільш захищеною від несанкціонованого доступу, а також від помилок, що виникають в результаті помилкових (умисних або випадкових) дій персоналу при роботі з документами.

Електронна робота з вихідною документацією складається з таких етапів:

1. Створення проекту документа.

2. Перевірка.

3. Узгодження (візування при необхідності).

4. Підписання керівником документа.

5. Реєстрація документа.

6. Направлення документа в справу.

Першим етапом роботи з вихідною документацією можна вважати ініціацію проекту вихідного документа, яка здійснюється шляхом видачі завдання керівником підрозділу або викликана необхідністю відповісти на одержаний документ самим адресатом. Система підтримує функцію паралельної роботи групи співробітників над проектом документа. Сама розробка складається з вибору виду документа і складання стандартного або визначеного тексту. Далі проводиться узгодження даного проекту документа із зацікавленими підрозділами як усередині товариства (візування), так і директором (узгодження). Внутрішнє узгодження (візування) здійснюється за допомогою пересилки через вбудовану поштову службу проекту документа на робочі місця зацікавлених в ньому осіб. Всі необхідні зауваження по даній розробці прикріпляються фахівцем до окремого файлу, відправляються разом з копією електронного файлу проекту документа і підписується з використанням електронно-цифрового підпису (ЕЦП). Завдяки «скрізному» діловодству, зовнішнє узгодження відбувається за допомогою пересилки проекту документа по внутрішній електронній пошті, без роздрукування паперової копії. У випадку, якщо інстанцій багато, до електронного файлу документа прикріпляється файл, аналогічний паперовому «Листу узгодження».

Після узгодження (візування) документ прямує директору або іншій уповноваженій особі на підпис. Підпис проводиться за допомогою ЕЦП. Далі документ реєструється аналогічно реєстрації вхідного документа.

Зареєстрований документ, залежно від адресата, роздруковується і передається в паперовому вигляді за допомогою різних засобів комунікації або відправляється електронною поштою зовнішнім адресатам з використанням адресних книг поштових програм, що значно прискорює і спрощує процес відправки великої кількості документації. Вихідний документ після його відправки поміщається на оперативне архівне зберігання з вказівкою в реєстраційній картці номера справи згідно з номенклатурою справ підрозділу, до якого належить даний документ.

Під час приймання від виконавців вихідних документів обов'язково перевіряється:

- правильність оформлення документів і розміщення на них всіх реквізитів;

- правильність зазначення адреси;

- прізвище та телефон виконавця;

- наявність усіх необхідних підписів на документах та додатках до них;

- наявність віз на копіях документів, що залишається у справах;

- наявність на документах відмітки про додатки.

У реєстраційній картці або в журналі зазначаються номер вихідних документів, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) документів і номер справи, в якій буде зберігатися їх копія.

До вихідних документів, що створюються в установі переважно належать службові листи. Отже, перш за все за окремою вимогою директора вся вихідна кореспонденція з підписами підлеглих йому осіб може бути надана йому для обов'язкового узгодження. Електронні вихідні документи обробляються загальним Відділом роботи з документами (діловодом) і надсилаються централізовано в день їх одержання від структурних підрозділів або не пізніше наступного робочого дня. Після реєстрації друкується відомість обліку вихідних документів. Не допускається надсилання або передача документів без реєстрації.

У реєстраційній картці зазначається реєстраційний номер вихідного документу, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) документу.

Якщо до документів є додатки, то це обумовлюється в тексті або після тексту документів перед підписом посадової особи.

Додатки до документів можуть бути трьох видів:

Ш додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);

Ш додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

Ш додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.

Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити: найменування, заголовок, підписи осіб, відповідальних за їх зміст, дату, відмітки про погодження, затвердження тощо.

У розпорядчих документах (розпорядженнях, наказах) відомості про наявність додатків зазначаються в тексті, наприклад:

«Склад комісії з . . . . . затвердити» (додаток 1)

або

«Заходи щодо . . . . . затвердити» (додаток 1).

Додатки до службових документів (листів, інформацій, довідок, звітів тощо), а також тих, що надсилаються із супровідним листом, оформляються таким чином:

Якщо документ має додатки, які не вказуються в тексті, то їх найменування необхідно подати після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку і кількості їх примірників, наприклад:

Додаток: Проект плану науково-дослідної роботи на 2010 р.

на 12 арк., 2 прим.

Якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться в тексті, то відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

Додаток: на 5 арк., у двох прим.

У разі наявності кількох додатків до документів на них проставляється порядковий номер (додаток 1, додаток 2 і т.д.). Знак № перед цифровим позначенням не ставиться. Якщо додатки зброшуровані (книги, журнали), кількість аркушів не зазначається. При великій кількості додатків на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається:

Додаток: відповідно до опису на _____ арк.

Електронна робота з внутрішньою документацією складається з таких етапів:

1. Отримання вказівки на розробку.

2. Підготовка проекту документа.

3. Узгодження (візування).

4. Реєстрація в підрозділі.

5. Передача адресату.

6. Відмітка про доставку.

7. Видача (оформлення) резолюцій.

8. Постановка на контроль.

9. Звіт про виконання.

10. Направлення документа в справу, поточне і архівне зберігання.

Робота з внутрішньою документацією проводиться тільки в електронному вигляді і з електронними файлами документів і починається з моменту отримання вказівки на розробку документа або у разі виникнення необхідності відповісти на одержану кореспонденцію. Отримання завдання проводиться аналогічним чином, описаним вище. Слід додати, що в автоматизованій системі, встановленій в адміністрації, існує управління робочим часом користувача. Система забезпечує інтеграцію Off-line робочого місця виконавця завдання з планувальником Microsoft Outlook. У разі ухвалення завдання в роботу в персональному планувальнику виконавця фіксується завдання Microsoft Outlook (тема - тема завдання, тіло, коментарі до завдання і посилання на повідомлення - завдання), повідомлення переміщається в спеціальну теку «В роботі». Даному завданню призначається нагадування на дату за день до закінчення завдання.

Користувач також має можливість відкласти завдання до певної дати (часу), в цьому випадку в планувальнику формується нагадування на час, який користувач може вказати при відкладанні завдання, повідомлення переміщається в теку «Відкладені». При завершенні завдання відповідні Task (завдання) і reminder (нагадування) видаляються. При зміні статусу з «відкладено» «в роботі» видаляється відповідно reminder.

В ході роботи над проектом документа можуть знадобитися раніше створені документи або раніше одержана кореспонденція. Для вирішення даного питання автоматизована система, встановлена на підприємстві, забезпечує засоби пошуку і побудови звітів. При необхідності можна здійснювати пошук за значеннями атрибутів картки, включаючи атрибути табличних розділів, за реквізитами документа, пошук з урахуванням морфології, а також можливо здійснення повнотекстових запитів по вмісту карток документів і файлів. Є можливість визначити тип карток, що включаються в пошуковий фільтр. Підсистема звітності (віртуальних тек) дозволяє пов'язати з пошуковим фільтром форму представлення звіту (визначити колонки уявлень, їх заголовки, способи угрупування і сортування даних). Після пошуку відбувається організація ієрархії звітів. Будь-який звіт може бути експортований в Microsoft Excel або роздрукований.

Реєстрації підлягають всі документи, що потребують виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, облікові, статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створюються і використовуються в товаристві, так і ті, що надходять від інших організацій, установ і приватних осіб. Реєстрації підлягають як паперові, так і магнітні або цифрові носії інформації в електронному вигляді. Реєстрація документів в електронному вигляді здійснюється на загальних засадах з визначенням найменування носія: "магнітний диск", "магнітна стрічка", "оптичний диск" тощо.

Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ реєструється в загальному відділі лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший він повторно реєструється. Новий виконавець документа зобов'язаний розписатися в його отриманні у відомості обліку в загальному відділі. Під час реєстрації документу йому надається умовне позначення - реєстраційний номер, який складається з порядкового номеру в межах групи документів і доповнюється індексами підрозділу та типу документа.

При реєстрації вхідних службових документів на правому верхньому куті першої сторінки ставиться штамп з датою реєстрації й реєстраційним номером документу. Зареєстровані документи передаються у день їх надходження під розпис у відомості обліку документів не пізніше 16-ї години відповідному помічнику для підготовки проектів резолюцій і передачі їх на розгляд Голові відповідного відділу. Виконавець одержує документ під розпис у відомості обліку документів. Відомості залучаються до відповідної справи, яка зберігається 5 років.

До внутрішніх документів, які підлягають реєстрації в загальному відділі Роботи з документами, відносяться такі, що створені для користування в товаристві, накази та розпорядження, протоколи нарад за участю Директора, а також доручення Директора ТОВ або інші документи внутрішнього використання, які мають резолюцію Директора. Внутрішні документи реєструються у тому ж порядку, що й вхідні документи.

Відповідальність за правильну реєстрацію вхідних та внутрішніх документів та своєчасну відправку їх адресатам, передачу на розгляд керівництву, конкретним виконавцям покладається на відділ Роботи з документами. Більш детально це зображено в Додатку 5(Матриця відповідальності).

Слід детальніше зупинитися на організації електронного архіву в нашій організації. Оскільки в моделі документообігу виділяються 2 види зберігання даних: оперативне і довгострокове, то для роботи з інформацією створені різні види сховищ. Для оперативного зберігання головною є швидкість доступу, оскільки в оперативному «секторі» звичайно зберігаються документи, що знаходяться в роботі. Оперативне зберігання проводиться за допомогою RAID-масивів. Вони є способом організації декількох жорстких дисків, коли інформація автоматично записується одночасно на декілька дисків. При виході з ладу одного або декількох накопичувачів інформація відновлюється з резервного. А для довготривалого зберігання великих об'ємів інформації застосовуються архівні бібліотеки на основі CD або DVD-пристроїв.

Електронний архів ТОВ «Імперія» характеризується масштабністю, що забезпечує зберігання необмеженої кількості документів і доступ необмеженої кількості користувачів, можливість побудови територіально розподілених архівів на різних типах носіїв, що достатньо зручно, оскільки він має складну структуру організації; універсальний, призначений для користувача інтерфейс; можливістю підключення до архіву через Інтернет-з'єднання; можливістю зберігання будь-яких форматів електронних документів, включаючи текстові, графічні, аудіо і відео; реєстрацією всіх операцій, що виконуються користувачами архіву, можливість отримання статистичних звітів. А також володіє спеціальним клієнтським розширенням, яке дозволяє безпосередньо зберігати документи в архіві з програм Microsoft Office, а також зберігати атрибути файлів у вигляді атрибутів картки.

Така організація електронного документообігу в цілому дозволяє ТОВ «Імперія» вирішити комплекс завдань, які необхідно вирішувати в процесі повсякденної роботи. При такій організації електронний документообіг не просто частково, а повністю захищений, за допомогою такої організації збільшилося раціональне використання людського ресурсу, що допомогло в свою чергу вірно збудувати модель управління, досягаючи поставлених завдань.

Висновок

Сьогодні необхідно мати доступ до інформаційних ресурсів і скоротити часові витрати на розв'язання задач. Відсутність необхідності вручну розмножувати документи, відслідковувати переміщення паперових документів всередині організації, контролювати порядок передачі конфіденційної інформації істотним образом знижує трудовитрати діловодів.

За прогнозами фахівців у майбутньому постіндустріальному суспільстві домінуючою тенденцією його подальшого розвитку стає інформатизація - процес зростання обсягів виробництва та споживання інформації, значна частина якої документується. Поглиблення суспільного розподілу праці супроводжується різким збільшенням потоків документованої інформації нормативного, наукового, виробничого, управлінського характеру, яка циркулює у суспільстві з метою забезпечення взаємодії між громадянами, організаціями, галузями народного господарства та державами загалом.

Ефективна організація та керування інформаційними потоками та масивами як системою потребують адекватної реакції на зміни зовнішнього середовища, регулювання функціонування генезисної та транзитної підсистем комунікації. Для цього потрібний постійний аналіз їх діяльності, наукові дослідження, що спрямовані на розробку концепцій та моделей розвитку, пошук критеріїв оцінки якості та ін.

Подальший розвиток документно-комунікаційної сфери не можливий без впровадження новітньої інформаційної техніки та технологій, тому майбутні фахівці цієї сфери мають володіти теоретичними знаннями про природу, властивості та закономірності функціонування інформаційних потоків та масивів, навичками автоматизованого створення, розповсюдження, зберігання та пошуку інформації, машинного перекладу, використання експертних систем та мереж електронної комунікації, які дозволять оперативніше вирішувати широкий спектр різноманітних завдань, забезпечувати подальший прогрес суспільства. Спільне використання систем електронного діловодства і сховищ інформації дозволяє систематизувати і поєднувати інформацію, що полегшує її аналіз і складання звітів. Системи електронного діловодства і документообігу можуть сприяти створенню нової організаційної культури в фірмі, зробивши роботу працівників більш легкою, цікавою і значимою. Інформаційні технології дозволяють працювати не тільки над виконанням внутрішньовідомчих задач, але і спільними зусиллями вирішувати більш широкий спектр проблем. Саме тому ефективність управління підприємствами й організаціями не в останню чергу залежить від коректного рішення задач оперативного і якісного формування електронних документів, контролю їхнього виконання, а також продуманої організації їхнього збереження, пошуку і використання.

Список використаної літератури

1. Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» // Відомості Верховної Ради. - 2003. - № 36. - С. 275.

2. Кирій В.В. Організаційно-економічне забезпечення управління інформаційними потоками: Дис. канд. екон. наук: 08.06.01 / Харківський національний ун-т радіоелектроніки. - Х., 2004. - 219с.

3. Кирий В.В. Особенности информационных систем в энергокомпаниях // Радиоэлектроника, электротехника и энергетика. Восьмая Междунар. науч.-техн. конф. студентов и аспирантов: Тез. докл. В 3-х т. - М.: Изд-во МЭИ, 2002. - Т.3. - С. 97.

4. Кирий В.В. Информация как экономический ресурс: ее виды, роль в менеджменте // Технiчний прогрес та ефективнiсть виробництва: Вiсник Харкiвського державного полiтехнiчного університету. Збірка наукових праць. Випуск 128 : Харків, ХДПУ. - 2000. - С. 146-151.

5. Комова М.В. Документознавство. Навчальний посібник // Національний університет «Львівська політехніка», Інститут гуманітарних і соціальних наук. - Львів-Київ : «Тріада плюс», «Алерта», 2007. - 296с.

6. Корнейчук Б.В. Информационная экономика / Б.В. Корнейчук. - СПб. : Питер, 2006. - 400с.

7. Кунченко-Харченко В.І. Документалістика. - Черкаси : ЧДТУ, 2006. - 147с.

8. Малиновський В.Я. Державне управління : Навчальний посібник. - Вид. 2-ге, доп. Та перероб. - К. : Атіка, 2003. - 576с.

9. Информационная логистика и менеджмент потока работ. / К. Хэссиг, М. Арнольд, // Международный журнал "Проблемы теории и практики управления, - № 5, - 1997. - C. 145-148.

10. Швецова-Водка Г.М. Документознавство : Навч. посіб. - К. : Знання, 2007. - 398с.

Размещено на Allbest